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    外部环境因素分析(转载)

    103 外部环境因素分析

    103 外部环境因素分析

    组织不可能作为封闭系统来运作,任何组织都是在一定的特定环境中从事活动。环境是组织生存发展的土壤,既为组织活动提供发展的条件,又起限制作用。外部环境为企业生存发展提供了条件,但同时也必然会限制到企业的生存和发展,要利用机会要避开和化解威胁,企业就必须认识外部环境,对外部环境因素分析。绝对的看一切外部环境都会给组织活动带来影响,但影响所及有直接间接及程度不同的差别。按照环境因素是对所有相关组织都产生影响还是仅对特定组织具有影响区分为一般环境因素和特殊环境因素。一般环境是组织的宏观环境(大环境)主要包括政治法律、社会文化、经济、技术、自然等因素,对任何一个不同使命的组织都会产生影响,而且这种影响通常不会因组织使命不同而有多大差异。(1)政治法律环境:不同国家有不同的社会制度;不同时期的同一国家制度也会发生变化。(2)社会文化环境:包括人口数量及其发展趋势、国民受教育程度、宗教信仰、风俗习惯、审美观念价值观等(3)经济环境:包括宏观经济环境、微观经济环境、中观经济环境。其中宏观经济环境指国民收入和国民生产总值及其变化~(国民生产总值GNP 是指一个国家在一个财政年度内全部最终产品和劳务的市场价值,国内生产总值GDP 是指在国民生产总值的基础上加上外国人在本国的投资和劳务收入减去本国人在外国的投资和劳务收入);中观经济环境指部门经济,如工业经济、商业经济、农业经济、林业经济等等;微观经济环境指企业所在地区或所需服务地区的消费者收入水平、消费偏好、储蓄水平、就业等。(4)技术环境:特指物质设施基础。(5)自然环境:就是天时、地利、人和。中的地利,包括地理位置、气候条件、资源状况。特殊环境也被称作组织的任务环境,通常由供应商、顾客、竞争对手、政府机构及特殊利益团体及各要素构成。所谓供应商是泛指组织活动所需各类资源和服务的供应者。所谓顾客是指组织产品或服务的购买者。所谓竞争对手是指与本组织存在资源和市场争夺关系的其他同类组织。政府机构作为社会经济管理者,对企业的经营行为需要从全社会利益角度进行必要的调节和控制,特殊利益团体也会对企业经营行为产生某种影响和制约。


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  • ①组织内部的事业环境因素:组织文化、结构和治理设施和资源的地理分布基础设施信息技术软件资源可用性员工能力②组织外部的事业环境因素:市场条件社会和文化影响与问题法律限制商业数据库学术研究政府和行业标准...

    影响力

    事业环境因素(EEFs)

    事业环境因素(EEFs):是指组织不能控制的,将对项目产生影响、限制或指令作用的各种条件。

    ①组织内部的事业环境因素:

    • 组织文化、结构和治理
    • 设施和资源的地理分布
    • 基础设施
    • 信息技术软件
    • 资源可用性
    • 员工能力

    ②组织外部的事业环境因素:

    • 市场条件
    • 社会和文化影响与问题
    • 法律限制
    • 商业数据库
    • 学术研究
    • 政府和行业标准
    • 财务考虑因素
    • 物理环境因素

    组织过程资产(OPAs)

    组织过程资产是执行组织所持有并使用的计划、过程、政策、程序和知识库,会影响对具体项目的管理。

    ①过程、政策和程序

    • 启动和规划
    • 执行、监控
    • 收尾

    ②组织知识库

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  • 因此,在ERP环境下,如果搞好内控工作是企业内控工作人员面临的一个新课题。  1 ERP的使用对企业内控体系的影响  1.1 控制环节的变化在ERP环境下,数据的传递通过数据共享保证了数据的一致性;通过
    0引言
    

      内控体系作为一种先进的管理模式在现代企业管理中有着重要的作用。ERP在系统运行过程中存在的数据安全等方面的风险,带来的诸如内部控制的技术、内部控制关注的内容、重点等方面的变化。因此,在ERP环境下,如果搞好内控工作是企业内控工作人员面临的一个新课题。

      1 ERP的使用对企业内控体系的影响

      1.1 控制环节的变化在ERP环境下,数据的传递通过数据共享保证了数据的一致性;通过网络技术保证其同步性;数据计算、汇总由计算机根据程序公式自动完成,确保其正确性。从内控执行角度看,这些环节都排除了人为因素,不再具有手工控制方式下错报、漏报、舞弊易发、高发的特征,也就不成为内控体系重点关注的环节。但这些环节的正常运行又依赖于ERP系统设计的正确性、系统运行的稳定性。如何保证这些条件,成为内部控制应关注的重点。

      1.2 控制方式的变化ERP环境下,数据的传递、处理是由计算机根据程序设定的公式自动完成的,其数据的准确性、完整性及传递的及时性取决于程序设定的正确与否,诸如核对、复查等手工控制方式不能完成基于计算机技术的控制要求,因此系统自动控制以及在关键环节采用手工记录并行的方式成为ERP环境下主要的控制手段。这种控制方式的变化对企业内控工作人员提出了更高的要求。

      1.3 数据安全环境的变化ERP环境下,数据的存储、传递、处理等方面与传统工作环境相比都发生的很大变化。数据处理、访问权限由手工方式下的物理控制变为以计算机技术为基础的自动控制。这种转变使数据安全性控制需要考虑的因素发生变化。数据安全性控制应主要以数据自身安全性保障为重点,而数据自身安全性主要取决于系统运行的稳定性及数据保管环境。

      2 ERP环境下如何搞好企业内控工作

      2.1 ERP环境下,系统自动对收集到的数据进行存储和处理。因此,控制环节的变化应把控制重点放在系统的配置和数据采集环节。系统自动采集的数据应重点对自动采集过程的系统配置正确与否进行检查,并保留系统配置清单和检查记录,系统配置过程应由拥有系统全部管理权限的管理者来进行或者由专业技术人员在管理者严格监控下进行,应避免系统使用人员的深入参与,避免系统使用人员全面了解系统并发现和利用系统漏洞。系统的修改和二次开发必须由经过授权的专业人员进行。

      需要工作人员处理才能录入系统的数据,要保管好数据的来源,要强调保留原始凭证及经办人员和复核人员的记录。便于为内控测试和内部审计提供线索。

      定期进行内控体系测试或审计对系统输入的基础数据的完整性和正确性抽查核对。

      2.2 控制环节的变化应重点抓好业务流程的建设和重组ERP环境下,必然使传统的人工控制的业务处理过程发生变化。因此,应根据ERP系统的自动控制、数据管理信息化的特点,对企业的现有运作模式、业务流程进行重组,以便更好的发挥企业内控体系的作用。

      2.3 在数据安全方面应重点抓好以下几方面:

      2.3.1 组织机构设置①系统维护部门和系统使用部门相分离,系统维护部门不接触实际业务操作,系统使用部门无权维护系统;②系统维护部门内部各个岗位应分离;③业务部门内部应按照不相容岗位要分离的原则设置岗位。

      2.3.2 信息系统安全①未经授权的用户,不可接触ERP系统:②配备专用机房、安装空调、UPS不间断电源等措施保证ERP系统核心硬件系统的环境安全:③设定可靠的安全加密和杀毒软件保证系统应用软件的安全;④设置专人保管系统产生的文档,包括电子文件和纸质文件。

      2.3.3 系统操作方面①系统用户应根据其岗位职责和内控体系要求分别设定不同的使用权限,授予相应的用户代码和口令,用户口令应不定期更换;②系统内的所有业务操作活动均需经过授权;③错误的输入需经授权才可更改:④定期对系统进行数据备份,明确数据保管的人员、地点和方式。

      2.3.4 系统监控方面①设定系统自我保护体系,建立完整的日志,对于日志文件的管理应列入重点控制的内容。②系统在使用过程中发生错误,应实时通知相关管理人员并进行及时处理。

      2.4 制度建设是搞好内控工作的基石规章制度是企业实现目标,开展业务依据,也是内控体系建设和执行过程中,针对风险制定控制措施的的依据。例如,在ERP环境下,为保证系统数据的安全,应该制定相应的制度,规定系统备份的数量和时间,系统被破坏时,数据恢复的条件:数据保管的人员、数据接触人员、数据存储地点、数据存储的条件等内容。控制措施应当严格执行,各岗位一视同仁。当然,这些制度也不是一成不变的,应根据实际情况及时加以修改、完善。

      2.5 培训宣传,提高人员寨质是搞好企业内控工作的关键ERP系统的使用对传统工作环境下企业人员来讲。并不意味着内控工作越来越轻松。而是对企业员工提出了更高的要求。只有加强对内控、ERP及岗位专业知识等内容的培训,不断提高企业员工素质才能更好的发挥企业员工的主观能动性,更好的适应ERP环境下的内控工作。

      2.6 建立健全内部控制评价体系搞好内控工作的保障内部控制体系评价是发现内控体系中存在的不足,进行动态调整和校正的过程。在ERP环境下,除了关注重要风险的关键控制设计合理性和执行的有效性外,还应把测试的重点放在ERP系统的权限设置、数据采集和安全控制方面,有针对性的了解因ERP系统的使用,给企业带来的新风险的管控情况,为内控体系的健全和完善提供保障。总之,ERP环境下,内控工作在内控体系建设上要遵循与ERP相结舍的原则:在执行上要做到“执行主体有授权,关键操作有依据、执行过程有审核、执行结果有痕迹(留下实施证据)”。

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  • 本讲主要向我们介绍项目运行的环境,项目所处的环境可能对项目的开展产生有利或不利的影响。这些影响的两大主要来源为事业环境因素(EEF) 和组织过程资产(OPA)。项目经理需要基于当前...组织内部的事业环境因素: 0...

    本讲主要向我们介绍项目运行的环境,项目所处的环境可能对项目的开展产生有利或不利的影响。这些影响的两大主要来源为事业环境因素 (EEF) 和组织过程资产 (OPA)。项目经理需要基于当前的事业环境因素和组织过程资产的前提去进行相应的裁剪,制定项目管理计划。

    一、事业环境因素(EEFs)

    是指项目团队不能控制的,将对项目产生影响、限制或指令作用的各种条件。这些条件可能来自于组织的内部和(或)外部。事业环境因素是很多项目管理过程,尤其是大多数规划过程的输入。

     

    组织内部的事业环境因素:

    01

    组织文化、结构和治理。例如包括愿景、使命、价值观、信念、文化规范、领导风格、等级制度和职权关系、组织风格、道德和行为规范。

    02

    设施和资源的地理分布。例如包括工厂位置、虚拟团队、共享系统和云计算。

    03

    基础设施。例如包括现有设施、设备、组织通讯渠道、信息技术硬件、可用性和功能。

    04

    信息技术软件。例如包括进度计划软件工具、配置管理系统、进入其他在线自动化系统的网络界面和工作授权系统。

    05

    资源可用性。例如包括合同和采购制约因素、获得批准的供应商和分包商以及合作协议。

    06

    员工能力。例如包括现有人力资源的专业知识、技能、能力和特定知识。

     

    组织外部的事业环境因素:

    01

    市场条件。例如包括竞争对手、市场份额、品牌认知度和商标。

    02

    社会和文化影响与问题。例如包括政治氛围、行为规范、道德和观念。

    03

    法律限制。例如包括与安全、数据保护、商业行为、雇佣和采购有关的国家或地方法律法规。

    04

    商业数据库。例如包括标杆对照成果、标准化的成本估算数据、行业风险研究资料和风险数据库。

    05

    学术研究。例如包括行业研究、出版物和标杆对照成果。

    06

    政府或行业标准。例如包括与产品、生产、环境、质量和工艺有关的监管机构条例和标准。

    07

    财务考虑因素。例如包括货币汇率、利率、通货膨胀率、关税和地理位置。

    08

    物理环境要素。例如包括工作环境、天气和制约因素。

     

    二、组织过程资产

    组织过程资产是执行组织所特有并使用的计划、过程、政策、程序和知识库,会影响对具体项目的管理。

     

    组织过程资产包括来自任何(或所有)项目执行组织的,可用于执行或治理项目的任何工件、实践或知识,还包括来自组织以往项目的经验教训和历史信息。

     

    组织过程资产可能还包括完成的进度计划、风险数据和挣值数据。组织过程资产是许多项目管理过程的输入。由于组织过程资产存在于组织内部,在整个项目期间,项目团队成员可对组织过程资产进行必要的更新和增补。

    组织过程资产分类

    第1类:过程、政策和程序

    资产的更新通常不是项目工作的一部分,而是由项目管理办公室 (PMO) 或项目以外的其他职能部门完成。更新工作仅须遵循与过程、政策和程序更新相关的组织政策。有些组织鼓励团队裁剪项目的模板、生命周期和核对单。在这种情况下,项目管理团队应根据项目需求裁剪这些资产。

     

    第2类:组织知识库

    资产是在整个项目期间结合项目信息而更新的。例如,整个项目期间会持续更新与财务绩效、经验教训、绩效指标和问题以及缺陷相关的信息。

     

    三、组织系统

    运行项目时需要应对组织结构和治理框架带来的制约因素。为有效且高效地开展项目,项目经理需要了解组织内的职责、终责和职权的分配情况。这有助于项目经理有效地利用其权力、影响力、能力、领导力和政治能力成功完成项目。

    单个组织内多种因素的交互影响创造出一个独特的系统,会对在该系统内运行的项目造成影响。这种组织系统决定了组织系统内部人员的权力、影响力、利益、能力和政治能力。


    系统因素包括(但不限于):
    1.管理要素;管理要素指组织内部关键职能部门或一般管理原则的组成部分。
    2.治理框架;
    3.组织结构类型。

    四、组织结构对项目的影响

    (点击图片可放大查看,指南P47可见上图)

    五、项目管理过程组&项目管理知识领域

    项目管理过程组

    项目管理知识领域

    项目管理过程组指对项目管理过程进行逻辑分组,以达成项目的特定目标。过程组不同于项目阶段。

    知识领域指按所需知识内容来定义的项目管理领域,并用其所含过程、实践、输入、输出、工具和技术进行描述。

    项目管理过程组分为启动过程组、规划过程组、执行过程组、监控过程组、

    收尾过程组。

    项目管理知识领域分为项目整合管理、项目范围管理、项目进度管理、项目成本管理、项目质量管理、项目资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理、项目相关方管理。

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  • PMBOK中对事业环境因素的定义是:围绕项目或能影响项目成败的任何内外部环境因素,是大多数规划过程的输入。组织过程资产包括任何或全部与过程相关的资产,其中包括正式或非正式的计划、政策、程序和指南。
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