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  • 老周聊物业—82:说说个人经验,物业公司品质管理人员如何编写及修改体系文件很多刚刚接触品质管理工作,或从项目管理转到总部职能管理的朋友,对如何编写和修改体系文件感到非常困惑。要么就是不知道从何处着手,...
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    老周聊物业—82:说说个人经验,物业公司品质管理人员如何编写及修改体系文件


    很多刚刚接触品质管理工作,或从项目管理转到总部职能管理的朋友,对如何编写和修改体系文件感到非常困惑。要么就是不知道从何处着手,要么就是花了很大心思编写的体系文件、制度文件出来后,领导和同事不认可。今天,老周就说说如何编写和修改体系文件、制度文件。


    一、


    首先,我们要明确不管公司实行不实行ISO9001质量管理标准,公司肯定都是有一整套制度文件、作业流程;可能制度文件不是太健全、但主要内容是有的!
    所以,常规的编制/修订体系文件,要以公司现有制度文件为主,进行优化改造,使之更能通俗易通、方便使用。
    除非,你在公司呆了很多年、从事多年品质管理工作,你可以按照自己的管理思想、品质观点对文件进行大的修复;对于“新人”尽可能不要大动!


    “民曰不便”向来都是改革最大的“阻力”,在此,也是一样!


    二、

    关于ISO9001体系文件的编制,思想上不要想象的太难、太高大上,最重要的不要被ISO9001标准的条款吓到。其实,2000年以后的ISO9001标准非常人性化,标准提到公司体系文件按公司实际情况编制,大公司、结构复杂,文件层级和文件数量就多些,小公司结构简单、就一次层级文件、几个文件就行,不要求文件数量。
    ISO9001的核心就是公司要建立质量管理体系和管理目标,ISO9001就是告诉你公司如果要保持稳定的质量标准运行(注意:质量标准是公司自己制定的,但这个标准不能违反和低于法律法规、法定技术标准的要求),你应当按ISO9001这些要素、条款和过程进行控制,如要关注“人、机、料、法、环”等内容。
    另外,最重要一点,2000年以后的ISO9001标准对体系文件的形式要求不严格的,除了必须形成书面文件的的几个标准条款或要素外,不一定要求形成文件(所以,如果有人告诉你质量体系文件要求很严格、要分多少层级和数量,那个人是半桶水!)。
    所以,质量体系文件的编制一定要适合公司、方便大家使用!建议,除了质量手册和程序文件外(这两个可以合并成一个文件),其他的三级文件(指导书、流程、标准)的形式可以多样化,不要局限!重点是,好用!


    三、

    明白以上道理了,就可以开始设计体系文件的结构和组成,这里的结构和组成不是指质量手册、程序文件和三级手册;而是指如何设计制度文件的组合,常用的形式有“按总部职能部门分,如工程部手册、安保部手册、环境部手册”,“按要素分:人力资源、招采板块、客服服务板块、消防板块、安保板块、环境板块、工程板块等”,“按服务中心使用部门分:综合手册、客服手册(含:环境内容)、工程手册、安保手册等”,这个手册的分类形式和方法,也和公司治理模式、老板关注点有关!
    另外!因为各个公司HR文件、行政文件、财务文件、招采文件等都有专门的制度文件,所以,物业这块的文件可能要多从专业角度考虑、多从服务中心使用的角度考虑;如:我在以前公司的时候,老板要推行服务中心管理模式(项目管理模式),所以当年修订手册是,就按服务中心的模式修订手册,物业主体文件就是服务中心的四套手册,综合、客服(含环境)、工程、安保(含消防)等;至于集团、区域、服务中心之间的关系、总部区域业务处理、品质检查等方面的文件,大多归到程序文件中或单独成册。


    四、

    关于文件的编写,其实大家都是抄,公司原来就有制度文件,网上搜索下载一大堆,但“抄”是有技巧的,抄的好,就是自己的作品;抄不好、别人一看就知道!
    如何“抄”,就是平时要有积累,要先辨别3、5个文件中的好东西、坏东西,想想目前公司制度文件缺少
    内容或者不合理的规定,把公司原有好的东西、别人好的东西,经过梳理、整理、逻辑顺序调整等步骤,就变成自己的文件了。
    这里提一下,文件编写人员头脑一定要清楚、思路要清楚、逻辑顺序要清楚。举个小例子,以前公司的老文件内容很全、很多,但结构和逻辑顺序很乱很差,谁都说不好看、不好用!后来,我把前后顺序、逻辑关系一调整,大家都说好,看的明白(其实内容还是原来的内容)。


    五、
    文件编辑、修订流程:
    1.拟定文件结构、各文件的目录;
    2.拟定文件编制计划、编制人员、评审人员;
    3.开始编制文件;
    4.初稿完成,发评审组或公司职能部门、服务中心征询意见,收集意见;
    5.修改文件、文件审批;
    6.审批通过了,文件发行使用;
    7.组织文件的培训;
    8.组织检查、内审、管理评审等。
    9.结合检查意见,在改进文件。


    附:

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  • 老周聊物业—82:说说个人经验,物业公司品质管理人员如何编写及修改体系文件很多刚刚接触品质管理工作,或从项目管理转到总部职能管理的朋友,对如何编写和修改体系文件感到非常困惑。要么就是不知道从何处着手,...
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    老周聊物业—82:说说个人经验,物业公司品质管理人员如何编写及修改体系文件


    很多刚刚接触品质管理工作,或从项目管理转到总部职能管理的朋友,对如何编写和修改体系文件感到非常困惑。要么就是不知道从何处着手,要么就是花了很大心思编写的体系文件、制度文件出来后,领导和同事不认可。今天,老周就说说如何编写和修改体系文件、制度文件。


    一、


    首先,我们要明确不管公司实行不实行ISO9001质量管理标准,公司肯定都是有一整套制度文件、作业流程;可能制度文件不是太健全、但主要内容是有的!
    所以,常规的编制/修订体系文件,要以公司现有制度文件为主,进行优化改造,使之更能通俗易通、方便使用。
    除非,你在公司呆了很多年、从事多年品质管理工作,你可以按照自己的管理思想、品质观点对文件进行大的修复;对于“新人”尽可能不要大动!


    “民曰不便”向来都是改革最大的“阻力”,在此,也是一样!


    二、

    关于ISO9001体系文件的编制,思想上不要想象的太难、太高大上,最重要的不要被ISO9001标准的条款吓到。其实,2000年以后的ISO9001标准非常人性化,标准提到公司体系文件按公司实际情况编制,大公司、结构复杂,文件层级和文件数量就多些,小公司结构简单、就一次层级文件、几个文件就行,不要求文件数量。
    ISO9001的核心就是公司要建立质量管理体系和管理目标,ISO9001就是告诉你公司如果要保持稳定的质量标准运行(注意:质量标准是公司自己制定的,但这个标准不能违反和低于法律法规、法定技术标准的要求),你应当按ISO9001这些要素、条款和过程进行控制,如要关注“人、机、料、法、环”等内容。
    另外,最重要一点,2000年以后的ISO9001标准对体系文件的形式要求不严格的,除了必须形成书面文件的的几个标准条款或要素外,不一定要求形成文件(所以,如果有人告诉你质量体系文件要求很严格、要分多少层级和数量,那个人是半桶水!)。
    所以,质量体系文件的编制一定要适合公司、方便大家使用!建议,除了质量手册和程序文件外(这两个可以合并成一个文件),其他的三级文件(指导书、流程、标准)的形式可以多样化,不要局限!重点是,好用!


    三、

    明白以上道理了,就可以开始设计体系文件的结构和组成,这里的结构和组成不是指质量手册、程序文件和三级手册;而是指如何设计制度文件的组合,常用的形式有“按总部职能部门分,如工程部手册、安保部手册、环境部手册”,“按要素分:人力资源、招采板块、客服服务板块、消防板块、安保板块、环境板块、工程板块等”,“按服务中心使用部门分:综合手册、客服手册(含:环境内容)、工程手册、安保手册等”,这个手册的分类形式和方法,也和公司治理模式、老板关注点有关!
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    这里提一下,文件编写人员头脑一定要清楚、思路要清楚、逻辑顺序要清楚。举个小例子,以前公司的老文件内容很全、很多,但结构和逻辑顺序很乱很差,谁都说不好看、不好用!后来,我把前后顺序、逻辑关系一调整,大家都说好,看的明白(其实内容还是原来的内容)。


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    7.组织文件的培训;
    8.组织检查、内审、管理评审等。
    9.结合检查意见,在改进文件。


    附:

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