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  • 在此,Focussend精心为大家收集了一些优秀的邮件模板,下面就和大家一起分享。 1、来自:Amazon.co.uk 主题:穿凉鞋,快乐无处不在 这是在线零售巨头亚马逊发出的一封电子邮件。夏天来了,没有一双拖鞋...

    夏日酷暑,清凉如风。在这个假期,旅游行业、酒店、服饰等都推出不少的假期活动,吸引游者的到来。假日期间,让我们看看一些旅游业、品牌服装店和酒店是怎么做好电子邮件广告的。在此,Focussend精心为大家收集了一些优秀的邮件模板,下面就和大家一起分享。

     

    1、来自:Amazon.co.uk

    主题:穿凉鞋,快乐无处不在

    这是在线零售巨头亚马逊发出的一封电子邮件。夏天来了,没有一双拖鞋怎么行?夏天的味道,就是你脚踏拖鞋快乐行走的感觉。当你看到这封邮件的时候,你是不是想买一双了。这里不仅凉鞋够味,其他夏日商品一样够味。

     

    图一:凉鞋邮件模板

    2、来自:Thomas Cook

    主题:暑假所有优惠10%

    暑假就是放松,有机会就要放松。暑假周期,你可以在Thomas Cook那里得到所有的预订。游玩,购物,休闲,住宿等。Thomas Cook的电子邮件,清晰的罗列出他的各项服务,迷人的风情海湾,特色的休闲活动。更重要的是他提供了一个诱人的报价,而且每一样都是优惠10%。邮件特色凸显,主题突出,很有调性。

     

    3、来自:L.L Bean

    主题:夏日风情,享免费10美元礼品卡

     

    L.L Bean是美国的一家服装零售商,在这样一个暑期季节,它推出一个极其简单但很时髦的电子邮件。邮件的中心内容是身着L.L Bean夏季服装的女性迷人的姿态,完美的衬托了服装的时尚与清凉,色彩五彩斑斓。这封邮件让人难以捉摸的色彩就隐藏在登录页面上,还附有各种类别和款式的服饰,你可以自由点击进入。购买服装还可以免费获赠10美元礼品卡。

     

    4、来自:JC Penney

    主题:额外20%的价格

     

    JC Penney是美国的一家中档连锁百货商场,目前以网络邮购为主。他们发送的这封电子邮件,以身着夏季比基尼服饰的画面为主,配合多款女生、型男的服装,非常清新可见的表现夏季服装的味道。而且最重要的是这里的商品有额外的20%折扣,比起只有10%的优惠,这封邮件更有吸引力。

     

    5、来自:New Look

    主题:新男时尚

     

    每个人都喜欢双关语的主题。法国世界知名的服装设计品牌New Look推出的主题为“新潮男时尚”的电子邮件,邮件的主打画面是一款款时尚具有个性的女士新鞋,内容是鲜明的充满活力的。New Look是从事女士服装新款,但她承诺可以迎合一些活动为男士来定制特定的服装。这封邮件抛砖引玉,主题新颖有创意。

     

    6、来自:易捷航空公司

    主题:初夏旅游----335000个座位价低于£45

     

    英国易捷航空公司是英国一家提倡不提供不必要服务的廉价航空公司,因为其低价、简洁的服务受到英国大众的欢迎。他们推出的个性化的夏日邮件模板,不仅是在价格上的吸引人,还有全国的旅游胜地是应有尽有,而且他们提供的额外的服务也是很简约,成本低。无形中吸引了更多的游客。

    转载于:https://www.cnblogs.com/EDM-DATA/p/3284864.html

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  • 今天我想跟大家分享一下关于“写周报”这件事,我的看法、经验心得以及我最近优化更新周报模板案例,以此来帮助一些不愿意写周报的朋友,希望他们有所收获,能克服“怕写周报”这个恐惧。据我观察,...

    今天我想跟大家分享一下关于“写周报”这件事,我的看法、经验心得以及我最近优化更新周报模板的案例,以此来帮助一些不愿意写周报的朋友,希望他们有所收获,能克服“怕写周报”这个恐惧。

    据我观察,很多公司都会要求写周报,而很多人到了交周报的那天,总是不知道周报要写什么,或者觉得写周报是一件很痛苦的事情。

    最近因为疫情的影响,很多公司采取远程在家办公的策略,这样的策略之下,大家一般会才采用“早沟通,晚汇报”这样的机制:

    早上固定时间点召开晨会,沟通工作事项的进度和计划;下午快要下班的时候,大家写日报,阐述当天的工作情况和进展。

    这一举措,其实对远程办公这种场景是非常有必要,也很有效果的。但是写日报这件事,让本就对写周报很为难的人,感觉雪上加霜———以前只需要一周写一篇,现在变成了“非常5+1”。

    对于产品经理来说,可能某个需求或者某个项目的推进是迟缓的,那么可能这周的工作内容是推进A项目,下周还是推进A项目。如果项目一直被卡住,等到了写周报的时候似乎就没得可写了。总不能一直写“规划某个需求”,“设计某个产品”,“推动某个项目进度”,“整理某个产品的文档和资料”等……

    但是很多时候写日报,写周报无可避免,那我们有什么好的办法来解决很多人不想写周报这件“难事”呢?

    一、为什么讨厌写周报?

    这是我总结的几个关于讨厌写周报的原因,大家看看里面有没有打中你的点。

    1. 实际输出不够,不知道能写什么

    每周的实际工作没啥输出,不知道要写什么,总感觉自己每天都没闲着,肯定是做了很多事的,但是就是想不起来,或者不知道能写什么。

    2. 实际有输出,但是恐惧做总结或者运用文字,话到嘴边就是不知道怎么说

    知道自己有输出,干了很多活,有很多实际输出。但是苦于自己表达能力弱,总是不会表达,越是不会表达,越是抵触和抗拒表达这件事。能逃避就逃避,跳出舒适圈会不会有大的改变不知道,但是缩在舒适圈肯定是舒服的。

    3. 不太爱总结,怎么潇洒自在怎么来

    就是不爱写总结,反正公司也没要求要写。实在要求写,我就随便写点东西,反正我总结能力一般,也不太Care这种条条框框,那就怎么潇洒怎么来。

    4. 叛逆心理,觉得要求写周报的领导都是SB,在做秀

    曾经经受了几家“魔鬼领导”的折磨,对很多事情的看法就变得偏激和盲目,例如“我待过几家大厂,我可以很负责任地告诉大家,要求写周报的领导都是‘SB’。”

    5. 领导不看,每次花了心思写了很多,但是领导不Care我

    我也曾满腔热血,意气风发地期待自己会在某家公司一展身手,从此走向人生巅峰之路。直到后来,我才发现,原来我每周写的周报,领导压根就不看,我感觉自己没被重视,太伤心……

    6. 不认可这种行为,觉得写周报浪费时间,没啥收获

    不管你说什么,我就是觉得写周报浪费时间,我每天都按时上班,极少或者从不摸鱼,我每周都认认真真的在上班,干嘛要写周报呢?难道我每天上班在干嘛,领导没看到吗?非要用这种条条框框来约束我吗?写周报真的有用吗?

    7. 其他原因

    太懒了/感觉时间不够用/总是会忘记写/记忆力不好,想不起来做了什么……


    二、如何解决讨厌写周报这个问题呢?

    我是从4个方面来进行分析和解决的:

    • 首先要理解,为什么要写周报?写周报的背景和原因是什么?

    • 其次要知道,怎么样才能快速方便地写完周报,不占用我太多的时间而又能达到满足领导的要求。

    • 接着要实践上面的方法,网上有千千万万的关于写周报的模板和心得,那我该用哪一份,应该要怎么用呢?

    • 最后就是得出结论,当自己试验了多种方案之后,得出一个最适合自己当前的方式,如果不满意,那么就要继续调整。

    1. 为什么要写周报?

    一般写周报都是上级或者公司、部门要求的,那么要寻找为什么写周报的原因,肯定是要从上级领导的角度来思考,寻找答案。

    最直白的答案就是:你的领导不仅仅是你的领导,也是你旁边同事的领导,这意味着当领导者管理的人数很多时候,领导者并不能很清晰地知道每个人的状况,这里的状况可能指工作的进展,遇到困难,个人成长的情况等等。

    所以,他们需要你主动汇报相关的信息给他,这样才能及时地了解整体的进展以及你个人的情况。

    2. 怎么快速方便地写周报?

    关于怎么写周报这个事情,只要去搜索引擎搜索一下,80%的答案都是给你一个模板,然后告诉你按照这个模板写就够了。这个事情和写简历一样,大家网上找个模板,然后修改一下就觉得这样写出来的简历肯定不差。

    这里存在的最大的一个问题就是,我们“只知其然,而不知其所以然”,这样容易让我们走偏或者失去批判性思维。

    我举一个例子,有很多周报模板都是用Excel来写,然后一周就是一个Sheet,Sheet的名称就是几号到几号。例如我之前用的周报模板就是这样的:

    这个模板,一开始用的时候感觉很爽,固定好了样式,然后每周复制前一周的Sheet,改一下里面的内容就好了。

    但是去年到了年终总结的时候,我才发现这个办法弊端很大,很头痛。

    1. 多张Sheet切换不方便,因为我需要一张一张看,然后逐个收集起来,通过周报去了解一整年的输出,这样看太多表格,让我直接放弃了;

    2. 每张有很多东西都需要重复填写,例如日期,我每次要看一下日历,然后改一下“本周2020-02-24至2020-02-28主要工作计划完成情况”里面的日期;

    3. 由于我担心自己周五写周报的时候会记不清楚每天做了啥,所以我会每天写日报,然后直接把日报Copy到企业微信的周报中,这样提交周报会很方便。但是阅读方就很痛苦,因为阅读者会看到你每天记录的“柴米油盐”,而很难直接看到重点。

    综合上述的问题,我在上周的时候重新思考和整理了一下我的周报,换成了下面这样的模式。

    设计这个周报模板的之前,我先用Axure简单地画了一个原型,然后列举出了我觉得重要的信息和应该要填写的内容。

    最后成型的Excel是这样的:

    对比前后的模板,新模板有以下的优势:

    • 用Excel快速填充2020年的日期,同时用函数标记出非工作日;

    • 用Excel快速填充2020年的周五的日期,这样就不用每次输入周报的时候输入日期了;

    • 日报=>周报=>月报=>季报,粒度从小到大,可以自由精简化数据。粒度小的是数据,整理出粒度大的则是信息,而周报要的就是信息而不是流水账似的数据;

    • 以后年度总结的时候,可以方便地从月报或者季报中提取信息,快速整理出年终汇报。

    如果你对仔细对比一下前后的模板,其实你会发现并没有什么高深或者复杂的技巧在里面。但是显而易见地是,新模板会比老的模板好用很多,而老模板是哪里来的呢?

    就是我从网上Download下来的,刚刚拿到的时候,我觉得它好像是能解决我的问题的,但是实际用到了一年之后,我才发现,原来我一直没有认真仔细的思考过——它真的是适合我的么?

    3. 这个方法真的有效吗?

    刚刚我已经跟大家分享了我的周报模板,一个是我之前的老模板,一个是我的新模板,同时也分享了我为什么要调整老模板使用新模板的原因。

    那么当你下载并打开了我的这份周报模板的时候,请你思考——这份模板是适用你的么?它能解决你的困扰么?

    如果你思考之后觉得它确实能解决你的问题,那么我给你的建议是,请你使用这个模板一个月以上,然后再做一个简单地复盘和总结,确认是否真的有效。

    如果你思考之后觉得它并不能解决你的问题,那么我建议你尽快地去找一个适合你的方案。因为写周报真的很重要,这是一个“以小博大”的好方法。

    4. 得出结论,最适合我的方式是?

    未来你也许会使用我的新模板,也许会从网上找到其他更棒的模板,但是关于“如何解决讨厌写周报”这个问题,你还是要给出结论。

    因为如果你没得出结论,那么意味着这个问题其实并没有解决,你可能还是会讨厌写周报或者不愿意写周报。

    这个时候回过头看我们刚刚分析的内容,我们的目的是为了“解决讨厌写周报”这个问题。我给大家的方法有四步:

    1. 理解为什么要写周报,这样会让我们对这件事不那么抗拒;

    2. 找到快速写周报的方式,这样会让我们觉得做这件事其实并没有那么难,那么花时间;

    3. 确认第2步的方式是否有效,如果没效则需要尽快调整;

    4. 得出结论,告诉自己我已经找到了一个好的办法可以快速写周报了,我不讨厌写周报了;如果你没有得出结论,那么你可能还需要继续尝试适合自己的方法,直到自己习惯了为止;


    三、有了模板,该怎么写周报呢?

    根据我前段时间找的资料,我来根据我的新模板给大家讲解一下我认为的写周报的正确的打开方式。

    1. 日报模板

    首先,我会每天写日报,而日报主要有三个部分:

    • 主要工作事项:日报就是要写流水账,今天开了几个会,写了几个邮件,处理了几件事情……

    • 完成情况:今天做的时候完成了哪些,有哪些没有完成,需要明天做或者未来做,可以当做一个待办事项来记录,丰俭由己。

    • 备注或说明;如果有特殊内容需要备注或者提醒自己跟进的,可以写在这一栏。

    日报就是大家说的流水账,也是对自己的一个简单总结和回顾,我一般会在下班后抽出5分钟时间来写。在写这个的时候,我也会顺带思考明天大概要做什么,明天的规划大概是怎么样的。做完了这些内容就可以准备下班了,如果你对这个不太习惯和适应,可以参考之前网上有人分享的办法,睡觉前冥想一会,做当日的总结同时也做明日的规划。对我来说,我记忆力不太好,我还是建议写下来,做一个有仪式感的操作。

    写完了日报,到了周五就要上交周报了,这个时候周报就有点技巧和心思了,不能直接把日报的流水账直接丢过去,这样的周报往往字数很多,同时重点信息难以抓取。当部门人数较多的时候,很难保证领导者可以全盘看完大家的周报。

    2. 周报模板

    我的周报模板包含这么几个部分:

    1)本周工作汇报

    关于周报大家要先有这样的一个概念:

    • 忙≠有价值,并不是待满了上班时间就是有价值的,所以汇报的时候尽量挑重要信息来写。

    • 字多≠有丰富的信息,字数越多,很多时候反而不好抓住重点,搞不好会适得其反。

    • 给上级做选择题,不要只提出你遇到的问题,可以在问题后面跟上你的方案或者需求,如果你需要领导帮助,那么请求帮助也是一项直接的选择。

    2)工作总结

    上级领导不仅仅想知道你做了什么,更想知道你对公司或者团队的一些建议与看法,以及你自身成长的一些感悟。

    因为身在基层的人更能发现问题。如果你能在工作周报中写出你在工作中的一些感悟,包括你发现的好的思路和想法,也包括对工作方法的改进建议和不好的现象,上级领导就会看到你的激情,看到你的思考,他就会觉得你比别人想得多,比别人更出色,比别人更优秀。

    3)下周工作计划

    汇报了本周的工作,那么自然就要给出对策——下周的工作计划什么?是对本周未完成的继续完成呢?还是对去开展新的业务?

    对于工作计划的规划,可以不写太细,但是一定要仔细思索后再输出,同时也在下周实际工作的时候以此为目标和参考,在不断地计划和实施过程中,修正计划,以培养自己的规划能力。工作总是连续不断的,没有计划就没有行动,制定工作计划是领导者的基本素质,即使你还没成为领导,这一部分先学习和掌握,对你也是百利无一害。

    周报之后就是写月报,关于月报和季报的写法,其实和周报是类似的,这里我就不展开说了。核心点还是转换思维,写的时候要站在领导者角度思考,他想要获取什么信息,那么我就喂给他什么信息。

    总之,工作周报一方面可以使你的工作目的性明确,也使你的直接领导明白你最近在干什么,干的结果怎么样,还可以使你的直接领导针对性的提出对您成长更为关键性的建议,从一定程度上提升了你的职场竞争能力。

    如果你还是对写周报无感或者讨厌写周报,可以换个角度思考周报的种类,以此来激励自己完成这项工作。周报分两种,一种是写给领导看的,一种是总结自己成长的。

    写给领导看的,你会觉得被约束,被限制,从而产生抵触心理,那么你就转换个思路。

    我先写给自己看,因为我需要总结一下自己一周干了啥,收获了什么,成长了什么,然后将这些总结文字化。文字化之后,稍微润色一下,你就可以提交给领导作为一份周报啦,这样的话功利性也少了一些,目的一样达成了。

    以上就是关于周报的全部内容了,不管你现在是怎么做的,我都建议你尝试一下去优化自己写周报的方式和方法,你总会发现一些意外的收获的,比如:Excel又学会了函数~


    四、总结

    对于产品经理来说,和文字打交道的频率其实是挺高的,但是写日报和周报这件事却也有很多人抗拒。

    • 有人抗拒写,可能是因为自己没什么输出,不知道写什么内容;

    • 有人抗拒写,可能是因为摸鱼懒散习惯了,能偷懒则偷懒;

    • 有人抗拒写,是觉得这种小事并没有什么可称道,自己并不太认同这种行为,甚至抵触……

    但我坚信,优秀的产品肯定是善于总结自己的,写日报和周报其实就是对自己的成长总结最有效的一种办法。

    抗拒,不过是还没认同或者意识到重要性罢了,希望这篇文章能给不愿意写周报的你,一点点启发,把握当下,行动起来。

    很多时候我们总想着干点大事,怀揣着“产品经理改变世界”的梦想去前进,但是遇挫的时候又总是迷茫和怀疑。觉得太多人鼓吹这个职业,觉得产品并没有那么光鲜亮丽,自己的成长也总是磕磕绊绊,甚至连下个早班都成了“奢侈”的梦想。

    但是如果连一个日报和周报都不愿意写或者写不好,又怎么好意思高谈阔论“改变世界”呢。

    不积跬步,怎么能致以千里呢。以上,共勉!

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  • Project组合项目案例分享

    千次阅读 2012-02-09 16:31:57
     本文是作者参与并执行的一个多项目组合管理案例案例中描述了如何应用信息化的方式建立多项目管理的标准和模板,并能够有效处理多项目之间的复杂关系,本案中所应用的信息化辅助工具是微软Project 2010。...

    摘要:
        本文是作者参与并执行的一个多项目组合管理案例,案例中描述了如何应用信息化的方式建立多项目管理的标准和模板,并能够有效处理多项目之间的复杂关系,本案中所应用的信息化辅助工具是微软Project 2010。
        多项目组合管理是项目管理成熟模式的优秀表现,是企业战略选择和实现利益最大化的有效手段。组合管理是将日常管理工作和项目集、项目等相结合,有效调用组织可用资源,并合理安排资源的去向,在最佳的范围控制内,实现组织最大目标、各级中小目标的一些列过程。
        Project 2010所提供的三个应用版本(Standard、Professional、Server)中,分别对不同规模的项目提供了建设方法,其中作为承上启下的Project Professional 2010,既可以满足单项目管理的要求,同时能够满足组合项目和多项目管理的要求,本文以下内容将重点围绕如何应用专业版和服务器版实现组合项目管理的应用。
    正文:
        2011年5月上旬,本人有幸参与某国际知名电子设备生产企业A公司的组合项目管理。A公司在实施此组合项目之前,其项目管理主要以单项目管理为主,单个项目分别由来自不同的职能部门执行,部门之间的合作关系仅限于日常运作中的职能关系,并无项目关系。这种结构导致了项目之间在建立组合的过程中很难实现接口的完整性,且可共享的部门资源也无法得到高效应用。整个大项目的最终可交付成果往往受到单项目或部门的因素而无法保证工期和质量,A公司希望能够建立一套比较合理的模板,以项目或部门为分解结构,实现顶层的大项目管理。
        在此要求下,我们提供了可供借鉴的两套体系,并从中筛选最优体系之一供A公司参考,具体过程如下!
    一、问题的本质是“有效集成”
        现代项目管理的最大困难之一是如何有效的将项目不同部分有效集成,使项目的最终结果处于平衡状态,避免虎头蛇尾的结局。这也正是为什么PMI在其各个项目管理知识体系教材中集成管理总是在其他知识领域的最前面,其目的之一就是希望项目管理者首先是能够站在整体的角度看问题。A公司单个项目的管理如果以部门为单位来看,各个部门都以非常专业的项目结果呈现给企业,比如IT部、采购部、财务部、研发部、生产部、质量保证部等,都将站在自己的部门角度看问题,是典型的职能式项目管理,符合小项目和沟通简单的、资源利用不高的项目特征。最大的问题是部门之间的关系可能导致大量资源的无法有效应用、彼此间的少量沟通使得项目潜在风险的增加,这都是严重制约项目集成的因素。
        A公司希望能够给出建议,将这种模式转变为可供项目组合利用的有效途径,我们提供的建议是:第一步:必须打破部门之间的“隔阂”,建立有效的会议机制和有效的资源共享机制;第二:为了能够更快更好的响应这项措施的执行,必须由高级管理层来直接管理和处理第一步所提出的建议;第三:统一接受人力资源的新规定,即统一建立培训机制,为整合资源和建立项目管理标准奠定有效基础;第四:学会使用信息化手段处理日常项目管理工作,将项目管理逐步过渡到与企业同步的项目化管理过程中来;第五:以项目型组织和职能式组织的混合方式建立一套模板,在未来的项目管理中以此模板为基础,实施企业组合项目管理目的。
        作为整个建议的第一步,企业需要认识集成的必要性和重要性!
    二、建立符合企业要求的项目管理模板
        我们根据对A企业的分析,提出两套方案第一、企业副总裁、或诸如此职能职位的管理者担任项目经理,各个部门作为实施方,由项目经理统一调用,按照项目管理过程中的启动、规划、执行、监控、收尾过程组来实现项目的最终可交付物,这样就弱化了部门之间强有力的职能性,打破了部门之间的沟通障碍,项目的完成将严格按照流水线走下了,更加强调了项目型组织的特征。第二、同样是企业副总裁担任项目经理,但各部门之间仍然以部门为单位,项目被划分为几个独立的子项目,各级部门实现各自的项目成果,最终由项目经理来负责接口处理,实现项目目标。其实第二种方式存在的问题仍然是接口(整合)和沟通,这给项目经理提出了挑战。但这种方式可能在责任分配上更占优势,大家比较明确各自的职责范围。
        在权衡了两种备选方案后,我们针对A企业建立了第一套标准,我们分析了其中的优点和缺点:。(1)优点在于:a、项目的目标性和整体性更强,不存在大的接口问题;b、资源利用率明显提升,跨部门的调用成了可行方案;c、沟通明了,部门之间的合作加强;d、大家可以很清楚看到项目进展情况,整体项目更多的体现在“一维时间”上等。(2)缺点在于:a、可能在具体实施细节上无法快速建立合作关系;b、任何一个环节的不到位都可能增加项目的工期和范围、成本等风险;c、打破了传统职能的习惯,团队制度上迎来新的挑战等!
        所以我们在缺点方面提供了应对措施:a、必须加强每周或定期的碰头会,尤其对除外责任方面的有效界定;b、对团队实施定期培训,加强主人翁精神,让团队深切体会作为一线干系人的重要性;c、在工作制度和考勤方面提出了新的规定,由高级管理层通过行政权力坚持对此制度的执行。
        满足了以上软性方面的要求外,接下来需要具体建立文本标准,并将文本计划通过数据导入,在Project中完美展示出来。因为涉及到的项目数量众多,人员结构复杂,我们并不建议直接将数据通过手动方式输入Project中,而是首先在Excel或Word中建立初步计划、在进行详细审核、逐步细化到模板基准,最后将基准输入到Project中,当然,变更是无法避免的,在建立模板基准的时候,需要考虑变更造成的影响,并能够提供方便变更的措施(虽然我们不推崇不必要的变更)。

    三、建立企业项目管理模板
        模板可以是项目基准,当然可能还涉及计划中的其他未定因素。在对项目管理计划进行多方面确认后,可以建立初步基准信息。A企业在未来很长一段时间都将执行类似“产品组合项目”的项目管理。A企业提供的产品组合项目的范围比较明确,这给基准计划提供了前提,根据范围定义,可以建立范围说明书,范围说明书包括了诸如:具体做哪些事情的项目范围;最终实现的产品结构和特征的产品范围。根据范围描述,定义工作分解结构,这个环节是重点,工作分解结构的制作是以项目的过程为第二层的控制账户(或下一层为控制账户,但第二层必须是过程级的,顺序必须保持一维),而非部门,这里需要特别强调项目的实施过程必须是之前所提供建议的方案一,即第一层是“产品组合项目”,第二层是按照项目的启动、规划、执行、收尾的过程展示,其中监控作为每个控制账户和工作包的信息记录在工作分解结构词典中,或直接在控制账户上标记说明。第三层是具体细化下的过程组,这里将包括:
    (1)启动过程组中,需要明确每个项目在每次执行情况下的概要目标,概要预算和日期,并明确副总作为项目经理统领整个项目,各个阶段或子项目的子项目经理的任命,资源的可用和概述等。同时需要记录在每次项目实施过程中需要涉及到的干系人信息,争取在项目启动阶段把具体可能涉及到的人员分析到位,避免后面的工作受此影响。这里需要注意的一点是,A公司所使用原材料的采购来源于外部,可能的情况是作为采购部将在项目启动阶段需要做更多工作,比如对采购信息和采购材料的各种分析,供货商的供货要求,采购部门可能要站在甲方的位置强调此过程的项目管理重要性。好在此项目大部分是内部项目,一些对外的行政和行销将不是本文讨论的重点。
    (2)规划过程中将是对未来需要执行的工作进行详细计划的过程,这个过程是A公司进行组合管理的重点。通过详细的规划,在执行中得到验证后,便可成为拥有基准作用的模板。规划中需要处理的事情包括,具体需要做哪些事情,即项目范围管理的除外责任界定,各种制约和限制因素(风险方面)的考量,具体需要执行的工作包的细化;项目活动的定义,活动的持续时间和所需资源统计,活动与活动之间的关系建立(本部分内容是A公司项目最为强调的内容,因为涉及多个部门对多个错综复杂的任务进行协同作战,极容易出错),建立进度网络图(稍后会说到如何通过Project建立进度网络图);资源的建立过程中,需要考虑外购和内部两块资源,对来自采购、人工费率、内部消耗资源折算费率、应急储备费率都需要进行统计,形成项目预算(BAC),需要注意的是,我们在这里没有将管理储备作为整个预算的一部分,因为管理储备不作为项目预算的一部分,他是项目以外的,由管理层对其他非项目因素引起的项目问题的可以考虑的间接成本。在质量保证方面,我们通过制度的建立,来保证项目实施的过程质量,对产品质量,A企业已经拥有非常成熟的考核和审计标准,我们将A企业质量管理方面的内容全部接纳到整个计划中来;人力资源方面,我们对内部的各级部门人员的责任分配与绩效考核作为主要的目标,记录在整个项目管理计划中;沟通作为硬性指标,必须以周期性方式定期开展碰头会;风险是在启动过程中就应当意识到的,在项目范围制定的过程中,其中的制约因素和假设我们都作为真实要发生的信息全部记录在风险登记册中,以便将来定期观察核实和更新;采购部分我们接纳了采购部所提供的建议(已经趋于成熟),我们将此环节与其他过程组进行了整合。
    (3)将规划过程内容输入Project中,    本部分内容作为A公司项目组和我们一起负责实施前将数据导入Project的过程,我们将经过详细编制出来的计划通过导入和手动输入的方式,在Project Professional 2010建立了初步计划,建立了以阶段和顺序为主的子项目。这里涉及到了近300个子项目,每个子项目近500条任务,庞大的数据极容易出错,为了减少出错,我们通过团队成员就最熟悉的环节进行编辑,然后整合,对意见不确定的活动,我们采用了德尔菲技术,在无法进一步思考的问题上,我们借助Mindmanager进行了思维发散讨论,得到了初步的活动列表。这里需要强调的一点是,300个子项目我们是通过分开的方式编辑,并没有在一张Project Professional上编辑,虽然在一张上编辑是可行的,但为了避免繁琐的信息出错,我们还是通过自下而上的方式来整合整个项目。A公司20多个部门所提供的资源都将以项目为优先级,所有资源的记录基本也没有问题(人力资源)。
    (4)建立任务和资源关系是A公司核心内容之一,我们的实施通过以下几步实现:第一是先在300多个单个子项目之间建立初步的任务关系,这种任务关系是初级的,因为可能涉及到此子项目与其他子项目更深层次的链接关系,我们只是把各自子项目中任务的强制性关系建立了连接,选择性和外部连接关系将通过组合后来实施;第二是通过Project Server 2010实现客户端子项目的集成,在PWA上建立更进一步的项目关系,这里我们首先将子项目之间的关系建立起来(同样通过强制性、选择性、外部三种连接方式),然后在各自有关系的子项目之间再寻找有关系的任务,这种任务按照排列组合下来是非常庞大的,但我们尽量避免蜘蛛网的出现,因为极有可能会因为一个蚊子的出现而使得整个蜘蛛网颤抖。所有任务之间都是FS、SS、SF、FF的关系,我们必须认真考虑这些关系的合理性和可用性,并且我们也需要考虑利用这种时间提前量和滞后量造成的影响,我们同样考虑了对于诸如进度压缩、范围调整、资源受限下的突发事件应对(如众多条关键路径出现的可能影响,资源受限下的关键链的影响等)。另一个核心问题是,任务的建立还需要考虑此任务到底是以什么形式存在,微软Project提供了三种任务类型,即固定单位、固定工期和固定工时,这些都将因为资源的不同而影响任务的工期或工时,比如定期的碰头会,我们必须要采取固定工期来限制此任务。每一条任务都将通过这种关系来设置,当然,可能的情况是批量的任务都保持同一种任务类型(这种任务或许更为简单一些)。在数据库中导入企业资源,可以想象,庞大的任务关系下企业资源显得格外渺小,要很好的将这些资源有效的分配到这些任务中去,而且要不出现冲突和闲置,是相当有难度的,好在我们坚持了下来。
    (5)对模板的演示是接下来需要做的事情。我们在此之前并没有采用原型法提供最初的雏形,因为A企业一些成熟的环节还是值得我们直接切入正题的。在经过数周的任务和资源建立,PWA上所呈现的是一个比较完整的组合项目管理(项目群和其他日常工作的结合,比如采购或行政部将以职能的方式参与所有项目过程),PWA上分别呈现了300多个项目的概要或细节,根据具体要求可以一览全局。我们对我们所建立的模板进行了为期七个工作日的演示,从中再更新项目计划和模板中的不合理数据,这符合项目渐进明细的特点。经过测试我们重新肯定了我们所努力的成果,整个模板符合要求。
     四、实施项目和监控
        我们所建立的模板进过测试后投入运营,服务器必须要技术上的大力支持,避免服务器出错而导致整个链条的变化。此次项目的具体实施将由A企业全体参与项目的人员共同执行,也是本模板投入使用后真正意义上的第一次应用,有惊喜,也有挑战。我们可能面临对新技术的接纳需要一个过程,也可能面临对新管理制度的接纳而任重道远,总之,这个过程将是从艰难到熟练的过度。
    在监控方面,我们强调了变更控制的严格程度,所有变更都将必须以正式文件的方式记录并保存,并对变更后的结果进行跟踪记录,核实变更是否合理,我们也建议任何人都可以站在技术或管理的角度提出建议,并通过在Project上来进一步细化和建立新的模板,对旧有基准进行保存,以备未来新项目的借鉴。

    结束语
        在经过对A企业项目组合管理的实施,我们得出了组合管理最大的特点一是把握好集成管理至关重要;二是资源的合理利用,即利益最大化;三是所有信息化辅助手段,都将依赖项目管理知识体系和企业的管理制度,否则将无法开展企业信息化项目管理,当然,还涉及其他众多要求和领域。  


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    编译来源:梦想天空 ◆ 关注前端开发技术 ◆ 分享网页设计资源

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