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  • 如何实现Excel多人共享与协作

    千次阅读 2019-07-28 11:02:58
    本人从事信息化工作多年,对Excel等电子表格的多人共享与协作接触较早,帮助客户实施的方案也较多,因此有些体会和认识。正好看到网上这方面的讨论较多,但都不完整,我就进一步做了专题调研,整理出来供大家参考,...

    1、写在前面的话

    本人从事信息化工作多年,对Excel等电子表格的多人共享与协作接触较早,帮助客户实施的方案也较多,因此有些体会和认识。正好看到网上这方面的讨论较多,但都不完整,我就进一步做了专题调研,整理出来供大家参考,不足之处请批评指正。

    Excel全球用户量超过10亿,中国超过3亿,几乎所有单位都在使用。毫不夸张地说,它是世界上最简单、最流行的数据管理工具,非常适合中小型的信息化管理。但Excel文件通常掌握在个人手中,数据互不相通。如何做到多人共享并操作同一份Excel,实现集中统一的管理,实现信息实时互通,就变得很有意义。

    本文介绍4款主流的共享协作方案,除了说明使用方法外,着重讲述了各自的原理机制、权限控制、适用范围等,以及如何在手机、iPad上使用,最后列表对比各方案的优缺点,适合Excel用户、IT人员、管理人员阅读。

     

    2、本文所用示例

    需要共享协作的场合很多,本文以某公司的售后报修表为例进行说明,如下表所示:

    (图1:本文所用示例)

    (图1:本文所用示例)
    说明:该报修信息表需要多人填写,其中客服负责接听来电,填写报修情况;主管负责派工,填写派工情况;技师负责上门维修,填写维修结果;客服还负责回访,填写回访情况。他们各司其职、共同维护同一份数据,协同完成售后工作。

     

    3、方案概述

    由于各方案的篇幅较长、内容较多,我担心大家会看晕。因此,我先简要介绍各方案的功能特点,大家有了总体认识后,再根据需要选读,思路会更清晰些。

    方案一:使用共享文件夹
    将包含Excel文件的文件夹设置为网络共享,即可实现多人共享与协作。本方案的优点是简便易行,而且是免费的;缺点是只能在局域网内使用,适合小范围、简单的多人协作,另外稳定性较差。

    方案二:使用Excel Online
    Excel Online是微软公司的一种在线服务,它将Excel文件放在云端,用户在线租赁使用,按年付费。优点是共享范围由局域网扩大到互联网,能实现跨地域、跨设备的共享。缺点有2个,一是用户权限控制不够;二是无法本地部署,用户文档只能放在微软云端,很多公司有顾虑。

    方案三:使用WPS+云办公
    WPS是金山软件公司的一款Office软件,与微软Office功能类似,但更小巧些。其中的WPS表格对应于Excel,WPS+云办公对应于Office 365。其优缺点与Excel Online类似,但使用方式略有不同。

    方案四:使用华创网表
    华创网表是华创软件公司的一款在线表格软件,与Excel Online类似,也能实现跨地域、跨设备的共享。主要区别有3点,一是具有更完善的用户权限控制;二是可云端部署,也可本地部署;三是具有对外提醒通知功能。

    题外话:Google的SpreadSheet也是一种在线电子表格软件,但由于众所周知的原因,Google网站在国内很难访问,几乎无法使用,因此本文不作介绍。

    好了,闲话少叙。接下来,我们详解各方案的具体用法,并探讨各自的原理机制、优缺点等。

     

    4、方案一:使用共享文件夹

    本方案的特点是简便易行,但只能在局域网内使用,适合小范围、简单的多人协作,另外稳定性较差。

    4.1 如何实现Excel共享

    将包含Excel文件的文件夹设置为网络共享,即可实现Excel文件多人共享。例如,要将D盘下的文件夹“报修信息维护”共享出去,设置步骤如下:

    (图2:设置共享文件夹)

    (图2:设置共享文件夹)
    说明:上图将电脑“QH-20141216POVT”上的文件夹“报修信息维护”共享出去,并指定郭工、客服、吴兴、主管这4个人可以访问。设置网络共享后,他们在自己的电脑上输入共享链接\\QH-20141216POVT\报修信息维护即可访问该文件夹,点击其中的Excel文件即可打开它。

    4.2 如何实现多人同时编辑

    虽然大家都能打开文件,但同一时刻只能一个人编辑。某用户打开Excel文件后,该文件就被他锁住了,其他人只能看不能改。假如客服打开了“报修信息.xlsx”,你再打开时就会被警告,阻止同时修改。如下图所示:

    (图3:文件被锁定之提示)

    (图3:文件被锁定之提示)
    此时,你有2种打开方式:以只读的方式打开,只能看不能改;或者,以通知的方式打开,则以只读的方式先打开,待客服完成修改、关闭文件后,Excel再弹窗通知你可以修改。如下图所示:

    (图4:文件可以编辑之提示)

    (图4:文件可以编辑之提示)
    此时,点击“读-写(W)”按钮,就轮到你修改了。因此,简单的文件夹共享只能多人查看,不能多人同时编辑,适用于单个人编辑其他人查看的场合。

    4.2.1 设置多人同时编辑
    鉴于不能同时编辑的缺点,微软推出了Excel工作薄共享。它是Excel里提供的一项功能。以Excel2007为例,设置步骤为:打开共享文件夹中的Excel文件,依次点击审阅→共享工作薄→允许多用户同时编辑→确定,如下图所示:

    (图5:共享工作薄-允许多用户同时编辑)

    (图5:共享工作薄-允许多用户同时编辑)

    设置共享工作薄后,该文件打开后不会被锁定,其他用户可以继续打开、编辑,还能显示正在编辑的用户名单,如下图所示:

    (图6:共享工作薄-正在编辑的用户名单)

    (图6:共享工作薄-正在编辑的用户名单)
    说明:上图显示,客服和主管正在编辑该Excel文件。

    4.2.2 数据如何刷新
    多人编辑时有个数据刷新的问题,即一个用户输入的数据如何显示到其它用户的界面上。其实,Excel是通过保存文件来传递新数据的,例如,客服录入新报修后,其他用户的界面上并不会立即显示出来,需要她先Click保存、数据存入文件;其它用户再保存时,Excel才会侦测文件中的新数据并显示出来,如下图所示:

    (图7:共享工作薄-数据如何刷新)

    (图7:共享工作薄-数据如何刷新)
    说明:上图是主管打开的Excel界面,他点击保存按钮时,Excel会侦测Excel文件中的新数据,并以红色框线的方式显示出来(第6行),据此,他就知道客服录入新报修了。

    通过Click保存按钮来刷新,属于手动刷新方式。Excel另外提供了一种自动刷新方式,设置步骤为:依次点击审阅→共享工作薄→高级→设置自动更新间隔,如下图所示:

    (图8:共享工作薄-设置数据刷新方式)

    (图8:共享工作薄-设置数据刷新方式)
    说明:上图设置自动更新间隔为5分钟,Excel会每5分钟刷新一次新数据。自动刷新的原理机制很简单,它仍然是通过保存文件传递的,只不过是由Excel定期自动执行保存动作,形成定期刷新的效果而已。

    4.3 用户权限控制

    共享文件夹方案中,用户的权限控制可以通过两个层面来实现,一是设置用户对文件本身的访问权限;二是设置用户的可编辑区域。

    4.3.1 设置文件访问权限
    设置共享文件夹时,可以指定哪些用户能够访问,以及每个用户的具体权限。请看本文图2,给郭工、客服、吴兴、主管均授予了读取/写入权限,因此他们都可以编辑。另一种是查看权限,只能看不能改。

    4.3.2 设置表格可编辑区域
    利用Excel数据表保护功能,可进一步限定用户的可编辑区域,使得他们只能编辑自己负责的区域,不能修改其它区域,这样可避免越权修改。具体步骤是:先锁定所有单元格,使得所有用户对所有单元格都不能编辑;再为用户设置可编辑区域;最后,启用数据表保护即可。

    (1)锁定所有单元格
    打开Excel文件,点击左上角方格→右键→设置单元格格式→保护→打勾锁定→确定,如下图所示:

    (图9:用户权限控制-锁定所有单元格)

    (图9:用户权限控制-锁定所有单元格)

    (2)为用户设置可编辑区域
    用户的职责不同,需要编辑的区域也就不同。本文示例中,郭工和吴兴都是维修技师,其职责范围是填写维修结果,也就是填写第I列至L列,因此应授予他们修改这几列的权限。步骤为:打开Excel文件,依次点击审阅→允许用户编辑区→新建区域→填写区域的标题、范围、密码→设置用户名单→确定,如下图所示:

    (图10:用户权限控制-设置可编辑区域)

    (图10:用户权限控制-设置可编辑区域)
    说明:上图中,位置④中的引用单元格,用于指定可编辑的区域,这里为第I列至L列;位置⑤用于指定用户名单,这里为郭工、吴兴;位置④中的区域密码,是可编辑区的保护密码,如果其他人知道了此密码,他也可以编辑该区域。因此,该区域的可编辑用户实际上有2类人,一是这里指定的用户,二是知道该编辑区的保护密码的用户。

    维修技师的编辑区域设置完成后,结果如下图所示:

    (图11:用户权限控制-维修技师的可编辑区域)

    (图11:用户权限控制-维修技师的可编辑区域)

    同理,继续为客服、主管分别设置可编辑区域,结果如下图所示:

    (图12:用户权限控制-可编辑区域设置结果)

    (图12:用户权限控制-可编辑区域设置结果)
    说明:上图限定了各类人员的可编辑区域,分别是:维修技师可填写第I列至L列;客服可填写第A列至F列,以及第M列至N列;主管可填写第G列至H列。

    (3)启用数据表保护
    前两步锁定了单元格,设置了各用户的可编辑区域,但这些设置只有启用数据表保护才起作用,操作步骤为:依次点击审阅→保护工作表→输入保护密码→确定,如下图所示:

    (图13:用户权限控制-启用数据表保护)

    (图13:用户权限控制-启用数据表保护)
    说明:上图中,位置③要求输入一个数据表保护的密码,输入后请牢记。以后如果想调整可编辑区,需要先撤销数据表保护,撤销时系统会要求提供此密码。

    经过以上设置,各用户的可填写范围就确定下来了,我们请客服试验一下,效果如下图所示:

    (图14:用户权限控制-可编辑区域效果)

    (图14:用户权限控制-可编辑区域效果)
    说明:上图是客服打开的Excel界面,她可以填写位置①,因为A列是她的可编辑区域;她无法填写位置②,因为G列不是她的可编辑区域,填写时Excel会弹窗阻止,除非她又能提供该区域的保护密码。

    4.4 方案优缺点分析

    共享文件夹之方案,优点是简便易行、不产生费用,但缺点也很多,主要有以下几点:
    (1)只能在局域网内使用。现在网络及智能手机日益普及,随时随地处理业务是新趋势,这是缺点之一。
    (2)用户权限控制不够
    首先说查看权:无法进一步限定可查看的数据范围,所有数据都能看到。例如,本文中的维修技师,如果能限定只能查看指派给自己的维修信息,不能查看其他人的,就更理想了,但本方案做不到。
    其次说修改权:要限定用户的可编辑区域,指定共享文件夹的用户必须是域用户,换言之,您所在的局域网必须建立Windows域环境才行,很多中小企业没有专门IT人员,建Windows域其实挺难的。
    最后说删除权:几乎没有控制,任何用户都可以撤销共享,甚至可以直接删除Excel文件,一个不慎操作就能让所有人的劳动成果瞬间消失! 这是最要命的。
    (3)稳定性差
    根据我的经验,超过5个用户同时编辑,就会经常出错,提示被锁定,或者无法保存、保存很慢等问题,甚至出现数据丢失现象。这些都是因为文件锁定机制、并发性差造成的。

     

    5、方案二:使用Excel Online

    2011年微软推出在线服务软件Office 365,它将Excel文件放在微软云端,用户无需下载安装Office,在浏览器中就能使用Excel,官方称之为Excel Online。它将共享范围由局域网扩大到互联网,能让用户随时随地访问,支持电脑也支持手机。该服务是一项收费服务,按用户数计费,其中企业E5版约2千多/用户/年。

    5.1 申请试用账号

    Office 365可免费试用,期限1个月,在微软官网上注册申请即可,步骤如下:
    (1)进入微软Office首页,网址:https://www.office.com,点击页面上的“获取Office”按钮。
    (2)进入版本介绍页面,选择适合您的版本。Office365分家庭版、企业版2大类,企业版再分为小企业版、大企业版2小类,大企业版再分为企业E1版、专业增强版、E3版、E5版等,这里我们选择功能最全的E5版,点击对应的“免费试用”按钮。
    (3)进入账户申请页面,按要求逐步填写姓名、Email、公司域名、个人ID、登录密码等信息,填好后提交。(4)如顺利提交,页面会提示您申请成功,并告知您登录网址及登录ID。

    5.2 登录Office365

    获得试用账号后,就能以管理员的身份登录使用了,登录网址:https://portal.office.com,如下图所示:

    (图15:Office365登录页面)

    (图15:Office365登录页面)
    说明:填写登录ID及密码,点击“登录”按钮,即可进入Office365主页面,如下图所示:

    (图16:Office365主页面)

    (图16:Office365主页面)

    5.3 开设用户账号

    Office365是一个多用户使用环境,各人可以有自己的账号登录。设置步骤为:在Office365主页面,Click首页右下角的“管理”图标,进入Admin Center页面;再Click“用户”图标,进入用户账号管理页面;再Click“添加用户”图标,即可添加用户账号。本文示例中,我们开了4个账号,如下图所示:

    (图17:Office365-开设用户账号)

    (图17:Office365-开设用户账号)
    说明:开设登录账号后,将Office365的登录网址、用户名、密码发给他们,他们就可以登录使用了。Office365不仅支持电脑,也支持在手机上登录使用,因此能跨设备使用。

    5.4 上传Excel文件

    Office365是一种在线服务,程序和文件都存放在微软云端,也就是存放在微软的Onedrive中。在那里可以新建Excel文件,也可以上传现有Excel文件,我们以上传现有为例,步骤为:回到Office365主页面,Click右上角的“Onedrive”图标,进入Onedrive页面;再Click“上传”图标,再从本地磁盘选择文件,再Click“打开”即可,如下图所示:

    (图18:Office365-上传文件)

    (图18:Office365-上传文件)

    您上传的文件、新建的文件,都会出现在文件列表中,结果如下图所示:

    (图19:Office365-文件列表)

    (图19:Office365-文件列表)

    5.5 打开Excel文件

    Click文件列表中的文件名,即可打开Excel文件,进入Excel Online操作界面,如下图所示:

    (图20:Excel Online-打开文件)

    (图20:Excel Online-打开文件)
    说明:从图中可以看出,Excel文件是在浏览器中直接打开的。刚打开时的操作界面是浏览模式,只能看不能改。需要修改的话,点击页面顶部的“编辑工作薄”图标,进入编辑模式,如下图所示:

    (图21:Excel Online-编辑文件)

    (图21:Excel Online-编辑文件)
    说明:从图中可以看出,Excel Online的编辑界面与Excel桌面程序基本相同。所不同的是,输入数据后是自动保存,不像桌面程序必须点击“保存”按钮,因此这里没有“保存”按钮。

    除浏览器打开方式外,你也可以用传统Excel桌面程序打开它,点击页面顶部的“在Excel中编辑”,Office365就会先将Excel文件下载到本地,再用桌面程序打开它,保存时再存回到云端。

    5.6 授权其他用户访问

    Excel Online允许多用户同时访问。由于此前已经设置了4个用户账号,现在只需要授权他们访问即可,操作步骤:在Excel编辑页面上,点击“共享”图标即可进入授权页面,如下图所示:

    (图22:Excel Online -授权其他用户访问)

    (图22:Excel Online -授权其他用户访问)
    说明:上图中,位置②用于选择用户,输入他们的名称或Email地址即可,这里选择了主管、吴兴、客服;位置③用于指定访问权限,有可编辑、可查看2种,这里授权他们可编辑。

    文件共享出去后,他们会收到email通知,登录Office365后从以下位置就能看到该文件:Click主页面的“Onedrive”图标,再Click“与我共享”标签,即可列出其他人共享给他的文件,如下图所示:

    (图23:Office365-访问共享文件)

    (图23:Office365-访问共享文件)
    说明:本图为客服的Office365界面,这里列出了其他用户共享给她的文件,Click文件名即可打开文件、编辑该文件。

    5.7 多用户同时编辑

    Excel Online允许多人同时编辑,能显示正在编辑用户名单,甚至每个用户正在编辑的单元格,如下图所示:

    (图24:Excel Online -多用户同时编辑)

    (图24:Excel Online -多用户同时编辑)
    说明:这是郭工的Office365界面,位置①标明客服也在编辑该文件;位置②是客服正在编辑的单元格,用红色方框突出标示;位置③则是郭工自己正在编辑的单元格。

    如果有更多人同时编辑,位置①会标明“X 个用户正在编辑”,点开后能看到正在编辑的人员名单。另外,每个用户正在编辑的单元格边框会标上不同的颜色,以示区分。

    但Excel Online不支持可编辑区域设置。另外需要注意的是,只有在浏览器中打开Excel文件才能同时编辑,如果Click“在Excel中编辑”则是Excel桌面程序打开方式,那样只能单用户编辑。此时,Office36 Onedrive的作用相当于一个网盘,多人同时修改同一个文件,上传时必然是冲突的。 

    5.8 方案优缺点分析

    Excel Online方案的优点是将共享范围由局域网扩大到互联网,能实现跨地域、跨设备的共享。缺点有2个:
    (1)用户权限控制不够
    每个人的工作职责不同,能操作的数据范围就应不同。但本方案无法限定可访问的数据区域,只能整体授权。就这点来说,它还不如方案一,在那里至少还能设置用户可编辑区。
    (2)部署方式唯一
    采用本方案,所有程序和数据要部署在微软云端,但用户文档往往含保密信息,放在云端很多公司有顾虑。

     

    6、方案三:使用WPS+云办公

    WPS是金山软件公司的一款Office软件,与微软Office功能类似,但更小巧些。其中的WPS表格对应于Excel,WPS+云办公对应于Office 365。就多用户共享与协作来说,其桌面程序与微软几乎一模一样,也是通过设置共享文件夹、共享工作薄以及可编辑区域来实现,因此本文不再赘述;其WPS+云办公的使用方式与微软略有不同,因此本文还是介绍一下。

    6.1 申请试用账号

    与微软Office 365一样,WPS+云办公也可免费试用,期限90天,在金山官网上注册申请即可,网址:https://store.wps.cn,点击页面上的“立即注册”按钮,按要求填写公司名、用户名、email地址等信息,提交后您会收到一封账号激活的email,点击其中的链接即可激活您的账号。

    6.2登录WPS+云办公

    激活试用账号后,就可以登录使用了,点击官网页面上的“管理员登录”按钮,就能以管理员的身份进入登录页面,如下图所示:

    (图25:WPS+云办公登录页面)

    (图25:WPS+云办公登录页面)
    说明:填写email地址及密码,点击“立即登录”按钮,即可进入WPS+云办公主页面,如下图所示:

    (图26:WPS+云办公主页面)

    (图26:WPS+云办公主页面)

    6.3开设用户账号

    WPS+云办公是一个多用户使用环境,各人可以有自己的账号登录。设置步骤为:在WPS+主页面,Click首页右上角的“新版管理后台”图标,进入管理后台;再展开“通讯录”,Click“组织架构”图标,进入用户账号管理页面;再Click“添加成员”图标,即可添加用户账号。本文示例中,我们开了4个账号,如下图所示:

    (图27:WPS+-开设用户账号)

    (图27:WPS+-开设用户账号)

    6.4上传Excel文件

    WPS+云办公是一种在线服务,程序和文件都存放在金山云端。在那里可以新建Excel文件,也可以上传现有Excel文件,我们以上传现有文件为例,步骤为:回到WPS+云办公主页面,Click“进入云协作”,左侧“我的团队”板块会列出你所在的团队;Click某团队,右侧会列出该团队的文档,再Click“上传”图标,即可从本地磁盘选择文件并上传,如下图所示:

    (图28:WPS+-上传Excel文件)

    (图28:WPS+-上传Excel文件)

    已上传的文件,会出现在文件列表中,结果如下图所示:

    (图29:WPS+-文件列表)

    (图29:WPS+-文件列表)

    WPS+中的表格分2种,一是常规的表格,后缀名为.xlsx,它无法在浏览器中编辑,只能在WPS表格桌面程序中编辑,且只能单人编辑;二是协作表格,后缀名为.wlsx,可以在浏览器中直接编辑,支持多人同时编辑。由于我们需要多人同时编辑,因此需要把刚才上传的文件转换为协作表格,Click文件右侧的“…”标志,再Click “转换为协作表格”,如下图所示:

    (图30:WPS+-普通表格转换为协作表格)

    (图30:WPS+-普通表格转换为协作表格)

    转换完成后,文件列表中会增加一个.wxls文件,如下图所示:

    (图31:WPS+-文件列表)

    (图31:WPS+-文件列表)

    6.5授权其他用户访问

    团队中的文档可授权团队成员访问。由于此前已经设置了4个用户账号,现在只需要授权他们访问即可,操作步骤:Click协作表格文件右侧的“…”标志,再Click “文件权限”,如下图所示:

    (图32:WPS+-授权其他用户访问)

    (图32:WPS+-授权其他用户访问)
    此时进入权限分配页面,可设置各用户对文档的操作权限,包括可见、编辑、重命名、移动等权限,根据需要选择即可,如下图所示:

    (图33:WPS+-授权其他用户访问)

    (图33:WPS+-授权其他用户访问)
    说明:本文示例中的郭工是管理员,因此拥有全部权限;其他3人只授予了可见、编辑权。分配好权限后,Click“确定修改”即可。

    用户得到授权后,在他自己的WPS+上就能看到该文件,位置:Click主页面的“企业云协作”图标,再Click“我的团队”板块,即可列出他所在团队的文件,如下图所示:

    (图34:WPS+-访问团队文件)

    (图34:WPS+-访问团队文件)

    6.6 多用户同时编辑

    Click文件列表中的文件名,即可打开文件、编辑该文件。WPS+也允许多用户同时编辑同一个文件,效果与微软Excel Online类似,如下图所示:

    (图35:WPS+-多用户同时编辑)

    (图35:WPS+-多用户同时编辑)
    说明:这是郭工的WPS表格界面,位置①显示郭工23分钟前做过修改;位置②显示客服几秒钟前做过修改;位置③是客服正在编辑的单元格,用红色方框突出标示;位置④则是郭工自己正在编辑的单元格。

    与Excel Online一样,如果需要多人同时编辑,必须在浏览器中打开,使用桌面程序也是只能单用户编辑。另外,WPS+表格修改后也是立即自动保存的,也不支持可编辑区域设置。

    6.7 方案优缺点分析

    WPS+的操作方式与Excel Online有所差别,普通表格必须转换为协作表格才能多人同时编辑,其它方面差别不大,不再赘述。

     

    7、方案四:使用华创网表

    华创网表是华创软件公司的一款在线电子表格软件,于2004年推出,目前是V7.2版。与Excel Online类似,可实现跨地域、跨设备的共享访问,但它具有更完善的用户权限控制,部署方式也更灵活些。

    7.1 申请试用账号

    华创网表也可免费试用,在线试用、下载试用均可,期限1个月。我们以在线试用为例来说明,在华创官网上注册申请,步骤如下:
    (1)进入华创网表登录页面,网址:http://www.hc-software.com/hcgis/loginnetexcel.asp,点击页面上的“申请账号”按钮。
    (2)按要求填写公司名、Email地址、联系人等信息,填好后提交,你马上就会收到Email通知,里面有登录账号及密码,就可以用了。

    7.2登录华创网表

    获得试用账号后,就能以管理员的身份登录使用了,如下图所示:

    (图36:华创网表登录页面)

    (图36:华创网表登录页面)
    说明:填写公司名、用户名、密码,点击“登录”按钮,即可进入华创网表主页,如下图所示:

    (图37:华创网表主页面)

    (图37:华创网表主页面)
    说明:华创网表类似于Excel,也用数据表来存放数据,上图中的数据表1、数据表2、数据表3相当于Excel的Sheet1、Sheet2、Sheet3。但它的系统设计与常规操作是分开的,页面上的“系统管理”板块用于设计,“数据表”板块用于常规数据操作。

    7.3开设用户账号

    华创网表是一个多用户使用环境,可以为每个人分配一个登录账号。设置步骤为:Click页面上的“系统管理”图标,再Click“用户管理”图标,进入用户账号管理页面;再Click“新增”图标,即可添加用户账号。本文示例中,我们开了4个账号,如下图所示:

    (图38:华创网表-开设用户账号)

    (图38:华创网表-开设用户账号)
    说明:给用户开账号后,将登录网址、用户名、密码发给他们,他们就可以登录使用了。不仅支持电脑,也支持在手机上登录使用,因此能跨设备使用。

    7.4创建数据表

    无论要管理什么,要先建表,并设置好字段。就本文示例而言,需要先建“报修信息表”,操作步骤:在“系统管理”板块,Click“数据表管理”,再Click左下角的“新增”,在弹窗中填写数据表名称后保存即可,如下图所示:

    (图39:华创网表-创建数据表)

    (图39:华创网表-创建数据表)

    新增数据表后,需要进一步设置字段(即表头),操作步骤:Click“字段设置”,再Click页面右上角的“新增”即可添加字段。本文示例中,我们设置了14个字段,如下图所示:

    (图40:华创网表-字段设置)

    (图40:华创网表-字段设置)
    说明:每个字段需要指定一种数据类型,如:日期型、文字型、数值型等。常规数据类型很好理解,但华创网表另有下拉框、附件、自动编号、签字板等特殊数据类型,挺有用的,这里简要说明一下。例如,本文示例中的字段“解决状态”,其数据类型是下拉框,能以下拉的形式输入数据,下拉选项可以自定义;字段“现场照片”的数据类型是附件,能上传图片、文件;自动编号字段,能按照前缀+日期+流水号的形式自动编号;签字板型字段,能在手机\iPad等触摸屏设备上手写签字,用于流程审批时领导签批,以及付款、送货时客户签收等。

    7.5数据操作

    设置好表结构后,就可以录数据、查数据了,这些常规的数据操作在“数据表”板块,如下图所示:

    (图41:华创网表-数据操作页面)

    (图41:华创网表-数据操作页面)
    说明:按钮①用于查询数据,可按任意条件查询;按钮②用于新增数据;位置③可查看数据详情。需要注意的是,华创网表的数据不再存放在一个个独立的.xls文件中,而是存入后台数据库。

    7.6授权其他用户访问

    与Office365及WPS+相比,华创网表具有更完善的权限控制,设置好表结构后,就可以为用户设置角色权限。本文示例中,有3类用户需要访问,因此我们设置了客服、技师、主管3种角色权限,如下图所示:

    (图42:华创网表-授权其他用户访问)

    (图42:华创网表-授权其他用户访问)

    每个角色能做哪些操作、能操作哪些数据,都可设置,我们以技师的角色权限为例进行说明,截图如下:

    (图43:华创网表-角色权限设置)

    (图43:华创网表-角色权限设置)
    说明:该角色包含郭工、吴兴2人;授权的方式很简单,打勾表示授权,不打勾表示不授权。比如,位置①用于设置删除权,未打勾,表示未授予删除权;位置②用于设置录入权,所有字段未打勾,表示未授予新增记录的权限;位置③用于设置查看权,所有字段都打勾了,表示所有字段都可以查看,但限制了能查看的记录范围,只能查看指派给自己的记录;此机制可用于按管理层级授权,层级越低,可操作的数据范围就越小,层级越高,可操作的数据范围就越大;设置④设置修改权,只打勾了维修日期、解决状态、上门费……等6个字段,因此只能修改这6个字段,其它字段不能修改。

    由此可以看出,华创网表具有更详细的权限控制,不仅能控制用户的增删改等操作权限,而且能限定可操作的字段范围、记录范围。一句话,Excel Online、WPS+是文件级的授权,华创网表是字段级、数据级的授权。

    7.7设置提醒模板

    提醒通知是华创网表的另一特色功能,能结合业务数据发送手机短信、微信、Email通知等。使用方法:先设置好提醒模板,系统就会根据模板随时侦测数据变化,自动生成提醒信息、自动发送,无需人工干预。

    本文示例中,我们设置了3个提醒模板:新报修通知信、主管派工通知信、维修完工通知信,如下图所示:

    (图44:华创网表-提醒模板列表)

    (图44:华创网表-提醒模板列表)
    说明:新报修通知信的用途是:每当客服录入了一条新报修时通知主管,提醒他及时指派维修技师;主管派工通知信的用途是:每当主管指派了维修技师时通知技师,提醒他及时前往维修;维修完工通知信的用途是:每当技师完成维修时通知客服,提醒她及时回访。3种提醒联动起来,使得每一个环节完成时自动通知下一环节当事人,一环扣一环,从而推动工作前进。

    至于每个提醒模板的具体内容,能详细设置提醒时机、提醒条件、收信人、提醒内容、提醒频度等,我们以主管派工通知信为例进行说明,如下图所示:

    (图45:华创网表-提醒模板设置)

    (图45:华创网表-提醒模板设置)
    说明:位置①用于选择提醒时机,位置②用于选择数据条件,位置③用于选择提醒方式,位置④用于选择收信人,位置⑤用于定义信件内容,其中的字段(中括弧括起来的部门,如[报修人]、[报修日期]等)会在发送时替换成真实数据。对该模板设置进行诠释,其含义就是:每当技师栏由空白改成某技师时(相当于指派维修技师),给该技师发送手机短信及微信。

    7.8 如何在手机、iPad上使用

    华创网表不仅支持电脑,也支持手机上使用,用法与电脑上一样,打开浏览器、输入登录网址即可,如下图所示:

    (图46:华创网表-手机上使用)

    (图46:华创网表-手机上使用)
    说明:由于手机屏幕较小,为了方便操作,请尽量采取横屏、全屏方式。该方式能隐藏通知栏、地址栏、状态栏等,能让手机屏幕全部用于网表,而且文字也变大,从而提升视野和可操作性。

    7.9 方案优缺点分析

    华创网表与Excel Online类似,也能实现跨地域、跨设备的共享,除此之外,主要优点有:
    (1)具有更完善的用户权限控制
    能按照每个人的职责范围,限定他可做的操作,以及可操作的数据范围,且细化到记录、细化到字段。因此,可对用户隐藏某些敏感信息,不让他看的字段,查看权不打勾即可;可按用户的管理层级授权,层级越低,可操作的数据范围就越小,层级越高,可操作的数据范围就越大。
    (2)可本地部署
    Excel Online与WPS+只能部署在云端,但用户资料往往含保密信息,放在云端很多公司有顾虑。而华创网表可以部署在本地,所有程序和数据都在客户自己的电脑上,用户对资料安全更放心。
    (3)具有对外提醒通知功能
    能结合业务数据发送手机短信、微信、Email等通知信,这是其它方案都没有的。
    主要缺点是:
    虽然它支持Excel数据的导入导出,但必须手工建表、建字段,这个有些繁琐。

     

    8、各方案之比较

    前面讲述了各方案的用法及功能,最后做一下总结、对比。但值得注意的是,该对比仅限电子表格多人共享与协作,未涉及其它方面。方案本身无所谓好坏,适合自己就是好的。
     

    各方案之比较

     

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    2001年诞生的微软SharePoint即将迎来自己的最新版本Microsoft SharePoint Server 2010 ,这款企业信息分享平台软件也从最初的门户建设发展成了及企业门户、信息分享、工作流管甚至是商务智能等诸多功能为一体的集成化平台。浩如烟海的功能让sharepoint一方面成为了企业信息分享的首选平台,但也让初次接触者一时无法理清头绪,不知道从何处着手去认识他。

    实际上,认识一个新事物最好是从自己最熟悉的方面去着眼,我们把这一准则运用在对SharePoint的认识上,不妨从最为熟悉的办公方面去着手,比如我们这篇文章要说的文档分享。作为最为基础的功能,Microsoft SharePoint Server 2010的文档分享功能得到了加强,比如多人共同协作的加入就让企业异地的小组讨论或者是多人同时编辑完成一篇文章变得非常容易,如果再结合OCS即时聊天工具,将为企业办公协作效率带来极大的提升。

    SharePoint平台的发展和应用

    了解一项技术的发展有利于我们对其有一个整体的认识,接下来就让我们共同认识一下微软的SharePoint平台。

    微软的SharePoint平台开始于2001年,最初名称是SharePoint Team Services,从名称上我们就不难看出这个产品是面向小组协作的一个WEB工具,从功能上讲比较单一,而到了2003年,微软发布了office 2003,微软扩展了office到服务器端,正式发布了Windows SharePoint Serveices 2.0和Office SharePoint Portal Server 2003,其中,前者是集成在Windows Server 2003中的基础服务,提供了对Sharepoint功能的基础支持,本身也提供了对小组协作的功能,而后者是基于SharePoint Serveice的一个专门用于企业信息门户创建的服务器程序,这一点从他的名字上就能看得出来。

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    SharePoint技术的演进

    而随着Office 2007的发布,微软Sharepoint平台也有了新的发展其中SharePoint Serveice升级到了3.0版本,而Office SharePoint Portal Server 2003也进化成了Office SharePoint Server 2007,从名字的微笑变化我们也能看出它功能的变化,去掉Portal的名称标明了其功能已经不仅仅是面向门户的搭建,而是提供了多方位的企业信息化解决方案。

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    Sharepoint平台能实现的功能

    到了Office SharePoint Server 2007时代,Sharepoint平台的功能已经基本成型,下面的这张图表明了其功能,除了基本的小组协作功能和门户建设功能之外,其还能够提供企业信息整理和搜索、内容管理、工作流设置以及商务智能的功能。而即将发布的Office SharePoint Server 2010,则是在2007版本上的性能加强,增添了网站对于视频、音频、Silverlight的支持;实现了与Office办公软件的深度整合;开发人员可以在SharePoint Server或Office客户端中连接商业数据或Web服务等新的功能,但大体框架没有太大变化。

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    Sharepoint能为企业提供良好的信息管理功能

    也许这些概念对大家来说比较难以理解,那么从下面这张图上我们就可以更清楚地看出Office SharePoint Server的作用了。微软SharePoint技术能够通过一个统一的界面来为企业员工、合作伙伴以及客户等各种人员提供他们各自需要的企业信息访问服务器,而这个界面是基于友好的Web界面,使用方便。

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    夏威夷人航空用微软SharePoint平台做的Intelnet站点

    而另一方面,从这个图上,我们也可以看到微软SharePoint平台可以搭建多种Web界面,包括个人站点、小组站点、部门门户、企业站点以及Internet站点等,不同的用户群可以在严格的内容定向规则下在体格平台上找到自己所需要的信息服务,而这里所说的信息服务,并不仅仅局限于简单的web页面发布,还包括了工作流信息、小组协作文档等,SharePoint还能够与微软旗下的其他软件如Outlook、OCS等结合,带来全方位的办公自动化体验。

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    大会技术论坛中,Epic Games 中国资深技术工程师王祢带来了《UE4制作多人大地型游戏的优化》的主题演讲。演讲中,王祢分享了在当前重度手游的市场下,如何从游戏线程、渲染线程、GPU、内存等各方面进行优化,从而提....

空空如也

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