往往很多时候使用word的自动编号的时候，编号后面的文字与编号本身之间的间距会变得很宽，也不好调整，调整这个间距可通过“格式——项目符号和编号”或者鼠标选中要改变间距的编号，右键选择“项目符号和编号”，打开对话框，点击“自定义”，设置里面的“对齐位置”和“制表位位置”这两个值。
        特别要注意的是：这两个值一定要配合设置，不是说都设置为0或者最小就一定没有间距了，如果设置小了反而间距会变很大。正常情况下制表位位置应该比对齐位置的值要大一些，如果制表位位置的值减去对齐位位置的值还不够编号本身所占的长度，则制表位位置会自动跳到下一个制表位开始后面的文字，这样看起来间距就会变得很大。
        在编号字体为5号的情况下，一个典型的设置值为制表位位置比对齐位位置大0.2厘米。
 

今天拿到一份word文档，里面有很多图片。现在给这份文档排版时，为了使整个文档看得更清楚点，老板给我下达了以下几点要求：
1、给文档里的所有图片按顺序编号，比如：图1，图2，图3……；
2、对图片进行增加、删除后，编号可以自动更新，保持其连续性。
看到这，你是不是脑袋里已经冒出了很多问号，在想着能不能做到？
我可以坚定地告诉你，完全没问题！
这是我最近get的新技能，批量给word文档的图片插入编号，并且增加、删除图片不影响编号的连续性。
赶紧一起看下操作步骤吧。
操作步骤：
1、打开要给图片编号的word文档，选择第一张图片，点击【引用】-【插入题注】；
2、在弹出的【题注】对话框里，点击【新建标签】，然后在弹出的【新建标签】对话框里的标签栏输入“图”，最后点击【确定】；
3、点击确定后，我们可以发现，原先【题注】对话框里的题注栏，由原来的“图表1”变成是用“图1”填充，如下图：
此时，我们在点击【确定】，可以看到第一张图已经加上了编号。
4、按Alt+F9 键显示域代码，然后复制该图1的域代码；
5、按快捷键Ctrl+H，调出查找替换对话框，【查找内容】输入栏输入：^g，【替换为】输入栏输入：^&^p^c，然后点击【全部替换】，
替换后，可以看到word文档里的每张图片下方都插入了域代码。
补充说明：
● ^g 代表图片；
● ^&代表要查找的内容；
● ^p代表换行符，即表示添加的编号在图片下一行显示；
● ^c代表剪切版的内容。
6、再次按Alt+F9切换域代码，可以看到每张图片下方的域代码变成都显示“图1”；
7、按快捷键Ctrl+A全选整篇word文档，再按F9键进行刷新，可以看到文档里的所有图片下方的编号自动更新为：图1，图2，……按顺序排列下来。
到这里，Word文档里的所有图片就编号完成了。
如果你要删除里面某张图片或是要添加图片到文档里，记得在删除或添加图片后，按快捷键Ctrl+A全选文档，再按F9键更新，文档里的图片就又重新按顺序完成编号了。
以上步骤看不懂没关系，可以看下以下的操作动态图。

http://yyyu40.blog.163.com/blog/static/846229272008112442424701/
项目编号可使文档条理清楚和重点突出，提高文档编辑速度，因而深受喜爱用word97/2000编辑文章的朋友欢迎。编号作为word中的一项“自动功能”，只有深谙其来龙去脉，运用得当，才能让“编号”言听计从，不致适得其反，平添麻烦。



一、应用“项目符号和编号” 

有两种方法：手工和自动。
1.即通过单击“编号”、“项目符号”按钮
2.“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令引用；后者则通过打开“自动更正”对话框后设置“自动编号列表”为键入时的一项“自动功能”来引用：当在段首键入数学序号（一、二；一、二；1、2；⑴、⑵等）或大写字母（A、B等）和某些标点符号（如全角的，、。半角的.）或制表符并插入正文后，按回车输入后续段落内容时，word即自动将其转化为“编号”列表。



二、中断、删除、追加编号 

删除（取消）文档中的编号可通过下列方法：①按两次“Enter”，后续段落自动取消编号（不过同时也插入了多余的两行空行）②将光标移到编号和正文间按“Backspace”键可删除行首编号。③选定（或将光标移到）要取消编号的一个或多个段落，再单击“编号”按钮。以上方法都可用于中断编号列表，可根据需要选用。但如果要删除多个编号，只能用③法。而且，如果为“编号”定义了快捷键后，无论追加还是删除编号，此法都最快。


将光标移到包含编号的段结尾按回车，即可在下一段插入一个编号，原有后续编号会自动调整。 


三、死板的编号方式：一段一个编号 

通常情况下，word按段落编号，即在每个段落（不管该段有多少行）开始位置处添加一个编号。而许多文档往往要将多个段落放在同一个编号内，可以选择以下四种方法来实现：
①、在第一段结束时按“Shift Enter”组合键插入一个分行符，然后即可在下一行输入新内容而不会自动添加编号（实际和前面的内容仍然属一段）。
②、在某个编号内的第一段结束后，按两次以上回车插入需要的空段（此时编号会中断），当光标移到需要接着编号的段落中，单击“编号”按钮，此时word通常会接着前面的列表编号。然后再将光标移回到前面的空段中输入内容。
③、中断编号并输入多段后，选定中断前任一带编号的文本再单击（或双击）“格式刷”按钮，然后再单击要接着编号的段落，即可接着编号。（使用键盘的话，则先按“Ctrl Shift C”复制格式，再按“Ctrl Shift V”粘贴格式）。
④中断编号并输入多段后，选定需接着编号的段落，打开“项目符号和编号”对话框，选择和上一段的相同编号样式后，再选择“继续前一列表(C)”。 

不难发现，②③④法其实都是通过中断编号来插入多段，在一个编号内插入多段后再设法继续编号。相形之下，①法要方便些，但后续行的一些格式必须通过特殊的方法处理（如行首的缩进只能通过键入空格代替），从而“看起来”是另一段。这里介绍一种快速而极其有效的方法——“多级编号”法：


首先打开“项目符号和编号”对话框，将你的段落编号设为“多级编号”中的一种，再单击“自定义”，将当前级别（通常为1）的编号样式设成你想要的样式，将下一级别（通常为2）的“编号格式”中全部内容删除（即无）。OK！假设现在要输入3段文字，其中1、3段带编号，2段无编号。只须将1段级别设为1，它就带编号；2段不要编号了是吧？好，按回车再按“Tab”将下一段的级别降为2，怎么样，没有编号了吧！现在将2段内容输入；按回车输入3段时先按“Shift Tab”将该段级别升一级为1，编号又出现了。升有降无（编号），你试试，是不是非常方便！



四、设置编号格式 

1、影响美观和规范的“间距”：相信有许多朋友对word中编号和正文过大的相隔距离恼火不已，因为不知如何调整间距而放弃“编号”。如果打开“选项”对话框并设置“制表符”在文档中显示出来的话，仔细观察水平标尺和文档中编号后的控制符号，你会发现使用编号后在左缩进标记附近会出现一个制表符（编号后也有）。问题的症结就在此：在word中编号时，会在编号和段落的第一个字符间插入一个不可编辑字符，默认用制表符将编号和正文隔开，并用制表位对齐正文。明白了这个道理，问题就迎刃而解了：选定要改变间距的编号列表，按住Alt向左拖动（以能看到编号后的制表符为准）标尺上的制表位，即可缩小编号和正文间的距离，反之向右拖则增大间距。还有一种更绝的方法：利用多级符号来插入编号，可改变作为默认间距的字符。方法为：单击主菜单中“格式”→“项目符号和编号”，打开对话框后再单击“多级符号”，选中一种合适样式后单击“自定义”，在“自定义多级符号列表”对话框中单击“高级”，然后将“编号之后”的内容（默认为制表符）改为“不特别标注”，再依次确定关闭对话框，则编号和正文紧连着不插入任何分隔符号；若改为“间距”同样可将间距改为很小而无需通过移动制表位来缩小间距。虽然是多级符号，但作一级编号来用也顺顺溜溜。


2、多种多样的编号格式：在word中只提供了13种编号样式。但如果你善于修改的话，可以“自定义”出不计其数的样式。方法为：打开“项目符号和编号”对话框后选中一种编号样式，然后单击“自定义”按钮，此时会打开“自定义编号列表”对话框，在“编号样式”的下拉列表框中选中一种样式后，可以在“编号格式”下的文本框中的编号前后输入其他字符，从而构成各种格式的编号。如添加括号编号列表变成(1)、(2)、(3)……；添加“－”变成－A、－B、－C……；添加“第、章”两字变成第1章、第2章、第3章……正是“天高任鸟飞，海阔凭鱼跃”。


3、丰富多彩的编号字体：单击“自定义编号列表”对话框中的“字体…”，即可为编号指定字体、字形、字号、颜色、字符间距及阴影等其他效果。 

4、不可轻视的编号、正文位置：如果编号、正文的排版位置不合意，可在“自定义编号列表”对话框中修改。其中“编号位置”框架内的“对齐位置”即相当于“首行缩进”，“文字位置”框架内的“缩进位置”相当于“左缩进”，理解了这两项的含义，该设置为多少相信无需多言了（其实，这些值你也可以直接用标尺上的“左缩进”“首行缩时”修改）。如果是“多级符号”，则应逐项为每一级设置编号对齐位置和正文缩进位置直至符合实际需要。



五、指定快捷键：加快操作的有效方法 

为“编号”指定快捷键：同时按下“Ctrl Alt 数字键盘中‘ ’”，鼠标指针变成花朵形后单击常用工具栏上的“编号”按钮，然后将光标移入“自定义键盘”对话框中的“请按新快捷键”内按下你想用的组合键，如“Ctrl 8”（快速编号或取消编号），再单击“指定”、“关闭”即可。同样为“格式”菜单中的“项目符号和编号”定义一个快捷键，如“Ctrl 9"（打开详细设置框）。定义快捷键后，要应用或取消（中断）编号，或者设置编号样式时，就可以直接用键盘操作，省时省力。



六、复制含编号的文本：注意帮倒忙 

如果将包含编号的文本内容复制到新位置，新位置文本的编号会改变，通常会接着前面的列表继续编号。如果要和复制前的格式完全相同，需打开“项目符号和编号”对话框，选择“重新开始编号”，这一点往往会被人忽略。



七、将编号转换为数字 

编号具有方便快速的特点，但在复制、改变编号样式等一些操作中不方便，此时可将编号转换为真正的文字编号。选中带编号的段落，按“Ctrl C”，再选择菜单“编辑”→“选择性粘贴”，按“无格式文本”粘贴到新位置，编号就转换为正文了，现在你爱怎么改随便你了。



八、“多级符号”中的重磅炸弹：Tab、Shift Tab 

多级符号在进行如试卷排版中非常有用，输完某一级中一个编号（如1、2、3……）后的正文内容，按回车键即自动进入下一个编号，再按“Tab”键即可改为下一级编号样式（如A、B、C……），要返回到上一级继续编号，按“Shift Tab”即可。灵活运用这两项，同样能少费力气多办事。



九、一点建议 

如果你想全权控制“编号”，不愿受“自动更正”干扰或摆布，请在“自动更正”中关闭“自动编号列表”。如果你在“编号”时误操作，导致“编号”乱套，不妨多试试“Ctrl Z”，它能为你省不少力。关于“项目符号”的操作方法，大多相同，不再赘述。
 

据说这是因为系统默认的缩进和样式的缩进不一致。一般的解决办法是，先查看样式的缩进量，然后设置右键选择【调整列表缩进】改成样式的缩进就可以。