不得不说起外企的邮件制度。几个要点： 　　
 
一、书面胜于口头。你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，写邮件发出去，以后起争执了就是证据，年终盘点也知道你每天都干了些什么。written is always better than oral（书面强于口头）。长此以往，极度锻炼商务英语。
 　　
二、搞清楚TO，CC，BCC，FW 　　
 
To，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人放去TO； 　　
 
CC，相关人等，需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子^_^ 　　
 
BCC，加密抄送人，放你的下属。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。 　　多说一句，永远别高估你下属的智慧，所以该做什么，什么时候要做好一定要交代清楚，别指望下属能在几件事情之中清楚地知道要先做哪件；还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做，一定要分清楚谁做什么，别指望下属能自我协调，否则很可能“三个和尚没水吃”。 　　
 
FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX，pls。 follow。（请处理） 简单明了。 　　有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。 　　
 
三、关于回复（Re） 　　礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。 
 
第5节：如何写邮件（一）(2) 　　
 
四、关于已读回执 　　为什么要求对方给已读回执，通常两个功能：
一、很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。
二、是个人目的看收件人究竟打开过没有。 　　我用过好几个邮件系统，Outlook，Lotus……这个的设置并不一样，我不是IT，可能不够专业，但是有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执的，且没有任何记录可查（在已发送邮件里面是不会出现的），但也有的系统是询问后根据你的选择发送的，已发邮件有迹可查。如果是前者自动发送，那么你可以实现功能一及二；如果是后者，那么很抱歉，你可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。 　　
最近的实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免，还是可以操作的，在preview状态下看完邮件，根本就不需要打开，只要不双击打开，就不会自动发送已读回执。 　　或者这个功能也只是防君子不防小人。 　
 
　五、关于优先级 　　我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人，加了感叹号的邮件红色显示总归会引起阅读者的重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救，发这种邮件是无济于事的。所谓重要，需要发件人很好地判断。 　　
 
六、关于群发 　　企业邮件系统的好处就是每个staff都赫然在录，不需要像私人的address book，要自己维护，所以群发起来特别顺手。可是，不是任何事情都需要群发，你可能觉得收件人可以自己选择是否删除，而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的，并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。 　　一般来说，我们可以接受的群发事由不过是：HR的通知，Admin的通知，某重要人物的离职，来自GM office的公文…… 　　我们最厌恶的群发是：某人休假通知，改手机号码通知，say goodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣，难听点地说就是不要把自己看得太重要。 　　
 
七、关于自动回复 　　这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复，而是特别指Out of Office的自动回复。这其实是个很好的功能，我不赞成每封邮件都自动设置回复，但是一旦休假了，谁take care你的工作，你几时回来，urgent case如何联络你，放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了，而不需要你事先群发每个人你的休假决定。 　　
 
八、关于签名档 　　专业一点的公司都会要求统一的签名档，你的名字、职位、电话、传真、邮件，可能还有公司的Logo或者网址。 　　你改了电话，只需要改签名档就可以了，经常找你的那几个人，你可以单独发邮件甚至短信通知，而绝对没必要群发。 　　每个公司一般都有内部的通讯录，经常会翻新一下，你记住通知负责的人翻新就可以了。 
 
第6节：如何写邮件（二） 　　如何写邮件（二） 　　这里顺便再讲一讲和领导写邮件的要点不外乎几种： 　　
 
一、汇报工作。 　　总结自己干了些什么，做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能画等号，而很遗憾的现状是——评价一个人的performance取决的是后者。邮件正文需要提纲挈领，如果你一定要把自己做的事情事无巨细，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。　 　　
 
二、请求批示 　　写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你笨，至少不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉地说自己的看法，最后的决定却是领导的。一个懂得解决问题的才是manager，只会反映问题的不过是staff而已。 　　
当然前因后果实在太复杂的话，还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过十分钟，电话或者face to face会是更经济的选择。曾经遇到过一个特别擅长写邮件的女同事，洋洋洒洒每次前因后果一大堆，十分钟都看不完。她的邮件显然是任何一个人看到就会皱眉的。　 　　
 
三、转发资料 　　可能你作了什么报告，领导忽然需要调用，你发过去，最重要的就是写清楚主题。如果要谄媚一点，还可以打印好拿过去方便领导看。但电子版发过去更好。 　　
再次强调主题的重要性，我是很讨厌我的下属发东西给我不写主题，因为我所有文件都存档的，以后查找就是按主题搜索。领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职业的。幸好现在Lotus有Edit功能了，总算可以把空白的主题自己改正。 　　
（所谓细节决定成败，这些都是细节，却也可以是一个人良好的职业习惯。）

收到另一总监级别老外的邮件：Why not send report to me？Should I remind you every week？I believe no. 责问我为什么报告还不给他，是不是每周都需要他提醒我才行，接着又来一句，我相信这么小的事情不需要每次提醒你。冷冷的三行，既是他们国家直来直往的企业文化，也是因为他的身份和地位才敢这么嚣张。　


　　他是个很嚣张的人，在公司也算是VP（Vice President，副总裁）的角色。可是这些不能构成我要尊敬他的理由，我在公司想要平步青云也不需要看他脸色，因为我们是彻底不相通的职能部门。


　　丰富的经验让我知道如何对付这种人。赔笑脸过于谦卑会更被人看扁，不亢不卑是赢得尊重必要的外衣，他们欣赏的绝不是顺民，当然更不是暴民。


　　我回复邮件给他几乎不用动脑筋，先承认疏忽，然后承诺下次准时。他有了面子，我也不亏什么，只是记得下次别落什么话柄在他手上。


　　上一次也是这样，因为付款的事情他气冲冲地上来，结果是大家都有错，但我查了下问题，先承认自己的疏忽，他没话讲，然后发现他那边也有问题，于是，他的面子挂不住，找他的人去K。　

　　和别人理论前一定要弄清楚问题的原委，不然一不小心就成了笑话，特别是为你的下属出头的时候，别护犊前被犊骗了。


　　多说两句护犊的话题。下属犯错了，固然需要批评，但有时候也要看环境，所谓关起门来打骂，敞开门来表扬。如果两方都有错，那么身为领导就有了三种选择：护犊、公正或者牺牲。强势的领导喜欢护犊，把事情压下去，先把外面的面子挣回来，家里的问题回来内部再处理，结果是team凝聚力更加高，至少大家知道领导有担当。弱势的领导喜欢牺牲，先把下属推出去扛了全部罪名，自己乐得做好人，结果是部门内全部人寒心。真正要公正处理各打五十大板其实是最浪费时间且无谓的。


　　我始终坚信一点，无论多大的错误，下属只要犯了，领导都有50%不可推卸的责任，所以，在此精神指导下，我背了不少黑锅。


　　不得不说起外企的邮件制度。几个要点：


　　一、书面胜于口头


　　你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，写邮件发出去，以后起争执了就是证据，年终盘点也知道你每天都干了些什么。Written is always better than oral（书面强于口头）。长此以往，极度锻炼商务英语。


　　二、搞清楚TO，CC，BCC，FW


　　TO，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人放去TO；


　　CC，相关人等，需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子。


　　BCC，加密抄送人，放你的下属。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。


　　多说一句，永远别高估你下属的智慧，所以该做什么，什么时候要做好一定要交代清楚，别指望下属能在几件事情之中清楚地知道要先做哪件；还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做，一定要分清楚谁做什么，别指望下属能自我协调，否则很可能“三个和尚没水吃”。


　　FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简单明了。


　　有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information，仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。


　　三、关于回复（Re）


　　礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。


　　四、关于已读回执


　　为什么要求对方给已读回执，通常两个功能：


　　1.很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫，因为如果是　需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。


　　2.是个人目的看收件人究竟打开过没有。


　　我用过好几个邮件系统，Outlook，Lotus……这个的设置并不一样，我不是IT，可能不够专业，但是有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执的，且没有任何记录可查（在已发送邮件里面是不会出现的），但也有的系统是询问后根据你的选择发送的，已发邮件有迹可查。如果是前者自动发送，那么你可以实现功能一及二；如果是后者，那么很抱歉，你可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。


　　最近的实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免，还是可以操作的，在preview（预览）状态下看完邮件，根本就不需要打开，只要不双击打开，就不会自动发送已读回执。


　　或者这个功能也只是防君子不防小人。


　　五、关于优先级


　　我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人，加了感叹号的邮件红色显示总归会引起阅读者的重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救，发这种邮件是无济于事的。所谓重要，需要发件人很好地判断。


　　六、关于群发


　　企业邮件系统的好处就是每个staff（员工）都赫然在录，不需要像私人的address book（通讯录），要自己维护，所以群发起来特别顺手。可是，不是任何事情都需要群发，你可能觉得收件人可以自己选择是否删除，而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的，并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。


　　一般来说，我们可以接受的群发事由不过是：HR（人力资源）的通知，Admin（主管）的通知，某重要人物的离职，来自GM office（总经理室）的公文……


　　我们最厌恶的群发是：某人休假通知，改手机号码通知，say goodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣，难听点说就是不要把自己看得太重要。


　　七、关于自动回复


　　这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复，而是特别指out of the office（不在办公室）的自动回复。这其实是个很好的功能，我不赞成每封邮件都自动设置回复，但是一旦休假了，谁take care（负责）你的工作，你几时回来，urgent case（紧急任务）如何联络你，放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了，而不需要你事先群发每个人你的休假决定。


　　八、关于签名档


　　专业一点的公司都会要求统一的签名档，你的名字、职位、电话、传真、邮件，可能还有公司的Logo或者网址。


　　你改了电话，只需要改签名档就可以了，经常找你的那几个人，你可以单独发邮件甚至短信通知，而绝对没必要群发。


　　每个公司一般都有内部的通讯录，经常会翻新一下，你记住通知负责的人翻新就可以了。

这里顺便再讲一讲给领导写邮件的要点不外乎几种：


　　汇报工作


　　总结自己干了些什么，做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能画等号，而很遗憾的现状是——评价一个人的performance（绩效）取决的是后者。邮件正文需要提纲挈领，如果你一定要把自己做的事情事无巨细，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。　


　　请求批示


　　写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你笨，至少不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉地说自己的看法，最后的决定却是领导的。一个懂得解决问题的才是manager（领导），只会反映问题的不过是staff而已。


　　当然前因后果实在太复杂的话，还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过十分钟，电话或者face to face（面谈）会是更经济的选择。曾经遇到过一个特别擅长写邮件的女同事，洋洋洒洒每次前因后果一大堆，十分钟都看不完。她的邮件显然是任何一个人看到就会皱眉的。　


　　转发资料


　　可能你作了什么报告，领导忽然需要调用，你发过去，最重要的就是写清楚主题。如果要谄媚一点，还可以打印好拿过去方便领导看。但电子版发过去更好。


　　再次强调主题的重要性，我是很讨厌我的下属发东西给我不写主题，因为我所有文件都存档的，以后查找就是按主题搜索。领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职业的。幸好现在Lotus有Edit功能了，总算可以把空白的主题自己改正。


　　所谓细节决定成败，这些都是细节，却也可以是一个人良好的职业习惯。
原文地址

前几天导师请一位在国外任职的教授来学校做暑期课程，期间导师安排我和一位同门做一个小报告，期间和国外教授沟通的时候出了一点问题，导师特意提醒我们俩“书信礼仪要学习一下”，今日正好周六，有时间系统学习一下。以下部分内容来自网上搜索，可能做部分小修改，特此记录。如有侵权，联系 jzwangATbjtuDOTeduDOTcn 立马删掉！

 

1.        邮件主题(subject)不必写自己的名字，但是一定要写！老师可能一天会收到数十封邮件，没有主题的邮件可能根本就不会打开看。我认为邮件主题就好比paper的摘要，应该尽可能“简短有效”，即通过精简的文字概述邮件的内容。比如说你打算向国外的老师请教一个学术问题，那么邮件的标题就可以写：

Question regarding...

2.        在第一次联系对方的时候一定要注意称谓礼仪，两种稳妥的称谓方式可以总结如下：

Dear Prof. LastName / Dear Dr. LastName

需要注意的是，第一个称谓是教授，即使对方是副教授也不必写Dear Associate Prof. ...这其实是一种最为稳妥的方式；第二种方式是称呼尊敬的...博士，这时候需要注意的是一定要保证对方的确具有博士学位，否则这时候就会很尴尬了，毕竟有些知名教授因年代久远可能并未获得博士学位。还有一点需要注意的是，如果对方是老师而自己是学生，尽量避免使用“Hi, Prof. ...”，原因在于Hi开头用于比较熟悉或者平级的非正式场合。这是导师告诉我的。

3.        上一条是说初次联系对方时称谓的注意事项，当对方与你有邮件往来的时候可以根据对方的落款来决定下一次的称呼。如果对方的落款只有FirstName，那你在回复其邮件的时候就可以直接称呼对方的FirstName了，这样有拉近距离之感，而不是过分的生疏，应用场景比较适合平级的情况；如果对方落款是全名或者名字缩写，这时候你一定还是要像上面第二条一样正式地称呼对方。当然，任何时候正式称呼对方都是没有问题的，也是最为稳妥的，可当对方同样是博士在读或者一名和你年纪相仿的普通研究人员的时候，适时直接称呼对方的FirstName以拉近彼此距离也是值得尝试的，比如你可以写：

Hi, First Name,                       

I'm writing to you ...

4.        正文的第一句话是需要格外注意的，主要可以分为两种场景。第一种场景是普通的向对方请教，这时候第一句话务必开门见山，直接表明自己写这封邮件的目的，比如说你想问“猪为什么是胖的”，这时候就可以写“I am writing to you as I amwondering why pigs are fat”。第二种场景则是你打算申请去国外做访问学者或博后拟联系国外老师做合作导师时，这时就是一封正式的套磁信了，可能需要专门的训练学习，不过第一句话必应是介绍自己，你可以写：

My name is FirstName LastName, and I am a Ph.D candidate at University balabala....

5.        正文礼仪。不论是问题咨询请教还是出于其他目的，保持礼貌总是给邮件加分的利器。根据自己的经验和向导师的学习，主要有三条。第一是注意措辞，还记得当年语文课文里的傅雷家书吗？虽然不至于过分深沉凝重，但邮件书写还是与社交聊天有明显区别的，应该用尽可能精简干练的话清晰描述自己的问题，拒绝问答式、吞吐式的邮件往来，对同一个问题你问对方邮件次数越多，说明你的邮件沟通越无效。这时候可以插播一个小故事，类似的故事有好多:

张三和李四同时受雇于一家店舖，拿着同样的薪水。可是一段时间以后，张三青云直上，而李四却仍在原地踏步。李四到老板那儿发牢骚。老板一边耐心地听着他的抱怨，一边在心里盘算着怎样向他解释清楚他和张三之间差别。“李四，”老板说，“您去集市一趟，看看今天早上有什么卖的东西。”李四从集市上回来向老板汇报说，今早集市上只有一个农民拉了一车土豆在卖。“有多少？”老板问。李四赶快又跑到集市上，然后回来告诉老板说一共有40袋土豆。“价格是多少？”李四第三次跑到集市上问来了价格。“好吧，”老板对他说，“现在请你坐在椅子上别说话，看看别人怎么说。” 老板打电话给张三说：“您去集市一趟，看看今天早上有什么卖的东西。”张三很快就从集市上回来了，向老板汇报说，到现在为止，只有一个农民在卖土豆，一共40袋子，价格是多少；土豆质量很不错，他带回来一个让老板看看。这个农民一个钟头以后还会运来几箱西红柿，据他看价格非常公道。昨天他们舖子的西红柿卖得很快，库存已经不多了。他想这么便宜的西红柿老板肯定会要进一些的，所以他不仅带回了一个西红柿做样品，而且把那个农民也带来了，他现在正在外面等回话呢。

故事虽然有些鸡汤，但现实工作的时候可能真是如此，写邮件你更应该做级联有效的“张三”而非吞吐问答的“李四”，毕竟大家的时间都是宝贵的。第二是要学着换位思考，考虑对方收到邮件时的感受。这并不是厚黑学或蛔虫论，我把它归为礼仪这一部分是有我自己的道理的。试想一下，当你在繁忙的工作中收到的一封邮件，问你能否把代码发一份时“Can you send the code to me?”这样表达你会舒服吗？我认为英语是十分讲究语气的，上例就语气偏硬，给人有一种压迫感。虽然表达的是“请问”，但实际上默认给人的感觉是你“要”发一份代码给我。如果换一种表达方式"I was wondering if it would be possible for you to share the code with me "，这样读起来是不是就舒服多了呢？所以要将自己置身为收件人，考虑如果是自己收到这样的邮件会是什么感受，倘若自己都觉得生硬那么对方阅读起来也一定不会舒服，相应地，回复你的概率也就很小了。归结起来就一句话：在邮件正文里不要用虚假的礼仪潜意识地胁迫对方！类似的例子还有用很多的please，表面上是“请”，实际上暗含了自己的期望，你已经无意识地给对方造成了压力。第三是要留给对方台阶下。还是前面的例子，比如说你向对方要代码，而对方可能出于商业或学术上的目的并不打算开源，你直接要求共享就显得很不礼貌了。所以你可以在邮件中加一句：

 If the code is not available for public, I should thanks likewise.

这样是不是就好多了呢？同理在工作中也是如此，可能对方正忙于工作或者出于其他原因不能答复你，所以你应该预先在你的邮件中表达出“如果不能...我还是要同样的表示感谢”的这层意思。

6.        致谢。单独成段，比如说“Your help is highly appreciated ”"Thanks, and I look forwardto hearing from you"等等，这时候注意时态语法问题别出错就行了，一般没什么大问题。

7.        落款礼节。这里还是容易出问题的，比如说“Yours sincerely”和"Your sincerely"是有区别的，所以为了保险可以用Best regards, Best wishes等代替。

总结起来，我认为最重要的是学会换位思考，要让对方阅读起来舒服，让彼此的沟通更加有效。

 

 

发电子邮件注意事项

 

了解教授查看邮箱的时间习惯
	
修改发信人名称、签名，让别人知道你的身份
	
主题需写明你是谁、哪个班、什么事
	
先包含附件，免得你发了个空邮件。然后在正文中提及它们以便让收件人知道它们已包含在内。附件需使用通用格式免得对方打不开。
	
末尾客气地表达你希望得到帮助，等待教授的回信。
	
重新检查内容，检查拼写错误、是否清晰、简洁。检查收件人有没有错。
	
若去信没有收到恢复，可以在几天或者一周后以回复原信的方式再次请求。
	
若教授抽空回答了你的疑惑，必须告知教授已收到邮件。
格式范例

尊敬的xxx教授：

您好！

       我是xx专业xx级x班的xxx。balabala有条理又不失简洁地balabala。。。

      希望您能介绍下您的经验，非常感谢。期待您的回信。

 

祝：工作顺利！

 

20xx-x-xx

您的学生，xxx