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  • 当你讲一段内容连同格式一起复制到word中,你会发现,有些时候格式刷也不能改变复制过来的间距,如图: 换行,换行,行行之间间隔很大,可以试一下 ctrl +0,很多时候间距就变小了

    当你讲一段内容连同格式一起复制到word中,你会发现,有些时候格式刷也不能改变复制过来的间距,如图:
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    换行,换行,行与行之间间隔很大,可以试一下 ctrl +0,很多时候间距就变小了

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  • Word里“函头纸打印”文号标题间距控制方法2019-01-29 12:04:212点赞3收藏0评论摘 要:本文探讨了Word里函头文文号和标题间距的控制方法,同时也分析了行距、段间距、边距等各种垂直间距。1 问题提出在办公室...

    Word里“函头纸打印”文号与标题间距控制方法

    2019-01-29 12:04:21

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    摘 要:本文探讨了Word里函头文文号和标题间距的控制方法,同时也分析了行距、段间距、边距等各种垂直间距。

    1 问题提出

    在办公室的工作过程中,经常需要用到函头纸打印。函头纸是标准的A4大小,上面有印制好的单位名称和一条粗实线,如图1所示。

    2200f5c30d1049f8812fb8b95876a215.png图1 标准的A4函头纸

    粗实线的上方要打印文号,下方打印标题。在Word里面设置好文号和标题的位置,如图2所示。

    02e177e4c884c7e4eec5b72f5a042e7d.png图2 文号和标题的位置

    在函头纸上打印,便得到了函头文,如图3所示。我们要解决的问题是:如何合理的设置文号和标题距纸张顶部距离,以使打印出的函头文符合位置要求。

    26ffdeb117797153cc41055a4041f61a.png

    图 3 打印好的函头文

    2 Word里面的各种间距设置

    我们重点考察Word里面在垂直方向的几个间距设置,它们有:页边距(上边距、下边距)、行距、段前距、段后距等。

    2.1 页边距(上边距、下边距)

    页边距是页面的边线到文字的距离,一共有四个页边距可供设置,它们分别是:上边距、下边距、左边距、右边距。文字和图片通常是放置在页边距的内部。默认状态下,页边距边缘将会以90°的直角灰实线显示在页面的四个角,通过“页面设置”对话框,可以改变页边距,如图 4所示。

    2.2 行距

    从中文字面上看,“行距”更像是指两行之间的距离,但是从它的英文linewidth看,这个术语其实翻译成“行高”更合适,事实上也是如此:行距(linewidth)是一行文字占用的高度空间。这个高度值丈量的起点是文字的基线,比如这段文字设置行距为24磅,那行距的跨度就是如图 5所示。

    行距有两种取值方式:1.一个固定值,单位为“磅”,此例中是24磅;2.“N倍行距”,N可以是任意0~132之间的任意数值(可以不是整数),比如“单倍行距”(N=1)、“1.5倍行距”(N=1.5),这个值并不是固定,是随着字号改变而变化的一个值。在微软的官方文档中并没有给出“N倍行距”与磅值的换算方法,但可以使用以下公式近似算出:DLW=N×S+K (公式1)

    b25b6e724e2da1f6640ed0ce35248a49.png图4 页边距的设置

    其中N为“N倍行距”中的N值,S为字的磅值,K为调整系数。K的取值也不是固定的,而是随着字号的变化而改变。从这个公式可以看出,“N倍行距”的磅值和字号大小成正比关系。

    2.3 段前距、段后距

    一个段落指的是以段落标记结尾的若干文字的集合。在Word中,按回车键产生一个段落标记。值得注意的是,段落之间的距离并不是段前距和段后距的简单相加,我门看图 6,段落1的段后距与段落2的段前距有一部分是重合的,段间距只取其值较大的那个,用公式表示:

    段间距 = Max(本段段后距,下一段段前距)+下一段的行距 (公式2)

    Max表示取参数中的较大的那个值。在本例中,本段段后距是2行,下一段段前距是1行,所以Max(2行,1行)=2行。

    a33be790c58f70c71ed64d0e0b28310f.png图 6 段前距和段后距

    段前距和段后距默认都是以“行”为单位。1行=12磅,这个值是固定的,与字号大小无关。

    2.4 磅、行和公制单位的输入与换算

    前面提到,在设置间距时用到了磅、行、厘米等多种单位,它们之间的换算关系如下:1行=12磅1磅=0.03527厘米

    由此我们很容易换算出1行=0.42厘米(保留两位小数)。在输入的时候,直接输入数值,再加上单位即可。比如,我们要求段前距是2厘米,则直接输入:2厘米,Word会自动转换为系统默认的单位。唯一的例外是,在设置行距为“N倍行距”,后面的数值输入“N行”时,此时的N行就是“N倍行距”,实际行距应有公式1算出。而不是用1行=12磅这个关系去换算。

    2ea6e6d0c0024d92091c0747880437f9.png图7 不同单位数值的输入

    2.5 其他影响间距的设置

    还有两个会影响到间距的参数设置。“在相同样式的段落间不添加空格”:勾选此项,如果两个段落样式相同,则会忽略段落间所有的段前、段后设置。

    “如果定义了文档网络,则对齐到网络”:“文档网络”本身是在“页面设置-文档网络”里设置,如果勾选此项,会严格的对齐设置好的“文档网络”,对间距产生细微影响。

    e3a27cf20ffc5b0ef5f61fa08cce4bef.png图8 其他影响间距的设置

    3 问题解决

    打印要求是:文号距红线上方的距离为:D文号距红线,标题距红线下方的距离为:D标题距红线。可以测量出的距离为:D边缘距红线,已知的距离为:D上边距。我们要求出的是两个值:文号距页边距距离:D文号和标题距文号的距离:D标题。参看图 9、图 10,可以得出:D文号 = D边缘距红线 – D上边距 – D文号距红线 (公式3)D标题 = D标题距红线 + D文号距红线 (公式4)

    假设我们测量出D边缘距红线 = 8厘米;要求D文号距红线 = 0.5厘米,D标题距红线 = 3厘米;设定D上边距 = 3厘米则根据公式3、公式4有:D文号 = 8厘米 - 3厘米- 0.5厘米= 10.5厘米D标题 = 3厘米 + 0.5厘米 = 3.5厘米

    d2f9a7277c091d93160c188f7d9965a5.png图9 函头纸的间距测量

    4e618ebfc3b316a74e8d2afd33ee7ea1.png图10 号和标题的间距

    所以我们设置文号所在行的行距为10.5厘米,标题所在行行距为3.5厘米,段前距和段后距皆设置为0。为了不让其他因素影响距离,将“在相同样式的段落间不添加空格”、“如果定义了文档网络,则对齐到网络”均不勾选,如图 11所示文号行间距设置。标题行将行距的设置值做相应修改即可。

    7f95afb28ae56f8378294c6226c002a9.png图11文号间距设置

    4 总结

    本文探讨了函头文文号和标题间距的控制方法,同时也分析了Word里各种垂直间距,对在办公中需要设置特定间距的场合,可提供参考。

    c2ad9c123c4d84295e50d901fd065b58.png

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