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  • 大家在日常工作中可能会遇到把对应数据填写到一个...以下Word模板中提取出各个位置的数据如果每个Word文件里只有一页表格,数据是存在多个Word文件里面的,可以先把这些Word合并到一个文件里。具体操作步骤(以Wor...

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    大家在日常工作中可能会遇到把对应数据填写到一个固定的模板中,这时候大家可能都会选择使用Word的邮件合并功能。但是如果需要把大量相同模板中固定位置提取出不同数据导入到Excel中来便不好操作了。

    今天本文主要介绍这个操作。

    从以下Word模板中提取出各个位置的数据

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    如果每个Word文件里只有一页表格,数据是存在多个Word文件里面的,可以先把这些Word合并到一个文件里。具体操作步骤(以Word2007为例):首先点击上方菜单栏的“插入”——“对象”——“文件中的文字”,然后找到你所要插入的文件。如要按顺序插入,可以先选中第一个文件,然后按住Ctrl键,依次选中剩下的文件。

    步骤1:打开Word文件,打开替换窗口(Ctrl+H)——点击左下角“更多”——“特殊格式”——“段落标记”,此时查找内容栏显示:^p。

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    点击“全部替换”按钮,这一步是为了清除多余的段落标记,便于后期操作。

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    步骤2:全选整个文档(Alt+A)——剪切(Alt+T)——选择性粘贴——无格式文本——确定。

    操作完以后效果如下图所示

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    此时发现表格已经没有 ,注意此时每行数据中间只有空格区域了,每行末尾都是段落标记符号。

    步骤3:把中间的空白区域和末尾的段落标记替换为一个特殊符号,必须是文档中没有的符号!这里我用“@”符号替换。

    ① 把空格区域替换为特殊符号

    先随便选中一个空格区域,然后复制(Ctrl+C)——打开替换窗口(Ctrl+H)——粘贴(Ctrl+V)——在替换窗口里输入特殊符号“@”——点“全部替换”。

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    ②把段落标记替换为特殊符号“@”

    打开替换窗口(Ctrl+H)——点击左下角“更多”——“特殊格式”——“段落标记”,此时查找内容栏显示:^p。

    在“替换为”栏里输入特殊符号“@”,最后点全部替换。

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    替换安成后效果如下图所示

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    看起来很乱啊f8a78429298ff016557345bbaa2d6897.png

    步骤4:把标题内容替换为段落标记。

    选中标题内容——复制(Ctrl+C)——打开替换窗口(Ctrl+H)——在查找内容里把标题粘贴上(Ctrl+V)——在替换为栏里输入段落标记符号“^p”(输入方法同上)——点全部替换。

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    这样是为了让每个人的数据分成不同的行,便于往Excel中导入数据。

    完成后效果如下

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    可以看到每个学生的数据已经分成不同的段了,数据中还有连续两个或三个特殊符号在一起的,可以通过替换都改成一个(不替换也可以)。

    替换步骤如下图所示

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    三个特殊符号“@”替换为一个

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    两个特殊符号“@”替换为一个

    步骤5:新建一个文本文档(txt格式),把文档中的全部内容复制到TXT文本文档中并保存。

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    步骤6:新建一个Excel文件,作为导出的数据保存的位置。然后把文本中的数据导入到这个Excel中。

    ①打开Excel文件,点击页面顶部菜单栏——数据;

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    ②在打开的数据栏里选择“自文本”;

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    ③在弹出窗口里从文件存储路径里选中保存的文本文档(TXT)文件

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    ④ 在弹出窗口里直接点击下一步;

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    ⑤ 在其他栏里输入特殊符号“@”,然后点击下一步;

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    ⑥如果有身份证号码等长数字内容,一定要把该列数据格式调整为“文本”格式,如果没有这一类数据可不用管,直接点击“完成”,在弹出窗口中继续点“确定”就可以了。

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    ⑦ 可以看到在Excel中数据已经排列整齐了;

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    步骤7:在需要用到的数据列上输入好表头,不需要的数据列可以直接删除了。从Excel数据中可以很清楚的看出每一列的数据表头是什么。

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    至此已经完成把多个相同Word模板里的数据导出到Excel中了,编辑好这些数据可以便于数据的重新整理及修改,修改后可以使用Word的邮件合并功能生成新的文件。

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