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  • 文本转表格:步骤1:选中要转换成表格的文本步骤2:单击“插入”选项卡→“表格”组中的“表格”下拉按钮,然后在列表中选择“文字转换成表格”步骤3:在打开的“将文字转换成表格”对话框中,在文字分隔位置选择...

    1.插入表格的方法

    1.插入选项卡→表格

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    2.文本转表格:

    步骤1:选中要转换成表格的文本

    步骤2:单击“插入”选项卡→“表格”组中的“表格”下拉按钮,然后在列表中选择“文字转换成表格”

    步骤3:在打开的“将文字转换成表格”对话框中,在文字分隔位置选择“制表符”(因为老师这个文字分隔符号是制表符,他会根据制表符的多少来决定这个表格的行数和列数。同学们要根据自己的分隔符号来选择。

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    2.表格的应用

    一.表格换页了,标题怎样才可以重复显示?

    表格内容到了下一页,我已经不知道每一个数据表达的哪一项内容,看一个就回到标题行看一下,真是太麻烦了,有没有解决这一问题的办法呢?原来真的有哦!下面一起来学习一下。

    操作步骤:

    首先选中需要重复的标题行(注意:可以选择多行作为重复的标题行!而不仅仅局限于一行),然后单击表格工具→布局选项卡→数据组中重复标题行,然后我们就可以看到选中的标题行在下一页的表格重复显示。

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    二.如何对齐表格竖线?

    插入表格后,结果上下单元格的竖线怎么也对不齐?这可急坏本宝宝。其实这样做就好了。

    按住Alt键不放,然后在拖动表格的边线,可以对表格的框线进行微调。

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    三.文档中如何设置文字自动适应表格?   

    向word表格输入文字时,如果文字过多,表格的列宽会自动增加以适应文字,可以进行相关的设置,使Word自动调整文字间距以适应表格的大小,以达到文字、表格和谐的目的。

    操作步骤:

    1.在Word中选中该表格,然后选择【表格工具】/【布局】菜单命令,打开【属性】对话框。

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    2. 单击【表格】选项卡,然后单击右下角的【选项】按钮,打开【表格选项】对话框,取消【自动重调尺寸以适应内容】复选框的选中状态,单击【确定】按钮返回【表格属性】对话框。

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    3. 单击【单元格】选项卡,单击【选项】按钮,打开【单元格选项】对话框,选中【适应文字】复选框。单击【确定】按钮。返回至【表格属性】对话框后再单击【确定】按钮关闭对话框即可。

    4. 注意:也可以只选中所需要适应表格的文字。

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    四.如何对Word中的表格进行拆分?

    在我们编辑word表格文档的过程中,如果想对表格一分为二,拆分成两个表格。那么这时候应该怎么做呢?这也是大家经常在操作word的过程中会碰到的问题。许多同学以为在word表格中无法实现,其实这很简单,我们只需要借助于word表格工具的【布局】选项卡,单击“合并”命令组的“拆分表格”命令

    首先,将鼠标定位在你要拆分的位置,然后单击其【布局】选项卡下面的“拆分表格”命令

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    五.Word 中的表格数据如何排序?

    以下是一份学生考试成绩统计表,我们可以看到,这组数据的总分是从低分到高分进行排列的。

    如果校方希望总分数的数据从高分到低分进行排列,应该怎么做呢?

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    操作步骤:

    1. 将光标放置于表格中,启动上方的【表格工具】选项卡;

    2. 单击【表格工具 - 布局】选项卡,单击【数据】组中的【排序】功能的下拉按钮;

    3. 在打开的【排序】对话框中:

    (1)单击【关键字】的下拉按钮,选择【总分】;

    (2)然后在右边选择【降序】;

    (3)单击下方的【确定】即可。

    我们会看到表格中数据从高分到低分进行排列。

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    六.为图片和表格自动编号

    当我们在编辑长文档时,会包含大量的图片和表格,在编辑与排版的时候,我们需要对其添加带有编号的说明性文字。我们可以借助于题注功能来实现快速图文和表格的自动编号。今天教导大家利用题注功能为图片和表格设置自动编号。我们以tfboys为例,在word文档中添加他们三个人的图片,然后点击第一张图片,右击,选择【插入题注】。

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    在弹出的“题注”对话框中,点击【新建标签】

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    然后在”新建标签”对话框中,输入“图”

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    在新打开的【题注】对话框中,在“题注”文本框中输入对图片的说明文字,如“Tfboys组合—王俊凯”

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    最终效果如图,表格添加题注的方法类似。

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    七.表格样式与数据处理

    1. 虽然 Word 主要的功能是对文字进行处理,但是不可避免,在实际应用中,经常会需要在文档中插入相关表格,并进行相关设置、处理,最终与文字部分共同成为一个有机整体。

    2. Word 的表格样式分为两种:内置表格样式、自定义表格样式。自定义表格的样式,可以在内置样式的基础上进行修改,也可以自己新建表格样式,根据个人需要设置即可。

    3. 表格的数据处理,主要是排序、公式等操作,能够进行一般的简单数据处理,但是,Word 对于复杂数据处理还是有很大的局限性,最好是在 Excel 中完成数据处理后,再行插入。

    在数据处理中,如需进行汇总,可以用公式计算出第一个结果,如下图总分为 253。 

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    然后进行复制,粘贴到每一个总分空格。

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    最后按 F9 进行更新,全部更新为各自的总数。

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    八.如何利用表格实现精确对齐?

    在Word文件中进行编辑时,有时出现某行总不能与其他行整齐对齐的情况,此时在标尺上进行拖动或按空格键总达不到要求,请问此时有没有办法对该行进行精确对齐?答案是有的,可以通过表格来达到目的。并可以运用到试卷、问卷、条目式文档的处理,极其方便。

    1、绘制一5行5列的表格(确定列数的时候,要注意把题号算进去)。

    f9c4a1f727a81e89a10cdde18aea6c04.png2、空出第一列的,后四列依次输入答案编号“A、B、C、D”和相对应的答案选项。

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    3、选择第一行,根据需要适当缩进一定距离,再选中有“A、B、C、D”选项的四列,单击鼠标右键,选择“平均分布各列”选项。

    4、选中整个表格,单击【表格工具】中的【布局】选项卡,再选择【数据】命令组中的【转换为文本】,在弹出的对话框中选择“段落标记”即可。

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    5、选中所有文本,选择【开始】选项卡,单击【段落】命令组中的【编号】,即可做到自动编号,方便且自动更新,选项对齐精确完美。最终效果:

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  • 点击上方蓝字关注我们,更多惊喜等着你讲解视频1:页面布局、“插入”选项卡讲解视频2:表格部分考点梳理一、“设计”选项卡Word2016中,将传统的“页面布局选项卡分为了“设计”和“布局”两个选项卡。...
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    讲解视频1:页面布局、“插入”选项卡

    讲解视频2:表格部分考点梳理

    一、“设计”选项卡

    在Word2016中,将传统的“页面布局”选项卡分为了“设计”和“布局”两个选项卡。“设计”选项卡中功能有主题、水印、页面颜色、页面边框

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    1.主题:这是PowerPoint中常见的一个考点(一般描述为全部幻灯片使用什么模板,在PPT中只要考到模板就是对应了“设计”选项卡下的“主题”功能),其功能区还包括主题的颜色、字体、段落间距等等。

    2.水印:

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    点击“水印”功能下的“自定义水印”打开水印对话框,可设置图片水印和文字水印(包括字体、文字水印的内容、字大小、颜色等等),自己尝试一遍即可完全掌握。

    3.页面颜色:对应的是word文档每一个页面的背景颜色或图片的设置,这也是PowerPoint中常见的一个考点(幻灯片的背景格式)。

    (1)  颜色我们常见的有标准色、主题颜色、RGB模式

    (2)  这里新这增加了一个“填充效果”的选项,点击可打开一个对话框,设置“渐变、纹理、图案和图片”填充,自己尝试一遍即可完全掌握。

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    4、页面边框:正确区分是加给页面、段落还是文字的。

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    (1)  边框   

    • 页面边框:给整个页面加边框。

    • 边框:给选中文字或者段落加边框。

    • 边框的样式

    • 线条的样式、颜色、宽度、艺术型。

    • 选项…:边框的上下左右边距

    (2)  底纹

    • 填充:颜色

    • 图案:样式、颜色(易错地方)

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    二、“布局”选项卡

    “设计”选项卡中功能有文字方向、页边距、纸张方向、纸张大小、分栏和稿纸设置

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    1.文字方向:水平、垂直、旋转90°或270°等,也可打开对话框。

    2.页边距:上、下、左、右装订线等。

    3.纸张方向:纵向、横向。(在功能区和对话框中均可以设置)

    4.纸张大小:内置大小和自定义。(在功能区和对话框中均可以设置)

    5.分栏:分栏的栏数、栏宽和间距、分隔线(已在段落中讲过,不再进行叙述)。

    6.页面垂直对齐方式:页面设置的对话框中“布局”功能中找到

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    7.文档网格:设置每页行数,每行字数。(页面设置的对话框中“文档网格”功能中找到。)

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    8.稿纸设置:打开稿纸设置对话框,可进行下图的设置。

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    9.页面页脚的首页不同和奇偶页不同的设置:页面设置的对话框中“布局”功能中找到。

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    三、“插入”选项卡1.插入封面(包括“奥斯丁”等各种封面样式,段落部分已作讲解。)

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    2. 插入空白页,点击后,原光标位置前后插入一张空白的页面。

    3. 插入分页,点击后,原光标位置后被分到下一张纸张页面上。(区别与段前分页)4. 插入图片,学会选择正确的路径。

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    插入图片后,选中改图片,软件界面上端出现“图片工具”的选项卡。(其实插入一个对象后,只要选择改对象,都会出现一个与之相应的工具选项卡,如:绘图工具、表格工具、文本框工具等等。)

    在我们学习和工作中最常使用到的就是图片的样式、环绕文字的方式、组合、对齐、旋转、上移或者下移一层、大小和位置的放置。

    5.插入形状:插入形状已经成为了我们日常办公中比较常使用的功能,而且利用不用的形状可以拼出各种各样的图案。(如调整形状、填充及组合方式。)

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    6.插入文本框

    文字可以输在文本框中,然后再放置到想要的位置,非常方便。(文本框也有相应的选项卡工具)

    7.插入艺术字艺术字除了其它对象有的设置,还有艺术字的样式。(常再PPT部分做为考点)

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    8.插入SmartArt图形

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    9.首字下沉(段落部分已讲解)

    注意点:打开对话框设置下沉的位置、字体、下沉行数。

    10.超链接(PPT部分进行讲解)

    11.页眉、页脚、页码

    (1)  插入的位置(底端、顶端等);

    (2)  页眉文字的设置(包括文字位置、颜色、字码等);

    (3)  页码的格式、起始页码等;

    (4)  首页不同和奇偶页不同的设置。

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    三、“插入”选项卡

    1.格部分一般由“文本转换成表格”开始。

    当鼠标选中表格后,或者选中任意一个单元格时,标题栏出现“表格工具”的选项(分布局和设计),大部分表格的题目都可以通过“表格工具”完成。

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    选中右击选中“表格属性”或其他功能,可以更为便捷的完成题目(如最常见的打开“表格属性对话框可以设置行高和列宽”)

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    2.表格对齐方式

    (1)设置表格居中(表格整体处于页面得居中位置)

    设置表格居中是最常见的和最常考的知识点,由于很简单,所以常见到学生忘记做这一个步骤。选中表格,快捷键CTRL+E或者功能区直接点击“居中”按钮。

    (2)单元格中内容的对齐方式(“表格工具布局”选项卡下“对齐方式”)

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    3、设置表格的行高列宽

    (1)选中右击选中“表格属性” 设置行高和列宽”。

    (2) 特殊情况:按照内容调整。

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    4.单元格设置

      插入、删除、合并、拆分单元格、单元格边距。

    5.表格样式(表格工具设计中修改表格样式,还可以自定义表格样式。)

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    6.边框与底纹

    • 在“表格工具”下 “设计”选项卡中找到“边框”和“底纹”的功能键,进行设置。

    • 选中表格或者相应单元格,右击选择“边框与底纹”打开对话框,进行相应的设置。

    常见难点:

    ①表格斜框线;

    ②表格中行与行之间是内部横框线,列与列之间是内部竖框线,而不是内部框线;

    ③底纹样式,打开“设计”选项卡下的“边框与底纹”的对话框才能设置;

    ④RGB颜色模式;

    7.表格的计算与排序

    (1)计算部分(任务:计算总分列内容)

    • 在“表格工具”下 “布局”选项卡中找到“公式”功能键,打开公式对话框,进行设置。

    重难点:讲解公式的构成(讲解配合PPT+板书)

    例:=sum(left)   观察公式的组成

      ① ② ③

    ①公式计算都是由=(等于号)开始;

    ②相应的函数,判断用哪个函数来计算;

      五个基本函数

    求和

    Sum

    平均值

    Average

    最大值

    Max

    最小值

    Min

    计数

    Count

    常见题型:用英文单词left代表左边的单元格,above代表上面的单元格;

    生僻考点:列用A、B、C…来表示,行用1、2、3…来表示(例如第二列第二行的单元格记作B2)。

    突破难点:

    • 牢记公式的组成,遇到题目按照要求套公式;

    • 熟记函数、left和above几个单词;

    • 现阶段记不住函数的同学可以在粘贴函数中找到相应的函数完成;

    • 记不住left的同学,可以选中在第一行最后一列的单元格打开公式对话框即可找到单词left;

    • 记不住above的同学,可以在最后一行任意选中一个单元格即可找到单词above。

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    (2)排序部分(任务:按照总分列数值的大小,降序排列)

    • 在“表格工具”下 “布局”选项卡中找到“排序”功能键,打开排序对话框,进行设置(包括设置关键字、类型和选择次序)。

    (3)重复标题行(用于跨了两张及以上纸的表格)

    END

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  • 前言 Word2007的“表格工具”功能区提供了大多数创建表格所需的工具。不论是看起来漂亮还是用起来方便的表格。自然地,Word2007并不能完成所有的工作。它来自你的创意,由你决定。然而,当创意陷入僵局,有时功能区...

    前言 Word2007的“表格工具”功能区提供了大多数创建表格所需的工具。不论是看起来漂亮还是用起来方便的表格。自然地,Word2007并不能完成所有的工作。它来自你的创意,由你决定。然而,当创意陷入僵局,有时功能区会提供与灵感接触的机会,或者提供适当的建议和提示以加快创意的实现。

    Word2007的“功能区”工具被分为“设计”和“布局”两个子功能区。在许多时候,虽然“设计”出现在功能区前面,但逻辑上先有“布局”。“布局”决定了描述的内容是否合理,对读者有无意义,是否最终有助于得到想要的结果。毕竟,“设计”只是蛋糕上的点缀。

    到目前为止,我们已经见过一些用来帮助生成正确表格结构的基本工具。

    正文:修改表格布局

    一旦有了基本的表格,接下来做什么?我们都知道情况、想法和数据会发生变化。让我们看看如何应对变化。

    注意:本文所提及的“布局”功能区实际上指的是“表格工具”的“布局”子功能区。提前说明可以节省笔墨,这好过每次需要的时候都说明。注意布局工具不提供实时预览功能。“实时预览”要等到讨论“设计”功能区的时候。

    1.删除表格或部分表格

    有时需要删除行或列来修整表格。有时不得不删除整个表格。有时这个简单的操作比想像中更令人生畏和复杂。如果选中一个表格然后敲下“删除”键,表格里的数据被删除了,但表格本身的外壳仍在那。有时删除一个单元格、行或列时,也会发生同样的事情。

    提示:当“删除”键没有满足需要,试试换成Backspace键。

    与其说上多次,不如指讲一次。如果要删除单元格、行、列或表格中的内容,选中要删除的按“删除”键。接下来,我们将考虑表格的结构而不是内容。

    2.删除表格

    正如刚才看到的,不能指选中一个表格并敲下“删除”键。虽然那样可能很合理也很容易。换成选中表格后按Backspace键,表格不见了,为什么?谁知道,反正有效。

    另一方面,单击表格中的任一处(不需要选中整个表格),并在“布局”功能区中选择“删除”-“删除表格”,如图1所示,这也能让表格消失。如果一定想知道如何用“删除”键实现,在表格的上面或下面插入一个段落(但要在表格外)并在选择时包含段落。现在,按下“删除”键,表格消失了。

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    图1 用“布局”子功能区的“删除”工具删除当前选中的单元格、列、行或表格

    也可以通过剪切到剪贴板来删除表格。选中表格并单击“剪切”工具,或是按下Ctrl+X(或是Shift+Delete)。当然,这会弄乱剪贴板。

    3.删除行、列和单元格

    要删除当前的行或列,利用同样的选项:选中不想要的行或列接着按BackSpace键,或是从“布局”功能区的“删除”工具中选择“删除”-“删除列”,“删除”-“删除行”,或是“删除”-“删除单元格”。

    删除单元格时,Word2007需要了解多一些信息,如图2所示。进行选择接着单击“确定”按钮,现在终于明白了以前看到的那些不整齐的表格是如何失去角落上的单元格的。

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    图2 删除一个单独的单元格时,Word2007会提示怎样处理剩余的行或列

    4.插入行、列和单元格

    要在表格中插入一行或一列,单击与插入位置邻近的行或列,然后单击“在上方插入”、“在下方插入”、“在左侧插入”或“在右侧插入”工具,具体取决于新的行或里将出现的位置,如果不成功,通常可以拖动新的行或列到所需的位置。

    提示:要在现有表格的最后增加新行,将插入点置于右下方单元格并按Tab键,要增加新行,按F4键(重复)。或者,按住Tab键直到它重复运行,然后一直按住直到表格增加了所需的行数。要在表格内部增加新行,在新行将出现位置的上面,单击表格外的右侧,接着按Enter键。

    要插入多行或多列,涉及几个选项。选择要插入的行或列的数目,然后单击适当的“插入”工具。Word2007将按选定的行数或列数插入。另一方面,要插入单独的行或列,在每个要增加的行或列上按下F4(重复)键。

    要插入单元格,选择与新单元格附近的一个或多个单元格,单击“布局”子功能区中“行和列”组右下方的“插入单元格”启动器。看到与图2所示类似的对话框。选择所需的操作单击“确定”按钮。

    5.控制表格断行

    有时并不特别在意表格在跨页时如何操作,但有时也会。有这样想法时,选中有疑问的一行或多行并单击“布局”子功能区中的“属性”(或是右键单击从上下文菜单中选择“表格属性”)。在行选项卡的“选项”下,默认选中了“允许跨页断行”。清除该选项如果确实不想让选中的行断行。

    要强制表格在指定的位置断行,移动插入点到表格断行所在的那一行,然后按下Ctrl+Enter。注意这并不仅仅强制表格在该处断行;它实际上将表格拆成了两个表格。如果启动了“在各页顶端以标题行形式重复出现”设置,它将不会按“新”的表格继承。如果需要,要复制标题行到新的表格并恢复设置。

    6.合并

    有时需要合并列、行或单元格。合并单元格比较容易。选中要合并的单元格并单击“布局”子功能区中的“合并单元格”工具。

    提示:还想更容易?那就用“表格擦除器”,在“表格工具”-“设计”子功能区中,单击“擦除”工具,然后单击单元格之间的表格线。再次单击“擦除”工具或按Esc键可以关掉它。

    Word2007并不能真的合并多行或多列。例如,假设表格有三列并且要合并相邻两行中的每个单元格。需要完成的是含有三个新组合单元格的新行。然而,如果选择了两行并单击“合并单元格”工具,Word2007认为是要合并选区内的所有单元格,最后得到的是一个大的单元格。图3中进行了演示。对此没有其他方法。如果想要折中的结果,必须分别合并每组单元格(换句话说,先合并A和F,再合并B和G)。要实现列的合并同时又保留行,要先合并A和B,接着是F和G。来源:考试大-计算机一级考试

    7.拆分单元格、行和列

    起初,一个单元格、行或列看上去还不错,但后来为了表达的合理性你决定把原来只有一个单元格的地方变成两个或更多。任何离婚,不管是否和平分手,一方都不得不分掉共有的财产。就像一些名声不好的律师一样,Word2007似乎总是想让所有财产归一方,另一方什么页得不到.

    如果拆分表格时用的是默认情况下Word2007的离婚律师,你将不得不在拆分后重新手动分配财产。

    一个更好地管理和控制拆分的方案是用“绘制表格”工具。在“表格工具”-“设计”子功能区,单击“绘制表格”工具使其处于启用状态。在要拆分的项中用这个工具绘制一条线。该新线上面的项朝北,下面的项朝南。

    水平方向的拆分通常更难控制。难在要确保这些项是水平显示的并且被至少两个空格或一个制表符(在表格中按Ctrl+Tab插入一个制表符)分隔。这仍有点单调,但比用对话框更直接一点,并且会有更多的控制和更高的精度。

    幸运的是只要应付4个单元格,而不是400个。如果有400个,那就是录制宏的时候了。

    8.单元格大小

    用表格展示表单时,单元格的度量有时必须准确,特别是要将Word2007文档与预打印表单进行排列时。要准确控制单元格的高度和宽度,单击“布局”子功能区“单元格大小”组中相应的对话框,如图3所示。注意在已有的行中任何单元格的高度都不会改变。

    图3 用“单元格大小”组确定行和列的准确高度和宽度

    如果希望所有的行具有同样的高度,单击“分布行”按钮。如果行的高度不同——有时转换Excel电子表格的一部分到Word2007表格时会出现——这个命令会选择最合适的高度以使各行高度相同,如果没有选择行就会应用于表格中的所有行。

    同样的,单击“分布列”可设置选中的列或所有列宽度相同。如果不同行中的列宽不同,这个命令不会平均整个表格。它只在所有行具有相同宽度时才起作用。如果有不同(例如,如果第2行是4而其他所有行是3.5,引起表格左边界或右边界参差不齐),就不会平均分布。要修正就需拖动较长或较短行的右边框,使它们向左或向右对齐。

    9.单元格对齐

    “单元格对齐”提供了9个选项,如图4所示。要设置或修改单元格对齐方式,单击或选中要修改的单元格,然后单击所需的工具。正如在其他地方提到的,许多用户对单元格对齐方式和表格对齐方式感到困惑。当选中整个表格时,这个工具至多影响每个单元格的单独的对齐方式,对表格的对齐方式不起作用。

    图4 Word2007提供了9个选项用于单元格对齐

    替代的方法是:选中整个表格并使用“开始”功能区中的“段落对齐”工具,或是使用“表格属性”对话框中的“对齐方式”设置。

    10.文字方向

    要控制Word2007表格单元格中的文字方向,单击“布局”子功能区中的“文字方向”工具。这个选项通常可以使表格纵向显示文字,否则可能要用多个分散的横向文字实现。

    11.单元格边距和间距

    Word2007为单元格边距提供了几种不同的控制方法。单元格边距是单元格内容与划分单元格的虚构的线条之间的距离。适当的边距能避免单元格间过于拥挤。有时增加间隔有助于生成合适的外观。用表格来格式化预打印表单中的数据时,它也能防止打印数据跨过边界。要查看单元格边距和间距,单击“布局功能区”的“单元格边距”工具。

    不用理会对话框中的文字,它并不会为表格设置“默认”的单元格边距或间距。它只对当前所选的表格有效。

    单元格间距可用于创作出很酷的效果,看上去每个单元格都明显包含了一个方框。

    12.跨过多页的表格

    当一个表格跨过多页,Word2007能自动重复一个或多个标题行,使表格更易管理。如果要求更高,选择表格的标题行(你可以有多个标题行),单击“布局”子功能区的“重复标题行”工具,选中的标题行可在有需要的地方重复。可以为每个单独的表格打开或关闭此设置。因为标题行的数目各异,所以该设置不能作为所有表格的默认设置,也不能纳入样式定义。

    对于只显示或打印到一个页面的表格,这项设置没有明显的效果。它同时对“Web版式视图”下的页面不起作用,因为Web页面在内容上是无缝且不分页的。

    13.表格排序

    Word2007提供快速灵活的方法为表格中的数据排序。要对表格进行排序,单击表格中的任一处并单击“布局”子功能区的“排序”工具。如图6所示,Word2007显示“排序”对话框。如果表格在每一列的顶端都有标题,启用“标题行”设置起到两个作用。首先,它提供“主要关键词”和“次要关键词”下拉列表的候选标签。其次,它把标题行排除在排序数据之外。与之前的功能不同,这项设置只允许有一行标题行。

    要排序,先设置第一组“主要关键字”。设置“类型”为“笔划”、“拼音”、“数字”或“日期”会影响数据排序方式。在本例中以“体重”为例,按数字排序才能以正确的排序顺序。选择所需的顺序,“递增”或“递减”。如果有其他排序字段,用“次关键字”加入其他最多两个字段。单击“选项”进行另外的设置,包括如何分隔字段(针对非表格排序)和是否区分大小写排序,还可以设置排序语言。单击“确定”按钮关闭“排序选项”对话框,然后单击“确定”按钮进行排序。来源:考试大-计算机一级考试

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  • Word文档使用方法与教程:使用正确的部分和章节标题我们在前面的章节中介绍了预设样式,但是这些样式可...创建新的空白Word文档时,请单击“主页”选项卡以查看预设样式的列表。(字体格式的样式类别)在上图中,选择...


    Word文档使用方法与教程:

    使用正确的部分和章节标题

    我们在前面的章节中介绍了预设样式,但是这些样式可用于快速创建章节,子标题和标题页。在“主页”功能区选项卡中找到样式,可以在其中找到许多文本格式设置选项。当您需要一种格式化文本和内容的方法时,首先要查找要查找的内容的地方是“主页”功能区选项卡。

    创建新的空白Word文档时,请单击“主页”选项卡以查看预设样式的列表。

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    (字体格式的样式类别)

    在上图中,选择了“普通”样式。这是默认样式,向Word指示您要输入选择为空白模板默认样式的字体和样式。请注意,有三种样式分别命名为“标题1”,“标题2”和“标题”。对于较长的技术文档,这三种样式最重要。这些样式用于创建目录(在下一节中介绍)。

    “标题”文本指示目录生成器的新章节。创建新章节或主要部分时,请使用此样式。大多数文档使用分页符来分隔章节或主要部分。我们还将在后面的部分中介绍分页符。

    “标题1”文本格式向目录生成器指示应该在清单中显示一个新的字节。子标题显示为新章节下的子部分。更进一步,“标题2”选项将文本设置为子节的子节。这使您可以在冗长的技术文档中创建细化的部分,这些内容可以在目录中注明。对于长文档,您应该始终有一个目录,以使读者更容易找到他们想要的内容。

    您会注意到,“样式”类别具有更多可用的选项和预设样式。您还可以自定义文档的样式,这在前面的章节中已经介绍过。

    创建目录

    我们没有在“参考”功能区选项卡中涵盖任何Word功能。此选项卡包含创建引文,查找研究链接,脚注和目录的几个功能。目录功能是冗长的技术文档中使用最多的功能。单击“参考”功能区选项卡,然后在“目录”部分的选项卡右侧找到“目录”按钮。

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    (目录按钮)

    单击该按钮将打开一个带有选项列表的下拉列表。

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    (目录下拉选项)

    请注意,每个选项都有其自己的样式,但是“手动表”选项使您可以创建手动表。通常不需要这样做,因为自动创建目录可以选择在更改页码和标题时自动更新它们。例如,假设您创建了一个目录,但是稍后在前一章中添加了一些内容。这可以将所有后续章节的页码向下移动。使用手册表,您需要返回目录并更改每个章节的页码。如果您对技术文档进行几处更改,这可能会很乏味。您可以使用自动表格跳过此繁琐的步骤。

    单击“自动表1”,然后注意上一节中说明的包含预设样式的每个页面都有其自己的列表及其后继页码。这是在长文档中创建目录的最简单,最快和最方便的更新方式。

    如果要创建一个表,以后再对文档进行更改,则可以通过单击目录,然后单击“更新表”选项来完成。这将更新对章节标题,标题和页码的任何更改。除非您决定自定义表格中的任何文本,否则无需添加任何手动文本。

    添加分页符

    创建冗长的技术文档时,需要分页符将各章分开。您可以只创建没有章节的章节,但是分页符使您的读者更容易理解文档的不同部分。它们还为目录生成器提供了一种基于章节文本使用的样式来分隔页码的方法。专业文档使用分页符,因此对于较长的文档,最好知道如何使用它们。

    分页符控件位于“插入”功能区选项卡中。单击选项卡,您将在选项卡左侧的“页面”部分中找到控件。

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    (“插入”功能区选项卡中的页面控件)

    分页符使您可以控制何时创建新页面,而不管光标的位置和在页面上输入的文本量如何。通常,只有在您创建更多文本或添加跨越页面高度的图像时,才会创建一个新页面。当您的内容超出基于打印边距的页面高度时,将创建一个新页面,并将任何新内容推送到该新页面。使用分页符,您可以控制何时创建新的分页符。

    单击要停止文本并创建新页面的页面位置的“页面”部分中的按钮。分页符之前的所有内容仍将保留在前一页上,并创建一个新页面。分页后创建的内容将显示在下一页上。

    自定义边框和背景色

    Microsoft Word页面的标准背景是白色,并且页面没有可见的边框,但是可以更改这些默认设置。在“设计”功能区选项卡中,有两个控件可以处理这些首选项:页面颜色和页面边框。

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    (页面背景控件)

    我们在“桌面发布”一章中介绍了“水印”选项。此设计选项在文档上创建文本以保护您的版权。“页面颜色”和“页面边框”选项创建围绕您的内容的自定义颜色和边框。这可以用于桌面发布内容,但也可以用于定制技术文档的背景。例如,某些白皮书具有自定义的背景和边框,以使其更具吸引力并使它们与网站品牌颜色匹配。

    单击“页面颜色”按钮,将出现一个下拉菜单,其中列出了可供选择的颜色。

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    (页面颜色选项)

    您可以从列出的任何预设颜色中进行选择,但是如果您不喜欢列出的颜色,也可以自定义颜色。单击“更多颜色”选项,然后将打开一个较大的调色板。您可以使用选择器选择一种自定义颜色,也可以输入页面背景所需颜色的十六进制值。

    对于页面边框,请单击“页面边框”按钮,然后会打开一个配置窗口。

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    (页面边框配置窗口)

    这些选项类似于您在Word和Excel表格中看到的边框。您会注意到边框样式,颜色,宽度和插图与所有Microsoft Office软件的边框相似。Word还提供了此窗口左侧显示的预设设置。“阴影”选项可让您设置渐变的不透明度首选项和颜色。创建页面边框时,除非更改下拉菜单中的“应用于”设置,否则线条将显示在整个页面周围。使用页面边框,您可以创建一种样式,使页面与众不同。

    冗长的技术文档需要花时间来进行样式化,但是结果提供了一个已发布的文档,该文档与标准已发布的内容脱颖而出。这些样式和设置对于要发布的内容(例如小册子和白皮书)很有用。

    行号

    默认情况下,Microsoft Word为文档中的每一行编号,表格,脚注,尾注,文本框,框架以及页眉和页脚中的行除外。但是,它不显示这些型号。您必须指定是否要让Word显示行号以及要显示的行号。这在创建参考点的技术论文中特别有用。您可以在文档的全部或部分中显示行号,也可以以一定的间隔(例如每十行)显示行号。

    要显示行号,请转到“布局”选项卡。单击页面设置组中的行号,如下所示。行号在“中断”下方。

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    如果单击“行号”按钮,您将看到以下下拉菜单:

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    如您所见,默认情况下未选择任何选项。您还可以选择:

    连续显示文档中的每个行号。Microsoft Word将在整个文档中将第一行标记为“ 1”,第二行标记为“ 2”,依此类推。

    在每个页面上重新启动意味着每个页面的第一行将被编号为“ 1”。

    重新启动每个部分意味着行号将从每个部分重新开始。您必须使用Microsoft Word标头才能执行此操作。

    禁止显示当前段落意味着您可以选择一个段落,然后选择此选项以使该段落的行没有编号。

    如果您需要更精确的规格(例如,按特定间隔进行行编号),请单击“行编号选项”。

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    单击“确定”按钮上方显示的“行号”按钮。

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    您可以使用此窗口设置时间间隔。选中添加行编号框,然后指定要在其中开始编号行的页面。设置其余选项,然后单击“确定”。

    参考和引用

    如果您曾经写过学期论文,那么您会知道撰写书目和引文来源有多重要(而且很耗时)。但猜猜怎么了?Microsoft Word可帮助您快速轻松地完成所有这些操作。

    在Microsoft Word中创建书目或引用源时,您需要做的第一件事就是选择您要设置其格式的样式。为此:

    单击功能区中的“引用”选项卡。

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    单击“引文和书目”组下的“样式”下拉菜单,然后选择要应用的样式。

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    添加书目

    要将书目添加到文档中,请转到功能区中的“参考”选项卡。在“引文和书目”组中,选择“书目”。您可以从列出的书目布局中选择一种。

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    创建索引

    索引只是您在文档中使用的术语列表以及这些术语出现的页码。这有点像词汇表,只是没有定义。您可以标记单词,短语,符号等,以使其包含在索引中。您在文档中标记它们,然后创建索引。让我们学习如何做。

    要将索引插入Microsoft Word文档,必须首先标记将要建立索引的条目。

    标记条目

    首先选择要索引的单词或短语。转到“引用”选项卡,然后在“索引”组中单击“标记条目”。

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    然后,您将看到以下窗口:

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    您选择的文本是将出现在索引中的文本。如果您希望其他内容出现在索引中,请在“主要条目”框中键入该内容。例如:如果您在文档中选择了“牛”一词,它将在上方的“主条目”框中显示为“牛”。如果要让“牛”显示为“牛”,请在“主条目”框中键入“牛”。您也可以输入一个子条目。这可能是“长角牛”。

    您还可以创建对另一个索引条目的交叉引用。如果要执行此操作,请在选项组中选择“交叉引用”。也许您想将牛与奶牛场交叉引用。

    现在,您可以指定索引页码的显示方式。您可以使用上方窗口底部的复选框将它们设置为粗体或斜体。

    如果要格式化索引的文本,请右键单击“主条目”或“子条目”框中的文本。然后,您将看到以下下拉菜单:

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    选择字体,然后单击它。然后,您将看到以下窗口:

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    现在,您可以更改字体类型,样式,大小等。完成后,单击“确定”。完成标记条目后,单击标记。如果要标记所有条目,请单击“全部标记”。

    在多页上标记文本

    如果要标记较长的文本(例如,几页长),请按以下步骤操作。

    首先,将文本添加为书签。您可以通过选择文本,然后单击功能区上的“插入”选项卡来为文本添加书签。在“链接”组中,选择“书签”。我们将在一分钟内更深入地介绍这一点。

    现在,输入书签的名称,然后单击添加。

    现在,将光标放置在书签文本之后,然后转到“引用”选项卡并单击“标记输入”。命名。选择页面范围时,可以从“书签”下拉列表中选择书签。

    格式化标记

    格式标记是显示段落结尾,单词之间的空格,缩进等的标记。如果要查看文档中的格式标记,请转到“主页”选项卡,然后单击“显示/隐藏”,如下所示。默认情况下,格式标记是隐藏的。

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    当显示格式标记时,您的文档现在如下所示:

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    在文档中插入特殊字符

    特殊字符是指标点符号,符号或键盘上通常不可用的其他项目,例如版权符号,商标符号等。

    要插入特殊字符或符号:

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    0f73d060ddfa2d03dabde7d6a6fe6888.png
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    添加脚注

    如果需要在文档中添加脚注,可以通过在功能区中的“引用”选项卡上进行。转到“脚注”组。从那里,您可以插入脚注,查看和编辑脚注,还可以添加尾注。

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    添加书签

    您可以在Word中使用书签,就像在书签中标记书签一样,可以从上次停下来的地方继续阅读。通过选择文本,然后单击功能区上的“插入”选项卡,可以为文本添加书签。在“链接”组中,选择“书签”。

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    现在,输入书签的名称,然后单击添加。

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    插入超链接

    超链接是指向网站或Internet上的位置的链接–如果阅读文档的人可以访问您的计算机文件,甚至是您的计算机。要将超链接插入文档,请转到“插入”选项卡,然后进入“链接”组。单击超链接按钮。

    您将看到以下窗口:

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    在要显示的文本字段中,输入要在文档中显示的文本。这是人们可以单击以将其带到网页的文本。它不必是URL。您可以根据需要输入单词“ cow”。

    现在,让Word知道要链接的内容。

    转到左侧的列,然后选择文件或网页,文档中的位置,新文档或电子邮件链接的电子邮件地址。

    然后在计算机上,最近访问过的网页等上让Word知道要查找的位置。

    您也可以在底部字段中输入地址。

    完成后,单击“确定”。

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