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  • 2019年9月份计算机二级office考试,许多考生反应考试了word邮件合并功能,其实这个知识点在实际的生活工作运用的非常多,诸如会计、教师、文职类岗位工作,今天IT考试网就结合实际案例详解下word邮件合并功能word...

    2019年9月份计算机二级office考试,许多考生反应考试了word邮件合并功能,其实这个知识点在实际的生活工作运用的非常多,诸如会计、教师、文职类岗位工作,今天IT考试网就结合实际案例详解下word邮件合并功能。

    word邮件合并功能因为带有“邮件”字样,所以被很多误认为只是邮件操作,而实际上抛去发邮件,其余操作还真和邮件没多大关联。它可以将Excel的表格数据,通过批量的方式变成一份份word文档。它更像是一个转换工具。

    本文通过几个实例,由浅入深介绍邮件合并的使用方法,既让您掌握实用技术,也能让您学到变通方法。

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    实例一:利用邮件合并功能批量制作出奖状证书

    准备工作

    1、Word中用邮件合并功能,那肯定是少不了Excel数据源表格的。

    2、证书模板,在上一篇章中我已经教大家制作了,还提供了资源下载。详情可参阅《实战案例,教你用Word制作一份精美荣誉证书、奖状》。

    开始制作

    1、进入【邮件】,选择【开始邮件合并】,这里我们选择【信函】可别点错了哦!然后在【选择收件人】选择【使用现有列表】,插入你的Excel表格数据源。最后在“姓名”处及“部门”处插入对应域。

    2、全部搞定后,点击【完成】中的【完成并合并】,选择【编辑单个文档】-【全部】。此时,就会将所以姓名以及所在部门全部各生成出一份证书。

    怎么样,是不是非常简单呢!然后你可以用稍微硬一点的纸,打印出来,再裁剪一下,就可以直接颁发啦!

    实例二:利用邮件合并功能制作成绩单

    准备资料

    首先,准备好Excel的数据源,然后就是Word模板一个,这个就不用提了哈,邮件合并是离不开这两样东西的!

    操作步骤

    步骤一、首先【邮件】-【开始邮件合并】-【邮件合并分步向导】在右侧会弹出一个【邮件合并】窗格,然后选择【信函】-【下一步】-【下一步】-【下一步】,然后选择Excel表格存放位置,确定。

    步骤二、再【下一步】后,我们在【撰写信函】处时可以【插入合并域】,一个一个对应的插入域,也可以点击【其他项目】一个一个插入。

    3分钟完成数万数据 | 邮件合并制作成绩单

    步骤三、继续【下一步】-【下一步】,在最后【完成合并】处,点击【编辑单个信函】-【全部】即可生成所有的成绩单。

    准备工作

    要批量生成出大量学生的准考证,我们需要准备哪些资料呢?

    1、考生的照片,最好将他们都放到一个文件夹下面。

    2、表格数据源文件。我们可以看到数据源中的【照片】我们输入的是照片所在位置的路径,默认情况下路径应该是【E:\Word联盟\神奇女侠.jpg】,不过这里我们需要改成双斜杠,也就是【E:\\Word联盟\\神奇女侠.jpg】。

    3、准考证的空白模板文档。

    实例三:利用邮件合并功能批量生成准考证

    操作步骤

    步骤一、点击选择【邮件】-【开始邮件合并】-【信函】;然后在点击【选择收件人】-【使用现有列表】-选择我们“数据源”表格所在位置,确定。最后依次【插入合并域】。

    步骤二、点击需要插入照片的单元格,进入【插入】-【文本】-【文本部件】-【域】选择【IncludePicture】,在【文件名或URL:】输入“照片”。使用快捷键【ALT + F9】,选择域代码中的“照片”二字,将其替换为【插入合并域】中的【照片】域。最后再次使用【ALT + F9】切换回来。

    步骤三、点击【邮件】-【完成】-【完成并合并】-【编辑单个文档】-【全部】-【确定】。此时,我们会发现已经生成出了邮件合并的文档,所有信息都正确,就是照片或图片无法显示出来,此时,我们可以使用快捷键【Ctrl + A】进行全选,然后按下【F9】更新域即可显示所有图片。

    实例四:利用邮件合并功能批量制作工资条

    准备资料

    以Excel制作而成的工资表,上面详细记录了在职人员的工资情况。以下图为例~

    开始制作工资条

    步骤一、打开Word空白文档,然后插入工资条和日期等有关信息内容文字,然后居中,稍微调整一下。

    步骤二、插入一个10列2行的表格,当然这个表格列行的数量是根据你工资表中内容而定的,然后将工资表中的姓名、基本工资等标题依次复制过来。

    步骤三、开始邮件合并向导,到第三步的时候要选取数据源,找到我们的Excel表格制作而成的工资表所在位置,打开。

    步骤四、到第四步的时候,我们选择【其他选项】开始依次对应插入域。

    步骤五、再次点击下一步【预览目录】,我们就可以看到生成出来的第一条工资信息了。

    步骤六、到最后一步骤的时候,我们选择【创建新文档】,在弹出的选项卡中选择【全部】,即可生成所有的工资信息。

    以上就是IT考试网分享给大家的word邮件合并功能步骤详解教程,其中运用利用邮件合并功能批量制作出奖状证书、制作成绩单、批量生成准考证、批量制作工资条等四个案例详细讲解了word邮件合并功能,希望能够帮到大家!

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  • 您可能感兴趣的话题:Word2007核心提示:邮件合并算得上是Word中很有帮助的一项特性,而很多人都还没有使用过它,因为他们都不知道应该如何操作。它听起来似乎有些陌生难懂,但实际上是非常简单易用的。邮件合并算得...

    您可能感兴趣的话题:

    Word2007

    核心提示:邮件合并算得上是Word中很有帮助的一项特性,而很多人都还没有使用过它,因为他们都不知道应该如何操作。它听起来似乎有些陌生难懂,但实际上是非常简单易用的。

    邮件合并算得上是Word中很有帮助的一项特性,而很多人都还没有使用过它,因为他们都不知道应该如何操作。它听起来似乎有些陌生难懂,但实际上是非常简单易用的。这篇文章我们就将讲述一下关于微软的Word 2007中的邮件合并功能,并说说如何使用它。

    邮件合并功能的目的旨在加速创建一个文档并发送给多个人的过程,它甚至还能够自定义名字、地址以及其它的一些详细情况。

    首先你需要做的事就是在Word中打开一个新建的文档。在Word 2007中,有一个专为邮件而设的选项卡。

    1、先点击“邮件”选项卡,在此你就可以看到所有帮助你完成邮件合并的功能。

    da2ade6a27bf45d81df0240d3a5dc745.png

    图1

    2、点击“开始邮件合并”。

    3、选择你想要创建的文档类型——你可以选择创建信函、信封、标签(在每个标签中都有不同的地址)等等。

    2c4bc9c7ae8a1ee15151725ffa6c4869.png

    图2

    4、选择“选择收件人”,在此有很多可用选项:你可以选择使用现有列表(就像Excel中的工作表一样,分别列出名字、地址以及电话号码),从Outlook联系人中选择或是键入新列表(如图3所示)。

    6c8162204754e27994f866d52025682b.png

    图3

    5、插入合并域——这表明你可以在每个不同的域中插入你想要包含的东西。例如,我所选择插入到我的信函中的域包括像名字、姓氏、地址、县市等等。图4显示的是可插入的域列表,而图5显示的是在合并插入域之后我的文档的样子。

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    图4

    4709e85e81d45c42c0c35a2fc9d54c46.png

    图5

    6、接下来你可以预览结果,确保所有的东西都依照你想要的方式。图6所显示的是在收件人信息导入文档中后,文档的样子。

    8a18a707d8601b8c87e8cb2432ce101b.png

    图6

    7、当所有的东西都已经依照你的想法设置完毕,你就可以点击“完成并合并”。在此,你具有很多选项。第一个就是能够让你编辑单个文档。如果你选择这项,它就会为收件人列表中的每个条目创建独立的页面。如果需要的话,你就可以进行任何编辑。第二个选项能够将文档打印出来,最后一个选项就能够让你将每个页面作为一封电子邮件发送出去。

    8dd81ff563a0375ada9564c3a96a937d.png

    图7

    邮件合并是Word中最为实用、节约时间的特性之一,而很多人都没有合理地利用到它。如果你想要发送一个派对、一场婚礼的请帖,或是任何需要批量发送的邮件,这项功能能够帮助你节约大量的时间。甚至,在“开始邮件合并”之下,它还提供了一个手把手教你邮件合并的向导,这就能够帮助你一步步地了解整个邮件合并使用的过程。

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  • 1.使用背景:生活中在分发成绩单、请帖、各种证书时,往往要根据excel里面的数据根据固定的word格式填入固定的内容,然后打印出来分发给对应的人,比如给学生颁发荣誉证书的一般的模板格式都是如下图1所示,则空缺出...

    一 功能简要介绍
    1.使用背景:生活中在分发成绩单、请帖、各种证书时,往往要根据excel里面的数据根据固定的word格式填入固定的内容,然后打印出来分发给对应的人,比如给学生颁发荣誉证书的一般的模板格式都是如下图1所示,则空缺出的数据一般需要根据筛选后的数据,一个一个填入word模板中,如果需要录入很多人的数据,源数据格式如下图2所示,则一个个录入是不现实的,word有更简单的方法。

    2.使用说明:根据excel表内容按照word给定的模板录入数据

    二 使用方法
    1.数据源:虚设的数据源,图2所示,可自行设计数据源,放到excel表格里,模板格式如上图1所示。为了方便,放到一个文件夹里,如下图3所示。(ps:如果excel表内有数字是数值格式,请先把该列的数值格式改成文本格式,不然输出会导致有很长的小数位,数据失真)

    2.邮件工具栏: 打开已经编辑好的word模板,然后切换到邮件工具栏,点击“开始邮件合并”,然后选择下拉列表中的“普通Word文档",如图4所示。

    3.选择收件人:再点击”选择收件人“一栏,在弹出的下拉菜单里选择”使用现有列表“。

    4.选择数据源:此时弹出选择数据源对话框中按照自己的存储路径选择自己的excel文件,点击打开按钮,如图6所示,在随后弹出的对话框中选择sheet1表即可,图7所示。

    **5.匹配数据:**选择要录入数据的区域,并把打字光标放到该区域,比如模板中的姓名下划线是录入姓名的,在该下划线上双击,会自动显示光标,然后点击”插入合并域“,在下拉列表中选择对应的姓名,可以看出下拉列表中的名称就是数据源里对应的列名,如图8。然后依次对要输入的区域进行相同的操作。输完所有区域对应的结果如图9所示。

    6生成文档.区域填好后,点击”完成并合并“功能区,在弹出的下拉菜单中选择”编辑单个文档“,如图10,然后在弹出的对话框中选择全部,点击确定即可,如图11。这时word便开始生成文档,如果数据很大,需要等待一段时间。生成的文档如图12所示,将生成的文档保存命名即为所要的结果。

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  • 1、在你的WORD文档中选择“工具”——”宏“——”Visual Basic 编辑器“2、弹出Visual Basic 编辑器后选择“Project(你的文档名)——”Microsoft Word 对象“——“ThisDocument”3、将下列代码拷贝到代码窗口4、...

    1、在你的WORD文档中选择“工具”——”宏“——”Visual Basic 编辑器“

    2、弹出Visual Basic 编辑器后选择“Project(你的文档名)——”Microsoft Word 对象“——“ThisDocument”

    3、将下列代码拷贝到代码窗口

    4、修改“strExcel”、“strSheet”两个参数的值

    5、保存。OK

    '以下是代码

    'code read environment variable with API

    Private Declare Function GetEnvironmentVariable Lib "kernel32.dll" Alias "GetEnvironmentVariableA" (ByVal lpName As String, ByVal lpBuffer As String) As Long

    Public Function GetVar(strName As String)

    Dim strBuffer As String

    Dim lngLen As Long

    lngLen = 256

    strBuffer = String$(lngLen, Chr$(0))

    lngLen = GetEnvironmentVariable(strName, strBuffer, lngLen)

    If lngLen <> 0 Then

    strBuffer = Left(strBuffer, lngLen)

    GetVar = strBuffer

    End If

    End Function

    Private Sub Document_Close()

    'this necessary if you don't want it ask you to open datasource every time doc is opened

    Me.MailMerge.MainDocumentType = wdNotAMergeDocument

    Me.Save

    End Sub

    Private Sub Document_Open()

    Dim strExcel As String

    Dim strSheet As String

    Dim strDataSource As String

    Dim strConnection As String

    Dim strQuery As String

    Dim tempPath As String

    tempPath = Me.Path

    strExcel = "三非案件资料"

    strSheet = "讨论1"

    ' set this to be the file name of your data source

    strDataSource = tempPath & "\" & strExcel & ".xls"

    ' set this to be the connection string for your data source

    strConnection = ""

    strQuery = "select * from " & strDataSource 'MMerge.TXT"

    With ActiveDocument

    With MailMerge

    .OpenDataSource Name:= _

    strDataSource, _

    ConfirmConversions:=False, ReadOnly:=False, LinkToSource:=True, _

    AddToRecentFiles:=False, PasswordDocument:="", PasswordTemplate:="", _

    WritePasswordDocument:="", WritePasswordTemplate:="", Revert:=False, _

    Format:=wdOpenFormatAuto, Connection:= _

    "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Password="""";User ID=Admin;Data Source=" & strDataSource & ";Mode=Read;Extended Properties=""HDR=YES;IMEX=1;"";Jet OLEDB:System database="""";Jet OLEDB:RegistryPath="""";Jet OLEDB:Database Password", SQLStatement:="SELECT * FROM `" & strSheet & "$`", SQLStatement1:="", SubType:= _

    wdMergeSubTypeAccess

    End With

    End With

    End Sub

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空空如也

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word邮件功能怎么使用