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  • 次主要介绍了滥用空格和空行带来的麻烦,今天继续讨论不规范的表头和随意添加的小计带来的麻烦,当然也少不了麻烦最多的合并单元格了……多行表头滥用很多人设计表格时,习惯使用多行表头,先将标题分为几大...

    上一次主要介绍了滥用空格和空行带来的麻烦,今天继续讨论不规范的表头和随意添加的小计行带来的麻烦,当然也少不了麻烦最多的合并单元格了……

    多行表头滥用

    很多人在设计表格时,习惯使用多行表头,先将标题分为几大类,再进行细分。

    其实,这种分法没有错,但在数据源表格中不能应用。

    因为在Excel默认的规则中,表格第1行为标题行,多行表头会给后续的数据处理与分析(如排序、筛选、分类汇总等)操作带来麻烦。

    f5fb9f0f067fa862b512c334172b3e52.png
    • 麻烦一:套用表格样式时标题行出错

    为表格套用表格样式后,默认会将选择的第1行作为标题行。

    如果表格拥有多行表头,那么套用表格样式后,表格标题行会出错,而且表格样式可能不会应用于表格中。

    如下图所示为多行表头应用表格样式后的效果。

    65bd6712eb238339cef265f545200d9f.png
    • 麻烦二:影响排序

    对多行表头的数据进行排序时,如果多行表头有合并单元格存在,那么通过【升序】和【降序】按钮进行排序时,会无法完成操作,如左下图所示。

    也就是说,要执行排序操作,必须取消单元格的合并,但取消单元格合并后,如果还是多行表头,那么执行排序操作后,表头可能被排在最后或多行表头分开排列,如下图所示。

    df63c82f72ea0ac23001bf03ae2f5f4d.png
    • 麻烦三:影响筛选

    对多行表头执行筛选操作后,将只会在多行表头第1行添加筛选下拉按钮,如果多行表头不存在合并单元格,那么可以执行筛选操作,对筛选的影响不大;

    但如果存在合并单元格,那么将不能正常执行筛选操作。

    例如,下图所示表头中存在合并单元格,进入筛选状态后,只会在合并的单元格右侧添加筛选下拉按钮,并且筛选下拉列表中只能对合并单元格的第1列进行筛选操作。

    4b5bfbd46686e8f29bbc1155aa273aa2.png
    • 麻烦四:影响分类汇总

    当需要对表格进行分类汇总时,如果表格应用的是多行表头,那么执行分类汇总操作后,将会打开提示对话框,无法完成操作,如左下图所示。

    就算单击【确定】按钮能打开【分类汇总】对话框,在【选定汇总项】列表框中也只会出现第 1 行的表头名称,而第 2 行的表字段名称将会以好多列的形式出现。

    69b5cb14d03f834207c60d603868024c.png
    • 麻烦五:创建数据透视表时出错

    对多行表头的表格创建数据透视表时,会提示数据透视表字段名无效,如下图所示,也就不能创建数据透视表了。

    因此,在设计数据源表格时,最好避免设计多行表头。

    a403b0fdd0aabe5be48316cd0e52dacd.png

    多此一举的合计行

    很多人在对数据进行统计和汇总分析时,喜欢人为地加入合计行,觉得查看起来非常直观、方便,就像下图的样子:

    644e75d46a8e1e6f4abdf18b76f504b2.png

    手工添加汇总行,不仅浪费了大量的时间,而且会对数据的排名、排序等操作带来影响。一旦需要在表格中添加或删除内容,就需要重新调整表格结构,重新进行计算。

    其实,如果要想对表格中的数据进行汇总,可直接使用Excel的数据透视表或分类汇总功能。这样不仅高效,而且看完汇总结果后,还可快速地将表格恢复原状。

    需要注意的是,有些人事表格中需要有合计行或合计列,但这一类表格往往不适合用来做数据源。

    78cd87e652f86f561756a6fa88cb5bb1.png

    爱恨难分的合并单元格

    在Excel中,并不是完全不能合并单元格,而是要分情况,一般只用于打印的人事表格,可以根据需要进行单元格的合并操作;

    而对于统计表和汇总表,则不要对报表中除了标题行外的其他单元格进行合并操作,因为这会对后续的排序、汇总、筛选和数据透视等工作造成错误。

    看下面的案例:

    • 公式结果不对

    eeedbf4ad2b193a437efd2fe32a70529.gif

    选中 B 列,点击【合并后居中】——原来只有 B2、B7、B12 有数据,怪不得公式会报错!

    7bf54ef46e24dccb9ecd707bc0c3c5d4.png

    说到底,都是合并单元格害的!更严重的是,合并单元格还会导致无法使用数据透视表、无法排序,绝对是 Excel 里一个大坑!!!

    可是已经进坑了,就想想办法先把这些问题解决了吧!看着——

    bbaccf3ec9ddd3aa5c9c37d25f2922d1.gif

    ❶ 选中合并居中后的 B 列,按下【Ctrl+G】进行定位,定位条件选择「空值」;
    ❷ 所有空白单元格被选中后,输入=B2,同时按下【Ctrl】和回车键;
    ❸ 公式的错误就自动消失了,最后选择 A 列按下【格式刷】按钮,再刷到 B 列上就搞定了!

    • 排序也无法操作

    如果想对每个部门按照人均奖金额排序,直接动手操作一定会出现这样的提示——

    ccd28c9783eb4ab20ded0e676caed91b.png

    可以增加一列辅助列,并输入公式,然后向下填充。
    =COUNTA($A$2:A2)*10^5+E2

    20b88e884b54c4bb876103a8affd9578.png

    然后选中 C 列到 F 列,点击【排序】按钮,主要关键词选择「辅助列」,次序选择「降序」,每个部门里的数据就按照人均奖金从高到低排列好了,最后把辅助列删除即可。

    95e051adaee3bc31b795a6b302a4a6c7.gif

    关于Excel里的坑,实在还有很多,篇幅所限,不再一一列举。
    只要有一个良好的用表习惯,自己给自己少挖坑,就已经不容易了。

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  • excel使用技巧

    千次阅读 2012-05-22 15:29:36
    1、怎样在excel 里设置,当往下拉滚动条时,第一行的内容能够在标题栏显示? office07中文版本:点查看->冻结窗口->冻结首行 英文版本:view ->Freeze Panes ->Freeze Top Row 2、怎样在excel 里设置下拉列表? ...

    1、怎样在excel 里设置,当往下拉滚动条时,第一行的内容能够在标题栏显示?

    office07中文版本:点查看->冻结窗口->冻结首行

    英文版本:view ->Freeze Panes ->Freeze Top Row

    2、怎样在excel 里设置下拉列表?

     数据->数据有效性->允许中选“序列”。不会写下拉列表内容时,在别的表格中写入内容,复制到序列要求框中。

    3、添加条件查询

    选中一列,数据->筛选

    4、在excel中如何使鼠标经过图片时,如何使图片变大?

    (1)采用批注办法:

    点单元格——右键——插入批注——双击批注边框——出现“设置批注格式”对话框——颜色和线条——填充——颜色:下拉选“填充效果”——出现“填充效果”对话框——图片——选择图片——出现“选择图片”对话框——选择图片后点“插入”——确定——确定。

    这样,鼠标停留在该单元格时,自动显示图片,鼠标挪开后自动关闭图片窗口。

    (2)http://club.excelhome.net/thread-262152-1-1.html

    5、excel 能否通过鼠标点击自动替换图片

    用VBA宏代码是可以做到的类似效果的。

     

    首先插入你说的这两张图片(高宽必须一致),分别为它们新建宏代码(右键单击图片,选择“指定宏”),然后在各自的宏代码中分别把自己隐藏而把另外一个图片显现出来。大致的宏代码如下示例:

     

        ActiveSheet.Shapes("图片 4").Visible = msoCFalse

        ActiveSheet.Shapes("图片 2").Visible = msoCTrue

     

    这段代码把“图片 4”这张图片隐藏,而把“图片 2”显现出来。

    至于如何知晓图片的名字,你可以在选中一个图片之后注意看一下Excel表格左上角的名称框。

     

    最后把这两个图片重叠在一起放置到需要的位置即可。

    6、在Excel中如何能输入编号001?

    一把此先设置为文本格式,然后输入001。

    二选输入一个英文状态的“'”,然后再输入001。

    三输入一个1,把单元格格式自定义为000。这样输入1,自动变为001,下拉可以填充成 002  003 004……

    四是,同上原因,可以第一个单元格输入   =text(row(a1),"000"),下拉填充。

    7、如何取消之前给图片指定的宏

    我在Excel中插入了一张图片,制定了一个宏,现在想取消这个图片上的宏,如何取消?

     

    把文本框中的"Macro1"这几个字全部删除,点OK

    8、Excel 中表格栏目由横向改为纵向,即行列对换的操作是什么?

    方法一

    选中数据区域,并复制;

    在空白单元格区域任意右击一单元格;

    执行快捷菜单命令“选择性粘贴”;

    在对话框中,单击选择“全部/无/转置/确定”即可。

     

    此种方法最佳!

     

    方法二

    用查找与引用中的行/列转置函数TRANSPOSE()也可以达到同样目的。

    其操作是:

    选择一个能放置原数据区域的空白单元格区域;

    在一个单元格中编辑公式

    =TRANSPOSE(源数据区域)

    回车确认后,把公式向右复制源数据的行数、再把刚才复制的数据区域向下复制源数据区域的列数;

    用鼠标单击“编辑栏”中的公式定位光标,按组合键Ctrl+Shift+Enter确认。

     

    注意:

    函数是一个数组性质的函数,确认时必须按组合键Ctrl+Shift+Enter,不能错。

    也可以先选定可以放置源数据区域的空白单元格区域后输入公式,按组合键确认。

     

    这种方法不大好掌握,推荐使用方法一。

    9、如何把word中的内容导入到excel?

    (1)在你要导的word文档中选择“文件-另存为”,文件类型中选择“*.htm”。接下来打开Excel,选择“数据-导入外部数据-导入数据”,在“选择数据源”中选刚刚保存的HTm文件,单击“打开”。在“在新建web查询”中点击你要导入的表格数据前的黄色“箭头”标记,最后选择“导入”,并选择“数据的放置位置”就行了

       (2)数据—分列

    10、excel表格里如何取消信息检索?

    按住ALT ,再点击检索的关闭按钮

    11、excel的合并单元格的快捷键是什么

    你可以自己定义一个宏,为其设置快捷键。

    工具-宏-录制新宏,定义快捷键和宏的名称,确定。

    执行合并单元格的操作。

    工具-宏-停止录制

    下次,按你自定义的快捷键就可以执行合并单元格的操作。

    12、2007Excel设置单元格的下拉列表及颜色

    直接上图

    1,选择要操作的列或单元格,选择数据有效性。

    2,选择设置,选择序列和来源。

     

    点击确定,列表功能完成,如图。

     

    4,对列表选项设置颜色字体等。选择条件格式,新建规则。

     

    5,选择“只为包含以下内容的单元格设置格式” ,选择条件,选择格式,如图。

     

    注:每次设置,只能设置一个单元格的值的格式。

    如有A,B,C三个值,要设置三次,最后结果如下图。

     

    http://www.cnblogs.com/jessica2010/archive/2010/01/24/1653568.html

     

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