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  • 2020-01-24 10:49:49

    项目管理的重要性

    项目管理就是将知识、技能、工具与技术应用于项目活动,以满足项目的要求。
    有效的项目管理能够帮助个人、群体以及公共和私人组织:

    • 达成业务目标;

    • 满足相关方的期望;

    • 提高可预测性;

    • 提高成功的概率;

    • 在适当的时间交付正确的产品;

    • 解决问题和争议;

    • 及时应对风险;

    • 优化组织资源的使用;

    • 识别、挽救或终止失败项目;

    • 管理制约因素(例如范围、质量、进度、成本、资源);

    • 平衡制约因素对项目的影响(例如范围扩大可能会增加成本或延长进度);

    • 以更好的方式管理变更。

    项目管理不善或缺乏项目管理可能会导致:

    • 超过时限;
    • 成本超支;
    • 质量低劣;
    • 返工;
    • 项目范围扩大失控;
    • 组织声誉受损;
    • 相关方不满意;
    • 正在实施的项目无法达成目标。

    项目是组织创造价值和效益的主要方式。在当今商业环境下,组织领导者需要应对预算紧缩、时间缩短、资源稀缺以及技术快速变化的情况。商业环境动荡不定,变化越来越快。为了在全球经济中保持竞争力,公司日益广泛利用项目管理,来持续创造商业价值。

    有效和高效的项目管理应被视为组织的战略能力。它使组织能够:

    • 将项目成果与业务目标联系起来;
    • 更有效地展开市场竞争;
    • 支持组织发展;
    • 通过适当调整项目管理计划,以应对商业环境改变给项目带来的影响
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  • 我的时间管理——计划与总结的重要性

    万次阅读 热门讨论 2012-04-10 16:01:08
    一小时24分钟,我们要怎么用好这24个小时,那就有得说了,也强调出了时间管理重要性。 一个没有时间管理意识的人,其实他是很难在自己的学习成长过程中走好的。我为什么要这么说呢,因为没有

      

          记得在我先前写的博客里,也有谈关于时间的博文,当时还举了几个关于时间的成语。我这里为什么会突然想到那篇博客呢,因为,真的感觉时间过得太快了,正像小时候学得那篇文章《匆匆》。其实上天很公平,给我们每个人一天24小时;一小时24分钟,我们要怎么用好这24个小时,那就有得说了,也强调出了时间管理的重要性。

    一个没有时间管理意识的人,其实他是很难在自己的学习成长过程中走好的。我为什么要这么说呢,因为没有了时间管理,他就不知道或者不记得自己每天都在干什么,都干了些什么;也就很难根据自己的一段时间的工作与学习,看到自己的不足之处,也就很难调整与变更自己学习与工作情况。

    其实上面所说的是我的个人感受,也是真实情况,我也相信我不是个特例。

    在以前,我从来没有制订过特别详细的计划,顶多也就是给自己设定一个目标,然后向着这个目标努力、前进。不过,我想告诉大家,这不叫做计划,只是一个目标。我不是在故意玩弄文字,因为,我认为目标固然重要,但是它是离我们很远的,我们要一步一个脚印地走向目标;而计划呢,去恰恰是我们所要走和走过的每一个脚印,说到这里,大家也就明白了计划了重要性吧。

    对,计划是离我们很近的,是我们每天都要做,都要一点点实现的。说到这里想到了《劝学》里的一句话“故不积跬步,无以至千里;不积小流,无以成江海”。其实在开始的时候,我有这样想过,感觉一直在做计划,计划很难按时完成;还有就是每天给自己制订计划,感觉一天本来就很短,还要花时间在制订计划上,还不把这点时间拿过来,用来学习呢。

    过了一段时间,发现自己这样认为是错误的。比如一天的计划,其实那短短的十几分钟,起到的作用是很大的。可能有人要问了,有多大啊?我可以肯定的说,我们如果花了十分钟来做了计划,那么会提高我们一天的效率,毫不夸张地说,它可以帮我们节省一个小时甚至是更多的时间……我相信,如果大家做了,就会自己感觉到的。

    因为,我们制订的一天的计划,表面上看上去,就是一段文字,其实它会在我们的意识深处时时刻刻地提醒我们“我一天的计划是……还有多少没有完成!完成了多少!等等”,这也算是我们学习、工作、生活的一个小动力吧!

    我上面的举例是一天的计划,当然,计划也可以是一周一个、两周一个,不过,本人认为最好不要时间太长,因为我们会对自己完成任务的时候估计不准确。当然,这还和每个人的爱好有关系,适当把计划订得长一些也可以,大家可以自己权衡。

    说到这里大家也就感受到了制订计划的重要性了!

    我们很幸运,在我们这个信息化的年代,有很多的工具可以为我们所用,帮助我们更好地制订计划,让我们轻松做到get things done!

    下面介绍一些这方面的软件给大家:比如大家很熟悉的飞信定时短信功能和日程管理功能、google日历功能、outlook的日期功能、oneNote等,我们国内也有这方面的小软件。

    下面给大家提供一个国外关于Calendar & Time Management Software方面的软件下载地址:

    下载地址

    里面有很多这方面的软件,大家可以看看,看看有没有适合自己的。


    计划,当然不是一成不变的。更经常的情况是,计划一直在变,这是更一般的情况,我们也不必担心,计划不就是为了应对变化的吗?在更快的时间把自己的计划做出调整,这总比事情已经跳出我们能控制的范围再调整要好吧!
    还有想说得一点,就是总结的重要性,就是对自己一段时间、甚至一天计划实施情况,完成情况的总结。计划与总结是不可分离的。在前面的篇幅中,我也有说到,这里也就再赘述。

    最后,希望大家充实快乐地渡过每一天!

    展开全文
  • 项目文档的重要性

    千次阅读 2019-10-15 22:38:50
    在项目日常工作中,对于文档常常听到有人讲“没空,没时间写文档”,“写文档太浪费时间了”,“项目文档没必要”,甚至“写文档好了,其他什么事都不用做了”这样的话,这种情况常发生在不少项目管理者和开发技术...

    在项目实施的过程中,我们会有各方面的工作,会遇到各种问题。很多时候我们都需要写文档帮助我们。在项目日常工作中,对于文档常常听到有人讲“没空,没时间写文档”,“写文档太浪费时间了”,“项目文档没必要”,甚至“写文档好了,其他什么事都不用做了”这样的话,这种情况常发生在不少项目管理者和开发技术人员身上。这种想法要不得,如果不改正,是潜在的风险,后期会对项目带来严重不良影响。
    在开展项目活动,解决项目问题的过程中,项目文档工作非常重要,是项目管理者的好帮手,也是项目高质量的保障。可以说“无文档,不项目”。为什么这么说呢?项目文档的重要性体现在以下几个方面:

    一、 工作开展的前提
    口说无凭,立字为据。文档体现了一种态度-严谨。文档将内容清楚、完整的表述,避免歧义或将歧义降到最低,按文档执行综合成本最低。项目的计划、需求、设计、开发、测试、上线运维等环节都需要文档支撑。如果说项目制度规范是人体骨骼,那么项目的文档就像身体的血液,是人体不可或缺的重要组成部分。

    在参与人数很少的项目中,口述情况较多,文档的作用并不明显,因此往往会被忽视。好比开一家餐馆可能只要1-2个手艺高超的厨师就可以了,口口相传可以保持菜品的特色,不需要纸面上的文字或工艺说明。但像麦当劳、喜茶一样,在全国、甚至全球范围内开设大量出品一样味道的分店就必须要有严格的工艺标准,甚至对设备标准都有明确的文件规定。
    有人说写文档是浪费时间。可往往这样,因为工作内容或标准的不确定,后期反复修改、需求不断变更增加的时间、人力成本更多,常常是得不偿失。

    二、 文档是项目管理和监控的重要工具
    文档是管理者跟踪和控制项目的一个重要工具。管理都跟踪和控制项目主要通过面对面的交流与文档两种方式,交流具有随机性、即时性与局限性的特点,而文档具有延续性、长期性与全面性的特点,特别是报告与进度文档能让管理者对项目的整体情况有全面了解。
    监控需要对比的基础。文档作为成果检查的重要标准之一。系统设计是否合格,需要看是否满足用户需求的功能或指标。开发是否合格要检查是否满足设计要求。

    三、 项目制度规范的承载
    工作规范包括各种制度、规定、要求等,这些内容都通过文档的形式表达和传递。无论人员如何变更,时间如何推移,这些文档不会消失,只会更加详尽、合理和完善。

    四、 工作成果的体现
    文档是工作成果的重要表现形式。项目每个阶段都需要输出成果。比如需求调研、系统设计、系统测试等阶段结束,都需要提供相应的成果文档。完成了重要方案或变更的讨论,需要文档如实、完整的记录过程和结果。几乎所有人类的智慧和文明成果都通过书面文字表达和传承。几千年前古人的思想精华,仍然可通过《论语》《孙子兵法》等进行了解和汲取。
    工作成果也是项目阶段转换的必要条件。项目工作随着时间推移包含了多个阶段,每个阶段的输出是下一个阶段的输入。上阶段的成果输出,影响下阶段过程和产出。需求阶段的成果标志着设计阶段的开始,设计阶段的输出标志者开发阶段的启动。由此可见,项目的运作在一定程度上是靠文档驱动的。
    另外,,用户的签字在阶段成果确认方面有重要的意义。

    五、 便于项目成员间的交流和协作
    文档是项目管理者跟踪和控制项目的一个重要工具。管理者跟踪和控制项目主要通过面对面的交流与文档两种方式,交流具有随机性、即时性与局限性的特点,而文档具有延续性、长期性与全面性的特点,特别是报告与进度文档能让管理者对项目的具体情况有全面和真实的了解。

    六、 项目共享知识库
    项目文档不断累计,形成知识库,不仅可项目内部共享,还可以在项目组之间和公司内部分享,文档的充分利用能使知识发挥更大的效益。充分的知识共享是提高整体团队效能必不可少的工具。比如,复杂的数据库集群,配置过程非常繁琐,要求细致。单靠在网上的指引,没有经过用户实际环境的检验,操作效果是大大折扣的。有时,遇到问题长时间都不能解决。而具体的实践总结能给人清晰的指引,极大的提高效率。同时,也要培养相应技术储备人员,降低未来可能的风险。

    七、 项目文档有助于管理者水平的提升
    项目文档对于项目管理人员的素质提升也是大有裨益的。目前国内不少企业在进行项目管理时,都会出现一个通病:由于管理人员素质有限,许多的决定只凭口头叙述,缺少足够的文字记录,以至在项目出现问题时往往显得无所适从。从本质上讲,项目文档强调的是一种规范化管理,要求项目管理人员利用书面语言进行沟通表达,以指引项目运作,对于一个成功的项目管理人士来说,他不仅仅是项目各利益方的良好协调者,更应该是一名出色的项目文档管理者。

    综上所述,文档的重要性无需质疑。那么,如何编写好的文档呢。通常对项目文档的要求有以下几点:

    1. 清晰明了。有目标明确,思路清晰,文字详尽,配以图表、截图和示意图,方便阅读者理解。
    2. 全面深入分析的成果。文档是作者经过深入分析、思考、总结的结果,是经验的总结、实践的硕果、思想的升华。
    3. 及时。根据项目进展情况及时提供的成果文档,能成为照亮黑暗的灯塔,探险者的指南针,渡河者的小船。
      不管项目情况如何复杂,用户给的压力如何大,工期如何紧张,我们都要意识到写文档的重要性和必要性,并养成编写好文档的习惯。

    朱玉顺
    2019年10月15日

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  • 工作复盘的重要性

    万次阅读 多人点赞 2018-11-07 10:02:22
    古语有云“学而不思则罔,思而不学则殆”,意思为一直在学习不思考人会被表面的现象蒙蔽,仅仅停留在思考而不进行深入的学习则会因为疑惑而更加危险。... 联想总裁柳传志将“复盘”作为联想重要的工作方法...

            古语有云“学而不思则罔,思而不学则殆”,意思为一直在学习不思考人会被表面的现象蒙蔽,仅仅停留在思考而不进行深入的学习则会因为疑惑而更加危险。同样对于工作也是一样的,一直以身体的忙碌去掩盖思维的懒惰并不是有效的工作方式,最快最有效的学习/工作的方式是对自己的问题进行总结思考,遇见哪些问题,如何解决,还有没有更好的办法。

            联想总裁柳传志将“复盘”作为联想重要的工作方法论向全球推广,工作复盘是一种有效的将工作的思考、总结、反思、提高整合于一身的工作方式。

    1. 复盘时机

    1.1 项目汇报

            在项目实施交付的过程中需要对项目团队的工作进行复盘,在数通畅联项目实施方法论中明确要求项目组成员每周均需要汇报项目双周滚动的工作周报,在进行项目汇报的同时也是对项目组成员工作的一次复盘,明确本周的计划工作有几项,完成几项,偏差的内容有哪些,为什么会产生偏差,后续如何补足等,只有小节点的工作保证推进才能确保里程碑的顺利确认,进而保障项目的验收节点。

    1.2 项目交接

            在项目组与产品服务部进行项目维护交接时,项目组需要对项目过程中的工作进行复盘,反思在项目中多层面遇见的问题,从技术、沟通、引导、宣讲、推进等多个层面进行反思,对项目的整体过程进行闭环的思考。

            项目团队需要明确在项目实施交付的过程中自身、团队、项目中遇见的问题,将问题分类归纳、总结抽象,明确哪些问题是偶然发生的,哪些问题是可以避免的,针对有难度的问题应该如何攻克。

    1.3 问题诊断

            无论是作为技术员工还是行政工作人员,在日常的工作中不可避免遇见问题,对问题的诊断、分析、解决的过程中同样需要对工作进行复盘。这一块更加强调对自身的工作进行反思。将复盘培养成自身的工作习惯,成为下意识,这将很大程度的加快自身的进步速度,将思考与实践结合起来才能成为利剑,在工作前行的道路上披荆斩棘,一路前行。

    1.4 述职报告

            在数通畅联每年有两次调薪机会(年中、年末),同样也会有两次述职的机会,在准备述职报告的过程中也是对自己阶段工作的复盘,在一段时间的工作完成之后,对这一个阶段工作进行反思与总结。反思在这一个阶段中当前工作的推进是否与原有的目标计划有所偏差,客观分析出现问题的原因。通过对本阶段工作的问题总结,调整个人工作的意识,降低后续的工作在推进过程中的偏差概率。

    1.5 年末岁尾

            古语有云“一年之计在于春,一日之计在于晨”,在一年的年末岁尾不失为复盘的好时机。需要强调的是这里的复盘不仅仅是工作上的总结,同样也包含个人在这一年中的收获与感悟等。在年终对个人一年的积累进行总结,一方面是归纳自身在工作中的经验与教训,另一方面是规划未来自己的发展方向与工作方式。

    2. 复盘步骤

    2.1 回顾目的

            回顾目的指的是在复盘过程中需要回顾复盘工作指定的期望是什么。需要注意的是目的与目标的区别,目的(Why)代表的是为什么要做这件事,相当于在项目中的需求,目标(What)是要做成什么样子,相当于项目中的设计。在明确目的之外同时需要明确出在工作开展前可量化的里程碑标志,保障在执行过程中将不清晰的目标与目的之间的差距通过工作复盘逐步清晰明确。

    2.2 追溯过程

            明确目的,制定目标后进入执行的过程中,在复盘时同样需要追溯执行过程。在过程中记录遇见的困难点,作为复盘的依据,将问题的解决方式总结归纳,先固化,再优化。经历、总结、反思、进步是每个人能力提升的有效途径。复盘重要的目的就是弄清楚问题的原因,总结归纳经验与教训。重要的是实事求是而不是欺骗自己,试图证明自己的能力。

    2.3 评选结果

            在评估结果阶段首先需要将当前实际工作完成的结果与原定的目标相比较,客观的分析工作中的亮点与不足之处,需要注意的是亮点与不足同样重要。客观分析在本次工作中与预期目标存在偏差的工作内容,对工作进行总结,列举,集思广益共同分析偏差的因素。多以数字型对偏差项目进行列举分析,预计是多少,目前完成多少,偏差多少。

    2.4 分析原因

            在分析原因时不是为自己找理由、找借口,当然客观因素可能也是存在的,在本阶段更应该从自身挖掘原因,剖析自身的不足与短板,明确是什么因素导致工作的偏差与偏离,明确避免影响因素的措施与方法有哪些。群策群力共同分析挖掘,不要局限于就事论事,而是将问题抽象总结,梳理应对方式,形成规范,他人遇见同样问题可以作为依据参考。

    2.5 总结规律

            总结规律时一定要注意,不要流于形式、走过场,不能草草做记录、简单的下结论。应该是总结经验,包含自己的得失,个人的心得,将有规律的问题进行凝练,为以后的工作实践作为指导依据,根据不断的总结凝练的问题调整自我,提升能力。

    3. 复盘意义

    3.1 汲取教训

            通过工作的复盘实现问题的总结,持续反思问题的关键点,进一步的提升个人的能力及团队的整体水平。作为领导者而言需要以身作则,切不可走过场敷衍了事。需要实事求是、追根溯源,只有这样才能够真正的总结出遇见的问题中哪些是偶然的,哪些经验是可以复制的。

    3.2 传承经验

            复盘工作将问题总结为他人借鉴,让他人避免同样的问题发生,或者对同样的问题能够更好的应对。在复盘的过程中需要保持一个开放的心态,收集各种不同的意见,进而找到深层次的原因。

            复盘是一种经验的传承也是一种工作方式的传承,把工作复盘变成工作方法和习惯,一方面是对自己的工作进行不定时的反思,另一方面是培养员工具备工作复盘的习惯,而不是要等到某一个“重要”时刻才进行。

    3.3 开阔思路

            工作复盘同样是一种集思广益的工作,无论是对工作、项目、团队的复盘均需要坦诚表达,有话直说、有话好好说。有些时候参与复盘的工作人员不一定是项目的参与者,往往这样的“旁观者”更加能够问出有深度的问题,引发大家的思考。在问题碰撞的过程中引起共鸣,针对问题触发同事间的思考、顿悟,真正的实现开阔大家的思路,群策群力共同解决问题。

    3.4 团队建设

            良性循环与恶性循环是两个工作发展的极端,通过工作复盘不断总结、提升能力,工作状态进入良性的循环,保障自己及团队对工作仍能够保持热情,更好的心态面对工作中的问题,解决问题,而不是以埋怨、抱怨的心态去应对,这样一方面会给团队带来负能量,另一方面也不利于自身职业生涯的规划发展。

    3.5 规划未来

            复盘的本质是在经验中学习,复盘无论是对个人能力的提升,还是对于团队与组织能力的提升,都具有重要的意义。一方面在复盘的过程中总结经验与教训,另一方面通过复盘规划未来,明确后续的工作方式。

            对于个人而言可以通过自己的总结与问题的分析提升个人的能力,并且逐渐走向正循环;对于项目组能够通过复盘的方式对项目中的问题进行凝练,作为参考培训的依据;对于团队将复盘作为一种工作方式,一个工作习惯培养团队成员复盘的工作意识,提升团队的竞争力;公司在制度上保障复盘能够推行、推进,而不是“三天打鱼,两天晒网”流于形式。

    4. 心得总结

            工作复盘就像学习时的复习,对于个人、项目、团队、公司都是有必要的。笔者认为复盘是一个有效提升个人能力的工作方式,工作复盘重要的是求真、求实、求学、求道。核心是在根据问题挖掘出现问题原因,而不是流于形式、走过场;意在通过复盘提升自身/团队的能力,而不是追究问题的责任人;重在反思问题,自我剖析,而不是强调客观理由,为自己推卸责任;本质是找到事情的规律,为后续人员提供参考,而不是草率结论,计较一时的得失。

    4.1 意识到位

            无论是开展或是推进工作,首先需要具备工作复盘的意识,意识到位很重要,更多的时候意识比方法更重要。人都是有惰性、不能将任务指标的完成仅仅依赖于员工的自律,更加应该以完备的管理体系进行约束。工作复盘也是同样的道理,无论是项目管理还是团队的管理均需要培养团队成员工作复盘的意识,数通畅联在项目交接过程中明确要求项目成员需要对自身的项目经历复盘,总结在项目中的问题,将典型问题及解决方案记录下来为后续的员工做为参考、培养的依据。

    4.2 注意方法

            具备行动的意识,盲目的开展往往会徒劳无果,有效的方式与方法同样重要。对于复盘需要做到,单一工作及时复盘;项目经历阶段复盘;年终岁尾全面复盘,作为领导人员需要以身作则,带头复盘将复盘的意识在团队中传承;作为管理人员需要有效利用工具与方法,带领团队共同进行复盘;作为员工需要注意方式与方法在实践过程中逐渐养成复盘的工作习惯。

    4.3 养成习惯

            习惯的养成本质上是内心的驱动渴望去做,从而逐渐成为意识使然,进而成为习惯。将复盘成为工作习惯首先需要在内心认可工作复盘的重要性,提升自身的复盘意识,有效的按照复盘的方式与方法去执行,充分利用团队的力量、群策群力,通过一次次的工作复盘实践、将工作复盘、回溯、总结成为自身下意识习惯、成为团队运作的机制,从而推动团队的整体进步、实现个人与团体的共赢。

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