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  • 第十五篇 项目整体管理__项目启动会议、项目目标
    2020-05-12 23:37:32

    一  项目启动会议是一个项目的开始。

    项目启动会议是启动项目的一种常用方式。召开项目启动会议的主要目的在于使项目的主要利益相关者明确项目的目标、范围、需求、背景及各自的职责与权限。 开好项目启动会议如下五个方面的工作:

    1. 确定项目目标。
    2. 做好会议前的准备工作。
    3. 明确并通知参加会议的人员。
    4. 明确会议的主要议题。
    5. 做好记录。

    二  项目目标

    目标与目的不同。目的是想要达到的地点或境地或想得到的结果。

    目标是行动对象或欲使其达到的境地或标准。目标应该是具体的、可度量的、可达到的、与企业战略目标相关的和有时间限制的。

    目标的用途之一是衡量目的是否已经达到,结果是否符合事先说明的需要和要求。

    从数目上讲, 目的可能只有一个,目标可能有多个。

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  • 【项目管理】启动 - 项目启动会议

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    1. 为什么要开项目启动会? 1.1 同步商业价值 人都倾向于去做有价值的事情,在项目启动会上,同步本项目的商业价值,让所有参会者清楚这件事情做成了会有什么作用,同时对后续的获得项目优先级授权有一定的作用。 ...

    项目启动会议,召集所有的干系人一起,告诉大家我们要干什么,这件事情多重要、以及达成之后会怎么样。目的在于调动大家的热情,顺利推动项目。

     

    1. 为什么要开项目启动会?

    1.1 同步商业价值

    人都倾向于去做有价值的事情,在项目启动会上,同步本项目的商业价值,让所有参会者清楚这件事情做成了会有什么作用,同时对后续的获得项目优先级授权有一定的作用。

    1.2 明确干系人

    一个项目要多方参与,在一开始就明确定位各干系人,一定成都市能够降低沟通成本以及发生未知风险的概率。尤其是要再领导面前,明确每个人的职责,避免会后项目经理找人时碰一鼻子灰。

    1.3 明确里程牌

    有节奏才有奔头,预则立,不预则废。在立项之初就要想明白几个重要的里程碑节点是什么、达成共识。一些项目在召开启动会时可能没有明确的里程碑,可以根据业务负责人的预期,确定出大概的里程碑。

    1.4 获得授权

    获得项目的授权和项目经理的授权,是启动会中最重要的事情。其对项目经理最大的价值,就是让领导站台,赋予项目经理推进整件事情的权力,同时调动大家的积极性。

     

    2. 项目启动会之前的准备

    2.1 会议材料

    会议材料包括:项目的商业价值、里程碑、项目目标、干系人等,通过PPT的形式呈现。

    2.2 参会人员

    多点没事,千万别漏。重要的人必须参与,即使不能本人参加也要让其代理人/下属参加。

    2.3 会议通知

    先通知最重要的人,再通知其他人。先甲方领导,再乙方领导,谁最重要先约谁。根据最重要人的时间来协调其他人的时间。

    2.4 会议节奏

    每个阶段应该做的事情,项目经理应心中有数,需要领导配合的点也应提前告知。

     

    3. 会中会后的注意事项

    3.1 项目经理讲,但不要全程讲

    项目经理讲话的目的是增强各干系人对于项目经理的向心力,增加项目经理的威信。不全程说是因为,在弱矩阵中,项目经理是推动和赋能放,有很多问题项目经理也是把控不了的,需要其他人来讲。

    3.2 会议节奏要把控

    • 别冷场:如果有人提出的问题没人回答,可以请一个相关人员进行回答
    • 别超时:把握会议进程,超时时要及时把时间拉回来
    • 别纠结:对于一个问题,如果两方掐起来了,项目经理要及时引导,不要纠结在问题这,可以协调到会后解决
    • 别发散:别让启动会变成唠嗑会,发生偏差时要及时拉回来

    3.3 为领导发声

    对领导的指示要理解、贯彻。理解并反馈领导的指示比自己的想法更重要。

    3.4 总结收尾

    会后要有总结、有收尾、有会议纪要、有待办,并且及时完成。

     

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  • 项目启动会的意义

    2021-11-03 00:40:10
    在这里借鉴一篇文章,表达一下我心中的启动大会应该是怎么样的。 项目启动会议,是一个非常重要的会议。不要认为它是可有可无的。古代出战前都要鼓舞军心,要把士兵们聚在一起,说攻打目标和喊口号,具

    本人写这篇的文章的原因,请看最后一段。正题还是探讨什么是项目启动会。

    一般来说,每个项目都会有项目启动会。

    作为一名资深研发,根据多年工作经验认为,所有的项目启动会都应该是信息共享、边界确认、职责分工、阐述本项目的愿景与期望达到的效果、给予具体实施的人以信息与目标!而非讨论会更甚者演变成了需求挖掘会、甩锅大会。

    在这里借鉴一篇文章,表达一下我心中的启动大会应该是怎么样的。

    项目启动会议,是一个非常重要的会议。不要认为它是可有可无的。古代出战前都要鼓舞军心,要把士兵们聚在一起,说攻打目标和喊口号,具体操作会因为将军风格有所不同,但是具体步骤还是很相似的。项目管理也一样,启动大会的目标之一就是让项目团队更有信心,更加明确项目的目标。尽管每个项目启动具体形式和内容都不一样,但是通常召开项目启动会议需要做的八步。

      第一步:明确项目目标和最终交付成果明确这些问题将有助于确定项目的人员配置和项目计划,把它们写下来,然后和项目所有者进行确认。

      第二步:明确项目团队成员及其责任项目的规模、复杂性和具体类型决定了完成项目所需要的资源。确保项目运行所必需的资源包括4个主要类别:运行、行政辅助、管理、技术。

      制定一个项目团队成员联络表,包括以下几项:姓名、职责、部门、位置、电话号码、传真号码、电子邮件地址。这个联络表随后将发给团队各成员。

      第三步:制定项目假设清单项目团队成员必须要清楚地知道关于项目的主要假设。例如,要说明这样一条假设:由项目经理选择的团队成员,一旦确定参与项目,就要确保项目的成功完成。这条假设意味着,团队成员的首要职责是完成项目分配的任务,他们必须严格履行职责以确保项目的成功完成。

      第四步:制定初步项目计划提前制定项目计划,确定要完成的任务、具体职责以及时间进度安排,这样会节省许多时间。制定计划的整个过程将有助于确认是否有运行项目所需的全部资源,发现潜在的风险,确定具体任务和重要环节的时间进度。用你需要的一切资源来完成初步项目计划的制定。确保在进行项目启动会议时,已经拟定了初步的项目计划。这样做将会节省时间,并且项目也会更快地运行起来。

      要知道此时项目计划并不是就完全确定了。事实上,项目计划也不该被定死,直至开了项目启动会议,这个计划也仅仅是个公布的草案。一旦组建好团队并分派了明确的职责,应当让团队成员确认各自的任务职责,以及合理、完整并且准确的时间安排。到第一次项目进展会议时,项目计划会更加确定。

      第五步:确定取得成功的关键要素项目团队中的每个成员都必须清楚地知道项目取得成功的要素。花些时间来确定取得成功所需的因素,并用特定的术语给出明确的定义,和项目所有者确认这些关键因素。

      第六步:制定项目启动会议的时间安排项目团队的所有成员都要参加项目启动会议,这点十分重要。与每个成员沟通会议的首选及备选时间和日期。确保即使有人当时不在办公室,但他也能通过电话参与会议。

      你在这一步的目标就是召集整个项目团队,力求所有成员在项目开始时能接收到相同的信息。通知所有成员在会前某一天领取会议材料,并仔细阅读材料为会议做准备。一旦确定会议的时间和日期,就立刻去预订会议室以及会议所需的电话支持系统等设备。

      第七步:给团队全体成员发放项目启动会议材料在指定的日期,给团队中的每个成员发一份项目启动会议的材料,包括会议时间和日期、项目团队成员联络表、会议议程和会议电话号码、初步项目计划。

      让每个人都仔细阅读项目计划,并指出项目启动会议上将做进一步讨论,每个人务必事先了解计划中与自己有关的部分。此外,说明会上将有专门的提问时间用于解答任何疑问。

      第八步:明确关键问题及相关因素在项目启动会议前再回顾一下项目计划,在那些需要在会上强调的地方做标记。相关的因素包括潜在的瓶颈、有重大影响的问题、风险区域等。

      项目启动会议一旦完成,应确保项目团队中的所有成员均达成共识、目标一致。会前的准备工作决定了项目启动会议能否取得良好的效果。

    写这篇文章的原因:
    作为一名资深研发人员,跳槽到本公司以后,本次非常有幸参加了一次项目启动会。说实话,本人还是很期待的想学习学习,但是整个过程令人遗憾!

     为什么会对整个过程感到遗憾!

    首先,整个启动会项目经理一开始就在说这个需求不明确、那个不明确,项目经理甚至说没有一个模块明确;(这样子,搞个屁啊)

    其次,参加的高层与技术管理人员也去争论这些东西,根本没有意识到这个会议是不是需要一些成果与指向!

    作为一名资深研发且是团队中的一员,本人当场提了意见。

    当我提出疑问的时候,项目经理与技术管理的回答是这个会议本来就是针对管理人员的,而非技术人员,开发只需要知道怎么做就行,不需要参与到这种高级别的会议讨论中来!
    总之就是一句话,听就行,没资格发言。

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    一、开项目启动会前,需要准备以下事宜。
    1、与项目发起人(销售或公司高层领导,外部项目一般是销售,内部项目一般是公司高层)沟通了解项目整体情况:市场份额、项目情况、分工界面、发起方负责部门和负责人员、关键里程碑等。
    2、跟领导确认项目团队框架,开发人员、测试人员、售前、产品、交付、采购等。确认项目预算。
    3、跟项目负责人简单沟通项目情况,了解他们目前的工作分配,对此项目的了解和可以参加项目启动会时间
    4、找一个最近的且关键团队人员能够参加的时间作为项目启动会召开时间,提前与他们沟通确认时间是否可以,并至少提前两天发邮件通知大家,开会时间、地点和项目议题等。

    二、项目启动会一般流程:
    1、领导开场,说明项目远景,并指定项目经理及内部关键干系人(售前负责人、研发经理、采购负责人、售前等,一般会前已经沟通好的)。
    2、发起人(销售或公司高层领导),说明项目成立背景和成功标准,里程碑规划,项目主要干系人
    3、售前,简单介绍项目情况,技术架构,周边项目及厂商
    4、研发经理,介绍开发人员配置及入场时间,及相应开发周期
    5、测试经理,说明测试人员配置及入场时间
    6、采购,说明下项目需采购设备周期
    7、交付,说明下实施周期及实施方案讨论
    8、项目经理,会议中主持会议,防止会议跑题、时间控制、记录会议要点等,会议后梳理会议结论并给会议参与人员和项目人员群发会议纪要。
    项目启动会主要是信息共享,而非问题讨论,最好会前与各方沟通清楚各方的工作职责和事项。项目启动会控制在一个小时为佳,超过2个小时仍在争论,没能达成明确清晰的分工,就算是失败的项目启动会。

    三、项目启动会会议纪要要点

    1. 参与人员、地点、时间
    2. 合同类型、市场份额、涉及省市、周边厂商
    3. 公司内部项目相关负责人,各负责人职责;局方相关的联系人
    4. 公司内部项目流程
    5. 关键里程碑(到货、开发、测试等关键时间点)
    6. 项目所需注意事项

    四、会议纪要样例
    在这里插入图片描述
    五、工作分工矩阵:
    在这里插入图片描述

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