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  • 我曾经不止一次反复强调:Excel 处理数据的第一要务就是保持数据源干净,包括但不限于:不要合并单元格没有空白单元格日期、数字格式要统一数字格式不要设置成文本不要设置重复标题行、列原始数据不要和计算结果混杂...

    我曾经不止一次反复强调:Excel 处理数据的第一要务就是保持数据源干净,包括但不限于:

    • 不要合并单元格
    • 没有空白单元格
    • 日期、数字格式要统一
    • 数字格式不要设置成文本
    • 不要设置重复标题行、列
    • 原始数据不要和计算结果混杂
    • 数字和单位不要放在同一个单元格
    • 尽量不要把原始数据放在同一个工作表中

    理想是美好的,现实是骨感的,实际操作中,免不了还是要处理不规范的原始表格。

    比如,如何给不规则合并的单元格批量填充序号?这就很令人头痛。

    案例:

    下图是保单投保人和受益人列表,A 列以每一张保单为单位合并了单元格,现在需要给 A 列填充序号,如何批量实现?

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    解决方案:

    由于合并单元格的行数没有规律,所以无论是用鼠标拖动,还是用“填充”功能都无法实现需求。

    “填充”功能的用法可以参见 Excel 99%的人忽略了的“填充”功能。

    那怎么做?先说答案:

    1. COUNTA 函数法
    2. MAX 函数法
    3. COUNT 函数法1
    4. COUNT 函数法2

    COUNTA 函数法:

    1. 选中需要填充的所有单元格

    2. 在公式栏输入以下公式,按 Ctrl+Enter 批量填充公式即可:

    =COUNTA($A$1:A1)

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    公式释义:

    • COUNTA 的作用是计算区域中非空单元格的个数
    • 公式中固定了起始单元格,即序列从 $A$1 开始,往下直至公式所在位置的上一个单元格
    • 用 COUNTA 统计序列中非空单元格总数,以此实现顺序编号目的
    • COUNTA 函数的用法,可参见 Excel函数(17)–counta函数计算保单人数

    我们来看一下第 2 个合并单元格的公式,帮助理解公式释义:

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    MAX 函数法:

    1. 选中需要填充的所有单元格

    2. 在公式栏输入以下公式,按 Ctrl+Enter 批量填充公式即可:

    =MAX($A$1:A1)+1

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    公式释义:

    • MAX 顾名思义就是获取序列中的最大值
    • 若单元格为文本,则计为 0
    • 本公式的序列为:从固定起始单元格 $A$1,往下直至公式所在位置的上一个单元格
    • 用 MAX 取出序列中的最大值,加上步长 1,即为当前单元格编号

    我们来看一下第 2 个合并单元格的公式,帮助理解公式释义:

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    COUNT 函数法1:

    1. 选中需要填充的所有单元格

    2. 在公式栏输入以下公式,按 Ctrl+Enter 批量填充公式即可:

    =COUNT($A$1:A1)+1

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    公式释义:

    • COUNT 函数与 COUNTA 的区别在于:前者只统计数字项,如遇文本项,计为 0
    • 因为起始项 $A$1 为文本,用 COUNT 函数统计的时候就是 0,因此本公式需要加上步长 1

    我们来看一下第 2 个合并单元格的公式,帮助理解公式释义:

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    COUNT 函数法2:

    上述公式也可以写成如下形式:

    =COUNT($A$1:A1,1)

    • 表示统计序列为:$A$1:A1 以及 1,多了一个数值,COUNT 统计的时候就相当于加了步长 1
    • 公式中的 1 可以替换为任意数字,效果是一样的
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  • 这篇文章跟大家分享如何运用邮件合并功能批量制作标签,参考效果见下图,每页有3个不同商品的标签,纵向排列。一、前期准备准备工作一共有2项,一是在Excel工作簿中单独做一张工作表,用于存放标签数据信息,本...

    这篇文章跟大家分享如何运用邮件合并功能批量制作标签,参考效果见下图,每页有3个不同商品的标签,纵向排列。

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    一、前期准备

    准备工作一共有2项,一是在Excel工作簿中单独做一张工作表,用于存放标签数据信息,本案例工作表名称为"促销水果",工作表第一行为标题行;二是在Word文档中准备好一个标签模板,用于统一规范所有标签的显示样式。

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    二、操作步骤

    1.新建一个空白文档,执行"邮件"-"开始邮件合并"-"标签"命令,打开"标签选项"对话框。

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    2.在"标签选项"对话框中,单击下方的"新建标签"按钮,在弹出的"标签详情"对话框中根据需要设置"标签名称""上边距""侧边距""标签高度""标签宽度""纵向跨度""标签列数""标签行数""页面大小"等参数。最后单击"确定"按钮。

    (横向跨度为灰色无法自行修改,其他参数设定好后Word会自动计算出"横向跨度"。)

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    3.返回"标签选项"对话框,在左侧列表中会出现刚刚新建的"商品标签",选中"商品标签",单击"确定"按钮。

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    4.返回空白文档,将事先准备好的标签模板复制粘贴过来。

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    5.执行"邮件"-"选择收件人"-"使用现有列表"命令,在打开的"选取数据源"对话框中,找到存放标签数据信息的工作簿"标签资料",单击选中,再单击对话框下方的"打开"按钮。

    在弹出的"选择表格"对话框中,选中"促销水果"工作表,勾选"数据首行包含列标题",单击"确定"按钮。

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    6.将光标定位在标签表格第一行第二个空白单元格中,执行"邮件"-"插入合并域"-"商品名称"命令,此时单元格中会出现带书名号的合并域"商品名称"。

    按照同样的办法依次在其他空白单元格中插入"产地""规格""促销价""截止日期"合并域。

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    7.单击"邮件"选项卡下的"预览结果"按钮进行预览,可见"促销价"合并域金额数字显示不正常,多了很多"0"。选中"促销价"合并域,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择"编辑域"。

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    8.在弹出的"域"对话框中,单击左下角的"域代码"按钮,此时在对话框右侧会出现"域代码"编辑框,在默认显示的域代码“MERGEFIELD 促销价”后面添加"#0.00",接着单击"确定"按钮。返回文档,可见"促销价"合并域金额数字已正常显示。

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    9.执行"邮件"-"更新标签"命令,可见第一页中已经显示了3种不同商品的标签信息,实现了每页3个标签的效果。

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    10.执行"邮件"-"完成并合并"-"编辑单个文档"命令,在打开的"合并到新文档"对话框中选择"全部",单击"确定"按钮,此时Word会自动生成一份新文档,并在其中显示所有商品的标签信息。

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    本文由静心办公原创,欢迎关注,带你一起长知识!

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  • 利用表格处理数据,我们经常会碰到的一种情况,那就是如何多多表数据进行快速计算。将多个表格中的数据完成数据汇总和求和,这种操作对绝大多数人来说都比较陌生。今天我们就来学习一下,Excel常见的简单两种多表...

    利用表格处理数据,我们经常会碰到的一种情况,那就是如何多多表数据进行快速计算。将多个表格中的数据完成数据汇总和求和,这种操作对绝大多数人来说都比较陌生。今天我们就来学习一下,Excel常见的简单两种多表汇总方式,数据透视和Sum函数多表求和。

    案例一:数据透视快速完成多表数据错序汇总

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    案例说明:如上图我们需要把1-3月数据明细中的数据,统一汇总到汇总表格中,单独分成1-3月3数行数据来显示,该怎么进行手动操作,操作演示图如下:

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    操作步骤:

    第一步:点击打开汇总页工作表,点击菜单栏,数据—合并计算,进入到数据透视多表合并操作界面,然后我们点击计入下一步;

    第二步:选择1-3月每个工作表的数据区域,点击确定这样就是全部选择所有工作表中的数据区域,我们就直接进入到了多表计算模式;

    第三步:将数据对齐方式,标签位置选择对应首行和左列对齐,这样最终的数据就会以我们固定的格式来汇总。

    案例二:利用Sum函数快速完成多表数据汇总

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    案例说明:如上图1-3月每张工作表标题都是保持一样,显示着每个人每种产品的数据,如果按照这种格式将每张表的数据汇总求和到汇总表中该如何操作,这样的操作方式我们用简单的sum函数就能够完成。如下图所示:

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    函数公式:

    =Sum('*'!B2)

    函数说明:在各类工作表标题行、列都保持一致的情况下,如果要进行数据求和,我们可以直接用函数求和的办法即可实现数据汇总。

    函数解析:这个函数代表的意思就是:对任意工作表B2单元格的数据进行求和。

    通过上面两种多表求和操作,现在你学会如何快速进行数据汇总了吗?是不是突然绝对操作就是这么简单了?

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  • Hello,大家好,今天跟大家分享下我们如何对excel进行数据清洗,将表格中的数据转变为便于我们统计分析的数据,让数据统计更加的快捷,准确数据清洗说白了就是清洗掉无用的数据如表格中残缺的数据,合并单元格,...

    Hello,大家好,今天跟大家分享下我们如何对excel进行数据清洗,将表格中的数据转变为便于我们统计分析的数据,让数据统计更加的快捷,准确

    数据清洗说白了就是清洗掉无用的数据如表格中残缺的数据,合并的单元格,无用的字符,分离文本与数值,统一单元格格式等,而excel中的数据清洗经常是对表格进行的第一步操作,因为我们不能保证我们拿到的每一张表格都是规范的

    很多时候会遇到这样的情况我们要花费大量的时间来清洗数据,而对数据的统计与分析的时间很少,这也就是我们常说的整理2小时,统计1分钟,下面跟大家列举了几个我们工作中经常遇到数据清洗与整理的问题,可以快速提高的我们数据统计与分析的效率,

    一、清除表格中的空格

    空格是我数据表中的一个毒瘤,在我们拿到原始表后一定要先将表格中的空格清洗掉,因为如果单元格中有空格的存在,就会造成这两个数据我们看起来是一样的,但是excel会认为这是两个完全不一样的数据,比如在这里我们输入一个1然后在后面输入一个空格,然后在另一个单元格中输入1,让两者相等可以看到,他的结果是false,就证明excel认为这两个单元格的内容是不一样的,如下图

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    最常见的就是我们使用vlookup、sumif等函数的时候经常会遇到数据看起来一样,但是就是查找不到结果,遇到这样的情况我们可以使用替换来将表格中的空格批量的替换为空值,首先我们按Ctrl+H调出替换窗口,然后在查找值中输入一个空格,在替换为什么都不要输入,然后直接点击全部替换即可,这样的话就能将表格中的所有空格都替换为空值

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    二、删除数据中不可见字符

    不可见字符就是我们看不到的字符,在excel中常见的就是换行符,以及空格,当然了,不可见字符不仅仅包含这两种,不可见字符都包括:空格字符(Unicode字符集值32和160)与非打印字符(Unicode字符集值0到31、127、129、141、143、144和157),这些不可见字符常见于我们从erp中导出的数据报表,如果你确定表格中有想要查找的数据,并且没有空格的存在,但是还是查找不到数据的话,就可以考虑下是不是有不可见字符的存在,清除不可见字符,我们需要使用clean函数,

    Clean函数:清除单元格中的不可见字符

    参数text:想要清洗的单元格

    在这里需要注意的是,clean函数的参数只能选择一个单元格,如果说我们选择一个区域的话,就要先选择一个与原数据相等的区域,然后按住Ctrl+shift+回车三键填充数据才能得到想要的结果

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    如果你觉得这种方法比较麻烦,我们还可以使用分列来删除不可见字符,只不过使用这种方法,只能一列一列的进行数据的清洗,效率比较低下,好处的就是简单容易操作,不用添加新的数据区域,首选我们选择想要清洗的列,然后点击数据,选择分列,直接点击完成

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    三、一个单元格中仅输入一个类型的数据

    日常工作中,我们我们经常会遇到,或者说自己曾经制作过这样的的表格,就是将不同类型的数据输入到一个单元格中,如下图,文本与数值都输入在一个单元格中,这样的数据不利于我们对数据进行统计分析,我们还要提取数据,然后进行数据的统计分析,但是如果我们在一开始就能将表格设计为右边的表格,在最后分析数据的时候就会变得非常的简单

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    如果你在工作中真的拿到这样的表格,也不要怕,解决的办法很多,但是最简单的就是使用快速填充来提取数据,他的使用方法也很简单首先我们在数据旁边输入一个模板,然后按快捷键Ctrl+E即可完成数据的提取,比如在这里我们在旁边输入200,然后按Ctrl+E就能快速的提取到水果的销售重量,单价的提取也是这样的

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    工作中的数据提取类问题,快速填充一般都能提取到正确的数据,如果说你真的遇到这样的问题,第一个一定要想到他呀

    四、删除无效的数据

    无效的数据种类很多,需要根据自己的实际数据进行数据的清洗,比如我们想以部门为类别统计部门人数,但是某个人的部门数据是空的,而这个就是一个无效的数据,我们就需要把它删除,或者他的部门这个数据比较模糊不能准确的表达出是哪一个部门的,我们也需要将其删除

    有的时候我们不希望数据中存在重复值,这个时候就可以使用删除重复值来快速的将重复的数据删掉,首先选择要删除的数据区域,然后点击数据功能组,然后找到删除重复值,在列中选择以那一列为准判断重复,在这里我们选择的是项目,然后点击确定即可删除重复值

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    五、杜绝合并单元格

    原始表杜绝使用任何合并单元格,虽然合并单元格能让表格整体布局看起来更加的整洁,但是当我们对数据进行统计分析的时候,往往会因为合并单元格的使用造成错误的统计结果 

    使用合并单元格我们通常是将相同的数据放在一个单元格中,如果说你工作中真的遇到这样的情况我们可以使用定位条件,来取消合并的单元格并批量的填充数据,首先取消合并单元格,然后按Ctrl+G调出定位窗口,点击定位条件选择空值点击确定,然后在编辑栏中输入等于合并单元格区域的第一个单元格,按Ctrl+回车批量填充数据

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    以上五种类型就是我们工作中经常遇到的数据清洗的类型,当我们自己在制作标的时候一定要尽量的避免出现这几种情况,因为规范的数据我们拿来就可以直接进行数据统计,省去了数据清洗这一步骤,当然了如果我们拿到的是别人制作的表格,就只能一步一步的进行数据的清洗了

    觉得有用麻烦点个“在看”吧

    ???

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