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  • 一、样式设置技巧 (一)、样式设置 一、方法一:更新样式法 1、选中文字,按照要求设置字体段落等样式; 2、设置好之后,选中该文字,在样式表中选择在要更新的样式上右键,选择“更新标题1以匹配所选内容”。 ...

                                               一、样式设置技巧

    (一)、样式设置

    一、方法一:更新样式法

    1、选中文字,按照要求设置字体段落等样式;

    2、设置好之后,选中该文字,在样式表中选择在要更新的样式上右键,选择“更新标题1以匹配所选内容”。

    二、方法二:新建样式法

    1、在样式表中,点击下拉按钮,选择新建样式,给样式设置新名;

    2、点击修改,按照要求设置字体和段落等样式。其中,样式基准:表示和该样式最接近的样式,一般选择无样式即可;后续段落样式:表示该段落样式后面的样式标准。

    注意:为了方便操作,可以给样式设置快捷键。

    (二)、样式设置快捷键方法

    1、在修改样式的对话框中,点击格式,选择快捷键;

    2、设置自己的快捷键,同时按Ctrl+1,点击指定即可。

    注意:尽量不要加字母,以防和其他快捷键冲突。

    (三)、多级列表设置方法

    1、点击word上方的“多级列表”按钮,就会出现一个下拉框,点击“定义新的多级列表”。

    2、可以设置编号格式和列表位置。其中,设置所有级别可以设置所有列表之间的位置距离,起始编号:表示序号从第几开始。

    注意:(1)要在库中显示的级别:当级别修改时,可以显示对应级别的列表。显示级别一般和设置顺序一致即1对应级别一,2对应级别2,以此类推。

    (2)重新开始列表的间隔:表示对应级别中序号之间的间隔。(一般可以默认设置即可)

    (3)包含的级别编号来自:表示输入编号的格式中的序号直接来自指定的列表等级的序号。例如:光标在“输入编号的格式”的第几位在“包含的级别编号来自”中选择级别几,位数就会变为该级别的序号。(一般不用设置)

                                             二、排列设置技巧

    (一)学会使用视图

    1、 导航窗格是很实用的功能,可以清晰看到文章的脉络、各级标题、快速跳到需要调整的内容处。

    2、大纲视图一般是在调整标题级别时使用,配合导航窗格使用更直观。

    (二)自动生成目录

    1、我们要确保论文中,各级标题及页码正确,可通过上面讲到的导航窗格查看。

    2、通过引用目录—选择所需展示级别完成目录引用。

    3、如目录中个别级别有问题,可将视图设置为大纲视图,直观快速完成对应问题调整。

    4、如需要修改目录,可直接通过重新识别进行目录更新。

    注意:在目录中,可按住Ctrl+鼠标左键点击想要到达的标题,即可直接跳转。

    (三)学会分节

    一、区分分节符和分页符:两者用法的最大区别在于页眉页脚与页面设置

    1、文档编排中,某几页需要横排,或者需要不同的纸张、页边距等,那么将这几页单独设为一节,与前后内容不同节;

    2、文档编排中,首页、目录等的页眉页脚、页码与正文部分需要不同,那么将首页、目录等作为单独的节;

    3、如果前后内容的页面编排方式与页眉页脚都一样,只是需要新的一页开始新的一章,那么一般用分页符即可,当然用分节符(下一页)也行。

    二、页眉设置

    1、封面页无页眉,我们从第二节开始设置,双击第二部分页眉—取消同前节—输入要设置的页眉内容。(同前节功能在菜单栏)。

    (四)引用设置

    1、找到需要引用的文献,开始菜单中找到编号—自定义编号—如有需要的编号直接选择,没有的话选择自定义输入所需的编号。

    2、找到引用内容段落处,插入菜单下,点击交叉引用—引用类型设置为编号项、引用内容设置为段落编号—选择要引用的编号项—点击插入。

    3、选中引用的编号,按下Ctrl+D,再出现的对话框中将效果设置为上标,点击确定。

    注意:按住Ctrl并单击对应的上标,可直接跳到引用文献处。

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    前言

    用Word编辑长文档(比如学位论文、标书、项目总结报告)是件非常耗时耗力的活儿,主要体现在内容的创作(及复制粘贴和组合)上,但后期的排版也会让不少人困扰,无法流畅地排出自己想要的版式。

    经过多年的间歇性主动学习和被动学习,在长文档排版上稍微有点经验,故稍作总结并分享。

    本文假定读者有一定的Word基础。比如,会使用缩进(拖动标尺或更改段落属性)功能,而不是用空格实现段首空两格;会插入分页符,而不是通过连续换行实现换页。

    本文以学术论文的写作为例(学术论文章节多、页码多、图表多、文献多、编号多)。弄好格式,能更专注内容。

    演示版本为Word 2016家庭与学生版,配图中一些提示文字可能会与读者版本存在差异。

    01 样式

    还在用格式刷一个一个复制粘贴格式么?其实Word有更高效的「样式」功能,可以实现段落文字格式的批量更改,起到「四两拨千斤」的效果。

    1.1 创建与更改样式

    Word默认使用的是「正文」样式,但编辑长文档的时候要避免通篇只使用「正文」样式,那样非常不利于长文档的管理。对于长文档,需要通过使用多种样式,将不同部分的内容加以区分,让文档清爽有层次。

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    Word的「样式」有非常丰富的设置项

    常见的需要设置样式的内容有:正文、标题、标题1/2/3、目录、图片、表格文字及其他特殊要求的文本格式。有些样式是Word内置的,在其基础上稍加修改后直接应用该样式即可;有些样式则需要先创建并添加到样式库中。

    ①需要创建和更改的样式

    【我的正文】Word内置的「正文」样式,是其他许多样式的基准样式。若直接更改「正文」样式,则其他基于此的样式格式也会随之更改,牵一发而动全身。而对于不明白其原理的人,看到整篇文档排版大变样,估计一脸懵逼,也不敢随便乱改样式设置,后续的排版过程自然就不够流畅了。

    因此,建议弃用Word自带「正文」样式,新建一个自己的正文样式(如命名为「我的正文」、「正文0」),以此作为新长文档的基础样式(并设置为其他样式的后续段落样式)。

    【标题、标题1/2/3等】这几个样式都是Word内置的,一般稍作更改即可。「标题1/2/3」的大纲级别是1/2/3,包含关系是标题1>标题2>标题3>……

    在文档编辑完,最后生成目录时,Word可根据文本的大纲级别来自动创建有层级的目录,其中设置了大纲级别为非正文的样式则是最常用的大纲级别来源。

    【图片】为了便于排版,长文档中建议图片的「文字环绕」属性改成「嵌入式」,Word会将「嵌入式」的图片视作文本,可对图片所在段落内容进行相关格式(如字体、字号、段前段后距离)设置。

    此外,长文档中一般正文要求固定行距(如20磅),若给图片也应用固定行间距,则只能看到图片的部分内容(Word中1磅约等于0.035厘米,1厘米约等于28.35磅;图片高度一般远大于20磅)。故需给图片单独设置一个样式,在其段落属性中设置其行距为「单倍行距」或「多倍行距」,并可适当调整其段前段后距(如6磅)以及设置居中对齐。

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    固定行间距时嵌入式图片部分显示

    【表格文字】一般正文样式会设置首行缩进2字符,若表格文字也应用正文样式,则可能需要每个表格的文字都改为无缩进,较为麻烦,还是创建一个「表格文字」样式更为高效一些。

    【其他】其他的特殊格式要求,都可以为之创建或更改样式。如题注(内置)、摘要、参考文献、目录1/2/3(内置)、无缩进……等

    ②样式设置

    「修改样式」面板

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    【样式基准】我一般选择「无样式」。若设置了样式基准为具体的样式,则当前样式能直接继承基准样式的大部分设置,只需微调即可;但基准样式的变化会导致目前设置的样式同步发生变化。

    【后续段落样式】即应用当前样式的段落,在换行后,下一段落所使用的样式。如标题1的后续段落样式默认为「正文」。长文档中,如无特殊情况,建议所有样式后都使用新建的正文样式(如「我的正文」)作为后续段落样式。

    【添加到样式库】勾选,则可使当前样式出现在开始选项卡的快速样式库中。

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    快速样式库

    【自动更新】对于应用了自动更新的样式,更改该样式下任何一处文本的格式,都会同步更改其他文本为该新格式(如变红)。故一般样式默认不勾选改选项,但目录样式默认勾选。

    样式中格式的设置有很多,一般常修改的是「字体」和「段落」属性。

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    字体

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    一般情况下只需要设置中文字体、英文字体和字号。

    段落

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    「缩进和间距」选项卡里的设置

    【属性】对齐方式、大纲级别

    【缩进】左侧、特殊格式、缩进值

    【间距】段前、段后、行距&设置值

    【如果定义了文档网络,则对齐到网格】如果出现一些字体(如微软雅黑)占据行距过大的情况,可取消勾选该项。

    「换行和分页」选项卡里的设置

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    有时候对于标题1,有另起一页的需求。一个方法是手动添加换页符(①布局→页面设置→分隔符→分页符;②快捷键Ctrl+Enter);另一个方法(推荐)则是在标题1的段落属性中勾选「段前分页」。

    1.2 应用样式

    【操作】光标定位段落(不必全选文字)→点击快速样式库中的样式。也可给样式指定快捷键(如正文快捷键默认Ctrl+Shift+N;标题1/2/3默认快捷键Ctrl+Alt+1/2/3),直接按快捷键给段落文本设置样式。

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    快捷键F4可重复上一步操作

    对于其他自定义的样式,可通过以下操作为其设置快捷键:点击样式面板→格式→快捷键 进入自定义快捷键面板。输入新快捷键,并设置「将更改保存在」当前文档(不选normal),点击「指定」即可。

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    【应用样式的好处】

    ①导航窗格快速定位跳转

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    ②导航窗格快速移动内容

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    ③方便自动生成目录

    【样式集的保存与调用】

    为了下次在别的文档里继续使用该文档中的各种样式,可将其保存为样式集(即作为模板),以后便可在设计→文档格式的样式集框中快速应用设置好的样式。

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    02 自动编号

    2.1 多级列表

    为了让章节标题实现自动多级编号(如 第一章 XXX;2.1 XXX;3.1.4 XXX)需要将多级列表与标题样式关联,并设置好多级列表的相关属性。操作如下:

    「开始」选项卡→多级列表→定义新的多级列表(→更多>>)

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    在面板上一般设置以下几项:

    【将级别链接到样式】选择该多级列表链接到的样式,一般1级链接到标题1,2级链接到标题2,以此类推。

    【编号格式】选择合适的「此级别的编号样式」,再设置「输入编号的格式」(带阴影数字前后可加其他字符,如:第1章)。若有级别使用的是非「1,2,3…」这样的编号,比如用的是「一,二,三(简)…」,则后续级别自动编号会变成「一.1.1」这样的形式。此时需要勾选「正规形式编号」,才能使其变成「1.1.1」的形式。

    【位置】设置「文本缩进位置」和「对齐位置」及「编号之后」中的属性参数。

    以下是参考用的多级列表设置↓

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    及用多级列表自动编号后的效果↓

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    2.2 题注

    标题可以通过多级列表实现自动编号,同样图片、表格和公式也可以通过「题注」功能实现自动编号及自动更新编号(并自动应用「题注」样式统一其格式),这是手动编号没法做到的。

    插入题注有两个方法①点击图片→右键→插入题注②引用→插入题注

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    选择所需的「标签」(也可点击「新建标签」创建)和「位置」,并输入「题注」文字,点击「确定」即可插入题注。

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    若要实现「图1-1 XXX」「图2.1-1 XXX」这种形式的题注,则需要在设置了多级列表的前提下,点击题注面板的「编号」→包含章节号。

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    若没有设置多级列表,则会有相关提示

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    包含章节号的题注效果图↓

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    上述是图与表的题注,都在项目上方或者下方,但一般公式的题注却是在其同一行的右方。要实现公式的这种题注效果,需要用到样式分隔符和制表符,具体操作可参考知乎问题:「写学术论文,需要学会哪些Word技巧?」中@土豆君 的回答。

    插入题注后,「题注」样式会出现在快速样式库中,若不满意当前题注的格式,可对「题注」样式进行更改。

    2.3 交叉引用

    论文中经常会需要写「如图X所示」这样的字样,如果是手动输入的编号,那么在中间加入新的图片后,所有题注和正文里的编号又得重新手动更改,十分麻烦。这个问题可通过使用「交叉引用」功能来解决。使用交叉引用之前,需要确保所引用项是自动编号(如多级列表、题注编号)而不是手动编号的。

    光标定位在需要输入交叉引用文字的地方,点击「引用」选项卡→交叉引用。

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    在弹出的交叉引用对话框中,选择所需「引用类型」和「引用内容」,点击「插入」即可。

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    当前方有新的项目插入,题注已更新时,可在交叉引用部位右键→更新域,即可更新该编号。当交叉引用较多时,可选中所有内容,按F9键一键更新域。

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    03 参考文献

    参考文献较少的情况下,可以手动引用。比如去谷歌学术/百度学术/知网/万方直接导出符合标准的引用文字,再粘贴。

    但学术论文的参考文献数量较多,不建议手动引用,更改起来太费劲,容易出错。建议在前期看文献的过程中就使用文献管理软件(如EndNote/Zotero/NoteExpress等)将文献整理好,便于查找和管理。写文章的时候,可以直接使用文献管理软件将符合标准(论文标准/杂志社标准)的参考文献插入到文章中,实现自动更新。

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    若引用的参考文献格式不符合要求(如改缩进/字号/行间距),可在样式列表里找到其使用的样式,更改样式属性即可。

    04 分节、页眉页脚

    对于长文档,一般会将其分为几个部分(如封面、目录、正文等),使每个部分有不同的文档结构(如纸张横纵向、页眉的有无、页码格式)。这里说的「部分」就是Word中的「节」。一个文档通常由一至多节构成,每一节含有一至多页;即页⊆节⊆文档。

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    要将文档分节,需插入分节符。为了使分节符可见,建议在「开始」选项卡下点击「显示编辑标记」。

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    节与节之间的差异,常在于页眉、页脚和页码,需要使节之间相互独立,在「页眉和页脚工具」中对页眉、页脚取消「链接到前一节」。对于独立的一节(或相互链接的多节),还有首页不同、奇偶页不同的选项可以勾选。具体操作及效果请自行研究,此处不展开讲述。

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    此外,对于页码,默认是「续前节」(即本节第一页页码=上节末页页码+1)的,若需要在某一节开始重新从1开始编页码,可按如下操作:页眉和页脚工具→页码→设置页码格式→页码编号→起始页码:1。

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    05 目录

    对应用了标题样式/大纲级别(为1-9级)的文档,可插入目录。

    「引用」选项卡→目录→自定义目录

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    插入目录前,可对不同目录级别的样式进行设置,选择显示在目录中的标题样式/大纲级别并设置其目录级别。之后点击确定即可插入目录。

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    若目录有更新(页码、内容的更新),可在目录区域右键→更新域 进行更新。

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    若插入目录后需要更改其格式,可点击「开始」选项卡→快速样式库中右下角图标,在弹出的样式管理面板中选择对应的样式进行更改。

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    06 其他

    6.1 另存和备份

    不要一篇几万字的文章只用Ctrl+S保存,自始至终只有一个版本!!!

    我建议只要文档有不少的改动,就另存一个版本,如「论文01.docx」「论文02.docx」「论文03.docx」……等到完全结束后,再删除多余版本。相比于短文档,长文档中的误操作更难发现,若是误输入、误删除一些文字,保存文档并关闭随后再打开,是无法找回编辑的历史记录的。记性好的话说不定能记住不少原来的内容,但我觉得,还是不要冒这个险为好。

    此外,一定要做好备份!减少意外损失(如误删除文档、硬盘坏了、电脑中了强力病毒、电脑丢失等)。

    重要数据,定期备份。电脑本地备份可使用FreeFileSync软件,云端备份可使用坚果云(自动检测文件修改并同步,云端保留文件历史版本)

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    Free File Sync

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    坚果云

    6.2 打印

    打印店的电脑一般都是低版本的Word,可能会不兼容、排版错乱或者打不开你的Word文档,建议打印前将文档另存成PDF。

    以上。

    如有错误,还望指出,欢迎交流。

    参考资料:

    [1]知乎问题《写学术论文,需要学会哪些Word技巧?》

    [2]《Word 2013实战技巧精粹》,Excel Home 编著

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    样式,大家应该不陌生,在Word中是一个非常强大的功能,运用得好,可以节省很多时间和精力。但如果你不会用,关键时刻可以把你急哭了!

    在前面的“Word样式,简单又实用!”和“Word样式也有“快捷键,你却不知道!”等文章中已为大家介绍了Word样式的基础知识。

    但是你知道吗?Word中根据样式的不同应用类型,样式还可分为文本样式和表格样式。文本样式主要应用于文本;而表格样式则专用于表格。

    那么,文本样式和表格样式该如何创建呢?这将是小编今天要给大家分享的技巧,希望对大家有所帮助!

    01、创建文本样式

    Word中文本样式是指字符、段落或链接段落和字符(即用于文本又可用于整个段落)3种样式,它们的创建方法基本相同。

    例:以创建链接段落和字符样式为例进行介绍。

    第一步:点击【开始】-【样式】按钮,在弹出的列表框中选择“创建样式”命令。

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    第二步:打开“根据格式化创建新样式”对话框,输入样式的名称,然后单击“修改”按钮。

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    第三步:在打开的对话框中设置文本格式和段落格式,如,字体、字号、颜色、对齐方式、段落间距等,然后单击“确定”按钮。

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    此时,段落将自动应用样式,效果如下图所示:

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    新创建的文本样式自动被保存在“样式”列表框中,如果想为文档中的其他文本或段落应用该样式,可点击【开始】-【样式】按钮,选择新样式即可。

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    02、创建表格样式

    Word中创建表格样式的方法也非常简单,具体操作方法为:

    第一步:选择文档中的表格,点击【表格工具】-【设计】选项卡,单击“表格样式”库右侧的下拉按钮,在弹出的菜单中选择“新建表格样式”命令。

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    第二步:打开“根据格式化创建新样式”对话框,此时你会发现,“样式类型”栏已默认为“表格”。在“格式”栏中设置表格格式,如,字体、字号、边框、线条样式及颜色等,然后单击“确定”按钮。

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    提示:如果想为表格设置更多的格式,可点击左下角的“格式”按钮,根据需要选择对应选项进行设置。

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    第三步:选择整个表格,在“表格样式”列表库中选择刚创建的表格样式,此时,表格效果如下图所示。

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    技巧提示:通过上述方法创建的文本样式或表格样式,如果对效果不满意,可以随时进行修改。

    只需在”文本样式“库或”表格样式”库中选择需要修改的样式,单击鼠标右键,选择“修改文本样式“库或”修改表格样式”命令,在打开的”修改样式“对话框中进行修改即可。

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    以上就是今天的全部内容,你学会了吗?

    ***部落窝教育-word样式应用技巧****

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空空如也

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