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  • 下面是设计PPT演示文稿时必须了解和掌握的最基本规则 : 文字幻灯片应只包含最重要的、经过恰当分组和总结的思想(观点、论据、建议等),叙述时应尽量简洁。 整个PPT演示文稿应图文并茂,配合使用各种图表(图、...

     现场演示PPT的大部分工作是预测观众的反应,时刻努力吸引他们的注意力,激起他们接受你所传递的信息的热情。换句话说,你必须取悦观众。商业演示和一些娱乐形式一样,也需要艺术性。

    下面是设计PPT演示文稿时必须了解和掌握的最基本规则 :

    1. 文字幻灯片应只包含最重要的、经过恰当分组和总结的思想(观点、论据、建议等),叙述时应尽量简洁。
    2. 整个PPT演示文稿应图文并茂,配合使用各种图表(图、表或示意图)
    3. PPT演示文稿应呈现经过深思熟虑的故事梗概和脚本

    演示中会用到两类幻灯片 ---- 文字和图表(图、表或示意图),理想的比例是图表占90%,文字占10%,它们相辅相成、互为补充,共同发挥作用:

    1. 说明PPT演示文稿的框架结构(文字幻灯片)
    2. 强调重要的思想、观点、结论、论点、建议或要采取的措施等(文字幻灯片)
    3. 阐明单用文字难以说清楚的数据、关系(图表)

    11.1 设计文字幻灯片

    制作现场演示用的文字幻灯片时,需要强调一点 ---- 只有你这位演示者才是明星。听众们最感兴趣的不是幻灯片,而是你。你所说的话和你在屏幕上演示的内容应该有明显区别。

    11.1.1 清楚你要说的内容

    好的文字幻灯片总是尽可能直接简单地传递信息,不会把文字(或幻灯片)浪费在那些可以口头表达的转折性或介绍性的语言上。文字幻灯片最好只用于强调金字塔结构中的主要论点。

    11.1.2 清楚了解你要演示的内容

    关于一张文字幻灯片应当包含哪些内容,应牢记以下原则:

    1. 每次只演示和说明一个论点

    除非你想先列出摘要或列表中的一组论点,其他论点在接下来的幻灯片中再完全展开。

    1. 论点应使用完整的陈述句,而不是类似标题的语言

    你可以用一两个词或一个简短的陈述句提出观点。

    1. 文字应尽量简短

    每张幻灯片最好不要超过6行或给30个单词。如果一张幻灯片不足以说清楚一个观点,可以使用多张幻灯片。

    1. 使用简单的词语和数字

    一长串单词、技术术语或者复杂的词组会分散听众的注意力。数字也是越简单越好,更容易让人记住。

    1. 字号应足够大

    32是个非常有用的数字。用坐得最远的一位观众到屏幕的距离(英尺)除以32,得到的就是可以看清楚的最小字号(英寸)。【一英尺=30.48厘米;1英寸=2.54厘米;】当演示者为了说明某一状况的复杂性时,可以不必让观众看清楚幻灯片的文字,这是唯一的例外。

    1. 注意幻灯片的趣味性

    趣味性取决于构图、字号的选择和颜色的运用。

    1. 逐级展开,提高趣味性

    提高趣味性和降低复杂性的另一种方法是让幻灯片的各个部分逐一显示,这样可以一边演示一边解释,整张幻灯片不至于显得主次不分。

    11.2 设计图表幻灯片

    图表幻灯片传递的信息应该尽量简单易懂,因为观众没有机会仔细研究并找出各个部分的含义。当然,有时非常复杂的图表会随着演示者观点的展开而变得简单。但在同一份PPT演示文稿中,复杂的图表最好不要超过两个。

    图表幻灯片通常会用饼状图、条形图、柱状图、曲线图和散点图,表示某一结构或流程的组成部分或形象地展示数据。用图表回答的问题一般分为5类:

    1. 有哪些组成部分?
    2. 有何变化/如何变化?
    3. 各项如何分布?
    4. 各项之间的相关性?
    5. 数量之间如何比较?
      1. 与总数比较?
      2. 相互之间比较?
      3. 随时间的变化?

    制作图表幻灯片的诀窍:首先,确定你想要用图表回答的问题,把答案作为图表的标题,然后选择最适合表现论点的图表样式。

    国表的标题一定要直接传递信息,要么用一个完整的句子,要么用一个含有动词的短语,这样,才能保证图表给观众的视觉印象和所要传达的信息一致。

    图表标题点明论点的同时,还能最大限度地减少混淆,因为不同的听众有不同的观点、背景和兴趣,看问题的角度也不同。好的图表标题能立刻让观众的注意力集中在你希望强调的数据上。

    11.3 故事梗概

    将金字塔结构转化为PPT演示文稿,我通常会遵循下在的步骤:

    1. 序言尽量写得详细,把每个想说的词语按照你希望的顺序写下来。这样做不仅可以保证没有遗漏,还可以检查你提出的问题是否是听众想问的。
    2. 采用呈现故事梗概的形式。幻灯片的顺序应从前往后依次为序言各要素、关键句要点和关键句下一层次的论点。
    3. 初步确定你准备采用的呈现方法。这时你可能还没有准确的数据,但只要知道数据的类型和想要表现何种关系即可。
    4. 准备好每张幻灯片的讲稿,确保整个演示像讲故事一样流畅。
    5. 完成幻灯片的设计和绘图。
    6. 排练、排练、排练!
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