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  • WORD 编辑

    千次阅读 2011-09-05 14:34:53
    这种方法是将动画作为一个控件插入到PowerPoint中去,该方式的特点是它的窗口大小设计时就固定下来,设定的方框的大小就是放映时动画窗口的大小。当鼠标Flash播放窗口中时,响应Flash的鼠标事件,当鼠标...
     
    

    三种方法

    利用控件
    这种方法是将动画作为一个控件插入到PowerPoint中去,该方式的特点是它的窗口大小在设计时就固定下来,设定的方框的大小就是在放映时动画窗口的大小。当鼠标在Flash播放窗口中时,响应Flash的鼠标事件,当鼠标在Flash窗口外时,响应PowerPoint的鼠标事件,很容易控制。

    1. 运行PowerPoint程序,打开要插入动画的幻灯片。

    2. 单击菜单中的“视图”选项,在下拉菜单中选择“工具栏”的“控件工具箱”,再从下拉菜单中选择[其他控件]按钮。

    3. 在随后打开的控件选项界面中,选择“Shockwave FlashObject”选项,出现“十”字光标,再将该光标移动到PowerPoint的编辑区域中,画出适合大小的矩形区域,也就是播放动画的区域,就会出现一个方框。

    4. 双击这个框,出现VB界面,其中的属性窗口中有个“自定义”属性,点自定义旁边的三点,出现属性页。在“WOVIE URL”中输入Flash动画的完整地址,按[确定]即可。要注意的是输入的路径中必须完整地填写后缀名。


    插入对象


    采用这种方式,在播放幻灯片时会弹出一个播放窗口,它可以响应所有的Flash鼠标事件。还可以根据需要在播放的过程中调整窗口的大小。它的缺点是播放完了以后要点击[关闭]按钮来关闭窗口。

    1. 运行PowerPoint程序,打开要插入动画的幻灯片。

    2. 在菜单中选择“插入”选项,从打开的下拉菜单中选择“对象”。会弹出“插入对象”对话框,选择“由文件创建”,单击[浏览],选中需要插入的Flash动画文件,最后单击[确定]返回幻灯片。

    3. 这时,在幻灯片上就出现了一个Flash文件的图标,我们可以更改图标的大小或者移动它的位置,然后在这个图标上右击鼠标,选中“动作设置”命令。

    4. 在弹出的窗口中选择“单击鼠标”或“鼠标移动”两个标签都可以,再点击“对象动作”,在下拉菜单中选择“激活内容”,最后单击[确定],完成插入动画的操作。


    插入超链接


    这种方法的特点是简单,适合PowerPoint的初学者,同时它还能将EXE类型的文件插入到幻灯片中去。

    1. 运行PowerPoint程序,打开要插入动画的幻灯片。

    2. 在其中插入任意一个对象,比如一段文字、一个图片等。目的是对它设置超链接。最好这个对象与链接到的动画的内容相关。

    3. 选择这个对象,点击“插入”菜单,在打开的下拉菜单中单击“超级链接”。

    4. 弹出的窗口中,“链接到”中选择“原有文件或Web页”,点击[文件]按钮,选择到想插入的动画,点击[确定]完成。播放动画时只要单击设置的超链接对象即可。
    把文字替换成图片
    首先把图片复制到 剪贴板中,然后打开替换对话框,在“查找内容”框中输入将被替换的文字,接着在 “替换为”框中输入“^c”(注意:输入的一定要是半角字符,c要小写),单击替换 即可。说明:“^c”的意思就是指令Word XP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内 容。按此原理,“^c”还可替换包括回车符在内的任何可以复制到剪贴板的可视内容,甚至Excel表格。

    三招去掉页眉那条横线
    1、在页眉中,在“格式”-“边框和底纹”中设置表格和边框为“无”,应用于“段落”
    2、同上,只是把边框的颜色设置为白色(其实并没有删的,只是看起来没有了,呵呵)
    3、在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”就行了——强烈推荐!
    会多出--(两个横杠) 这是用户不愿看到的,又要多出一步作删除--
    解决方法:替换时在前引号前加上一个空格 问题就解决了

    插入日期和时间的快捷键
    Alt+Shift+D:当前日期
    Alt+Shift+T:当前时间

    批量转换全角字符为半角字符
    首先全选。然后“格式”→“更改大小写”,在对话框中先选中“半角”,确定即可


    Word启动参数简介
    单击“开始→运行”命令,然后输入Word所在路径及参数确定即可运行,如“C:\ PROGRAM FILES \MICROSOFT Office \Office 10\ WINWord.EXE /n”,这些常用的参数及功能如下:
    /n:启动Word后不创建新的文件。
    /a:禁止插件和通用模板自动启动。
    /m:禁止自动执行的宏。
    /w:启动一个新Word进程,独立与正在运行的Word进程。
    /c:启动Word,然后调用Netmeeting。
    /q:不显示启动画面。
    另外对于常需用到的参数,我们可以在Word的快捷图标上单击鼠标右键,然后在“目标”项的路径后加上该参数即可。

    快速打开最后编辑的文档
    如果你希望Word在启动时能自动打开你上次编辑的文档,可以用简单的宏命令来完成:
    (1)选择“工具”菜单中的“宏”菜单项,单击“录制新宏”命令打开“录制宏”对话框;
    (2)在“录制宏”对话框中,在“宏名”输入框中输入“autoexec”,点击“确定”;
    (3)从菜单中选择“文件”,点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名;并“停止录制”。保存退出。下次再启动Word时,它会自动加载你工作的最后一个文档。

    格式刷的使用
    1、设定好文本1的格式。
    2、将光标放在文本1处。
    3、单击格式刷按钮。
    4、选定其它文字(文本2),则文本2的格式与文本1 一样。
    若在第3步中单击改为双击,则格式刷可无限次使用,直到再次单击格式刷(或按Esc键)为止。

    删除网上下载资料的换行符(象这种“↓”)
    在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字1),在替换框内不输任何内容,单击全部替换,就把大量换行符删掉啦。

    选择性删除文件菜单下的最近使用的文件快捷方式。
    工具→选项→常规把“列出最近使用文件数改为0”可以全部删除,若要选择性删除,可以按ctrl+Alt+ -三个键,光标变为一个粗减号后,单击文件,再单击要删除的快捷方式就行了。

    建立一个矩形选区:
    一般的选区建立可用鼠标左键,或用shift键配合pgup、pgdn、home、end、箭头等功能键,当复制一个规则的矩形区域时,可先按住Alt键,然后用鼠标左键来选。我一般用此来删除段首多余的成块的空格。大家试一试*^_^*

    将字体快速改为上标或下标的方法:
    本人在一次无意间发现了这个方法,选定你要下标的字,然后在英文状态下按住Ctrl,再按一下BASKSPACE旁的+/=的键,就可以了。上标只要在按Ctrl的同时也按住Shift,大家可以试试。

    让Word表格快速一分为二
    将光标定位在分开的表格某个位置上,按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行,这样就达到了将一个表格一分为二的目的。

    用Word来拆字
    首先点击“工具/自定义/命令/分解图片”,按住鼠标左键把它拖放到工具栏任意位置即可;然后点击“插入/图片/艺术字”,例如输入空心字“心”,选择该“心”字剪切,在选择性粘贴中选图片(Windows图元文件),选中该字,点击工具栏中的“分解图片”按钮,这样可以选择“心”中的任意笔画进行一笔一画的拆分了。

    快速删除段前段后的任意多个空格
    选定这些段段落,单击居中按钮,然后再单击原来的那种对齐方式按钮(如果原来是居中对齐的,先单击其它对齐方式按钮,再单击居中按钮就行了),是不是这些空格全不见了?


    只要打开WORD新建一个空文档的时候,出现的不是空的文档,而是我以前打的一份文档
    首先:将资源管理器设置为显示所有文件和文件夹;
    然后:
    C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下将所有Normal.doc文件删掉;
    然后:OK(XP系统)

    快速输入平方的方法
    先输入2,然后选重后,按ctrl加shift加+就可以了.

    WORD中表格的选择性录入
    1.设置好表格,选定表格-视图-工具-窗体-插入下拉型窗体域
    2.输入数据,完成
    3.点击锁按钮,保护,输入完后再点击进行其它的输入.

    标点符号的全角/半的转换用:Ctrl+.
    数字字母的全角/半的转换用:Shift+空格

    轻松了解工具栏按钮的作用
    按下“shift+F1”键,鼠标指针旁多了一个“?”号,想知道哪个按钮
    的作用,就用鼠标单击哪个。

    要经常在文档中插入自己公司的信息
    公司名称
    公司住址
    联系电话
    联系人姓名
    QQ号码
    可以先选定这些内容,再单击工具→自动更正→在替换框中输入标记名称(如“公司信息”)→添加→确定,以后凡是在文档中要用到这个信息的地方键入“公司信息”(不要引号)这几个字后就自动替换成:
    公司名称
    公司住址
    联系电话
    联系人姓名
    QQ号码
    说明:有些输入法不支持这个功能,键入标记名称后要按一下空格才行。

    快速换页的方法
    双击某页的右下脚,光标即可定位在那里,然后按回车直到换页。ctrl+回车点插入按纽,分隔符,选中分页符,然后确认就OK了 !!!

    表格的简单调整宽度
    鼠标放在表格的右边框上带鼠标变成可以调整大小的时候
    双击
    根据表格内的内容调节表格大小

    代替金山词霸
    点工具——语言——翻译,在右边出现的搜索框中输入要查的单词,回车就可以翻译了。可以选择英语翻成中文或中文翻成英语。
    第一次使用可能要安装。

    [Alt]键实现标尺的精确定位
    如果你经常使用水平标尺来精确定位标签、页边框、首字缩进及页面对象的位置,那么你点击标尺设置页边框或标签时,您只可以将其设置为1字符或2字符,但不能设为1.5字符!要想设置更为精确的度量单位(例如百分之几字符),在按住[Alt]键的同时,点击并移动标尺或边框,此时标尺将用数字精确显示出当前的位置为百分之几字符位置。

    用“记事本”去除格式
    网页上COPY下来的东西往往都是有网格的,如果直接粘贴在WORD中会杂乱无章。先粘贴到记事本当中,再粘贴到WORD中,就可以去除网格等格式,再全选选择清除格式,居中再取消居中即可取消所有格式。可以直接在WORD中进行:(菜单)编辑/选择性粘贴……/无格式文本/确定。这样省事多了。

    快速将文档转换成图片
    先把欲想转换的文档保存退出.如:保存在桌面
    然后新建一个文件.把想转换的文档(鼠标左建按住该文档不放)直接施放在页面上

    恢复office的默认设置
    比如不小心把word设置乱了(如删了菜单栏等等).
    查找normal.dot直接删除.
    下一次启动word会恢复默认值.

    让Word只粘贴网页中的文字而自动去除图形和版式
    方法一、选中需要的网页内容并按“Ctrl+C”键复制,打开Word,选择菜单“编辑”→“选择性粘贴”,在出现的对话框中选择“无格式文本”。
    方法二、选中需要的网页内容并按“Ctrl+C” 键复制,打开记事本等纯文本编辑工具,按“Ctrl+V”键将内容粘贴到这些文本编辑器中,然后再复制并粘贴到Word中。

    ctrl+alt+f可以输入脚注
    这个对于经常写论文的朋友应该有点帮助。

    将阿拉伯数字转换成中文数字或序号
    1、先输入阿拉伯数字(如1234),全选中,单击“插入/数字/数字类型(壹、贰……)/确定”,即变为大写数字(如壹仟贰佰叁拾肆),会计朋友非常适用。
    2、其他像一千二百三十四,甲、乙……,子、丑……,罗马数字等的转换,可参考上法。

    Word中的常用快捷键吧
    “字体”对话框     Ctrl+D
    选择框式工具栏中的“字体”框     Ctrl+Shift+F
    加粗 Ctrl+B
    倾斜 Ctrl+I
    下划线Ctrl+U
    “上标”效果     Ctrl+Shift+=
    “下标”效果     Ctrl+=
    “关闭”命令     Ctrl+W
    Word快捷键一览表
    序号       快捷键CTRL+       代表意义
    1…………Z…………撤消
    2…………A…………全选
    3…………X…………剪切
    4…………C…………复制
    5…………V…………粘贴
    6…………S…………保存
    7…………B…………加粗
    8………… Q…………左对齐
    9…………E…………据中
    10…………R…………右对齐
    11…………]…………放大
    22…………[…………缩小
    12…………N…………新建文档
    13…………I…………字体倾斜
    14…………W…………退出
    15…………P…………打印
    16…………U…………下划线
    17…………O…………打开
    18…………k…………插入超级连接
    19…………F…………查找
    20…………H…………替换
    21…………G…………定位
    23…Ctrl+Alt+L……带括号的编号
    24…Ctrl+Alt+.________…
    25…Alt+数字………区位码输入
    26…Ctrl+Alt+Del………关机
    27…Ctrl+Alt+Shift+?……?
    28…Ctrl+Alt+Shift+!……?
    29…Alt+Ctrl+E……………?
    30…Alt+Ctrl+R……………?
    31…Alt+Ctrl+T……………?
    32…Alt+Ctrl+Ctrl…………?
    33……Ctrl+D……………格式字体
    34……Ctrl+Shift+= ………上标
    35……Ctrl+=………………下标
    36……Ctrl+Shift+>……放大字体
    37……Ctrl+Shift+< ……缩小字体
    38……Alt+Ctrl+I………打印预览
    39……Alt+Ctrl+O………大刚示图
    40……Alt+Ctrl+P………普通示图
    41……Alt+Ctrl+M………插入批注
    42……Alt+菜单上字母………打开该菜单

    无级微调
    打开“绘图”工具栏-点开下拉菜单-绘图网格...-将水平间距和垂直间距调到最小0.01-确定,这样你就可以无级微调

    把work设置成在线打开,但不能修改‘只读’怎搞啊?
    文件夹共享为只读

    在WORD中输入三个等号然后回车。。。出来的是双横线哦。。。
    同样的方法也可以做出波浪线单横线哦!~~~~~ ,
    ###为中间粗上下细的三线, ***为点线, ~~~为波浪线, ---为单线

    输入拼音字母的音调怎么输入
    用智能ABC,键入v9,然后自己挑选吧!

    页码设置
    1、打开页眉/页脚视图,点击插入页码按钮,将页码插入(此时所有的页码是连续编号的) 2、切换到页面视图,在需要从1计数的页面上插入连续分节符(插入--分隔符--分节符--连续) 3、再次换到页眉/页脚视图,点击设置页码格式按钮,将页码编排-起始页码设置为1

    把Excel中的表格以图片形式复制到Word中
    除了用抓图软件和全屏拷贝法外还有更简单的呢
    先选定区域,按住Shift健点击"编辑"会出现"复制图片""粘贴图片",复制了后,在Word中选"粘贴图片"就可像处理图片一样处理Excel表格了!

    Ctrl+鼠标滑轮(左右键中间的那个轮子)可以迅速调节显示比例的大小(100%)。向上滑扩大,向下滑缩小。


    快速调整页眉横线长度
    在word插入页眉后,会自动在此位置添加一条长横线。如果需要调整此线的长度及其水平位置,可以首先激活页眉,选择格式下的段落命令,调整一下左右缩进的字符值,确定可以看到最终效果了!

    快速浏览图片
    在WORD2003中,如果插入的图片过多,会影响打开和翻滚的速度。其实,我们可以通过改变图片的显示方式改变浏览速度。
    工具--选项--视图--图片框
    这样,先显示的是图片框,需要看的时候,停留,即可显示!

    WORD 中如何输入分数
    1、打开word,点击工具菜单栏的“插入”,在下拉菜单中点“域”。
    2、在打开的复选框中的类别栏中“选等式公式”,域名中“EQ”。然后点击“选项”,在出现的菜单选项中选“F(,)”,接着点击“添加到域”并“确定”。
    3、然后在输入F(,)数字,如要输入23 只需在F(,)输入F(2,3)就能得到2/3

    怎样使WORD 文档只有第一页没有页眉,页脚
    答:页面设置-页眉和页脚,选首页不同,然后选中首页页眉中的小箭头,格式-边框和底纹,选择无,这个只要在“视图”——“页眉页脚”,其中的页面设置里,不要整个文档,就可以看到一个“同前”的标志,不选,前后的设置情况就不同了

    Word中双击鼠标的妙用
    在Word的程序窗口中不同位置上双击,可以快速实现一些常用功能,我们归纳如下:
    在标题栏或垂直滚动条下端空白区域双击,则窗口在最大化和原来状态之间切换;
    将鼠标在标题栏最左边WORD文档标记符号处双击,则直接退出WORD(如果没有保存,会弹出提示保存对话框);
    将鼠标移到垂直滚动条的上端成双向拖拉箭头时双击,则快速将文档窗口一分为二;
    将鼠标移到两个窗口的分界线处成双向拖拉箭头时双击,则取消对窗口的拆分;
    在状态栏上的“修订”上双击,则启动“修订”功能,并打开“审阅”工具栏。再次双击,则关闭该功能,但“审阅”工具栏不会被关闭;
    在状态栏上的“改写”上双击,则转换为“改写”形式(再次“双击”,转换为“插入”形式);
    如果文档添加了页眉(页脚),将鼠标移到页眉(页脚)处双击,则激活页眉(页脚)进入编辑状态,对其进行编辑;在空白文档处双击,则启动“即点即输”功能;
    在标尺前端空白处双击,则启动“页面设置”对话框。


    在word编辑中经常要调整字休大小来满足编辑要求
    选中要修改的文字,按ctrl+]或ctrl+[来改变字体的大小!
    这个方法可以微量改字体大小~

     

    文本框的线条
    1. 制作好文档后,通过“视图→页眉页脚”命令,调出“页眉页脚”工具栏,单击其中的“显示→隐藏文档正文文字”按钮,隐藏正文部分的文字内容。
    2. 选择“插入”菜单中的“文本框”命令,在页眉的下方插入一个空文本框。
    3. 在文本框内加入作为水印的文字、图形等内容,右击图片,选择快捷菜单中的“设置图片格式”命令,在对话框中“图片”选项卡下,通过“图像控制”改变图像的颜色,对比度和亮度,并手动调整图片的大小。   
    4. 通过“设置文本框格式”命令,把文本框的线条色改为无线条色。
    5. 单击“页眉页脚”工具栏的“关闭”按钮,退出“页眉页脚”编辑。

    每页添加水印的操作
    1. 制作好文档后,通过“视图→页眉页脚”命令,调出“页眉页脚”工具栏,单击其中的“显示→隐藏文档正文文字”按钮,隐藏正文部分的文字内容。
    2. 选择“插入”菜单中的“文本框”命令,在页眉的下方插入一个空文本框。
    3. 在文本框内加入作为水印的文字、图形等内容,右击图片,选择快捷菜单中的“设置图片格式”命令,在对话框中“图片”选项卡下,通过“图像控制”改变图像的颜色,对比度和亮度,并手动调整图片的大小。   
    4. 通过“设置文本框格式”命令,把文本框的线条色改为无线条色。
    5. 单击“页眉页脚”工具栏的“关闭”按钮,退出“页眉页脚”编辑。
    6. 完成上述步骤的操作,水印制作得以完成,这样就为每一页都添加了相同的水印。

    让Word页面快速一分为二
    将光标定位在想分开的位置上,按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。


    使Word中的字体变清晰
    Word文档中使用 “仿宋” 字体很淡,可按以下方法使字体更清晰:
    右击桌面,点 “属性”,点 “外观”,点 “效果”,选中“使用下列方式使屏幕字体的边缘平滑”选“清晰”,确定。

     

    Word双面打印技巧
       我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料,Word是我们平常用的最多的Office软件之一。有时我们要用Word打印许多页的文档,出于格式要求或为了节省纸张,会进行双面打印。

      我们一般常用的操作方法是:选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”,来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后,将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上,选择该设置的“打印偶数页”,单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。

      我们也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:打开“打印”对话框,选中“人工双面打印”,确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中,然后‘确定’按键,继续打印”的对话框并开始打印奇数页,打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上,然后按下该对话框的“确定”按键,Word就会自动再打印偶数页,这样只用一次打印命令就可以了。

      两种方法对比,后者较前者更为方便
    Word论文排版技巧

    论文的排版是让许多人头疼的问题,尤其是论文需要多次修改时更加令人头疼。本文将给你提供一些用Microsoft Word进行论文排版的技巧,使你的论文排版更加方便和轻松,以便把更多的精力放在论文的内容上而不是文字的编排上。这些技巧不只在论文写作中可以使用,在写其他文档时也可以使用。

    本人并没有受过专业的排版培训,也非专业的排版人员。只是把自己写论文过程中总结出来的一些方法和技巧写出来与大家共享,其中一些问题可能还有更好的解决方法,明白的大侠们也可以贴出来与大家共享。若发现本文方法有什么不便之处,或有任何疑问,或同样的问题有更好的解决方法,可以发邮件到xygtju@twtmail.tju.cn

    本文将分五个专题来讲解论文排版过程中共存问题的解决方法,第六部分是一些小技巧。

    一.          图表和公式的自动编号... 2

    二.          制表位的使用... 3

    三.          目录的制作... 4

    四.          参考文献的编号和引用... 5

    五.          页眉页脚的制作... 6

    六.          其他技巧... 7

    u    分页符(Ctrl+Enter)... 7

    u    换行符(Shift+Enter) 7

    u    双击图标... 7

    u    居中和右对齐... 7


    让我们共同进步,一起消灭论文!


    一.    图表和公式的自动编号
    在论文中,图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号,例如图1-1,表2-1,公式3-4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题,比如若在第二章的第一张图(图2-1)前插入一张图,则原来的图2-1变为2-2,2-2变为2-3,…,更糟糕的是,文档中还有很多对这些编号的引用,比如“流程图见图2-1”。如果图很多,引用也很多,想象一下,手工修改这些编号是一件多么费劲的事情,而且还容易遗漏!表格和公式存在同样的问题。

    能不能让Word对图表公式自动编号,在编号改变时自动更新文档中的相应引用?答案是肯定的!下面以图的编号为例说明具体的作法。

    自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求,第一章的图编号格式为“图1-×”。将图插入文档中后,选中新插入的图,在“插入”菜单选“题注”,新建一个标签“图1-”,编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击“编号”修改),位置为所选项目下方,单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方,并插入标签文字和序号,此时可以在序号后键入说明,比如“形态学膨胀运算示例”,还可以移动文本框的位置,改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同,不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。

    在文档中引用这些编号时,比如“如图1-1所示”,分两步做。插入题注之后,选中题注中的文字“图1-1”,在“插入”菜单选“书签”,键入书签名,点“添加”。这样就把题注文字“图1-1”做成了一个书签。在需要引用它的地方,将光标放在插入的地方(上例中是“如”字的后面),在“插入”菜单选“交叉引用”,弹出对话框中引用类型选“书签”,“引用内容”为“书签文字”,选择刚才键入的书签名后点“插入”,Word就将文字“图1-1”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。

    至此我们就实现了图的编号的自动维护,当在第一张图前再插入一张图后,Word会自动把第一张图的题注“图1-1”改为“图1-2”,文档中的“图1-1”也会自动变为“图1-2”。

    表格编号的作法与图相同,唯一不同的是表格的题注在表格上方,且要求左对齐。

    公式的编号略有不同,插入公式后,将公式单独放在一个段落,版式为“嵌入式”(Word默认),光标放在公式之后,不要(注意是“不要”)选中公式,在“插入”菜单选“题注”,由于没有选中项目,所以“位置”一项为灰色,新建标签“公式1-”,点击“插入”,Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同,此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末,具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。

    这里顺便说一下,交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容,Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能,各个域的具体使用方法请参考Word的帮助。

    注:

    2        题注中新建标签时,Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格,看起来不那么舒服,可以在插入题注后将空格删除,然后再将文字做成书签。

    2        书签名最好用图(表、公式)的说明文字,尽量做到见名知“图”。

    2        图(表、公式)的编号改变时,文档中的引用有时不会自动更新,可以鼠标右击引用文字,在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word会更新所有的域。


    二.    制表位的使用
    制表位是指水平标尺上的位置,它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置,使用户能够向左、向右或居中对齐文本行;或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户可以在制表符前自动插入特定字符,如句号或划线等。默认情况下,按一次Tab键,Word将在文档中插入一个制表符,其间隔为0.74厘米。

    制表位的类型包括:左对齐,居中对齐,右对齐,小数点对齐和竖线对齐等,这些制表位的使用方法大致相同,这里仅根据论文中公式排版的要求和目录的制作为例说明制表位的使用方法和效果,更详细的说明请参阅Word的帮助文档。

    论文里的公式要求单独放在一个段落,公式居中;按章节进行编号,编号用小括号括起来放在右边行末。首先输入公式和编号,公式的版式选择“嵌入式”,编号用小括号括起来。然后把光标放在公式所在的段落里,点击页面左上角的制表位图标,切换到居中制表位,用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下,这样就放置了一个居中制表位在点击的地方,如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节。再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位,用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末。

    设置好制表位后,把光标放在公式的前面,按一下Tab键,这样就在公式的前面插入了一个制表符,此时公式以居中制表位为中心居中对齐,再把光标移到公式和左括号之间,再按Tab键插入一个制表符,编号就跑到行末了。

    用制表位的方法来处理公式的排版,很简单也很方便,不用去敲很多空格去把公式挪到中间,编号推到行末。还有一个好处,若公式或编号的长度发生变化时,Word会自动调节以使公式始终在页面的中间,编号始终在行末,不会因为公式或编号变长而换行。更简单的作法是把公式段落的设置保存为样式,所有的公式段落应用此样式,即简单又方便,而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工设置制表位,你能保证每次居中制表位的位置都一样吗?!

    涉及到制表位还有一个概念:前导符。前导符是填充制表符所产生的空位的符号,一般有实线、虚线、点划线等,在目录中经常见到(就是标题和页码之间的圆点)。制作目录时,敲入标题和页码后,在行末设置一个右对齐制表位。点击“格式︱制表位”,制表位对话框显示了光标所在段落的制表位信息。选择右对齐制表位,前导符选择圆点(Word默认无前导符),确定后在标题和页码之间插入一个制表符,可以看到页码跑到行末了,而且页码和标题之间用圆点进行了填充。当页码或标题长度变化时,Word会自动增加或删除圆点。这里用目录做例子只是想说明前导符的使用方法,其实制作目录还有更好的方法,下文详述。

    注:

    1)        按一次Tab键插入的是一个制表符,因此不要在文档中用制表符代替空格来产生空白间隔。不然若把这段文字粘贴到其他存在不同制表位的段落,或文档的制表符默认设置变化时,版面就会混乱。

    2)        有时候按Tab键后Word会产生一个灰色箭头,这实际上是Word的制表符格式标记,格式标记还有段落标记(拐弯的箭头)、空格(灰色圆点)等。这些格式标记在打印文档时是不会打印出来的,格式标记是否显示以及显示哪些可以在“工具 | 选项”的“视图”选项卡里进行设置。


    三.    目录的制作
    目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一个概念:大纲级别。Word使用层次结构来组织文档,大纲级别就是段落所处层次的级别编号,Word提供9级大纲级别,对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的,在Normal模板中已经提供了内置的标题样式,命名为“标题1”、“标题2”,…,“标题9”,分别对应大纲级别的1-9。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式,但有点麻烦。下文中的目录制作方法直接使用Word的内置标题样式,关于自定义样式的方法请参阅Word的帮助文档。

    目录的制作分三步进行。

    1)        修改标题样式的格式。通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求,需要手动修改。在菜单栏上点“格式︱样式”,列表下拉框中选“所有样式”,点击相应的标题样式,然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等,按论文格式的要求分别修改标题1-3的格式。

    2)        在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用“标题1”样式,节标题使用“标题2”,第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有一个优点,就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三,只需更改“标题1”样式的格式设置,然后自动更新,所有章的标题字号都变为小三号,不用手工去一一修改,即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式,请参考Word帮助。

    3)        提取目录。按论文格式要求,目录放在正文的前面。在正文前插入一新页(在第一章的标题前插入一个分页符),光标移到新页的开始,添加“目录”二字,并设置好格式。新起一段落,菜单栏选“插入︱索引和目录”,点“目录”选项卡,“显示级别”为3级,其他不用改,确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中,肯定是没有使用标题样式或使用不当,不是Word的目录生成有问题,请去相应章节检查。此后若章节标题改变,或页码发生变化,只需更新目录即可。

    注:

    2        目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹,这是Word的域底纹,打印时是不会打印出来的(如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一下目录)。在“工具︱选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。


    四.    参考文献的编号和引用
    参考文献的标注本不是一件麻烦的事情,但是对参考文献编号后就成了一件麻烦的事情,产生的问题和图表公式编号的问题是一样的。手工维护这些编号是一件费力而且容易出错的事情,我们的目的是让Word自动维护这些编号。很幸运,它可以做到,方法跟图表公式的作法相似。

    光标放在引用参考文献的地方,在菜单栏上选“插入︱脚注和尾注”,弹出的对话框中选择“尾注”,点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字,位置为“文档结尾”,确定后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号,并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明,在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。参考文献标注要求用中括号把编号括起来,至今我也没找到让Word自动加中括号的方法,需要手动添加中括号。

    在文档中需要多次引用同一文献时,在第一次引用此文献时需要制作尾注,再次引用此文献时点“插入︱交叉引用”,“引用类型”选“尾注”,引用内容为“尾注编号(带格式)”,然后选择相应的文献,插入即可。

    不要以为已经搞定了,我们离成功还差一步。论文格式要求参考文献在正文之后,参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢,而Word的尾注要么在文档的结尾,要么在“节”的结尾,这两种都不符合我们的要求。

    解决的方法似乎有点笨拙。首先删除尾注文本中所有的编号(我们不需要它,因为它的格式不对),然后选中所有尾注文本(参考文献说明文本),点“插入︱书签”,命名为“参考文献文本”,添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。在正文后新建一页,标题为“参考文献”,并设置好格式。光标移到标题下,选“插入︱交叉引用”,“引用类型”为“书签”,点“参考文献文本”后插入,这样就把参考文献文本复制了一份。选中刚刚插入的文本,按格式要求修改字体字号等,并用项目编号进行自动编号。

    到这里,我们离完美还差一点点。打印文档时,尾注页同样会打印出来,而这几页是我们不需要的。当然,可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。这里有另外一种方法,如果你想多学一点东西,请接着往下看。

    选中所有的尾注文本,点“格式︱字体”,改为“隐藏文字”,切换到普通视图,选择“视图︱脚注”,此时所有的尾注出现在窗口的下端,在“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”,将默认的横线删除。同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”。删除页眉和页脚(包括分隔线),选择“视图︱页眉和页脚”,首先删除文字,然后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮,在弹出的对话框上点“边框”,在“页面边框”选项卡,边框设置为“无”,应用范围为“本节”;“边框”选项卡的边框设置为“无”,应用范围为“段落”。切换到“页脚”,删除页码。选择“工具︱选项”,在“打印”选项卡里确认不打印隐藏文字(Word默认)。

    好了,试着打印一下尾注所在的页,是不是白纸?!


    五.    页眉页脚的制作
    首先介绍一个概念:节。这里的“节”不同于论文里的章节,但概念上是相似的。节是一段连续的文档块,同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。如果没有插入分节符,Word默认一个文档只有一个节,所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚,必须将文档分为多个节。

    论文里同一章的页面采用章标题作为页眉,不同章的页面页眉不同,这可以通过每一章作为一个节,每节独立设置页眉页脚的方法来实现。

    首先介绍页眉的制作方法。在各个章节的文字都排好后,设置第一章的页眉(若连页眉都不知怎么加,请参考Word帮助)。然后跳到第一章的末尾,菜单栏上选“插入︱分隔符”,分节符类型选“下一页”,不要选“连续”(除非你想第二章的标题放在第一章的文字后面而不是另起一页),若是奇偶页排版根据情况选“奇数页”或“偶数页”。这样就在光标所在的地方插入了一个分节符,分节符下面的文字属于另外一节了。光标移到第二章,这时可以看到第二章的页眉和第一章是相同的,鼠标双击页眉Word会弹出页眉页脚工具栏,工具栏上有一个“同前”按钮(图像按钮,不是文字),这个按钮按下表示本节的页眉与前一节相同,我们需要的是各章的页眉互相独立,因此把这个按钮调整为“弹起”状态,然后修改页眉为第二章的标题,完成后关闭工具栏。如法炮制制作其余各章的页眉。

    页脚的制作方法相对比较简单。论文页面的页脚只有页码,要求从正文开始进行编号,但是,在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录,这些页面是不需要编页码的,页码从正文第一章开始编号。首先,确认正文的第一章和目录不属于同一节。然后,光标移到第一章,点击“视图︱页眉和页脚”弹出页眉页脚工具栏,切换到页脚,确保“同前”按钮处于弹起状态,插入页码,这样正文前的页面都没有页码,页码从第一章开始编号。

    注:

    2        页眉段落默认使用内置样式“页眉”,页脚使用“页脚”样式,页码使用内置字符样式“页码”。如页眉页脚的字体字号不符合要求,修改这些样式并自动更新即可,不用手动修改各章的页眉页脚。

    2        论文里页眉使用章标题,可以采用章标题做成书签,然后在页眉交叉引用的方法来维护两者的一致。


    六.    其他技巧
    u       分页符(Ctrl+Enter)

    顾名思义,分页符是用来分页的,分页符后的文字将另起一页。论文中各章的标题要求新起一页,放在新页的第一行,这时就可以使用分页符。在前一章的最后放置一个分页符,这样不管前一章的版面有什么变化,后一章的标题总是出现在新的一页上。
    肯定还有人用敲多个回车的方法来把章标题推到新页!这样做的缺点是显而易见的。若前一章的版面发生了变化,比如删掉了一行,这时后一章的标题就跑到前一章的最后一页的末尾;若增加一行,则后一章标题前又多了一个空行。快抛弃这种费力不讨好的作法吧!

    u       换行符(Shift+Enter)

    这里又涉及Word的一个概念:段落。段落是独立的信息单位,具有自身的格式特征,如对齐方式、间距和样式。每个段落的结尾处都有段落标记(一个灰色的拐弯箭头)。敲Enter键有两个作用,一是在光标位置插入一个段落标记,表示一个段落的结束;二是另起一行。换行符和敲Enter键不同,它只有第二个作用,没有第一个,即换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落,共享相同的段落格式。

    u       双击图标

    以一个例子作为说明。你可能需要在论文里画一个简单的流程图,你先插入了需要的文本框并加入了相应的文字,排好位置,这时你需要用箭头把这些文本框连起来,你用鼠标在绘图工具栏上点了一下箭头图标,然后画了一个箭头,再点一下图标,又画一个箭头,第三次点图标,画了第三个箭头,…有点麻烦是不是?要是可以连续画该多好!事实上可以做到!用鼠标在箭头图标上双击,然后在需要的地方画箭头,看到了吗?当画完一个箭头时,图标依然保持为嵌入状态,表示可以连续作图。当所有箭头都画完后,再在嵌入的图标上点一下,嵌入的图标弹起,Word又回到了文字输入状态。

    不只箭头图标具有这样的功能,其他许多图标都可以如此。格式刷就是一个。当需要把一段特殊的文字格式多次应用时,双击格式刷,连续刷需要的文字,很方便。

    u       居中和右对齐

    你还在用插入空格的方法来把章节标题推到页面中间吗?太土了吧!用格式工具栏上的居中按钮吧。右对齐按钮会从行末开始排列文字。

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  • 一 删除 Word2007中向箭头的符号(软回车符号 shift+enter)  1、软回车替换成硬回车:点击菜单栏中的“开始”→“替换”(F5) ,“查找内容”里面输入^l(或点击“特殊格式”→“手动换行符”);“替换...
    一  删除 Word2007中向下箭头的符号(软回车符号 shift+enter)
      1、软回车替换成硬回车:点击菜单栏中的“开始”→“替换”(F5) ,在“查找内容”里面输入^l(或点击“特殊格式”→“手动换行符”);“替换为”里面不输入任何字符,然后点“全部替换” ,就可以删除整个文档里面的软回车了。 
      2、保留段落换行:点击菜单栏中的“开始”→“替换”(F5),在“查找内容”里面输入^l(或点击“特殊格式”→“手动换行符”); “替换为”里输入^p(“特殊格式”→“段落标记”,然后点“全部替换” 
    二 删除空格
    文档中一般有的空格包括:半角空格(英文状态)、全角空格和制表符空格(中方状态)。 
      1、打开“开始”→“替换”对话框(F5)。在“查找内容”中,按一下空格键输入一个空格(默认情况下是半角空格),“替换为”文本框中什么都不填,单击“全部替换”。
      2、若还有许多空格打开中文输入法,按Shift+空格键,切换到全角状态,然后按空格键在“查找内容”框里输入一全角空格,“替换为”为空,再按“全部替换”,所有的全角空格也都删除了。然后再单击“特殊格式”,选择“制表符”,在“查找内容”框中会出现“^t”(或手工输入),“替换为”为空,再单击“全部替换”,制表符空格也都没了。
    三、删除空段
        最后,删除空段。在“查找和替换”对话框中,两次单击“特殊格式”中的“段落标记”,“查找内容”框中将出现两个“^p”(也可以手工输入^p^p),再把光标定位到“替换为”框中,单击“段落标记”输入一个“^p”,再单击“全部替换”,文档中所有的空段全部消失。
        如果有连续的空段的话,一次替换不完,你可以多按几次“全部替换”,直到提示找不到替换的对象为止。
    四、去掉表格和格式 
        很多网页文档以表格的形式存在的,一般情况下表格的颜色被设为无色或表格宽度被设为0,所以我们在网页上看不到表格。另外,网页文档中换行用的都是手动换行符,还有对字体等格式的设置。如果把从网页上复制的文字直接粘贴到Word中,那么它们也都粘贴进来了,这给重新排版带来了很大的麻烦。
        从“开始”→“选择”→“全选”(Ctrl+A),然后单击“剪切”,再单击“选择性粘贴”。在打开的的“选择性粘贴”对话框中选择“形式”为“无格式文本”,确定。这样表格和各种格式都没了,手动换行符也变成了回车符(段落标记)。

        另外还可以从“文件”菜单中选择“另存为”,把文档保存为纯文本文件,再用Word打开,效果和上面的方法完全一样。 
        从网页上复制文字,在Word中可以直接执行“选择性粘贴”的步骤,这样将省事得多。
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  • 当我们直接将网页文字复制粘贴word的时候,我们会发现,出现在word段落中的段落标记,是一个向的箭头↓,而不是word中的弯弯的那段落标记,即回车符!  这样,看起来就别扭了,操作的时候老觉得不舒服,那么...

          当我们直接将网页文字复制粘贴到word的时候,我们会发现,出现在word段落中的段落标记,是一个向下的箭头↓,而不是word中的弯弯的那段落标记,即回车符!

          这样,看起来就别扭了,在操作的时候老觉得不舒服,那么,如果将网页中的换行符、段落标记↓批量替换成为word中的段落标记呢?方法很简单,一下就好了!

    执行“编辑”→“替换”,在查找内容那里输入 ^l ,在替换为那里,什么都不用输入,然后,直接点击“全部替换”,就这样,就全部替换回来了!

      注意,上面输入的 ^l ,前面的^是在半角状态下输入的;而 l  是英文小写字母L,而不是数字1壹,注意拉,千万别错了。





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  • word编辑技巧

    千次阅读 2010-05-10 18:04:00
    1.2 编辑排版技巧(1)1.2.1 页面设置快速进行调整要对Word进行页面调整,通常大家采用的...1.2.2 Word中巧选文本内容在Word文件中进行编辑操作时,经常需选定部分文件内容或全部内容进行处理,请问有没有快捷的方法进

    1.2 编辑排版技巧(1)
    1.2.1  页面设置快速进行调整
    要对Word进行页面调整,通常大家采用的方法是选择“文件→页面设置”选项的方法进行,请问有没有更快速方便的方法呢?
    答:有,如果要进行“页面设置”,只需用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就可以打开页面设置窗口。
    1.2.2  Word中巧选文本内容
    在Word文件中进行编辑操作时,经常需选定部分文件内容或全部内容进行处理,请问有没有快捷的方法进行选定?
    答:在Word 中要选中文件内容时,有一些快捷的操作方法,掌握好它们可以大大提高你的工作效率。下面为大家介绍这几种用得较多的方法:
    (1)字或词的选取:
    将指针移到要选的字或词后,双击鼠标左键即可选定。
    (2)任意连续的文字选取:
    将指针移到要选取的文字首或末,再按住鼠标左键不放往后或往前拖动,直至选中全部要选择的文字后松开鼠标左键即可。如果采用键盘上“Shift”键配合鼠标左键进行选择,可这样进行:将光标移到要选取的文字首(或末),再按住“Shift”键不放,然后将鼠标指针移到要选取的文字末(或首)并单击,此时也可快速选中这段连续的文字。
    (3)一行文字的选取:
    将指针移到该行的行首,在光标指针变成向右的箭头时,单击鼠标左键即可;
    (4)一段文字的选取:
    将指针移到该段第一行的行首,同样在光标指针变成向右的箭头时,双击鼠标左键即可。
    (5)整个文件内容的选取:
    把指针移到该文件中任一行首(在指针变成向右的箭头时),快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件内容(也可利用组合键“Ctrl+A”快速选定)。
    另外在平时使用中,还有几个特别的快捷键可以加快选取:
    Shift+Home:使光标处选至该行开头处。
    Shift+End:从光标处选至该行结尾处。
    Ctrl+Shift+Home:从光标处选至文件开头处。
    Ctrl+Shift+End:从光标处选至文件结尾处。
    Shift+移动光标:逐字逐行地选中文本(用于一边看一边选取文本)。
    Shift+Alt+鼠标左键单击:可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光标位置的矩形区域。
    小提示:在选取时还可利用“F8”键来进行快速选取。具体操作方法是:先按“F8”键激活系统内置的“扩展选取”模式(窗体状态栏的“扩展”会由灰变成黑色),然后按“F8”键便可选择光标位置后的一个字符,若再按一次“F8”键则可选择光标所在位置的整行字符,再按一次便可选择光标所在的整段字符,再按一次选择整篇文章。如果结合其他键还可实现更多功能,如,与方向键配合使用可灵活选择文本内容;而与编辑键(光标键上面的那些键)配合使用,则可更方便地进行选取,如按下“Home”键或“End”键,则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行或后半行。如果按住“Ctrl”键再按下这两个键,则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按“PageUp”键或“PageDown”键,则是按上、下页选择文本。在使用完并要取消扩展模式时,只需按一下“Esc”键即可。
    1.2.3  Word中合并文件
    在编辑文件时,若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中,除了采用打开原文件对内容进行复制,然后再转入新文件进行粘贴外还有没有其他更好的方法呢?
    答:如果要合并另一个文件,有一个更好的方法进行。
    (1)打开要合并的一篇文件,然后在菜单栏选择“工具→比较并合并文件”选项。
    (2)选择需要合并的另一篇文件,并在窗口右边的“合并”中选择“合并到该文件”项即可。通过这两步操作后,这两篇文件就会合并在一起,同时若要合并多个文件,则可按此方法依次进行。
    1.2.4  快速定位光标
    在文件编辑中,经常需要把光标移到某个位置,如果能够快速进行移动,那肯定会节省很多时间,提高工作效率,请问怎样进行快速定位呢?
    答:对于一些特殊的位置,可以利用快捷键进行快速定位。用得较多的几个快捷方式如下:
    Home:将光标从当前位置移至行首。
    End:将光标从当前位置移至行尾。
    Ctrl+Home:将光标从当前位置移至文件的行首。
    Ctrl+End:将光标从当前位置移至文件结尾处。
    1.2.5  字号快速调整
    在Word中编辑文字时,有时只需将字号缩小或放大一磅,而若再利用鼠标去选取字号将影响工作效率,请问有没有方法快速完成字号调整?
    答:可以,利用键盘选择好需调整的文字后,再在键盘上直接利用“Ctrl+[”组合键缩小字号,每按一次将使字号缩小一磅;而利用“Ctrl+]”组合键可扩大字号,同样每按一次所选文字将扩大一磅。另外也可在选中需调整字体大小的文字后,利用组合键“Ctrl+Shift+>”来快速增大文字,而利用“Ctrl+Shift+<”快速缩小文字。
    1.2.6  快速对齐段落
    在Word中要设置段落对齐,通常大家是利用格式工具栏中的对齐方式进行,请问有没有更方便快速的方法呢?
    答:有,可以利用组合键来快速完成,常用的设置方式组合键如下:
    Ctrl+E:段落居中。
    Ctrl+L:左对齐。
    Ctrl+R:右对齐。
    Ctrl+J:两端对齐。
    Ctrl+M:左侧段落缩进。
    Ctrl+Shift+M:取消左侧段落缩进。
    Ctrl+T:创建悬挂缩进效果。
    Ctrl+Shift+T:减小悬挂缩进量。
    Ctrl+Q:删除段落格式。
    Ctrl+Shift+D:分散对齐。
    1.2.7  移动光标快速定位
    在Word中编辑文件时,经常需把光标快速移到前次编辑的位置,而若采用拖动滚动条的方式非常不便,请问有没有快捷的方法呢?
    答:有,可以利用一种组合键进行快速定位。在需要返回到前次编辑位置时,可直接在键盘上按组合键“Shift+F5”。同时使用该组合键还可使光标在最后编辑过的三个位置间循环转换。
    1.2.8  快速调整Word行间距
    在编辑调整Word文件行距时,常见一些“高手”不用调出格式来进行设置,请问他们是如何完成调整的呢?
    答:其实方法非常简单,在需要调整Word文件中行间距时,只需先选择需要更改行间距的文字,再同时按下“Ctrl+1”组合键便可将行间距设置为单倍行距,而按下“Ctrl+2”组合键则将行间距设置为双倍行距,按下“Ctrl+5”组合键可将行间距设置为1.5倍行距。
    1.2.9  轻松统计Word文件中字数
    Word中有一个非常实用字数统计功能,如要统计一个文件中字数,可直接在菜单栏中单击“工具→字数统计”命令,便可得到一个详细的字数统计表,而且还可在文件中选中一部分内容进行该部分字数统计,但若要把该文件字数插入到文件中,这样得到结果后还需进行输入,操作起来繁琐,请问有没有更方便快速的方法呢?
    答:可以直接把统计字数插入到文件中,具体方法是:
    (1)在菜单栏单击“插入→域”命令,在对话框“类别”下拉列表中选择“文件信息”选项。
    (2)再在“类别”下拉列表中选择“NumWords”选项,并在右侧相应栏设好置域属性格式及域数字格式,如图1-11所示,最后单击“确定”按钮即可。
     小提示:以后在文字有变动时,只需在菜单栏单击“工具→选项”命令,然后在打开的窗口中选择“打印”选项卡,并选择“更新域”复选框,这样打印时,便会自动更新该域,得到新的统计数目。
    1.2.10  轻松选取文件列
    在Word文件中要选择行的方法很多,操作起来也很方便,而如果要对列进行操作,请问有没有方便的方法进行选取呢?
    答:在Word文件中,行的操作非常多,而列的操作相对来说要少很多,其实要选择列有种好方法轻松完成。首先把指针移到要选取的列首或列尾,然后按住键盘上“Alt”键,配合鼠标或键盘进行选取即可,如图1-12所示。
     1.2.11  巧去网址超链接线
    当我们在Word文件中输入网址或粘贴带有网址的内容时,Word会自动产生链接下划线,请问有没有办法去除呢?
    答:这其实是Word自动修改功能引起的麻烦,在想取消超链接的下划线,只需按下组合键“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”,便可将下划线取消。
    另外也可关闭其相应的自动功能:选择“工具”菜单栏中的“自动更正”选项,在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框,最后单击“确定”按钮完成关闭。
    1.2.12  英文单词换行排
    在输入英文或较长网址时(特别是中英文混排时),大家可能常遇到上行字距明显拉宽,而英文单词或网址跑到下行的情况,这样影响了文件的美观,请问有没有办法让英文单词截断换行排呢?
    答:可以,只需对单词或网址加入一个不间断空格,具体操作方法是先选择词组中每个单词(除最后一个单词)后的空格并按下“Ctrl+Shift+Space”组合键即可。
    1.2.13  不同页面的设置
    在一些特殊的Word版式设置时,需要将一个文件中的页面设置成不同的方式,请问此时除了把不同页面做成另一个文件进行设置外,还有没有其他方法轻松完成设置?
    答:要在Word中同一文件中设置不同页面,可以采用下面这种方法进行:首先在菜单栏单击“文件→页面设置”命令,在“页面设置”对话框中将文件前一种页面版式设置好后,再将光标移至需更换版式的页面,再次打开“页面设置”对话框,并按需要对页面进行调整后,在“应用于”下拉菜单中选择“插入点之后”项,如图1-13所示,此时便可在同一个文件中得到不同的页面设置。
     1.2.14  修改自动加标注
    在完成某个文件后再交给其他人审阅或修改,当然希望能一眼就看出修改了哪些地方,请问有没有办法做到这呢?
    答:可以,只需利用Word的追踪修订功能,在把文件交给其他人修改之前进行一些设置即可。打开要使用追踪修订功能的文件,再在菜单栏单击“工具→修订”命令打开修订功能,这样便会在进行文件阅读修改时,Word将自动地给修订者做修改标注,而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分。
    1.2.15  字体设置快速做
    在Word中对文字进行编辑时,经常需对文字进行一些修饰,象文字的加粗、倾斜、下划线等,请问有没有快捷的方法来完成设置呢?
    答:可以完全利用键盘来完成设置。下面对常用的几种方法分别介绍如下:
    ①文字加粗
    首先选中要加粗的文字,直接按组合键“Ctrl+B”便可快速完成;而若要对接下来将输入的文字加粗,则可利用命令格式“*加粗文字*”(双引号不用输入,下同)来完成,即先输入一个“*”号,然后再输入文字内容,需加粗的文字输入完后,再输入一个“*”号即可自动让两个“*”号之间的文字加粗。
    ②斜体文字
    要把文字设置为斜体同样可采用两种方法,对于已输入的内容则可先选中它们,再利用组合键“Ctrl+I”快速完成斜体设置;而未输入的文字,则可利用命令格式“_斜体文字_”来完成。
    ③下划线文字
    要设置文字下划线,则可先选定要添加下划线的文字,再同时按“Ctrl+U”组合键即可实现。
    1.2.16  怎样调出多重剪贴板
    在Word 97后的版本中就提供了多重剪贴板功能,请问若在关闭它后又怎样去打开多重剪贴板进行选择粘贴呢?
    答:Word 2000将剪贴板中所容纳数据的数目由原来的1个调至12个,而Word XP更增加至24个。多重剪贴板可以大大方便我们的编辑处理,而若关闭了多重剪贴板后,则不能再进行选择粘贴,此时若要再使多重剪贴板出现,则可在菜单栏单击“编辑→Office剪贴板”命令即可要开剪贴板。
    1.2.17  如何调整下划线和文字的距离
    在编辑Word时给文字添加下划线后,有时觉得下划线与文字的底边之间距离不合适,请问能不能对这个距离进行调整?
    答:可以调整文字与下划线之间的间距。在选择好要添加下划线的文字后,再在菜单栏单击“格式→字体”命令,然后在打开的字体对话框中选择“字符间距”选项卡,再在“位置”下拉列表框中根据需要选择“提升”或“降低”项,如图1-14所示,并在“磅值”框中调整好需要的距离数值要提升的幅度。可以改变其中的值,从最下面的自动演示框中可以看到设置效果。设置好后,单击“确定”按钮关闭“字体”对话框。回到编辑窗口后,再选择刚才设置字符间距的文字内容,然后用组合键“Ctrl+U”设置下划线。这样,下划线和文字底边就没有紧靠在一起了。
    1.2.18  快速去除回车、分页等特殊设置
    有些朋友可能深有体会,当从网上复制文章并想粘贴到Word文件中时,常会出现格式混乱的情况,请问有没有办法快速去除这些不想有的格式设置?
    答:在对网页上的文章进行复制时,它的格式也被复制,因而在进行粘贴时便会发生很多麻烦,如要去除其中的其他非文字符号、软回车、制表符等,我们只要对这些特殊符号删除掉,或者替换掉就可以了。可以使用“编辑”菜单栏中的“替换”命令来比较轻松的完成。另外还可利用Word提供的“选择性粘贴”进行:在进行了复制操作后,再转入Word,在其菜单栏上单击“编辑→选择性粘贴”命令,如图1-15所示,另外也可采用先把内容复制到记事本中再从记事本进行复制,然后转入到Word文件中进行粘贴的间接方法完成。
    小提示:对于一些特殊符号则需要知道它的输入表示法。如:“^l”表示软回车,“^p”表示硬回车,“^t”表示制表符,“^m”表示手动分页符,“^+”表示长划线(—),“^=”表示短划线(–),“^l”表示人工换行符,^n表示分栏符。
           一、运用“^c”
      在Word中,如果我们要把a内容替换为b内容,可以先把要替换成的b内容(包括字符、图片)复制到剪贴板中,点击“替换”,在“查找内容”框中输入要查内容,在“替换为”框中输入“^c(c一定小写)”;也可以点击“替换”标签下的“高级→特殊字符→剪贴板内容”,“^c”被自动填入“替换为”框中。之后,单击“全部替换”,则所有的a内容全部被复制到剪贴板中的b内容所替换。
         二、运用“”
      要将全文双引号内的内容都设为仿宋、绿色,只能使用通配符“*”,因为双引号内的内容肯定不同。启动“替换”功能,在“查找内容”中填入“*”(含双引号),在“替换为”中点击鼠标,再应用“高级”选项,将字体设为仿宋、绿色,并在“使用通配符”前打勾,之后单击“全部替换”按钮即可。
           三、运用“^p”
      对于文章中的空行,手工删除是一件很麻烦的事情,其实空行的实质也就是多个“段落标记”连在一起,因此我们用Word的替换功能就可删除文章中的空行。在“替换”对话框中,把光标定位在“查找内容”框中,按下“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示为“^p^p”,在“替换为”框中用上面的方法插入一个“段落标记”,即“^p”,然后按下“全部替换”按钮,即可删除单行的空行。对于多行空行,可进行重复替换,直到删除全部的空行为止。
      有的网上文章粘贴进Word 空文档后,每行都有硬回车,且都参差不齐。如何删除硬回车呢?
      首先在每段段尾加上文章中没有的标记如“&&&&”,然后打开“查找和替换”对话框,把光标插入“查找内容”框,逐一点击“高级→特殊字符→段落标记”,再把光标插入“替换为”框中,依次点击“特殊字符→不间断空格”,“^s”出现在“替换为”框中,接着按“全部替换”,所有硬回车都没有了。随后,再打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”框键入“&&&&”,再把光标插入“替换为”框,点击“特殊字符→段落标记”,最后按“全部替换”,至此文章就整理完毕了。
    1.2.19  轻松调用数据库文件中数据
    在使用Word进行编辑时,如要调用Access、Excel等其他数据库中的数据,除了最常用的复制、粘贴的方法外,请问还有没有其他更好的方法?
    答:常规的复制和粘贴操作调用其他数据库中的数据后,会带来一些麻烦,如数据的修改更新、编辑处理等。而若利用“插入数据库”方法完成调用,则可大大方便以后的操作处理。其具体方法是:先通过选择“视图→工具栏→数据库”选项,使数据库工具出现在Word界面上,然后将光标移至需调用数据的位置,再单击数据库工具面板上的“插入数据库”按钮,在新打开的“数据库”对话框中单击“获取数据”按钮,如图1-16所示。在选择好要调用的数据库文件后再单击“确定”按钮返回“数据库”对话框,此时“设置查询选项”将起作用。在此要对调用数据库进行设置筛选等,可以根据自己的需要,设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。另外还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序,在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等。当所有的筛选条件均设置好以后,就可以插入数据了。
    小提示:当插入的数据发生改动时,可以利用源数据库文件改变进行自动更新,则可单击“工具栏”中的“更新域”命令来快速进行更新。
    1.2.20  精确进行文本移动
    在对Word文件进行编辑时,常需对某行或某段文字位置进行调整,通常采用鼠标拖曳的方式进行移动,但在长文件中进行操作时比较麻烦,请问有没有更好的方法精确移动?
    答:可以利用“F2”键来进行精确移动,其具体操作方法是这样的:先选中要精确移动的文本内容,再在键盘上按“F2”键,此时屏幕左下角状态栏中会显示“移至何处?”的提示。接下来只需把光标移至目的地,按回车键便可精确完成移动。
    1.2.21  相同格式段落快速选定
    在Word中,若要对某些段落进行相同格式设置或修改,请问有没有办法快速完成选定呢?
    答:可以,可先选中其中任意一个段落,然后单击“格式→显示格式”命令,在弹出的任务窗口中单击“所选文字”区域示例文字框右边的下拉按钮,选中“选择所有格式类似的文本”即可实现全部选定。
    1.2.22  编号自动生成
    在Word中进行编辑时,有时需要文件自动产生一些编号,这样便于在修改时自动进行变化,请问这个自动编号怎样生成呢?
    答:如果要输入一系列编号,则可利用Word的虚拟表格功能来让系统自动输入编号。方法如下:假设要输入一个1~300的一个编号。首先在Word中单击工具栏中的“表格和边框”工具按钮,然后在文件中画一个表格,并把该表格设置为列数为1,行数为300。然后选中制作的表格,选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”选项,在弹出的对话框中选择“编号”选项卡,再在下面的格式中选择一种自己中意的编号形式,这样电脑就会自动生成这种编号。然后再次选中该表格,选择“编辑”栏下的“剪切”项,然后在选择“编辑”菜单栏中“选择性粘贴”选项,在弹出对话框中选择“无文本格式”,最后单击“确定”按钮完成。此时在文件中就会产生一个1~300的编号,而没有了表格。只要在各个编号中输入内容即可。
    1.2.23  如何自动生成目录
    在利用Word编写一些书本时,常希望能自动生成目录,请问该如何进行设置才能快速生成?
    答:首先在格式工具栏上单击“格式窗格”按钮(或直接在格式选择栏中直接选择“其他”)打开“样式和格式”设置栏,再在其中要设置的格式名称上单击鼠标右键,从快捷菜单中选择“修改”选项,按提示对字体、段落等设置好后,再在Word菜单栏单击“视图→工具栏→大纲”命令打开大纲,并在“大纲级别”中设置好该格式的级别,然后再对文件中各段落进行格式选择,设置完成后再把光标移到需放置目录的位置,再在Word菜单栏单击“插入→引用→索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框,在该对话框选择“目录”选项卡,然后根据自己的需要设置好“显示级别”,如图1-17所示,完成后单击“确定”按钮便可快速得到自己想要的目录。
    1.2.24  轻松去掉页眉的横线
    有很多朋友在利用Word插入页眉后,都发现页眉信息下总会有一条横线,影响整个文件的美观,请问有没有办法把这条橫线去掉?
    答:方法当然有,最简单的方法就是在页眉区域双击鼠标左键激活页眉,然后单击“格式→边框和底纹”命令,在弹出的对话框中把边框设置为“无”,并在“应用于”下更改为“段落”,再单击“确定”按钮即可发现该横线已被去除。
    1.2.25  快速设置段落缩进
    在对段落进行编辑时,请问有没有快捷的方法对段落缩进进行快速设置呢?
    答:有,将插入点定位在需进行设置的段落上,重复按“Ctrl+M”组合键可增加该段落的“左侧段落缩进”;反之,按“Ctrl+Shift+M”组合键即可减少。同样,按“Ctrl+T”组合键可增加该段落的“悬挂缩进”,按“Ctrl+Shift+T”组合键可减少该段落的“悬挂缩进”。
    1.2.26  快速设置左缩进和首行缩进
    在对文件进行编辑时,除了用标尺或菜单进行左缩进和首行缩进操作外,还有没有其他方法进行快速设置?
    答:可以使用“Tab”键和“BackSpace”键设置左缩进和首行缩进。
    1.2.27  快速复制Word字体、段落格式
    在Word中如果要对文件的一个大段落进行格式操作,除了可以使用“格式刷”来复制文字、段落格式以外,还有没有其他的方法呢?
    答:还可利用组合键来快速完成。具体方法是:首先把插入点移到段首,按“Ctrl+shift+↓”组合键选中整个段落,然后按“Ctrl+Shift+C”组合键复制字体、段落格式;接下来把插入点移到目标段落,按下“Ctrl+Shift+V”组合键粘贴该格式。值得注意的是,如果首先只是把插入点移到源格式段落中而不进行选定操作,那么复制和粘贴的就只有段落格式,而不包括相关字体格式。
     1.2.28  精确对齐轻松做
    在Word文件中进行编辑时,有时出现某行总不能与其他行整齐对齐的情况,此时在标尺上进行拖动或按空格键总达不到要求,请问此时有没有办法对该行进行精确对齐?
    答:当出现这种情况时,可以利用标尺上拖动首先缩进的方式进行,但和一般拖动不同的地方是在进行精确对齐拖动时按“Alt”键不松开,此时便可随心所欲地在标尺上对该段落首行缩进进行调整。另外对于一些特殊的情况,如制作试卷时的选择题答案对齐,则可利用Word的表格与文本转换功能轻松实现。具体方法是:对于需精确按列对齐的选项,我们可以按照它的行列数绘制一个相关表格,利用表格列宽可以自动调整的功能进行对齐设置,然后再把表格转换成文本就可避开从键盘输入的烦琐,简单地输入了。现在以英语试卷中输入一个有5道选择题的完形填空答题选项为例来了解一下它的操作过程:
    (1)绘制一5行5列的表格(确定列数的时候,要注意把题号算进去)。
    (2)在表格的第1行第1列输入题号“1”,后四列依次输入答案编号“A、B、C、D”和相对应的答案选项。
    (3)依次在各行的第1列输入相应题号,后四列依次输入答案编号“A、B、C、D”和相对应的答案选项(答案编号可以使用“复制→粘贴单元格”命令进行快速输入)。
    (4)由于第1列显示的是编号,通常列宽较窄,可以单独调节。再选中其余四列,单击鼠标右键,选择“平均分布各列”选项。
    (5)选中整个表格,单击“表格→转换→表格转换成文本”命令,再单击“确定”按钮即完成了答案选项的输入。
    1.2.29  让鼠标助你快速复制
    在Word中要对某些内容进行复制时,一般大家都采用先选择这些内容,然后利用鼠标在工具栏单击“复制”、“粘贴”按钮完成,或者直接在键盘上利用组合键“Ctrl+C”及“Ctrl+V”完成,请问还有没有更快捷的方法呢?
    答:有,利用鼠标常用的有三种方法可快速完成复制。
    第一种方法是,在选中要复制的内容后,再按住“Ctrl”键不松开,并把鼠标指针移到该选择区上按下鼠标左键进行拖动即可。
    第二种方法是,可通过鼠标右键打开的菜单来快速完成,具体方法是:在选中要复制的内容后,把指针移到选择区上并单击鼠标右键,从弹出的菜单中选择“复制”选项,然后再将光标移到要粘贴的位置并单击鼠标右键选择“粘贴”选项即可完成。
    第三种方法首先同样选定需复制的文字,然后按住鼠标右键拖动该文字块至目标位置,松开鼠标右键即完成复制操作。
    1.2.30  一次完成中英文两类字体设置
    在Word中,如果要对一段既有很多中文字符又有很多英文字符的文稿进行字体格式设置,有什么好的办法可以同时实现吗?
    答:可以,首先选中要设置字体的所有文本,把鼠标移到该文本上单击右键,在弹出的菜单中选择“字体”选项打开“字体格式”对话框。在对话框中分别对中、英文字体进行格式设置,最后单击“确定”按钮便可完成两类字体的设置。
    1.2.31  让标题不再排在页末
    在Word中进行编辑排版时,有时出现某些标题正好排在页末的情况,请问有没有办法避开这种情况?
    答:标题出现在页末确实非常不美观,其实只需在排版时稍加设置便可避开这种情况。具体方法是:把插入点移到标题所在段落,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“段落”选项,并在随之出现的对话框中的选择“换行和分页”选项卡选择在“与下段同页”复选框,如图1-18所示,最后单击“确定”按钮即可。
    小提示:如果选中“孤行控制”复选框,系统则会自动向下页移一行文字来避免一页底部出现某段的第一行文字或是某页顶部出现某段的最后一行文字。
     图1-18  避开标题出现在页末
     1.2.32  在文件中签名方法技巧
    在Word文件中可以添加包含个人信息的签名,但究竟是如何添加,有哪些方法可以实现呢?
    答:在个人文件中加入个人信息不但可以很好区别文件编辑者,而且还很具个性化。而要实现它并不难,可利用下面几种方法实现。
    1.利用Word的宏命令
    操作步骤如下:
    (1)在“工具”菜单上,选择“宏”子菜单的“录制新宏”选项。
    (2)在“宏名”文本框中输入宏的名称,比如“个人签名”。并在“将宏保存在”列表框中,单击将保存宏的模板或文件。然后单击“确定”按钮开始录制宏。
    (3)将要输入的个人信息录制好。然后再单击“工具”菜单的“宏”命令,选择“停止录制”选项。
    以后要输入这些信息的时候,我们可以执行如下操作来运行“宏”,在“工具”菜单上单击“宏”命令,然后再选择下一级子菜单“宏……”选项,选择开始建立好的“宏”的名字,单击“运行”按钮,这样个人信息就出现了。
    2.利用域操作
    操作步骤如下:
    (1)在“工具”菜单上单击“选项”命令,然后再单击“用户信息”选项卡。
    (2)在“通讯地址”文本框中输入个人信息。
    (3)在“插入”菜单上,单击“域”命令。
    (4)在“类别”列表框中,选择“用户信息”项,在“域名”中选择“UserAddress”或者“通讯地址”,单击“确定”按钮,个人信息就自动填写好了。
    3.利用自动更正实现
    操作步骤如下:
    (1)在“工具”菜单上,选择“自动更正”选项。
    (2)在“替换”文本框中,输入一个不经常使用的符号(这主要是为了防止替换了正常使用的文字或符号),如“?”。然后在“替换为”文本框中,输入个人信息,最后单击“添加”按钮完成。
    这样设置好以后,下次只要输入“?”,就会出现个人信息了。不过利用这种方法不能分行,最后我们还需要手动调整一些。
    4.利用自动图文集来实现
    操作步骤如下:
    (1)首先选择要保存为自动图文集词条的个人信息。
    (2)在“插入”菜单上,单击“自动图文集”命令,再选择“新建”选项。
    (3)输入要新建图文集的名称,如“个人信息”。这样个人信息就录制好了。
    当以后要输入个人信息时,只需要在“插入”菜单上,单击“自动图文集”命令,再选择“正文”项,最后单击“个人信息”即可。其实,不仅可以利用这些方法输入个人信息,如果其他内容经常要重复输入的话,我们也可以利用这些方法。
    1.2.33  快速添加联合文件头
    有时需对Word文件添加联合文件头,由于它有特殊格式要求,制作起来很麻烦。请问有没有又快又好的方法来完成这一任务呢?
    答:可以,具体方法如下:
    (1)根据联合文件头的文字行数和式样插入行列数合适的表格。
    (2)按文件头样式把相应需显示大字体的单元格合并。
    (3)选中所有的单元格,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击“表格属性”命令打开相应的对话框,再单击“单元格”选项卡,单击“选项”按钮,在随之出现的“单元格选项”对话框中,选择“适应文字”复选框后单击“确定”按钮退出。我们即可以根据需要调整联合文件头的各个部分的字体、字号、字的颜色及表格的列宽、行高等设置。
    (4)取消表格边框。例如:假定联合文件头样式为“××市××单位××文件”,联合发表该文件的单位数目为4个,插入的表格应该是4行3列。由于“××市”和“××文件”需设置大字体,故要把第1列和第列单元格合并。其他设置可以按照上面的方法完成即可。
    1.2.34  巧改文本框的形状
    Word用户都可能发现,在插入文本框时,其形状通常都是矩形,请问能不能根据实际输入的需要,对文本框的形状进行改变呢?
    答:可以,首先选中要改变形状的文本框,然后单击“绘图”工具栏上的第一个“绘图”按钮右边的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选择“改变自选图形”选项,选定一种需要设置的图形形状即可,如图1-19所示。用此法也可改变插入的“自选图形”的形状。
    1.2.35  页码任意位置插入
    在Word中利用“插入→页码”命令可以为各页加入页码,但其位置总被固定在几个区域,请问能不能突破限制,让页码的位置随心所欲地进行调整?
    答:可以利用两种方法实现,第一种方法是利用Word提供的“文本框”功能实现。其具体方法是:首先在需要插入页码的区域插入一个文本框并调节好文本框的大小,然后在文本框内输入相应的页码编号后,用鼠标右键单击文本框边框线,在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”选项,把“线条”颜色设置为“无”,单击“确定”按钮即可取消边框线。用此方法插入的页码,只要单击页码,仍可调出虚线文本框,按住鼠标左键不放随意拖动文本框,页码位置也可随之移动。
    第二种方法是直接利用鼠标的拖动功能,具体操作方法是:先利用“插入→页码”命令完成页码插入后,再在页码框上双击鼠标左键(此时便可对页码进行编辑),然后把指针移到页码框上,按下鼠标左键进行拖动,如图1-20所示,便可对页码的位置进行任意调整。
    1.2.36  如何给文件添加行号
    如果要统计Word文件中的行数,除了查看状态栏信息外,能不能让系统自动地为每行添加行号?
    答:如果要给Word文件添加行号,只需在菜单栏单击“文件→页面设置”命令,然后选择“版式”选项卡,在“应用于”下拉列表中选择设置行号的范围,再单击“行号”按钮,选择“添加行号”复选框,在“编号方式”选择项中可以根据要求选择以页、节为单位编号或是对整篇文件进行连续编号,如果要统计文件的总行数,就选择“连续编号”单选按钮即可,如图1-21所示。
    1.2.37  如何设置不同的奇/偶页页眉及页脚
    在编辑一些多页的文件时,常需插入页眉或页脚,但在通常情况下其奇偶页是相同的,请问如果要为奇、偶页设置不同的页眉和页脚,则应该如何进行操作?
    答:这个问题很多用户都常遇到,其实处理起来并不难。具体操作如下:
    (1)单击“视图→页眉和页脚”命令,在弹出的“页眉和页脚”对话框中单击“页面设置”按钮。然后选择“页眉和页脚”框下的“奇偶页不同”和“首页不同”复选框并单击“确定”按钮返回“页眉和页脚”对话框。
    (2)在文件首页页边距区域内出现“首页页眉和页脚”区域,若首页无需页眉和页脚,则在此可不输入任何内容。
    (3)单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示下一项”按钮,则在第2页顶部会显示“偶数页页眉”,可以根据需要在页眉区域输入相关内容;如果需要设置页脚,可单击“在页眉和页脚间切换”按钮,切换到页脚区域输入相应页脚信息。
    (4)再次单击“显示下一项”按钮,第3页顶部会显示“奇数页页眉”字样,可以参照步骤3完成奇数页页眉和页脚的设置。
    (5)单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮,即可看见奇/偶页不同的页眉和页脚设置应用于整篇文件了。
    1.2.38  巧为拼音设置不同颜色及字体
    在Word中对文件进行编辑时,有些用户总觉得遗憾,因为文件中的拼音字体及颜色不能按自己的需要进行调整,请问究竟有没有办法对拼音设置不同的颜色或字体?
    答:拼音的设置不同于文件中文字的设置,如果直接去尝试选中拼音,则会对拼音下的文字也进行选中,因而要解决这个问题,可以进行下面的操作:
    (1)先用鼠标选中已经添加了拼音的文字,并在选择区上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”选项,这时我们发现拼音和文字已经变成了一串奇怪的字符,即拼音、文字的相关代码。
    (2)要想对拼音和文字设置不同的字体及颜色,只需分别选定每一个字的拼音(也可以是拼音中需要强调的某个或某些字符)或汉字代码进行字体或颜色设置。
    (3)设置完成后,再选中所有的代码,单击鼠标右键,再次选择“切换域代码”选项,此时就会发现,拼音和文字已经变得五颜六色、多姿多彩了。
    1.2.39  取消已插入的页码
    当在Word文件中想把已插入的页码消除,通常采用把文件内容复制到记事本中,再粘贴到新的文件中进行取消,请问有没有简单的方法完成页码删除?
    答:其实要取消页码,操作并没有上面讲的那样复杂,可以轻松地完成页码取消。具体操作方法如下:首先在页码编号上用鼠标左键双击进入编辑状态,然后选中需取消的页码号,再按“Delete”键即可取消页码。
    1.2.40  为分栏创建页码
    给每个页面都创建页码非常有用,而在对每页分栏后,页码并不会对每栏都加入页码,请问有没有办法为每栏都创建页码?
    答:Word文件分栏后,尽管一页有两栏乃至多栏文字,但程序仍然将文件视为一页,使用“插入”菜单中的“页码”命令不能给每栏文字一个页码。如果需要给两个分栏文字的页脚(或页眉)各插入一个页码,产生诸如8开纸上的两个16开页面的效果。可以按以下方法操作:单击“视图”菜单的“页眉和页脚”命令,切换至第一页的页脚(或页眉)。在与左栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*2-1}页”,在与右栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*2}页”。输入时先输“第页”,再将光标插在两者中间,连续按两下“Ctrl+F9”组合键,输入大括号“{}”。然后在大括号“{}”内外输入其他字符,完成后分别选中“{={PAGE}*2-1}”和“{={PAGE}*2}”,单击鼠标右键选择快捷菜单中的“更新域”选项,即可显示每页左右两栏的正确页码。
    如果文件分为三栏,并要在每栏下显示页码,可以将“第页”之间的域代码修改为“{={PAGE}}*3-2}”、“{={PAGE}*3-1}”和“{={PAGE}}*3}”。再按上面介绍的方法更新,即可显示各栏的正确页码,并由此得四分栏乃至更多分栏的域代码如何设计。若要在更新域后修改域代码,可以将其选中,单击鼠标右键,选择快捷菜单中的“切换域代码”选项,即可看到完整的域代码。
    1.2.41  为部分文件创建不同页眉或页脚
    在Word中进行编辑时,有时需要对同一个文件中不同部分页面创建不同的页眉或页脚,请问有没有办法解决?
    答:可以肯定的是能够按需进行创建。由于一般要创建页眉或页脚时,Word自动在整篇文件中使用同样的页眉或页脚。如果要为部分文件创建不同于其他部分的页眉或页脚,首先要对文件进行分节,然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。
    如果尚未对文件进行分节,那么应该在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符,然后单击要为其创建不同页眉或页脚的节,再单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令即可。当然如果需要,也可将光标移到要修改的页眉或页脚处。再单击“页眉和页脚”工具栏上“同前”选项。修改已有的页眉或页脚,或为该节创建新的页眉或页脚。则Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。再为下一节创建不同的页眉或页脚时,则重复上述步骤即可。
    1.2.42  如何去除格式标记
    有些用户在使用Word时总会在段落开始或末尾出来一些各式各样的符号,有时影响观看版面效果,请问可以去掉吗?
    答:这些符号叫做“格式标记”,它们并不影响打印效果。如果想去掉它们,可以在“工具”菜单中选择“选项”,然后在弹出的对话框中,选择“视图”选项卡,在“显示”栏下列出许多格式标记,可以选择相应的或取消选择“全部”。
    1.3.1  文字巧妙转换成表格
    通常大家制作表格时,都是采用表格和边框工具来绘制表格,或者利用“表格→插入→表格”命令来定制表格,请问如已输入了文字,则有没有办法让文字快速产生表格呢?
    答:有,可以用Word提供的表格与文字之间的相互转换功能完成。具体方法是这样:
    (1)按照自己的计划先将表格中的各项内容输入Word文件中,在这需注意的是,一定要利用一种特别的分隔符隔开准备产生表格列线的文字内容,该分隔符可以是逗号、制表符、空格或其他字符。
    (2)选中需产生表格的文字内容,在菜单栏单击“表格→转换→文本转换成表格”命令,在弹出的对话框中的“文字分隔符位置”选项中选逗号(一定要和输入表格内容时的分隔符一致),同时按所要的表格形式对其他选项做适当的调整,如图1-21所示,单击“确定”按钮便可完成该表格。
    1.3.2  用“+”、“-”号巧制表格
    表格制作一般的Word用户都会,但如果只利用键盘上的“+”号和“-”号来快速完成表格制作,可能很多朋友都不会,它的具体操作方法又是如何进行?
    答:利用键盘上的“+”与“-”号制作表格,有时会给我们带来更高的效率。在制作前首先得明白“+”号表示下面将产生一列线条,而“-”号起到连线的作用,其具体制作方法是:首先在要插入表格的地方输入“+”号,用来制作表格顶端线条,然后再输入“-”号,用来制作横线(也可以连续输入多个“-”号,“-”号越多表格越宽),接着再输入一些“+”号(“+”号越多,列越多),如图1-22所示。完成后再按回车键,便可马上得到一个表格。
    小提示:用此方法制作出的表格只有一行,若需制作出多行的表格,则可将光标移到表格内最后一个回车符号前,按“Tab”键或回车键(Enter),即可在表格后插入行。
    1.3.3  轻松微调行列宽度
    在Word中制作表格时,有时需要对行列宽度进行一些微调,请问除了进行表格属性外,有没有其他更方便的方法呢?
    答:在进行Word表格编辑时,如果要知道行或列的宽度,只需在按住鼠标左键调行的同时按下右键,标尺上(调整行时会在垂直标尺上显示,而在调整列时会在水平标尺上显示)就会显示出行或列的尺度,如图1-23所示。
    小提示:此时表格标尺的精确度为0.01字符。
    1.3.4  表格行列宽度调整技巧
    表格在制作完成后常需进行一些调整,而在调整中有没有技巧呢?
    答:技巧当然有,下面就给大家介绍一下如何对表格行列宽度进行调整的技巧。
    首先选中要调整的行或列,并在选择区域上单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“表格属性”选项,然后再根据实际情况选择“行”或“列”选项卡(若要调整行高度则选择“行”选项卡,要调整列宽度则选择“列”选项卡),再选择“指定高度”复选框,然后在其后输入具体数值,完成后单击“确定”按钮便可设置完成。当然若不需达到如此精确度,也可利用鼠标拖动表格线的方式进行调整,在调整的过程中,如不想影响其他列宽度的变化,可在拖动时按住键盘上的“Shift”键;而若不想影响整个表格的宽度,可在拖动时按住“Ctrl”键。
    1.3.5  如何让文字自动适合单元格
    当在Word表格中输入文字时,很多用户都遇到过表格单元格被“挤开”的现象,请问有没有办法让文字能够根据单元格的大小而自动调整自身的大小呢?
    答:可以,只需进行一些小设置即可做到。具体设置方法是:
    (1)选中要设置自动调整的单元格。
    (2)在Word菜单栏单击“表格→表格属性”命令。
    (3)再在“表格”选项卡下单击“选项”按钮打开“表格选项”对话框,取消选择“自动重调尺寸以适应内容”复选框。
    (4)单击“确定”按钮返回“表格属性”对话框,然后选择“单元格”选项卡,再单击“选项”按钮,在新打开的对话框中选择“适应文字”复选框即可。
    1.3.6  快速缩放表格
    在Word中制作好表格后,若发现需对整个表格进行缩放,请问有没有办法一次对整个表格完成缩放?
    答:在Word 2000及Word XP中,我们只要将指针停留在表格内部任意一处,稍等片刻便可在表格右下角看到一个尺寸控点(一个小“口”字形),如图1-24所示,将鼠标指针移至该表格尺寸控点上(此时指针会变成二四象限倾斜的双向箭头),按下鼠标左箭再往需要的方向拖动表格,便可实现表格的整体缩体。
    1.3.7  表格的整体移动
    上面讲到怎样对表格进行整体缩放,那么如果要对整个表格进行位置移动,请问该如何操作呢?
    答:同样在Word 2000及Word XP中也提供了这种功能,在将指针移到表格上任意单元格上,稍等片刻便可在表格最左上端出现一个移动控点(一个小“田”字形),将鼠标移到控点上方(指针变成四个方向的箭头形时),按下鼠标左键,并移动鼠标便可将整个表格随心所欲地在文件内进行移动。
    1.3.8  表格重复标题一次设定
    在制作一些长于一页的表格时,对于标题很多朋友都采用复制粘贴的方法加上,那么有其他更好的方法吗?
    答:在Word中要实现这个功能,其实相当简单。首先选中要重复的表格标题,然后单击“表格→标题行重复”命令,此时每一页表格是不是都有标题了?但需要注意的是这个方法只适用于自动分页,对于强行分页的情况不适用。
    1.3.9  表格、文字排版技巧
    在文件中,若要对已制作好的表格及文字进行一些其他排版处理,如“环绕”,可怎样去操作?
    答:在表格上任意位置单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“表格属性”选项,在“表格”选项卡下,我们便可以选择需要的排版方式,比如要设置为“环绕”,则可在“环绕”上单击鼠标左键选中,另外如果采用手工绘制表格,可在绘制表格之前按“Ctrl”键,这样得到的表格就有文字环绕效果。
    1.3.10  表格中文字排版技巧
    在表格中如何对文字进行设置排版方式,而采用工具栏上的那几个功能太差,有没有更好的方法进行?
    答:当然有更多更好的排版方式。如果是要对整个表格中单元格采用相同排版方式,则可先选中整个表格(如果只是对几个单元格进行设置,可分别选中这几个单元格再设置),然后在选中区上单击鼠标右键,选择快捷菜单中的“单元格对齐方式”选项,在其下一级菜单中所需要的方式上单击鼠标左键即可。
    1.3.11  巧制斜线表格
    我们经常需要绘制一些带有斜线的表格,这在Word中怎样进行绘制呢?
    答:把整个表格绘制好,然后选中需要绘制斜线的单元格,再单击“表格→绘制斜线表头”命令,在打开的“插入斜线表头”对话框中可以选择不同的表头样式,再在预览窗右侧相应栏中输入文字,如图1-25所示,完成后单击“确定”按钮即可。同时采用这种方法制作好的斜线表格,如果我们需要更进一步进行调整,则可在该单元格上单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“组合→取消组合”选项,然后再对斜线及该单元格进行调整。
    1.3.12  快速拆分表格
    对于已制作好的表格,如果要把它拆分为两个表格,请问有没有办法?
    答:有,可以先将光标移至即将拆分成第二个表格的首行上,然后同时按“Ctrl+Shift+Enter”组合键,便可把光标前插入一空行,这样便将原来的表格分成了两个。
    1.3.13  快速合并多行(或多列)线条
    对于Word中的表格,如果要去除一行或一列线条,可以利用橡皮选择无边框线擦除,但如果是要合并连续的多行或多列,我们有没有其他更好的办法呢?
    答:好办法是有的。可以先选中要去掉线条的表格线,并在选择区其上单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“表格属性”选项,在新打开的“表格属性”对话框中单击“表格”选项卡下的“边框和底纹”按钮,然后在打开的“边框和底纹”对话框中“预览”旁单击去除不要的相应线条按钮即可。
    1.3.14  快速设置表格排版方式
    在制作完成一个表格后,它总是以左侧为对齐点,有没有办法使其居中排版呢?
    答:方法当然有,并且相当简单。首先将指针停留在表格上任意的地方,稍等片刻,表格最左上端便会出现移动控点。再单击该移动控点,便可选中整个表格(当然也可利用行或列的选择方式进行选定),然后单击格式工具栏上的“居中”图标按钮即可使表格居中排版。
    1.3.15  快速变换表格虚实线条
    在制作好表格后,如果需要对多行或多列的表线虚化(无边框),或者是要使虚化的线条实化,请问有没有办法呢?
    答:有两种好用的方法实现:第一种方法是打开“表格和边框”对话框(直接在常用工具栏上单击“表格和边框”图标按钮即可),再在“线型”中选择“无边框”,如图1-26所示,然后在需要虚化的线条上再进行绘制一遍即可。第二种方法是选中需要虚化的表格线条,然后在其上单击鼠标右键,选择“表格属性”选项,在新打开的“表格属性”对话框中选择“表格”选项卡下的“边框和底纹”按钮,然后在打开的“边框和底纹”对话框中“设置”下选择“无”再单击“确定”按钮即可。

    1.3.16  表格内数据按小数点对齐
    单位的财会人员常要对一些表列的数据以小数点进行对齐,请问要实现它该如何操作?
    答:可利用Word的制表位功能达到目的,具体操作步骤为:首先按正常方式在Word表格中输入有关数字,然后以列为单位将需要实现按小数点对齐的单元格定义为块;再执行“视图”菜单的“标尺”命令,显示Word的标尺栏(如果用户的标尺栏处于显示状态,则可跳过此步骤);然后在该列上端标尺栏上用鼠标左键双击,打开“制表位”对话框,在“制表位”对话框的“对齐方式”列表框中选择“小数点对齐”选项,单击“确定”按钮后关闭对话窗,标尺栏上便会出现一个“小数点制表符”,此时拖动标尺栏上的“小数点制表符”,使小数点处于表格的适当位置,这样便可使该行数据以小数点对齐。
    1.3.17  表格跨页,表头自动跟随
    在制作表格时,若表格长度较长,跨过了一页时,表头每次都是采用复制的方法在另一页上进行制作,请问有没有更简单的方法实现呢,特别是在有多页时,复制起来也很麻烦?
    答:对于这个问题有很多朋友都是采用复制、粘贴的办法解决,其实可以更轻松做到的。首先选中表头,然后单击“表格→标题行重复”命令,其后多页的表头便可迅速完成。
    1.3.18  在表格中快速进行计算
    利用Word制作好一张成绩后,想对学生成绩进行求和计算,听他人讲可以利用Word自动完成,请问具体操作方法是怎样?
    答:可以,完成数据输入后,把指针移到准备输入公式的单元格,再在菜单上单击“表格→公式”命令,在“公式”文本框输入公式,再单击“确定”按钮便可得出利用该公式计算得出的数据。同时在“公式”对话框中“粘贴函数”下拉列表下有很多函数供选用,通过选择便可完成很多复杂的计算任务。
    小提示:在输入公式时,可以采用类似于Excel中的样式来引用表格中的数据。表格中的列数可用A、B、C、D……来表示,行数则可以用1、2、3、4……来表示。如“= (A3+B5)/5”即表示第一列的第3行单元格中的数据加上第二列的第5行单元格中的数据然后除以5的结果。另外在表格中进行求和计算时要注意:如果是对行(列)求和,插入点需放在此行(列)最右侧(下面)存放计算结果的单元格中,才能正确显示运算结果,否则会把插入点所在单元格的数据覆盖;而如果求和单元格的上方列和左边行都有数据时,在进行求和计算时列求和优先权大于行求和。
    1.3.19  表格中的删除小技巧
    在复制粘贴一张表格后,想对其中的数据进行删除,但不删除表格,有没有简单的方法?
    答:有,首先选中要删除的单元格中数据,再按“Del”键,便可把所有数据删除;而若在选中整行或整列、整个表格时,按“空格键”则可删除已选中的行、列或整个表格。
    1.3.20  快速删除表格中指定的行或列
    在删除Word表格中的行或列时,常采用选中,再在其上单击鼠标右键,从弹出菜单中选择“删除”选项的方法,请问有没有更快捷的方法来删除指定行或列?
    答:有,可以先把指针移到要删除的指定行或列中任一单元格中,然后按“Alt+A”组合键,接着按“D”键,再按“R”键,此时会删除光标所在的行,而按“Alt+A”组合键,依次按“D”键、“C”键,则可删除光标所在的列。同时也可以通过按住鼠标左键,拖动鼠标,选定连续的数行(或列),运用上面的组合键,进行快速操作。
    1.3.21  Word表格自动排“序号”
    在Word表格中,经常需要填写一些有规律的数据,如序号,可不可以让Word自动完成呢?
    答:可以的。首先在Word表格中选中要填序号的区域,再单击“格式→项目符号和编号”命令,在打开的“项目符号和编号”对话框中选择“编号”选项卡,根据需要选择好编号形式后,再单击框下边的“自定义”按钮,出现“自定义编号列表”对话框,在“编号格式”文本框中输入自己想要的格式形式,注意框中数字“1”不能删掉,而其后的点“.”或半圆括号“)”可去掉或变成其他样式;在“编号样式”下拉列表框中选“1,2,3,……”,“起始编号”数字框中填上序号的第一个数字,如“1”,同时还可在“编号位置”下拉列表选择对齐方式,如“左对齐”、“居中”或“右对齐”;在“字体”栏可对文字做修饰工作;完成后单击“确定”按钮,Word表格所选择的行或列中便自动填写好了想要的“序号”。
    1.3.22  一次插入多行或多列
    在制作好表格后,突然发现在表格中还需插入多行或多列,常用的是先选中要插入行或列的下一行或列,再在其上单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“插入行”或“插入列”选项来添加,这样在要插入多行或多列时,操作起来比较麻烦,请问有没有更好的方法一次插入呢?
    答:有,对上面运用的方法稍加改进便可做到。首先在选择行与列时,可以选择多行,即如果要插入三行,则可先一次选中三行,再在选择区上单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“插入行”选项即可,如图1-27所示。
    1.3.23  防止表格跨页断行
    在制作表格时,若长度跨过一页,有时便会出现断行现象,有什么办法避免吗?
    答:要防止某行单元格中的文字前后拆分在两页,在表格上单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“表格属性”选项,再在“表格属性”对话框中选择“行”选项卡,取消选择“允许跨页断行”复选框,再单击“确定”按钮关闭属性对话框即可。
    小提示:在Word 97中则选择“表格”菜单中的“单元格高度和宽度”选项,在出现的对话框中,打开“行”选项卡,取消选择“允许跨页断行”复选框,确定后即可防止跨页断行。
    1.3.24  表格中数据快速排序
    在表格中输入数据后,如果要对它们进行排序,请问有没有快速的方法进行?
    答:首先选中要排序的列,再单击Word菜单栏中的“表格→排序”命令打开“排序”对话框,选择该列数据要按何类型排序,比如学生成绩当然是选择“数字”,再在其后设置排序方式:升序或降序,如图1-28所示,在Word中我们一次可最多对三个关键字进行排序。
    1.3.25  巧用表格制作罗列式结构图
    在Word中制作罗列式结构图时,总没有别人制作的漂亮,如不对称、上下间隔不均匀等,请问有没有办法解决这个问题呢?
    答:这是很多朋友常被困扰的“难题”,不过利用表格便可轻松解决。首先根据结构图的行、列及括符数制作出相应行、列数的表格,然后对结构图前一级文字所处的单元格选择合并,输入文字并设置为垂直居中,再在绘图工具栏插入相对应的大括符,最后再选中整个表格,在其上单击鼠标右键,选择“表格属性”选项进入,再单击“表格”选项卡下的“边框和底纹”按钮,然后在新窗口设置栏下选择“无”,单击“确定”按钮完成。
    1.3.26  如何让表格左右两边绕排文字
    想在表格左右两边绕排文字,请问除了用文本框外还有别的方法吗?
    答:如果要在表格右侧(左侧)输入文字,Word一般会提示“此操作对行结尾无效”的错误信息。这时一般可以用文本框的“绕排”来实现。其实不用文本框也可以实现。操作如下:先把该表格的最后一列(或第一列)合并成一个单元格,并且设置好该单元格只有左边(或右边)有边框,这样在该单元格输入的文字就可以绕排在表格的一边了。
    1.3.27  利用表格分栏、竖排文字
    当在编辑一个如报刊那样的文字排版效果(文字横、竖错落有致)的文件,可是用文件段落格式来排版好像效果不是很好,请问有什么更好的操作方法吗?
    答:要横、竖排版文字,我们一般是把文字独立设置成段落格式、横竖排版,但要实现报纸的那种排版效果的确不是很好操作,但我们可以利用表格分栏来实现这种灵活多样的文字排版要求。首先把各栏(块)内容分别放入根据需要绘制的一个特大表格单元格中(如和报纸版面一样大的表格),然后再合理设置好各个栏(块)内的文字排版样式,最后再设置好各个栏的边框(如无边框)等,这样就能得到如报纸上的排版效果了。
     1.3.28  巧用分隔法让一栏同存两表格
    在Word中建立表格时为什么无法让两个表格在同一栏,请问有没有办法让多个表格存在同一栏中?
    答:Word中的表格两侧是不能插入其他表格的,所以无法让两个表格处在同一栏上。不过我们可以把一个表格“一分为二”来间接得到双表格。具体操作如下:先选定表格中间作为“分隔”的某列,然后通过“边框和底纹”对话框中的“预览图”取消所有的横边框,就可得到“双表格”了。
    1.3.29  表格文本缩进
    在Word中编辑文件时,对于文本可以实现缩进,而对于表格中的文本,又该如何快速实现缩进呢?
    答:Word表格中的“Tab”键有特殊用途,按下“Tab”键光标会跳到下一单元格,不能实现文本的缩进。如果想让表格的文本缩进,可以按“Ctrl+Tab”组合键,光标就会像普通文本那样在表格中缩进了。
    1.3.30  如何实现表格的垂直分割
    使用“表格→拆分表格”命令可以实现表格的水平分割,有什么方法可以实现表格的垂直分割吗?
    答:可以稍加设置便可实现表格的垂直分割,具体步骤如下:首先选中分割处的那一列,然后用鼠标右键单击该列,在弹出的快捷菜单中选择“边框和底纹”选项,然后在弹出的对话框中单击“边框”选项卡,在预览区中取消该列的顶边框、中边框和底边框,最后单击“确定”按钮即完成了表格的垂直分割。
    1.3.31  巧做设置,避免表格断裂
    为什么在Word中制作表格,当表格出现跨页的情况时常会发生断裂的现象,请问如何避免由于页面原因致使表格显示断裂?
    答:只需要单击“表格→表格属性”命令,在弹出的对话框中选择“行”选项卡,并选择“允许跨页断行”复选框,单击“确定”按钮即可。
    1.3.32  巧用表格实现特殊格式要求
    在Word的“文本与表格转换”一栏中,我们曾经谈到可以利用表格的部分特殊功能实现试卷选择题的对齐输入,具体应该怎么做呢?
    答:由于一般选择题答案选项都是4个,我们可以把输入整个试卷的选择题部分看做是在制作一个4列多行的表格。将题目输入行利用“合并单元格”命令把它合并,用于输入题目内容。在答案输入行依次输入相关的答案选项。操作完成后,在“边框和底纹”对话框中取消表格的边框就可以了。
    1.3.33  快速在铅笔和擦除工具间转换
    在Word中绘制表格,常常要用到铅笔和擦除工具,单击工具按钮转换比较麻烦,有没有什么方法可以在它们之间快速转换?
    答:选中铅笔工具后,要使用擦除功能,只要按住“Shift”键即可。
    1.3.34  快速设置统一图形格式
    如果需要将多个图形设置为同一格式,有何快捷方法?
    答:和设置文本格式一样,使用“格式刷”。
    1.4.1  快速在图片上插入文字
    在Word编辑过程中,有时候需要在插入的图片上加入文字,请问有没有快捷的方法?
    答:只需要在要加入文字的图片上新建一个文本框,在文本框内部输入要加入的文字,再在“设置文本框格式”中把线条色设置为“无”即可。
    1.4.2  巧取Word文件中的图片
    有时在他人的Word文件中发现有自己特别喜欢的图片,并想要把它保存下来,有没有办法得到该图片的单独文件呢?
    答:也许你会想到复制后粘贴,但那样做得到的图片效果会比原图可能要差,其实可以这样操作,得到该图的最佳效果及单独文件:首先打开那个Word文件,选择“文件→另存为”选项后会弹出一个对话框,选择好文件名和路径后,并从“保存类型”下拉菜单中选择“Web页”方式保存,完成后再去所选择的保存路径下看看,此时会发现一个与选择的文件名相同名称的文件夹,进入该文件夹,此时所要的图片已在里面了,但要注意的是每个图都有两个图形文件对应,要选择那个容量大的图片文件。
    1.4.3  将Word文件转换为图形文件
    有些用户没有安装Word程序,而需将一个配有图片资料的Word文件拿到这类用户计算机上进行观看,请问有没有办法在Word中快速把Word文件转换为图形文件?
    答:将要转换的Word文件保存并关闭,然后再新建一个空白Word文件,在资源管理器中将需转换的Word文件图标拖到该空白Word文件中就可大功告成。
    1.4.4  Shift键让绘图更标准
    在Word中绘画时,常现现直线不直、圆不圆的情况,请问有没有办法解决这个问题?
    答:在用Word及其他一些Office组件中,有时会画一些直线带箭头的直线或者其他一些简单的图形,“Shift”键便可起到特殊的作用。如在绘图工具栏选择椭圆工具时要画一个圆,而常绘制出不标准的圆,此时可在绘画时按住“Shift”键便可画出标准的圆,同样在选择矩形工具时按住“Shift”键便可画出正方形,选中直线工具时按住“Shift”键便可绘画笔直的直线(但只能会绘制出四个方向的直线)。
    1.4.5  文件中图片为何无法显示
    在打开一些含有图片的Word文件时,有时后会发现文中的图片无法显示。在图片位置被一个很大的红色的“×”替代了。请问这时什么原因,同时可如何解决?
    答:出现这种现象的原因是在编辑这些图片时,由于不小心将这些图片的一部分放置或移动到了页面以外的位置。只要对这些图片重新进行页面设置,使它们全部位于页面范围之内,那么下次再打开时就不会出现这种现象了。
    1.4.6  在Word中转换图像格式
    有时在编辑Word文件时要用到一些图像,可是有时图像太大了,而身边又恰好没有图像格式转换的工具,请问在Word中可以实现图像格式转换吗?
    答:转换图像格式是图像编辑处理软件所具有的功能。其实用Word XP也可以实现图像格式的转换。如想把一幅BMP格式的图像转换成JPG或GIF格式。可以执行如下操作:首先新建一个空的Word文件。再执行“插入”操作。选择“图片→来自文件”选项,在弹出的文件选择对话框中选择需要转换格式的目标图像文件,然后单击“插入”按钮完成。插入指定的图像后,还可以根据需要适当调整图像的大小以及位置,处理好后,选择菜单栏中的“文件”菜单项的“另存为Web页”选项,再输入文件名和保存路径,单击“保存”按钮后Word文件就转换为Web文件了。这样系统会自动根据原始图像的颜色多少,将其转换为JPG或GIF格式。
    1.4.7  用图像替换文字
    在使用Word时可以用文本替换功能来把图片用文字来替换,可是在“替换为”文本框中却无法输入图像。也就是不能用图片来替换文字。请问有什么办法解决吗?
    答:在“替换为”本框中我们无法输入图像,不过可以试试以下方法来实现用图片替换文字:首先通过图像编辑软件(如系统自带的画图、专用软件Photoshop等)打开要替换的图像,然后在编辑区中选定该图像,再单击编辑界面中的复制命令(一般都有的)将图像复制到系统剪贴板上,然后在Word中选择“编辑”菜单中的“查找”选项,在弹出的对话框中选择“替换”选项卡。在“查找内容”文本框中输入要替换的文字,并在“替换为”文本框中输入“^c”(其中c字符要小写),单击“替换”按钮后,Word就会自动以粘贴板中的内容替换“查找内容”文本框中的指定的文字内容了,也就实现了用图片来替换文字。
    1.4.8  在Word中画图
    听说在Word中也可制作一些简单的图画,但自己却不知该如何去做,请问能否简单介绍一下?
    答:在Word中确实可以对常见的一些图形进行绘制,具体绘画方法如下:
    (1)绘制一般直线:单击绘图工具栏上的“直线”图标按钮然后按住“Shift”键拖动鼠标。
    极短直线:单击“矩形”图标按钮再拖出,然后在“设置自选图形格式”对话框中选择0,“高度”、“宽度”则可以根据需要的长度自由设置。
    (2)涂盖:单击绘图工具栏“文本框”图标按钮,调节文本框至适当大小,然后用鼠标左键双击框边,选择填充颜色。把“线条颜色”设置为“白色”,最后用四向箭头将文本框拖到要被涂盖处即可。
    (3)旋转:选中要旋转对象,然后在“绘图”中的“旋转或翻转”中选择“自由旋转”图标按钮,把鼠标移动到一个绿色的小点上,鼠标则会变成一环型箭头指针,按住鼠标左键,再拖动鼠标使对象绕其中心旋转即可;若需以15°为角度改变单位旋转,可在牵引同时按住“Shift”键。
    (4)标注文字输入:单击绘图工具栏“文本框” 图标按钮,键入文字,用鼠标左键双击框边,选择“颜色和线条”选项卡,“填充颜色”选择“无填充”色,“线条颜色”选择“无线条颜色”,将文本框拖到准备放置处。
    (5)微移:为更轻松地绘出细节,或要控制对象以极微小步距移动。操作如下:先按住“Alt”键执行拖动操作,将“水平间距”和“垂直间距”都设置为最小,即都设置为0.01字符,将鼠标指针移动速度调小即可。
    1.4.9  让图形位置随文字移动
    有些用户发现在Word中插入一些图形后,可是在排版时常出现图片位置发生错误的现象,请问有没有办法解决这个问题?
    答:插入Word文件中的图形会随段落移动,有时候我们并不希望这样。解决这个问题的方法是:选中文件中需要禁止移动的图片,用鼠标右键单击它打开快捷菜单,选择其中的“设置图片格式”选项。再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮,打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。取消选择其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选项,单击“确定”按钮即可生效。
    1.4.10  快速插入图片表格
    在Excel中制作好表格后,请问可以怎样快速地把它插入到Word中来使用?
    答:Excel表格插入Word的通常做法是将它复制到剪贴板,然后再粘贴到Word文件。这种做法存在一定的缺陷,例如表格中的数据格式受Word的影响会发生变化,产生数据换行或单元格高度变化等问题。如果不再对表格内容进行修改,可以将Excel表格用图片格式插入Word文件,具体方法是:选中Excel工作表中的单元格区域,按住“Shift”键打开“编辑”菜单,单击其中的“复制图片”命令,即可按粘贴图片的方法将它插入Word文件。如果需要在图形处理等程序中插入图片形式的Excel表格,或者需要将Excel中的图表插入Word文件,同样可以采用上述方法。
    1.4.11  如何将文字转化为图形
    有时候由于某些特殊原因需要将Word文件的全部内容或部分文字转化为图形形式。Word本身有这个功能吗?如果有,该怎么做?
    答:Word本身有这个功能。具体操作如下:
    (1)打开需转化为图形格式的文件,单击“插入→对象”命令,在“对象类型”下拉列表中选择“Microsoft Word文件”项,单击“确定”按钮。
    (2)Word系统会自动新建一个文件,在该文件中输入需要转换为图形的文字(可以通过“复制→粘贴”操作来实现),输入完毕后,关闭该文件窗口。
    (3)在原文件窗口中单击“文件→另存为Web页”命令,在文件名文本框中输入该文件的文件名(如:123),单击“保存”按钮。
    (4)在该文件的保存目录下找到一个名为“文件名.files”(如:123.files)的文件夹,在该文件夹下找到一名为123.gif的文件,该文件就是转化后的图形文件。
    1.4.12  快速调用图章
    利用Word制作好图章后,请问怎么实现简单、快捷的调用呢?
    答:可以使用“自动图文集”来实现。首先选定该图章,按“Alt+F3”组合键,在打开的“创建自动图文集”对话框中输入一个印章的代用名,单击“确定”按钮即设置完成。以后如果要在适当位置加入该印章,只需输入此代用名,再按回车键就可以了。
    1.4.13  图片插入(粘贴)技巧
    在Word中插入或粘贴图片时还得调整其方式,请问可不可以在插入前就调整好图片的插入方式?
    答:从Word 2000开始,图片无须文本框即可直接插入文件。Word XP更可以修改默认的图片插入方式,使其更加符合用户的需要。具体做法是:单击“工具”菜单下的“选项”命令打开对话框,找到“编辑”选项卡中的“图片插入/粘贴方式”,单击下拉按钮打开下拉菜单,就可以选择其中提供的某种插入或粘贴方式,如图1-29所示,选择好后单击“确定”按钮便可让后面插入或粘贴的图片都按这种格式进行了。
    1.4.14  快速实现图片裁剪
    在对图文混排的Word文件进行排版时,如果需要对相关图片进行裁剪以调整其大小,有没有方法能快速实现呢?
    答:可以通过“图片”工具栏上的“裁剪”按钮来直接实现。要想调出“图片”工具栏,只需单击“视图→工具栏→图片”命令即可。
     1.4.15  快速将图片恢复原状
    在Word中对图片进行了编辑修改后,现要想恢复图片原状,请问有什么快速的办法做到没?
    答:只需单击“图片”工具栏上的最后一个“重设图片”图标按钮即可。当然还可以利用常用工具栏上的撤销操作来快速完成恢复。
    1.4.16  如何快速复制图形
    用Word绘图工具进行绘图的时候,有何方法可以实现图片的快速复制呢?
    答:选中要复制的图形,按“Ctrl+D”组合键即可。
    1.4.17  巧改图片形状
    在插入图片后觉得它们的形状太单一,请问有没有办法对它们的形状进行更改,如改为心形、圆形等?
    答:具体操作步骤如下:
    (1)利用单击“视图→工具栏→绘图”命令打开绘图工具,选择合适的自选图形(如:心形)。
    (2)用鼠标右键单击该图形,选择“设置自选图形格式”选项,在随后弹出的对话框中单击“填充颜色”框右边的下拉按钮。
    (3)选择“填充效果”选项,在图片对话框中单击“图片”选项卡下的“选择图片”按钮引入需改变形状的图片,再单击“确定”按钮即可在Word文件中看到形态各异的图片了。
    1.4.18  巧绘折线
    在Word具体应用中,有时需要在文件中添加折线,该怎么做呢?
    答:首先可以利用“自选图形”中“线条”中“直线”画出一条直线,然后用鼠标右键单击该直线,在弹出的快捷菜单中选择“编辑顶点”选项,然后再在直线上单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择“增加顶点”选项,并在直线上合适位置单击增加一个顶点,然后把鼠标指针指到该顶点上按住鼠标左键进行拖动,即可画出折线。如果要取消折线顶点的话,可以在按住“Ctrl”键不放的同时单击该顶点。
    1.5.1  快速调整Word文件工具栏
    对于多人使用的公用计算机,很多用户可能都觉得烦恼,因为自己精心调整的Word工具栏可能常被修改的乱七八糟,请问有没有办法快速还原到Word原默认方式呢?
    答:在编辑Word文件时,通常对工具栏进行修改或编辑。当粘贴Word文件到另一台电脑时,发现工具栏上曾有的设置(如:“自定义编辑”按扭)不见了,重新设置是很麻烦的。其实可以到C:/Windows/ Application Data/Microsoft/Templates/下,将Normal文件复制后粘贴到另一台电脑的相应位置(复盖原有的Normal文件),即可解决上速问题。同理还可以设计许多不同设置的Normal文件,供Word文件使用。
    1.5.2  如何设置Word默认页面
    有些用户经常需要利用16开的页面制作文件,但Word默认的页面为A4,因而经常需要进行调整,请问有没有办法一劳永逸呢?
    答:Word XP建立的文件的默认页面都是A4大小,并且其默认生成的文件文件是不自动缩进的,得使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。但可巧妙利用Word的模板功能让你一劳永逸。
    (1)启动Word,新建一空白Word文件,然后单击“文件→页面设置”命令调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置所需的值。如要设置为16开,则可把宽度设置为“19.5厘米”,高度设置为“27厘米”;同时为了设置好首先缩进格式,可单击“格式→段落”命令,在段落设置对话框中选择“缩进和间距”选项卡,并在“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”项,度量值采用其默认值“2字符”,即设置每段自动缩进两格。
    (2)单击“文件→保存”命令,选择保存类型为“文件模板”文件,并把它保存为“Normal.dot”模板文件即可,若提示无法保存,可另外设置一个文件名,如“Elong.dot”。
    (3)进入“C:/WINDOWS/APPLICATION DATA/ MICROSOFT/TEMPLATES”文件夹,这时会看到两个模板文件“Normal.dot”和“Elong.dot”,首先把原“Normal.dot”文件更改为其他名称,如“long.dot”,然后再把“Elong.dot”文件名称更改为“Normal.dot”;以后在启动Word或新建Word文件时便会都采用更改后的模板了。
    小提示:Word XP的模板文件夹在不同系统中位置不同,如在Windows 9x/Me下为“C:/windows/application data/ Microsoft /Templates”文件夹下,而在Windows 2000/XP 下为“C:/Documents and settings/用户名/application  Data/microsoft/templates”文件夹下,该文件夹为隐藏文件夹,必须对文件夹选项进行设置才能够进入,会看到在此文件夹中有一个“Normal.dot”文件,此文件就是Word XP的默认模板文件。
    1.5.3  快速克隆个性化的Office设置
    精心设置的Word编辑工具及其他快捷设置如要转到其他电脑Word中,请问有没有办法快速进行“克隆”?
    答:在Office 2002版中,不但允许用户根据个人喜好,对自己的编辑环境进行个性化设置。还可以通过“用户设置保存向导”来保存这种设置和恢复这种设置。操作方法如下:单击系统的“开始”按钮,在“程序”栏中找到“Mircosoft Office工具”项,然后单击“用户设置保存向导”程序。然后在弹出的对话框中根据实际进行选择,如果要保存当前设置应选择第一项,而若要从保存设置文件中恢复设置,则选择定二项;接下来根据提示进行操作设置即可。这样下次如果要让其他系统中的Office设置符合你的习惯,或者重装系统后要恢复先前设置,就可使用该向导来完成恢复。
    1.5.4  调整最近使用文件列表数目
    在Word编辑窗口的“文件”菜单栏下,会自动显示最近编辑过的文件名字,通过它可以很方便地打开以前编辑过的文件。但是它最多只能显示4个,请问有没有办法让它增加一些?
    答:在文件列表中显示最近编辑过的文件数目是可以自己设置的。首先单击“工具”菜单栏中的“选项”命令。在弹出的对话框中选择“常规”选项卡,在“列出最近使用文件”后面的设置框中,可以自由调整希望的文件数目,如图1-30所示,不过最多只能显示9个最后使用的文件。
    Word篇
    1.5.5  将样式传给其他文件
    在Word中编辑的文件中创建了几种特殊的样式,如果想在其他文件中也使用这几个样式,请问可以如何操作?
    答:首先启动Word打开包含这些样式的一个文件,然后选择“格式”菜单中的“样式”选项。在弹出的对话框中单击“管理器”按钮。在弹出的“管理器”对话框中,当前打开的文件的样式信息会显示在左边的文本框中,右边文本框中则是Normal.dot模板的样式显示框。在左边框中用鼠标单击或拖动的方式选择要保存的样式信息(包括段落、页眉等),然后单击“复制”按钮,就会将刚才选择的样式包含信息添加到了右侧的Normal.dot样式列表框中。单击“关闭”按钮即可。这样下次就可以从normal.dot文件中使用这些格式了。
    1.5.6  关闭语法错误标记
    在编辑Word文件时,系统会自动在“我的文档”中加入一些带颜色的波浪形的下划线,请问它们为何会产生,同时该如何去掉这些下划线呢?
    答:当在编辑文件时,Word会自动对编辑的内容进行拼写和语法检查,当系统认为拼写有错误时,就会自动在该文字下加上红色的波浪线条,而有语法错误时,会自动添加绿色的波浪形下划线(当然在有很多情况下,输入并没有出错,它也会产生误报的情况),这些线条在打印时并不会被打印出来。如果不想启用该功能,可以将其关闭,操作方法如下:在菜单栏单击“工具→拼写和语法”命令打开“拼写和语法”对话框,单击其中的“选项“按钮,在“拼写和语法”对话框中选择“隐藏文件中的拼写错误”及“隐藏文件中的语法错误”两个复选框,这样便可关闭那些语法检查错误标记。
    1.5.7  显示过宽文件
    在编辑Word文件时,由于有的文件设置的过宽,无法在屏幕上完全显示。这样每次查看文件时都必须拖动水平滚动条来显示其他部分,给阅读增添了麻烦,请问有什么办法解决吗?
    答:其实要解决这个问题方法很多。下面分别来介绍一下:
    方法一,可以重新调整行的宽度,使其适合窗口的大小。单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“视图”选项卡,然后选择“窗口内自动换行”复选框即可。
    方法二,还可以改变显示比例,使文件内容自动适于普通视图或页面视图中的窗口。首先单击“视图”菜单栏中的“显示比例”命令,然后单击“页宽”即可。此外,还可以将视图切换为Web版式,这样文件中的文字就会实现自动换行。
    1.5.8  让Word文件动起来
    通常编辑的Word文件都是千篇一律,没有动感。请问有什么办法让Word文件像网页那样能滚动吗?
    答:通常的Word文件都是差不多的。使Word文件能够像网页那样实现滚动文字也不是很难的,可以执行如下操作来实现。
    首先打开或者新建一个Word文件,将光标定位于想要插入滚动文字的行。然后选择“视图”菜单栏中的“工具栏”选项,再单击“Web工具箱”选项。这样就会在编辑窗口显示Web工具栏。在显示的“Web工具箱”控件面板上单击“滚动文字”按钮,如图1-31所示,这时会弹出一个滚动文字设置窗口,在“请在此键入滚动文字”下面的文本框中输入要显示的文字,在“方式”下拉列表框中可以选择“滚动”、“滑行”和“摇摆”三种方式,在“方向”列表框中可以设置滚动的方向“从左到右”或“从右到左”。此外还可以设置“背景颜色”和“循环次数”。通过调节“速度”下的滑块还可以设置文字的滚动速度。最后单击“确定”按钮即可。
    1.5.9  让Word自动断字
    在给Word文件排版时,一般都是把段落的对齐方式设置为两端对齐。可是在编辑英文文件时,如果在一行的末尾有一个单词很长,而在这一行又放不下时,系统就会自带将它移至到下一行,这样就会导致该行的文字间距过大,这样看起来很不协调。请问有什么方法解决吗?
    答:这种情况可以通过断字来解决,也就是把这个长单词断开成两部分,中间通过连字符连接起来。具体操作如下:选择“工具”菜单栏中的“语言”选项,单击“断字”命令,在弹出的对话框中选中“自动断字”复选框,为了不至于因为断字而有损版面美观,还可以在“断字区”中输入数据设置最后一个单词右边的空白间距的最大值。在“连续断字次数限为”框中设置最多允许连续几行可以执行断字。
    当然也可以选择手动方式来自己甚至断字。单击“手动”按钮,系统会寻找所有可以断字的地方,并自动在可以设置断字的地方预先加上连字符。光标闪烁的地方是系统默认的断字位置,单击“是”按钮,表示接受Word默认的断字位置。如果不接受,可将光标移动到合适的位置,再单击“是”按钮。如果有哪个段落不想设置断字,可将光标定位于该段落中,然后用鼠标右键单击,在弹出的菜单中选择“段落”选项,再在弹出的对话框中选择“换行和分页”选项卡,选择“取消断字”复选框,最后单击“确定”按钮即可取消该段落的断字设置。
    1.5.10  美化工具栏按钮
    在拖入一些后加入的工具钮后,系统默认会以文字表示,这样有损界面美观,请问有没有办法使它也采用一个图标来替换?
    答:这确实令追求完美的用户感到不美观,比如在工具栏上添加一个“自动滚动”工具后,它的名称就为“自动滚动”,没有图标,放在工具栏中文字不仅难看而且占地方。但我们可以采用这种方法来修改:单击“工具”菜单下的“自定义”命令打开对话框,然后在上述某个按钮上单击鼠标右键,将快捷菜单“命名”后面的文字删除,输入一个不容易看到的字符(如点号“.”),并从快捷菜单中的“更改按钮图标”子菜单下选择一个系统提供的42个图标中任意一个,将原来的文字图标换掉即可。如果对Word工具栏中的其他图标不满意,也可以按照这种方法进行修改。
    1.5.11  添加和删除“工作”菜单
    有些用户在别人的计算机Word中看到菜单栏上有“工作”这个菜单选项,里面记录着他经常要编辑的文件名,这对于打开文件提供了一种非常快捷方便的方式,请问我的Word里面为什么没有?该怎么添加?
    答:“工作”选项不是菜单栏中的默认显示选项。如果想使用就得先对它进行添加,往菜单栏上添加工作菜单的方法如下:
    单击“工具”栏中的“自定义”命令,然后在弹出的对话框中单击“命令”选项卡,在类别列表框中选择“内置菜单”项,再在命令框中用鼠标左键按住“工作”不放,然后拖动鼠标到菜单栏上想放置该选项的位置再放开。这样我们就可以把任何Word文件添加到这个工作菜单的列表中以方便以后的访问了。如果要删除该选项,可以执行以上的逆操作。在最后一步时用鼠标拖动“工作”放到“内置菜单”的“命令”框中即可。
    以后如果要想把当前文件添加到工作菜单里,只需单击“工作”菜单上的“添加到工作菜单”选项;而要想打开工作菜单上的文件,只需在工作菜单上单击想要打开的文件。如果要把一个文件从工作菜单中移走,则先按“Ctrl+Alt+-”组合键,这时鼠标指针将变成看起来像一个大大的粗体底线,然后再在工作菜单上单击想要移走的文件就可以了。
    1.5.12  取消Office助手自动响应
    在使用Word时总有些不太明白的地方,一般是通过从“帮助”菜单中执行“Microsoft Word帮助”命令来寻求帮助,可是弹出的Office助手却要输入关键词通过“搜索”来获得要帮助的内容。难道就不能像有的应用软件那样直接打开整个帮助文件,如果有该怎么实现这种操作呢?
    答:Office助手的这种自认为很人性化的帮助方式让很多人不适应,我们可以通过以下两种方式来调出Word的整个帮助文件。
    方法一:这种方法也是最笨的方法。只要在弹出的Office助手给出的提示问题上单击,这样系统就会自动弹出该问题的解答提示框,这是在这个提示框上面有一排按钮,其中最左边的一个是“显示”按钮,单击它,Word的整个帮助文件就出来了。
    方法二:可以用鼠标右键单击Office助手(如果桌面上没有Office助手,可以单击“帮助”菜单栏上的“显示Office助手”项),在弹出的菜单中选择“选项”,再取消选择“响应F1键”复选框。取消该功能,这样就能在Word中直接按下“F1”键打开整个帮助文件了。
    1.5.13  在Word 2002中创建自动图文集
    在编辑文件是常常要用的一些同样的却又比较特殊的文字、俗语,常常用复制张贴的方法有觉得很麻烦,请问什么好方法吗?
    答:其实可以把这些经常使用的文字或图片创建到“自动图文集”中去,这样就不要每次都输入后再复制、粘贴了。创建自己的“自动图文集“的方法如下:
    首先,如果要使用自动图文集,必须先打开“记忆式键入”功能。先单击“插入→自动图文集”子菜单中的“自动图文集”选项,将显示有关“自动图文集”和日期的“记忆式键入”提示复选框单击选择。选择好需要存储在自动图文集中的文字(或图片),再依次选择“插入→自动图文集→新建”选项,这时会弹出一个“创建自动图文集”对话框,输入要建立的自动图文集的名字,再单击“确定”按钮。这时Word XP将存储该“自动图文集”词条。创建完毕后,以后想使用这个词条,只需在文件中输入自动图文集词条名字的前两个字符就可以了。这时Word会自动提示完整的“自动图文集”词条,按下回车键或“F3”键即可完全输入该词条了。
    1.5.14  自定义扩展名
    如果想给Word更换扩展名,请问在Word中是否能一次完成?
    答:可以,虽然Word文件默认的扩展名为“.doc”,但如果想使用指定的扩展名,可以进行如下操作:单击菜单栏“文件”,选择其下的“另存为”选项打开对话框,将文件名用双引号引起来(注意为英文输入法下的双引号),如:”自定义.elong”,如图1-32所示,然后单击“保存”按钮,Word就会接受你输入的文件名,而不再添加另外的扩展名进行保存。
    1.5.15  定制用户模板路径和工作组
    模板路径
    为了保存及安全的需要而想改变Word的用户模板路径和工作组模板路径,请问应当如何去进行操作?
    答:若想改变用户模板路径和工作组模板路径,只要执行如下操作即可:在“工具“菜单中单击“选项”命令,再选择“文件位置”选项卡。单击“修改”按钮,在弹出的对话框中输入相应路径即可。如果想得到更多关于Word模板的信息,可以单击“帮助”菜单中的“Microsoft Word帮助”命令,在Office助手或回答向导中输入“模板概览”,然后单击“搜索”就能看到相应主题了。
    1.5.16  快速恢复Word的工作环境
    对于Word 初学者来说,常由于不小心把Word的环境给弄乱了,请问该怎么才能恢复其默认设置?
    答:可以按如下操作:首先关闭Word。然后选择“开始→运行”选项,输入Regedit进入注册表编辑环境。找到如下键值“HKEY_CURRENT_USER/Software/ Microsoft/Office/9.0/Word/Data”,再把Data改为其他名字,如可以改为Data1,最后关闭注册表编辑器再重新启动Word即可。
    1.5.17  设置任务栏快捷键
    对于一些命令常有键盘快捷方式进行操作,请问是否能对Word中任务栏中的工具按钮也设置快捷键呢?
    答:可以,Word任务栏通常采用自动或工具栏按钮打开,如果给它指定一个快捷键,将能够大大提高操作速度。具体做法是:单击Word “工具”菜单下的“自定义”命令,打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。在左边的分类列表中选择“编辑”,然后在右边的“命令”列表中找到“Office剪贴板”。将其选中后单击对话框中的“键盘”按钮,打开“自定义键盘”对话框。选中其左边“命令”列表中的“编辑”,然后在右边找到“Edit officec lipboard”,用鼠标单击“选择新的快捷键”框,根据需要选择键盘上的键或其组合键(如“Ctrl+B”组合键)。完成后单击对话框中的“指定”按钮,将打开的对话框全部关闭。此后再按前面设置的组合键(如“Ctrl+B”组合键),剪贴板任务窗格就会快速打开。
    1.5.18  巧改Word度量单位
    在Word使用中,有时需要用到的度量单位是“厘米”、“英寸”、“毫米”等,而Word默认的是“磅”,请问有什么方法可以随意的改变度量单位吗?
    答:方法其实很简单。只需要单击“工具→选项→常规”命令,找到“度量单位”,单击文本框的下拉按钮(形状为“▼”),再在随之出现的下拉列表中根据需要选择适合的度量单位即可。
    1.5.19  找回丢失的菜单
    对于Word中一些丢失的菜单能不能找回,比如利用Word“文件→发送→邮件收件人”功能把Word文件作为邮件发出,但我的“文件”菜单下没有“发送→邮件收件人”这一命令项,有什么办法可以把它找出来吗?
    答:大多数功能已经在菜单中列出,如果发现某个功能不在相应的菜单中,找到它的方法其实很简单,这就以你这种情况为例来介绍一下如何找回丢失的菜单:首先用鼠标右键单击工具栏任意处,在弹出的快捷菜单中选择“自定义”选项,然后选择“命令”选项卡,并在左栏类别下选择“文件”类别,在右边的“命令”框中找到“邮件收件人”,用鼠标把“邮件收件人”命令拖到文件菜单中即可,此方法也适用于找到其他菜单功能,在“命令”选项卡上依次列出了“编辑”、“视图”等类别,操作方法同上。
    1.5.20  保存工具栏个人风格
    在使用Office过程中,很多用户喜欢根据自己的个人习惯来给Word、Excel等定义工具栏,如果重新安装Office时,原来定义的工具栏风格将全部丢失,用户必须重新定义。有没有办法避开这一重复操作呢?
    答:其实用户自己定义的工具栏风格保存在扩展名为“.xlb”的文件(可能为隐藏文件)中。因此只要搜索这一类文件并进行备份即可。当Office重新安装后,恢复该风格的方法就很简单,只需找到已备份的“.xlb”的文件,直接用鼠标左键双击对应的文件名就可恢复用户所喜欢的工具栏风格。
    1.5.21  打造个性菜单栏和工具栏
    对于工具栏中的工具可进行个性化调整设置,那么对于菜单栏又是如何进行调整设置呢?
    答:由于习惯不一样,有些用户希望根据个人的特点,复制或移动菜单栏和工具栏。要想实现复制菜单栏或工具栏操作,只需按住“Ctrl+Alt”组合键不放,用鼠标单击任一菜单项或工具栏上某工具按钮,并按住左键不放在菜单栏或工具栏位置进行拖动(鼠标指针为“+”),当松开鼠标左键,即完成复制操作,新的菜单项或工具按钮也就放到了此刻鼠标所在位置。如果只按住“Alt”键,进行同样操作,则可把任一菜单项移到工具栏或把工具按钮移到任一菜单项中。
    1.5.22  拼写检查的修改
    若想对自己计算机上的Word拼写检查要跳过的字或词进行自定义,请问该如何去做,另外如果以后准备重新安装系统或Word程序,请问该备份哪个文件?
    答:如果在Word中定义了许多需要拼写检查跳过的字或词,那么最好经常备份C:/WINDOWS/ APPLICATION DATA /Microsoft/Proof中的CUSTOM. DIC文件,这样以后重装系统或Word时可以将其恢复到原来的位置,从而节省大量时间。另外,如果在定制的字典中加入了错误的词,也可以用记事本打开这个文件,将其从中删除掉即可。
    1.6.1  快速打印Office文件
    做好很多Office文件给领导审查后,要再进行重新打印,通常一般是先打开这个文件,然后再选择打印,如果有很多的话,这样一个个打开进行打印确实很麻烦,有没有更好的办法呢?
    答:有,在找到这个文件所在的地方后,然后用鼠标右键单击该文件图标,在弹出菜单中会看到有个打印选项,然后选它就可以直接打印了,如果有很多文件需要同时打印,可以按住“Shift”或“Ctrl”键选取批量文件,然后单击鼠标右键打印,可以省去很多时间,在Excel中也可使用。
    1.6.2  使Word打印更清晰
    对于使用的针式打印机的用户,在打印Word中图片时,常发现效果不清晰,请问有没有办法增强清晰度呢?
    答:在Word中,可以对插入的图片进行属性设置,使其以灰度方式打印,这样可以把图片中纯白色部分去除,从而使得打印效果更加清晰。具体操作方法为:单击“插入→图片→来自文件”命令,将图片文件插入后会出现“图片属性”窗口,单击“属性”工具栏的第二个按钮,选择“灰度”,或者在图片上单击鼠标右键,选择“设置图片格式”选项,再在“设置图片格式”窗中选择“图片”选项卡,在颜色栏选择“灰度”即可。
    小提示:如果是以彩色方式打印,此技巧不起作用。
     1.6.3  轻松进行缩放打印
    有些用户需要利用Word来制作一些文件,但有时为了只打印一个大致效果,为了节约成本而想进行缩放打印,请问在Word中可否实现?
    答:在Word 2000以前的版本中,文件编辑与打印使用的“纸型”必须相同。而在Word 2000及Word XP中,只需单击菜单栏“文件→打印”命令,在“打印”对话框中单击“按纸型缩放”下拉列表,从中选择打印所使用的纸张。如果当前页面设置为A4,而想使用B5纸进行打印,可以在下拉列表中选择B5,Word会通过缩小字体和图形的尺寸,将A4纸型的文件打印到B5纸上。反之它会自动放大字体和图形的尺寸,将较小纸型的文件打印到较大的纸张,同时不会发生版式变化。
    小提示:在Word使用过程中,有没有碰到这种尴尬,即按某种纸张大小设置好了版面,却发现要打印纸张大小不一致,此时该怎么办呢?难道按新纸张大小重新更改版面设置吗?其实此时也完全不必,同样可利用上面讲方法在“按纸型缩放”下拉列表中选定新打印纸型即可。
    1.6.4  在Word中进行多版打印
    按上面介绍的方法在进行缩放打印时发现一个新问题:有没有办法在一张纸上打印多个页面,以更好地节省纸张及观看效果呢?
    答:可以,打开欲打印的文件,单击“文件→打印”命令打开“打印”对话框,在对话框中单击“每页版数”下拉列表,选择每张纸打印的版数。对于A4之类的小规格纸张,可选择“2版”或“4版”。使用8开纸时选择“2版”,可以打印“公文”格式的两分栏文件(即在一张8开纸上打印两页16开文件)。只要打印机的分辨率足够高,甚至可以在1张纸上打印16版,从而节约大量纸张。
    小提示:Word 2000以前的版本没有提供多页文件打印到一张纸上的功能,如果有这类打印需要,可以借助Fineprint虚拟打印软件完成。
    1.6.5  轻松实现文件异地打印
    有些需要把家里制作好的Word文件带到单位进行打印,但单位的机器没有安装Word,请问有没有办法在单位机上不安装Word的前提下完成打印任务呢?
    答:可以,首先在自己的计算机上安装一个和单位相同型号的打印机,方法是:进入“控制面板”,打开“打印机”进行添加,然后按提示放入打印机安装盘进行安装即可。接下来再打开要带到单位打印的Word文件,再单击“文件→打印”命令打开对话框,选中其中的“打印到文件”复选框,按“确定”按钮后弹出“打印输出到文件”对话框,在其中输入文件名并选择保存位置,如D:/文件.prn,完成后再单击“确定”按钮。接下来把该文件拷贝到单位计算机上(如C:盘根目录下),再在MS-DOS窗口提示符号后输入命令“copy c:文件名.prn prn /B,即可将编辑好的Word文件打印出来。
    1.6.6  轻松进行选择打印
    在Word中,可以根据页码范围进行打印,但究竟是如何操作呢?
    答:打开要选择打印的文件文件,再单击“文件→打印”命令,在“打印”窗口“页面范围”下便可进行打印页面选择,如只打印该文件第1页及第5页,则可在“页面范围”栏直接输入“1.5”,再单击“确定”按钮便可打印第1页及第5页。而利用短横线可起到起始页至终止页的作用,如输入“2-10”,则会打印第2页至第10页;并且可对多个连续页中用逗号进行分隔,如打印第3~7页和第9~11页,可输入“3-7,9-11”。如果只要打印某节文件,则可按“S节号”的格式输入指令,例如“S3”表示打印第3节。对于不连续的节,仍然用逗号加以分隔,如“S2,S6”表示打印第2节和第6节。若打印一节内的某页,可输入“P页码S节号”,例如“P5S3”表示打印第3节的第5页,“P3S2-P4S5”表示打印第2节的第3页至第5节的第4页。如果仅仅打印文件的某一部分,可以将该部分先选中,再单击“文件→打印”命令打开“打印”窗口,在“页面范围”下选择“所选内容”复选框,再单击“确定”按钮进行打印即可。
    1.6.7  任意调整打印Word文件
    在打印一些文件的文字内容时为了追求美观需按非常规的方式来打印,比如需要将文字信息旋转一定的角度再打印到纸上,请问该怎么实现?
    答:其实要实现这种旋转打印文字信息是办得到的。可以通过把文件信息转换成图片的形式,然后再设置旋转该图片,最后打印的效果是一样的。具体操作如下:首先选择要打印的文件信息,然后单击“复制”按钮,然后再单击“编辑”菜单栏中的“选择性粘贴”选项,在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“图片”格式,单击“确定”按钮,将内容粘贴到文件中。这样,刚才选定的文件信息就转换成了一张图片,可以通过“绘图”工具箱对其进行任意的调整(当然也包括旋转),设置好后再进行打印即可得到不错的效果。
    1.6.8  如何实现双面打印
    在使用Word编辑打印文件资料时,需要将编辑出的文字资料打印在同一张纸的正反两面上,要求在装订后,不能使反面的资料被遮挡。请问该如何操作。
    答:要实现在同一张纸上实现双面打印,并且反面内容不会因为装订而被遮挡,这就要求正反两面的宽度不能设为一致,要使其中一侧的宽度比另一侧宽一些以便装订。具体实现步骤如下:首先单击“文件”菜单栏中的“页面设置”选项,在弹出的设置对话框中,主要是对“页边距”选项卡中内容进行设置,它决定能否进行双面打印。对页边距中的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置,内侧、外侧一般可以按默认的,装订线的值一般为1~1.5厘米左右,也可根据纸张和用户的要求来具体设置。然后选择“对称页边距”复选框。使其处于启用状态,这样双面打印的页面设置完毕。接下来还要对打印进行设置。单击“文件→打印”命令,再单击“设置”按钮进入打印设置窗口,在其中选择双面打印。需要注意的是由于激光打印机出纸的顺序的不同,在设置时也要有所区别,如使用打印机为上出纸,要进入“选项”设置,在“双面打印”选项中,将“打印顺序2”选中。如果使用下出纸,就不要进行该步设置。通过打印设置后,就可实现上述的双面打印效果了。
    1.6.9  即时取消后台打印
    在使用Word进行打印时,有时刚刚执行完打印命令,突然发现还要修改,想取消打印。不知道是否有什么好方法取消打印?
    答:一般来说,当执行了打印命令后,系统会自动将打印任务设置为后台打印,同时在状态栏上出现“打印机”图标,“打印机”图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。如果突然想要取消该操作的话,只要用鼠标右键双击“打印机”图标打开“打印”窗口,在要取消的打印项上单击鼠标右键,选择“取消打印”选项即可,不过动作得快,要赶在打印机真正开始打印之前才行,一般也就在10秒之内。
    小提示:另外也可把打印机的联机关闭,使其处于未联机状态,稍等便会弹出一个对话窗口,从中单击“取消”按钮即可取消打印操作。
    1.6.10  自动按纸张大小调整打印
    若在打印时想让Word配合纸张大小,自动进行调整页面大小进行打印,请问这可以做到吗?
    答:是的,可以如下操作:单击“文件→打印”命令,在“缩放”中选“按纸型缩放”即可把多页文件打印在一张纸上。
    1.6.11  减少多余页
    在编辑好Word文件进行打印多份时,总会在打印完两页后产生一张白页。查看文件内容,发现空白页(无内容)是由于前一个表格而产生的,请问有没有办法去掉这一张空白页?
    答:对于多出的空页,很多朋友都是采用调整字号或删去字符的方法来进行,其实在Word中为我们提供了这项功能,单击菜单栏“文件→打印预览”命令,单击工具栏中的“缩至整页”按钮,Word就会通过缩小字号等方法消除孤行,如果不满意,可以单击“编辑”菜单下的“取消缩至整页”命令还原。
    小提示:我们也可尝试采用这种方法来去掉空页,只需要把插入点移到文件的最后一段,把这一段的行间距设置为固定值“1”就可以了。
    1.6.12  消除Word打印文件时的空白页
    在用Word 2000打印文件时,最后有时会出现一张空白页,但文件中最后并没有空白页,请问这是什么原因,该如何消除?
    答:出现这种情况是因为最后一页可能存在空白段落。只要单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”选项,显示段落标记。这样文件最后一页中的文字的段落标记会显现出来,删除它即可。然后可以再单击“打印预览”按钮,预览打印出的文件的外观,确保在文件结尾没有空白页即可。
    1.6.13  页面版式精确打印
    在打印时有时发现用Word打印出的页面版式有误,和设置的版式有明显差别。请问这是什么原因,该如何解决?
    答:出现这种情况很可能正是因为在打印用其他语言版本编辑的 Word 的文件,并且文件的纸张大小也与当前打印机的要求不同。要使Word 为文件设置格式,并使其符合所用打印机的纸型,请按如下操作:单击“文件”菜单中的“打印”命令,在“缩放”下的“按纸型缩放”框中选择所用纸型。这样Word将会自动调整页面使其适合所用的纸型。如果想要在每次打印时都以这种方式调整文件比例,可单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“打印”选项卡,选中“允许重调A4/Letter纸型”复选框即可。
    1.6.14  巧妙隐藏不需打印的部分文本
    在Word打印过程中,有时候不想打印其中的某一部分文本,又不能把它删除。有什么好的办法能够实现这一要求吗?
    答:方法如下:首先选中要隐藏的文本,然后单击“格式”菜单中的“字体”命令,再单击“字体”选项卡,选中“隐藏”复选框即可。如果要取消该隐藏,只要重复前面的步骤就可以了。
    1.6.15  打印隐藏的文字
    对于已设置为隐藏的文字,如果想在不更改其属性的情况下,能否打印出这些被隐藏了的文本呢?
    答:可以,单击菜单栏“工具→选项”命令打开“选项”对话框,然后再选择“打印”选项卡,选择“隐藏文字”复选框,再单击“确定”按钮即可。
    1.6.16  让Word当翻译
    在平时处理文件时,如果碰到一些不知其意的英文单词,有没有办法让Word翻译?
    答:单击“工具→语言→翻译”命令,然后在“文字”栏输入要翻译的英文单词,并在“词典”栏要选择好翻译的类型,如“中文(中国)到英语(美国)”,最后按回车键即可在“结果”栏得到该英文单词的含义。
    1.6.17  Word中直接启动Outlook
    有时工作需要而想在Word中完成文件后,立即启动Outlook来进行设置发送,请问有没有办法在Word中直接进行?
    答:在Word中可以直接调用Outlook,首先在Word中选择“工具→自动更正→自动套用格式”中的“Internet及网络路径替换为超级链接”选项,然后在文件中输入“Outlook:inbox”,然后按回车键,此时该文字下方出现下划线,用鼠标左键双击该链接,即可启动Outlook的收件箱。按照这种方法,输入“Outlook:contacet”或“Outlook:calendar”则可打开Outlook的联系人和日历。
    1.6.18  Word启动技巧
    有些用户常看到“办公高手”在启动Word时用到了一些很特别的方式,这些究竟是什么,另外它们的作用又是什么?
    答:Word在启动时我们可以利用一些参数加以更多控制,单击“开始→运行”命令,然后输入Word所在路径及参数确定即可运行,如“C:/ PROGRAM FILES /MICROSOFT Office /Office 10/ WINWord.EXE /n”,这些常用的参数及功能如下:
    /n:启动Word后不创建新的文件。
    /a:禁止插件和通用模板自动启动。
    /m:禁止自动执行的宏。
    /w:启动一个新Word进程,独立与正在运行的Word进程。
    /c:启动Word,然后调用Netmeeting。
    /q:不显示启动画面。
    另外对于常需用到的参数,我们可以在Word的快捷图标上单击鼠标右键,然后在“目标”项的路径后加上该参数即可。
    1.6.19  Word巧制web网页
    初学者常听人家说可以通过Word制作网页,究竟是如何操作呢?
    答:网页其实是由超文本标记语言(HTML)来定义的,Word确实可以快速制作初级的Web网页,方法是这样的:首先在Word中输入并设置好想制作的网页后,然后单击“文件→保存”命令(或单击工具栏上“保存”图标按钮),在弹出的窗口中下端“保存类型”中选择“Web页”,然后再输入文件名及设置好保存的目录,再确定保存即可。
    1.6.20  Word中自动滚动翻页
    有些用户常在Word中阅读资料文件,请问能不能在Word中设置出像Readbook那样的自动翻页功能?
    答:可以。首先单击菜单“视图→工具栏→自定义”命令,在打开的对话框中,选择“命令”选项卡中的“所有命令”项,此时在右边便会列出这些所有命令详细信息选项,我们从中找到“AutoScroll”,如图1-33所示,利用鼠标将该命令直接拖至工具栏上,以后在阅读长文件并需进行自动滚动翻页时,可单击该按钮,然后向上或向下移动鼠标便可进行滚动翻页。
    小提示:或者在“类别”下选择“工具”项,然后在“命令”下找到“自动滚动”项,并将其拖入工具栏即可。以后在需要滚屏时,可单击“自动滚动”按钮,鼠标指针就会进入竖直滚动条。若将三角形指针放在滚动条上半部,页面自动向上滚动。若将倒三角形指针放在滚动条下半部,页面自动向下滚动,单击鼠标就可以将自动滚屏功能关闭。如果想停止页面滚动,只需将指针放到滚动条中部(成为双向指针)即可。上述情况下的屏幕滚动速度可以用指针位置调节,指针越靠近滚动条两端速度越快,反之越慢。对于阅读长文件是相当方便的。
    1.6.21  选择IE方式的文件前进(后退)
    有些用户非常喜欢浏览器IE上的“前进”、“后退”方式,请问在Word中是否也能做成这种方式进行阅读?
    答:在Word中同样可以增加类似的按钮,具体做法是:单击菜单栏“工具→自定义”命令,在打开的对话框的“命令”选项卡中,选中“类别”下的“所有命令”项,然后在“命令”下找到“Nextwindows”按钮,按上面相同的方法拖入工具栏,以后只要打开了多个文件,单击“Nextwindows”按钮就会跳到下一个文件,而“Prevwindows”按钮则可返回前一个文件。
    1.6.22  简体与繁体中文快速转化
    有些用户常需输入繁体文字(或者把简体文字的Word文件转换成繁体文字的Word文件),请问在Word中有没有办法帮我轻松完成?
    答:中国大陆采用的是GB码,而中国台湾采用的是BIG5码(即大五位码),虽然现在市面上有许多GB与BIG5码转换软件,能够在这两种编码之间相互转换,但只能进行“直译”。其实在Word中,我们便可轻松做到“两地通”:首先打开要转换的文件,再单击菜单栏“工具→语言→中文简繁转换”命令打开转换窗口,如图1-34所示,然后根据需要在转换方向下选择转换方式,最后单击“确定”按钮便可快速完成文件语言转换,并且在确定前选择“转化时包括词汇”复选框,则Word在转换时会自动地根据两地语言的习惯进行翻译,转换完成后再进行保存,这样便可根据需要得到简体中文信函或繁体中文信函了。
    1.6.23  如何加快文件操作
    在新建或打开Word文件时,可利用快捷键来加快操作,请问能否介绍一下?
    答:当然可以。在Word中确实有很多的快捷键帮助我们快速进行操作,在对文件操作时,常用的快捷键有:
    (1)Ctrl+N:建立一个Word默认模板的新文件(若要建立其他模板文件的新文件,可单击“文件”菜单下的“新建”命令,再从模板选择框中进行选择)
    (2)Ctrl+O:快速打开文件(它相当于单击菜单栏“文件→打开”命令操作)。
    (3)Ctrl(或Shift)键配合选取:一次打开多个文件(在打开对话框中每次只能选择一个打开,若要一次打开多个文件,可利用“Ctrl”或“Shift”键选择,完成后再单击“打开”按钮)。
    (4)Alt+F+1(或2、3、4):快速打开最新编辑过的4个文件(相当于单击“文件”菜单,再从其下选择最近打开的四个文件)。
    小提示:如果要在“文件”菜单下显示更多最近打开过的文件,可单击菜单栏“工具→选项”命令,再在选项窗口中选择“常规”选项卡,在“列出最近使用文件数”项中便可设置显示的数目,但最多只能设置为9个。
    (5)Ctrl+F6:在打开的文件中循环切换。
    (6)F12:快速把当前文件另保存其他文件。
    (7)Ctrl+F4(或Alt+F4):关闭当前文件,若还没进行保存,会弹出确认框选择是否保存。
    1.6.24  保存文件对话框中的快捷键
    在看一些“高手”们操作时,心里确实羡慕,他们所有操作都几乎不用鼠标,比如他们在保存文件对话框操作时都可不用鼠标,请问在这有些什么快捷键?
    答:这些快捷键其实很有规律,它们分别如下:
    Alt+1:回到上一个文件夹。
    Alt+2:回到当前文件夹的上一级文件夹。
    Alt+3:从网络上搜索文件。
    Alt+4:删除当前选中文件。
    Alt+5:在当前文件夹下新建一个子文件夹。
    Alt+6:循环改变文件显示模式,如预览、详细资料、属性、列表等。
    Alt+7:显示工具菜单,如查找、删除、重命名、打印、添至“收藏夹”、映射网络驱动器等。
    1.6.25  恢复字体所见即所得功能
    有些用户在设置字体时发现,在字体栏中以前可以显示字体形状,但现在怎么不可以了,请问有没有办法去恢复它?
    答:除少数常用中文字体外,多数字体可能都没有什么印象。在Office 2000中便提供了所见即所得的功能。要恢复它可这样去操作:单击菜单栏“工具→自定义”命令,再在“自定义”对话框中选择“选项”选项卡,选择“其他”下“列出字体名称时显示该字体的实际外观”复选框,如图1-35所示,完成后关闭自定义窗口,此时再打开“字体”列表,字体的实际外观又可显示了。
     1.6.26给文件嵌入字体
    有些用户也常遇到这种情况,自己花了很多精力制作的漂亮文件但在对方计算机上显示不了,因为没有安装所使用的字体,请问有没有办法解决这个问题?
    答:字库是属于系统资源而存在的,如果使用了一个对方系统上没有的字库,则Windows会自动以系统默认的字库来代替,原先的效果就会大减。但在Word中有一项嵌入字体技术,它能够将一篇文件和这篇文件所包含的字体结合成一个文件,以便传输到另一台计算机上。具体操作方法如下
    打开要嵌入字体的文件,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“保存”选项卡,然后选中“嵌入TrueType字体”以及“只嵌入所用字符”复选框,如图1-36所示。
     1.6.27  快速启动屏幕程序
    在编辑Word文件时,如需马上离开,请问有没有办法快速启动屏幕保护程序?
    答:快速启动Windows屏幕保护程序,不但可以保护屏幕,同时还可利用屏保的密码功能保护他人偷看文件内容。其实在Office XP安装成功后会在安装文件夹中产生一个“osa9.exe”文件,运行时给它加上一个“-s”参数就可以立即启动屏幕保护程序,具体操作方法如下:
    首先在桌面上单击鼠标右键,新建一个快捷方式,并在命令行方式输入:“C:/Program Files/ Microsoft Office/ Office/OSA9.EXE”-s(前面的路径根据具体情况进行更改),然后修改快捷方式名称为“快速启动屏保”,以后便可双击该快捷方式运行屏保。
    小提示:如果Windows系统中没有设置屏保护程序,则运行此程序后会弹出警告窗口,此时我们可在显示属性窗口中进行设置。
    1.6.28  给Word文件减肥
    一篇相同的Word文件,为什么有些用户创建之后的文件要比他人的大,请问有没有办法对它进行“减肥”?
    答:也许大家不知道,Microsoft Word在存DOC文件时只是把一些后来的信息存入,这样就会出现哪怕删除了文件中的内容也会使它的文件越来越大的情况。因而根据它这种特性,可以通过这四种方法来为它减肥:
    1.另存法
    在编辑的Word文件中,只要使用“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样可能会使得文件的容量大大减少。
    2.选项法
    使用第一种方法每次都要“另存为”,比较麻烦。其实只要我们打开Word,单击菜单中的“工具→选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”复选框,以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘,这样便可达到“另存为”方法的效果。
    另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术,则在选中“嵌入Truetype字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框,否则Word会把所用到的Truetype字体统一“打包”,大大增加文件的大小。
    3.“虚假”法
    在保存之前,单击“文件”菜单下的“页面设置”打开对话框,然后用鼠标任意单击几下其中的“纸张大小”、“页边距”等选项卡(其中的内容可以不改动),单击“确定”按钮后再保存。通过这一系列的假动作,会发现文件也莫名其妙地变小了。
    4.RTF文件法
    我们知道如果把Word文件保存为文本文件,那毫无疑问文件肯定会小很多,但关键是保存成了文本文件后,其中的格式会丢失。而试着另存为一RTF格式的文件后,不但格式完好如初,而且能够被许多Windows应用程序所支持,同时容量还大大地减少。
    1.6.29  让Word 2000与Word XP共存
    Word XP的功能比Word 2000确实要强大,但由于机器为多人共用,有些用户习惯使用不同版本的Word,请问有没有办法让Word 2000与Word XP共存?
    答:对于Word 2000与Word XP不兼容的问题确实有很多用户都感到头痛,在安装最新版本的Word XP时,系统总会先删除以前的版本,这样就无法使得Word 2000与Word XP共存。但我们可以使用一些技巧来完来突破这个限制:在安装Word XP时不选择“Upgrade Now”选项,而是选择“or choose an install type”选项,并选择“complete”项,注意把安装文件夹更改至Office XP下,与原先安装Office 2000安装文件夹不相同;在弹出的下一步窗口中选中“Removing Only The following applications”,并取消选中所有选项;然后为Word 2000和Word XP中的WinWord.exe各建立一个快捷方式,要使用时选择快捷图标运行即可。
    小提示:有时可能会出现一个正在安装Office的窗口,不要用管它,过一会儿即可正常使用。
    1.6.30  Word中批量转换文件
    如果要对多个Word文件进行另存为其他格式的文件,如纯文本文件,此时若一个个打开进行保存,工作量相当大,请问有没有方法在Word中进行批量转换?
    答:如果有多个文件需要转换,而若采用单击“打开→另存为”命令的方法确实会累得要命。其实在Word中提供了批量转换文件的功能。首先单击“文件→建立新文件”命令,打开“新建”对话框(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”组合键,这样Word会使用其默认模板建立一个新文件),在右侧“根据模板新建”下选择“通用模板”(而在Word 2000中会直接打开“新建”对话框,因而不需上步的选择),然后在模板窗口中选择“其他文件”选项卡,用鼠标左键双击其中的“转换向导”项目,如果机器中没有安装此模板,系统会自动启动Office 2000或XP的安装程序,并会提示插入office安装源光盘,再根据向导完成转换向导安装即可,然后利用该转换向导便可把要转换的Word文件转换成纯文本格式。
    小提示:利用转换向导可以将Word 2000/XP中所有支持的文件格式批量相互转换,包括RTF文件、Web页文件、WPS文件、Lotus1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作簿表。
    1.6.31  让Office XP支持Acrobat 5
    在网上下载一些教程后发现是PDF格式,后在网上发现它可利用Acrobat来生成,但在Office介绍中发现其也支持PDF格式的生成,请问该如何去做?
    答:其实在安装完的Office XP中,Office XP菜单栏中是没有PDF相关菜单项的,因而也无法生成PDF文件。不过如果我们将“Acrobat 5.0 /PDFMAKER”下的PDFMAKER.DOT、PDFMAKER.PPA、PDFMAKCE.XLA复制到“Office 10/STARTUP”文件夹中,并将“ACROBAT 5.0/PDFMAKER/Office 2000中的PDFMExcel.DLL、PDFMPOWERPOINT.DLL、PDFM Word.DLL拷贝到Office10文件夹中,然后启动Office XP,它会询问是否使用宏,单击启用宏,此时我们会发现,ACROBAT 5.0会被添加到了菜单栏中了,这样我们就可以非常方便地使用Word来生成PDF文件了。
    1.6.32  巧用“插入文件”功能合并多个文件
    有些用户由于工作需要需把多个Word文件保存成一个文件,此时若利用“复制”及“粘贴”来进行操作非常繁琐,请问还有别的方法吗?
    答:要合并文件,可以使用“复制”及“粘贴”命令来完成。但是如果文件太多,一步一步执行起来的确很麻烦。其实可以利用Word的“插入文件”来很方便的实现。具体操作是:首先打开源文件,然后在该文件中单击“插入”菜单中的“文件”命令,在弹出的对话框中输入要插入的文件即可。如有多个文件,则可以按住鼠标左键拖动全部选中,则可以一次性全部完成。
    1.6.33  巧用“版本”功能保存修改信息
    在用Word编辑文件时,有时要经常对文件进行改动。可是有必须要保留改动前的内容。通常的做法是每改一次就用一个文件名将它保存起来。可是这样做却使文件越来越多了,这样不仅占用了硬盘空间,而且管理、查看起来也不方便。不知道有什么更好办法可以解决这个问题吗?
    答:如果有这方面的需要,可以使用Word中的“版本”功能来很发便的解决。具体操作如下:当打开一篇Word文件,然后对其进行修改,修改完成以后,单击“文件”菜单栏中的“版本”命令,在弹出的对话框中单击“现在保存”按钮,这时会弹出一个文本框,要求输入对当前修改要保存的版本的注释,此时可根据实际情况输入,如“Word xp”,最后单击“确定“按钮就完成了。如果再次修改后重复上述操作即可。就是注意在输入版本注释时,最好加入对各次修改后的情况的注释。以区别不同的版本。这样当我们需要调用该文件的早期修改版本时,就可以再次单击“版本”命令,通过“查看注释”就可以更准确快捷的找到我们想要的文件。最后单击“打开”按钮即可。
    如果在弹出的“版本”对话框中选择“关闭时自动保存版本”复选框。这样当每次修改完一个文件,在保存关闭该文件时,系统会自动文此次修改建立一个备份版本。
    1.6.34  同文件双窗口浏览
    在编辑Word文件时,经常要参考文件中的某部分来修改另一部分,可是由于文件太长,而且两处文字相隔太远,所以修改时要不停的在文件中来回切换位置,这样实在太麻烦了。请问可以在多个窗口打开同一文件,来相互切换窗口浏览吗?
    答:其实遇到这种情况则可以使用两个窗口来同时浏览一个文件的不同部分。实现在多个窗口打开浏览同一个文件,可以这样操作进行:先找到窗口右边可使滚动条向上移动的黑三角形按钮上方的一个小横杠(这个是文件分隔标记),移动鼠标指向该标记,这时鼠标就会变成一个上下可以移动的指示箭头,然后双击鼠标左键,这样当前窗口就会一分为上下两部分。这样就可以在其中一个窗口显示要查考的段落,另一个定位于要修改的段落。当然还可以拖动该分隔标记,把窗口分成两个大小不同的窗口。如果修改完成后,只要再用鼠标左键双击两个窗口中的分隔条就可以恢复到一个窗口模式。这样的对照编辑就很方便了。
    1.6.35  通配符的使用技巧
    在Word的查找功能中可以使有通配符。可是对通配符了解的比较少,请介绍一下它的一些技巧?
    答:通配符我们可能并不怎么看重它,可是使用好了它,可以得到很多意想不到的收获。下面介绍一些用得上的通配符及其使用方法。
    1.“?”
    该通配符可以用来代表任意单个字符,当大家不清楚查找目标中指定位置的内容是什么的时候,就可以用“?”来代替。注意一个“?”只能代表一个未知字符。如果要查找不止一个字符,可以用多个“?”来通配表示。但是如果我们不知道到底有多少个字符,该如何使用呢?如果是这样,就必须要用到下面这个通配符了。
    2.“*”
    该通配符可以用来代替任意多个字符。比如我们输入“*n”,系统就会自动找出所有以“n”结尾的单词或字符集,而不管它前面有多少个字符。
    3.“<”
    该通配符可以表示单词的开头。如输入“<(th)”,系统就会查找到以“th”开头得单词,如“think”或“this”,但不查找“ether”。
    4.“>”
    该通配符可以表示单词的结尾。如输入“(er)>”,系统会自动查找以“er”结尾的单词,如“thinker”,但不查找“interact”。
    5.“[x1x2... ]”(x1,x2表示任意字符)
    该通配符可以指定要查找该括号内(x1,x2…)的任意字符。
    如输入“m[ae]n”,则系统会查找“man”和“men”。
    6.“[x1-x2]”(x1,x2表示任意字符)
    该通配符可以设置指定范围(x1到x2之间, 包括“x1”和“x2”)内任意单个字符。如输入[r-t]ight ,则系统会查找“right”和“sight”。(即在“r”和“t”之间的任意单个字符)。需要注意的是。括号内的字符要按升序的方式来排列。如不能输入“[t-r]ight”来表示该范围。
    7.“[!x1-x2]”(x1,x2表示任意字符)
    该通配符可以设置括号内指定字符范围(x1到x2之间,不包括包括“x1”和“x2”)以外的任意单个字符。如输入“t[!a-m]ck”,则系统就会查找到“tock”和“tuck”,但不查找“tack”和“tick”。
    8.“{n}”(n表示正整数)
    该通配符表示n个重复的前一字符或表达式。如输入“ro{2}m”查找“room”,但不查找“rom”。
    9.“{n,}”(n表示正整数)
    该通配符表示至少 n个前一字符或表达式。 如输入“fe{1,}d”,则系统会查找“fed”和“feed”。
    10.“{n,m}”(n,m表示正整数)
    该通配符表示n到m个重复的前一字符或表达式。如输入“20{1,3}”查找“20”、“200”和“2000”。
    小提示:在使用过程中需要注意四个方面:
    (1)在使用通配符时我们可使用括号对通配符和文字进行分组,以指明处理次序。例如,可以通过键入“<(pre)*(ed)>”来查找“presorted”和“prevented”。
    (2)可使用“/n”通配符来搜索表达式,然后将其替换为经过重新排列的表达式,例如,在“查找内容”框键入“(Newton)(Christie)”,在“替换为”文本框键入“/2/1”,Word 将找到“Newton Christie”并将其替换为“Christie Newton”。
    (3)在选中“使用通配符”复选框后,Word 只查找与指定文本精确匹配的文本(请注意,“区分大小写”和“全字匹配”复选框会变灰而不可用,表明这些选项已自动选中,不能关闭这些选项)。
    (4)如果要查找已被定义为通配符的字符。请在该字符前键入反斜扛(/),例如,要查找问号,可键入“/?”。
     1.6.36  多个文件一次关闭
    若在编辑Word文件时经常要打开好多的文件,可在结束时要逐个单击Word的“关闭”按钮来关闭它们,这实在太麻烦了。请问有什么好方法可以一次性全部关闭它们?
    答:当然有,可以按住“Shift”键的同时,再单击“文件”菜单。这时会发现原有的“关闭”选项已变为“全部关闭”,单击它就可以一次性关闭多个文件了。
    1.6.37  一次性保存多个文件
    在打开了多个Word文件时,可不可以一次性在Word环境下全部保存好,来避免一个个保存的麻烦?
    答:当然可以。方法就是,按下“Shift”键不放,然后单击“文件”菜单,这样在下拉菜单中会多出来一个“全部保存”命令,单击它就可以一次性保存所有已打开的文件。
    1.6.38  为多个相关文件建立超级连接
    在处理Word文件时,有时要参考其他Word文件、PowerPoint 文件或Excel 文件中的内容,可是每次都要先打开这些文件,然后在它们之间相互切换,这样很不方便。请问有什么好的方法来实现这种功能吗?
    答:这种情况我们是经常碰到的,其实要实现这种功能可以试试Word 中的超级连接。大家都知道超级链接主要是用于Web页的链接,其实它也可以用于文件之间的链接,有两种方法来实现:
    方法一:首先请打开源文件和目标文件文件,然后重新设置这两个程序窗口的尺寸,使它们同时可见。再在目标文件选择要链接的文本、图片或其他内容,然后用鼠标右键将选定内容拖至源文件要建立超级链接的位置,这时就会弹出一个菜单,选择“在此创建超链接”选项,这样就再次建立了超级链接。
    方法二:要建立这种超级链接还可以通过粘贴的方式来实现。首先复制好要链接的文本内容,再在要插入文本的位置单击鼠标左键,然后选择“编辑”菜单中的“粘贴为超链接”选项即可。
    这样建立好超级链接后,选定的超级链接的内容就会以蓝色字体显示在源文件中。如果下次要参考这些内容时就不用在打开目标文件了。在要查看整个目标文件的内容时,可以按住“Ctrl”键,然后再单击该超级链接,系统就会自动打开该目标文件。
    1.6.39  巧设置隐藏书签
    有时在Word中要对一篇很长的文章进行编辑时,需要使用在文中的一些特定的内容来参考。可是又不记得它们在什么位置了,而查找起来又非常困难,请问有什么好方法来标记这些内容以方便快速地找到这些信息吗?
    答:其实可以使用隐藏书签来很容易地标记它们。操作如下:可以把它们放在想要的任何地方。首先在文件中要插入书签的位置单击鼠标,然后在“插入”菜单选择“书签”选项,在弹出的“书签”对话框中给该书签命名,最后单击“添加”按钮完成。当想使用或是查找这个书签时,可以单击“编辑→查找”命令来打开“查找和替换”对话框,单击“定位”选项卡,然后在“输入页号”中键入书签名,再单击“定位”按钮系统就会自动跳转用书签标记过的内容了。
     1.6.40  快速翻页
    在一个有很多页的Word中翻页非常麻烦,请问有没有什么快捷的方法翻到指定的某一页?
    答:在使用普通鼠标浏览Word长文件时可以使用如下技巧来做到快速翻页:首先把指针移到右侧的垂直滚动条上,再按下鼠标左键不松开,并对滚动条按需要上或下拖动,滚动块旁边的提示框便会显示页码和标题等信息,页面内容也会随之上或下滚动。当显示的页码为想要移到的页码时松开鼠标左键即可。这种方法对根据页码或标题查找文件时非常适用。
    1.6.41  打开文件也有技巧
    很多用户可能不知道,其实在打开文件时也有很多技巧。请问能不能介绍一些比较有用的技巧?
    答:可以。单击Word工具栏中的“打开”按钮,将“打开”对话框中的文件选中。单击“打开”下拉按钮,即可看到一个打开方式菜单,如图1-37所示,其中“打开”命令是默认的文件打开方式,和直接单击“打开”按钮效果相同。若选择其中的“以只读方式打开”选项,则对文件所做的任何修改,只能以“另存为”方式保存,不能直接修改并保存原文件。选中某个文件并“以副本方式打开”,则系统会在原文件所在目录“克隆”出一个副本。例如,以副本方式打开了C盘下“Elong”文件夹中的“简介.doc”,则在“Elong”文件夹中会出现一个名为“简介(2).doc”的新文件。如果在“打开”对话框中选中了“Web页”或URL,则菜单中的“用浏览器打开”命令有效,选择该命令可用浏览器打开Web页或拨号连接到某个Web站点。
    1.6.42  更改Word邮件发送默认软件
    有些用户在利用Word中“文件”菜单下的“发送”功能发送邮件时,总会自动启动其默认软件Outlook Express,请问有没有办法更改为自己安装的其他邮件发送软件?
    答:要改变Word默认调用的邮件发送程序来发送邮件,我们只要在Internet Explorer中将使用的邮件发送软件设为系统默认的发送程序即可。操作如下:
    (1)打开Internet Explorer。
    (2)选择“工具”菜单中的“Internet选项”,再选择“程序”选项。
    (3)将正在使用的邮件发送软件设为系统默认E-mail程序。
    1.6.43  妙用剪贴板进行替换
    Word中的替换功能非常有用,但听人讲还可进行图形或特殊字符的替换,请问这又是如何操作的呢?
    答:这是利用剪贴板来进行操作的,因为在Word剪贴板中的最后一项内容可以参与替换。其操作方法是:打开“查找和替换”对话框,在“替换”选项卡的“查找内容”框内输入被替换的内容,将光标停留在“替换为”框内,单击“高级”按钮展开选项卡,再单击下面的“特殊字符”按钮,在Word 2000中可从菜单中直接选择“剪贴板”,而对于Word XP则可从中选择相应类型,最后单击“替换”按钮即可。
    1.6.44  快速打开Word格式文件
    在用Word打开一个DOC文件时,很多用户都采用执行“文件”菜单下的“打开”命令或者单击工具栏下的“打开文件”按钮,请问还有没有更快的方法进行快速打开Word格式文件?
    答:快速打开Word格式文件还有以下方法可用:一种是,如果Word已经开启,可以直接将要打开的DOC文件图标用鼠标左键按住并拖动到Word窗口中再放开,凡是Word支持插入的对象都可以这样做。另一种就是,如果Word还没有启动,那么如果在桌面或者快捷工具栏上有Word快捷方式的图标的话,可以把这个DOC文件的图标拖到Word快捷方式的图标上,Word会立即启动并直接开启这个文件,这种方法相当于把两步操作只用一步完成,当然更快捷。
    1.6.45  用Word打开WPS格式的文件
    如果要对WPS格式的文件进行编辑,且使用的计算机上没有安装WPS Office系统,请问能不能利用Word来打开WPS文件进行编辑?
    答:可以,我们知道WPS可以打开Word格式的文件,其实Mircrosoft Office中也附带了WPS的转换器,它可以帮助我们将WPS格式文件导入到Word中进行编辑,但是它不是默认的安装选项。如果要安装这个转换器,可以在第一张安装盘上找到/pfiles /common/msshared/textconv/文件夹(其中有相当多的文件转换器),运行“wps2Word.exe”即可。当重新启动Word 2000并单击“文件”菜单中的“打开”命令时,就会在“文件类型”列表框中找到“WPS DOS file”导入和“WPS file(*.WPS)”项,利用这一转换器便可以打开WPS for DOS、WPS 97和WPS 2000所有文件,并且会保留原文件的大部分格式信息和嵌入对象。
    1.6.46  快速获取帮助信息
    Word使用新手在使用过程中经常需要助手提供帮助,请问有没有办法快速获得帮助信息?
    答:有,可以利用“Shift+F1”组合键(或单击“帮助”菜单下的“这是什么”命令),光标就会变成一个带有箭头的问号形状。用它单击文件中的文本或图片,就会显示有关格式信息的对话框。如果用它单击Word 2000窗口中的元素(如工具栏按钮或标尺等),可以看到关于它们的功能描述,使用结束后按一下“Esc”键,即可恢复光标的正常功能。
    1.6.47  五秒钟输入3万个汉字
    这是一个有趣的功能,可以让Word在五秒钟内自动输入3万多个汉字,请问这是怎样进行操作的呢?
    答:其实这是利用了Word中一个彩蛋做到的。首先新建一个Word文件,然后输入:“=Rand(200,99)”(双引号不用输入,同时括号及逗号都需采用半角),回车后再单击“工具→字数统计”命令看看,令你很吃惊吧!
    1.6.48  窗口元素使用技巧
    听说利用窗口元素可以达到一些意想不到的效果,能否介绍一些呢?
    答:Word窗口由若干窗口元素构成,如工具栏、标尺和状态栏等。用鼠标左键双击它们能执行许多操作:双击Word水平或垂直标尺的空白处,可以打开“页面设置”对话框;双击水平标尺两端的某个缩进标记,可以打开“段落”对话框;如果在水平标尺上设定了制表符,只要用鼠标左键双击它,就可以打开“制表位”对话框;鼠标左键双击状态栏上的任意位置,可以打开“查找和替换”对话框,执行“查找”、“替换”和“定位”操作;鼠标双击工具栏右端的空白处,可以打开“自定义”对话框,调整工具栏或增减其中的按钮,以满足自己的要求。
    1.6.49  Word快捷键列表巧妙查
    在Word中通常设置了很多快捷键,请问有没有办法快速得到这些快捷键的列表?
    答:可以利用两种方法快速得到快捷键列表。第一种方法可利用按下“F1”键,在弹出的帮助系统的搜索窗口中输入“快捷键”三个字,单击“搜索”按钮,就会弹出搜索结果列表,如图1-38所示。在列表中单击“键盘快捷方式”或“打印快捷键列表”就可把快捷键列表显示或打印出来。
    第二种方法是利用“宏”来完成。单击“工具→宏”菜单下的“宏”命令。在弹出的对话框中,找到“宏名”区域,在其下拉列表中选择“ListCommands”选项,同时在下面的“宏的位置”下拉列表中选择“Word命令”选项,单击“运行”按钮。在随之出现的对话框中根据自己的要求,选择“当前菜单和快捷键设置”或“所有的Word命令”中的一项,再按“确定”按钮即可显示出相关列表。
    1.6.50  快速预览文件内容
    对于Word文件,能不能像在Windows中其他文件一样进行预览?
    答:预览可以帮助用户了解文件内容,以便打开自己想要的文件。在“打开”对话框预览文件的方法是:选中要查看预览的文件,单击“视图”菜单中的“预览”命令,则被选中的文件的内容可在右窗格中显示,如Word文件可以看到它的正文、BMP等图片可以看到缩略图。如果被选中的文件无法预览,则会在预览窗格中出现“无法预览”的提示。
     1.6.51  快速缩放Word文件
    在Word使用过程中常常需要缩放显示比例来查看整个文件的布局,有什么快捷方法吗?
    答:如果使用的是一个滚轮鼠标,可以直接按“Ctrl”键不放的同时,滚动滚轮(向上放大、向下缩小)便可调整文件显示比例。此方法在其他Office文件中也可适用。
    1.6.52  巧在Word中调用外部程序
    在Word使用过程中,有时候需要调用一些外部程序,如:Winamp、ACDSee等。通常我们每次调用,要在桌面或“开始”菜单中找到相应快捷方式再运行,相当麻烦。能不能在Word中直接调用它们呢?
    答:当然能。具体操作步骤如下:
    (1)运行Word后,按下“Alt+F8”组合键弹出“宏”对话框。在“宏名”文本框中输入宏的名称,如:Winamp,再单击“创建”按钮。
    (2)Word自动弹出一个VB代码窗口。在插入点所在位置添加一行代码:Shell"c:/Program Files/ Winamp/winamp.exe"(注意双引号必须输入,Shell是Word宏中调用外部程序的命令,空格后双引号内是调用的外部程序的路径和文件名),再关闭该窗口。
    (3)用鼠标右键单击工具栏任意位置,在弹出的对话框中选择“命令”选项卡,在左边的“类别”下拉列表中选择“宏”项,在右边的下拉列表中找到一个名为“Normal.NewMacros.winamp”的命令,并把它拖放到工具栏上。我们就可以通过单击这个按钮来调用相应外部程序了。
     1.6.53  避免文字被错误超链接
    在使用Word编辑文件时发现,如果文件中包含了“@”符号,有时Word会将它解释为电子邮件地址,并自动超级链接。如何避免这一情况发生呢?
    答:方法其实很简单,只要进行如下操作就可以了:
    单击“工具→自动更正选项”命令。单击弹出对话框的“键入时自动套用格式”选项卡,找到“键入时自动替换”选择区域。取消选择“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框即可。
    1.6.54  隐藏空白增大视野
    很多用户都喜欢采用Word“页面”视图模式,但每个页面之间总会有因上、下边距而产生的空白区域,请问有没有办法去掉这些空白区域,以增大编辑视野?
    答:在Word XP中可以将鼠标指针放到两页文件交界的空白处,指针便会改变,并会显示“隐藏空白”的提示,如图1-39所示,此时单击即可将空白去掉,显示一条黑线,再次单击该处即可恢复原有的空白。
    1.6.55  利用Word创建PowerPoint演示文稿
    听说在Word中可以实现PowerPoint演示文稿的创建,请问怎样进行操作?
    答:首先要打开用来创建PowerPoint演示文稿的Word原文件,然后单击“文件→发送→Microsoft PowerPoint”命令即可。
    1.6.56  巧妙设置,消除一些眼疲劳
    在长时间使用Word时,其默认的白底黑字方式常易使眼睛感到疲劳,请问有没有方法改变默认设置,降低眼睛疲劳?
    答:可以,单击“工具→选项→常规”命令,选择“蓝底白字”复选框,单击“确定”按钮即可把文件显示为蓝底白字,在一定程度上就能解决视疲劳的问题。
    1.6.57  快速引入其他文件对象
    在Word中,常常需要插入一些用其他软件编辑的新对象,并且也希望随着源文件的更新,相应的Word中的对象也随之变化。要想实现这一要求,有什么办法吗?
    答:可以利用Word的“插入→对象”功能来实现。可以选择弹出的“对象”对话框中的“由文件创建”功能,通过“浏览”按钮直接引入需插入的文件就能达到上述要求。
    1.6.58  Word中直接调用数据库
    若想在Word中通过调用数据实现数据库管理,请问该怎么做呢?
    答:操作步骤如下:先单击“视图→工具栏→数据库”命令调出数据库工具栏。再单击“插入数据库”按钮,在弹出的对话框的“数据源”区域单击“获取数据”按钮,找到需插入的数据库,打开并选定其中需插入的字段即可实现。
    1.6.59  用语音控制宏
    利用语音来控制宏的操作,确实可以给工作带来更多方便,请问这究竟是怎样实现的呢?
    答:Word与 IBM的Via Voice等语音识别软件不同,它不能用语音直接操作宏。不过,可以通过间接的途径实现这个功能。具体方法是:单击“工具”菜单中的“宏”子菜单下的“录制新宏”命令,建立一个执行操作或输入文本的宏。再单击“工具”菜单下的“自定义”命令,打开“自定义”对话框中的“工具栏”选项卡。再单击其中的“新建”按钮,在对话框的“工具栏名称”文本框内输入“语音宏”之类的文字,单击“确定”按钮后把它拖到Word XP窗口顶部的合适位置。
    接下来就可以在新建的工具栏上添加宏的按钮。打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡,选中“类别”列表中刚才建立的宏。然后把它从“命令”选项卡中拖到新建工具栏的右端。最后将“自定义”对话框关闭,就可以用语音控制宏的运行了。
    1.6.60  巧用Microsoft Office工具恢复响应
    在使用Office组件的时候,如果出现某个应用程序未被响应,此时该怎么办?
    答:这个时候我们就可以让Microsoft Office工具帮上忙了。只需单击“程序→Microsoft Office工具→Microsoft Office应用程序恢复”命令,把未响应的应用程序关闭即可解决。
     1.6.61  解决字体带来的烦恼
    有些用户拷贝Word文件到其他用户计算机上使用时,发现文字无法正常显示,请问这是什么原因,可用什么办法解决这个问题?
    答:如果一个Word文件无法正常查看,可能是作者使用了系统里面没有的字体。选择Word里的“工具”菜单,然后选择“选项”,在“兼容性”选项卡中单击“字体替换”按钮,这样可以发现那些缺少的Truetype字体,选择认为可能的字体然后单击“确定”按钮,再去查看文件即可。
    1.6.62  如何让总页数计数“自动化”
    在Word文件中插入页码的方法很简单,但是当一篇Word文件很长的时候,有没有方法可以显示出文件的总页数呢?
    答:要想统计并显示出文件的总页数,我们需使用域名SECTIONPAGES(作用:插入本节的总页数)。我们以文件总页数显示在页脚区为例,要想实现这一功能,我们首先还是得执行“视图→页眉页脚”命令,把插入点移到相关位置后,输入“{={SECTION PAGES}}”(“{}”需按组合键“Ctrl+F9”来输入。),用鼠标右键单击该域名的任意区域,在弹出的快捷菜单中选择“更新域”选项,返回值即是文件的总页数。为了是显示更直观,我们也可以这样来输入:“共{={SECTIONPAGES}}页”即可显示“共x页”字样。
    1.6.63  如何修复已损坏的Word文件
    在打开一Word文件时总是打不开,请问有什么方法修复这种文件吗?
    答:要想修复这些被损坏的文件,我们可以执行以下操作:按下“Ctrl+O”组合键,弹出“打开”对话框。选定要打开的已被损坏的文件。单击“打开”按钮右边“▼”,选择“打开并修复”功能即可。
    1.6.64  功能超强的查找与替换
    查找和替换对话框中的一些复选项有何功能?“格式”和“特殊字符”按钮又有何作用?
    答:单击“编辑→查找”或“编辑→替换”命令即可完成简单的查找和替换操作。在相应对话框中单击“高级”选项按钮,则会出现一些复选项和一些功能按钮,现一一介绍如下:
    (1)区分全/半角:选中此项,Word在查找时将区分全角和半角的数字和符号。
    (2)搜索范围:用于指定查找的范围。包括有:向下(即从插入点所在位置向文件末尾查找)、向上(即从插入点所在位置向文件开头查找),全部(即在整篇文件中查找)。
    (3)区分大小写:选中此项,则只查找与文本框中大小写完全相同的文本。
    (4)全字匹配:选中此项,则只查找与文本框中内容完全相同的单词,而把包含有该单词的其他单词排除。(如:在查找框中输入“Windows”,如果选中此项,则只查找“Windows”这个单词;若没选中此项,则可能查找到“Windows、Windows 98、Windows 2000”等。)
    (5)同音(英文):选中此项,则可找到与查找文本框中单词同音的所有单词。
    (6)查找单词的所有形式(英文):选中此项,则可找到查找文本框中单词的现在时、过去时、复数等所有形式。(如:在查找框中输入“go”,则可能找到go、going、went等单词。)
    (7)使用通配符:选中此项,即可在查找文本框中输入通配符来代替某些字符。
    (8)“格式”按钮:单击该按钮,会弹出一个选项菜单,其上包含有“字体”、“段落”、“样式”等菜单项并可以进行相应的设置来确定查找内容的样式。
    (9)“特殊字符”按钮:若单击该按钮,则可以查找一些特殊的符号,如“段落标记”、“省略号”等。
    1.6.65  巧用通配符来快速查找与替换
    要对多个类似词句进行快速查找与替换,有什么好的方法吗?
    答:我们可以使用通配符来帮助实现。这里给大家介绍几种常用的通配符:
    (1)在输入查找内容时,可以加入表达式{n},表示重复前一个字符n次。例如:输入“of{2}ice”,查找到的将会是office。
    (2)也可以加入[],表示查找中括号指定的字符中的任意一个。例如:输入“[学硕博]士”,查找到的将会是学士、硕士、博士。
    (3)还可以加入[!],表示查找指定字符以外的任意字符。例如:输入“[!a]n”,查到的将会是除an以外的所有可能组合如:in、on等。
    1.6.66  快速实现Word文件内容查找
    在Word中,要查找文件的某些内容,通常都使用“编辑→查找”功能。请问有没有更简单的方法呢?
    答:在Word窗口右边的垂直滚动条下方,有一个小圆点按钮,它的作用是“选择浏览对象”,单击它,可以根据所选对象进行快速查找。
    1.6.67  如何设置指定的文件页码起始值
    如果编辑的是一篇有封面、目录、正文的文件,如何能跳过封面、目录页,按照习惯把页码“1”设置在正文首页呢?
    答:“节”可以将文件分为具有不同页面格式的两个部分,因此我们可以通过在目录页后正文页前插入分节符来实现该功能。具体操作如下(以封面、目录共3页,正文页从第4页开始为例):
    (1)把插入点移到第3页文件后,单击“插入→分隔符”命令,在弹出的“分隔符”框中找到“分节符类型”选项,选择“下一页”复选框,再单击“确定”按钮即插入了分节符。
    (2)单击“插入→页码”命令,在“页码”对话框中单击“格式”按钮,找到“页码编排”区域,选择“起始页码”复选框并输入“1”,单击“确定”按钮即按要求设置了页码。
    小提示:如果编辑的该文件目录部分也要从“1”开始插入页码,又该怎么操作呢?其实此时只需在封面页后目录页前也插入一个分节符,然后按照上面所讲的方法对目录部分也操作一遍,即可实现目录部分页码从“1”开始,正文部分页码也从“1”开始的编辑习惯。注意页眉页脚工具栏上的“同前”单选按钮要取消选择,否则后面的页码会出现连续的情况。
    1.6.68  制作专用Word
    有些私人文件不希望在未经自己允许的人观看,除了在Word中设置密码保护外,如果计算机中的所有Word文件不让他人观看,能不能对Word来个小小的设置,便可要求使用密码进入使用?
    答:可以,可以稍加设置便会在他人用鼠标左键双击“Word文件”或直接打开Word时,都会弹出一个要求输入密码的登录框,方法如下:
    运行Word后,单击“工具→宏→宏…”命令,在弹出的对话模型中输入宏名,如“autoexec”(不包括双引号),然后单击“创建”按钮,并在代码窗中输入如下内容:
     Sub autoexec()
    Dim psw As String '定义psw为字符串,可省略
    psw = inputbox("请输入密码:", "登录?")
    If psw = "elong" Then
       Application.ShowMe
       Else
       msgbox "对不起,请与本机主人联系使用!"
       Application.Quit
       End If
    End Sub
     附破解办法:只需直接删除normal.dot模板文件即可。该文件在Win98的系统文件夹下,如我的电脑就在“C:/WINDOWS/Application Data/Microsoft/Templates”里。而该文件在WinXP系统中却在用户文件夹下,如的文件就在“E:/Documents and Settings/elong/Application Data/Microsoft/Templates”里。
    1.6.69  更改默认保存目录
    Word文件的默认保存目录是“我的文件”,而希望自己所建的文件都保存在另一个目录中(如“D:/公司文件”),请问有没有办法避免每次设置保存目录的麻烦呢?
    答:我们可以通过两种方法来改变它。第一种方法是在菜单栏单击“工具→选项→文件位置”命令,再单击“修改”按钮并通过浏览设置好常用于存放文件的目录(如“D:/公司文件”),最后单击“确定”按钮退出即可;第二种方法是更改“我的文档”所对应的目录,方法是在桌面上用鼠标右键单击“我的文档”,选择“属性”选项,然后在“目标位置”中输入新的文件夹位置(如“D:/公司文件”)即可。
    1.6.70  给Word文件加密
    听说在Word中可对给文件进行加密,那么究竟是如何操作的呢?
    答:打开要加密的Word文件,然后在菜单栏上单击“工具→选项”命令,在打开的选项窗口中选择“安全性”选项卡,在其下我们便可根据需要在“打开权限密码”或“修改权限密码”文本框中输入要设置的密码,如图1-40所示,完成后单击“确定”按钮关闭选项窗口,在返回Word窗口后再对该Word文件进行保存即可。
     1.6.71  轻松防止宏病毒
    听说有些利用Word中宏的病毒非常历害,有没有简单的办法来防止它的侵入呢?
    答:可以,因为宏病毒在Word中寄居的文件就是默认的模板文件Normal.dot(在默认安装情况下该文件位于C:/WINDOWS/Application Data/Microsoft/Templates文件夹中),我们只要在安装好Word后,把该文件的属性更改为“只读”,以后宏病毒便不能对它进行侵入寄存了。
    小提示:如何判别是否已感染宏病毒呢,我们可采用一个简单的办法来进行检测:打开这个文件,再单击“文件→另存为”命令,若另保存对话框中保存类型固定为“文件模板”,则表示该文件已经感染宏病毒。
    1.6.72  如何清除记录
    Word能自动地对最近打开的Word文件进行记录,如果在公用的计算机上,不想让别人看到在Word中打开过哪些文件,请问有没有什么简单的方法实现?
    答:有简单的方法。首先按组合键“Ctrl+Alt+–”,此时鼠标指针会变成黑色的减号。然后再在菜单栏单击“文件”菜单,移动指针至需要清除的文件名称上并单击,再次打开“文件”菜单看看刚才的那个文件名称是不是消失了。
    1.6.73  调整自动保存时间间隔
    有些Word新用户在编辑文件时,总是忘记进行保存,因而在停电或死机时发生“做无用功”的情况,请问有没有办法来避免这种无用功的发生呢?
    答:在编辑文件时要时刻进行保存,以免遇上机器故障或停电等意外情况发生,而使辛苦白废,其实在Word中可以进行一个小小设置,它便能自动保存。在Word中单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框,选择“保存”选项卡,选中“自动保存时间间隔”项,并调整其时间间隔(默认为10分钟),这样就可以全身心的投入到你的创作中,不必有什么顾虑了,因为Word会“不时地”保存文件。
    小提示:(1)定时保存文件功能仅对Word格式的DOC文件有效,其他文件无效;(2)若在Windows 95或Windows 98的计算机上使用Word,用于保存自动恢复文件的默认文件夹为:Windows/Application data/Microsoft/Word文件夹。如果使用的是Windows 2000/XP,或者计算机上有不止一个活动用户配置文件,自动恢复文件会保存在Windows/My Documents and Setting/用户名/Application data/Microsoft/Word文件夹下,用户可以自行恢复。
    1.6.74  如何保护好自己的文件
    在编辑文件时有时需要离开一会,但不想关闭文件,为了避免别人不小心改动了自己的文件,请问有什么办法暂时保护文件不被别人修改吗?
    答:可利用窗体加锁完成。在工具栏后端空白处单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“窗体”选项打开窗体工具栏,再在窗体工具栏上单击“保护窗体”图标按钮,如图1-41所示,使该工具按钮处于使用状态,然后再关闭窗体工具栏便可对不知情的人起到一定的防护作用。
    1.6.75  直接建立新文件夹保存文件
    在保存文件的时候突然想把它保存到其他的文件夹下,而此时该位置并没有建立这个文件夹。不知可不可以不用返回而直接建立文件夹,并把文件保存在该文件夹中?
    答:当然可以。只要在窗口右上方的一排图标中单击“新建文件夹”图标,就可以建立起新文件夹后,然后再把文件保存到该文件夹中即可。
    1.6.76  巧妙隐藏文件内容
    为了避免他人观看我的文件内容,请问有没有操作简单的方法快速隐藏Word文件的内容呢?
    答:其实只需选定整篇文件内容,把字体颜色设置为“无”,就会发现所有的文字内容都不见了。也可以通过插入文本框或是自选图形来覆盖需隐藏的部分文件内容。但是要注意的是,应该进行“对象不随文字移动”设置,否则就会前功尽弃。
    小提示:如果文件中为英文,则可选中内容后,再把它们的字体设置为“wingdings”或“webdings”,相关英文就会变成乱码
    16个Word实用技巧
      1.快速定位到上次编辑位置
     用WPS编辑文件时有一个特点,就是当你下次打开一WPS文件时,光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过,Word却没有直接提供这个功能,但是,当我们在打开Word文件后,如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。
     小提示:其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置,即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置,可以重复按下Shift+F5键,并在三次编辑位置之间循环,当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。
     2.快速插入当前日期或时间
     有时写完一篇文章,觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间,一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期,而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间,很快!
     3.快速多次使用格式刷
     Word中提供了快速多次复制格式的方法:双击格式刷,你可以将选定格式复制到多个位置,再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
     4.快速打印多页表格标题
     选中表格的主题行,选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框,当你预览或打印文件时,你就会发现每一页的表格都有标题了,当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
     5.快速将文本提升为标题
     首先将光标定位至待提升为标题的文本,当按Alt+Shift+←键,可把文本提升为标题,且样式为标题1,再连续按Alt+Shift+→键,可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。
     6.快速改变文本字号
     Word的字号下拉菜单中,中文字号为八号到初号,英文字号为5磅到72磅,这对于一般的办公人员来说,当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下,比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体,操作起来就有些麻烦了。其实,我们完全也可以快速改变文本的字号:先在Word中选中相关汉字,然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框,直接键入数值,即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel和WPS 2000/Office中同样适用。
     小提示:其实,小编还有两种快速更改Word文本字号的方法:
     (1)选中文字后,按下Ctrl+Shift+>键,以10磅为一级快速增大所选定文字字号,而按下Ctrl+Shift+<键,则以10磅为一级快速减少所选定文字字号;
     (2)选中文字后,按Ctrl+]键逐磅增大所选文字,按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。
     7.快速设置上下标注
     首先选中需要做上标文字,然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。
     小提示:详见本刊前期《Word XP中神奇的Ctrl键》一文,掌握一些快捷按键对快速、高效操作Word很有借鉴意义。
     8.快速取消自动编号
     虽然Word中的自动编号功能较强大,但是据笔者试用,发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实,我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
     (1)当Word为其自动加上编号时,您只要按下Ctrl+Z键反悔操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了;
     (2)选择“工具”→“自动更正选项”命令,在打开的“自动更正”对话框中,单击“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框(如图1),最后单击“确定”按钮完成即可。
     9.快速选择字体
     为了达到快速选择字体的目的,我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击Word工具栏,选择“自定义“命令,打开“自定义”对话框,在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡,并移动光标条到类别栏中的“字体”项,看到平时经常使用的字体,把它拖到工具栏成为按钮,以后要快速选择字体,只要先选中文本,再按下工具栏上字体按钮即可,省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。
     10.快速去除Word页眉下横线
     快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法:一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时,设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑,然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。
    另二则很好的技巧:
    ★自动备份
        有人在保存重要的Word文件时,总是在保存完毕后,拷贝一份作为文件的备份,其实我们还可以这样做。在Word中进行一些设置,令其自动备份文件。
      单击“工具→选项”,在对话框中选择“保存”选项卡,勾选“保留备份”选项即可。这样做之后,在保存文档时,相同的路径下就会出现一个Word文档的备份文件。
    ★不一样的通栏线输入方法
       连续输入3个以上“~”,再按回车键,可以得到一条波浪线;换成输入“=”可以得到双直线;输入“*”则可以得到一条虚线;输入“-”可以得到一条较细的实线;你试试输入 “#”看能得到什么吧!
        11、显示过宽文档
        在打开文档时,有时会发现因为文档过宽,屏幕上显示不全。这可怎么办,总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧!这时我们可以重新调整行的宽度,使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图,可以单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“视图”选项卡,然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们可以单击“视图”菜单中的“显示比例”命令,然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到Web版式视图中,使文字自动换行。
        12、改变文档的缺省目录
        所有Office 文档的缺省目录是C盘下的My Documents文件夹,根据工作需要,我们可以很方便地改变它。单击“工具”菜单,选择“选项”命令,单击“文件位置”选项卡,会显示一列选项和它们当前存储的目录。在“文件类型”列表中选中文档,单击“更改”按钮,进入“更改位置”对话框。单击“查找范围”框中的向下箭头,选中想要的文件夹即可。
        13、关闭语法错误标记
        在键入时Word可以对我们键入的文字进行拼写和语法检查,在页面上可以看到红红绿绿的波浪线。如果你觉得这些线太影响视觉效果,可以将其隐藏。在状态栏上的“拼写和语法状态”图标上单击鼠标右键,选择“隐藏语法错误”项,语法检查出来的错误标记就全都不见了。如果要详细设定,可以在右键菜单中选择“选项”,在“选项”对话框中单击“拼写和语法”选项卡,在这里我们可以详细设定拼写和语法的属性。
        14、另有妙用的Ctrl+Z
        大家都知道,Ctrl+Z的作用是撤消上一个操作,能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作,或是恢复到以前的某一步。但你知道吗,Ctrl+Z还有特殊的作用。先举一个例子,在没有改变Word缺省设置的情况下,在空行中输入:“1、计算机的实际应用”,系统会自动将其变为项目编号的形式,并在下一行添加了“2、”字样。这时如果按BackSpace键,可以删除第二行中的项目编号,并不能消除第一行中的项目编号形式,也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了,不可选。这时,Ctrl+Z就发挥作用了。我们在输入“1、计算机的实际应用”敲回车后,顺手按一下Ctrl+Z,一切都OK了,第一行还是原来的样子,一点也没变。原来系统有“自动更正”的功能,可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后,系统做了两件事,先是换到下一行,然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl+Z,刚好取消了第二个操作,就像什么事都没发生一样,系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改,这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现Ctrl+Z的更多妙用。
        15、控制转换的字体
        有时打开别人传来的文档,发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。如果打开的文档中包含这样的字体,Word 会将字体替换为机器中已安装的字体。 如何来控制要替换的字体呢?我们可以这样做: 单击“工具栏”菜单中的“选项”命令,再单击“兼容性”选项卡。单击“字体替换”按钮。 在“字体替换”下,在“文档所缺字体”中选择所缺少的字体名称。在“字体替换”列表框中,选择用以替换的另一种字体,再单击两次“确定”,系统就会按要求进行字体的转换。
        16、将样式传给其他文档
        某一文档中创建了几种样式后,如果想在其他文档中也使用这几个样式,可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档,选择“格式”菜单中的“样式”命令,在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中,打开的文档中的一列样式会显示在左边,Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式,单击“复制”按钮,就将其添加到了右侧的列表中。 单击“关闭”按钮。下次我们就可以从normal.dot文档中使用这些格式了。
    windows快捷键的妙用
    按[Ait+Space]组合键,打开窗口控制菜单。
    按住[shift]键并双击桌面上的“我的电脑”图标,即可打开“资源管理器”窗口。
    先按下[ctri]键再按[space]键,进行中英文切换。
    先按下[shift]键再按[space]键,进行全角/半角切换。
    在删除文件时按住[shift]键,可以将文件直接删除而不是将它放入“回收站”。
    在打开文件时按住[shift]键,可以将文件在新的窗口打开。
    重新启动计算机时,按[shift]键,可以跳过硬件检测,而达到快速启动的目的。
    当按下键盘上的[sieep]键时就可以快速进入休眠状态了。
    禁用[ctri+Ait+deiete]组合键开机。
    按[ctri+1]快捷键,即可将段落设置成单倍行距;
    按[ctri+2]快捷键,即可将段落设置成双倍行距;
    按[ctri+5]快捷键,即可将段落设置成1.5倍行距。
    按[shift+f3] 组合键,每按一次,文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。
    按下[Ait+enter]组合键,则刚才输入的内容会被自动复制一遍,该方法适用于复制粘贴后的重复粘贴。
    选择纵向,按住[Ait]键后,用鼠标左键进行选择;
    择纵向,按住[ctri+Ait+f8]组合键,然后就可以拖动鼠标进行选择了。
    修改目录,选中整个目录,按下[ctri+ shift+f9]组合键,即可以使整个目录变成普通文本,然后就可以随修改了。
    按下[Deiere]键删除的是表格其中的内容,表格部分还在;若按下[Backspace]键,则删除的是选中的全,包括单元格、表格行或是整个表格。
    快速将表格一分为二,按下[ctri+ shift+Enter]组合键,Word会在光标定位处自动插入一个空行,从而将表格一分为二。
    按下[ctri+ shift] 组合键切换中英文输入法。
    同时打开或关闭多个稳档,可按住[shift]键,再单击“文件”菜单中的“全部保存”或“全部关闭”命令。
    按[Ait+ shift+d]组合键即可插入当前日期,而按[Ait+ shift+T] 组合键即可插入当前时间。
    按[ctri],然后再按[↑]方向键或[↓]方向键,就可以使光标向上或向下快速移动一个段落。
    按[ctri+ shift+F9]组合键,就可以快速插入一个大括号。
    Word快捷键
    [F1]键:帮助;[F2]键:移动文字或图形,按回车键确认
    [F4]键:重复上一次的操作
    [F5]键:编辑时的定位
    [F6]键:在文档和任务窗格或其他Word窗格之间切换
    [F8]键:打开Word的选择模式
    [F12]键:打开“另存为”对话框
    [shift+F2]组合键:复制文本
    [shift+F3]组合键:改变字母大小写
    [shift+F4]组合键:重复查找或定位
    [shift+F12]组合键:选择“文件”菜单中的“保存”菜单项
    [shift+F5]组合键:跳转文档中上一次编辑位置
    [shift+←] 组合键:选中光标左侧一个字符
    [shift+→] 组合键:选中光标右侧一个字符
    [shift+↑] 组合键:选中光标当前位置至上一行之间的内容
    [shift+↓] 组合键:选中光标当前位置至下一行之间的内容
    [shift+End] 组合键:选中光标所在处至行尾
    [shift+Home] 组合键:选中光标所在处至行首
    [shift+pageup] 组合键:选中光标当前位置至上一屏之间的一行内容
    [Shift+Pagedown] 组合键:选中光标当前位置至下一屏之间的一行内容
    [ctri+F2] 组合键:打印预览
    [ctri+F4] 组合键:关闭窗口
    [ctri+F6] 组合键:在打开的文档之间切换
    [ctri+F12] 组合键:打开“打开”对话框
    [ctri+1] 组合键:单倍行距
    [ctri+2] 组合键:双倍行距
    [ctri+5] 组合键:1.5倍行距
    [ctri+O] 组合键:段前添加一行间距
    [ctri+A] 组合键:全选
    [ctri+B] 组合键:字符变为粗体
    [ctri+C] 组合键:复制
    [ctri+shift+D] 组合键:分散对齐
    [ctri+E] 组合键:段落居中
    [ctri+F] 组合键:查找
    [ctri+G] 组合键:定位
    [ctri+H] 组合键:替换
    [ctri+I] 组合键:字符变为斜体
    [ctri+J] 组合键:两端对齐
    [ctri+K] 组合键:超级连接
    [ctri+L] 组合键:左对齐
    [ctri+N] 组合键:新建文档
    [ctri+M] 组合键:左侧段落缩进
    [ctri+O] 组合键:打开文档
    [ctri+P] 组合键:打印
    [ctri+Q] 组合键:插入点所在行向左移动一个字符
    [ctri+Q] 组合键:取消段落格式
    [ctri+R] 组合键:右对齐
    [ctri+S] 组合键:保存
    [ctri+T] 组合键:创建悬挂缩进
    [ctri+U] 组合键:为字符添加下划线
    [ctri+V] 组合键:粘贴
    [ctri+W] 组合键:
    [ctri+X] 组合键:剪贴
    [ctri+Shift+Z] 组合键:格式清除
    [ctri+ shift] 组合键:输入法转换
    [ctri+F8] 组合键:打开“宏”的对话框
    [ctri+空格] 组合键:中、西文转换
    [ctri+Enter] 组合键:插入分页符
    [ctri+ shift+M] 组合键:取消左侧段落缩进
    [ctri+ shift+F12] 组合键:选择“文件”菜单中的“打印”菜单项
    [ctri+ shift+F] 组合键:改变字体
    [ctri+ shift+P] 组合键:改变字号
    [ctri+ shift+>] 组合键:增大字号
    [ctri+ shift<] 组合键:减小字号
    [ctri+ shift+]] 组合键:逐磅增大字号
    [ctri+ shift+[] 组合键:逐磅减小字号
    [ctri+ shift+C] 组合键:复制格式
    [ctri+ shift+V] 组合键:粘贴格式
    [ctri+ shift+T] 组合键:减小悬挂缩进量
    [ctri+ Enter] 组合键:插入分页符
    [ctri+Home] 组合键:插入点移到文档首部
    [ctri+End] 组合键:插入点移到文档尾部
    [ctri+ shift+←] 组合键:将光标移到单词开始处
    [ctri+ shift+→] 组合键:将光标移到单词结尾处
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    [ctri+ shift+↓] 组合键:将光标移到段尾
    [ctri+ shift+Home] 组合键:将光标移到文档开始处
    [ctri+ shift+Ena]组合键:将光标移到文档结尾处
    [ctri+PGVP] 组合键:将插入点移至上一页窗口顶部
    [ctri+PGDW]组合键:将插入点移至下一页窗口顶部
    [shift+Home]组合键:插入点到行首
    [shift+Ena]组合键:插入点到行尾
    [shift+空格]组合键:半角/全角切换
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    [Ait+左键] 组合键:选中一块文字
    [Ait+Ctri+ Shift+Pagedown]组合键:将光标移到窗口结尾
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    [Ait+Ctri+T]组合键:插入商标符号
    [Ait+Ctri+.]组合键:插入省略号
    [Ait+Tab] 组合键:切换任务、窗口
    [Ait+F4] 组合键:关闭程序
    [Ait+空格] 组合键:下拉Word控制菜单
    [Ait+Prntscreen] 组合键:窗口复制。
    按住[Ait]键,可以暂时忽略网格使图片平滑移动。
    按住[Shift]键,依次选取需要对齐的图形,完成若干图形对齐任务。
    按住[Shift]键并单击“打印预览”按扭,可快速打印工作表。
    按[shift+Enter]组合键,可以在当前幻灯片的后面插入一张新幻灯片。
    按[Tab]键,选择下一个单元格;
    按[Shift+ Tab]组合键选择前一个单元格。
    按[Shift]键,再按回车键,就会产生一个换行符。
    如果打开的窗口或窗体角朵,并且把数据库窗口完全挡住了,这时只要按下[F11](也可以按下[Ait+ F11]),数据库窗口将被前置。
    按[Ctri+:]组合键,可以输入当前日期;
    按[Ctri+ shift+:] 组合键,可以输入当前时间。
    选定大块区域,,按[Shift]键后拖动鼠标。
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