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  • 项目进度管理,才是项目管理的首要任务
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    2019-09-04 22:22:30

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    文|洪生鹏

    1

    软件项目管理中,项目进度把控重要性不言而喻,深入落实到细节对项目进度非常有帮助。项目进度管理重要性主要表现在两方面:

    项目进度管理的地位

    01、项目管理集中反映在项目成本、质量和进度三个方面

    通常称为项目管理的“三要素”。进度是三要素之一,对进度的要求是通过严密的进度计划,使项目能够按时按质完成。

    02、项目进度管理的影响因素

    项目范围会影响项目进度。一般来讲,项目模块越大,项目所要完成的任务也就越多,所需的工时也就越多。

     

    项目成本、质量也都会影响进度。一般情况下,追加成本,可以增加更多的进度管理,比如新增开发人员,从而使某些工作能够并行完成或者加班完成。

     

    要是没有很好的进度计划,团队成员很难在一个长的时间跨度内掌控和汇报项目进度。计划与实际工作脱节,对于掌控项目的进度非常不利。

     

    项目负责人经验缺乏,管理不到位也会影响项目进度。由于项目负责人缺乏相应的项目经验,事前没有很好的进行规划分析,制定应急计划,等事情发生了才手忙脚乱不知所踪。管理组织上不能够保证进度目标的实施,人浮于事,重关系、轻能力现象严重,导致执行能力很差。项目成员只关心自己是否得利,而不管项目目标是否顺利实现。

    缺乏有效的监督、激励、考核机制,目标分解不够明确,在进度滞后的情况下找不到直接的负责人,开发人员彼此之间互相推脱责任。由于没有明确的责任又缺乏合作精神,项目成员的积极性调动不起来,对进度目标也就很漠然。

    2

    笔者曾负责实施某电子商务企业进销存管理系统。在项目规划阶段,笔者主要通过对项目进行合理分解,正确估算各个任务的工作量,制定出详细的项目进度管理计划。

     

    在项目实施过程中,根据基线计划,对项目进度进行有效的跟踪和监控,同时关注可能导致进度延期的项目风险因素,实现动态资源平衡等方法有效管理和控制项目进度。

     

    在项目计划阶段,项目组要对项目任务进行合理分解,正确估算各个任务的工作量,制定详细的进度管理计划。对项目任务进行了分解,得到了一个较为详细的工作分解结构WBS。

     

    项目任务分解完毕后,对项目设立了相应的阶段里程碑,比如需求分析、系统概要设计、系统详细设计、系统单元测试、系统集成测试、系统试运行、项目验收等阶段。

    对项目进行任务工期估算。在工期估算方面,根据以往的项目经验,大致估算出各模块的工作量,并依据项目投入的开发人员,计算出每个任务的起止时间,形成了初步的项目进度计划。

     

    在估算项目工期时,考虑了活动清单、资源需求、人员能力等因素,以及环境和和风险因素对工期的影响,在一些关键活动处预留了一定冗余时间以应对项目风险。

    有了对工期的估算,再结合详细的WBS,预估每个模块最迟完成点。有了这些基础的数据后,就形成了项目的整体进度计划,并将进度计划在项目组内部评审后,提交给领导和客户负责人进行审核确认。

     

    3

    项目进度管理如此重要,那么如何做好项目进度管理,这里有几点建议可以参考

    01、做好项目进度表,明确人员分工

    这一环节看似简单,却直接关系到整个项目能否顺利完成。所以,在项目计划阶段,我们一定花足够多的时间来做好项目进度计划,在对分解项目任务时,颗粒度尽量细一些,确保每个环节具体到相关具体人员,并确定好任务截止时间。

     

    项目进度表可以用jira或其他项目管理工具,来保持随时汇报项目进度。作为项目经理,要及时对项目任务进度进行跟踪和监控,及时发现和纠正任务偏差。由于在制定项目进度计划时,每位项目组成员都清楚自己任务的完成时间表,以及任务完成标准,项目任务能直接关联到每位开发者。

    02、优化作业流程,确定工作标准

    项目组成员间的作业流程,是通过邮件、钉钉还是其他项目管理工具沟通,在项目启动会上一定要明确清楚。我们可以把作业流程分为

    • 需求收集

    • 需求评审

    • 进度管理

    • 缺陷管理

    • 评审回顾

    每个流程由一位或者多位负责,尽量不要超过三位。任务状态变更后,再进入到下一个流程。

     

    该项目任务并行较多,要是有项目助理,可以由项目助理按期检查任务完成情况,必要时相关工序人员交叉验证,同时按期汇总检查情况。对于出现任务进度延迟,由相关任务责任人提出解决方案,通过加班、寻求协助等方式完成。

     

    03、定期检查项目节点/里程碑

    很多时候我们会多个项目同时进行,或是还有很多其他日常工作,那么如何保障项目正常运行,这需要我们时常检查项目节点/里程碑,及时发现项目中可能的风险。要是中间有某个需求变更,需要调整,这时我们就需要尽快找相关负责人沟通。

     

    还需要特别注意关键路径上的任务,尤其是开发和测试阶段的任务,这两个阶段的任务为关键活动,也是项目成员的薄弱环节,项目组面临很多技术难点。

     

    笔者在负责进销存系统,有两位这方面经验丰富的程序员,并同其他工作组成员讨论技术细节问题,对于项目组确实无法解决的技术难题,则需要协调其他资源来解决,这样不至于因为某一个技术细节而影响整个工程进度。

     

    04、项目成员的沟通

    项目执行过程中的沟通也是非常重要的,来确保项目进度的信息透明和对称。如果A组已经做好某件事,需要B组做另外的事,如果没有及时反馈沟通,B可能压根就不知道,这样有可能导致项目进度延误。

     

    一般情况下,项目组会定期召开项目进度会,和项目成员同步进展情况,并再次确认各项任务的截止时间。但如果项目组有用到项目管理工具协作和沟通,信息比较公开透明的话,项目进度会就没有必要太过频繁。当然,和关键干系人的沟通还是必不可少的,可以定期核对项目进度。

     

    每天上班时,抽个10来分钟开个站会,对各成员提交的进度数据进行比对和汇总,总结问题,对于关键路径的任务进度偏差部分,要进行分析,提出纠正和预防措施。

    05、项目团队的激励

    想让项目成员工作起来更有激情,仅仅依赖管理制度是远远不够的,项目负责人要信任每一位成员,并注意成员的工作状态,适当增加成员在执行任务中的乐趣,做得好的一定要及时鼓励,培养成员的积极性和自我成就动机。整个团队有干劲了,项目的完成也就是水到渠成的事了。

     

     一起荣辱与共、互相信任、 跌宕起伏、艰难困境,依然能迎难而上,积极面对,形成一股凝聚力。人在一起不是真正的团队,心在一起才是凝聚力强的团队。

     

    在项目开发过程中,也遇到一些问题,比如,在系统集成测试阶段,项目组成员在后期开发中积极性不高,客户方参与度不足等。在今后的项目中,笔者会不断努力和改进,以求更加高效地完成项目任务。

     

    2019年9月4日 夜

    洪生鹏

    -END-

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    工作一段时间后,或者参与一个项目后,你会发现团队里每个人都非常优秀,工作也充满热情,但是整体的效率就是上不去?因为,一个团队的整体效率,并不是每个人效率的相加。因为这里面有协作成本。

    如何通过降低协作成本,来提高团队的工作效率呢?以前看到的是技术、产品和人员的问题,其实都是组织的问题。只有提高组织能力,才能提高团队的工作效率。

    如何提高组织能力?

    企业可以通过战略目标拆解,实现自上而下目标对焦;任务拆解执行,实现自下而上结果汇总;内外团队协作,实现信息高效流转;任务风险管理,实现风险快速传递;通过任务的沉淀复盘和任务转模板,让能力复用,提升企业的组织能力。

    智办事是第一个提出以“目标+事情”为中心的企业数字化管理与协作工具,深度整合目标管理、项目管理、任务协作、智能待办、风险管理和工作流程标准化,赋能企业组织升级,助力企业数字化转型。

    1、目标管理

    团队协作效率低,很大的一个原因是,一线执行层并没有按照战略目标推进工作。

    为什么会出现这个情况?因为大部分企业都没有做到战略目标拆解落地,统一组织目标和个人目标,达成共识。

    智办事可以制定公司的目标,然后将公司的目标拆解为部门的目标,部门的目标又可以拆解为团队的目标,最后团队的目标可以拆解为员工个人的目标。

    最后目标拆解会以目标树的形式展示,直观地展示企业战略目标的层次关系和组织结构;子目标的完成可以保证上级目标的实现;大大提高成员的自我驱动力和工作效率。

    这样目标拆解下来,企业、部门、团队和个人的目标都非常明确,并且目标和价值观都是统一的,知道团队前进的方向是什么,不会出现偏离方向的问题。自己拆解的目标,他也更有动力去执行任务。

    其实这就是目标管理和精细化管理。

    目标管理(MBO)是著名的管理大师彼得·德鲁克提出的,是以目标的制定和拆解、目标的实施及完成情况的检查、奖惩为手段,通过员工的自我管理来实现企业的经营目的一种管理方法。

    精细化管理是科学管理之父泰勒最早提出的,是一种对战略和目标进行拆解、细化和落实的过程,是让企业的战略规划能有效贯彻到每个环节并发挥作用的过程,同时也是提升企业整体执行能力的一个重要途径。

    企业只有实现了目标管理和精细化管理,才可以更有效地完成战略目标。

    2、任务管理

    为了实现企业的战略目标,还需要做任务管理。基于企业目标的任务才是有价值的企业任务。管理者要能够把战略拆解为目标,目标有效拆解为任务。

    任务管理首先要做到的是将任务拆解,并建立流程标准。不仅要做成事情,还要高效地做成事情。

    任务拆解可以使用WBS工具:WBS是工作分解结构,说的是项目要拆解为任务,任务要拆解为一项项工作,再把工作分配到每个人的日常活动中,直到拆解不下去为止。

    需要注意的是:任务只能有唯一负责人,其他人都是协作者;所有人的日常工作加在一起,应该得到任务的总和,不能缺漏;每个任务都要以结果为导向,一定要定义可交付的成果。

    在智办事里面,你可以将任务层层拆解,任务还可以和目标建立关联,事情是为目标服务的,一切都以目标为导向。

    任务还可以建立清单步骤,防止遗漏重要步骤,也可以形成标准的执行规范。你会发现公司的事情有了具体的载体,就是一个个的任务,智办事让事情清晰可见。

    3、信息流转

    高效的团队协作,必须要让信息高效流转。目前很多企业的团队成员之间的沟通主要依靠聊天工具和口头沟通。割裂的系统形成信息孤岛,而信息流转的效率决定了企业的生产力。

    其实这就是在办公上使用IM软件进行沟通协作的弊端,这些软件是以“人”为中心,功能主要是私信和群聊,讨论内容很容易偏离具体的“事情”。

    在智办事这个统一的办公协作平台沟通协作,以“事情”为中心,人围绕着具体的事情工作,信息得以高效流转,智办事解决了信息难以沉淀、资料分散凌乱和信息严重失真的问题。

    使用智办事后,专事专任务,有事情就建任务。成员因任务和“@”而聚集,它就像是一个“集结号”,建立一个临时跨部门团队,让任务协作人员快速加入到任务参与协作,共同解决这个任务。沟通信息非常聚焦,信息得以高速流转,以秒级速度得到回应。

    4、风险管理

    管理一个公司或者团队,最困难的事情莫过于追踪大家的工作状况,往往是任务分配下去了,无法及时掌握进度。做绩效评估时候仅凭主观判断,无法清晰掌握团队的工作成绩和工作效率。这样团队的协作效率就会非常低。

    如何做好风险管理?

    事后不如事中控制,事中不如事前控制。可视化是预防项目出现风险的重要手段。

    在智办事里面,每个目标和任务都有进度功能,可以实时展示事情的进展情况。进展汇报功能可以及时上报任务的风险情况,信息是同步和透明的,可以有效防止任务延期。

    团队成员可以随时主动上报风险任务,如果子任务出现延期风险,系统会自动通知到总任务,方便团队成员及时解决风险任务。

    项目主管可在任务总览中查看任务统计、甘特图和资源视图,便于及时作出及时的调整和风险干预。

    任务统计可以查看项目的任务总量、当前风险任务数;甘特图可以直观展示项目的完成情况,让管理者对项目进展有一个准确的评估,把控重要任务的进度;资源视图可以查看团队成员的工作量,以便做出资源调整。

    5、复盘改善

    当一个团队的项目持续了几个月的时候,需要用复盘的方式将经历转化为经验,经验复用,再通过复盘,将经验转化为可被执行的有效Action,这样个人和团队的能力都会提升,下次项目过程中的经历会更加有效。

    项目复盘可以先按照项目成员自己的思路去复盘,然后再整体复盘。复盘需要考虑目标回顾、结果陈述、过程分析和规律总结。

    智办事通过将任务层层拆解,持续沉淀出任务标准流程,多次复盘和迭代任务流程,优化项目流程,逐渐将个人能力沉淀为组织能力,形成能力复用,最终实现赋能全体团队成员。

    通过固化项目的标准结构流程,最后可以将项目转换为模板,做到赋能组织成员和明确工作流程,实现能力的复制和流程的复制。

    今天的分享到这里就结束啦,感谢你能看到这里,听说三连的小伙伴都好运连连! 喜欢的话就点击关注小智吧,更多实用干货等你获取!

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    企业数字化管理,使用智办事可以帮助企业做到战略目标拆解,实现自上而下目标对齐;任务落地执行,实现自下而上结果汇总;内外团队协作,实现信息高效流转;任务风险管理,实现风险快速传递;通过任务的沉淀复盘和任务转模板,让能力复用;基于阿里巴巴的绩效管理,助力全员绩效落地,提升企业的组织能力。

    下面我从业务数字化、人才数字化和组织数字化,来和大家聊聊企业数字化管理。

    1、业务数字化、释放生产力

    助力企业从战略到结果,提升团队的协作能力。

    • 战略拆解

    自上而下制定和拆解战略目标,形成一张组织战斗的战略大图。

    管理大师彼得·德鲁克在其著作《管理实践》中,最先提出了目标管理,也就是MBO。它是以目标的制定、拆解、实施、检查和奖惩为手段,通过员工的自我管理来实现企业的经营目标的一种管理方法。

    在智办事里面,通过直观的可视化界面,帮助企业制定战略目标、拆解目标,确保企业目标上下明确责任,对齐方向,保持步调一致,形成一张组织战斗的战略大图。

    • 目标对齐

    自下而上关联和汇总目标结果,目标计划实时追踪目标的进度。

    在目标中,用户更新子目标/关联任务的完成量,即可自动更新该目标的整体进度,一定程度上反映企业绩效的实际水平。并且,成员之间可直接查看进度,减少开会沟通等时间,更好的同步信息和协作。

    在执行目标的过程中,目标计划可以追踪目标在每个月份的完成情况,折线图展示计划量和完成量的对比。

    • 项目管理

    WBS任务分解,以事为中心驱动目标达成。

    在智办事里面,项目经理和团队成员可以围绕项目目标,将目标拆解为任务,任务还可以层层拆解为最小的子任务。

    这就是以“事”为中心,人围绕着事情走。事情需要人员来完成,所以每件事都要有唯一责任人和多个参与人,这样后期不会出现扯皮的现象。

    信息高效流通,赋能一线员工做出有效决策。

    在智办事里面,专事专任务,有事就创建任务。通过任务和“@”将成员聚在一起,它就像一个“集结号”,组成一个临时的跨部门团队,让协作者迅速地加入到任务中,共同完成这一任务。交流信息非常集中,信息可以以秒速快速传递和响应。

    • 风险管理

    使用智办事后,如果任务出现风险,任务的进度条会自动亮红;如果子任务出现风险,会自动同步至父任务,父任务就会自动亮红,追踪溯源,及时解决风险任务;团队成员也可以主动标记任务风险,及时将风险告知团队。

    通过任务总览,管理者可以查看战略全景图;项目经理可以查看项目当前进度,每个模块的进度,里程碑结果,个人工作量;员工可以查看待办任务,协作任务。

    2、人才数字化、激发创造力

    助力企业全面激活员工,激发员工的创造能力。

    • 组织架构

    在智办事里面,企业的战略目标层层拆解,每一层的目标的实现都可以支撑上一级目标的达成。每一层的目标都是非常清晰的,你可以看到每个目标需要具备哪些能力的人,将合适的人放在合适的位置的。通过岗位能力去招聘新人,增强企业的组织能力。

    • 激活个体

    公司是以“事”为中心的,是一连串的事情。所以,推动一件事情的执行的效率就极其关键。

    在智办事里面,团队成员可以建任务来推动事情落地。即使他在公司是一个新人,是一个普通的员工,他也可以通过建任务和@协作人来推动事情落地。这样,可以极大提升团队成员的驱动力,激活每一个个人,推动事情有效落地。

    • 员工绩效

    在智办事里面,企业可以使用智办事的绩效功能,帮助企业管理结果和过程。

    绩效管理的流程是什么?

    第一点就是做绩效计划。绩效计划是根据公司的情况制定的,公司需要什么或者你想要。员工产出什么,你就考核什么。

    第二点就是分清重点。重点考核的内容,权重要设置得高一点。第三点就是考核项不能太多。如果考核项太多,往往绩效也就没有重点了。

    3、组织数字化、升级组织力

    助力企业批量复制人才,提升企业的组织能力。

    • 能力复用

    复盘可以固化工作流程、校验工作方向、认清工作背后的问题,发现和产生新的想法和知识,是我们提高工作能力的一种手段,让我们避免犯同样的错误。

    复盘不仅可以提高个人竞争力,还可以提高组织竞争力。

    组织通过复盘,可以将经历转化为经验,将经验沉淀到组织上面,让经验得到复用,提高组织能力,实现组织的快速迭代。组织的迭代速度要追上环境的变化速度,才能不被淘汰,这就是21世纪的组织竞争力。

    智办事是以事情为中心的,所有的信息都沉淀在对应的任务里面。复盘的时候,可以针对具体的任务进行复盘,复盘结果可以沉淀在任务里面。最后,任务和还可以转化为模板,下次可以直接复用。

    即使是一个新人,他也可以直接使用模板,快速管理一个项目。有了复盘和模板,企业可以节省大量新人培训时间,新人可以达到优秀人才能力的80%。

    • 敏捷组织

    智办事可以帮助企业做到战略目标拆解,实现自上而下目标对齐;任务落地执行,实现自下而上结果汇总;内外团队协作,实现信息高效流转;任务风险管理,实现风险快速传递;通过任务的沉淀复盘和任务转模板,让能力复用;基于阿里巴巴的绩效管理,助力全员绩效落地,提升企业的组织能力。

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    企业的层级管理和扁平化管理的区别,青润对此提出了自己的一种猜想。

    外企和国企的家庭氛围,以及如何让员工没有后顾之忧来做事情。

    有了所有的基础,才可以让员工愿意跟着你去拼命,而不是简单的卖命。

    这样才会有高效率的生产过程和高质量的生产成果。

    具体看下面两幅图,是在物件身份证技术群中的讨论对话,内容全部原创首发:

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    任务制,不要岗位制,业绩薪资,不要固定薪资。
    包括我,将来都是如此。
    大家才能信服。


    项目组建,人员任务分摊。盈利多少分配奖金,做不好,就是没有。

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    高奖金,低固定薪酬,加上无息贷款应对员工家庭突发事件。


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    精益与否并不重要,敏捷也罢,都是虚名,唯有结果,成就彼此。

    十八年前给我带的三个毕业生说过一句话:不管公司如何,你将来离开这里的时候,脚底下踩得就是你在这里做过的事情,你做得好不好,和公司无关,只和你有关。

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    员工是否集中精力做事情,不是观察,监视能检查出来的。

    我们只能通过内心的触发,让他愿意更多的集中精力来做公司的事情,让他觉得,公司的事情就是自己的事情,这样才会真正有全心的投入。

    你觉得你的公司做到了几成?

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    管理成本管理成本,不管理,当然就没有这个管理成本了。

    对于成年人,应该让他们自我管理,自我激发,而不是等待着被别人触发或者牵着走。

    我们需要有脑子的人,而不是跟屁虫。

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    全面保险保障,不能少。
    要包括员工家庭成员的保险,不是一个人的。

    父母,我觉得也要考虑。

    国外可以只考虑配偶子女,国内真不行。

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    消息推送这章出来的慢主要是最近用了很多消息推送的方式最后还是觉得用企业微信推送最舒服。 话不多说教程开始 1、准备工作 实名认证的微信号一个。(用于注册企业微信) 企业微信APP并登陆(接收应用的Secret)...

空空如也

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企业管理的主要任务是什么