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  • word怎么通过目录定位到指定位置

    千次阅读 2018-12-10 16:17:44
    Ctrl + 鼠标左键,就会定位到标题的位置。

    Ctrl + 鼠标左键,就会定位到标题的位置。

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  • (6) POI定位word表格

    千次阅读 2012-04-14 15:58:39
    这里可以读word目录,word表格,word图片。当然不只是读出来,而是将word转成html。(我们的还要将word内容进行分页显示) 我在前两篇里已经写如何读word的表格,word的图片。 这里边涉及两个定位问题,一是...
     
    

    这里可以读word目录,word表格,word图片。当然不只是读出来,而是将word转成html。(我们的还要将word内容进行分页显示)

    我在前两篇里已经写到如何读word的表格,word的图片。

    这里边涉及两个定位问题,一是表格位置,另一个是图片位置。

    图片位置。我解决图片位置是首先读出word中的图片放到list中去,然后采用文本方式读word,读出来替换(int)1 + ""。插入图片链接。

    至于这种方式是否100%奏效,我不清楚。因为我也是读到有图片word后,输出unicode码观察才知道。

    ps:昨天翻阅api,读PicturesTable类,那里也是这么说的,应该是没什么问题的。 

    表格位置。由于是先解决的图片,而且也可以通过简单的方法拿到所有的表格,所以顺着图片的思路就下来了,但是发现用那种方式无法解决。

    呵呵,原本要放弃了,但是我一想既然可以从word里拿出表格,就一定有方式定位到表格的开头。于是断点跟入源码。发现了解决方式。就是paragraph.isInTable() && paragraph.getTableLevel() == 1。

    考虑到表格开始的特殊判断方式,最终决定使用看似比较笨的方式来读取纯文本。

     

    1. HWPFDocument hwpfDoc = new HWPFDocument(inputStream);  
    2. Range range= hwpfDoc.getRange();  
    3. int paraNum = range.numParagraphs();  
    4. List tempList = new ArrayList();  
    5. boolean tableBegin = true;  
    6.         String str = null;  
    7.         for (int j = 0; j < paraNum; j++) {     
    8.             Paragraph para = range.getParagraph(j);  
    9.             if(para.isInTable()&& tableBegin) { //在表格里,且是表格开始。  
    10.                 str = "这是一个表格标志";  
    11.                 tableBegin = false;  
    12.             } else if(!para.isInTable()) {//不在表格里  
    13.                 tableBegin = true;  
    14.                 str = para.text();  
    15.             }else {                      //在表格里,但不是表格开始。  
    16.                 continue;  
    17.             }  
    18.             str = doLuanMa(str);  
    19.             //替换图片连接。  
    20.             while (str.indexOf((int)1 + "") != -1) {  
    21.                 str = str.replaceFirst((int)1 + """<a href="\" mce_href="\""WordPicture?pic="  
    22.                         + i + "\">图片</a>");  
    23.                 i++;  
    24.             }  
    25.             tempList.add(str);  

     

    表格处理余下的思路就和图片一样了。

    最后在唠叨两句,由于处理过程消耗的内存不小,没有修改Jre内存很可能出现内存溢出,这并不是程序有什么死循环。

    消耗内存我也愁啊。并发访问岂不是很容易挂掉...~_~


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  •  支持检索pdf包含的文字并替换,可做目录定位  不足:  1,html标签需要严格书写,如meta,img的结束符必须书写,标签需要配对  2,div中若中文太长超过一行生成pdf无法自动换行,导致丢失内容  2.1,工具是外国人...

    一:html转pdf
        通过继承改写ITextRenderer使itextpdf支持html转pdf时添加页脚页眉
        功能点一:
        1,通过freemarker读取html模板,将html转为pdf
        2,支持配置页脚页眉logo
        3,支持html中直接引入css样式文件
        4,解决img标签的图片不能写在src中的问题
        5,支持汉字
        功能点二:
        支持检索pdf包含的文字并替换,可做目录定位
        不足:
        1,html标签需要严格书写,如meta,img的结束符必须书写,标签需要配对
        2,div中若中文太长超过一行生成pdf无法自动换行,导致丢失内容
            2.1,工具是外国人编写,识别空格会换行,但中文不用空格,空格所以无法自动换行
        3,目录实现是通过在pdf中搜索关键字所在页码实现,意味着需要覆盖原位置内容,会导致样式细微差别
        4,不支持html中运行js,以及canvas绘图
        
    二:word转pdf
        使用spire.doc和aspose.words共同完成word生成表格和目录,然后转成pdf
        功能点:
        1,通过在word模板中预埋书签,然后用spire.doc在书签处动态插入表格(可合并单元格)
        2,替换word中预埋的关键字文本内容
        3,根据处理完毕的word动态生成目录(前面的数字需要手写,用系统自带的序号,会导致生成的目录前面带数字)


        4,插入斜体文字水印
        5,用aspose.words处理spire.doc在文档第一页留下的一段文字
            5.1,Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for JAVA.
        6,将word转成pdf
        不足:
        1,目录文字大小和字体样式无法控制


        2,处理较慢,一份150kb左右大小的文档需要15秒左右

    代码示例

    spire.doc官方中文文档

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  • Word XPWord XP 中目录的编制方法 1.单击要插入目录的位置。 2.指向"插入"菜单上的"引用",再单击"索引和目录"。 3.单击"目录"选项卡。 4.若要使用现有的设计,请在"格式"框中单击进行选择。 5.根据需要,选择...

    Word XP

    Word XP 中目录的编制方法

      1.单击要插入目录的位置。  2.指向"插入"菜单上的"引用",再单击"索引和目录"。  3.单击"目录"选项卡。  4.若要使用现有的设计,请在"格式"框中单击进行选择。  5.根据需要,选择其他与目录有关的选项。  如果目前未使用大纲级别或内置样式,请进行下列操作之一: 用大纲级别创建目录 1.指向"视图"菜单上的"工具栏",再单击"大纲"。  2.选择希望在目录中显示的第一个标题。  3."大纲"工具栏上,选择与选定段落相关的大纲级别。  4.对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤 2 和步骤 3。  5.单击要插入目录的位置。  6.指向"插入"菜单上的"引用",再单击"索引和目录"。  7.单击"目录"选项卡。  8.若要使用现有的设计,请在"格式"框中单击进行选择。  9.根据需要,选择其他与目录有关的选项。  用自定义样式创建目录  如果已将自定义样式应用于标题,则可以指定 Microsoft Word 在编制目录时使用哪些样式。  1.单击要插入目录的位置。  2.指向"插入"菜单上的"引用",再单击"索引和目录"。  3.单击"目录"选项卡。  4.单击"选项"按钮。  5."有效样式"下查找应用于文档的标题样式。  6.在样式名右边的"目录级别"下键入 1 9 的数字,表示每种标题样式所代表的级别。  注意  如果仅使用自定义样式,请删除内置样式的目录级别数字,例如"标题 1"7.对于每个要包括在目录中的标题样式重复步骤 5 和步骤 68.单击"确定"。 9.若要使用现有的设计,请在"格式"框中单击一种设计。  10.根据需要,选择其他与目录有关的选项。  用自己标记的条目编制目录  使用"标记目录项"框将目录域插入文档。  1.请选择要包含在目录中的第一部分文本。  2. Alt+Shift+O。  3."级别"框中,选择级别并单击"标记"。  4.若要标记其他条目,可选择文本,单击"条目"框,再单击"标记"。添加条目结束后,请单击"关闭"。  5.单击要插入目录的位置。  6.指向"插入"菜单上的"引用",再单击"索引和目录"。  7.单击"目录"选项卡。  8.单击"选项"按钮。  9."目录选项"框中,单击选择"目录项域"复选框。  10.清除"样式""大纲级别"复选框。  注意  ·若要创建 Web 框架的目录,请指向"格式"菜单上的"框架",再单击"框架集中的目录"。只能用内置标题样式创建 Web 框架中的目录。  ·若要与主文档一起工作,请在建立或更新目录以前,在"大纲"工具栏上单击"展开子文档" 

    Word XP 功能键使用大全

     功能键的使用:  1F1:打开帮助。  2Shift+F1:开帮助工具(小问号)。  3Alt+Ctrl+F1:显示系统信息。  4Alt+F1:选中下一个域。  5Alt+Shift+F1:选中上一个域。  6Shift+F2:复制选中文本,将光标移到需要的地方后,按下回车键即可粘贴复制的文本。  7Alt+Ctrl+F2:打开文件。  8Ctrl+F2:打印预览。  9Alt+Shift+F2:保存文件。  10F2:剪切选中的文本,将光标移到需要的地方后,按下回车键即可粘贴剪切的文本。  11Shift+F3:切换选中的西文字符的大小写。  12Alt+F3:将选中的文本添加到“自动图文集”中。  13F3:输入某条“自动图文集”词条的名称后,按下此键,即可将名称转换成该词条。  14Ctrl+F3:剪切选中的文本或图片(可以多次使用),并将文本和图片添加到一个名为“spike”的“自动图文集”词条中。  15Ctrl+Shift+F3:将上述“spike”中的文本和图片插入光标处,并将该词条清除。  16Ctrl+F4:关闭当前文档,若没有保存,将提示保存。  17F4:重复上一步的操作。  18Alt+F4:关闭所有文档,若没有保存,将提示保存,并退出WORD。  19Shift+F4:执行“查找”操作后,关闭“查找”对话框,按此组合键,相当于按“查找下一个”按钮。  20Alt+F5:将所有打开的WORD文档最大化窗口,还原到原来大小。  21Ctrl+F5:将当前WORD文档最大化窗口,还原到原来大小。  22Ctrl+Shift+F5:创建标签。  23F5:打开“查找与替换”对话框,并选定“定位”标签。  24Shift+F5:在最后4个编辑处来回移动光标。  25Ctrl+F6:在多个打开的文档窗口之间来回切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。  26Alt+F6:在两个打开文档窗口之间反复切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。  27F6:在任务窗格与文档窗口之间切换。  28Shift+F6:在任务窗格与文档窗口之间切换。  29Ctrl+Shift+F6:激活“窗口”菜单中当前活动窗口的前一个文档窗口(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。  30Alt+Shift+F6:激活“窗口”菜单中当前活动窗口的前一个文档窗口(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。  31Ctrl+F7:当文档窗口不是最大化时,激活键盘上的方向键,用以移动窗口。  32Alt+F7:选定当前文档中下一个错误的单词,并弹右键,提示修改。  33F7:实施拼写检查。  34Shift+F7:打开同意词词库,实施同意词替换。  35Alt+Shift+F7:打开“翻译”任务窗格。  36Ctrl+Shift+F8:启用列选择模式,用于选择竖块文本。  37Ctrl+F8:当文档窗口不是最大化时,激活键盘上的方向键,用以调整窗口的大小。  38F8:激活“扩展”功能,用于快速选定文本。  39Shift+F8:按全文、段、句、词、插入点的顺序,逐步减小选定文本范围。  40Alt+F8:打开“宏”对话框,用以运行宏命令。  41Ctrl+F9:插入一个域记号({},这个域记号不能直接用键盘输入),用于直接输入域代码。  42Shift+F9:在所选中“域”的“域代码”与“域结果”之间切换。  43Ctrl+Shift+F9:取消选中“域”的链接,并以“域结果”显示。  44Alt+F9:在文档中所有“域”的“域代码”与“域结果”之间切换。  45Alt+F10:将所有打开的文档窗口在“最大化”与“原状态”之间切换。  46Ctrl+F10:将当前文档窗口在“最大化”与“原状态”之间切换。  47F10:激活菜单栏。  48Ctrl+F11:锁定选中的域,防止被更新。只对可能更新的域(如“时间域”等)有效。  49Alt+Shift+F11:启动“脚本编辑器”(需要安装此功能)。  50F11:选定下一个域(一个文档中至少有两个域,才能看到此操作的结果)。  51Shift+F11:选定上一个域(一个文档中至少有两个域,才能看到此操作的结果)。  52Ctrl+Shift+F11:解除对域的锁定(需要选中)。  53Alt+F11:打开内嵌的VB编辑器。  54F12:另存文档。  55Ctrl+F12:打开文档。  56Ctrl+Shift+F12:联机打印。  57Shift+F12:保存文档。

    Word XP运用技巧大派送(1)

      1.字体的无级缩放技巧

      在Word XP中,我们要缩放文字的大小,可以通过工具栏上的字号列表选取。但这种方 式是有其局限性的,中文字体只能在初号到八号之间选取,英文字体的磅值也仅限于 5 磅 道 72磅 之间取舍,不能满足我们打印超大字体的要求。难道号称全球字处理霸王的 Word XP就如此的“弱智”,令人失望了吗?NO!让我们打开“工具/自定义”,选取 “命令”项,在类别列表框中选取“所有命令”,在其右边列表框中找到 “ShrinkFont”和“GrowFont”命令,将其拖放在Word XP工具栏上,这两个命令既是 文字的大小的无级缩放命令,前一个是以当前设置值的10%缩小所选文字的字号,后一 个是以当前设置值的10%增大所选文字的字号。你还可以把“ShrinkFont one point” 和“GrowFont one point”这两项命令也拖放在Word XP工具栏上,它们执行的命令分 别是将所选文字减小 一磅 和增大 一磅 。如果你不愿意添加上述按钮,可以使用如下快捷键。放大字体:“Ctri+]”或者“Ctrl+>”;缩小字体:“Ctrl+[”或者“Ctrl+<”。

      2.在文档中插入图标

      俗话说:“说一百句,不如画上一笔。”在文档中加上一个图标,不但可以形象的说明问题,而且能够使文章图文并茂、生动灿烂(编辑老爷也喜欢嘛,我们这些在他老人家 手中讨饭吃的可怜作者,还是尽量讨他的欢心为妙哦)!做法是:执行“插入/对 象”,打开对话框,将“显示为图标”打钩,然后在“对象类别”列标框中选取所需, 确定即可。如不满意图标的样式,单击“更改图标”键吧。

      3.用图片替换文字的技巧

      用一段文字替换另一段文字,其方法大家都懂,我这里就不再赘述啦(以免编辑老爷怀疑我有故意灌水骗取稿酬之嫌),我这里介绍的是用图片替换文字的技巧,你以前没试 过吧?因为你无法在“替换为”框中输入图片,现在我告诉你方法。首先把图片复制到 剪贴板中,然后打开替换对话框,在“查找内容”框中输入将被替换的文字,接着在 “替换为”框中输入“^c”(注意:输入的一定要是半角字符,c要小写),单击替换即可。“^c”的意思就是指令Word XP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内容。按此原理,“^c”还可替换包括回车符在内的大段文本。

      4.备份个性化设置

      Word XP自带有一个备份个性化设置的工具。打开开始菜单,指向“Microsoft Office tools/Save My Settings Wizard”单击,将出现个性设置对话框,按提示作就行啦, 可以备份到任何地方。提示:备份个性化设置时要先关闭Word XP,否则不成功。 题外话:对初学者而言,在进行个性化设置时容易把菜单搞乱,甚至误操作导致菜单全 部失踪,这时可按“F1”键帮助恢复。还可以打开“工具/选项/保存”对话框,在“提示保存Normal模块”上打钩,这样,每当菜单栏工具栏有任何细小的改动,Word XP在 关闭时就会自动弹出警示框预告:“所作修改会影响共用模板:Normal。是否保存所作 修改?”你自己看作办吧。

      5.替换特殊格式的字体技巧

      如果要将全文中的某个词或者字替换为统一的格式,比如将“Word XP”改为红色、斜 体、下划线,一个一个的改当然费时费力。我有办法一下搞定,其方法如下:打开替换 对话框,在“查找内容”中输入“Word XP”(实际输入时不带引号),在“替换为” 中同样输入“Word XP”(同上),然后打击“高级”选项,打开“格式”菜单,将字体设置为红色、斜体、下划线,单击“全部替换”。

      6.妙用通配符替换文件

      如果要将全文引号中的内容设置为统一的格式,而引号中的内容又不一致,就需要我们使用通配符。通配符有两个:“*”号和“?”号。“*”表示多个字符,“?”表示一 个字符。操作方法如下:打开替换对话框,在“使用通配符”前打钩,在“查找内容” 中输入通配符,在“替换为”中用鼠标点一下,什么也不输入,直接打开“高级”选项,设置好格式后全部替换。

      7.将文字快速转换为图片

      如果你发Email给海外的亲友,但对方计算机又没有中文系统,无法进行汉字浏览,是 不是很扫兴呢?别遗憾,我有办法,其实我们只要把文字转换为图片,就会保持文档格式的原貌,这样,你的海外亲友就能读到祖国的语言啦。将文字快速转换为图片并不需 要专门的图形编辑器,Word XP一样可以做到。方法如下:首先,将编辑的文件存为doc 格式,然后将其关闭。再在Word XP中新建一个文件,打开资源管理器,把刚才存盘的那个文件拖到新建的文件中,你会发现,你看见的虽然是文字,但Word XP已经把它转 换成图片啦。用Email发送给你的海外亲友吧。

      8.不经过剪贴板复制文件

      我们都知道用剪贴板来复制文件,你知不知道还可以用Ctrl键加鼠标拖曳而且不经过剪 贴板也能达到复制的目的呢?方法是:用鼠标选中复制的对象(包括文字和图片),按 住Ctrl键的同时用鼠标左键把对象拖曳至目的地即可。该方法简单易行,堪称复制的快 捷方式,而且不经过剪贴板,对于内存小的机子,是不是可以减轻一点负荷呢?

      9.自动滚屏功能

      如果我们读一篇长文件,一页一页的“PageDown”太不方便啦。其实Word XP内置有自 动滚屏的功能,只是默认值下系统并未显示在工具栏上,需要我们手动添加。方法是:打开“自定义/命令”,在类型中单击“工具”,在其右边的命令列表中找到“自动滚 动”项,拖至工具栏即可。使用时只要轻轻一点,即可实现屏幕平滑滚动,可上滚也 可下滚,还可以调节滚屏的速度,爽吧?不比任何专业的读书软件差哦。若想停止滚 屏,单击一下鼠标就可关闭自动滚屏功能。方便吧?(经验提示:把字放大些读,简直爽之极矣哉!)

      10.快速创建和撤销上、下标

      我们一般创建和撤销上、下标的方法是通过点击工具栏上的上、下标按钮,其实他们都有快捷键可用,掌握和使用它们,让我们的工作更省时。创建上标:“Ctrl+加号”, 再按一次即撤销。创建下标:“Ctrl+减号”,再按一次即撤销。

      11.快速把文本升为标题

      将光标置于需要升为标题的文本所在行,按下“Alt+Shift+?”组合键,可将文本快速 升为标题,且样式为1,按“Alt+Shift+à” 组合键,可将标题逐渐降为23……9

    12.快速插入特定的文字

      我们经常会在稿件的后面添上自己的通讯地址和Email,方便报社准确无误的寄稿酬 (这一点相当的重要哦)!但次次都要一个字一个字的敲入,是不是很麻烦呢?其实我 们可以把它制作成一个按钮放在工具栏里,需要使用鼠标一点即可。方法是:在“自动图文集”中添加一项“通讯地址”(包括Emai),然后打开“自定义”对话框,选取 “命令”选项,在“类型”列表框中单击“自动图文集”,在右边命令框中找到刚才添加的“通讯地址”项,将其拖放到工具栏即可。

      13.快速还原图形尺寸

      有时我们会在文档中放置一些图片,并作适当的修改,如果修改得不满意,想还原后重新来过,可按住Ctrl键,用鼠标双击该图片,即可快速还原原来的尺寸。

      14.快速重复输入字符

      要想重复最后一步操作,可按“F4”键。特别是用于重复输入某个字符,非常有用。比 如我们要输入“咚咚咚咚咚咚”一组象声词,在输入第一个“咚”以后,按下F4键,将 在光标所在处重复输入又一个“咚”,连续不断的按,将连续不断的输入“咚”。如果 你想重复复制大段大段的文件,按“F4”是绝佳的选择!

      15.快速取消项目编号格式

      当我们在文档中输入了项目编号1,回车之后Word XP会自动为我们生成项目编号23 4……如果我们想取消这些项目编号,一般的方法比较繁琐,我有一简便法子:将文档全选,然后剪切,再粘贴回去,在Word XP中的智能标记中选“仅保留文本”格式,即 可快速取消项目编号。

      16.快速选定字符块

      在文件左边空白处:单击鼠标可以选定一行文字;双击则选定整个段落;按住Ctrl单击 鼠标,选定全文。在文档中:双击鼠标选定词组;三击鼠标选定段落;按住Ctrl单击鼠标,选定一个句子。

      17.快速插入当前日期和时间

      一般情况下我们要在文档中插入日期和时间,所用的方法是打开菜单栏的“插入”下拉菜单,选取“日期与时间”获得。现在你可以使用以下这两个组合键快速插入啦,插入 日期:“Alt+Shift+D”键;插入时间:“Alt+Shift+T”键。

      18.快速切换文档

      Word XP允许我们打开多个文档进行编辑,每个文档都会在任务栏上显示一个图标,方 便我们在各文档中进行切换。事实上这种切换方式并不方便,如果在工具栏上有切换文档的按钮那就太好啦。那就跟着我添加吧。打开“工具/自定义/命令”,在类别列表中选取“所有命令”,然后在右边的命令框中找到“NewWindow”和“PrevWindow”两个命令,将其拖放在工具栏上,这两个命令将分别显示为“下一窗口”和“上一窗口”两 个按钮,其功能就是向前和向后切换文档,与IE的“前进”和“后退”方式一模一样,而且可以循环切换啰。

      19.一次选取数个图片

      如果我们要在文档中插入数个图片,不必一个一个的选取,可以按住Shift键的同时用 鼠标逐个点击要添加的图片,然后“插入”即可。

      20.快速画出水平线

      打开“工具/自动更正/键入时自动套用格式”,在列表中找到“连字符替换为长划线” 并打钩,然后确定。使用时,只要输入三个连字符(包括:#&*-=、——等 等)回车,系统就会自动生成一行水平线。

      21.快速计算表格中的数据

      虽然在OFFICE套件中电子表格用EXECL更方便,但有时一些不是很复杂的表格其实并没有必要去启动庞大的EXECL,在WORD中就有一些基本的表格计算功能。

      直接在要计算的表格栏中选择表格中的公式命令,然后输入公式就可以了。假如,如果要计算一行的数据之和,直接使用公式"=SUM(LEFT)"就可以直接计算。但在WORD中有一个小问题,就是不能用一个公式计算很多行的数值,此时有一个好的方法就是,先将"=SUM(LEFT)"公式复制一下,然后在要计算的表格栏内按CTRLF9,此时出现{ }标志,此时就处在输入公式的状态,按CTRLC将公式粘贴进来,依次类推,很快就可以将要计算的表格单位全部打上公式,此时选中整个表格,按F9,就可以通过公式算出所要的数值。值得注意的是,在EXECL中,如果表格中的源数据出现变化,结果是及时更新的,而在WORD中源数据变化,结果是不会自动更新的,要重新选择整个表格,然后按F9更新所选域数据才会更新。

      22.快速生成编号

      在实现应用中,有时会出现需要打印很多编号的工作,虽然用程序或者一些其它的方法可以生成,但总的来说对一些不懂编程的人很麻烦。其实直接用WORD可以很方便的生产编号。如现在我们要产生14000的一个编号,首先在WORD中使用表格菜单中的插入表格在选项卡中输入需要的行和列,此时我们输入20200,如果要打印成一列,最好选择14000。此时生成了一个有4000个单元格的表格,选中整个表格,然后选择格式菜单中的项目符号和编号,选择第二项编号栏,根据自己的需要选择一种编号形式,此时电脑自动生成编号,可能需要一段时间,如笔者的P3  733,128M 内存的机子也需要10几秒,大家千万不要以为死机了。生成编号后,选中整个表格,用CTRLX剪切,然后使用选择性粘贴,选用无文本格式,此时会直接粘贴上编号而不会出现表格,然后根据自己的需要进行适当的调整就行了。

      23.删除一些第三方软件加上的菜单栏

      有一些第三方软件安装后会在WORD中添加一些快捷菜单栏,如金山快译2002,而且此菜单栏不能关闭,这次关了,下次重新启动WORD时又会自动打开,这对一些用不上这个功能的人来说非常讨厌。现在有办法了,只要打开注册表进入[HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/Word/Addins/]中,将WordAddIn.KSWordAddIn.1子项全部删除(删除前先备个份,以免后悔)。这样再启动WORD时就不会出现这个讨厌的菜单栏了。

    用通Word 2002文档的安全性

    微软公司的新版本office XPoffice 2002发布后,引起了巨大的轰动,它的功能在原来的基础上又增强了许多,并修复了旧版本的一些错误。下面,我们来看看它在word 2002中新增功能"安全性"选项的使用方法应用。
      一、防止word宏病毒
      1、用户可以购买并安装专门的杀毒软件(包括可以查杀宏病毒)。
      2、可以设置word宏的安全级别
      在"工具"菜单上,单击"选项"。 单击"安全性"选项卡。在"宏安全性"之下,单击"宏安全性"。 单击"安全级"选项卡,里面包含了高、中、低三种安全级别,选择所要使用的安全级即可。这样,根据宏安全设置的不同,在打开一个宏时,您会收到一条警告,而且已安装的模板和加载项(包括向导)中的宏可能会被禁用。接着单击"可靠来源"选项卡。清除"信任所有安装的加载项和模板"复选框。
      3、为宏添加数字签名
      您可以使用数字证书来对文件或宏方案进行数字签名。如果您还没有数字证书,则必须获取一个。由于使用数字证书比较复杂,这里不作进一步讨论。
      二、保护文档免受未经授权的更改
      1、给文档添加数字许可号,您可以使用数字证书来对文件或宏方案进行数字签名。  在"工具"菜单上,单击"选项",再单击"安全性"选项卡。单击"数字签名"。单击"添加"。 选择要添加的证书,然后单击"确定"。  2、打开或修改文档时需要密码  在创建密码之后,请将其记录下来并保存在安全的地方。如果丢失密码,将无法打开或访问受密码保护的文档。  打开文件。在"工具"菜单上,单击"选项",再单击"安全性"选项卡。在"打开权限密码"框中键入密码,再单击"确定"。 在"请再键入一遍打开权限密码"框中再次键入该密码,然后单击"确定"。在"修改权限密码"框中键入密码,再单击"确定"。在"请再键入一遍修改权限密码"框中再次键入该密码,然后单击"确定"。  提示:若要创建一个长密码,最长可达 255 个字符,请单击"高级",然后选择 RC4 加密类型。
      3、使 Microsoft Word 建议以只读方式打开文档这个选项  您可以以非强制性的方式建议用户以只读方式打开文档。如果用户以只读的方式打开了文档并对其进行了更改,则只能以其他的文件名保存该文档。  在"工具"菜单上,单击"选项"。单击"安全性"。选中"建议以只读方式打开文档"复选框,再单击"确定"

      4、您可以保护正在处理的窗体,以及窗体的最终版本,防止用户在填充的过程当中对其进行更改。  单击"工具"菜单中的"保护文档"命令。单击"窗体"。若要给窗体指定密码,以便知道密码的用户能解除保护并修改窗体,请在"密码(非必选项)"框中键入密码。不知道密码的用户仍可在窗体域中输入信息。如果要保护整个窗体,请单击"确定"按钮。若要只保护部分窗体,这些部分必须处于不同的节中,请单击"",然后清除不需要保护的节的旁边的复选框。
      5、为批注和修订添加保护
      在"工具"菜单上,单击"保护文档"。 请执行下列操作之一:若要使审阅者可以通过插入批注和修订的方式更改文档,请单击"修订"。若要使审阅者只能插入批注,请单击"批注"。 若要允许经授权的审阅者清除对文档的保护,只需将密码键入到"密码"框中。

      三、删除个人信息或隐藏信息  在将文档副本交给其他人之前,最好审阅一下这些"不可见"的信息,以确定是否应该包含它们。例如,如果使用"修订""工具"菜单)、"版本""文件"菜单)或"允许快速保存""工具"菜单,"选项"命令,"保存"选项卡),可以执行一些操作以避免在文档中保留可能存在的无意打乱的隐藏信息或删除信息。在"工具"菜单中,单击"选项",再单击"安全性"选项卡。选中"保存时从此文件中删除个人信息"复选框。然后保存文档即可。

    Word XP的两个小技巧

          微软公司今年推出的办公软件office xp增添了更为强大的功能,其组件之一的word xp表现得更为不平凡,在这里我将向大家介绍两个使用它的小技巧。
      1.变换菜单弹出方式。是不是觉得普通的菜单弹出方式太枯燥了,那就试一试改变一下吧。打开菜单“视图/工具栏/自定义”,在“自定义”对话框中选择“选项”项,然后你就会在“其他”中看到“菜单的打开方式”项,在下拉菜单中选择一种打开方式,任意或展开或滑动,关闭对话框。再次打开菜单,是不是与以前不同了。
      2.保护你的文档。当你需要别人给你的文档加上批注而又不能修改你的文档时,或者在网络中联机使用你的文档时不被别人有意无意修改时,你就需要将你的文档保护起来。打开菜单“工具/保护文档”,在对话框中选择保护的文档内容,如果需要密码,可以在密码框中输入密码,确定后,需要再次输入密码加以确认。解除文档则只要打开菜单“工具/解除文档保护”即可。在“窗体”工具栏中,也提供了“保护窗体”的快捷按钮。所以点击这个快捷按钮也可以打开和解除文档保护。

    特殊输入

     

    Word制作试卷“卷头”

          放寒假了,几个当教师的朋友来家中玩,看到我正在用电脑制作图片,于是就向我请教一个问题:“我们经常用电脑编辑试卷,那个密封装订线及里面的内容(如图4)不知道如何制作。”“你们通常用什么字处理软件编辑试卷?”“WORD呀。”“可以用插入文本框的方法来制作。”我一边回答一边启动了WORD 2000
      1、在一个新文档中,执行“文件→页面设置”命令,在随后弹出的“页面设置”对话框中,根据需要设置好页面的大小。
      2、执行“插入→文本框→竖排”命令,然后在文档中拖出一个文本框,并将文本框长度调整为页面高度(或纸张高度也可),宽度根据需要调整。
      3、在文本框中进行下述操作:输入“姓名:”→按工具栏上下划线按钮→空格→输入“学校名称:”→按工具栏上下划线按钮→空格→输入“准考证号:”→按工具栏上下划线按钮→空格(注意:具体文字内容、空格的间距及文本的对齐方式等等根据具体情况输入并调整)。
      4、选中上述输入的内容,右击鼠标,选“文件方向”选项,打开“文字方向”对话框(如图1),选中“中部靠左边的一个选项,确定退出。

     5、选中文本框,执行“格式→文本框”命令,打开“设置文本框格式”对话框(如图2),在“文本框”标签中按“转换为图文框”按钮(此步关键),在随后弹出的对话框中直接按“确定”按钮。

      6、再次选中文本框(此时应该是图文框了),执行“格式→边框和底纹”命令,打开“边框和底纹”对话框(如图3),在“边框”标签中,先选中“设置”下面的“自定义”选项,再按预览区域中的三个边框设置按钮各一次(只保留一个不按,如图3),“确定”退出。

      7、最后一次调整文本框的大小、位置及文字对齐方式(文本框可以放置在页边处)。

      8、再插入一个竖排文本框,输入“密封装订线”字样。再选中该文本框,右击鼠标,选“设置文本框格式”选项(执行第5步的命令也可),再随后弹出的“设置文本框格式”对话框(如图2)中,点击“颜色和线条”标签,将其中的“线条”颜色设置为“白色”后确定退出。并调好该文本框的大小、文字间距和对齐方式,然后将其定位于紧靠前一个文本框的右侧。
      友情提醒:在调整文本框的位置时,按住“Ctrl”键的同时按方向键可以进行微量调整。
      至此,一个漂亮的试卷“卷头”制作完成。

    巧用WORD2000编排试卷

          用电脑来编排、打印试卷已成为学校常规工作的重要组成部分。编排好的试卷,不仅美观实用,而且是制作题库和CAI课件的好素材。Word2000以功能强大、简单易用、稳定性高而被广大教师广泛使用。本文着重谈谈在编排试卷时发挥Word2000特长的一些技巧。
      一、输入符号和公式
      编排试卷最麻烦的是输入一些符号和公式。我从实践中总结了以下三种快捷的方法:
      1.定义公式编辑器的快捷按钮。
      如果使用公式编辑器较为频繁,则可以将公式编辑器定义成快捷按钮,每次运行时只需要单击快捷按钮即可。操作过程如下:
      (1) 单击【工具】菜单中的【自定义】命令。
      (2) 打开【自定义】对话框中的【工具栏】选项卡,单击【新建】按钮,弹出【新建工具栏】对话框,在【工具栏名称】编辑栏中输入工具栏名称,如输入“公式”,然后单击【确定】按钮,这时屏幕上出现了【公式】工具栏。
      (3)打开【自定义】对话框中的【命令】选项卡,在【类别】列表框中单击【插入】项,在右边的【命令】框中选择【公式编辑器】,单击左键并拖到【公式】工具栏内,然后单击【关闭】按钮,这时屏幕上出现了一个【公式】的快捷按钮。
      在以后的试卷编排中,如要输入符号和公式,随时单击这个按钮即可。当然,也可以对其进行关闭或显示工具栏的操作。
      2.使用公式域。
      要想快速输入公式,可用快捷键Ctrl+F9来插入域。下面以 为例说明用快捷键插入分式和根式。在要输入 的位置,按组合  键Ctrl+F9,文中就会出现一个带灰色底纹的“{ },在其中输入“eq /f(1,3)” ,“{eq /f(1,3)}”是 的域代码,其中eq是域类型,代表公式域,/f是产生分数的开关。Shift+F9是切换显示结果与域代码的快捷键。一定要注意,eq后要有一个空格
      输入 方法同上,只要把域代码换为“{eq /r(3)}”即可。
      公式域的开关可以组合使用,例如 的域代码是 “{eq   /f(/r(3),3)}”。
      用域来生成分数和根式,只占用了很少的系统资源,速度比“公式编辑器”快得多。使用熟练后能用键盘快速输入,勿须交替使用键盘和鼠标。
      3.建立自动图文集。
      “自动图文集”是提高输入速度的又一法宝。那些经常用到的符号和公式可以为它们定义“自动图文集词条”,以后仅须输入词条名就可方便调出它们。
      例如,数学试卷中经常用到“ ”,那么先用上文的办法输入,然后选定它,单击【插入】菜单中的【自动图文集】中的【自动图文集】命令,在【自动图文集词条】编辑栏中输入名称,如输入“qggs”,然后单击【添加】按钮,一个新的“自动图文集词条”就创建  好了。以后,当要输入“ ”时,先输入“qggs”,然后按一下功能键F3就可以了。
      二、加入隐藏的答案
      如果能在试卷中加入参考答案和一些注解,对今后选用试题更有参考价值。一般来说,带答案的试卷仅供教师参考,在W ”格式来隐藏答案。
      先输入试题的答案,然后选定它,单击【格式】菜单中的【字体】命令,在【字体】对话框中选中【隐藏】复选框,最后单击【确定】按钮,所选文字就被设为“隐藏文字”了。也可以用快捷键“ Word2000的默认设置是既不显示、也不打印“隐藏文字”。
      若要显示隐藏文字,在“格式”工具栏上单击“显示
      若要打印隐藏文字,从【文件】菜单中选择【打印】命令,单击【选项】按钮,然后选中【隐藏文字】复选框,然后单击【确定】按钮。
      三、建立试卷模板
      同一类型的文档往往具有相同的格式和结构,使用“模板”可以大大加快创建新文档的速度。 如中学数学试卷的结构大都是以中考或高考为模式的,每一份试卷的整体框架和每道题的答题要求、分值以及试卷的排版格式都是大同小异,调用包含这些信息的模板来编排试卷就省事多了。
       创建模板的方法有以下两种:

      1.从已有试卷创建模板。
      先打开一个已排好版的试卷文档,从【文件】菜单中选择【另存为】命令,在【保存类型】对话框中选择【文档模板】

      2.新建一个模板。
      从【文件】菜单中选择【新建】命令,在【新建】对话框中选择【模板】  在以后的编排试卷中,我们可以基于这些模板来建立文档,这样能大大提高工作效率

    Word2000中上下标的四种输入方法

      使用Word进行文字输入或试题编制时,少不了上下标的表示方法。上下标的输入方法有四种,现分述如下:
      (1)用“字体”活动窗口(1)中的“效果”选项中的“上标”和“下标”

      方法:选定作为上下标的字符,单击“格式”菜单中的“字体”,在“字体”活动窗口中的“效果”选项中选择“上标”或“下标”,最后点击“确定”按钮。

      (2)用工具栏中的上下标按钮“x2”和“x2
      方法:需要输入上标时,先点击工具栏的上标按钮(符号“x2”),再输入上标字符,最后再按一下上标按钮(x2.下标的输入方法同上,只是原单击的上标按钮(x2)全改为单击下标按钮(符号“x2”)。
      “格式”工具栏上添加上标和下标按钮的方法:单击菜单“工具”,选择“自定义”,在“类别”选项中选“格式”,在“命令”中选择上标(x2)或下标(x2)按钮,并用鼠标  拖到“格式”工具栏上,放手后,在“格式”工具栏上即出现上下标按钮“x2”和“x2”。

    3)利用组合快捷键“ctrl+=”或“ctrl+shift+=
      方法:要输入下标时,按住“ctrl”键的同时在按“=”键,在光标处输入下标字符,最后再同时点击“ctrl”和“=”一次。输入上标时,按住“ctrl”键和“shift”键的同时在按“=”键,在光标处输入上标字符,最后再同时点击这三个键。  (4)利用“ 公式编辑器”中的“上标和下标模板”工具输入。  方法:单击“格式”工具栏上的公式编辑器“ ”按钮,出现一个公式对话框(图3),点击“上标和下标模板”,选择需要的模板单击,在新出现的填充框中的光标处输入要输的内容,最后在框外任一处单击左键。  “格式”工具栏上添加公式编辑器按钮“ ”的方法:单击菜单“工具”,选择“自定义”,在“类别”中选“插入”,在“命令”中点击“ 公式编辑器”并拖到“格式”工具栏上,放手后,在“格式”工具栏上即出现“ ”。注:如果同一对象同时有上标和下标,用上述前三种方法设置的上、下标是错开的,不是对齐的,如图5。只有用公式编辑器中模板输入的上下标才是上下对齐的,   

    Word 2000EQ域输入公式详解

      我们在word2000中编辑文档时,有时会经常遇到要求输入数学公式的情况。虽然简单的加、减、乘、除等运算都可在键盘上直接输入,但遇到复杂的数学公式:如积分、开方、求和等符号时,就只能利微软的office套件中所带的工具"公式编辑器"来完成,但是在office套件的典型安装的过程中,并没有选择这个工具,那么有没有办法可以在word2000中直接输入这些符号呢?答案是肯定的,下面我们就来讲解通过word2000EQ域的功能输入数学公式。
      一、EQ域的基本使用格式:
      {EQ Switches}
      其中Switches用于指定如何使用其后跟随的括号中的元素建立公式,还可以用适当的开关选项来进行修改。EQ域的开关特别多,特别复杂,合理的组合可以产生各种各样的公式,下面我们来详细介绍各种开关的作用及使用方法及事例。
      二、EQ域的开关及选项意义
      1.数组开关:/a(),可以在文档中绘制一个二维数组。还可以使用下面的选项来修改/a 开关。
      /al 列内左对齐。
      /ac 列内居中对齐。
      /ar 列内右对齐。
      /con元素排成 n 列(默认值为 1)。
      /vsn行间增加 n 磅的垂直间距。
      /hsn列间增加 n 磅的水平间距。
      示例:{ EQ /a /al /co2 /vs3 /hs3(Axy,Bxy,A,B) } 显示如下:
      2.括号开关:/b(),用括号括住单个元素。
      /lc/c 左括号使用字符 c
      /rc/c 右括号使用字符 c
      /bc/c 左右括号都使用指定的字符 c
      示例:{ EQ /b /bc/{ (/r(3,x)) } 显示为

      3.位移开关:/d(),将下一个字符向左或右移动指定磅数。
      /fon () 右边 n 磅。
      /ban () 左边 n 磅。
      /li ()为下一个字符前的空白添加下划线。
      示例:{ EQ /d /fo10 /li() } 显示为(前一段文字) __ (后一段文字)
      4.分数开关:/f(,):可用于创建分数。
      分子分母分别在分数线上下居中。如果系统使用逗号作为小数点,请用分号分隔两个元素。
    示例:{EQ /f(4,RateX)+ /f(8,RateX) = /f(12,RateX)}显示为:
      5. 列表开关:/l(),将多个值组成一个列表,列表可作为单个元素使用。
      列互开关可使用任意个数元素组成列表,以逗号或分号分隔,这样就可以将多个元素指定为一个元素。
    示例:{ EQ /l(ABCDE) } 显示为
      6. 重叠开关:/o(),将每个后续元素打印在前一元素之上。
      /al 左对齐
      /ac 居中(默认值)
      /ar 右对齐
      7.根号开关:/r(,),使用一个或两个元素绘制根号。
      示例:{ EQ /r(8,x) } 显示为

      8.上标或下标开关:/s(),设置上下标。可将一个或多个元素设置为上标或下标。每个/s代码可有一个或多个元素,以逗号隔开。如果指定多个元素,则元素将堆叠起来并且左齐。可用下面的选项在/s开关之后放置单个元素。
      /ain () 在段落一行之上添加由 n 指定的磅数的空白。
      /upn () 将单个元素相对相邻文字上移由 n 指定的磅数。默认值为 2
      /din () 在段落一行之下添加由 n 指定的磅数的空白。
      /don () 将单个元素相对相邻文字下移由 n 指定的磅数。默认值为 2
      示例:{ EQ /s/up8(AB)/s/do8(2) } 显示为
     9.方框开关:/x(),在元素四周绘制边框。
      /to 元素之上。 /bo 元素之下。
      /le 元素左侧。 /ri 元素右侧。
      示例:{ EQ /x /le /ri(10) } 显示为:
      10.积分开关:/i(,,),使用指定的符号或默认符号及三个元素创建积分。使用指定的符号及三个元素创建积分。第一个元素是积分下限,第二个元素是积分上限,第三个是积分表达式。可用下面的选项修改。
      /su 符号更改为大写的 ∑ 并生成求和公式。
      /pr 符号更改为大写的 Π 并生成求积公式。
      /in 创建行内格式,积分限不在符号的上下,而在符号之右。
      /fc/c 将符号设置为固定高度的字符 c
      /vc/c 将符号设置为可变高度的字符 c。符号高度与第三个元素高度一致。
      示例:{ EQ /i /su(1,5,3) } 显示为 好了,上面详细地介绍了EQ域创建数学公式的每个开关及选项的意义,下面我们来看几个实例的应用。

      三、EQ域实例创建  例1、我们要创建如下的数学二元一次方程组:  1.先写出第一个方程的代码:{EQ /r(3,x)+/r(2,x) = /r(6,y)}  2.再写出第二个方程的代码:{EQ /f(2,x)+/f(5,y) = /f(10,x)}  3.将每个等式作为一个元素合并在一个域中,并增加/a开关,使其排列在两行中域代码为:{EQ /a /al /co1 (/r(3,x)+/r(2,x) = /r(6,y), /f(2,x)+/f(5,y) = /f(10,x) )  4.最后按照方程式的组成规则,在域代码中增加开关,为公式加入括号,并修改参数,生成这个二元方程组。最终代码为:{EQ /b /lc {(/a /al /co1 (/r(3,x)+/r(2,x) = /r(6,y), /f(2,x)+/f(5,y) = /f(10,x) ))  5.最终的显示结果为:  例2、创建如下的积分算式:  1.首先写出内部的根号的代码:{EQ /r(2,x)}  2.其次增加分数开关的代码:{EQ /f (/r (2,x),5)}  3.最后增加积分开关,完成这个积分算式,代码为:{EQ /i(200,100,/f (/r (2,x),5))dx}  4.最终的显示结果为:
    Word中录入分式一法

      Word中有专门的数学公式录入(需选择安装),这里是利用word 提供的其他功能,巧妙的录入分式。我们以录入分母为"12345",分子为"67"为例。

      1、先在正常的文档中录入分母"12345"

      2、选定分母,在菜单"格式"档选"并排字符"选项,在弹出对话框的并排字符中输入分子"67"后确定。 分子分母是不是都出现了?用工具条上的字号设置分子分母字号,下面的精彩部分是划分数线。

      3、选定分数按鼠标右键,在弹出菜单中选"切换域代码",则会出现一个象大括号括着的一串式子"eq /o(/s/up 9(67),12345)",小括号括着的"67"是分子,逗号后面的"12345"是分母,将分子"67"选中,然后加入下划线(分数线),可以在小括号内"67"两边加入空格,使分数线长度适当。

      4、在式子内按鼠标右键,在弹出菜单中选"切换域代码"或者直接按快捷键F9,一个标准的分式就生成了。是不是很酷。哇塞,真的好酷哟。

      需要说明的几点技巧:

      1、设置分子分母字号应在工具条上,这样能保证分子分母大小一样

      2、分子分母间距应在分数线之前设置好,设置方式"格式->并排字符"的弹出菜单的"与原文本的间隔"。重新设置间距都会使下划线消失。

      3、录入共他分式只需复制后改变式子里的分子分母数字即可。

    Word添加一个分数输入命令

          当编辑科技文档时,常常需要输入分数,但Word不能直接输入分数。有两种实现方法:用 Word本身提供的的EQ(方程)域或用公式编辑器。这两种方法都不简便,笔者编写了一个EnterFraction宏命令可以在文档中方便地插入分数,大大简化了分数的编辑工作。下面详细介绍如何在Word 97/2000/XP中创建该宏命令。  1.创建一个对话窗口  单击“工具”*“宏”*Visual Basic 编辑器”,启动Visual Basic 编辑器。单击其菜单栏上的命令“插入”*“添加用户窗体”,添加一个空白用户窗体,在窗体上添加两个标签(Label)、两个文本编辑(TextBox)和两个命令按钮(CommandButton)控件,按下表修改它们的属性。

    组件

    属性

    userform

    (命名)

    frmEnterFraction

    Caption

    输入分数

    TextBox1

    (命名)

    tbNumerator

    Caption

    分子表达式:

    TextBox2

    (命名)

    tbDenominator

    Caption

    分母表达式:

    CommandButton1

    (命名)

    btnOK

    Caption

    确定

    CommandButton2

    (命名)

    btnCancel

    Caption

    取消

      然后单击命令按钮1CommandButton1btnOK),为其添加一段命令处理程序如下:  Private Sub btnOK_Click()
      If tbNumerator.Text <> "" And tbDenominator.Text <> "" Then
      fractionText = "EQ /F(" + tbNumerator.Text + "," + tbDenominator.Text + ")"
      Selection.Fields.Add Range:=Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, Text:= _
      fractionText, PreserveFormatting:=False
      End If
      frmEnterFraction.Hide
      End Sub

    单击命令按钮2CommandButton2btnCancel),为其添加一段命令处理程序如下:  Private Sub btnCancel_Click()
      frmEnterFraction.Hide
      End Sub
      最后给窗体的激活事件(UserForm_Activate)添加如下程序段:
      Private Sub UserForm_Activate()
      Load frmEnterFraction
      End Sub

      2. 创建调用该对话窗口的宏命令  单击Visual Basic编辑器菜单栏上的“插入”*“添加模块”命令,在代码编辑窗口输入如下程序段:  Sub EnterFraction()
      frmEnterFraction.Show
      End Sub  完成上述步骤后,保存整个工作,切换回Word,就可以使用该宏命令了。  3. 使用该宏命令  将插入点定位在需要插入分数的位置,单击“工具”*“宏”*“ 宏”,打开宏对话窗口,选择EnterFraction宏并运行之,弹出一个对话窗口(见图),分别在“分子表达式”和“分母表达式”编辑框中输入分数的分子和分母,单击“确定”按钮输入分数。使用该宏命令插入的分数域,在编辑过程中被当作一个单独的编辑单元对待,大大简化了排版的难度。例如:。为了使用方便,你可以将该宏定义在工具栏上,使用时,只需单击相应工具按钮就可以打开对话窗口。

    Word2000特殊符号的输入

      在使用Word2000时,有许多特殊符号键盘上没有,那它们是怎么输入的呢?请随笔者一起来看看。
      ○屏幕键盘输入法
      一般的输入法都带有屏幕键盘,我们可以利用屏幕键盘直接输入相关的特殊符号。以“五笔输入法”为例:用鼠标左键点击任务栏右侧的输入法图标(En),打开输入法选择菜单,点击“五笔输入法”(笔者电脑五笔输入法是自己创建的,所以图中显示为马家五笔),然后用鼠标右键点击输入法状态条上最右边的小键盘按钮,打开键盘选择列表框,共有13种,点击相应选项,将打开对应于不同符号的键盘,即为“特殊符号”的屏幕键盘。
      这时,用户可以采取两种方法输入:第一种是直接用鼠标左键点击屏幕键盘上的键输入对应的特殊符号,另一种就是直接用键盘输入。
      ○符号栏输入法
      符号栏是Word 2000新增的工具栏,它为插入一些常用的特殊符号提供一个方便、直接的方法。具体操作步骤如下:
      1、点击菜单“视图/工具栏/符号栏”。
      2、点击需要插入特殊符号的位置,直接用鼠标左键单击符号栏中的相应符号,就可以在文档的当前位置插入符号了。
      3、自定义符号工具栏:符号工具栏上的符号并不是一成不变的,用户可以根据需要,自定义符号工具栏,在上面添加自己常用的特殊符号,其具体操作步骤如下:
      ①点击菜单“插入/特殊符号”。在“自定义符号栏”窗口中,包含用户常用的六类特殊符号。②点击“显示符号栏”,在窗口下方显示出符号栏当前状态,用鼠标左键选定某一符号,然后将其拖放到希望变更的工具栏按钮上,即可完成一个按钮符号的变换,也可以在选中符号以后,再点击工具栏上希望变更的按钮符号,完成符号的替换。③点击[确定]按钮,符号栏上显示的符号即为自定义设置。
      4、符号其实也可以直接由“自定义符号栏”窗口插入,具体方法为:将输入位置移动到希望插入符号的位置,打开“自定义符号栏”窗口,双击欲插入的符号,或者选中欲插入的符号后,直接点击[确定]按钮,即可在当前位置插入该符号。

      ○符号窗口输入法
      利用符号栏来插入特殊符号方便、快捷,但是在符号栏上每次显示的符号太少,并且直接利用“自定义符号栏”窗口插入特殊符号只能一次插入一个,不能在窗口打开的时候在不同的位置插入不同的符号。而利用“符号”窗口基本上就不存在这些问题,插入符号的操作方法如下:
      1、单击菜单命令“插入/符号”打开符号窗口。
      2、点击“符号”选项卡,在“字体”下拉列表框中选择字体。值得注意的是列表中的每一种字体都对应于一批符号。
      3、选定字体后,从“子集”下拉列表框中选相应的符号子集,这样可以加快查找符号的速度。单击[插入]按钮可以在Word编辑窗口的当前位置插入相应的符号,也可以采取双击欲插入符号的方法直接插入。
      4、如果需要在不同位置插入不同的符号的话,在“符号”窗口打开的前提下,将焦点移动到编辑窗口,直接移动输入位置,然后利用上面的方法插入相应的符号即可。
      5、还可以利用其中的“特殊字符”选项卡插入一些特殊的字符,如长画线、连字符、注册符等。
      ○公式编辑器输入法
      “公式编辑器”是Office 2000的一个十分实用的组件,默认安装状态为可选组件,因此一般没有安装,我们将其添加即可。
      要利用数学公式插入特殊符号,可以执行以下步骤:点击菜单“插入/对象”,打开“对象”选择窗口,在“新建”列表框中选择“Microsoft公式 3.0” ,然后点击[确定]按钮即打开公式编辑窗口。这时我们可以看到Word 2000的菜单栏发生了改变,工具栏消失,只有一个公式编辑器的工具栏,这时的输入将显示在一个虚线框内,我们就可以通过快捷键或用鼠标左键点击工具栏上的不同按钮输入特殊符号,其中工具栏上的每一个按钮都对应于一类特殊符号,数学、物理、化学中常用公式和符号基本上都能在该工具栏中找到。输入完毕后,可以通过点击输入框外的任意地方退出“公式编辑器”窗口回到Word编辑窗口,如果需要更改输入内容,则可以双击该对象打开“公式编辑”窗口重新进行编辑、修改。

    Word打印设置技巧六则

          1.逆页序打印
      如果你有一篇很多页的文档需要打印,按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页,所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面,第一页在最下面,这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边,十分麻烦。其实我们在打印前只要先在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中选中“逆页序打印”,即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页,从而打印完后所有的页是顺序排列的。
      2.打印同一文档时使用不同的页面方向
      如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向,我们可先选中需要改变方向的文档内容,然后选择“文件”?gt;“页面设置”命令,在弹出的“页面设置”对话框中的“纸型”选项卡中设置所需的页面方向,并在“应用”选项栏中选中“所选文字”即可。其实Word是在所选内容的前后各插入一个分节符,并仅对这一节中的内容进行页面方向更改,从而实现了在同一文档中使用不同的页面方向。
      3.避免打印出不必要的附加信息
      有时在打印一篇文当时会莫名其妙的打印出一些附加信息,如批注、隐藏文字、域代码等。要避免打印出不必要的附加信息,只要在打印前在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中的“打印文档的附加信息”下不选中相应的项即可。
      4.打印含窗体的格式化文档
      利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文档,其他用户可在文档中特定的地方填写相关的信息,而不能更改其他处于非填写区的内容。如果要利用已事先打印好的含窗体的空白文档(即在填写区还没有填写内容)来打印多份不同的统计信息,我们可以在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中选中“仅打印窗体域内容”,这样当在窗体中填写完信息后,打印出来的将仅仅是所填写的信息,而不是将整个统计表格文档打印出来。
      5.打印到文档
      如果需要将一篇用Word编辑好的文档进行打印,而正好这台电脑又没有配备打印机,我们可以在“打印”对话框中选中“打印到文档”选项,在输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件,在其他配备打印机的电脑上用这个打印机文件即可将文档进行打印,即使那台电脑上没有安装Word也行。
      6.在打印预览界面下编辑文档
      我们一般在打印预览界面中通过放大和缩小来预览文档最终的打印效果,其实只要点击打印预览工具条中的“放大镜”按钮(使按钮处于不按下的状态),就可以在打印预览界面中直接编辑文档了,而不用关闭打印预览。

    Word办公打印设置技巧

    1.  多页的文档需要打印,按照word中的默认设置总是从第一页打 印到最后一页,所以整篇文档打印完后是最后一贝在员上面,第一页在最下面这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边,十分麻烦。其实我们在打印前只要先在-〉“工具”-〉“选项”-〉“打印”选项卡中选中“逆页序打印。即可在打 印时按逆序从最后一页打印到第一页,从而打印完后所有的页是顺序排列的。

    2.打印同一文档时使用不同的页面方向

      如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向,我们可先选中 需要改变方向的文档内容,然后选择“文件”、“页面设置”命令,在弹出的 “页面设置”对话框中的“纸型”选项卡中设置所得的页面方向,并在“应用选项栏中选中“所选文字”即可。其实Word是在所选内容的前后各插入一个分节 符,并仅对这一节中的内容进行页面方向更改,从而实现了在同一文档中使用不同的页面方向。

    3.避免打印出不必要的附加信息

      有时在打印一篇文当时会英名其妙的打印出一些附加信息,如批注、隐藏文字域代码等。要避免打印出不必要的附加倍息,只要在打 印前在“工具”-〉 “选项”->“打印”选项卡中的“打印文档的附加倍息”下不选中相应的项即可。

    4.打印含窗体的格式化文档

      利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文档,其他用户可在文档中特定的地方填写相关的信息,而不能更改其他处于非填写区的内容。如果要利用已事先打印好的含窗体的空白文档(即在填写区还没有填写内容)来打印多份不同的统计信息,我们可以在“工具”->“选项”->“打印”选项卡中选中“仅打印窗体城内容”,这样当在窗体中填写完信息后,打印出来的将仅仅是所填写的信息,而不是将整个统计表格文档打印出来。

    5.打印到文档

      如果需要将一篇用wMd编辑好的文档进行打印,而正好这台电脑又没有配备打印机我们可以在“打印”对话框中选中“打印到文档”选项,在输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件,在其他配备打印机的电脑上用这个打印机 文件即可将文档进行打印,即使那台电脑上没有安装word也行。

    6.在打印预览界面下编辑文档

      我们一班在打印预览界面中通过放大和缩小来预览文档最终的打印效果,其实只要点击打印预览工具条中的“放大镜”按钮(使按钮处于不按下的状态),就可以在打印预览界面中直接编辑文档了,而不用关闭打印预览。

    在打印预览模式下编辑文字

          当您在打印预览模式下查看某Microsoft Word文档时,您可能会需要调节或编辑某些图片和文字。是不是一定要回到编辑状态呢?其实有一点您可能还不知道,您完全可以在打印预览模式下完成这些编辑修改改变。
      具体操作方法如下:   点击文件菜单中的打印预览。   点击需要编辑区域中的文字,Word将放大该区域。  点击打印预览工具栏上的放大镜,当鼠标指针从放大镜图标变为I型图标时,您就可以编辑该文档了。  要想退出打印预览并返回到原先的文档视图,点击关闭。
    word小技巧:快速更改文字大小写

      选择您想要更改大小的文字并按下SHIFT+F3。  每次按下F3键时,文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。还不赶快试试?

    Word2000的图片使用技巧两则

          在office97用的并不是完全过硬的情况下,微软又推出了office2000。于是大家也跟随潮流,在自己的计算机中安装上了office2000。可是在使用过程中,由于office2000在功能上的改进,使得我们这些用惯了office97的人在使用office2000的过程中确实遇到了不少障碍。下面把笔者在使用word2000过程中遇到的两点问题写出来告之大家。

      笔者在使用word2000进行图文混排时遇到了这样的问题:在文档中插入图片时,如果要为其加上标注图形,最后应当将图片和标注图形组合到一起成为一个整体,以便于改变图片的位置。可是在word2000中,却怎么也不能将两个图形组合在一起了。原因是怎么也不能将要组合的所有图形同时选中。这种情况在word97中没有遇到过,突然间有一点晕头转向了,不知所措。难道word2000的功能要比word97的功能退化了,决不可能。带着这样的疑问,便踏上了解决问题征程。

      仔细观察在word2000中插入的图片,怎么与word97中插入图片的样式有所不同呢?在word2000中插入的图片当用鼠标选中之后,图片四周出现的是黑色实心控制点;用鼠标左键单击拖动使其移动,实现不了。突然灵机一动,此种情况是不是与图片和文字的排版方式有关?于是,在图片上单击鼠标的右键,在弹出的菜单中选择“设置图片格式”,在弹出的设置窗口中选中“版式”标签,看到在环绕方式中有这样几种:嵌入型,四周型,紧密型,浮于文字上方,衬于文字下方。目前图片与文字的排版方式是word2000默认的嵌入型,于是把图片和文字的排版方式设置为四周型,确定之后回到编辑状态再单击图片,居然和word97的格式一样了,再进行图片与图片的组合也可以进行了。看来问题出在图片与文字的排版方式设置上。

      那么word2000默认的嵌入型是怎么回事呢?所谓嵌入型是把插入的图片当作一个字符插入到文本中,要改变其位置可以象改变文字位置一样即用键盘上的空格键或Backspace键。我们虽然可以使用图片处理工具对其进行处理,但是在与别的图片进行排版时它却被当成了文字对象处理,所以就会出现插入的图片与制作的标注图形无法组合的问题。此时我们可以把图片与文字的环绕方式改为其他型式即可。

      了解了问题产生的原因,解决问题便不在是拢墒怯幸坏悴幻靼祝庵智度胄团虐娣绞接捎谄渑虐娴牧榛钚越喜睿谑导逝虐嬷泻苌俨捎茫敲次裁丛趙ord2000种要把这种排版方式设为默认的方式?以至于给初始用户带来不大不小的麻烦。

      另外,笔者在使用word2000编辑某些文档时,往往喜欢从其剪贴库中查找一些剪贴画放到文档中,以美化文档,起到画龙点睛的作用。插入的剪贴画往往要进行修改,当要对其进行旋转变形时,旋转工具却不让你使用。难道它真的不让你使用吗?不是的。经过了一段时间的探索,笔者发现一个好办法。首先选中插入的剪贴画,将其与文字的环绕方式设置为除“嵌入型”之外的任何一种;选中该剪贴画,用鼠标的左键单击绘图工具栏的“绘图”二字,在弹出的菜单中选中“取消组合”,一个完整的剪贴画被分解了,此时不要取消任何一个选择,再次点击“绘图”二字,在弹出的菜单中选中“组合”工具,剪贴画又被重新组合成了一个整体,此时就可以使用旋转工具对剪贴画进行旋转了。

    巧用word2000来处理图象

      谈到word2000,相信各位使用电脑的用户肯定是非常熟悉的了,因为我们在使用电脑的过程中时不时地要用到它。有用户说,word2000不就是用来处理文字材料的嘛,它还能有什么功能呢?的确,在一般用户的眼中,word2000好象就成了文字处理的代名词。然而笔者想提醒这些用户的是,word2000之所以能在文字处理软件竞争空前激烈的局面下,还能占有较大的市场份额,单纯依靠文字处理功能是肯定站不住脚跟的,它肯定还依靠其他强大的功能和自身独特的特点来撑住自己的"门面"。的确,"不试不知道,一用真奇妙"word2000编辑软件的功能是越来越强大,操作界面是越来越简洁了。由于功能太多,笔者不能对此进行一一介绍,现在就以用word2000处理图象为例,来说明一下word2000的强大功能。
    1
    、插入普通图像
      如果我们希望能够在页面中插入一个图片,首先就需要将光标置于要插入图片的位置,然后选择"插入"菜单中的"图片"选项,并执行该选项下面的"来自文件"命令,或者直接用鼠标单击工具条上的"插入文件中的图片"按钮,系统弹出图片选择对话框,在目录栏中选择图象存放的位置,在文件类型栏中选择要插入图象的格式,在文件名栏中选择所要插入的具体文件名,或者直接在文件名栏输入待插入图象的完整路径和文件名即可,最后用鼠标单击"插入"按钮,如图1所示,系统就会在光标处插入一个图像,并将插入的图像显示在图像框内。

    2、插入艺术字图象
      在word2000字处理软件中,我们可以随意插入或者设置各种型号的艺术文字图象,利用这种方法可以实现图文混排的效果。插入艺术汉字时,我们可以先把鼠标移动到需要插入艺术汉字的地方,然后从菜单栏中用鼠标依次单击"插入"/"图象"/"艺术字"命令,随后程序将打开一个标题为"艺术字库"的对话框,

    在该图库中我们可以用鼠标单击一个自己喜欢的风格的艺术字,接着程序又将打开一?quot;艺术字"文字编辑框,在该对话框中,我们可以输入自己需要的汉字内容,并设置好汉字的字体、字号以及其他汉字属性,并单击确定按钮,我们就会在文字编辑区中看到自己希望的艺术汉字了,如图3所示。

    3、编辑图像
      图像插入到文件后,我们可以用word2000内置的图象编辑功能对图象进行编辑。在编辑状态下,用鼠标右键单击图象,在弹出的菜单中选择"编辑图象"命令,这时word2000会打开图象编辑工具栏,同时页面状态由"普通"模式转变为"页面"模式。在页面模式下,我们可以对图象的一般特征进行调整,也可以对其图象特征进行修改;同时我们可以使用图象编辑工具栏中的各个命令按钮(如图4所示),对图象的其他属性进行修改,例如我们可以调整图形的亮度、对比度,可以控制图象的色彩度,利用裁剪工具可以对图象及其图象的某个部位进行任意剪切,当然我们也可以通过"设置图象格式"命令来调整图象的大小、线型、颜色、版式以及WEB属性进行一些适当的设置,通过"文字绕排"命令可以对图象和文字的绕排等参数进行一些设置。

    4、输出图像
      利用word2000处理好图象后,我们可以用鼠标单击菜单栏中的"文件"菜单项,并从弹出的菜单中选择"保存"或者"另存为"命令,随后程序会打开一个保存对话框,在该对话框的目录栏中选择图象要存放的位置,在文件类型栏中选择要保存图象的格式,在文件名栏中输入所要保存的具体文件名,或者直接在文件名栏输入要保存图象的完整路径和文件名即可,最后用鼠标单击该对话框中的"保存"按钮就可以保存文件了,保存后的图像将以位图方式存储在word文档中,同时系统只将图像文件的路径和名称存入word文档,在下次打开文档时,系统到所记录的路径下打开图像文件。如果在原定路径下找不到该图像文件,系统将显示信息找不到文件,而在文档中只保留空的图像框和一个示意图。恢复原定路径下的图像文件后,图像又会正确显示出来。

    4、调整图象大小
      在word2000工作编辑区中,我们可以对插入的图象进行更改大小。更改时,可以先用鼠标选定需要修改的图像框,然后拖动图像框上的缩放点可以调整图象的大小,框内图像的大小随不同的比例尺寸的选择而相应改变。当然,我们也可以用命令的方式来操作,其具体操作步骤为:首先单击选中图像框,用鼠标右键弹出快捷菜单,在菜单中选择"编辑图象"命令,接着在弹出的图象编辑工具栏中选择"设置对象格式"命令,程序又会打开一个设置对话框,如图5所示,然后用鼠标再单击一下该对话框中的"大小"标签,并在该标签对应的界面下输入合适的图象大小,最后单击?quot;确定"按钮即可。这里笔者要声明的是,拖动图像框角上的缩放点缩放图像时,图像只能进行等宽高缩放。

    5、改变图像的亮度和对比度

      通过word2000,我们还可以改变图像亮度和对比度,其具体操作步骤为:首先用鼠标右键单击目标图像,在弹出的快捷菜单中选择"编辑图象"命令,然后在弹出的图象编辑工具栏中选择"增加对比度"命令来提高图象的对比度,通过"降低对比度"命令来减少图象的对比度,通过"增加亮度"按钮来增加图象的亮度等,当然我们也可以在如图5所示的设置对话框中,选择"图片"标签,并在该标签的设置界面下,输入合适的对比度和亮度参数,或者直接移动控制亮度和对比度的滑块进行调整,最后点击"确定"按钮即可。

    Word文档中轻松插入图标

        Word文档中插入工具栏图标
      单击“工具/自定义”打开自定义对话框,在此对话框保持打开的情况下,在工具栏图标上单击鼠标右键,选择“复制按钮图标”,关闭自定义对话框,在文档中插入点处单击右键,粘贴,OK!图标已经乖乖地插入到了你的文档中,你可以拖动控点来改变它的大小,也可以双击它设定颜色、线条、环绕方式、亮度、对比度等,就看你自由发挥了。
    Word文档中插入系统图标或应用程序图标
      先将插入点放在欲插入图标的地方,然后,依次单击“插入/对象”,打开对象对话框,在新建对象类型框中选择“包”,确定,打开对象包装程序窗口。单击”插入图标”按钮,选择好图标所在位置,如:“c:/windows/system/shell32.dll”并选定图标后,单击确定打开该图标。单击“文件/更新”可将该图标插入到文档中。你也可以在编辑菜单中选择“卷标”和“命令行”,设置该图标的标识和双击时系统自动执行的命令。若要一次插入多个图标,只需单击“文件/新建”就可以了。

    笔者在Word文档中对插入的外部BMPJPGGIFPNG格式图片、插入的Word自身剪贴画、用绘图工具画出来的图形及“自选图形”和用“文本框”插入的文字进行了一次全面组合。
      1、启动Word2000,执行“插入→图片→剪贴画”命令,选中你需要的剪贴画,将其插入到文档中;再执行“插入→图片→来自文件”命令,选中你需要插入的图片(此处插入BMPJPGGIFPNG格式图片各一幅,见图1中的说明)。

      特别提醒:为了实现随意组合的目的,一定要对图片的“版式”进行重新设置:选中插入的图片,右击鼠标,选“设置图片格式”选项(或执行“格式→图片”命令),打开“设置图片格式”对话框,点击其中的“版式”标签,选中非“嵌入型”版式(通常为了排版的方便与美观,我们选择“四周型”版式),确定退出。
      2、执行“插入→文本框→横排(竖排)”命令,然后在文档中拖出一个文本框,并输入需要的文本。
      友情提醒:如果要让文本外框不显示出来,选中文本框后右击,选“设置文本框格式”选项,打开“设置文本框格式”对话框,点击其中的“颜色和线条”标签,将“线条”的颜色设置为“白色”,确定即可。
      3、执行“视图→工具栏→绘图”命令,打开“绘图”工具栏,按工具栏相应的图形按钮,在文档中插入你需要的图形或“自选图形”。
      友情提醒:上述插入“图片、图形、文字”的操作不一定都要进行,就根据你的文档需要选择进行。
      4、调整好各对象的位置。
      友情提醒:在调整对象位置时,按住Ctrl键后,用“方向键”可以对对象进行微量调整。
      5、在按住shift键的同时,用鼠标左键逐一选中需要组合的上述对象(或按“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮,然后在文档中拖拉,用虚线框将需要组合的对象框定)。再右击鼠标,选“组合→组合”选项(或按“绘图”工具栏上的“绘图”按钮,选中“组合”选项),即可将选中的对象一次性组合在一起。
      友情提醒:用上述方法组合在一起的对象,可以随意移动位置,改变大小(注意,改变大小时,可能影响到文本框中的内容显示)。如果你认为组合的位置不太好,可以选中组合的对象,右击鼠标,选“组合→取消组合”(或按“绘图”工具栏上的“绘图”按钮,选中“取消组合”选项),即可将他们一一分离,调整好各自的位置后,再重新组合起来,非常方便。

    使用Word 2000 制作优美印章

      我在计算机应用等方面的教学及其它日常工作中,常遇到要在文稿中打印出印章的问题。现将我在Word 2000中的制作印章方法简介如下:
      1、用艺术字编辑印章文字
      单击"常用工具栏"上的"绘图"按钮,弹出"绘图"工具栏,按其中的"插入艺术字"按钮。在"艺术字库"对话框中选择圆弧形样式,下一步编辑艺术字文字。比如输入"电脑爱好者协会"。若章中还有文字的拼音,则要在文字和拼音前打几个空格来把它们分开。设置好它们的字体、字号(10号左右)、是否加粗等。按确定后,出现一个弧形艺术字对象,选取中它,出现"艺术字"工具栏,从中改变艺术字形状为圆形或半圆形。此时可能还看不到一个完整的圆形或半圆形艺术字

      修改方法是拖动艺术字高度的句柄,直到满意的形状为止。然后还需将艺术字填充色和线条颜色设为红色,环绕方式设为为四周型,有必要还可以调整艺术字文字间距("艺术字"工具栏上都有相应按钮)。假如印章文字和拼音使用不同的字体设置,则可分开做成上、下两个半圆形的艺术字对象,再调整它们的大小和位置。这样印章文字就编辑好了。

      2、制作印章外形
      印章外形一般是圆形。绘制方法是:单击"绘图"工具栏上的椭圆按钮,同时按住shift键拖动鼠标即可画出一个圆。圆的大小根据印章文字的大小来定。然后将圆的线条颜色改为红色,粗细设为 3磅 左右,环绕方式为四周型。另外印章中间一般有五角星或其它相关图形。五角星可从自选图中来选取并画出,其线条和填充颜色也设为红色。其它相关图形可从剪辑库中选取并插入,然后调整大小及四周型的环绕方式。印章图形就准备好了。
      3、组合出优美的印章
      用鼠标拖动印章文字,将其套在图形中间,若位置不准,可按CTRL+光标的上、下、左、右键来微移选定对象,五角星或其它相关图形用同样方法移至印章中央。相互间的位置和大小调整完全满意后,用"绘图"工具栏上的选定按钮,全部选定,执?quot;组合"命令,将它们组合即可。根据不同情况,按比例整体缩放其大小,这样一个优美的印章就做好了。

    Word2000 中的层和矢量

      在Word2000中不但有photoshop等软件那样的层(layer)功能,也有coreldrawfreehand等软件的矢量功能,你一定觉得奇怪,不用奇怪,请启动你的word2000,跟着以下的步骤来领略word2000强大的层和矢量功能:
      1、用背景(水印)实现层的功能(图1
      a、编辑好文字或打开已有文字文档。
      b"插入""图片""来自文件"→选取所需图片。
      c、图片上右击→显示"图片"工具栏→图像控制图标→选"水印""文字环绕"图标→"衬于文字下方"(此时图片周围的小方块由实心变空心)→ 再击"文字环绕"图标→"衬于文字下?quot;
      d、移动图片并调整图片位置和大小,完成。  2、用插入图像实现层(图2-1)和特大矢量字(如图中的"")的功能
      a、新建文档,插入图片,右击图片→"编辑图片",右击图片→"叠放次序" "置于底层",图像边上单击,输入文字,"关闭图片"回到文档页面(如果图片为"水印",那么在"编辑图片"时输入的文字也会成为水印,再把图片删掉就成为纯文字水印了(图2-2))。
      b、与1中的方法结合使用可实现更多的层叠加。
      c、用a中的方法在"编辑图片"时删掉图片并输入一个汉字(如""字),字的大小尽量填充原图片区,"关闭图片"回到文档页面后,点?quot;图片"工具栏的"设置图片格式"图标,在"图片"栏的"图像控制"中调节"亮度""对比度""确定"后,拖动""字周围的小方点,你要多大就拖多大,拖到页面外都可以,其中的字绝不会出现锯齿,因为它已是矢量字了。
      3、用表格实现层的功能
      a、新建文档→"表格""绘制表格",在文档内绘制二个单行单列的表格,并在二表格内输入图片或文字,且分别进行以下步骤:
      b、在表格属性中选择"无填充色""定位"(选中"环绕"才有效)→选"允许交叠" "相对于"均选择"页边距。  c、在"水平和垂直位置"中选择其中的选项,也可直接输入数字,它将自动以厘米为单位→"确定"。  d、完成以上的步骤后,当鼠标变""字箭头时,按住左键也可随意拖动表格到任何位置。

      4、用文本框实现层的功能(图4

      a、新建文档→插入→文本框→横排→在页面上绘二个"文本框"并输入文字(为了清楚显示层效果,建议每个文本框中只输入一个不同颜色的72号汉字)。  b、按住"shift"键,在每个文本框内点击一下,接着右击,在弹出的菜单中选取"设置文本框格式""颜色和线条""填充颜色"选取"无填充颜色" "确定"。  d、当光标在文本框边际变成""字形箭头时,按住左键就可移动到任何位置(包括层叠和页面以外)。e、调整文字层的前后位置:按住"shift"键右击需要的调整的文本框在弹出的菜单中选取"叠放次序",在次级菜单的六个选项中选取其一,其中"浮于文字上方、下方"是相对文本框以外的文字而言的。用此方法可实现1中介绍的效果。  f、文字层的合并:按住"shift"键,在每个需要合并的文本框内点击一下,接着右击,在弹出的菜单中选取"组合",在次级菜单中有三个选项,点击"组合"
    Word中制作自己的宏

      对于网上的一些资料,直接通过复制、粘贴到Word文档中,这时会发现有很多空格和人工分行符,手工删除十分麻烦。我的解决办法是在Word中录制宏,通过宏操作,删除所有空格和人工分行符,并进行重新排版。
    1.录制你自己的宏
      (1)运行Word,并新建一个文件。打开“工具”菜单栏,选择“宏”,在二级菜单中选择“录制新宏”。

      (2)出现“录制宏”对话框,随便为宏取个名按“确定”即可,这时会出现一个悬浮的“停止录”工具,宏录制就已经开始了。

      (3)打开“编辑”菜单栏,选择“替换”,出现“查找和替换”对话框。

      (4)用鼠标在“查找内容”栏内点一下,再点击“高级”,再按“特殊字符”,选择两次“人工分行符”,在“替换为”栏内选“特殊字符”的“段落标志”,再选全部替换,点击“确定”。在“查找内容”栏内,选“高级”,再按“特殊字符”,选择一次“人工分行符”,用鼠标在“替换为”栏内点一下。删除里面的全部内容,什么都不输入,再点“全部替换”,点击“确定”。这一步骤是先保留段落标志,再将段内的人工分行符清除。

      (5)紧接着,用鼠标在“查找内容”栏内点一下,输入一个空格。用鼠标在“替换为”栏中点一下,删除里面的全部内容,什么都不输入。再点击“全部替换”,点击“确定”。这一步是删除所有的空格。

      (6)关闭“替换”对话框,在“编辑”菜单栏中选“全选”,再在“格式”中选“段落”,打开“段落”对话框,在“缩进和间距”的“特殊格式”选“首行缩进”,“度量值”为两个字符。在字体中选“宋体”、字号中选“小四号字”。这一步骤是设置字体、字号和进行排版。

       (7)在悬浮的“停止录”工具条上按“停止”钮,到此宏录制的工作结束。

    2.制作自定义快捷按钮
      (1)打开“工具”菜单栏,选择“自定义”。出现“自定义”对话框,点击“命令”选项。在“类别”栏内找到“宏”,选中它,然后再选中“命令”栏中刚刚录制的宏。
      (2)按住鼠标左键,将它拖放到工具栏上可以放置的位置,松开左键。这时在工具栏上就增加了这一刚刚录制的宏按钮。
      (3)注意,不要关闭“自定义”对话框,在“更改所选内容”上选“更改按钮图标”,从出现的图标中选中一个自己喜欢的图标。再在“更改所选内容”选“默认样式”,关闭“自定义”对话框,这样就形成一个和Word工具栏其他快捷按钮一样的自定义按钮。以后只要打开Word就能处理文本,把网上复制的内容粘贴到Word上,然后按下自定义的宏按钮,全部搞定。

    Word中的宏是将一系列的Word命令和指令组合在一起,形成一个命令,以实现任务执行的自动化。您可创建并执行一个宏,以替代人工进行一系列费时而重复的Word操作。事实上,它是一个自定义命令,用来完成所需任务。
      下面是具体步骤,两千多个文件,3分钟搞掂。
      1、菜单:工具→宏→录制新宏,出现下图的对话框,单击“确定”按钮。
      2、开始录制宏:菜单:文件→打开,选择要转换的文件,将其打开。
      然后,菜单:文件→另存为,在保存类型下拉列表框中选择“带分行符的纯文本(*.txt)”。。
      注意:应去掉文件的“只读”属性。
      3、停止录制:菜单:工具→宏→停止录制。完成上述步骤后,还要对宏进行一定的修改,使它能对多个文件进行批量转换。方法如下:

      菜单:工具→宏→宏,如下图所示,选择刚才录制的宏名称,单击“编辑”按钮。打开Visual Basic编辑器,对宏进行一些修改,修改后的宏如下:
    Sub Macro1()
    '' Macro1 Macro
    ' 宏在 01-10-31 WDX 录制
    '    Dim name As String      '文件名
        name = "01"
        ChangeFileOpenDirectory "E:/VB_SOUCE/lib/"
           For i = 1 To 2124        '文件数2124
            Documents.Open filename:=name & ".txt", ConfirmConversions:=False, ReadOnly:= _
                False, AddToRecentFiles:=False, PasswordDocument:="", PasswordTemplate:= _
                "", Revert:=False, WritePasswordDocument:="", WritePasswordTemplate:="", _
                Format:=wdOpenFormatAuto
            ActiveDocument.SaveAs filename:=name & ".txt", FileFormat:= _
                wdFormatTextLineBreaks, LockComments:=False, Password:="", _
                AddToRecentFiles:=True, WritePassword:="", ReadOnlyRecommended:=False, _
                EmbedTrueTypeFonts:=False, SaveNativePictureFormat:=False, SaveFormsData _
                :=False, SaveAsAOCELetter:=False
            ActiveWindow.Close
                   name = name + 1
            If name < 10 Then name = "0" & name
        Next i
    End Sub

      当然,有经验的朋友可跳过前两步,直接在编辑器中进行编写。
      4、最后,在Visual Baisic 编辑器中按F5键执行宏,两千多个文件一会儿就可以转换完毕。此时,才真正体会到了WORD功能的强大!

    WORD工作效率大增的“独门密技”

          你想更精确地选取文章段落吗?你的文件还没存盘就死机了,该怎么办呢?希望按个键就能输入一长串专用名词吗?这都不是难事,只要利用快捷键,就能轻易地帮你完成这些“不可能”的任务!  除了Windows外,最需要使用快捷键的场合,莫过于“Office”系列的套装软件了,因为它的操作重复性高,加上界面选单十分繁琐,如果你不善用快捷键,往往会让你事倍功半。  而在这套软件中,“Word”又是大家最常用的工具之一,无论是打公文、写报告还是凑情书,都得用它。因此,笔者特别针对“Word”写了这篇快捷键的活用组合,也希望大家平时多加操练,养成习惯后,你就会发现妙用无穷!
      这些基本的快捷键适用于大部分应用程序,如Office系列软件、记事本、画笔等,全都能用此省下不少操作时间:
    快捷键 功能
      <Ctrl+C> 复制  <Ctrl+X> 剪切  <Ctrl+V> 粘贴  <Ctrl+Z> 复原  <Ctrl+A> 全选  <Ctrl+F2> 打印预览  <SHIFT+F4> 跳到下一页  <Ctrl+F4> 依序关闭打开的文件  <F12> 另存新文件
      <Ctrl+S> 保存文件  <Ctrl+O> 打开旧文件  <Ctrl+P> 打印
      <Ctrl+W> 关闭文件  当然,笔者重点介绍的还下面这几个“独门密技”:^_^

    一、独门密技之一:选取文章段落
      <F8>功能键是属于“不能不用”的按键之一,它的主要功能是“扩充选取范围”,也就是除了用鼠标拖曳的方式外,搭配<F8>键会让你在选取文章的指定段落、章节时更得心应手。
      当你将鼠标移到文章中,就可以利用<F8>键来执行不同的选取动作:
      1. 按一下<F8>键:设置选取段落的起点。2. 连续按两下<F8>键:选取一个字。
      3. 连续按三下<F8>键:选取一串句子。
      4. 连续按四下<F8>键:选取一段。
      5. 连续按五下<F8>键:全选。
     如果想脱离EXT模式,只要按一下键盘左上方的<ESC>键就可以了。下面我们来实际操作一下,以跨页选取文章段落为例,我们一般都会按住鼠标左键不放,直接往下拖曳选取,不过往往一不小心就会超出文章范围,利用这个技巧可以让你的选定更精确:
      1. 首先将鼠标移到选取范围的起点。
      在欲选取的范围开头按一下鼠标左键。
      按一下<F8>键。窗口下方会显示“EXT”字样。
      2. 然后再指定段落结束的地方,就可以选取整段内文了。
      在欲结束的地方按一下鼠标左键,整个段落就会成反白显示,你可以执行复制、剪切等动作。

    二、独门密技之二:紧急抢救文件
      俗话说“天有不测风云”,有时我们用Word工作了很长时间,文件还没存盘,却突然遇到停电或死机,这时真让人欲哭无泪!这里有一招应急用的小技巧,能帮你在重新开机后把文件“抢救回来”。
      1. 首先按“工具”,再按“选项”;
      2. 接着找出Word自动记录文件的位置;  按一下“文件位置”标签;  点选“自动恢复文件”。  按一下[更改]

    3. 利用快捷键的技巧,将文件位置给复制起来:
      按住鼠标左键不放,拖曳选取“文件夹名称”;
      按住<Ctrl>不放,再按下<C>键;
      按一下[取消]回到Word下。
      注意:如果你的Word不太稳定,常让你做无用工,干脆把这个文件夹另外指定一个名称,往后找起来会更方便。
      4. 打开资源管理器,寻找这个文件夹的位置。
      在网址处点一下鼠标左键,按一下<Ctrl>与<V>键,接着按<Enter>。
      5. Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里,如果此处有一个以上的文件,你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。
      从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。
      在文件上连按两下鼠标左键,就能直接打开了。

    三、独门密技之三:自定义常用短语
      不管是应付操作还是工作需要,你肯定会经常遇到“XXX定律”或“XX股份有限公司”之类重复性高、长度又让人抽筋的词句。如果整篇文章中它们出现的机率很高怎办?当然你也可以用复制、粘贴等“传统”方式来解决,但毕竟比不上这招“一指神功”来得方便。^_^
      1. 点“插入--自动图文集”,输入一条你常用的短语,如:“我爱我的中国”,按回车,再按[关闭]
      2. 点“工具--自定义--[键盘]”;
      3.在“类别”中选“自动图文集”,在右边的“自动图文集中”点选你刚输入的“我爱我的中国”;
      4. 在“请按新快捷键”中设置快捷键,注意这组按键不能和内定的快捷键重复!否则会造成日后操作上的困扰。  按一下指定的快捷键。如此处选用<Alt>与<Q>键。  按[指定][关闭]
      5. 到此已经大功告成了。以后只要想用这个词句,按一下指定的快捷键就成啦:
      按住<Alt>键不放,接着再按<Q>键,就会出现你刚才输入的长串字句啦!

    Word 2000/"自动恢复/"探秘

      当你使用Word 2000编辑文档时,如果突然发生了停电、电脑死锁或程序停止响应,以致你不得不在没有保存对Word文档修改的情况下,重新启动电脑和Word 2000,奇迹发生了--所有在发生故障时处于打开状态的文档此时都显示出来。这就是用了Word 2000"自动恢复"功能的结果。

      启用"自动恢复"功能

      要在发生故障时让Word自动恢复正在编辑的文档,必须先期启用Word的自动恢复功能,步骤如下:

      单击"工具"菜单中的"选项"命令,系统弹出"选项"对话框。单击"保存"选项卡,选中"自动保存时间间隔"复选框,在"分钟"框中,输入时间间隔,以确定Word保存文档的频繁程度。依多数用户之经验,自动保存时间间隔以515分钟为宜。实际上,在默认情况下Word已自动启用了自动恢复功能,并以10分钟为自动保存时间间隔。

      如果你同时选中了"允许后台保存"复选框,则Word将用后台方式自动保存文档,以便在保存文档的同时,你能够继续进行编辑工作。

      自动恢复"自动保存"文档

      在断电或类似问题发生之后,要自动恢复 "自动保存"的文档,步骤如下:

      重新启动Word,则所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。单击"文件"菜单中的"另存为"命令,系统弹出"另存为"对话框。在"文件名"框中,键入或选定原有文档的文件名,单击[保存]按钮。如有提示信息出现,询问是否要替换原有文档时,请单击[]按钮,否则请单击[]按钮,重新命名文档。注意,在退出Word时,所有未保存的自动恢复文件都将自动被删除。

      手动打开自动恢复文件

      如果在你重新启动Word 2000后,自动恢复文件没有自动打开,则你可以手动将其打开,步骤如下:

      1、单击常用工具栏中的"打开"按钮,系统弹出"打开"对话框。

      2、找到包含恢复文件的文件夹,默认情况下,Word 2000把自动恢复文件保存在"C:/Windows/Application Data/Microsoft/Word"文件夹中。如果你使用的是Windows NT 4.0或其后续版本的操作系统,或者你的电脑上有不止一个活动用户配置文件,则自动恢复文件将保存在"C:/Windows/Profiles/用户名/Application Data/Microsoft/Word"文件夹中。在"文件类型"下拉列表框中,单击"所有文件"。每个自动恢复文件都命名为"'自动恢复'保存<原文件名>",并以.wbk作为其扩展名(在未出故障前,自动恢复文件以.asd为扩展名)。单击需要的自动恢复文件,单击"打开"按钮。

      3、单击常用工具栏中的"保存"按钮,系统弹出"另存为"对话框,在"文件名"框中键入或选中已经存在的文件名,单击"保存"按钮。当有提示信息询问是否覆盖原有文档时,请单击[]按钮,否则请单击[]按钮,重新命名文档。

      无法找到恢复文件原因

      虽然你已启用了Word 2000的自动恢复功能,但你却没有能够找到恢复文件,则可能的原因如下:

      1、电脑尚未自动保存恢复文件。

      2、在未进行保存的情况下关闭了恢复文件。

      3、可能删除了恢复文件,恢复文件的扩展名为.wbk

      4、文档可能是主控文档,Word能为单独的子文档创建恢复文件,但无法为主控文档创建恢复文件。

      5、正在使用"Visual Basic 编辑器(VBE)"修改宏。"自动恢复"功能只为在当前时段所修改的文档创建恢复文件。如果在Word中打开文档后,只在VBE中进行了修改,那么Word将不会认为该文档发生了更改。

      最后强调一点,就是"自动恢复"并不等同于正常的文档保存,在使用Word编辑完成文档后,千万不要忘记了使用"保存"命令,对文档进行保存操作,否则后悔药可是不好吃得.

    巧除Word文档的自动超级链接

      Word 2000有一些堪称智能的本领,比如你在文档中键入了一个网址或E-mail地址后,Word会自动将其转换为一个超级链接域,这样单击该超级链接即可直接跳至某个项目。这虽然大大方便了有需求的用户,但对不需要该功能的用户,却是一件烦心的事情。

      在键入而且WordInternet和网络路径自动转换为超级链接域后,立即按下BackSpace键或Ctrl+Z组合键,则可取消Word的该自动转换。

      如果你需要在文档中经常输入网址和E-mail地址,又不希望Word自动将其转换为超级链接域,则可使用以下步骤禁止Word的该自动转换功能:单击 “工具”→“自动更正”→“键入时自动套用格式”选项卡,取消“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框。单击“确定”按钮。

      这之后,当你再输入网址或E-mail地址时,Word就不会自动将其转换为超级链接域了。当然在选中“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的情况下,如果想把文档中某个超级链接域转换为正常文本,只需按住Ctrl键,同时单击该超级链接,然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。

    Word中利用样式添加目录

      在WORD的“格式”菜单项中,有个叫“样式与格式”的菜单项,“样式”选项,可以让我们在不同文章中设定相同的格式,使不同时候所编辑的文件具有相同的风格。在此,我们先明确一下什么是样式。样式其实就是对文本某部分的格式的定义。在“格式”菜单中的“样式项”里,我们可以发现WORD其实已提供了多种样式,如 “标题1、标题2、正文”等。而且我们也可以在设定满足我们要求的格式后,通过样式管理器,将这些格式保存成一种样式,这样,以后遇到要设置相同“格式”时,就可以直接调用样式来完成格式的设定了。
      在同一篇文章中,如果要让不同处的文本有相同的格式,一般可以通过用“格式刷”复制格式来完成,而要让不同文章具有相同的格式,就须同时打开多篇文章进行格式复制。但实际上,通过选取预先设好的样式,我们可以很容易地让以上两种情况具有相同的格式。
      例如,要打印一个由多篇文章组成的小册子时,为了使小册子装订更完美一些,要在小册子的最前面加上所有文章的标题及页码作为目录,而为对齐右侧的页码而须一次次地调整字号大小、插入空格键,非常费劲。因此,最初我使用的方法是:采用“格式”菜单中的“制表位”命令。这样按制表键后,右侧的页码大致可以对齐,但页码与左侧的题目之间所插入的间隔点的间隔却不尽相同,而且,如果在某处插入或删除一篇文章后,对应的页码还要再逐个在目录中写出,非常麻烦。其实利用样式来进行目录的添加非常方便,它用不着再向文件中输入任何文字,而且操作更简单,修改更方便。具体做法是这样的:  一. 定义目录标题的样式:先选定文章中的任意一篇的标题,对标题进行字体、字号、加粗、颜色等字体格式的定义及居中、左右缩进、行距等段落格式的定义。然后选择“格式”菜单中的“样式和格式”,新建一个样式。
      二. 设目录标题的样式:在文件中选中第一个目录标题的文本,从 “格式”菜单中选取“样式”选项,并从中选取刚才定义的样式,其它的目录标题文本也采用相同的方法处理。
      三. 插入目录:将光标移到要插入目录标题的位置,从“插入”菜单中选取“索引和目录”项,并选取“目录卡”,确定是否显示页码、前导符样式及显示级别。这样,在光标处就产生我们所需要的目录,该目录包含有所选文本的目录标题并产生相应的页码。
      四.目录的更新:如果以后在文章中的某处插入了新的内容,则其后的所有页码将全部发生变化,如果没有采用样式产生相应目录,还须将目录的页码全部手工更改一遍,使用以上方法后,只须选取目录,点鼠标右键,选择更新域,则目录的目录标题及相应页码将全部被更新。
      以前,在长文章的编辑中,要将光标移动到文章某处,需要移动滚动条或通过定位方式来完成,非常烦琐。而采用样式添加目录,只须用鼠标点击所产生目录的某个标题,光标就会快速定位到相应标题的页码上,实现了光标的快速移动。

    Word 2000格式处理技巧三则

    一、自动缩进两个汉字

      我们中国人写东西都有段首空两个汉字俗称低两格的习惯,如果每次都要在段首敲四个空格半角键,实在是太麻烦了,Word 2000为我们提供了更为方便的办法,选中所要设置缩进的段落,打开“格式”菜单中的“段落”设置,在“特殊格式”下拉框中选择“首行缩进”,在“度量值”中选择“2字符”。当然,最方便的办法还是在默认模板中设置段落“首行缩进”为“2字符”。

    二、删除行首行尾空格

      由于网页排版中的“低两格”都是通过插入空格来实现的,所以我们从网上拷贝下来的文章段落在Word 2000中进行段落重排时,由于我们已经设置了自动“首行缩进”两个汉字,再加上这两个全角空格,就成了段首四个汉字空格,手工进行删除实在是太麻烦,这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段落,然后按下工具栏中的“居中”按钮,使段落的对齐方式为居中,这时行首行尾的空格就都被去掉了,最后再按“左对齐”按钮,使段落恢复原来的对齐方式。

    三、删除空行

      对于文章中的空行,手工删除也是一件很麻烦的事情,其实想一下空行的特点,也就是多个“段落标记”连在一起,那么我们用Word 2000的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,按下“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示为“^pp”,在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”,即“^p”,然后按下“全部替换”按键,可删除单行的空行,对于多行空行,可进行重复替换,直到删除全部的空行为止。

    如何为Word文档设置页眉和页脚

      在Word文档中,可以很方便地为文档设置页眉和页脚,使其更加规范和醒目,下面以word2000为例,谈谈如何为Word文档设置页眉和页脚。  1、 从【视图】菜单中选择【页眉和页脚】  2、 将显示"页眉"框和"页眉/页脚"工具栏。光标指向工具栏上的图标,将显示其功能。  3、 在插入自动图文集中,插入图形其操作和插入艺术字基本相同。在单击"插入""图片"命令之后,可以选择"剪贴画""来自文件"以便插入现有的图片,还可以通过单击"插入""对象"命令,选择"BMP图像"选项。这时就进入WINDOWS画笔窗口,图像绘制完成后,欲使所绘制的图像生效,只要在图像的外面单击,就可完成图像插入并回到WORD窗口。还可以直接单击WORD工具栏上的"绘图"工具按钮来进行图像的绘制。不管通过以上哪种方式插入图形都可方便地进行拖动和缩放处理。如果以后要修改或替换插入的图像,只要在该图像上双击即可再度进入编辑状态。  4、 在设置页码格式中,有多种表达方式,如数字、字母等。插入页码在页眉或页脚编辑状态,单击"页眉/页脚"工具栏中的"插入页码"一项。对插入的页码可以做"字号""加粗""居中"等格式化处理。如果要使页码从第二页开始编号,比如第一页是文章的封面,不参加编号。可将起始页码设置成2或相应的页码。  5、 单击切换页眉和页脚按钮,可把插入点在页眉或页脚区之间切换。  6、 如果要使奇偶页的页眉和页脚内容不同或者使首页与其它页不同,可通过"页眉/页脚"工具栏中的"页面设置"进行设置。  7、 在页眉或页脚中插入文字、建立表格和导入图形时,还可利用页眉和页脚工具栏上的页码域、日期域和时间域等图标按钮,输入页码、日期和时间,同时,用户还可以象操作Word中的其它文本那样,对页眉和页脚进行编排。  8、 要回到主文档,可选择"页眉/页脚"工具栏上的【关闭】按钮或者双击主文本区。  9、 若要删除页眉和页脚,则在进入页眉和页脚区后删除所有的内容即可。

    WORD制表的一些技巧

          WORD是个非常流行的文字处理软件,应用很广泛。笔者在使用的过程中也有很多心得和体会,希望与大家交流。

      一、快速插入表格

      拖动“插入表格”能插入的最大表格跟该图标位置、显示分辨率有关。如使用800×600分辨率时最大为18行×28列。

      二、表格中的编号(项目符号)

      选定需要进行编号的行或列后,可以用“编号”或“项目符号”图标对单元格逐项进行编号。

      三、表格中的对齐

      整个表格的水平对齐:选定整个表格(包括表格右侧所有换行符)后,即可按格式工具栏上的左、右、居中对齐等按钮进行整个表格的水平对齐。(如未选定所有换行符,上述操作则只对单元格中的文字内容进行水平对齐。)

      选定行的水平对齐,可以通过“单元格高度和宽度”对话框中的“对齐”设置。利用表格工作栏还可对表格内容进行垂直对齐。

      对齐表格中的内容:在表格中也可用制表位对齐文本内容。按CTRL+TAB组合键即可在单元格中插入一个制表位。

      四、插入行和列的技巧

      1. 在表格上方插入空行:将光标移到表格的第1行单元格内按回车即可在表格上方插入一空行。

      2. 将光标移到表格右侧换行符前按回车键可在下一行插入一行。

      3. 选定多行(列)后再执行“插入行(列)”可一次插入多行或多列。

      五、选定、移动、复制文本的技巧

      1.按住ALT键后双击表格中任意位置,可快速选定整个表格,再按CTRL+X可快速删除表格。

      2. 将鼠标移动到单元格左格线和文本之间的空白处,指针变为向右箭头后单击可选定单元格内容(包括单元格中的换行符)。

      3. 移动或复制单元格内容时如果选定内容不包括单元格结束标记,则只将文本移动或复制到新位置,并不改变新位置原有的文本,如包括则覆盖新位置中的内容。

      六、设定与调整列宽

      1. 可以通过拖动标尺上的列标记(光标在表格中才会显示)或拖动列边框(将光标移到表格列线上变成双向箭头后拖动)来调整。两种方法配合其他键的作用见下表:

      方法 按住ALT 按住 按住 按住

      (或双拖) CTRL SHIFT CTRL+SHIFT

      拖动列标记 可精确 在相邻两列间调整改变当前列宽时平

      拖动列边框 调整列宽 同原文 同原文均分配右边所有列

      注:表格中第一行第二列中“双拖”指同醋∈蟊曜笥遗ズ笸隙?/p>

      2. 鼠标移动标尺上的列标记上变成双向箭头后双击会弹出“单元格高度和宽度”对话框,可以设置行列特征。

      3. 自动调整列宽:选定要调整的多列(单列可不选定)后将鼠标放于最后一列的右格线上,变为双向箭头后双击可以使列宽“自动匹配”单元格的内容。

      七、有关表格的其他技巧

      1. 在一栏中插入双表:WORD中的表格两侧不能插入其他表格,不过把一个表格“一分为二”可间接得到双表:选定表格中间作为“分隔”的某列后,通过“边框和底纹”对话框中的预览图取消所有的横边框,就可得到“双表”。

      2. 在表格左(右)边绕排文字:如果在表格右侧(左侧)输入文字,WORD会提示“此操作对行结尾无效”。把表格的最后一列(第一列)合并成一个单元格,并设置该单元格只有左边(右边)有边框,在该单元格输入的文字就天衣无缝地绕排在表格的一边。当然,也可有文本框等“绕排”。

      3.利用表格分栏、竖排文字:各单元格中的文字可独立设置段落格式,横竖排版。在进行一样灵活多样的分栏利用表格是再好不过了。把各栏(块)内容分别放入根据需要绘制的特大表格单元格中,再合理设置好边框(如无边框)等,就能得到如报纸上的排版效果。

      4.修改表格和边框工作栏,将常用的命令添加上去,并删除很少用的。同时为常用的一些命令(如增、删行、列)指定键盘快捷键,可收到事半功倍之效。

    善用Word制模板


          如今,计算机已经深入到我们生活的方方面面,而用得最多的,要数那些企事业单位。而这些单位用得最多的无外乎是用办公软件。据笔者观察,许多拥有多个部门单位在汇总文件时常出现文件风格各异、混乱不堪的现象,有的打印文件无条理性,有的把字体修饰得花里花哨,缺乏庄重之气,……如何避免这种现象出现呢?

      我的一位朋友告诉我,在他们公司不论需要处理什么样的文稿,也不论格式多么复杂,都可以从公司的电脑中调出相应的模板,他所需要做的,就是把具体的内容“填”去。这样非常方便他和其他办公者使用,也节省时间,提高工作效率。其实,许多文字处理软件在开发时就已经考虑到了用户统一文档风格的需求,提供了必要的功能。本文,就是要介绍一下如何在一个团队内创建和管理模板。

      模板是什么?

      模板是一个用来创建文档的原型,许多文字处理软件,比如WPSWord WordPro等,都提供很多现成的模板,它们可以分别被用来制作不同类型的文本(备忘录、信件、新闻)稿。用户也可以按需要定制模板。一个模板一般包含以下信息(仅以Word为例):

      文本的格式信息,包括分页、段、字、图文框、表格等;

      样式:预先定义好的文本格式用于快速格式化文本;

      内容:文本(包括占位符),图片, OLE对象 ,表格;

      宏按钮(带指示定位符,告诉您键入或插入什么)等;

      自定义工具栏、宏、快捷键、自动图文集词条;

      你知道什么时候使用模板吗? 每次当您创建一个文本(如公司新闻稿或小册子),而您想用统一格式时,可使用一个特定的模板。

      那么,你又该到什么地方找到模板呢? 在一般的文字处理软件中,可以通过选择“文件”→“新建文档”来找到需要的模板。

      如何创建模板?

      创建模板有两种基本方法。

      方法一: 选择“文件|新建”,在新建对话框中选中“模板”项,编辑文档,加入模板所需信息,然后保存。

      方法二:打开一篇包含可以重复使用的信息等项目的文档,并将该文档另存为模板。具体的步骤,可以参考软件的使用帮助。

      为初级用户“导航”

      对于使用电脑的初级办公用户,面对一个模板,可能会感到不知所措。这就要求模板的创建者一定要充分考虑到不同用户的特点,经过详细的调查再决定模板的呈现方式。比如,? 候,即使一个模板中已经定义了所有的样式,但如果用户选择模板后,面对的只是一个空荡荡的屏幕,他可能永远都不会注意到模板的创建者费尽心机为他准备的各种样式和自动图文集。那么,对于这样的用户,这种模板就是失败的。

      有没有办法制作出更适合初级用户使用的模板呢?笔者以Word为例,通过介绍几种方法,帮助大家制作友好的模板。

      制作带有提示按钮的模板

      所谓提示按钮是指一个“域”。 域是保存在文档中的可能发生变化的数据。我们最常用到的域有 PAGE 域,即在添加页码时插入的能够随文档的延伸而变化的符号。我们可以利用域在文档的特殊位置布置一些提示信息,告诉用户可以单击该信息,并输入新的文字代替这些信息。同时,新输入的文字可以继承提示信息的外观特征,如字体、字号、段落特点等等。

      比如,如果我们需要在一个模板中指明标题、作者等信息的输入位置,并赋予适当的格式,就可以这么做:

      1、按下 CtrlF9 组合键,插入一对标明域代码的花括号({});

      2、在花括号之间键入“MacroButton NoMacro [单击此处输入文档标题]”或“MacroButton NoMacro [单击此处输入作者姓名]”;

      3、对插入的域和文字进行必要的格式设置;

      4、在域上方单击鼠标右键,并选择“切换域代码”。

      经过上面的设置,我们就可以在屏幕上得到带有相应格式的两条信息(如图2),使用鼠标单击每个提示的

      结果,该提示将处于被选中状态,如果是输入文字,它将替换提示。插入域代码时需要注意的是,标识域代码的花括号不能使用键盘上的现有符号键入,而必须使用Word制定的组合键。

      制作自动提示用户输入信息的模板

      使用Word的域,还可以结合“宏”使提示信息“活”起来。所谓的“活”是指当用户使用特定的模板时,Word会弹出一系列的对话窗口,提示用户在窗口中输入指定的信息,然后由Word负责安排到合适的位置,并赋予一定的格式。这种特性对初级用户特别适用。WordPerfect提供了一个非常好的论文模板。用户确定了论文题目后,打开这个模板,会看到一系列对话框,提示输入各种信息。等这些信息都输入完成后,论文的骨架也就搭成了,剩下的工作就是输入论文正文、更新一下目录和索引了。Word也为我们提供了论文模板,但没有这种(提示输入各种信息的)自动功能。但是我们可以通过使用Fillin域做出类似的模板。具体办法如下:

      1、 用 CtrlF9 组合键插入一对花括号({}),在花括号之间键入代码,使之成为{Fillin“请键入文稿题目,然后按确定”}(如图3)

      2、 对插入的域和代码文字进行必要的格式设置。在域上方单击鼠标右键,并选择“切换域代码”;切换后,域代码会隐藏起来,此时按Ctrl A,选中整个文本,然后按F9键更新域。

      3、 此时,会弹出一个窗口,窗口上有提示文字:“请键入文稿题目”,然后按“确定”;完成此窗口的输入后,其他的窗口会依次弹出,直到完成所有Fillin域的更新。

      至此,这个模板还是不完善的。因为在选用这个模板后,用户必须选中整个文本,并按F9更新域。所以,我们还需要为该模板添加一个可以自动运行的宏,使提示窗口在模板打开后自动弹出。添加宏的办法如下:

      1、选取菜单命令“工具||录制新宏”,弹出宏对话框。在“宏名”正文框中键入AutoOpen作为宏的名称(开头为Auto的宏在打开文件时能自动运行);

      2、在同一对话框中,将宏的保存位置选择为当前文档,按“确定”后进入录制状态;

      3、按CtrlA 选择整篇文档;按F9以更新文档中所有的域,接着依次可看到数个对话框(与Fillin域的数目相同)。此时,不需填充任何字符,而直接单击“OK”关闭;

      4、单击宏工具条中的“停止记录”钮,关闭宏记录器,完成宏的记录。最后,保存该模板。

      让页眉能自动反映文档标题

      初级的用户一般不知如何编辑页眉,而编制模板的人呢,似乎又没有办法替用户代劳——不然,即使在页眉中插入了提示信息,如果用户不知如何编辑,反而会带来麻烦。那么,有没有办法使页眉自动反映文档的标题呢?有,就是利用宏。这个宏的名称是{ STYLEREF }

      我们一般把文档的标题定义为“标题”或“标题一”。如果文档标题的样式名称为“标题”,那么,让页眉自动与标题文字保持同步的办法是:

      1、使用Ctrl F9组合键,插入大括号;

      2、插入域代码:{ STYLEREF “标题"}(如图4)。注意这里引号的使用。当指定对象包含空格时,要使用引号。指定对象的名称一定要和文档中实际有的样式严格一致,包括空格的数目,不然域将返回错误信息。另外使用的引号应该是西文字符。

      3、定义好页眉的外观,保存对模板的改动。

      这样,当用户使用该模板编辑文件,键入新的文档标题后,页眉的文字也就会随之而改变了(如图5)。而且,如果用户使用这样的一个模板编辑长篇文档,并且所有章节的主标题都设为“标题”样式,那么,各章节的页眉也会随章节名称而改变,用户会很方便地就获得了具有一定专业水准的外观效果。

      定制其他选项

      为了使模板更加完善,我们还可以细心定义其他的细节。

      首先,一定不要忘记根据模板的性质,设计合适的样式集合。设计的时候要注意命名规则、不同段落样式的相互关系、格式的统一性等等问题。想了解样式的奥妙,可以试用一下Word提供的“中文报告”等模板,仔细揣摩一下不同样式之间的关系;

      其次,用户还可以为模板定义专门的自动图文集,供用户快速插入一些文本和图片。

      最后,我们还可以根据用户的实际水平和文档性质,重新定义工具栏按钮。这样,当使用特定模板的时候,Word的外观也会相应地起变化,把编辑此类文档最常用的按钮呈现在最合适的位置。

      另外,做这些工作的时候,最好使这些编辑只对基于该模板的文档有效,所以,用户应该注意不要存入 Normal 模板。

    Word2000下创建一个名片制作模板

      尽管Word2000提供的"向导""信封和标签";功能可以用来制作名片,但操作比较复杂,格式也不够灵活。我们用Word2000的宏创建一个名片制作模板,简单实用,甚至可以和专业的名片制作系统相媲美。用它进行实际名片设计、打印,效果非常理想。
    一、页面及图文框设置
      首先,按标准的名片纸张规格定义纸张大小、页边距,并定义一个与名片尺寸相一致的图文框。
      进入Word 2000,在"文件"菜单中选择"页面设置"命令。选定"纸型"卡,指定"宽度""高度"分别为 19.5厘米 和 29.5厘米 (标准名片纸张规格)。选定"页边距"卡,指定上、下、左、右边距均为 0.7厘米 。单击"确定"按钮,退出"页面设置"
      从"插入"菜单中选择"文本框|横排"命令,在当前文档空白处拖动鼠标,任意画一个文本框。从"格式"菜单中选择"文本框"命令,在"文本框"卡中,单击"转换为图文框"按钮,确认后,再选"格式|图文框"菜单,设置固定宽度、高度值分别为 8.6厘米 和 5.4厘米 (标准名片规格)。单击"确定"按钮,退出"图文框"设置。
      从"格式"菜单中选择"边框和底纹"命令,在"边框"卡中,设置""边框。单击"确定"按钮,将图文框的边框取消。
    二、定义"复制排版"工具按钮
      接下来,我们定义一个"复制排版"工具按钮,用来将设计好的单个名片样板复制10份并均匀地排列在整张名片纸上。
      选中图文框,选择"工具||宏录制"菜单。在"宏录制"对话框中:
      ①指定一个宏名--"复制排版"
      ②指定将宏保存在当前文档;
      ③单击"工具栏"按钮,弹出"自定义"对话框。
      在"自定义"对话框的"工具栏"卡中,单击"新建"按钮。指定工具栏名为"名片",工具栏的有效范围为当前文档,然后"确定"
      在"自定义"对话框的"命令"卡中,将宏"Project.NewMacros.复制排版"拖动到新建工具栏。单击"更改所选内容"按钮,修改工具栏按钮名为"复制排版"
      "关闭"自定义对话框,"停止"宏录制。
      用"工具||"菜单,选择前面定义宏"复制排版",单击"编辑"按钮,进入编辑状态。

      将以下代码输入或复制进去:
      Selection.Cut '剪切选中的图文框
      For k = 1 To 10 '粘贴10
        Selection.Paste
      Next
      Selection.MoveLeft Unit:=wdItem '选中第1个图文框
      With Selection.Frames(1)
        .HorizontalPosition = wdFrameLeft '水平相对于页边距、左侧
        .RelativeHorizontalPosition = wdRelativeHorizontalPositionMargin
        .VerticalPosition = wdFrameBottom '垂直相对于页边距、低端
        .RelativeVerticalPosition = wdRelativeVerticalPositionMargin
      End With
      Selection.MoveLeft Unit:=wdItem '选中第2个图文框
      With Selection.Frames(1)
        .HorizontalPosition = wdFrameRight '水平相对于页边距、右侧
        .RelativeHorizontalPosition = wdRelativeHorizontalPositionMargin
        .VerticalPosition = wdFrameBottom '垂直相对于页边距、低端
        .RelativeVerticalPosition = wdRelativeVerticalPositionMargin
      End With
      Selection.MoveLeft Unit:=wdItem '选中第3个图文框
      With Selection.Frames(1)
        .HorizontalPosition = wdFrameRight '水平相对于页边距、右侧
        .RelativeHorizontalPosition = wdRelativeHorizontalPositionMargin
        .VerticalPosition = CentimetersToPoints(17.7) '垂直相对于页面、 17.7厘米
        .RelativeVerticalPosition = wdRelativeVerticalPositionPage
      End With
      Selection.MoveLeft Unit:=wdItem '选中第4个图文框
      With Selection.Frames(1)
        .HorizontalPosition = wdFrameLeft '水平相对于页边距、左侧
        .RelativeHorizontalPosition = wdRelativeHorizontalPositionMargin
        .VerticalPosition = CentimetersToPoints(17.7) '垂直相对于页面、 17.7厘米
        .RelativeVerticalPosition = wdRelativeVerticalPositionPage
      End With
      Selection.MoveLeft Unit:=wdItem '选中第5个图文框
      With Selection.Frames(1)
        .HorizontalPosition = wdFrameLeft '水平相对于页边距、左侧
        .RelativeHorizontalPosition = wdRelativeHorizontalPositionMargin
        .VerticalPosition = wdFrameCenter '垂直相对于页边距、居中
        .RelativeVerticalPosition =wdRelativeVerticalPositionMargin
      End With
      Selection.MoveLeft Unit:=wdItem '选中第6个图文框
      With Selection.Frames(1)
        .HorizontalPosition = wdFrameRight '水平相对于页边距、右侧
        .RelativeHorizontalPosition = wdRelativeHorizontalPositionMargin
        .VerticalPosition = wdFrameCenter '垂直相对于页边距、居中
        .RelativeVerticalPosition =wdRelativeVerticalPositionMargin
      End With
      Selection.MoveLeft Unit:=wdItem '选中第7个图文框
      With Selection.Frames(1)
        .HorizontalPosition = wdFrameRight '水平相对于页边距、右侧
        .RelativeHorizontalPosition = wdRelativeHorizontalPositionMargin
        .VerticalPosition = CentimetersToPoints(6.4) '垂直相对于页面、 6.4厘米
        .RelativeVerticalPosition = wdRelativeVerticalPositionPage
      End With
      Selection.MoveLeft Unit:=wdItem '选中第8个图文框
      With Selection.Frames(1)
        .HorizontalPosition = wdFrameLeft '水平相对于页边距、左侧
        .RelativeHorizontalPosition = wdRelativeHorizontalPositionMargin
        .VerticalPosition = CentimetersToPoints(6.4) '垂直相对于页面、 6.4厘米
        .RelativeVerticalPosition = wdRelativeVerticalPositionPage
      End With
      Selection.MoveLeft Unit:=wdItem '选中第9个图文框
      With Selection.Frames(1)
        .HorizontalPosition = wdFrameRight '水平相对于页边距、右侧
        .RelativeHorizontalPosition = wdRelativeHorizontalPositionMargin
        .VerticalPosition = wdFrameTop '垂直相对于页边距、顶端
        .RelativeVerticalPosition = wdRelativeVerticalPositionMargin
      End With
      Selection.MoveLeft Unit:=wdItem '选中第10个图文框
      With Selection.Frames(1)
        .HorizontalPosition = wdFrameLeft '水平相对于页边距、左侧
        .RelativeHorizontalPosition = wdRelativeHorizontalPositionMargin
        .VerticalPosition = wdFrameTop '垂直相对于页边距、顶端
        .RelativeVerticalPosition = wdRelativeVerticalPositionMargin
      End With
      最后,关闭宏编辑器,用"另存为"菜单,将文档保存为"文档模板",取名"名片模板"。整个一个名片制作模板即告完成。
    三、使用方法
      用前面的方法建立一个名片模板后,可随时方便地用它来设计、打印名片,可谓一劳永逸。
      1. 直接用鼠标双击"名片模板"或进入WORD后,打开"名片模板"
      2. 在图文框中输入名片的具体内容、设置字体字号、进行排版,也可以插入图片和进行艺术加工,设计出一张名片样板。
      3. 选中名片样板图文框。
      4. 单击"名片"工具栏上的"复制排版" 按钮,Word便自动将设计好的名片样板复制10份并均匀地排列在整张名片纸上。
      5. "文件"菜单中的"打印"命令将整联名片打印输出。
      6.如果需要,可"另存为"一个Word文档。
      以上操作简单、方便、高效,读者不妨试一试。

    WORD在网上“开会”

      WORD 2000提供了一种崭新的Web协作工作方式,通过它我们可在局域网及互联网上“开会”。

      1. 安排会议

      单击“工具”菜单之“联机协作”。注意:如果此时你的WORD中该菜单文字皆为灰色,那么,对不起,它表示你在安装OFFICE2000时没有装载可选项“MS NetMeeting(微软网络会议程序)”,而此程序却恰恰是本文的主角。请将它安装上。

      现在单击“安排会议”选项,系统弹出 “会议”对话框。就像我们填过无数次的个人简历一样,你只须对号入座就行了。但对其中几个关键的项目应注意:首先,你只须点击一下“收件人”按钮,并在“选择与会者及资源”的对话框中动动鼠标就行了。另外,那个“这是联机会议”的选项一定要选定,否则到时你可能无法实时收到对方的信息;在“目录服务器”和“组织者的电子邮件地址”栏中,你也要如实填入你所使用的服务器名称和你的Email地址; 最后,还要在“OFFICE文档”项中选定开会时共享的文档以及会议的“类别”——我想还是“私有”最合适吧。一切搞定,单击“发送”

      2. 现在开会

      单击“工具”菜单之“联机协作”的“现在开会”选项,WORD应该弹出“联机会议”工具栏,同时Windows任务栏的系统托盘上也应出现一个叫“MS NetMeeting”的程序图标,两者缺一不可。

      现在再右击系统托盘上的“NetMeeting”图标,选择“打开”——怎么样,咱们的“网络会议室”够豪华吧。赶快点击“呼叫”按钮(注意:此时,与点击“联机会议”工具栏上的“呼叫参加人”按钮效果相同,并在弹出窗口中选择相应的服务器,当然还有参加开会的朋友们。单击“呼叫”后你就静待佳音吧。此时,只要是参加进会议的朋友,首先看到的便是你在“安排会议”时所设的共享“OFFICE文档”。

      也许性急的朋友现在已经坐不住了,这样的“联机会议”与Web浏览有什么区别啊?微软的NetMeeting至少为我们提供了三种互动式交流界面——谈天室、白板和音频视频输出(入)。运用起来都非常简单。其中的“聊天室”,只须单击NetMeeting“工具”菜单的“谈天”选项即可,交谈方式与其他类型的“聊天室”大同小异(而“音频视频输出(入)”呢,我因没有家用摄像头而无福消受,只能点点“工具”菜单上的“切换音频和视频”选项解解眼馋了;倒是一个叫做“白板”的东西让我流连忘返,因为它可以让你发挥无尽的想象,把某种不能用语言方式表达的意思用图案、绘画或别的什么方法表达出来。

      3. Web讨论

      既然是开会没有“讨论”气氛怎么能行?单击WORD2000“工具”菜单之“联机协作”之“WEB讨论”项,并在弹出的工具栏中选择“在文档中插入讨论”按钮,现在你就可以痛痛快快地高谈阔论了。注意:在输入讨论之前要确定主题,以便接收方便于查看。

      需要说明的是,当你一旦收到或插入了讨论文字,WORD的窗口便会自动分成上下两截,上部是原文,下部是插话。插话的部分也并非全文显示,而是在其右边多出一个“信签”似的图标来表示。将鼠标移动其上,即可看到讨论主题,而右击该图标,又可进行诸如“答复”、“编辑”一类的操作。真可谓傻瓜式的操作,精灵般的效果。

    Word ”出红”的挽救与预防

          经常使用Word的用户可能都会遇到过"出红"怪现像。重新打开图文混排的较长文档时,"图出红叉",有些图被无缘无故地打上了红"×"(见图一),许多人都分析过里面的原因,但都没有找到根源。有文章认为图像变成红"X"的原因在于它被逼出了页面范围,只要能避免这一点,就能避免图片在文档中变成红"X"。经过测试,发现把图像放到页面范围外,不一定会有"出红"现象,而完全在页面范围内的图像有时照旧"出红"不误,可见原因并不在于此。Word"出红"常令用户辛苦工作的成果需要多次重做,并且是否会再次丢失又不可预见,所以被有人列为Word的十大不足之一。经过笔者的摸索,发现这样的情况是可以挽救和预防的。

      被打上红"×"的图像主要有两种,一是Excel图表,二是图片。两者的情况略有区别。经过仔细研究这个红"×"发现,Excel图表变成红叉以后,选中,点击鼠标右键,选择"图表对象","编辑",仍然可以对原来的Excel图表进行编辑,但编辑结束后,Excel图表并不能被还原,Word文档中出现的还是红色的"×";而插入的图片变成红"×"后,选中,编辑,Word竟然把这个红色"×"当做一个新的图片进行编辑,原来的图片已无影无踪。
      还好,Excel图表变成红"×"后是可以挽救的,不必再花费精力重做一次。步骤如下,选中红"×",用鼠标按住图像角端调节大小的热点,略向图像中心拉一点(即略把红"×"调小一点),这时,Word开始处理图像,可能要等四五秒(笔者的PC配置是P43364M 内存),然后,红"×"并没有被调小,而是不见了,原来的Excel图表被放大了数倍出现在文档中,这时,只用再点一下工具栏上的撤消按钮,被红"×"取代的Excel图像就恢复了。但是对于文档中插入的图片,却不能用这个方法恢复,只能重新插入一次。
      挽救了的Excel图表和重新插入的图片,在对文档存盘退出,再重新打开后,有时仍然会变成红"×"。所以,预防"图出红叉"才是最好的解决办法。经笔者测试,只要对图像加上边框,Excel图表,插入的图片,就不会有"出红"现象。步骤如下:

      Excel图表:选中图片,点击鼠标右键,设置图片格式,颜色和线条。Word默认的是"无线条色",只用选中一种颜色即可。
        片:选中图片,点击鼠标右键,边框和底纹,边框设为方框,选一种颜色。
      当然,如果不喜欢给图片加边框,只用选白色即可,这样,Word"出红"现象就可以避免了。

    如何使用WORD的索引功能

          索引是根据一定需要,把书刊中的主要概念或各种题名摘录下来,标明出处、页码,按一定次序分条排列,以供人查阅的资料。它是图书中重要内容的地址标记和查阅指南。设计科学编辑合理的索引不但可以使阅读者倍感方便,而且也是图书质量的重要标志之一。WORD就提供了图书编辑排版的索引功能,现将其使用方法介绍如下:
    如何标记文档中的索引项
      要编制索引,应该首先标记文档中的概念名词、短语和符号之类的索引项。索引的提出可以是书中的一处,也可以是书中相同内容的全部。如果标记了书中同一内容的所有索引项,可选择一种索引格式并编制完成,此后 Word 将收集索引项,按照字母顺序排序,引用页码,并会自动查找并删除同一页中的相同项,然后在文档中显示索引。以标记文中的“唯物主义”为例,先用鼠标选定文中“唯物主义”四字,然后执行“插入”菜单下的“索引和目录”,出现对话框后,选择“标记索引项”,出现下一个对话框后,选择“标记”最后执行“关闭”这时在原文中的“唯物主义”二字后面将会出现“{XE "唯物主义"}”的标志,按一下工具栏上的“显示/隐藏”按钮,可把这一标记隐藏或显示出来。如果你要把本书中所有的出现“唯物主义”的地方索引出来,可在出现第二个对话框后,执行“标记全部”,这样全书中凡出现“唯物主义”的页面都会被标记出来。索引的格式可自行选择,排序方式有“笔划”和“拼音”两种,默认项是“笔划”。
    如何提出已标记的索引项
      当做完上面的索引标记之后, 就可以提取所标记的索引了,其方法是,把光标移到书的最后 边,然后执行“插入”菜单下的“索引和目录”,此时,一个索引就出现在光标处,如果你当初选择的是“标记全部”,则索引会标记出你所索引的某个词都出现在哪一页上。一个索引词在同一页中出现多次,索引为节省页面,只会标记一次,并按笔画或拼音进行了排序。这样你就可以按照索引的提示查找有关页面的内容了。
      如果你要对生成的的索引格式进行编辑调整可在索引对话框中对有关项目进行选择、自定义或更改。通过选择相应的选项卡,选择不同的索引格式。
    如何将@、*、¥之类的符号标记为索引项
      首先选定文档中的单个符号。然后执行索引命令,在出现的对话框中的“主索引项”框中,紧随此符号键入“;#”,最后单击“标记”按钮。编制索引时,Word 将符号放在索引的开始部份。如果所选索引格式包含用于字母组的标题,则符号将归为一组,置于数字标志 # 标题之下。既可以删除该数字符号,也可用“符号”等其他标题来替换它。
    如何更新索引、目录
      一般情况下,要在输入全部文档内容之后再进行索引工作,如果此后又进行了内容的修改,原索引就不准确了,这就需要更新索引,其方法是,在要更新的索引中单击鼠标,然后按 F9 键。在更新整个索引后,将会丢失更新前完成的索引或添加的格式。
      如何处理索引的页码和文档中的页码不相符,如果出现这种情况。可单击索引后再按 F9 键, 即可对其进行更新。  如果进行了索引之后,文档中显示 XE TA 域等隐藏文字,请单击“显示/隐藏”按钮可将隐藏,然后更新索引。如果文档包含以隐藏文字格式出现的分节符或分页符,则请删除隐藏文字格式,然后更新索引,这样页面显示就清晰美观了。

    如何进行WORDACCESS的数据交流

      相信大家对WordAccess这两位微软Office家族旗下的成员不会陌生吧,它们之间可有着密切的联系,比如在数据交流方面,下面以Word2000Access2000为例,将如何实现WordAccess数据交换的方法介绍一下:
    一、 在Word中使用Access的数据
    (
    )、如何在原有Word文档中插入MicrosoftAccess表或查询的内容。
    1.
    在一篇Word文档中选定要插入表或查询的位置。
    2.
    进入"视图"菜单中的"工具栏",然后点击"数据库",显示"数据库"工具栏,然后单击"插入数据库"按钮,

    3.在弹出的"数据库"窗口中单?quot;获取数据"按钮,在"打开数据源""文件类型"中选择"MSAccess数据库"。在"文件名"框中输入所需MicrosoftAccess数据库的名称,然后单击"打开"按钮。
    4.
    单击"表格""查询",然后选择所需表格或查询,如图2所示,最后单击"确定"按钮。

    5.如果要选定记录、域或二者的子集,并将它们包含在Word表格中,请单击"查询选项"按钮,选好所需选项,如图3所示,再单击"确定"按钮。

    6.如果要自定义Word的表格形式,单击"表格自动套用格式"按钮,选定所需选项后单击"确定"按钮。
    7.
    单击"插入数据"按钮,在"插入记录"下,选定希望包括在Word表格中的记录。
    8.
    如果希望源数据改变时可更新Word表格中的数据,可再选中"将数据作为域插入"复选框,然后单击"确定"即可。
    (
    )MicrosoftAccess数据输出到Word文档中
    1.
    Access2000中,打开所需数据库,然后打开数据库对象:表、查询、窗体或报表。
    2.
    选定所需输出数据的行和列。
    3.
    单击"文件"菜单中的"另存为/导出"命令。
    4.
    选择"另存为一个外部文件或数据库"选项,然后单击"确定"按钮。
    5.
    "保存类型"框中,为输出数据选择格式:如果要创建保持原有数据格式的文档,请单击"RTF格式";如果要创建普通的文本文件,作为邮件合并数据源使用,请单击工具栏上的"MicrosoftWord合并文件"按钮,。6."文件名"框中,指定新文档的文件名称。 7.如果以RTF格式保存文档,并且希望马上启动Word打开此文档,请选中"自动启动"复选框。 8.如果要选定指定的数据行列,则要选中"选择"选项。
    9.
    单击"导出"命令完成输出,这样在Word文档中就自动完成了Access数据的导入。

    二、向MicrosoftAccess中导入Word文本文件
    1.Word中将文件另存为用逗号分隔或用制表符分隔的文本文件。
    2.
    切换到MicrosoftAccess,然后打开新的或已有的数据库。
    3.
    单击"数据库"窗口的""选项卡。
    4.
    指向"文件"菜单中的"获取外部数据"命令,然后单击"导入"
    5.
    单击"文件类型"框中的"文本文件"命令。
    6.
    "文件名"框中,输入要导入的文本文件的名称后。
    7.
    单击"导入"命令,会出现"导入文本向导"对话框。
    8.
    根据"导入文本向导"对话框中的指导进行操作。
      如果要查看更多的选项或修改指导项(比如域分隔符),可单击第一个向导对话框中的"高级"命令,在这里你可以对导入规格进行调整,如图5所示;如果要保存指定项,以便下次导入相似的文本文件时可用它们,请单击"另存为"命令。

      以上是笔者对Word2000Access2000之间进行数据交流的操作方法的一点介绍,其实Office系列软件之间有着很多密不可分的关联功能,如果你是一位文员,能够熟练掌握它并且灵活运用的话,将会大有益处。

    Word2000使用技巧50()

     word是字处理软件很受欢迎的软件之一,如果您能用好它的一些技巧,在字处理方面则会事半功倍,提高工作效率。
      一、文档快速操作技巧
      1快速启动 Word2000
      若您日常工作中要经常使用Word2000,可以在启动Win98时启动它,设置方法:(1)启动“我的电脑”,进入Windows目录,依照路径“Start Menu/Programs/启动”来打开“启动”文件夹;(2)打开Word2000所在的文件夹,用鼠标将Word图标拖到“启动”文件夹,这时Word2000的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中,下次启动Win98就可快速启动Word2000了。
      若Win98已启动 ,您可用以下方法快速启动Word2000。方法一:双击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Word2000工作薄即可。方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Word2000应用程序拖到桌面上,然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式,启动时只需单击其快捷方式即可。

      2快速打开文档
      快速打开文档可以节省寻找的时间,下面介绍几种快速打开文档的方法:
      (1)Win98的开始菜单打开。
      首先单击Win98的“开始”按钮,指向“文档”菜单项,单击要打开的文档即可打开该文档。若Word2000还没有执行,Windows98会自动运行并打开文档。
      (2)用“文件”菜单打开。
      选择“文件”菜单,在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名,单击其中一项,便可快速打开相应文档。Word2000可最多保存9个最近编辑过的文件名,程序的缺省设置是4个,若要改变其设置,可选到“工具”菜单中“选项”命令,然后单击“常规”选项卡,设置“列出最近使用的文件数”即可。
      (3) Word 中打开最近浏览过的文件。
      在“Web工具栏”上,单击单击“返回”按钮,可打开在 Word2000 中查看的上一篇文档;单击“向前”按钮,可打开在 Word 中查看的下一篇文档。单击“地址”栏的下拉列表,用鼠标指向要打开的文档,即可打开需要的文档。
      (4)用“资源管理器”打开文档。
      在Win98中打开“资源管理器”,用它找到要打开文档的文件夹,然后双击该文档即可打开。

      3快速打? 个文档。
      在Word2000中有两种方法可同时打开多个文档,第一种是按正常打开文档的操作依次打开多个文档。第二种是一次打开多个文档,其方法为:
      (1)单击“文件”菜单中“打开”菜单项,打开“打开”对话框;
      (2)选中要打开的多个文档,若文档顺序相连,可以选中第一个文档后按住Shift键,再用鼠标单击最后一个文档,若文档的顺序不相连,可以先按住Ctrl键,再用鼠标依次选定文档;
      (3)单击“打开”按钮即可。
      4快速打开最后编辑的文档
      如果频繁地编辑同一个文档或对某个文档编辑几天,你可能希望Word在启动时能自动打开它。Word本身没有内建这个功能,但简单的宏命令能处理这个工作。在Word2000中,自动打开最后编辑的文档的方法:
      (1)选择“工具”菜单中的“宏”菜单项,单击“录制新宏”命令打开“录制宏”对话框;
      (2)在“录制宏”对话框中,在“宏名”输入框中输入“autoexec”,点击“确定”;
      (3)从菜单中选择“文件”,点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名;
      (4)选择“工具”菜单中的“宏”菜单项,单击“停止录制”命令;
      (5)退出Word,保存宏。
      下次再启动Word时,它会自动加载你工作的最后一个文档。

      5快速显示多个文档。
      单击“窗口”菜单的“全部重排”菜单项,这样就会将所有打开了的但未被最小化的文档显示在屏幕上,每个文档存在于一个小窗口中,且当前也只有那个标题栏高亮显示窗口中的文档被激活,若需要切换,你可在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可。你还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口,也可将鼠标放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小。
      6快速切换多文档
      在多文档窗口之间编辑操作与在一个文档窗口进行编辑操作基本相同,只是在多文档窗口之间需要进行窗口切换,进行切换的方法有三种:
      (1)Word2000处理的每个文档都作为一个任务,在Windows的任务栏上都有一个图标,你可以单击任务栏上的文档图标进行切换;
      (2)选择“窗口”菜单,单击所需的文档即可;
      (3)在当前激活窗口中,按组合键Ctrl+Shift+F6可将当前激活窗口切换到“窗口”菜单文件名列表上的下一个文档,并且可按窗口文档标号顺序循环切换。

      7快速保存多个文档。
      当同时打开了多个文档时,若要同时保存和关闭所有文档,这时可按住Shift键,再单“文件”菜单,这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项,你只需单击其中之一即可。
      8快速打印多个文档
      在Word2000中可同时打印多个文档,其方法为:
      (1)单击“文件”菜单中“打开”菜单项,打开“打开”对话框;
      (2)选中要打印的多个文档,用Shift可选择顺序相连文档,用Ctrl键可选择不相连的多个文档;
      (3)选择“打开”对话框中“工具”下拉菜单的“打印”即可。

      9快速移动文档
      在作近距离的文本移动时,一般的操作方法是:首先选定要移动的文本,然后把鼠标移到所选的区域中,待光标变为左指键头时,再按下鼠标左键并拖至所要的位置。如果在按鼠标左键之前先按下Ctrl键再进行拖曳还可实现文本的复制功能。在进行远距离文本移动操作时,这种拖曳操作就显得很不方便,可改用F2键的方法快速实现,在选好要移动的文本以后,按下F2键,这时插字符变为一根垂直的虚线,然后滚动窗口到要移入的位置单击鼠标后,按下Enter键即可完成所选文本的移动。当然也可通过复制组合键(Ctrl+X)和粘贴组合键(Ctrl+V)来完成文本的移动操作。
      10快速传递文档
      Word为我们提供了更快捷、更简便的传送文档的方法:传送之前,首先确认已打开了欲传送正文的文档窗口,然后把窗口还原为原来尺寸,这时可在屏幕上同时看到多个文档,再重排平铺各窗口,把传送正文的相关文档同时平铺在一屏上,此时移动鼠标,拖拉传送对象,就可在文档之间传送正文了。具体操作如下:
      (1)打开欲传送正文的多个文档文件;
      (2)从窗口菜单中选择“全部重排”命令,也可按CtrlF5键重定义窗口尺寸,使其分割为多个窗口;
      (3)在第一个窗口文档中,选择欲传送的正文,然后释放鼠标;
      (4)单击所选正文任意部分,拖拉正文到下一文档的指定位置,然后释放鼠标,正文就从第一个文档移动到了第二个文档中。原来文档中该正文部分则被删除。如果在拖拉正文时,按下Ctrl键,还可把选中的正文部分复制到下一文档中,而不删除原来文档中该正文部分。
      11快速查看文档的内容和属性
      快速查看的方法步骤为:
      (1)单击“打开”按钮;
      (2)在“查找范围”框中,单击包含要查看的文件的驱动器;
      (3)双击文件夹列表中的文件夹,直到打开包含所需文件的文件夹,如果文件夹列表中没有所需文件,则可以对其进行搜索;
      (4)单击所需文件;
      (5)要想在打开文件之前先预览文件内容,则单击“视图”下拉菜单中的“预览”命令。要查看文件属性,如文件长度、创建日期或最后修改日期等,则单击“详细命令”按钮;要查看文件属性,如主题或统计信息等,则单击“属性”命令。

    二、快速输入技巧
      12快速输入上下标
      在文字处理过程中,经常会遇到上下标这种表示方法,在进行上下标输入时,常用的方法是选定作为上下标的字符,在“格式”下拉菜单中选择“字体”,在“效果选项”中选择上标或下标,然后按“确定”键。再继续下面文字的输入时,又必须按上述操作取消上下标设定,如此操作总感繁琐。下面介绍一种较为方便的方法:在工具按钮栏中按下鼠标右键选择自定义,在“工具栏”选项中选择“格式”,利用鼠标将“x2”和“x2”按钮拖至文档输入界面的工具栏中,将原工具栏中不常用的按钮拖回来,然后关闭此对话框,这就完成了设定。在文字输入过程中,需要上下标时,先按“x2”或“x2”按钮,再输入上下标字符,然后再按一下“x2”或“x2”按钮,则又恢复到正常状态,可以继续后面文字的输入。
      13快速输入特殊字符
      写作时,特殊字符输入通常是由“插入[I]”菜单,选择“符号[S]…”,在弹出的对话框内选择字体类型,再找到所需的字符后插入的。这种方法并不理想,原因是输入时双手都在键盘上,频繁使用鼠标无疑会降低录入速度,而且需建立多个宏命令,生成的工具栏还会占用一部分文本显示区域。最简便的方法是将自己常用到的字符定义成快捷键,例如经常输入字符α、β、γ、μ,通过“插入[I]”菜单中“符号[S]…”找到相应的字符,点“快捷键[K]…”按钮,将自定义的快捷键输入相应的栏内(通常为Alt+某字符组成组合键),再按“指定[A]”即可。自定义的快捷键应容易联想,便于记忆。这样在用到定义的特殊字符时,手不离键盘,即可进行快速输入。

      14F4键的加快输入
      众所周知,在WordF4键可作为快捷键,用来紧接着重复输入已输入过的内容。但重复的内容在输入英文和中文时,是有些差别的。对于英文输入,F4重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容(包括回车换行符)。输入中文(用微软拼音输入法)时,选择正确的汉字后,只要不按回车键,汉字下面会有虚线,整个虚线上的内容作为一个词条。按回车后,再按F4键,重复的将是整个词条。对全拼输入法也有类似的重复整个词条的功能。
      15、用模板来加快输入
      模? 以存储制表位、自定义工具栏、宏、快捷键、样式和自动图文集词条,您可以将常用样式的文档创建为模板,以后只需在模板中添入适当内容,即可成为新的文档。创建模板的方法为:(1)若要根据已有文档创建一个新模板,可单击“文件”中的“打开”命令打开所需文档。若要根据已有模板创建新模板,可单击“文件”中的“新建”命令。然后单击与要创建的模板相似的模板,再单击“新建”下的“模板”,单击“确定”;(2)单击“文件”菜单中的“另存为”命令,在“保存类型”框中,选择“文档模板”。若保存一个已创建为模板的文件,则选定该文件类型;(3)选择“模板”文件夹中的对应子文件夹,在“文件名”框中,键入新模板的名称,然后单击“保存”即可。

      16、用自动更正加快输入
      Word2000能够自动更正键入的一些错误,它还提供了添加自动更正词语的功能,利用该功能可以将一些常用的长词组用简单词组代替。添加自动更正词语的方法为:首先单击“工具”菜单中的“自动更正”命令,打开“自动更正”对话框,并选择“自动更正”标签;(2)选中“键入时自动替换”复选框;(3)在“替换”框中输入要更正的词语,如“电脑报地址”;(4)在“替换为”框中输入该词语的常用拼写,如“,单击“添加”按钮确定即可。
    添加好词语后,无论在何时只要键入一个自动更正词语名(如“电脑报地址”),再输入一空格或标点符号,Word2000都将用正确的拼写(如“电脑报重庆市人民路236号”)进行替换。
      17、用自动图文集加快输入
      在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入,这时你可以用自动图文集来解决该问题,这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字,在编辑正文时,只需输入相应的词条,Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集,可选择“工具”菜单中“自动更正”命令,单击“自动图文集”标签卡,然后选择“添印卑磁ソ斜嗉砑樱嗉煤蟮セ鳌叭范ā卑磁ァ@纾耗闾砑恿恕按侍酢薄疤旒爸行摹焙螅灰懵既搿疤旒绷礁鲎趾螅聊簧匣崃⒓聪允菊龃侍酰骰爻导飧觥按侍酢北惚惶砑游牡抵小5比唬梢园颜飧龃侍跖贸こさ模匠ぴ绞∈隆?br>

      18、用域代码快速插入对象
      在中文Word2000文档中插入了诸如公式、图表、图形等对象时,虽然可以直接将其以实际形式插入在文档中而能够直观地显示出来,但却同时降低了文档的显示速度。实际上,在编辑文档过程中,可以利用域代码来代替插入的对象。此时,先从“工具”菜单中选择“选项”项,然后再选择“视图”选项卡,最后选中“域代码”复选框即可。一旦需要显示域代码的具体内容时,可以按下AltF9组合键进行转换。
      19、用临时文档快速插入公式
      在一个公式较多的中文Word2000文档中进行公式编辑时,不但每次都需要调入“公式编辑器”,而且影响了“公式编辑器”的运行速度。为了解决这个麻烦,可以在插入一个公式之前,首先建立一个新的文档(作为临时文档),然后在该临时文档中“公式编辑器”编辑公式,然后将编辑好的公式复制到剪贴板中,接着在“窗口‘下选择原来的文档,再将公式粘贴到需要的位置即可。当需要再一次插入公式时,通过选择窗口直接切换到临时文档中进行编辑,然后再按照上述方法进行编辑。

      20、用格式刷快速输入格式
      在Word2000中具有一个功能非常强大的格式复制图标,它不仅可以复制文字格式而且可以复制段落格式。当插字符在某一位置时或在选中一部分文字时,按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式,用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。如果选中段落符时,按下格式刷则取出所在段落的段落文字格式,用这一个刷子去刷别的文字可实现段落格式的复制。如果选中的内容中同时含有文字和段落符,这时按下格式刷则同时取出所选文字的文字格式与所含段落符的段落格式,对刷过的文字同时施加文字格式和施加段落格式。如果对格式刷双击可连续多次使用格式刷,直到单击格式刷或别的动作发生为止。
      21、快速设置文字字体
      为了达到快速选择字体的目的,可以将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令,进入“自定义编辑界面,然后在“自定义编辑界面中选择“命令卡,并移动光标条到“类别栏中的“字体项,在“字体项中列出了Windows已经安装了的所有字体,此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上,直到将需要的字体都设置到工具栏中。

    三、自动操作技巧
      21、自动编写摘要
      Word2000的自动编写摘要功能可以自动概括文档要点,生成文档摘要,对于长文档编辑特别重要。创建摘要的方法为:(1)单击“工具”菜单中的“自动编写摘要”命令,这时出现“自动编写摘要”对话框;(2)从“摘要类型”下面4种摘要文档的显示方案中选择其中一种,您可选择“在文档顶端插入摘要或摘录文字”;(3)在“相当于原长的百分比”框中键入或选择摘要的详细程度;(4)单击“确定”,则摘要内容将被按选择的显示方式显示出来。自动编写摘要功能是通过统计来确定文档要点的,它只能给您以帮助,在完成后还要做一些合适的修改,以保证其准确性。
      22、自动创建超级链接
      超级链接带有颜色和下滑线的文本或图形,如果单击,就会跳转至某个文件或文件中的某个位置,或者跳转到全球广域网或 Intranet 上的某个 HTML 页。此外,超级链接还可以指向新闻组、GopherTelnet FTP 站点。
      用Word2000的自动套用格式功能,只需键入所欲跳转到文件的地址,即可创建超级链接。自动创建的步骤为:
      1、单击“工具”菜单中“自动更正”命令,然后单击“键入时自动套用格式”标签;
      2、选择“键入时自动替换”标题下的“Internet及网络路径替换成超级链接”复选框;
      3、这样,键入位于网络或Internet文件的地址时,Word2000将其转化为超级链接,颜色变成带下划线的蓝色文本,单击它就可跳至相应位置。例如键入电脑报的网址:http://www.cpcw.com,该网址立即成为超级链接,你只要单击它,就可以到该网址进行浏览了。

      23、自动添加题注
      在Word2000中,可以在插入表格、图表、公式或其他项目时自动添加题注,也可以为已有的表格、图表、公式或其他项目添加题注。下面介绍插入项目时自动添加题注的方法:
      1、单击“插入”菜单中的“题注”项打开“题注”对话框,单击对话框中的“自动插入题注”按钮,打开“自动插入题注”对话框;
      2、在“插入时添加题注”列表中,选择要用Word插入题注的项目。如果要在插入表格时自动添加题注,则选中“Microsoft Word”复选框;
      3、在“标签”框所带的下拉式列表中选择相应的标签。如果“标签”列表中没有想要的标签,单击“新建标签”? ,打开“新建标签”对话框,在“标签”文本框中输入想用的标签如“附表”,然后单击“确定”按钮;
      4、在“位置”框所带的下拉列表中选择题注所处的位置;
      5Word一般是以阿拉伯数字“123,…”来为题注编号的,如想使用其他编号方式,单击“编号”按钮打开“题注编号”对话框,在“格式”框所带的的下拉列表中选择一种编号方式,单击“确定”按钮;
      6、单击“确定”按钮。
    这样,每次在文档中插入表格时,Word2000就会按刚才所选择的方式为其添加题注。
      24、自动签名
      电子邮件签名由文本和/或图片组成,Word 自动将其添加在待发电子邮件末尾。可为不同类型的读者创建自定义签名。例如,对您的朋友和家人只使用名,对商务联系人的邮件使用全名和电子邮件地址。也可以使用签名添加要反复套用的文字,解释您希望收件人如何答复您的邮件。创建的方法为:
      1、在 Word 文档或电子邮件中,单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“常规”选项卡;
      2、单击“电子邮件选项”按钮,然后单击“电子邮件签名”选项卡;
      3、在“请键入或从列表中选择电子邮件签名的标题”框中,键入签名的名称;
      4、在“创建电子邮件签名”下插入用于签名的文字;
      5、单击“添加”按钮。 Word 将签名作为“自动图文集”词条保存在 Normal 模板中。
      要创建其他签名,请单击“新建”,然后重复步骤 3 5
    这样,在下次使用时就可以使用签名,你还可以为邮件设置默认签名,每次发送邮件时就会在邮件下面自动添加默认的签名。设置方法:
      1、在 Word 文档或电子邮件中,单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“常规”选项卡;
      2、单击“电子邮件选项”按钮,然后单击“电子邮件签名”选项卡;
      3、在“请选择默认的电子邮件签名”下,在“用于新邮件的签名”列表框中,单击所需签名,

      25、自动重新分页
      在使用Word进行文档编辑的时候,分页命令可被自动执行。比如正在编辑的文档超过一页纸时,它会自动进入到下页。自动重新分页是在进行文档编辑的时候Word自动执行的功能。它主要用于如下情况:
      1、当打开一个编辑好的长文档时,在屏幕最底行的状态中会显示“Word正在重新分页”;
      2、编辑过程中对文档的内容进行了插入或删除等操作后,Word会在后台进行自动重新分页,对于长文档,Word则会出现暂时“忙”状态,以进行自动重新分页的操作;
      3、打印时Word必须先计算出文档的页数,才能进行打印操作,故处于打印预览状态时也会出现进行自动重新分页的操作;
      4、编辑文档过程中正在编写文档的目录或索引。
      如果需要使用“自动重新分页”功能,而该功能还没有打开,可用以下方法来打开该功能:
      1、选择“工具”菜单中“选项”命令,打开“选项”对话框;
      2、选择其中的“常规”选项卡,弹出“常规”选项界面;
      3、将“后台重新分页”选中;
      4、单击“确定”按钮即可。
      当然Word的自动功能很多,这里只介绍这几个,希望能给您带来收获。

      26、用自动滚动翻页
      象某些读书软件一样,Word也提供了对文档页面的自动滚动功能,以方便用户阅读文档,免去了用PageUpPageDown手工翻页的麻烦。要实现自动滚动功能,具体操作方法:
      1、选择“视图”菜单上的“工具栏”,单击“自定义”命令打开“自定义”对话框;
      2、在弹出的“自定义”对话框中,选中“命令”框中的“所有命令”;
      3、将“命令”项中的“Autoscrol”拖拽到工具条上,这时工具栏上将出现“自动滚动”命令按钮。
      以后浏览长文档时,只需点击工具条上的“自动滚动”命令,并使鼠标位于右边滚动条中心位置的上方或下方即可实现上下滚动,鼠标离中心位置越远,滚动越快。要取消自动滚动功能回到正常编辑状态,只需右击鼠标或按Esc键即可。
      27、用自动检查拼写检查错误
      利用该功能可以在输入文本的同时检查错误,为以后的校对节省时间。若输入词语,则Word2000将以红线标示,若是语法错误,则以绿线标示。设置该功能的方法为:(1)单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“拼写和语法”标签;(2)选中“在键入的同时检查拼写”和“在键入的同时检查语法”复选框,若选项为灰色不能用,则需安装相应的拼写和语法检查功能;(3)清除“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”复选框;(4)单击“确定”按钮。这样在输入时若有错误则会被显示出来,您可以进行纠正。

      28、改变自动保存文档的时间
      在Word2000利用自动保存功能,能够在一定的时间范围内保存一次,若突然断电或出现其它特殊情况,它能帮你减少损失。自动保存时间越短保险系数越大,在Word中打开文档后出现断电或类似问题时,能够恢复的信息就越多,当然占用系统资源越多。您可以改变自动保存的时间间隔:(1)单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“保存”选项卡;(2)选中“自动保存时间间隔”复选框;(3)在“分钟”框中,输入时间间隔,以确定Word2000 保存文档的频繁程度。
      29、自动恢复文档
      可以通过使用Word的“自动恢复”功能定期地保存文档的临时副本。要在断电或碰到类似问题的情况下恢复工作,必须在出现问题前,做下列操作:单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,然后选中“自动保存时间间隔”或“保留备份”复选框(或两者都选中)。如果需要,请设置“自动恢复”保存间隔时间小于10分钟。要在文档意外删除或损坏后恢复工作,必须在出现问题前选中“保留备份”复选框。
      若丢失文档前启动了“自动恢复”功能,你就可以打开它了。方法是:单击“打开”按钮。在文件夹列表中,双击Temp文件夹。该文件夹通常位于Windows文件夹中。选定“文件类型”框为“所有文件”选项。Word为每个恢复的文档都命名为“自动恢复功能保存+文件名”,并且文件的扩展名为:.Doc。打开恢复的文档,再单击“保存”按钮,在“文件名”框中,键入或选定已有的文档文件名。
    Word2000还提供了指定保存自动恢复文件的位置的功能,利用它可以将自动恢复的文件放在特定的文件夹中,这样查找起来方便。操作方法为:
      1、单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“文件位置”选项卡;
      2、单击“文件类型”框中的“‘自动恢复’文件”选项;
      3、单击“更改”按钮;
      4、如果要在另一个文件夹下保存自动恢复文件,请找到并打开该文件夹。

      30、自动断字  用断字功能可以避免在两端对齐的文本中出现大片空白,或在窄行文本中保持相同的行宽。可以用设置自动或人工断字。下面介绍设置自动断字的方法:
      1、指向“工具”菜单中的“语言”子菜单,然后单击“断字”命令打开“断字”对话框。如果“断字”命令没有出现在“语言”子菜单中,则需要安装断字工具;
      2、选中“自动断字”复选框;
      3、在“断字区”框中,输入一行中最后一个单词末尾距右页边距的距离。要减少连字符的数量,应放宽断字区。要减小右边参差不齐的现象,应缩小断字区的大小;
      4、“连续断字次数限为”框中,输入可连续断字的行数。

    四、快速选择技巧
      31、快速选定文本
      在使用Word的过程中,最经常遇到的是文本选定操作。在Word中文本中选定操作可通过多种方法来实现。其中鼠标拖曳方法最为常用,以下是常用的选定文本的方法。
      选定一个段落:将鼠标指针移动到该段落的左侧,直到指针变为指向右边的箭头,然后双击。或者在该段落中的任意位置三击;
      选定多个段落:将鼠标指针移动到一段落的左侧,直到指针变为指向右边的箭头,然后双击,并向上或向下拖动鼠标;
      选定一大块文本:单击要选定内容的起始处,然后滚动要选定内容的结尾处,在按住 Shift 键同时单击。
      选定整篇文档:将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧,直到指针变为指向右边的箭头,然后三击;
      选定垂直文本:按住 Alt 键,然后将鼠标拖过要选定的文本。

      32、快速选择超长文字
      不知你有没有发现,当你想选择一段超过屏幕长度的文本时,文字处理器滚动得太快,很难一次就选正确。现在介绍一种有效的选择大段文本的方法;这个技巧可用于所有的文字处理器,因为它是一个基本的Windows功能。点击你想选择的开始处。用滚动条代替光标键向下移动文档,直到你看到想要选择的结束部分。按下Shift键,然后点击想要亮显文本的结束处。
      33、快速选择多页
      在Word窗口底部的状态栏中除了显示文档当前的状态,在其右边有一个“扩展”功能,平时它处于浅白色,表示未“未激活”,只要用鼠标双击即可激活。用鼠标拖动来选取文字部分时,经常不能准确选定范围,特别是当范围超过了一屏幕时,这时“扩展”功能就有用了,可用以下方法操作:
      (1)先将鼠标的光标置于选取范围的起始处;
      (2)双击状态栏的“扩展”按钮,打开“扩展”功能;
      (3)单击边框的滚动条的移动按钮,如翻页、前后调整等操作;
      (4)将光标移到范围的结束处,这样就可以选取大块范围了。

      34、快速选定多个对象
      当选定比较少,并且对象容易被鼠标捕捉时。我们可以将鼠标箭头移动到对象的上面,当鼠标出现十字箭头时,按下鼠标左键即可选定此对象,当选定? 对象时,只要按住“Shift”键,用同样的方法依次单击各个对象即可选中多个对象。
      当选定对象比较多,并且比较集中时。我们只要单击“绘图”工具栏的“选择对象”工具按钮,在对象区域外侧的适当地点按住鼠标左键,然后拖动鼠标出现一个矩形的虚线框,待欲选定的对象或全部对象位于矩形虚线框内时释放鼠标左键,便可选中多个或者全部对象。
      当要选定的对象比较分散,并且对象不易被鼠标捕捉时。首先用鼠标右键单击工具栏,在快捷菜单中选择“自定义”选项,在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡,在“类别”列表框中选择“绘图”选项,用鼠标将“命令”列表框中的“选中多个对象”拖放到“绘图”工具栏中,单击“关闭”按钮。当在Word 2000工作区内绘制了多个对象时,单击“绘图”工具栏建立的“选中多个对象”工具按钮,在弹出的“选中多个对象”对话框中列出了所有对象,在“对象”列表框中用鼠标单击欲选定的各个对象,选择完毕后单击“确定”按钮,即可选中多个对象。
      35、选择的特定操作
      在所选的内容较多或进行一些特殊的选定操作时,用下列的选定方法会更加快捷和方便。
      1、单击待选文本块的一端,使插字符移动该位置,按下F8键,然后用日常的文本滚动方式滚动到待选文本的末尾,单击鼠标即可选定所要的文本。请注意采用这种方式选定文本以后,在对选定的文本进行操作之前先按一次ESC键有利于消除一些误动作。
      2、按住Ctrl键后,在文本区内单击可选中一个句子,在文本左侧位置单击可选中所有文本,组合键Ctrl+A也可选中全部文本。

      36、用“日积月累”提示
      首先单击 Office 助手,如果看不到助手,单击“帮助”菜单中的“显示 Office 助手”命令,然后单击“选项”按钮,再选中“选项”选项卡上的“启动时显示‘日积月累’”复选框即可。
      37、用工具栏的屏幕提示
      当您将鼠标指针停留在工具栏按钮上时,Microsoft Word 会在屏幕提示中显示此按钮的名字。首先单击“工具”菜单中的“自定义”命令,然后单击“选项”选项卡,选中“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框即可显示或隐藏工具栏的屏幕提示。
      注意:当选中或清除“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框时,此设置将会影响所有的 Microsoft Office 程序。
      38、用批注和修订的屏幕提示。
      首先单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“视图”选项卡,然后选中“屏幕提示”复选框即可。

      39、用“记忆式键入”的屏幕提示。
      首先单击“工具”菜单中的“自动更正”命令,然后单击“自动图文集”选项卡,然后选中“显示有关‘自动图文集’和日期的‘记忆式键入’提示”复选框即可。
      40、用 Office 助手提示
      使用 Word2000 时,可暂时显示 Office 助手。也可以在整个 Word 时段关闭 Office 助手,而仅使用帮助窗口。
      (1)暂时显示 Office 助手。单击“帮助”菜单中的“显示 Office 助手”命令即可。
      (2)在整个 Word 时段打开 Office 助手。首先单击助手气球中的“选项”按钮,若如果看不到助手气球,单击助手,然后选中“选项”选项卡上的“使用 Office 助手”复选框即可。
      (3)打开 Office 助手自动显示帮助主题的功能。首先单击 Office 助手,如果看不到助手,单击“帮助”菜单中的“显示 Office 助手”命令,单击“选项”按钮,然后在“选项”选项卡上选中“推测帮助主题”复选框即可。
      (4)显示屏幕提示中的快捷键。可以对 Word 进行设置,使其在显示工具栏屏幕提示的同时显示该工具栏按钮的快捷键组合。首先单击“工具”菜单中的“自定义”命令,然后单击“选项”选项卡,选中“在屏幕提示中显示快捷键”复选框即可。

    五、其它快速操作
      41、隐藏图形来加速屏幕滚动
      如果觉得屏幕滚动得太慢,则请按如下方法操作: 在页面视图中单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“视图”选项卡;选中“图片框”复选框,可隐藏以嵌入方式(直接在插入点插入至文字的图片)插入的图片,Word将只显示大样而不显示具体图片。
      清除“图形”复选框上的选中标记,可以隐藏以浮动方式导入的图片(即位于图形层并可根据需要精确地放置在页面上的、还可置于文字和其他对象之前或之后的图片)和用绘图工具创建的对象,如自选图形等。
      42、取消后台打印加快速度
      后台打印方式虽然可以使操作人员在打印文档时能够继续在中文Word2000中进行操作,但这种打印方式却同时占用了大量内存,以至于影响了中文Word2000的打印速度。为了将后台打印方式取消,可以从“工具”菜单中选择“选项”项,然后再选择“打印”选项卡,最后将“后台打印”复选框失效即可。

      43、用重复执行命令加快操作
      通过双击快捷工具条上的某些命令按钮即可达到重复执行相应命令的目的,如我们只须双击格式工具栏上的“格式刷”按钮,系统即会进入“格式刷”的设置状态,然后我们就可以重复利用它快速地为整篇文档定义相同的格式了;再如,当我们双击“绘图”工具栏上的“矩形”或“椭圆形”按钮之后,系统即会将图形处理方式暂时定义为“矩形”或“椭圆形”,此时用户就可以连续绘制多个不同的“矩形”或“椭圆形”、而无需任何停顿,运行效率非常高。在双击某个命令按钮并实现重复执行目的之后,若须取消重复执行功能,只须再次单击该按钮或按下ESC键即可。
      44、用超级链接快速切换
      超级链接是指一个计算机文档(页面)的特定区域能引入其它文档或程序。它带有颜色和下滑线的文本或图形,如果单击,就会跳转至某个文件或文件中的某个位置,或者跳转到全球广域网或 Intranet 上的某个 HTML 页。此外,超级链接还可以指向新闻组、GopherTelnet FTP 站点。
      鼠标放在超级链接上会变成手形,点击后即可切换。Word2000中也有相类似的超级链接功能,可将文档中的文字、图像等与本机硬盘或因特网上所设置的相关信息链接起来。
      1? 开一个文档,选择要作为超级链接显示的文字;
      2、单击“插入”菜单中的“超级链接”选项弹出对话框。在“链接到文件或URL”中输入待链接文档(目标文档)的路径。此路径可以是Internet地址(URL)或本机硬盘上的文档;
      3、按“确定”按钮,就完成了一个超级链接的创建

      45、快速改变快捷键
      同时按下Ctrl+Alt++(其中引号中的“+”为数字键盘上的加号键)三键,这时光标会变成一个奇怪的形状,而且当你移动时光标位置不变。
      将这个变异的光标移动到菜单上或工具栏上,左键单击你想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框,进入“请按新快捷键”选项。
      按下新的快捷键以后,文本框中会显示你的快捷键组合注意:最好用Shift+Alt+Key(键盘上的任意键)的组合,因为这样的组合在Word中最少被用到,以免重复。此外输入组合键时要同时按下,否则Word不予承认。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式,然后单击“删除”可以去除不需要的快捷键。
      46、快速排列图形
      图形的操作如果您想在一篇文档中使图形获得满意的效果,比如将几个图形排列得非常整齐,可能需要费一番工夫,但是下面的方法能够使您非常容易地完成这项工作。
      首先通过按Shift键并依次单击想对齐的每一个图形来选中它们。然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮,选取弹出式菜单中的“对齐或分布”选项,并选择一种对齐或分布的方法。

      47、快速返回到前次的编辑位置
      Word2000不仅提供了静态的定位操作,而且还能够找到编辑过程中的刚才的文档编辑位置。
      当在文档的某个位置进行编辑时,可能会需要查看文档的另一位置的信息,这时文档位置发生了改变,再回到原来的编辑处则需要使用文档移动功能键进行查找。Word2000提供的快速恢复编辑位置的功能可使这个操作非常简单。若要回到前次的编辑位置,只需按ShiftF5组合键即可,它使光标在最后编辑过的三个位置间循环。
      另外,当文档关闭的时候,Word2000也会记录此时文档的编辑位置,当再次打开此文档的时候,按下ShiftF5组合键就回到了关闭文档时的编辑位置,这种功能尤其给编辑文档的连续性带来了很大方便。
      48、快速改变英文字的大小写
      在文章中输入英文的过程中,你一定会因为英文字的大小定转换而烦恼,利用Shift+F3快捷键,可以方便地将英文改写为“全部大写”、“全部小写”或“首字母为大写其余为小写”,操作方法为:首先将光标移到英语单词之中,表示选中了该单词;然后按下Shift+F3,字母的大小写就在三种方式中变换,反复按Shift+F3,直到得到符合要求的字母大小写样式即可。

      49、用目录快速定位
      目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,阅读者就能很容易地知道文档中有什么内容,如何查找这些内容。下面介绍使用内部标题样式创建目录的方法:
      1、单击要建立目录的地方,通常是文档的最前面;
      2、选择“插入”菜单的“索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框;
      3、在对话框中选择“目录”选项卡;
      4、选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框;
      5、在“格式”框中选择一种目录格式,在“显示级别”框中键入或者选择一种显示级别。显示级别是指在目录中从最高级开始显示的级别数;
      6、若要对其它选项进行设置,单击“选项”按钮进行。在选定了各选项后,单击“确定”按钮。
      这样,Word2000就会在指定的地方建立目录,目录中的页码是由Word自动确定的。编制好目录后,Word将搜索带有指定样式的标题,按照标题级别排序,引用页码,并且在文档中显示目录,还可以利用它在联机文档中快速漫游。将鼠标指针移动到目录的页码上,你会看到鼠标指针变成了手形,单击左键即可跳转到文档中相应的标题下。
      50、在长文档中快速漫游
      在文档中漫游。单击常用工具栏上(就是有“新建”和“打开”按钮的那个工具栏,靠近右边,唉,没办法学问多了,盖都盖不住)的“文档结构图”按钮,然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题,你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。在文档结构图中,可选择显示的内容级别,调整文档结构图的大小。若标题太长,超出文档结构图宽度,不必调整窗口大小,只需将鼠标指针在标题上稍作停留,即可看到整个标题。

    Word2000应用技巧荟萃()

      任何工作都有窍门,大家常用的办公软件Word也不例外。本文的目的就是为大家更好的使用Word提供一些帮助,让Word为我们的办公出份力。

      一、Word操作小技巧

       1、修改Word文档的默认保存路径

      一般来说,Word文件默认的保存路径是C:/My Documents文件夹,修改其默认保存路径,可以执行主菜单“工具/选项”命令,在“选项”对话框中切换到“文件位置”选项卡,在“文件类型”选项卡中选中“文档”,然后单击“更改”按钮,并将其指定为自己所要保存的路径就可以了。

      2、去掉Word页眉下面的那条横线

      去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时,设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑,然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

      3、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点

      按下“Shift+F 5 组合键,就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置,当再次按下“Shift+F 5 组合键时,插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F 5 组合键,可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。

        4Word中取消文本录入过程中的自动编号

      可执行菜单“工具/自动更正”命令,在打开的“自动更正”对话框中,切换到“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志,然后单击“确定”按钮完成即可。

      5、在Word中设置上下标注

      首先选中需要做上标文字,然后按下组合键Ctrl+Shift++”就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl++”可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。

      6Word中光标快速返回到上次编辑点

      按下“Shift+F 5 组合键,就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置,当再次按下“Shift+F 5 组合键时,插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F 5 时最后一次的编辑位置。 组合键,可以将插入点移动到上次退出Word

      7Word中方便快捷选择字体号

      为了达到快速选择字体的目的,将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令,进入“自定义编辑“界面,然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡,并移动光标条到类别栏中的“字体项“,在“字体项“ 有字体,此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上,直到将需要的字体都设置到工具栏中。

    Word应用小技巧 

      1、删除空行

      对于文章中的空行,手工删除是一件很麻烦的事情,其实想一下空行的特点,也就是多个“段落标记”连在一起,那么我们用Word的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,按下“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示为“^pp”,在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”,即“^p”,然后按下“全部替换”按键,可删除单行的空行,对于多行空行,可进行重复替换,直到删除全部的空行为止。

      2、按姓氏笔画排序

      在Word的表格功能中,为了适应中文习惯,新增了按“姓氏笔画”排序功能。具体使用方法是:选择需要排序的列,左击“表格/排序”选单项,再选择“类型”组合框中的“笔画”项,并选择“递增”或“递减”,点击“确定”即可。你会看到,此时的表格已按“姓氏笔画”(而不是“姓名笔画”)的递增(或递减)排列好了。

      3、显示过宽文档

      在打开文档时,有时会发现因为文档过宽,屏幕上显示不全,这可怎么办,总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧!这时我们可以重新调整行的宽度,使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图,可以单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“视图”选项,然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们单击“视图”菜单中的“显示比例”命令,然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到Web版式视图中,使文字自动换行。

      4、在Word2000中输入英语音标

      如何在一篇文章或一份英语试卷中输入英语音标?有一个非常简单办法可以解决这个问题。如果你的计算机中装有金山词霸的话,在把英语翻译成中文时,你会发现屏幕上显示出了用国际音标标注的英文单词的发音音标,这表明计算机在安装了金山词霸后,一定在其内部安装了含有英语音标的字库。这个字库文件就在Windows文件夹下的字体文件夹Fonts中,其文件名是ksphonet.ttf,字体名是kingsoft phonetic

      进入中文word2000,需要输入音标时,可在“插入”菜单下选择“符号”,在“符号”选项卡下“字体”下拉菜单中选择“kingsoft phonetic plain”,这是你会看到国际音标中的符号出现在屏幕上,选择你所需要的音标双击之即插入到文章中。

      如果你的计算机中没有安装金山词霸,那也没关系,你只要到装有金山词霸的机器上(或光盘中)把含有音标的字体文件ksphonet.ttf复制到你的计算机即可。方法是:在有金山词霸的计算机上找到文件夹windows/fonts/,将其中的名为ksphonet.ttf的字体文件有鼠标拖放复制到A盘中(注意此时用鼠标右键采用发送到A盘的方法进行复制是无效的),然后再在你的计算机上把它拖放复制到windows/fonts文件夹中就行了。

      5、在Word中标注汉语拼音

      在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音,最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入,然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。要解决这个问题也不难。按如下步骤操作即可:先选择需标注拼音的文字,然后运行“格式”下拉菜单中的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”命令,接着在各文字相对应的方框中输入拼音。最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。

      6、给跨页的表格自动添加表头

      如果你在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作:选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行),在“表格”选单上单击“标题行重复”。

      7、给Word文件减肥

      在Word中输入一点儿文字,很容易就达到几十KB,真不知微软是怎么回事,好像觉得我们的硬盘太大了似的:)。所以,很有必要给Word文件减减肥。

      具体方法:只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话,可以打开Word,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”选项,以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘,实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术,则在选中“嵌入TrueType字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框,否则Word会把所用的TrueType字体一同“打包”,使得文件增大。

      8、取消自作聪明的超级链接

      当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候,Word会自动为我们转换为超级链接,只要在文件的网址上按一下,就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。但是,有时候我们并不需要这样的功能,就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。

      如何取消这种功能呢? 在Word中选择“工具”→“自动更正”,先单击“键入时自动套用格式”选项卡,将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

      再单击“自动套用格式”选项卡,将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

      再单击“确定”,以后再输入网址,就不会转化为超链接了。

      9、实现Word个性模板

      用Word建立的文件默认页面是A4大小,即宽 210毫米 、高 297毫米 。但是有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置,同时,Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的,必须使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。其实,巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进,从而实现个性模板。

      ①进入WordXP的模板文件夹,在Windows 9xWindows Me下为C:/Windows/Application Data/Microsoft/Templates文件夹下,而在Windows 2000Windows NT上为C:/Documents and Settings/用户名/Application Data/Microsoft/Templates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹,你必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册),你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。双击它,系统就会自动调用WordXP打开它。

      ②单击“文件”→“页面设置”,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值,如图5所示。笔者经常使用它来写作,每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便,所以把宽度设置小了一些,为 15厘米 ,高度不变,仍为 24厘米 。

      ③单击“格式”→“段落”,在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签,点击“特殊格式”下拉框,选择“首行缩进”,并设置度量值为 0.7厘米 (相当于两个汉字字符),即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色)。

      ④单击“文件”→“保存”命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件。在此,笔者将它保存为normal1.dot文件。

      ⑤再次进入C:/Windows/Application Data/Microsoft/Templates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dotnormal1.dot。选中normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择“重命名”,将它重新命名为oldnormal.dot文件,按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

      ⑥上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。

      10、巧用“稿纸”格式

      在Word2000中,用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是,如何生成“小字本”格式的文档呢?问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的,因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手:

      ①左击“文件/新建”选单项,选择“稿纸向导”,生成20×20的稿纸文档;
      ②左击“视图/页眉和页脚”选单项;
      ③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮;
      ④右击“稿纸”,选择“组合/取消组合”命令;
      ⑤拖动方格列,排成31×20的“小字本”格式;
      ⑥左击“文件/页面设置”,选择“文档网格”卡;
      ⑦将每页行数设置为31后确定;
      ⑧关闭“页眉/页脚”即可。

      11、抢救Word文件有妙招

      你是否遇到过这样的事情:用Word工作了很长时间,写了许多文字,但是文件还没有来得及存盘,却突然遇到停电或死机,此时的你是否有欲哭无泪的感觉?唉,这就叫“天有不测风云”。不过,不要担心,我有办法。下面是具体的操作方法:
      ①首先按菜单“工具”,再按“选项”;
      ②接着找出Word自动记录文件的位置:按一下“文件位置”标签,点选“自动恢复文件”,再按一下“更改”按钮。
      ③利用快捷键的技巧,将文件位置给复制起来:拖曳选取“文件夹名称”,按下组合键Ctrl+C(复制),再点击一下“取消”按钮回到Word下。
      注意:如果你的Word不太稳定,常让你做无用功,干脆把这个文件夹另外指定一个名称,往后找起来会更方便。
      ④打开资源管理器,寻找这个文件夹的位置,按一下组合键Ctrl+V(粘贴)
      ⑤Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里,如果此处有一个以上的文件,你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。 在文件上连按两下鼠标左键,就能直接打开了。
    到这儿,你的文件就重新“活”了,还不快试试?

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