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  • chrome浏览器 快捷键Want to make your browsing more efficient in Chrome? Here’s how you can use keyword shortcuts to quickly find info on any site you want. 是否想在Chrome中提高浏览效率? 您可以通过...
    chrome浏览器 快捷键

    chrome浏览器 快捷键

    Want to make your browsing more efficient in Chrome?  Here’s how you can use keyword shortcuts to quickly find info on any site you want.

    是否想在Chrome中提高浏览效率? 您可以通过以下方法使用关键字快捷方式在所需的任何网站上快速找到信息。

    As you might expect for a browser built by Google, Chrome makes it very easy to search sites and create unique search keywords.  If you’ve used Chrome for a while, you many have noticed that Chrome offers to let you search the site by pressing Tab.  You often don’t even have to enter the full address; just start typing the name, and you’ll notice the search message pop up on the right.

    您可能会期望使用Google构建的浏览器,而Chrome浏览器使搜索网站和创建唯一的搜索关键字变得非常容易。 如果您使用Chrome已有一段时间,那么许多人会注意到Chrome提供了通过按Tab来搜索站点的功能。 您甚至通常不必输入完整的地址; 只需开始输入名称,您就会注意到搜索消息在右侧弹出。

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    If you press Tab on your keyboard, the site’s name will turn into a label on the left and you’ll be able to enter a search in the address bar.  If you instead want to do a search for this topic on your default search engine, click the down arrow or select the other search entry on the drop-down list.

    如果您按键盘上的Tab键,该站点的名称将变成左侧的标签,您将可以在地址栏中输入搜索内容。 如果您想在默认搜索引擎上搜索此主题,请单击向下箭头或在下拉列表上选择其他搜索条目。

    sshot-2010-08-02-[14-56-22]

    Manage Existing Keyword Shortcuts

    管理现有的关键字快捷方式

    If you’d like to change what sites Chrome automatically lets you search or add another site and keyword to the list, right-click the address bar and select Edit search engines.

    如果您想更改哪些网站,Chrome会自动让您搜索或添加其他网站和关键字到列表中,右键点击地址栏,然后选择编辑搜索引擎

    sshot-2010-08-02-[14-57-06]

    Alternately, open the Options dialog and click Manage beside the Default Search option.

    或者,打开“选项”对话框,然后单击“默认搜索”选项旁边的“ 管理 ”。

    sshot-2010-08-02-[14-57-47]

    This will open the list of your search engines.  The Default search options are ones that were included with Chrome and are available from the Default Search Engines list on the Options dialog.  The Other search engines are ones that Chrome has automatically added when you did a search on a website in Chrome.  You can remove any of the listings, edit it, or make it the default search.

    这将打开您的搜索引擎列表。 默认搜索选项是Chrome随附的选项 ,可从“选项”对话框的“默认搜索引擎”列表中获得。 其他搜索引擎是您在Chrome浏览器中的网站上进行搜索时Chrome会自动添加的搜索引擎 。 您可以删除任何列表,对其进行编辑,或使其成为默认搜索。

    sshot-2010-08-02-[14-58-11]

    Here we made our HowtoGeek.com search a default option.  Now, notice that it is listed under the Default search options.

    在这里,我们将HowtoGeek.com搜索设为默认选项。 现在,请注意,它在“ 默认搜索”选项下列出

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    It’s also now listed in the drop-down menu to select the default search engine on the Options dialog.

    现在,它还在下拉菜单中列出,以在“选项”对话框中选择默认搜索引擎。

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    Edit Search Keywords

    编辑搜寻关键字

    You can also edit existing search keywords as mentioned above.  If you’d like to change Facebook search to come up when you enter Friends in your address bar, you can do that.

    您还可以如上所述编辑现有的搜索关键字。 如果您希望在地址栏中输入好友时将Facebook搜索更改为出现,则可以执行此操作。

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    Now, notice that when we enter the word friends in the address bar, Chrome offers to let us search Facebook.com by pressing the Tab key.

    现在,请注意,当我们在地址栏中输入“ 朋友 ”一词时,Chrome提供了让我们通过按Tab键搜索Facebook.com的功能。

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    Keywords have to be unique, but don’t be worried about using the same keyword for two sites.  If you try to reuse an existing keyword, the check box on the right of the dialog will turn into a yellow exclamation point showing that your keyword must be unique.  Just enter a new one, and it’ll work fine.

    关键字必须是唯一的,但不要担心两个站点使用相同的关键字。 如果您尝试重用现有的关键字,对话框右侧的复选框将变成黄色的感叹号,表明您的关键字必须唯一。 只需输入一个新的名称,它就可以正常工作。

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    Use your imagination; you could make your keyword for HowtoGeek.com search tech tips or something else easy to remember so you can always find our tutorials to help you out on your computer.

    动用你的想象力; 您可以将其作为HowtoGeek.com搜索技术技巧的关键字或其他容易记住的内容,以便始终可以找到我们的教程来帮助您在计算机上使用。

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    Add New Keyword Search Shortcut in Chrome

    在Chrome中添加新的关键字搜索快捷方式

    Would you like to add your favorite website’s search to Google Chrome?  Here’s how you can make a brand new search engine keyword.  For this example, we’ll add Techinch.com search to Chrome, but you could add any other site’s search the same way.

    您想将自己喜欢的网站的搜索添加到Google Chrome吗? 这是您制作全新搜索引擎关键字的方法。 在此示例中,我们将Techinch.com搜索添加到Chrome,但是您可以用相同的方式添加其他网站的搜索。

    First, browse to the site you want to add, and do a search on the site.

    首先,浏览到要添加的站点,然后在该站点上进行搜索。

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    This should automatically make Chrome create a search keyword for this site; if it doesn’t, you can still add it manually.  Look in the address bar and notice where your search query is listed in the address.

    这应该使Chrome自动为此网站创建搜索关键字; 如果没有,您仍然可以手动添加。 在地址栏中查看并注意您的搜索查询在地址中列出的位置。

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    Replace your search term with %s as we did in this screenshot.  Now copy the total address so we can use it to create a new search keyword.

    像在此屏幕截图中一样,将您的搜索词替换为%s 。 现在复制总地址,以便我们可以使用它来创建新的搜索关键字。

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    Open the Search Engines dialog as above, and click Add.

    如上打开“ 搜索引擎”对话框,然后点击添加

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    In the dialog box, enter the site’s address in the Name box, and a keyword for it in the Keyword box as above.  Now paste the address you copied with %s instead of your search query into the URL box.  Click Ok when you’re finished.

    在对话框中,在“ 名称”框中输入站点的地址,并在“ 关键字”框中输入关键字 ,如上。 现在,将使用%s(而不是搜索查询)复制的地址粘贴到URL框中。 完成后,单击“ 确定”

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    You’ll see your new search engine option listed in your Other Search Engines list as before, and can edit or make it default as before.

    您会像以前一样在“ 其他搜索引擎”列表中看到新的搜索引擎选项,并且可以像以前一样对其进行编辑或将其设为默认值。

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    This is an especially great way to add search engines that don’t seem to get picked up by default, such as specialty searches.  Here we’ve added Google Images search with the keyword pictures, using the steps in this tutorial.

    这是添加默认似乎不会被选中的搜索引擎(例如特殊搜索)的一种特别好方法。 在此,我们已按照本教程中的步骤添加了带有关键字picture的 Google Images搜索。

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    Visit a Favorite Site With a Keyword

    使用关键字访问收藏的网站

    You can also use this to add a way to visit a favorite site quickly with a keyword.  In this case, enter the site’s normal address in the URL field.

    您还可以使用它来添加一种通过关键字快速访问收藏站点的方法。 在这种情况下,请在URL字段中输入站点的常规地址。

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    Now, when you enter your keyword in the address field, it will open that site as the default option.  For example, we can open Facebook.com by simply typing in friends.  You could make this even simpler, and only enter a single character as the keyword for a super quick way to access your favorite sites.

    现在,当您在地址字段中输入关键字时,它将作为默认选项打开该站点。 例如,我们可以通过简单地输入friends来打开Facebook.com。 您可以简化操作,只需输入一个字符作为关键字即可快速访问自己喜欢的网站。

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    Conclusion

    结论

    Chrome makes it much easier to add search engines than other browsers, as it automatically adds new search sites as you perform searches on various sites across the web.  Unlike Firefox, IE, and other browsers, you don’t usually need to add new search engines manually.  But, if you do need to add a site that Chrome doesn’t seem to pick up automatically, it’s quick and easy to do that.  Plus, the Keyword-powered search makes it quicker than ever to start searching the site you want.

    与其他浏览器相比,Chrome使添加搜索引擎更加容易,因为当您在网络上的各种网站上执行搜索时,它会自动添加新的搜索网站。 与Firefox,IE和其他浏览器不同,您通常不需要手动添加新的搜索引擎。 但是,如果您确实需要添加一个Chrome似乎无法自动启动的网站,则可以轻松快捷地做到这一点。 另外,借助关键字进行的搜索使搜索所需站点的速度比以往更快。

    Do you have a favorite site you added to Chrome’s search?  Let us know in the comments!

    您是否有添加到Chrome搜索中的收藏站点? 让我们在评论中知道!

    翻译自: https://www.howtogeek.com/howto/24227/complete-guide-to-keyword-shortcuts-to-search-sites-in-google-chrome/

    chrome浏览器 快捷键

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  • 跟其他软件一样,PDF中的查找快捷键也是Ctrl+F,使用快捷键即可弹出查找设置窗口。 我们可以看到弹窗中有很多设置条件,分别来说一说。其中包括对关键字条件限制设置,“字符格式化”、“全词匹配”、“区分大小写...

    在PDF使用过程中,查找虽然是一个简单的小功能,但作用可是非常大的,如果用对了,可是能快速提高工作效率,在办公时节省很多时间。下面我们来具体看一看操作技巧。

    首先打开电脑中安装好的极速PDF编辑器,并打开需要操作的PDF文档。
    在这里插入图片描述

    跟其他软件一样,PDF中的查找快捷键也是Ctrl+F,使用快捷键即可弹出查找设置窗口。
    在这里插入图片描述

    我们可以看到弹窗中有很多设置条件,分别来说一说。其中包括对关键字条件限制设置,“字符格式化”、“全词匹配”、“区分大小写”、“使用通配符”可分别用更详细的限制条件精确匹配查找。
    在这里插入图片描述

    与Word文档不同的是,PDF文档可以限制查找页面范围,点击蓝色字体“在当前文档所有页面”并进行设置缩小查找范围。
    在这里插入图片描述

    另外还可以直接进行查找页面窗口显示预览,点击右侧工具栏中的“显示/隐藏结果”即可。
    在这里插入图片描述

    以上就是PDF文档查找的一些相关设置,可以根据实际需求进行对应设置后再查找并进行替换,可以大大提高工作效率哦。

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  • <Leader>m Mark the word under the cursor, similar to the star   command. The next free highlight group is used.   If already on a mark: Clear the mark, like   <Leader>n.  四、修改默认...

    一、高亮效果类似如下图:

    二、安装方法

    首先,安装Bundle插件管理器,安装参考:

    https://blog.csdn.net/sinat_29891353/article/details/88367335

    然后vim ~/.vimrc文件添加一行:

    Bundle 'Mark'

    然后按shift+:进入命令模式,输入PluginInstall,稍等一会儿即可完成安装。

    三、使用方法

    默认快捷键:\+m高亮,\+n取消高亮。

    参考官网:https://www.vim.org/scripts/script.php?script_id=2666

    <Leader>m     Mark the word under the cursor, similar to the star 
                            command. The next free highlight group is used. 
                            If already on a mark: Clear the mark, like 
                            <Leader>n. 

    四、修改默认快捷键

    vim ~/.vimrc添加如下一行:即可修改\+m快捷键为Ctrl+m快捷键:也可以改成其他快捷键。

    nmap <C-m> <leader>m

     

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  • 快速获取Word 2000快捷键列表

    千次阅读 2010-03-24 08:52:00
    使用Word 2000时,利用快捷键可以提高工作效率,但如何获得这些快捷键列表呢?笔者介绍一个简单的方法。 1.打开一个空白文档,单击“工具”菜单中的“宏”子菜单,然后单击“宏”命令。 2.在“宏的位置”框中,选择...
          使用Word 2000时,利用快捷键可以提高工作效率,但如何获得这些快捷键列表呢?笔者介绍一个简单的方法。
          1.打开一个空白文档,单击“工具”菜单中的“宏”子菜单,然后单击“宏”命令。
          2.在“宏的位置”框中,选择“Word 命令”项。
          3.在“宏名”框中,单击“ListCommands”命令,然后单击“运行”按钮。
          4.在“命令列表”对话框中,单击“当前菜单和快捷键设置”。
          5.单击“文件”菜单中的“打印”命令。即会在当前文本出现快捷键列表。
    注意:如果更改了默认的快捷键,所做的更改将包含在打印的快捷键列表中。但是,列表中不会包含指定给宏的快捷键。
    
    
    用Word制作复杂的表格   
    2000同样可以制作出精美、复杂的表格。
          表格的框架可以用两个方法来形成,一是“手工法”:通过“绘制表格”用鼠标一行一列地绘制,这个方法有点儿原始,不仅太慢,而且行与行、列与列的距离不容易协调。二是“自动法”:通过菜单栏上“表格”下的“插入”选择“表格”(图1),在弹出的“插入表格”选项中修改列数、行数,点击“确定”之后,一个粗略、简单的表格就形成了。这个方法的优点是快捷、简明,表格中行与行、列与列的距离自动等距。
          如果表头有斜线,就在菜单栏“表格”项下选“插入斜线表头”,在“表头样式”下选出自己所需的表头就行了,如图2所示。在出现的表头中插入所需的文字并调整好位置,轻轻松松就可得到图3所示的表格。
          表格内的文字(不含表头)排列方式可以通过“表格和边框”工具栏上“单元格对齐方式”按钮,然后在出现的九种格式中选择所需的格式。也可以将鼠标移至表格内空白处,单击右键,在弹出的菜单中点击“单元格对齐方式”,在展开的子菜单中,也会出现九种备选的格式。图3的表格选取的是“中部居中”的格式。
          如果我们在“插入表格”选项框,点击“自动套用格式”按钮,就会看到在“表格自动套用格式”选项中有很多的格式任你选用。可按你的需要选择一种而制作出如图4“预览”框中所示的立体表格了。
    用好Word XP的流程图绘制功能   用好Word XP的流程图绘制功能
          张迎新
          一、流程图绘制
          1.单击Word 
          XP“插入/图片”子菜单下的“绘制新图形”命令,一个四角和四边中央带有实线标记的虚框(图1)就会插入页面,同时“绘图”工具栏自动打开。图1中显示的虚框称为绘图画布,放入其中的图形有许多新的特性。
          2.单击Word 
          XP“绘图”工具栏中的“自选图形”按钮,在“流程图”子菜单下找到你需要的流程符号。如果你不熟悉某个符号的含义,只要鼠标在它上面停留片刻,就会有黄色的提示框弹出,将它的用途和意义告诉你。
          单击鼠标选中你需要的流程符号,然后在绘图画布中拖动十字光标,即可将所选图形插入绘图画布。如果你发现插入的流程符号不正确,可以用鼠标单击已经插入的图形,当其四周出现小圆圈(控制点)时,按Delete键即可将它从绘图画布中删除。
          3.按照上面介绍的方法重复操作,就可以将所有流程符号插入绘图画布。当所有符号插入完毕以后,你就可以使用“连接符”进行连接,具体方法是:打开Word 
          XP“绘图”工具栏中的“自选图形”、“连接符”子菜单,其中提供了直线、肘形和曲线三大类共九个连接符。
          根据需要选择某个连接符号并单击,当空心十字光标移近流程符号时,在边框上会显示若干蓝色小点,它们就是连接符号的起止位置。你只要按住鼠标从起点向终点移动光标,连接符就会将起止点之间的蓝色小点连接起来。
          4.连接完成后如果发现了连接错误,你只要将鼠标移到连接符上面,当四向十字光标出现后单击鼠标,连接符两端就会出现红色小点。此时按Delete可以删除该连接符。若将光标移到连接符的任意一个端点(即红色小点)上,可以将它从流程符号上移开,此后可以将该端点连接到其他地方。
          5.接着你就可以在流程符号中添加文字了,方法是:鼠标右键单击需要添加文字的流程符号,选择快捷菜单中的“添加文字”命令。光标就会在流程符号内部闪动,你就可以直接输入文字,完成后还能用“格式”工具栏中的按钮,执行文字对齐、修改字体和字号等操作。
          注意:绘图画布内部不能直接输入文字,如果你需要在流程符号或连接符附近书写文字。可以在绘图画布中插入文本框,在其中输入文字后移动到上述对象附近。再用鼠标右键单击文本框,选择快捷菜单中的“设置文本框格式”命令,就可以在对话框中将文本框的边框修改为“无线条颜色”,就能在绘图画布内部看到完美的文字效果。
          上面这些操作完成后,一幅完美的流程图就会呈现在你的面前(图1)。
          二、操作技巧
          绘图画布大大方便了Word图形绘制,下面介绍有关的几个操作技巧:
          1.插入绘图画布中的图形对象可以移动或缩放。单击其中的某个流程符号(或其他图形),待其四周出现虚框和八个小圆圈组成的控点后,你就可以用鼠标和键盘上的方向键移动图形,或者用鼠标调整图形的大小。在上述过程中,绘图画布中的连接符不会发生中断。
          注意:与Word 
          2000不同的是,绘图画布中的图形整体移动前无须组合,如果你想叫绘图画布中的流程图整体移动。可以用鼠标在绘图画布内部拖动,将其中的所有图形围在虚框中。待这些图形被全部选中(即图形四周出现虚框和八个小圆圈控点)后,你就可以用键盘或鼠标整体移动这些图形了。
          按上法选中的图形还可以整体复制,以便粘贴到其他文档进行共享,这些特性给操作带来了很大的方便。
          2.用鼠标在绘图画布内部单击,即可显示它四周的虚框。鼠标指向其四角和四边中央的实线标记(图1),你就可以按照光标的指示任意增大或缩小绘图画布。你也可以用鼠标右键单击绘图画布四周的虚框,选择快捷菜单中的“显示绘图画布工具栏”,即可打开图2所示工具栏。单击其中的“调整”按钮,可以使绘图画布自动缩放以适应内部图形。单击“扩大”按钮,可以逐步放大绘图画布(每单击一次放大一点)。若单击图2右端的“文字环绕”按钮,可以打开菜单选择文字环绕“绘图画布”的方式(共有七种之多)。
          3.按照上面介绍的方法打开右键快捷菜单,选择“设置绘图画布格式”命令,就会打开一个对话框,其中有“颜色与线条”、“大小”和“版式”等选项卡。其中的“颜色与线条”选项卡可以设置绘图画布内部的填充效果和颜色,或者修改其边框的大小、线条样式和颜色。“大小”选项卡可以修改绘图画布的高度和宽度,这种修改不受内部图形大小的限制,比“绘图画布”工具栏中的“调整”按钮功能更强。至于“版式”按钮可以设置文字在绘图画布周围的环绕方式,还可以选择各种水平对齐方式。单击其中的“高级”按钮,还可以打开“高级版式”对话框,选择更复杂的文字环绕和画布对齐方式。
          从本文介绍的实例可以看出,Word XP内置的绘图工具更加好用,感兴趣的读者朋友赶快试试吧!
    
    
    Word XP进阶应用指南   Word XP进阶应用指南
          张迎新
          Word 
          XP是一个功能强大的文字处理软件。随着应用水平的提高,大家已不再是只停留到利用Word进行简单的文字处理了。为此,本文将带领大家进入Word 
          XP的深层次“体验”,讲述有关协作文档、邮件合并、域和宏等进阶功能。
          一、建立与使用域和宏
          1.建立Word XP“域”
          “域”在Word中应用非常普遍,它是文档中可能发生变化的数据(例如页码、日期等),以及邮件合并时文档中占有特定位置的字符。Word中的编号、题注和目录就是“域”的具体应用。
          (1)插入“域”:
          点击“插入→域”菜单命令,将打开“域”对话框。在该对话框中打开“类别”下拉列表,选择“全部”选项。你可以看到,Word提供的73个“域”,选中任意一个“域”,即会显示它的具体用途说明。在这里,我们以“NumWords”域为例,说明如何通过“域”对话框使用“域”。
          编辑文档经常需要统计其中的字符数。点击“工具→字数统计”菜单命令,就可以得知文档具体字符数。由于文档内容会随时发生改变,频繁使用“字数统计”很麻烦。如果在文档特定位置插入“NumWords”域,一旦文档的内容发生变化,只需要执行一次更新“域”操作就可以显示新字数。具体操作方法是:
          将光标放在需要显示字数的位置,点击“插入→域”菜单命令,打开“域”对话框。打开“类别”下拉列表,选择“文档信息”选项,在“域名”中选中“NumWords”域,然后在“数字格式”选项中选中一种数字格式(如“0”或“0.00”),确定后光标位置即可显示文档字数。一旦文档内容发生变化,只需右击显示文档字数的“域”,选择“更新域”命令即可。
          为了使文档字数的显示更加美观,你还可以在“域”的前后添加修饰文字。例如在“NumWords”域前后分别加上“文档共计”和“字”字样,即会显示“文档共计2600字”。
          (2)插入“域代码”:
          Word除了“插入→域”菜单命令以外,它所提供的所有域代码均可直接插入到文档中。
          假如你需要在文档页眉插入“文档大小:XXXXK字节”的信息,可以点击“视图→页眉和页脚”菜单命令,将光标置入文档的页眉。输入文字“文档大小:K字节”,然后将光标移到冒号的后面。接着按下“Ctrl+F9”组合键将“{ 
          }”(域符号)插入页面,然后在“{ }”内输入域代码“FILESIZE 
          /K”,其中“/K”称为“域选项”,表示以千字节为单位显示文档大小,如果要以兆字节为单位显示,只要将“域选项”改为“/M”即可。
          注意:输入时请注意域代码“FILESIZE”后要输入一个空格,而且输入的所有字符都必须为半角字符,大小写均可。
          如果你要了解Word “域代码”的详细信息,只要打开“域”对话框。选中某个“域”,点击“域代码”按钮就可以在对话框中看到相关信息。
          (3)提示输入:
          假如你设计了一个比较复杂的表格,如果想对某个单元格的输入进行提示,可以采用下面的方法:打开“域”对话框,选择“类别”下拉列表中的“邮件合并”选项,选中“域名”中的“Fill-in”域,并在“提示”框内输入需要出现的提示信息(例如“请输入姓名”)。确定之后,只要光标放入“域”所在的单元格中按下F9键,即会弹出“Microsoft 
          Word”对话框,其中显示你前面输入的提示信息。在其中输入信息后关闭对话框,当前光标所在位置就会显示这些信息。
          (4)插图自动编号:
          在编辑文档需要为插图编号时,多数用户采用手工编号的方式,这样一旦在插图中增加或删除了图片,就必须采用手工方法重新调整编号。采用“AutoNum”域可以为文档插图编号从而避免这个问题。其具体操作方法是:
          在需要插入图片编号的位置输入其前缀(例如图、插图),打开“域”对话框。先在“类别”下拉列表中选择“编号”选项,选中“域名”中的“AutoNum”域,并选择一种具体的格式(如1,2,3),确定之后就可以看到图片编号前缀后面显示的数字,自动生成“图1”或“图片一”。重复上面的操作就可以生成连续的一系列编号。一旦图片发生变化,图片编号即会自动更新,从而保持序号的连续性。
          2.“域”的使用技巧
          (1)自动更新“域”:
          如果你将“Date”(当前日期)或“Time”(当前时间)域插入了文档,打印前没有按下F9键进行更新,则打印出来的日期或时间就可能不正确。在这种情况下,你可以设置Word打印时自动更新域,具体操作方法是:点击“工具→选项”菜单命令,在打开的对话框中点击“打印”选项卡,选中其中的“更新域”选项即可。
          (2)快速删除“域”:
          插入文档中的“域”被更新以后,其外观和普通文本没有多大区别。如果你打算删除某个或全部域,查找起来会很困难。此时你可以按下Alt+F9键,显示文档中所有的域代码(反复按下Alt+F9键可在显示和更新域代码之间切换),然后点击“编辑→查找”菜单命令,在打开的对话框中,点击“高级”按钮扩展对话框,将光标停留在“查找内容”框中,点击“特殊字符”按钮并从列表中选择“域”(“^d”即进入“查找内容”文本框)。点击“查找下一处”按钮即可找到文档中的“域”,选中任意一个“域”,按下Del键即可将其全部删除。
          (3)“域”的锁定和解除:
          如果你不希望当前“域”的结果被更新,可以将它锁定。具体操作方法是:鼠标点击需要锁定的“域”,然后按下Ctrl+F11键即可,此后可以看到其快捷菜单中的“更新域”命令失效。
          如果你想解除对域的锁定,只要点击需要解除锁定的“域”,然后按下Ctrl+Shift+F11键即可。
          3.“宏”的建立与使用
          “宏”是在Word中完成重复操作的工具,它是一系列操作或命令的集合,类似DOS中的批处理,以前需要几步乃至十几步的操作,现在只需要选择相应的快捷键或宏按钮就可完成。Word提供了“录制宏”和“Visual 
          Basic编程宏”等两种创建宏的方法,下面说明建立和使用宏的方法。
          (1)录制“宏”:
          录制“宏”即是一边“教”Word如何操作,一边将所完成的操作“翻译”为Visual Basic代码的过程。
          点击“工具→宏→录制新宏”菜单命令,打开“录制宏”对话框。在其中的“宏名”框输入你要录制的宏名,它可以在宏按钮的功能提示中显示出来。如果你录制的宏只想在当前文档中使用,可打开“将宏保存在”下拉列表选择对应的文档名,否则将在“所有文档(Normal. 
          dot)”中使用。完成后点击“键盘”按钮打开“自定义键盘”对话框,根据你要给宏定义的快捷键在键盘上操作,对应的按键即可进入“请按新快捷键”框。点击“指定”按钮将其移至“当前快捷键”,就可以点击“关闭”按钮,此时将出现录制宏工具栏。
          以插入页码和作者为例,你只须按通常方法点击“视图→页眉和页脚”菜单命令,打开“页眉和页脚”工具栏。从“插入自动图文集”菜单中选择“页码”选项,再点击“在页眉和页脚间切换”按钮,重新打开“插入自动图文集”菜单并选择“作者”选项,最后将“页眉和页脚”工具栏关闭。点击“停止录制”按钮退出宏录制状态即可。之后,在需要插入页码和作者时,直接按下你前面定义的快捷键即可。
          (2)使用编程来实现“宏”:
          由于录制“宏”本身的缘故,它生成的“宏”功能比较有限。为了让“宏”执行更加复杂的操作,或者增强Office 
          XP组件的功能,采用VB编程方法制作“宏”是必然的选择。下面以直接打开G盘上名为“大修申请.Doc”的文件为例,说明利用编程方法制作“宏”的基本过程。
          点击“工具→宏→宏”命令打开对话框,在“宏名”框内输入“宏”的名称(例如“打开文件”),点击“创建”按钮即可打开“Microsoft Visual 
          Basic”窗口。你就可以在代码窗口中输入以下代码(其中第一和第三条是自动生成的):
          Sub 打开文件()
          Documents. Open FileName:=″g:/大修申请.Doc″
          End Sub
          完成后关闭“Microsoft Visual 
          Basic”窗口,回到“宏”对话框就可以看到出现了名为“打开文件”的宏。将这个宏选中并点击“运行”按钮,G盘上名为“大修申请”的DOC文件就会被自动打开。如果你想对已编辑好的“宏”进行修改,只要将对话框中的宏名选中,点击“编辑”按钮就可以打开VB窗口进行操作。例如在上面的代码中增加“Documents. 
          Open FileName:="g:/年终总结.Doc"”,就可以同时打开G盘上的“大修申请.Doc”和“年终总结.Doc”两个文件了。
          当然,采用编程方法制作宏必须了解Microsoft Office Visual Basic,这对一般用户来说有一定的难度。但它可以对Office 
          XP组件进行二次开发,从而增强其功能或满足用户的特殊需要。
          (3)制作“宏”按钮:
          如果你觉得使用快捷键操作的方法操作“宏”不容易记忆,也可以点击“录制宏”对话框中的“工具栏”按钮,打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。将“命令”框下的“宏”按钮拖到工具栏,关闭对话框后按上面介绍的方法录制“宏”。
          对已经录制好的“宏”,则可以打开“自定义”对话框,选中“命令”选项卡中的“宏”选项,然后将“命令”框中的“宏”按钮拖到工具栏即可。
          采用以上方法制作的“宏”按钮不太美观,可以按照以下方法进行修饰:点击“工具→自定义”菜单命令打开对话框,右击“宏”按钮。将快捷菜单“命名”框内的文字删除,但要保留一个小数点,重新命名即可。如果感觉Word默认的图标不合适,还可以打开“更改按钮图标”下的子菜单,从系统提供图标中选择一个,你录制的“宏”就有了自己的图标,最后将“自定义”对话框关闭。此后,如果你要使用按上述方法建立的宏,只要点击工具栏中的宏按钮即可。
          (4)删除“宏”:
          点击“工具→宏→宏”菜单命令打开对话框,选中要删除的“宏”名点击“删除”按钮即可。如果工具栏中还有“宏”按钮,请打开“自定义”对话框,按住Alt键选中要删除的“宏”按钮图标,将它拖离工具栏然后关闭对话框即可。
          二、文档发送与邮件合并
          随着网络的普及,人们的交流手段日趋丰富。虽然Word不是专业的邮件处理程序,但它一样可以实现相应的功能。
          1.发送文档
          在Outlook等邮件客户端软件的支持下,Word可以作为邮件编辑器使用。因此,当前编辑或打开的文档可以各种方式发送:
          (1)作为正文发送:
          打开需要作为正文发送的文档,点击“文件→发送→邮件收件人”菜单命令(或“常用”工具栏中的“电子邮件”按钮),一个类似Outlook的邮件发送界面就会显示在工具栏下方。你可以在“主题”框中看到当前文档的名称,点击“收件人”和“抄送”按钮可以打开“选择姓名”对话框,选择文档的接收人姓名(即邮件地址),也可以在“收件人”和“抄送”框中直接输入接收件人地址。
          此外还有两个比较有特色的按钮,一个是“标记邮件”按钮,可以将标志图标及说明添加到邮件,用来提醒收件人应该如何处理邮件。“选项”按钮可以为邮件界面添加“发件人”和“密件抄送”框。“选项”命令则可以打开相应的对话框设置“传递选项”等内容。如果你要发送作为正文的文档,只需点击“发送副本”按钮,当前文档的副本就会作为正文发送出去。
          (2)发送审阅文档:
          如果你要把文档发送给其他人审阅,可以点击“文件→发送→邮件收件人(审阅)”菜单命令,邮件发送界面立即显示在工具栏下方。所不同的是“主题”框内自动显示“请审阅XXX”(XXX是当前文档名称)字样,并且当前文档名称自动出现在“附加”框内,邮件正文则显示“请审阅附加文档”。你只要在“收件人”框中填入邮件地址,就可以点击“发送”按钮将要审阅的文档发送给他人了。
          (3)作为附件发送:
          Word文档除了以上述两种方式发送外,还可以作为附件发送。具体操作方法是:点击“文件→发送→邮件收件人(以附件形式)”命令,当前文档就会出现在Outlook的邮件编辑窗口的“主题”和“附件”框中。你只要填好“收件人”,保存邮件后就可以在Outlook中发送作为附件的文档了。
          2.批量打印信封
          广告公司、大型企业或报社需要向客户或读者发送普通邮件。手工书写信封速度慢、且容易出错。Word的邮件合并功能可以高效完成这类任务,下面介绍批量打印信封的具体操作步骤:
          (1)建立数据源:
          对已经拥有客户或读者数据库等数据源的用户来说,可以直接调用这个数据库而无须新建。否则请新建一个空白的Excel工作表,在其首行单元格依次输入列标记(例如“邮政编码”、“用户地址”、“用户姓名”和“发件人地址”等,其结构与Access表相同),列标记以下各行依次输入数据(相当于数据库的一条条记录),完成后将其保存为“客户地址”(或其他名称)工作簿。
          (2)设置信封:
          运行Word新建一个空白文档,点击“工具→信函与邮件→邮件合并向导”菜单命令,打开“邮件合并”任务窗格。选中“选择文档类型”下的“信封”选项,点击“下一步”链接。
          此时向导会询问你如何设置信封。由于空白文档一般基于Normal模板,并不适合打印信封。选择“更改文档版式”选项,点击“信封选项”链接(或直接点击“下一步”),打开“信封选项”对话框。你可以在“信封选项”选项卡中选择不同尺寸的信封(也可以自定义)。同时也可以点击“收信人地址”或“寄信人地址”下的“字体”按钮,分别设置两者的字体、字号等属性。同时,你还可以调整两个地址到信封左边和上边的距离。如果点击“打印选项”选项卡,还可以选择不同的打印进纸方式和打印面。确定后Word会在窗口中显示信封的形状,其中的三个段落标记分别对应“收信人地址”、“收信人姓名”和“寄信人地址”。
          (3)打开数据源:
          点击“下一步”链接,Word会让你“选择收件人”。根据数据的来源提供了三个选项,如果你的数据来自Excel或其他数据库,则应选择“使用现有列表”选项。
          点击“下一步”链接打开“选取数据源”对话框。在选中前面建立的“客户地址”工作表,点击“打开”按钮即会打开“选择表格”对话框,让你选择工作簿的那个工作表存放地址数据。
          确定之后即可打开“邮件合并收件人”对话框。如果你需要按某个关键字(即列标题)对其中的数据排序,可以点击对话框中的某个列标题。如果你想对去掉某个收件人,可以取消它前面的选中标记。
          (4)添加合并域:
          Word信封页面显示段落标记的位置是插入点,用鼠标点击就可以在该位置插入合并域。其操作方法是:鼠标点击“邮件合并”任务窗格中的“其他项目”,打开“插入合并域”对话框。首先选中“数据库域”选项,然后选中其中的某条信息(例如“收件人地址”),点击“插入”按钮将合并域插入信封页面的插入点。关闭对话框将光标移至下一个插入点,按照上述方法重复操作,就可以将其他的合并域插入信封。如果你需要修改合插入页面的合并域格式,如对齐、字号和字体等等。只要将某个合并域选中,就可以像普通文字一样使用“格式”工具进行设置。
          (5)合并数据:
          在你对插入信封页面的效果基本满意后,就可以合并数据源中需要的数据了。点击任务窗格中的“下一步”链接,Word窗口会显示第一个信封的打印效果。若点击任务窗格“收件人1”右边的按钮,就可以使文档翻页显示其他收件人的信封。
          如果你想将当前页面中的某个收件人的信封去掉,可以点击任务窗格中的“排除此收件人”选项;当然,你也可以点击任务窗格中的“编辑收件人列表”选项,打开“邮件合并收件人”对话框,按上面介绍的方法排除某个或部分收件人。
          上述操作完成以后,点击任务窗格中的“完成合并”选项,Word就会在任务窗格中显示“打印”或“编辑个人信封”两个选项。选择前者可直接打印合并好的文档,选择后者可以为合并后的信封建立一个新文档,既可以修改其中的某个信封,也可以将所有信封保存下来供以后使用。
          3.制作产品标签
          制作产品标签同样可以利用邮件合并向导完成,选中“选择文档类型”下的“标签”选项即可。为了帮助大家掌握更多的操作方法,下面介绍如何利用“邮件合并”工具栏制作产品标签的方法。
          (1)选择标签:
          点击“工具→信函与邮件→信封和标签”菜单命令,在打开的对话框中点击“标签”选项卡。如果你要在一页纸上打印多个相同的标签,请选中“打印”选项组中的“全页为相同标签”选项。若要选择标签规格,可以点击“选项”按钮打开“标签选项”对话框。其“产品编号”下提供了不同规格标签,已选中标签的规格会显示在右下角的“标签信息”栏内,点击“详细信息”按钮可以打开对话框查看更详细的信息。
          需要更多规格的标签,请打开“标签产品”下拉列表,然后在“产品编号”框内寻找。如果你在内置标签中找不到合适的规格,可以点击“新建标签”按钮打开对话框自行设计。
          标签选择完成后,点击对话框中的“新建文档”按钮,Word即会新建一个名为“标签X”(X是序号)的文档。
          (2)打开数据源:
          右键点击工具栏,选择“邮件合并”命令,即可将工具栏放入窗口中。点击“打开数据源”按钮打开“选取数据源”对话框,按上面介绍过的方法找到并打开数据源即可。
          (3)添加合并域:
          点击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮,以打开“插入合并域”对话框。按照制作信封的方法选择选择其中的项目后点击“插入”按钮,就可以将合并域插入到页面的标签框内。如果你需要将项目插入到不同的行,可以敲回车然后重复执行操作,否则会将多个合并域放入同一行。 
          如果当前页面需要制作多个相同的标签。可以将光标放入第二个标签框,然后重复上面的操作,直到把合并域放入所有的标签框。
          (4)合并数据:
          点击工具栏中的“查看合并数据”按钮,就会在页面上看到合并后的数据,再次点击则显示合并域。当你认为满意以后,点击“合并到新文档”按钮,就可以在当前窗口中看到带有合并域的标签。同时打开一个新的Word窗口,在其中生成所有标签,它们可以像普通文档那样存盘或打印。
          需要说明的是,邮件合并的本质是Word 
          的数据调用功能,得以利用Excel、Access和DBASE等多种数据源,从而将Word作为数据库和报表输出工具。
          三、长文档编辑与浏览
          几千字与几十万字的文档相比,两者在编辑方法上存在较大差异。长文档在编辑过程中必须建立标题和目录,为调整文档结构或者快速漫游文档打下基础。下面介绍有关长文档编辑与漫游操作的方法。
          1.长文档输入和设置
          Word长文档的浏览、目录编制甚至与PowerPoint协同工作,都要求文档的各级标题具有固定的大纲级别,也就是要设置它们的标题样式。
          (1)文档输入:
          许多用户习惯将文字输入与格式设置同步进行,正在编辑的文档看起来确实漂亮。但由于输入过程不时停顿,文档编辑的整体效率并不高,录入已定稿的文档时速度更慢。建议在文档输入过程中专心“码字”,不要进行任何格式设置工作,待输入结束后一次完成。
          (2)使用“样式”设置标题:
          样式是应用于文本的一系列格式的集合(如字体、字号等),它是快速设置文本格式和生成目录的必须工具,设置标题(包括其他文本)格式使用“样式”的效率最高。如果文档中以一、二等编号开头的是一级标题,1、2等编号开头的是二级标题,则设置标题格式的正确方法是:
          将某个一级标题选中,打开“格式”工具栏中的“样式”菜单,选中其中的“标题1”。重复上述操作,将其他一级标题全部设置为“标题1”(也可以使用“格式刷”)。接着按相同方法,给文档中的二级标题应用“标题2”样式,以此类推。全部标题的样式设置完成后,你就可以看到每个标题前面有一个小黑点。
          (3)使用“段落”选项卡:
          如果你只是偶尔应用某种标题样式,也可以使用“段落”选项卡,具体操作方法是:选中需要设置标题样式的标题,先将它的字体、字号等设置好。然后点击“格式→段落”菜单命令,在打开的对话框中点击“缩进和间距”选项卡。根据你所选中标题的级别,在“大纲级别”下拉列表中选择对应的项目(如一级标题选择“1级”)。如果你所有的一级标题具有相同样式,还可以应用“格式刷”。即选中已设置好格式的某个标题,双击工具栏中的“格式刷”按钮(这样可以反复使用“格式刷”,直到再次点击它为止),再用它“刷”其他未设置的同级标题,就可以将一种格式应用到其他同级标题。
          2.修改模板样式
          Normal.dot是Word文档的默认模板,用它建立空白文档后打开“样式”下拉列表,就能看到该模板使用的各种样式。如果其中内置的样式不符合你的需要,如“标题1”样式的字号偏大等。要想生成符合自己要求的文档目录,必须对模板的标题样式作必要的修改。
          (1)修改标题样式:
          点击“视图→任务窗格”菜单命令打开任务窗格,再打开其中的“其他任务窗格”列表,选中“样式和格式”选项。
          以修改“标题1”样式为例,你只要选中任务窗格中“标题1”选项,就可以打开黄色的“说明框”,显示“标题1”使用的字体、缩进、行距等格式。点击“标题1”样式右边的下拉按钮,选择其中的“更改”命令即可打开“修改样式”对话框。可以看到“名称”下显示的是“标题1”,如果你想修改样式,可保持“基准样式”和“后续段落样式”为“正文”不变。然后点击“格式”下拉菜单中的“段落”命令,在打开的对话框中点击“缩进和间距”选项卡,根据需要对其中的“特殊”和“行距”等进行设置。如果你还要设置标题的字体和字号,则需要点击“格式”下拉菜单中的“字体”命令,打开“字体”对话框设置标题的其他格式。
          如果你想套用其他样式,可以打开“基准样式”下拉列表,从中选择要套用的样式,确定后回到“更改样式”对话框。
          (2)保存和使用模板:
          样式修改完成后回到“修改样式”对话框,如果你要将样式添加到当前文档使用的模板,可选中“添加到模板”选项,否则修改后的样式只适用于当前文档。如果你选中“自动更新”选项,每当应用了此样式的段落被你手动修改,Word会根据修改结果重新定义样式,并更新活动文档中应用该样式的所有段落。
          上述修改完成后关闭“修改样式”对话框。你就可以将当前空白文档保存为模板了。点击“文件→另存为”菜单命令,在对话框中选择“保存类型”为“文档模板”。然后在“文件名”框内输入模板名称(如命令、文章等),最后点击“保存”按钮备用。
          而使用模板的方法是:点击“开始→新建Office文档”命令,在“常用”选项卡中选中你要使用的模板,点击“确定”按钮,Word即会使用该模板建立新文档。
          (3)快速修改样式:
          如果你只想修改当前文档中使用某种样式,可以采用Word的样式快速修改功能。假如当前模板使用的“标题1”样式为“正文+字体:二号,加粗,字距调整二号,行距:多倍行距2.41字行,段落间距段前:17磅,段后:16 
          .5 磅,与下段同页,段中不分页,1级”。要修改为“标题1 +字体:五号,非加粗,行距:1. 
          5倍行距,段落间距段前:0磅,段后:0磅”,可以选中已应用了“标题1”样式的标题,点击“格式→段落”菜单命令打开相应的对话框,将标题的“行距”、“段前”和“段后”间距修改为合适的值。关闭对话框,使用“格式”工具栏修改字体和字号。完成后即可在“样式”下拉列表或“样式和格式”任务窗格中看到新的样式了。
          3.目录建立和使用
          应用样式为Word文档设置标题以后,就可以利用标题建立文档目录了,从而为文档结构调整和浏览奠定基础。
          (1)建立文档目录:
          为文档建立目录之前,请你将光标放在需要建立目录的地方(一般在文档标题和正文首行之间)。然后点击“插入→引用→索引和目录”菜单命令,在打开的对话框中点击“目录”选项卡。选中其中的“显示页码”和“页码右对齐”选项,在“格式”下拉列表中选择一种目录格式;并在“显示级别”框中输入或者选择相应的级别(它决定了制作完毕的目录拥有几级标题)。如果你要对其他选项进行设置,可以点击“选项”按钮在打开的对话框中进行设置。如果选中“使用超链接而不使用页码”选项,就可以通过目录来浏览文档。
          以上操作结束后,Word就会在指定的地方生成文章目录,其中的页码由Word自动生成。
          (2)框架集目录:
          Word可在Web方式的滚动框架中创建目录。点击“格式→框架→框架集中的目录”菜单命令,即可在文档页面左侧的框架中建立一个目录,其使用方法与普通目录基本相同。
          4.文档目录调整
          使用“样式”为文档标题设置不同级别以后,我们就可以通过“大纲”视图观察目录结构,完成修改标题级别、移动标题和调整文档结构等多种任务。进入大纲视图的方法是:点击“视图→大纲”菜单命令,或点击垂直滚动条左边的“大纲视图”按钮。下面是对文档目录结构进行调整的一些基本操作:
          (1)调整标题顺序:
          如果向上或向下拖动标题到水平横线指示的位置;或者将光标放入标题点击工具栏中的“上移”或“下移”按钮,可以调整标题(连同其下的其他内容)在文档中的前后顺序。
          (2)标题展开或折叠:
          点击“大纲“工具栏中的“1”、“2”等按钮可确定视图中显示的标题级别,如果点击“1”仅显示一级标题。将光标放在某个标题中,点击工具栏中的“+”、“-”按钮可以展开或折叠标题。
          (3)标题升降级:
          Word的“大纲”工具栏提供了多个操作按钮,可以执行标题升级或降级操作。右击工具栏,选择“大纲”命令即可打开工具栏。将光标放在标题的任意位置,点击“提升”或“降低”按钮,就可以改变这个标题的级别。如果你要将某个标题降级为正文,只要将光标放在标题中点击“降为正文文本”按钮即可。
          如果向左或向右拖动标题前的标记至垂直竖线指示的位置,可以使对应的标题(连其下的内容)升级或降级。
          (4)显示标题和正文:
          如果你要显示某一标题下的所有下级标题和正文,可以用鼠标双击该标题旁边的空心“+”字,再次双击可以将展开的子标题及正文折叠。把光标放进标题,然后点击“大纲”工具栏中的“展开”(+号)或“折叠”(-号)按钮也有相同效果。
          如果需要显示所有标题和正文,只需将光标放入文档,打开“大纲”工具栏中的“显示级别”列表,选择“显示所有级别”命令,可以在“大纲”视图中显示文档的所有标题和正文。如果再次使用该命令,就可以将正文折叠,只显示文档中的所有标题。
          5.长文档漫游
          Word文档标题设置级别具有多方面的用途,除了上面介绍的目录编制和文档结构调整以外。长文档漫游是它的一个重要用途,从而实现从标题到段落的快速定位。
          (1)文档结构图:
          如果你想一边查看文档标题,一边实现标题到文档的快速跳转,可以使用“文档结构图”。具体操作方法是:点击“视图→文档结构图”菜单命令,当前文档右侧就会显示文档的各级标题的结构图。点击某级标题前面的“+”,可以展开它的下级标题;反之,点击某级标题前面的“-”,可以折叠它的下级标题。鼠标点击文档结构图中的某个标题,光标就可以跳转到窗口右侧文档的对应位置,这是快速漫游文档最方便的一种方法。
          (2)大纲视图:
          利用“大纲”视图调整文档结构已经在上文作了介绍,这里对大纲视图浏览长文档方法作一些说明。
          首先按上文介绍的方法切换至大纲视图,打开“大纲”工具栏中的“显示级别”下拉列表,根据你的浏览或定位需要选择要显示的级别。如果你要显示文档中的一至三级标题,就应当选择列表中的“显示级别3”。此后,文档中的一、二、三级标题就会完整显示出来,这是观察文档标题结构的一种基本方式。
          假如你要查看某个标题下面的内容,只需点击“大纲”视图中的这个标题。然后点击“视图→页面”菜单命令,就可以看到光标位于这个标题内, 
          实现了通过标题查找相关内容的目的。
          (3)目录漫游:
          如果你已经按上面介绍的方法为文档建立了目录,而且选中了“目录”选项卡中的“使用超链接而不使用页码”选项(否则目录没有超级链接功能)。则目录中的每一个标题都是指向文档对应标题的超级链接,鼠标点击它就可以跳转到文档的相应位置,从而通过目录实现文档的快速漫游。
          (4)定位漫游:
          要在几万、十几万字的长文档中找到特定位置并不容易。为此,Word提供了文档快速定位功能,便于你快速找到要查看的位置。具体操作步骤是:点击垂直滚动条下端的“选择浏览对象”按钮,在工具按钮框中选择浏览对象的类型,如“按标题浏览”、“按编辑位置浏览”等。如果你点击了“按标题浏览”按钮,“选择浏览对象”按钮上方和下方的双箭头按钮,就成为“前一条标题”或“下一条标题”,每点击一次都会定位至前一或下一个标题。如果选择了“按编辑位置浏览”,那么以后每点击一次按钮,都会定位到下一个编辑位置。
          四、分工协作写文章
          对于书稿、辞书等大型文档来说,从起草到定稿需要经过多人协同工作。为此,这里介绍Word分工协作写文章的功能及其操作方法:
          1.批注文章
          Word提供的审阅方式有两种:一是不修改原稿,只对文章提出建议,这种审阅方式称为批注。多个审阅人可以在一个文件加入各自的批注,最后由文章的定稿人一并阅读,考虑各个审阅人的意见以后进行修改。
          (1)插入文字批注:
          Word的文字批注采用醒目的批注框,它可以显示批注内容、位置等信息。Word文档中插入文字批注的方法是:首先打开待审阅的文档,选中需要批注的文字(插入批注以后,这部分文字将用括号围起来),或将光标放在待插入批注的位置(插入批注以后,该位置显示一个“I”)。点击“插入→批注”菜单命令,当前页面就会显示一个批注框,你可以直接在其中输入批注了。
          当某条批注输入完成以后,鼠标点击文档的任意位置,批注框的指示线变为虚线,边框也会变为较细的红色实线。重复上述步骤,就可以将自己的全部批注插入文档,最后按常规方法保存即可。
          (2)批注查看与编辑:
          当用户在文档中插入批注以后,“审阅”工具栏就会自动打开,用户可以使用其中的按钮对批注进行操作。例如点击“显示”按钮打开菜单,选中“批注”就能看到文档中的所有批注。反之,可以将文档中的批注暂时关闭。另外,Word允许用户查看某个用户的批注(或修订)。你只要打开“审阅者”子菜单,清除其他审阅者的姓名,保留你要查看的审阅者姓名,则文档只显示该用户所写的批注。
          如果文档有多个审阅人插入了批注,你只要将“I”形光标放入批注框,就可以看到批注人的姓名、批注日期和时间。
          而批注的修改非常容易,只要用鼠标在批注框内点击,即可修改批注框的任何内容。若某处的批注不再需要。你只要用右击批注框,选择“删除批注”命令即可将其删除。
          (3)插入声音批注:
          Word允许用户插入声音批注。其操作方法是:打开待审阅的文档,右击Word工具栏,选择“审阅”命令,打开“审阅”工具栏;将光标放在需要插入声音批注的位置,然后点击“插入新批注”旁的下拉按钮,选择“声音批注”命令,“录音机”窗口就会自动打开;点击“录音机”中的“录音”按钮。录制完成后点击“停止”按钮,即可在光标所在位置看到“喇叭”图标,再按常规方法保存文档即可。
          2.文章的修订
          Word 
          XP的另一种审阅方式称之为修订,各审阅人可以在文档中插入修改意见。它与常规编辑方法的修改不同,用户不仅可以看出何处做了修改,还能选择接受或拒绝修改,从而大大提高文章的审阅效率。
          (1)插入修订:
          与批注不同,修订是直接写入文档的建议,一般用带有下划线的红色字体显示。在文档中插入修订的方法是:
          打开待审阅的文档,按上面介绍的方法打开“审阅”工具栏。将光标放在需要插入修订的位置,点击“审阅”工具栏中的“修订”命令;输入第一条修订,完成后将光标移到新的修订位置,即可再次输入第二条修订;全部修订输入完毕以后,点击“修订”命令退出修订状态,按常规方法保存文档。
          注意:当文档处于修订状态时,用户不仅可以插入新内容,也可以删除文档中的内容。被删除的内容会放入类似批注框的“删除框”内,以便最终审阅者做出接受或拒绝删除的选择。
          (2)编辑修订:
          编辑修订就是在定稿时对修订做出接受或拒绝的决定。针对上面介绍的“插入”和“删除”两种修订方式,用户的可以选择对应的操作:对文档中的插入修订来说,可以右击文档中的修订文字,根据需要选择“接受插入”或“拒绝插入”命令。前者可去掉文字的修订标记(颜色和下划线),使它成为文档的一部分;后者可直接将文字从文档中删除,不会留下任何修订痕迹。
          对文档中的删除修订来说,只需右击“删除框”,根据需要选择快捷菜单中的“接受删除”或“拒绝删除”。前者可将文档中的删除框去掉,就像当初直接删除文档内容一样;后者也可以将删除框去掉,但是将其中的内容放回原来的位置,将文档将恢复到山除前的状态。
          3.文章合并与比较
          除了上面介绍的文章协同写作方式以外,长文档往往采取每位作者分别撰写部分章节,完成后合并为一个文档的方法。下面介绍撰写此类文档的要点:
          (1)标题结构规划:
          Word合并文档的依据是各级标题。为此,撰写开始前应当对文章各部分的标题做出规划,其中包括标题的名称和级别,这是合并文档必须的基础性工作。
          (2)合并操作:
          首先打开某个作者撰写的文档。点击“工具→比较并合并文档”命令,在打开的对话框中找到需要合并的文档(包括存储在网络上的)。如果你需要比较的文档只显示所做的更改,可以选中对话框中的“精确比较”选项。然后点击“合并”按钮就可以将选中的文档合并到当前文档中了。
          (3)合并编辑:
          由于文档合并的依据是各级标题的结构,如果你想对合并结果做出接受或拒绝的决定。可以切换到“大纲”视图,右击文档中的标题或段落,选择“接受插入”或“拒绝插入”即可。
          五、Word XP与其他Office套件的整合应用
          1.在Word XP中调用数据库
          Word“邮件合并”可以作为桥梁调用各类数据库,从而实现与数据库共享数据的目的。下面以名为“db1.mbd”的Access数据库为例,简要介绍其操作过程。
          (1)复制数据库:
          为了不影响源数据库系统的正常使用,最好将要使用的数据库“db1.mbd”复制到其他位置,假设将数据库“db1.mbd”复制到G:/mydata文件夹。
          (2)将数据库作为数据源:
          按照上述方法打开“邮件合并”任务窗格,选择文档类型以后进入“下一步”。当任务窗格下面显示“下一步:撰写信函”时继续,打开“选取数据源”对话框,在G:/mydata文件夹中找到数据库“db1.mbd”,就可以像Excel工作表一样调用了。后续的其他操作与上面介绍的“邮件合并”完全相同,这里不再赘述。
          如果你的文档需要使用数据库中的数据,可以点击“邮件合并”工具栏中的“打开数据源”按钮,按上面介绍的方法打开和调用其中的数据。
          2.Word XP与其他程序协作
          (1)Word XP与PowerPoint XP协作:
          如果你想使用Word文档中的标题作为演示文稿的组成部分,Office 
          XP提供了一种极为简单的方法:你只要打开Word文档,点击“文件→发送→Microsoft 
          PowerPoint”菜单命令,PowerPoint就会以文档中的一级标题为作为每张幻灯片的标题,其余各级标题则按其原来的顺序分布,快速制作出一整套幻灯片。
          PowerPoint可以将会议细节等内容导入Word,具体操作方法是:点击PowerPoint“工具→会议记录”菜单命令。在对话框的“会议细节”或“即席反应”选项卡中输入有关内容(也可同时输入)。完成后点击“导出”按钮,选中“会议记录导出”对话框中的“将会议细节和即席反应传送到Microsoft 
          Word”选项。点击“立即导出”按钮,就会新建一个Word文档记录有关的会议细节,例如会议时间、演示文稿名称和你输入选项卡的其他内容。
          (3)使用数据库:
          Word可以用Excel数据清单(它具有数据库的属性)、Access数据库等建立表格,并提供了排序、查找、追加和删除记录等功能,为Word使用数据库数据提供了一条简便的途径。
          首先右击工具栏,选择“数据库”命令打开相应工具栏。点击“插入数据库”按钮打开相应的对话框,点击“获取数据”按钮即可打开相应对话框,你就可以按照上面介绍过的方法打开数据库了。然后点击“查询选项”按钮打开相应的对话框,其中“筛选记录”选项卡供你设定“域”、“比较条件”和“比较对象”,“排序记录”选项卡供你设定排序的“主要关键字”、“次要关键字”等,“选择域”选项卡可以根据“数据源中的域”设定“所选域”。
          你还可以点击“表格自动套用格式”按钮,在对话框中选择你喜欢的表格样式。最后点击“插入数据”按钮,选择要插入的记录范围。假如你想让Word表格中的数据随着数据源的更新而变化,应当选中“将数据作为域插入”复选项。确定之后,Word就会使用数据源中的数据建立一个表格。
          此后,你只要把光标放入建好的表格列,就可以使用“数据库”工具栏执行排序、查找、追加和删除记录等操作了。
    
    
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