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  • 如何能够做好主动沟通

    千次阅读 2008-07-25 12:45:00
    在这次年中反思会中,同事们提出的关于沟通的话题非常有意思。不擅长于沟通的朋友,往往会因为很多猜测而放弃进行沟通的勇气。 往往沟通的勇气来源于对于解决问题的向往。但并不是每一个人都能够用友沟通的才干的。...
     
    
    在这次年中反思会中,同事们提出的关于沟通的话题非常有意思。不擅长于沟通的朋友,往往会因为很多猜测而放弃进行沟通的勇气。
    往往沟通的勇气来源于对于解决问题的向往。但并不是每一个人都能够用友沟通的才干的。有时候会问,为什么会放弃沟通呢?答曰:他不能够解决问题。
    用老牛的一句话讲,这好像有点用人如器的感觉。虽然有点夸张,但是仔细想想,我们感觉别人有用(能够解决问题),才和他进行沟通。否则就不理会了。是不是有点那种感觉呢?
    但是,别人的能力,很多是我们看不到的。举一个非常有意思的例子,这是我从年中反思会上,亲身感受的。如果让你找一位俯卧撑能力很强的人做你的副手,你会找谁呢?我能够想到的是伊博。除此之外,好像没有什么人选。
    沟通,却让我有了非常意外的收获。小梁告诉我他每天做100个俯卧撑。确实难以置信。但他用实际行动证明了这点。
    这个故事告诉我们,沟通,能够让我们了解到别人很多潜在的能力。
    我们回过头来,先回答一下沟通到底有多少好处:
    1. 了解对方的能力及想法
    2. 获取对方知道的第三方知识
    3. 帮助自己梳理思路
    4. 对方帮助自己出主意
    5. 获取对方的认可和支持
    其实,上面的一定还可以补充。但我们会注意到,仅仅对于我们解决工作中的问题,上面所带来的好处,足以让我们应该重视沟通这个活动。
    我有时候的沟通是无意识的。实在在不知道和对方说什么好的时候,可能就是坐下来,看看他手头正在做的事情。问问他最近有什么收获,问问他有什么困惑。
    我的本意可能是感觉,是否能够给别人些许帮助,但每次都能从中获取很多意外的收获。小贾就非常认同这个,因为他经常被我骚扰。很多时候,沟通对对方也是有压力的。小贾说最怕我问他最近有什么收获。哈哈。我确实第一次听他这么说。先收下他的反馈!
    不过我们确实也应该清醒的认识到,有些人,并不是天上热爱沟通。在他们跨出沟通之前,有很多障碍。我尝试列举一些沟通:
    1. 感觉自己的知识不足以和对方交流,对方会瞧不起自己
    2. 感觉自己做得不够完美,担心准备地不够充分,会让对方认为自己思考不仔细
    3. 感觉沟通会影响对方的工作时间
    4. 感觉沟通不一定能够带来好的效果
    5. 感觉对方不一定喜欢沟通
    6. 感觉自己不喜欢对方,所以不愿意沟通
    7. ...
    上面大家能够注意到一点,很多时候,都是当事人“感觉”到什么,然后放弃了。这就是这个人的常态。要让他改变这点,是非常难的。我上次和小邱讨论这个问题的时候,就说过,我们要打破的不是常规,而是常态。比如喝醉酒就是一个非常好的方法。或者是发生激励的冲突。或者是某一方发生严重的势力衰减。或者就是压力。
    晓平让我写沟通报告,我就能感受到非常大的压力,让我不得不写。团队的激荡,能够让大家得以互相理解和融合。很多合同是在喝完酒后签订的,也是非常有道理的。某某发生一些不顺利的事情,双方容易产生谅解,比如我终于还是向艳秋道歉了,我最怕的就是知道女孩子受委屈。
    这些种种的方法,都是可以让我们能够走向沟通的成功路径。正对不同人,还是要不同的方法的。就是针对不同的事情,也是需要区别对待的。这点非常重要。
    但可以知道的是,我们必须走出沟通这一步!
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  • 如何做好项目沟通管理的工作

    千次阅读 2010-12-27 21:35:00
    解决项目沟通管理中的Who、How、When、What的问题。

    沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程,以求思想达成一致和感情的通畅。人在这个世界上生存,具有独立性、群居性的特征。这使得我们与周围的人具有个性的地方,同时也具有共性的地方。因此沟通的目的就是为了人与人之间能够相互了解,相互协作。

    作为单独的个体,我们的沟通是否需要管理?这个因人而异,可以根据自身的特点,交际圈来确定沟通是否需要有规划。但是作为一个项目,对沟通进行管理却是必要的。项目是为了实现某个目标而进行的临时性的活动,完成项目的人也具有临时性,或者说每一个项目在不同的阶段,都会有不同的人加入、退出。在这种情况下,如何能够将项目的人凝聚在一起?如何能够使用户了解我们所做的工作?如何能够让公司领导了解我们的进程?如何能够让领导(甲乙双方)掌握项目的状况,了解项目难处,放心项目的进行?等这些问题都需要通过沟通来完成。

    项目中的沟通不能仅仅简单理解为人与人之间的交谈,它以多种形式存在,包括面对面交流、电话、Email、汇报、会议、即时通讯工具等。针对不同的阶段、不同的人可以采用不同的方式。根据研究,项目组中人与人之间的沟通渠道随着人员的增多,沟通成本越高,如果N代表人数,则每个人的沟通渠道为N*N-1/2个。作为项目经理如何能够在这样复杂的情况下,能够达到我们设想的目标,解决上述提出的问题?手段我们已经有了——沟通,但是如何保证沟通后就能够达到目标了?这就需要对沟通进行管理,必须制定关于沟通的管理计划。具体来说,一份沟通管理计划应该包括项目组与客户方的组织架构图、项目组允许的沟通方式、沟通频率,冲突解决方案,也就是说这份计划要解决WhoHowWhenWhat?这四个问题

    为了使得沟通能够顺利进行,首先要保证沟通的目标是否正确?例如为了解决财务问题,我们找来的是运营的同事,显然就不找错了对象。所以我们应该首先确定项目组中各个项目干系人的组织架构图,使得项目组的人员能够知道什么问题需要找谁来沟通。对象的选择最好遵照对等、专业的原则,对等是指从事的职位最好能够相对,例如项目经理对项目;专业是指从事相同工作的人作为双方沟通的接口。只有解决了Who的问题后面的工作才有意义。

    找到沟通对象后我们需要确定的是沟通方式。随着技术的进步,现在的沟通方式越来越多,但是不是所有的方式能够使用所有的情况。根据沟通的效力来看,首选面对面的沟通,其次是电话,其次是Email,最后是即时通讯工具。这里要说明的时即时沟通工具的出现使得异地沟通成本降低,也使得沟通更加方便,但是在项目组中使用即时沟通工具反而会降低大家的工作效率。这点是需要项目经理注意的,尽量控制与外网连接的即时通讯工具的使用,最好采用电话或是Email,这样可以避免大家的工作受到的干扰最少。从沟通场景来看,工作内容的沟通首选面对面,内容确定时首选Email;情感交流常使用电话,保持面对面的沟通,节假日可以使用Email,有空的时候使用即时通讯工具。工作的时候,例如为了确定需求,首先进行面对面或是电话的沟通,讨论好需求的细节,在通过邮件进行相互之间的确认,这样即节省了时间,又保证了沟通的规范性、有效性。在中国,情感的沟通其实是一门很深的学问,我总结起来有如下方式:时常联系,找个时间见个面,有事没事聊聊,逢年过节祝贺一下。具体的手段、方式需要因时、因地、因人而异,但是方式大抵也就是这些。根据沟通的对象,对于与领导的沟通首选电话、再次Email,最后面对面交流,最好不要使用即时沟通工具。首选电话是为了做好请示工作,要明白领导对问题的想法;选择Email,是为了做好汇报工作,要将项目的状况简单、明了的展现给领导,汇报中最好能够用数字、图表来说明项目的进展、风险;面对面的交流主要是汇报自己的思想动态。不要忘记了这点,思想动态的汇报,不仅仅是形式,是得到领导信任与支持的方法,这里的领导包括甲乙双方。试想有哪个领导会选择一个与自己的想法、风格、作风都不同的项目团队了?对于员工或下级的沟通,首先面对面,再次电话,最后Email。要做到真诚、坦荡,让同志们能够深切的感到尊重。

    现在我们要讨论的何时沟通的问题。沟通频率的选择是解决对方能不能记住沟通的内容,信不信你,烦不烦你的问题。对于项目组内部来说,应该保证每一个小组每天一次例会,应该控制在15分钟左右;对于与用户来说,应该保证每周一次例会,例会上介绍工作的状况,提出需要解决的问题。对于问题的沟通,要保证随时、高效;在一个里程碑完成后最好能与用户有一次总结性的沟通,找到这个里程碑里做的好的地方,识别出需要改进的地方。人与人之间情感的沟通,对于重要的干系人,至少每天都有一次沟通,哪怕只是一个微笑,对于其他干系人也要每周都有必要的沟通。根据《超越对手》的介绍,30%的时间用于情感沟通、40%的时间用于业务沟通、30%的时间用于问题沟通。这个比例可以提供我们参考,哪个方面出现问题都达不到我们沟通的目标。

    作为项目经理,我们容易遗忘的是对冲突的管理。在项目管理中,“冲突”一词应该理解为中性词。一个项目没有冲突是不可能的,一段时间这个项目没有冲突,只能说明现阶段压力还不大,很多问题还没有暴露出来。这个时间也是项目经理最应该努力的时候,要尽量预见到有可能产生冲突的地方,尽早的沟通,不要让冲突集中爆发而导致失控。同时项目经理也没有必要去努力使项目中不存在冲突,有时候冲突的存在,是推动项目能够加速前进,解决问题,提高领导重视的手段,关键的是这个冲突时可控的,或是在项目经理的掌握中的。因此在沟通管理中要知道如何预测冲突、如何识别冲突、如何化解冲突的方案,同时也要制定冲突爆发后的解决预案,例如但双方矛盾冲突激烈时可以汇报的渠道,或是需要第三份调节的申请方式。

    沟通是一个复杂,不易控的过程,同时沟通又是一个项目能够顺利进行的重要工具,因此做好沟通管理是一个项目经理必须完成的功课,无论你是否熟知沟通的技巧,你都需要规划好项目组的沟通管理方案,这是一个项目成功的保障。

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  • 平时工作中,客户会给我们各种各样的需求,或者系统下的一些表,让我们去临时做一个报表或者提一下数据,而我们对表中系统和业务统统不懂,这时候就需要跟客户沟通来获取有效信息。  开始的时候,拿到需求就向客户...

           平时工作中,客户会给我们各种各样的需求,或者系统下的一些表,让我们去临时做一个报表或者提一下数据,而我们对表中系统和业务统统不懂,这时候就需要跟客户沟通来获取有效信息。

           开始的时候,拿到需求就向客户咨询,问业务是怎么回事,然后问核心开发人员数据是怎么回事。但是由于自己业务了解的少,系统数据了解的也少,客户不知道我到底需要什么,他就会将自己认为重要的告诉我,但是回来后就发现,客户给的需求和我要的需求相差甚远。需要反复很多次和客户或核心数据开发人员沟通,才能将自己需要的东西了解清楚,这个时候才能真正开始工作。这个过程是漫长的,需要不断沟通,不断交流,而很多时候客户也会有自己的很多事情,经常会有找不到人的时候,这时候就需要去等,这效率就不是一般的低下。

            对于这种情况,开始是很烦恼的,觉得自己在努力的获取需求,但总是不能全面的从客户获取有效信息。后来发现,沟通肯定是需要的,但是如果可以做好先期工作,其实可以减少很多次数,从而提高效率。

            像做ETL的过程中,会涉及到公司中的很多核心系统的表,对于一个临时需求,首先你要对自己即将用到的表做一下数据探查和数据分析,知道这些表中到底数据的数据关系,数据质量状况,不同数据的占比情况,存放格式等等;对于需求,很多概念都是可以从网上查到的,实在查不到,可以先问下项目组中业务经验比较丰富的人。这样先做好先期工作,然后再去和客户沟通,才能有效的获取信息,而客户也才能知道你到底需要什么。

           工作中是这样,生活中更是这样,很多时候你要对事情首先有一定的了解,再去向别人咨询一些事情的时候,人家才愿意娓娓道来,也才知道告诉你一些什么东西,也许这也是沟通交流的技巧吧。总结一句话就是:做好先期工作,才能有效沟通。

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  • 作为公司的小小头目之一,总希望能通过什么方式或手段来加强公司员工之间沟通交流,现就个人的一点想法粗略的描述一下:作为软件的从业者之一,习惯性的思维就是借助软件这种平台吧,思维定势了^_^能否做出一个在...

    作为公司的小小头目之一,总希望能通过什么方式或手段来加强公司员工之间沟通和交流,现就个人的一点想法粗略的描述一下:
    作为软件的从业者之一,习惯性的思维就是借助软件这种平台吧,思维定势了^_^
    能否做出一个在公司内部员工之间共享图书的小小界面
    1. 公司可以专门开辟一个书柜来存放这些被志愿拿出来共享的图书(有所有者的签名比较好)
    2. 贡献图书者首先在内部共享图书的界面上登录一条共享信息,包括书名,大致归类,推荐级别,自己的读书笔记    或读后感等
    3. 最好以所有员工都能看到的方式来发布消息,比如借助内部协作平台或邮件,
    4. 如果有谁看到该消息后,有兴趣借阅的话,可以先从书柜里把书拿走的同事在共享界面的该书目下登录一条信息,包括借阅者姓名,同时状态自动变为借出。
    5. 该借阅者读完后,归还图书,并提交自己的推荐级别,自己的读书笔记    或读后感等,同时状态自动变为未借出。
    6. 系统界面提供按人和书目为单位的信息导出功能。供借阅者和所有者等备份信息之用。
    7. 借阅者可以为自己设定一个大致的阅读期限,过期后系统会自动提醒。系统在书目为借出状态下如果有其他人也有阅读意向的话,可以在后面添加信息,同时状态自动变为等待。并在前人归还后,收到来自系统的提醒。
    7. 当然凡事建立在自觉的基础上,比如爱惜图书,不乱写乱画等等吧


    只是希望能增强公司的学习氛围,作为公司的文化是需要慢慢积累的,抛砖以期引玉

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