Word文档使用方法与教程：

使用正确的部分和章节标题

我们在前面的章节中介绍了预设样式，但是这些样式可用于快速创建章节，子标题和标题页。在“主页”功能区选项卡中找到样式，可以在其中找到许多文本格式设置选项。当您需要一种格式化文本和内容的方法时，首先要查找要查找的内容的地方是“主页”功能区选项卡。

创建新的空白Word文档时，请单击“主页”选项卡以查看预设样式的列表。

(字体格式的样式类别)

在上图中，选择了“普通”样式。这是默认样式，向Word指示您要输入选择为空白模板默认样式的字体和样式。请注意，有三种样式分别命名为“标题1”，“标题2”和“标题”。对于较长的技术文档，这三种样式最重要。这些样式用于创建目录(在下一节中介绍)。

“标题”文本指示目录生成器的新章节。创建新章节或主要部分时，请使用此样式。大多数文档使用分页符来分隔章节或主要部分。我们还将在后面的部分中介绍分页符。

“标题1”文本格式向目录生成器指示应该在清单中显示一个新的字节。子标题显示为新章节下的子部分。更进一步，“标题2”选项将文本设置为子节的子节。这使您可以在冗长的技术文档中创建细化的部分，这些内容可以在目录中注明。对于长文档，您应该始终有一个目录，以使读者更容易找到他们想要的内容。

您会注意到，“样式”类别具有更多可用的选项和预设样式。您还可以自定义文档的样式，这在前面的章节中已经介绍过。

创建目录

我们没有在“参考”功能区选项卡中涵盖任何Word功能。此选项卡包含创建引文，查找研究链接，脚注和目录的几个功能。目录功能是冗长的技术文档中使用最多的功能。单击“参考”功能区选项卡，然后在“目录”部分的选项卡右侧找到“目录”按钮。

(目录按钮)

单击该按钮将打开一个带有选项列表的下拉列表。

(目录下拉选项)

请注意，每个选项都有其自己的样式，但是“手动表”选项使您可以创建手动表。通常不需要这样做，因为自动创建目录可以选择在更改页码和标题时自动更新它们。例如，假设您创建了一个目录，但是稍后在前一章中添加了一些内容。这可以将所有后续章节的页码向下移动。使用手册表，您需要返回目录并更改每个章节的页码。如果您对技术文档进行几处更改，这可能会很乏味。您可以使用自动表格跳过此繁琐的步骤。

单击“自动表1”，然后注意上一节中说明的包含预设样式的每个页面都有其自己的列表及其后继页码。这是在长文档中创建目录的最简单，最快和最方便的更新方式。

如果要创建一个表，以后再对文档进行更改，则可以通过单击目录，然后单击“更新表”选项来完成。这将更新对章节标题，标题和页码的任何更改。除非您决定自定义表格中的任何文本，否则无需添加任何手动文本。

添加分页符

创建冗长的技术文档时，需要分页符将各章分开。您可以只创建没有章节的章节，但是分页符使您的读者更容易理解文档的不同部分。它们还为目录生成器提供了一种基于章节文本使用的样式来分隔页码的方法。专业文档使用分页符，因此对于较长的文档，最好知道如何使用它们。

分页符控件位于“插入”功能区选项卡中。单击选项卡，您将在选项卡左侧的“页面”部分中找到控件。

(“插入”功能区选项卡中的页面控件)

分页符使您可以控制何时创建新页面，而不管光标的位置和在页面上输入的文本量如何。通常，只有在您创建更多文本或添加跨越页面高度的图像时，才会创建一个新页面。当您的内容超出基于打印边距的页面高度时，将创建一个新页面，并将任何新内容推送到该新页面。使用分页符，您可以控制何时创建新的分页符。

单击要停止文本并创建新页面的页面位置的“页面”部分中的按钮。分页符之前的所有内容仍将保留在前一页上，并创建一个新页面。分页后创建的内容将显示在下一页上。

自定义边框和背景色

Microsoft Word页面的标准背景是白色，并且页面没有可见的边框，但是可以更改这些默认设置。在“设计”功能区选项卡中，有两个控件可以处理这些首选项：页面颜色和页面边框。

(页面背景控件)

我们在“桌面发布”一章中介绍了“水印”选项。此设计选项在文档上创建文本以保护您的版权。“页面颜色”和“页面边框”选项创建围绕您的内容的自定义颜色和边框。这可以用于桌面发布内容，但也可以用于定制技术文档的背景。例如，某些白皮书具有自定义的背景和边框，以使其更具吸引力并使它们与网站品牌颜色匹配。

单击“页面颜色”按钮，将出现一个下拉菜单，其中列出了可供选择的颜色。

(页面颜色选项)

您可以从列出的任何预设颜色中进行选择，但是如果您不喜欢列出的颜色，也可以自定义颜色。单击“更多颜色”选项，然后将打开一个较大的调色板。您可以使用选择器选择一种自定义颜色，也可以输入页面背景所需颜色的十六进制值。

对于页面边框，请单击“页面边框”按钮，然后会打开一个配置窗口。

(页面边框配置窗口)

这些选项类似于您在Word和Excel表格中看到的边框。您会注意到边框样式，颜色，宽度和插图与所有Microsoft Office软件的边框相似。Word还提供了此窗口左侧显示的预设设置。“阴影”选项可让您设置渐变的不透明度首选项和颜色。创建页面边框时，除非更改下拉菜单中的“应用于”设置，否则线条将显示在整个页面周围。使用页面边框，您可以创建一种样式，使页面与众不同。

冗长的技术文档需要花时间来进行样式化，但是结果提供了一个已发布的文档，该文档与标准已发布的内容脱颖而出。这些样式和设置对于要发布的内容(例如小册子和白皮书)很有用。

行号

默认情况下，Microsoft Word为文档中的每一行编号，表格，脚注，尾注，文本框，框架以及页眉和页脚中的行除外。但是，它不显示这些型号。您必须指定是否要让Word显示行号以及要显示的行号。这在创建参考点的技术论文中特别有用。您可以在文档的全部或部分中显示行号，也可以以一定的间隔(例如每十行)显示行号。

要显示行号，请转到“布局”选项卡。单击页面设置组中的行号，如下所示。行号在“中断”下方。

如果单击“行号”按钮，您将看到以下下拉菜单：

如您所见，默认情况下未选择任何选项。您还可以选择：

连续显示文档中的每个行号。Microsoft Word将在整个文档中将第一行标记为“ 1”，第二行标记为“ 2”，依此类推。

在每个页面上重新启动意味着每个页面的第一行将被编号为“ 1”。

重新启动每个部分意味着行号将从每个部分重新开始。您必须使用Microsoft Word标头才能执行此操作。

禁止显示当前段落意味着您可以选择一个段落，然后选择此选项以使该段落的行没有编号。

如果您需要更精确的规格(例如，按特定间隔进行行编号)，请单击“行编号选项”。

单击“确定”按钮上方显示的“行号”按钮。

您可以使用此窗口设置时间间隔。选中添加行编号框，然后指定要在其中开始编号行的页面。设置其余选项，然后单击“确定”。

参考和引用

如果您曾经写过学期论文，那么您会知道撰写书目和引文来源有多重要(而且很耗时)。但猜猜怎么了？Microsoft Word可帮助您快速轻松地完成所有这些操作。

在Microsoft Word中创建书目或引用源时，您需要做的第一件事就是选择您要设置其格式的样式。为此：

单击功能区中的“引用”选项卡。

单击“引文和书目”组下的“样式”下拉菜单，然后选择要应用的样式。

添加书目

要将书目添加到文档中，请转到功能区中的“参考”选项卡。在“引文和书目”组中，选择“书目”。您可以从列出的书目布局中选择一种。

创建索引

索引只是您在文档中使用的术语列表以及这些术语出现的页码。这有点像词汇表，只是没有定义。您可以标记单词，短语，符号等，以使其包含在索引中。您在文档中标记它们，然后创建索引。让我们学习如何做。

要将索引插入Microsoft Word文档，必须首先标记将要建立索引的条目。

标记条目

首先选择要索引的单词或短语。转到“引用”选项卡，然后在“索引”组中单击“标记条目”。

然后，您将看到以下窗口：

您选择的文本是将出现在索引中的文本。如果您希望其他内容出现在索引中，请在“主要条目”框中键入该内容。例如：如果您在文档中选择了“牛”一词，它将在上方的“主条目”框中显示为“牛”。如果要让“牛”显示为“牛”，请在“主条目”框中键入“牛”。您也可以输入一个子条目。这可能是“长角牛”。

您还可以创建对另一个索引条目的交叉引用。如果要执行此操作，请在选项组中选择“交叉引用”。也许您想将牛与奶牛场交叉引用。

现在，您可以指定索引页码的显示方式。您可以使用上方窗口底部的复选框将它们设置为粗体或斜体。

如果要格式化索引的文本，请右键单击“主条目”或“子条目”框中的文本。然后，您将看到以下下拉菜单：

选择字体，然后单击它。然后，您将看到以下窗口：

现在，您可以更改字体类型，样式，大小等。完成后，单击“确定”。完成标记条目后，单击标记。如果要标记所有条目，请单击“全部标记”。

在多页上标记文本

如果要标记较长的文本(例如，几页长)，请按以下步骤操作。

首先，将文本添加为书签。您可以通过选择文本，然后单击功能区上的“插入”选项卡来为文本添加书签。在“链接”组中，选择“书签”。我们将在一分钟内更深入地介绍这一点。

现在，输入书签的名称，然后单击添加。

现在，将光标放置在书签文本之后，然后转到“引用”选项卡并单击“标记输入”。命名。选择页面范围时，可以从“书签”下拉列表中选择书签。

格式化标记

格式标记是显示段落结尾，单词之间的空格，缩进等的标记。如果要查看文档中的格式标记，请转到“主页”选项卡，然后单击“显示/隐藏”，如下所示。默认情况下，格式标记是隐藏的。

当显示格式标记时，您的文档现在如下所示：

在文档中插入特殊字符

特殊字符是指标点符号，符号或键盘上通常不可用的其他项目，例如版权符号，商标符号等。

要插入特殊字符或符号：

添加脚注

如果需要在文档中添加脚注，可以通过在功能区中的“引用”选项卡上进行。转到“脚注”组。从那里，您可以插入脚注，查看和编辑脚注，还可以添加尾注。

添加书签

您可以在Word中使用书签，就像在书签中标记书签一样，可以从上次停下来的地方继续阅读。通过选择文本，然后单击功能区上的“插入”选项卡，可以为文本添加书签。在“链接”组中，选择“书签”。

现在，输入书签的名称，然后单击添加。

插入超链接

超链接是指向网站或Internet上的位置的链接–如果阅读文档的人可以访问您的计算机文件，甚至是您的计算机。要将超链接插入文档，请转到“插入”选项卡，然后进入“链接”组。单击超链接按钮。

您将看到以下窗口：

在要显示的文本字段中，输入要在文档中显示的文本。这是人们可以单击以将其带到网页的文本。它不必是URL。您可以根据需要输入单词“ cow”。

现在，让Word知道要链接的内容。

转到左侧的列，然后选择文件或网页，文档中的位置，新文档或电子邮件链接的电子邮件地址。

然后在计算机上，最近访问过的网页等上让Word知道要查找的位置。

您也可以在底部字段中输入地址。

完成后，单击“确定”。

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Word2007

核心提示：邮件合并算得上是Word中很有帮助的一项特性，而很多人都还没有使用过它，因为他们都不知道应该如何操作。它听起来似乎有些陌生难懂，但实际上是非常简单易用的。

邮件合并算得上是Word中很有帮助的一项特性，而很多人都还没有使用过它，因为他们都不知道应该如何操作。它听起来似乎有些陌生难懂，但实际上是非常简单易用的。这篇文章我们就将讲述一下关于微软的Word 2007中的邮件合并功能，并说说如何使用它。

邮件合并功能的目的旨在加速创建一个文档并发送给多个人的过程，它甚至还能够自定义名字、地址以及其它的一些详细情况。

首先你需要做的事就是在Word中打开一个新建的文档。在Word 2007中，有一个专为邮件而设的选项卡。

1、先点击“邮件”选项卡，在此你就可以看到所有帮助你完成邮件合并的功能。

图1

2、点击“开始邮件合并”。

3、选择你想要创建的文档类型——你可以选择创建信函、信封、标签(在每个标签中都有不同的地址)等等。

图2

4、选择“选择收件人”，在此有很多可用选项：你可以选择使用现有列表(就像Excel中的工作表一样，分别列出名字、地址以及电话号码)，从Outlook联系人中选择或是键入新列表(如图3所示)。

图3

5、插入合并域——这表明你可以在每个不同的域中插入你想要包含的东西。例如，我所选择插入到我的信函中的域包括像名字、姓氏、地址、县市等等。图4显示的是可插入的域列表，而图5显示的是在合并插入域之后我的文档的样子。

图4

图5

6、接下来你可以预览结果，确保所有的东西都依照你想要的方式。图6所显示的是在收件人信息导入文档中后，文档的样子。

图6

7、当所有的东西都已经依照你的想法设置完毕，你就可以点击“完成并合并”。在此，你具有很多选项。第一个就是能够让你编辑单个文档。如果你选择这项，它就会为收件人列表中的每个条目创建独立的页面。如果需要的话，你就可以进行任何编辑。第二个选项能够将文档打印出来，最后一个选项就能够让你将每个页面作为一封电子邮件发送出去。

图7

邮件合并是Word中最为实用、节约时间的特性之一，而很多人都没有合理地利用到它。如果你想要发送一个派对、一场婚礼的请帖，或是任何需要批量发送的邮件，这项功能能够帮助你节约大量的时间。甚至，在“开始邮件合并”之下，它还提供了一个手把手教你邮件合并的向导，这就能够帮助你一步步地了解整个邮件合并使用的过程。

在日常生活中，我们常常接触到各种条形码(barcode)，它是将宽度不等的多个黑条和空白，按照一定的编码规则排列，用以表达一组信息的图形标识符，可以用它来方便一些信息的录入。条形码可以标出物品的生产国、制造厂家、商品名称、生产日期、图书分类号、邮件起止地点、类别、日期等等许多信息，今天就来和大家分享在word中制作条形码的方法。

商品条形码

操作步骤：

第1步：打开word文档，把文本光标定位到需要插入条形码的位置，右键单击“视图”菜单——>选择“自定义功能区”；

右键单击视图菜单

在弹出的word选项对话框中，选择“自定义功能区”——>在右侧勾选主选项卡中的“开发工具”选项——>单击确定，添加开发工具菜单；

勾选开发工具

第2步：单击刚才添加到主菜单中的“开发工具”——>单击选择如下图中的旧式工具(插入active控件或是表单控件)选项——>在active控件中选择右下角的“其它控件”；

设置其它控件

在弹出的“其它控件”对话框中，找到并单击条形码工具“Microsoft Barcode 控件”，如下图中的Microsoft Barcode 控件为14.0，不同版本的word会稍有不同；

Microsoft Barcode 控件

第3步：这时可以看到在word编辑区已经插入了默认的条形码，这个条形码是系统自动生成的；

插入默认条形码

第4步： 在条形码控件区域内任意位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，单击“属性”，打开控件属性对话框；

条形码属性

把属性对话框下方的“Value“设置成需要的条形码数据，可以按照商品或书目等的名称进行编号，当用条形码扫描机扫描时，就可以自动识别商品名称了，如下图：123456789101112；

Value属性

第５步：也可以对默认的条形码样式、条形码的颜色和线条宽度等内容进行修改，在属性对话框中，选择自定义选项——>点击自定义选项右边的“…”按钮——>打开属性页，在常规选项卡中可以设置条形码的样式、子样式，有效性验证，线条宽度和方向，在右边的“显示数据”复选框中勾选可以设置条形码中显示数据；

属性页设置

如下图，可以通过点击下拉列表选择不同的条形码类型样式完成设置。条码种类很多，常见的大概有二十多种码制，目前，国际广泛使用的条码种类有： EAN、UPC码——商品条码，用于在世界范围内唯一标识一种商品；Code39码——可采用数字与字母共同组成的方式，在各行业内部管理上被广泛使用；ITF25码——在物流管理中应用较多；Codebar码——多用于血库、图书馆和照相馆的业务中。

设置条形码样式