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  • 多文档统一格式
    2022-03-01 12:57:59

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    信创办公–基于WPS的Word最佳实践系列(快速统一文档格式)


    项目背景

    在一篇长文档中,会存在标题和正文的部分,而作为标题,就应该具有和正文有所区分的特殊格式。如果要一个一个标题进行设置,里面的重复动作会较多,所使用的时间也较长。

    相关知识

    通配符:
    ?(英文状态下):代替任何一个字符。
    *:代表任意多个字符(包括一个)。

    操作步骤

    1. 找到一级标题共同的特点

    我们会发现其标题编号都是由“第?部分”组成,如下图所示。
    图1-1 观察特点

    2. 使用“查找与替换”方式对一级标题进行修改

    如果我们发现在文档当中需要选择的内容是分散在不同的地方,不利于一次性选择,但是它们当中有部分内容是相同的,就可以使用此方式,具体步骤如下所示:

    2.1在【开始】选项卡中找到【查找替换】,点击【替换】,如下图所示。
    图1-2 找到【替换】选项卡

    2.2点击【替换】进入“查找和替换”页面,并输入查找内容,因为使用了通配符“?”,因此要勾上【使用通配符】选项,如下图所示。
    图1-3 输入查找内容

    2.3点击【替换为】后,选择【格式】中的【样式】选项,如下图所示。
    图1-4 点击样式

    2.4 在此之后,我们就可以选择想要的替换样式,如下图所示。
    图1-5选择替换样式

    2.5点击【全部替换】,结果如下图所示。
    图1-6 替换完成

    3. 找到二级标题共同的特点

    3.1我们会发现其二级标题由“?-?”构成,如下图所示。
    图1-7 观察特点

    4. 使用“查找与替换”方式对二级标题进行修改

    4.1根据刚刚的步骤进入【查找与替换】并输入查找内容,需要注意的是,因为二级标题“?-?”后方会有一个空格,因此在查找内容后方输入一个空格降低出错的概率,并且不要选上【忽略空格】选项,如下图所示。
    图1-8 输入查找内容

    4.2点击【替换为】后,选择【格式】中的【样式】选项。在此之后,我们就可以选择想要的替换样式,如下图所示。
    图1-9 选择替换样式

    4.3点击【全部替换】,如下图所示。
    图1-10 替换完成

    5. 快速对正文格式进行统一

    5.1在【开始】选项卡中点击【选择】选项,如下图所示。
    图1-11 点击【选择】

    5.2把光标放置在正文中,点击【选择格式相似的文本】,如下图所示。
    图1-12 点击【选择格式相似的文本】

    5.3我们会发现相似格式的文本全被选上,如下图所示。

    图1-13 相似的文本全被选上的效果

    5.4选中后点开字体的对话框,如下图所示。
    图1-14 点击字体对话框

    5.5紧接着对字体进行统一的调整,如下图所示。
    图1-15 对字体格式进行统一修改

    5.6选中后点开段落的对话框,如下图所示。
    图1-16 点击段落对话框

    5.7紧接着对段落进行统一的调整,可以对特殊格式以及行间距进行调整,如下图所示。
    图1-17 对段落格式进行统一修改

    结果验证

    我们会发现在标题和正文上进行了快速且统一的设置,如下图所示。
    图1-18 统一后的效果


    制作成员: 张欣琳
    排版: 胖虎
    初审: 正山小种
    复审: 二月二

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    2.1 > 首选项 > 设置
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    3、设置文件的格式化类型
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    3.2 在打开的弹窗中,选择 配置默认格式化程序…
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