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    论信息系统项目成本管理论文范文

     

    摘要:

      2014年我有幸能参加了某海事局监管指挥系统的开发,担任项目经理一职。该系统是在电子海图平台上整合原有的基础业务数据船舶、船员、危险货物、行政处罚,显示与DLP大屏幕摸拼接投影,并通过视频会议系统与各市局相连,为海上搜救决策提供辅助。项目与14年2月招标,4月签订合同,15年5月试运行,16年5月通过验收,总投资780万元。

      本文简要叙述了项目的基本情况,描述了对成本管理以及成本管理的成本估算、成本预算、成本控制三个过程的认识。并结合本项目详细阐述了项目成本管理过程中面临的问题、原因和解决方法:即借鉴同类项目,邀请专家评估,做好成本估算;借助WBS和进度表,做好成本预算计划;结合有效的工具加强成本跟踪和控制。最后指出项目的不足是忽视了质量成本的控制,并总结出一条经验:成功的成本管理就意味着项目成功的一半。

    正文:

      2014年,我有幸参加某海事局监管指挥系统的建设,担任项目经理一职。该项目是14年2月招标,4月签订合同,正式进入建设阶段,合同价是780万。根据合同的约定,15年5月试运行,16年5月验收。该项目总共含7个子系统:电子海图平台、数据交换平台、内外网网络安全、海上辅助决策、溢油漂移应急、大屏幕拼接投影、视频会议系统。主要实现在海图上事例原有的基础业务数据船舶、船员、危险货物、行政处罚,显示DLP大屏幕拼接投影上,并通过视频会议与各市局相连。当发生海难时,可在海图上点击遇难船只,获取船舶基本信息;船舶签证、查验等动态信息;船上船员及其所接受过的所有专业培训的信息,并根据要求,以遇难船为中心,划定半径,选择半径范围内有施救能力的船舶,通过VHF指挥过往船舶进行施救,对海上搜救起到了辅助决策的作用。

      众所周知,成本管理是项目管理的重要组成部分,也是一个十分容易被忽视但又是十分重要的内容。成本管理是指在项目实施的过程中保证完成项目所花费的实际不超过其预算成本而开展的成本估算、成本预算和成本控制等方面的管理活动。成本管理的目的是通过执行项目成本管理过程和使用一些基本项目管理工具和技术来改进项目成本绩效。项目组整体上把进度和预算交付项目作为我们最大的挑战,因此,我们十分重视对项目进度和成本的控制和管理。

      项目成本管理的基本过程是:成本估算、成本预算和成本控制。成本估算是对项目投入的各种成本资源采用类比、自下而上、资源单价、差别估算等估算方法,对各种必需的资源的成本进行近似的估算;成本预算是将成本控制的基准。不给控制是利用成本控制系统、绩效评估、偏差管理等方法,与进度控制结合进行的有效控制。

      因为本项目是全国董事系统第一家在海图平台上叠加各业务信息,对于我们公司也是第一次尝试。如何在限定的时间里,不超支地完成项目,对我们来说是一个挑战。在项目成本管理和控制上,我采取以下几方面措施来解决了成本管理中经常出现的问题:

      一、借鉴同类项目,邀请专家评估,做好成本估算

      在以为的项目中,常出现成本估算和成本预算的出入比较大的现象,分析其原因,不外乎三点,一是草率的成本估算,二是在项目范围尚未确定时就进行成本估算,三是对成本估算太乐观或太保守。草率多是由于管理层的压力而为,所有必须进行解释并取得理解,而对第二点,则在项目范围确定之后再进行估算。

      在本项目的成本估算时,我们尽量参考公司的知识库,努力寻找本项目与以前项目的共同点,寻找最大程度的类似。对于有不确定性的地方。找出最大确定度。通过类比进行估算。比如我们借鉴了以前开发过的船舶报告系统X船员管理系统等系统开发过程中的实际资源和数量的使用情况记录,并提交一份详细的资源需求清单,包括人员、材料、设备等关键信息。由于要在电子海图平台上叠加各业务基础信息,并实现溢油漂移的模拟,考虑的到海图平台有国际标准,溢油是采用欧洲现有的数字模型,所以我们请大连海事大学及以上海事大学的高级专家对相关子系统的项目功能点及所需工作信息量会审。利用会审结果对交付物所需的资源和数量做出初步估算。

      通过借鉴同类项目,并邀请专家评估后,我们对项目的成本有了初步的估算,同时我们考虑了一部分的风险应急金和质量预防成本,并提前考虑项目管理上产生的费用,给出一个总成本误差70万元一般是20%偏差。

      通过采用借鉴同类项目,邀请专家评估并留有管理费用的主法进行成本估算,估算的准确度提高了不少,缺点是对同类项目的类似程度难以准确界定。

      二。借助WBS和进度表,做好成本预算计划

      通常情况下项目的预算常常会超过估算,这是因为估算划初步的估计,而预算是需要将成本估算分配到项目的各项WBS要素,确定各项工作和活动的成本定额,此时已经可以较精确的判定每个工作包的工作量及技术难度,并考虑人的成本因素,所有预算通常超过估算。

      本项目根据系统成本估算结果,得出成本总计。并以20%的比例预留了储备金,在此基础上制定出成本基准计划。并画出了用S曲线表示的成本基准。利用这个基准,为监控项目和实施进度提供了一把标尺。

      采用这种方法的优点是成本基线和WBS是衡量和控制成本的很好的标尺,缺点是WBS分解时,领导层一般是以进度为准,而用户一般是以质量为准,不好把握二者之间的平衡点。

      三、结合有效的工具,进行成本跟踪和控制

      很多项目估算和预算做的都不错,但是在时间施工过程中却出现成本大大超过预算,研究其原因,是设有统一的标准和规范,且软件项目的成本很大程度上是人力的成本,是无法用工具或流水线来衡量的,有太多的不确定性因素,比如技术能力、工具使用熟悉度,甚至是心情。同样规模的项目由不同的项目组成员执行,成本可能相差非常悬殊,这就是人的因素导致的。只能通过实时的成本跟踪并采取控制措施减少实际成本的超支现象。

      此项目聘请大连海事大学的专攻海图平台的博士生导师为本项目技术顾问,主要负责培训如何在海图地图上叠加各层基础业务停息,海图有其专门国际标准S57和S52,不适用于陆地图MACINFO等开发平台。前期对开发人员的专业培训,加速了开发速度,缩短开发周期,减少了开发成本。

      我们是采用公司内部的数字神经系统对成本进行实时的跟踪和控制。数字神经系统是我公司根据多年的项目经验自行开发的,已经完成的感知,传导到大脑,进行判断、分析、控制之意。在该系统中,每位职员每日必须填写工作日志、并结合考勤、报销等内容,实现财务状况、管理上状况的在线查询,并进行评估,有效促进项目管理和基本因素的控制。

      比如开发网站的信息发布时,复用了公司开发的构件。构建工具由项目组成员进行配置使用。在实施的过程中出现无法完成功能的情况,我们协调构建组的成员配合实现。 功能实现后,根据工作日志判断原因是因为工具不完善,而不是项目组成员对工具不熟悉。工具公司的资源规则:构建工具不完善导致的情况,成本归构建组;项目组成员对工具不熟悉引起的成本归项目组。通过数字神经系统将此成本归入构建组。

      采用事先培训,结合数字神经系统进行有效控制,我们有效地控制了成本,数字神经系统的缺点是每日填写日志,需要花费较多的时间,无形中提高了人力资本。

      经过上述行之有效的项目成本管理工作,在进度和成本控制上也取得了不错的结果,获得了用户的好评。

      在项目中,我们也发现了一下不足之处,比如没有控制好质量成本,为实现用户提出的某些属于完美性质质量要求花费时间太多。虽说是需求赶着工程走,需求是驱动力,我们必须满足用户的需求,但是我们也应该引导用户,让用户了解软件系统本身具有的功能一界面一功能更强一整合的规律,放弃一些完美性质的需求。针对这些问题,我们会在今后的项目中改正。

      综上所述,我们看到信息系统项目的成本规律绝对不仅仅是处理一堆数据,它贯穿于项目的始终,目的在于帮助项目经理更好地发现项目存在的问题并且为之采取必要的措施提供了依据。经验告诉我们,成功的成本管理就意味着项目成功的一半。

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