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  • 仔细回想自己的办公过程,是不是充斥着以下烦恼: 常用的功能藏在软件的各个角落,找那些按钮就浪费了大半时间…… 有些需求怎么都实现了,要么求助别人要么干脆“凑合一下算了”…… 琐碎重复的格式设定点...

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    仔细回想自己的办公过程,是不是充斥着以下烦恼:

     常用的功能藏在软件的各个角落,找那些按钮就浪费了大半时间……

     有些需求怎么都实现不了,要么求助别人要么干脆“凑合一下算了”……

     琐碎重复的格式设定点到自己手疼,总觉得自己在用最笨的方法做复杂的事情……

    本章将教会你把Word软件调整到最适合高效工作的状态,让常用功能触手可及,掌握一些“神奇的技巧”,帮你省下一大半的工作时间!

    1.1 缩放显示比例:Ctrl + 滚轮

    打开 Microsoft Office Word 2019 ,默认的工作界面如下

    正在编辑的页面看上去太小了,看得费劲,有些精细化操作也不容易做到。

    我们按住Ctrl键,同时滑动鼠标的滚轮,就能放大页面显示比例,编辑更方便。

    拖动右下角的缩放滚动条也能实现相同效果。缩放页面比例不会影响打印结果。

    1.2 标尺:从此排版又快又准

    标尺可是高效排版的神器。我们先简单了解一下它的基本用法。

    切换到“视图”选项卡,在“显示”分组中找到“标尺”,勾选以启用。

    上述办法有时无法调出垂直标尺,可以如下图所示,点击左上角的“文件”,找到“选项”,在“高级”分组中勾选“在页面视图中显示垂直标尺”。

    观察水平标尺,其左侧有3个滑块,分别控制段落的首行缩进、悬挂缩进、左缩进;其右侧有1个滑块,控制段落的右缩进。如下图所示。

    点击你想编辑的段落的任意一处,拖动标尺上的滑块,可以快速调整段落的缩进。

    例如,我们可以调整段落的首行缩进:

    将鼠标指针放在悬挂缩进的滑块的尖头上,拖动滑块,可以调整悬挂缩进:

    按住Ctrl键,可以同时选中多个段落,批量调整它们的缩进,省时省力。

    如右图所示,同时选中“前凉”“后凉”甚至更多的朝代,拖动左缩进滑块,可以让它们向左挪动,甚至挪出你设置的页边距,无需手动更改页边距,也能突出重点内容。

    标尺在批量调整段落的时候特别高效,尤其是文档中有分栏内容时,左右两栏的标尺各自独立存在,可单独调整任何一栏的段落。

    如下图所示,分别调整左右两栏的段落。

    PS:想更加精准地调整缩进?试试先按住Alt键,再拖动标尺上的滑块。

    1.3 导航窗格:轻松调整文档结构

    篇幅较长的教学资料或论文,如何快速调整文档的各级内容结构?

    “导航窗格”是一项非常实用的功能,它能帮你对文章的各级标题一目了然,随意拖拽就能调整内容顺序,理清文章结构。

    如下图所示,切换到“视图”选项卡,在“显示”分组中找到“导航窗格”。

    如下图所示,将上图中第82题的内容直接拖拽到第80题的位置,由于此文档使用了自动编号的标题样式,所以它不仅内容移位,编号也自动变成了“80”,调整文章结构非常轻松。我们将在第二章中学习如何给样式添加自动编号的功能,加倍提升效率。

    1.4 快速访问工具栏:常用功能触手可及

    观察Word窗口顶部的蓝色工具栏,仅有保存、撤销、恢复几个按钮,其他地方都是空白,不觉得很浪费吗?

    将鼠标放在你最常用的按钮上,例如字体颜色、插入表格、分栏,然后点击右键, “添加到快速访问工具栏。

    窗口顶部的快速访问工具栏就会出现你放上来的按钮,不论你切换到哪个选项卡,顶部的快捷按钮都是固定的,触手可及,常用功能不需要再到处寻找、浪费时间。

    如下图所示,我将自己常用的许多按钮添加到了快速访问工具栏。若想撤掉任何一个按钮,右键点击它即可删除。若想批量删除多个按钮或调整它们的排列顺序,点击“自定义快速访问工具栏…”即可。

    1.5 显示编辑标记:让排版专业起来

    从网上复制或下载的教学资料、同事发来的文档,总是有各种各样的排版问题,但每一个问题似乎都有点不同,很多地方不能用简单的“删除”来解决。自己不得不反复试错、一个个手动修正,一头雾水地忙活半天,特别烦恼。

    其实Word对每一处用户设计的格式都用了记号进行标识,通过查看这些编辑标记,我们可以马上明白内容为什么是这样的排版、该如何修正,以及怎样批量自动修正。

    如下图所示,切换到“开始”选项卡,在“段落”分组中找到按钮,点亮就能显示全部编辑标记。

    下图所示是一片排版有问题的文字,Word会默认显示每段结尾的箭头,即“段落标记”。

    有时候这些标记挺烦人的,尤其是老师们经常会把文档中的一部分截图发给同事或家长,这些箭头会影响阅读,即便你关闭了“显示编辑标记”按钮,它们依然会在。

    想让所有编辑标记消失,只需在Word选项的“显示”分组中取消全部“始终在屏幕上显示这些格式标记”的选项,整篇文档显示起来干干净净。如下图所示:

    当然,在排版的过程中,编辑标记还是非常有用的,让我们点亮编辑标记按钮,继续本书的学习,快速成为排版高手吧。

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