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  • 修改word内置样式
    2021-12-29 18:13:57

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  • 通过前面内容的介绍和学习,相信大家对Word 2013的基础操作技能技巧已经有所了解。接下来的日子里,我们开始介绍Word 2013强大的文本自动化处理...而掌握了样式与模板的使用方法,会将这些原本繁琐枯燥的工作变得...

    通过前面内容的介绍和学习,相信大家对Word 2013的基础操作技能技巧已经有所了解。接下来的日子里,我们开始介绍Word 2013强大的文本自动化处理功能。学会了这些功能的操作技能, 我们的办公效率将达到事半功倍的效果。

    在长篇幅的文档中,如果对文档中的每一种和每一个标题文本都进行一个一个地设置或用格式刷来刷的话,会花费大量的时间和精力。而掌握了样式与模板的使用方法,会将这些原本繁琐枯燥的工作变得非常简单与轻松。

    在我们开始应用Word 2013软件中的样式之前,我们先来介绍一下什么是样式:

    样式:是指用有意义的名称保存的字符格式和段落格式的集合,这样在编排重复格式时,先创建一个该格式的样式,然后在需要的地方套用这种样式,就无须一次次地对它们进行重复的格式化操作了。

    一、使用Word 2013软件中的内置样式:

    在Word 2013中,有软件内置的样式和我们根据自己的需要自己设置和修改的两种样式。这里我们先来介绍一下软件内置的样式。

    1、内置样式的位置

    Word 2013中内置了很多样式,我们可以根据自己的需要直接使用。我们先来认识一下样式在软件中的位置,如下图所示:

    3a66a5e1af8bc3ff033f82d1bac1fcd9.pngword 2013中样式的认识与使用

    在word 2013中,如果我们的屏幕分辨率是1920X1080的,那么word 2013的工作界面将如上图所示。由上图可见,在开始菜单中,除了红色框线中框出来的内容,其他的功能我们都已经作过详细的介绍,我们框出来的内容即为我们将要进行详细介绍的内容,由“样式”所占的区域可想而知,样式在我们工作中的强大。但是却很少有人真正的去使用。

    这里,我们先来说一下word 2013中内置样式的使用方法:

    1)(1)将鼠标定位到我们需要使用样式的内容中;(2)单击“开始”选项卡;(3)将鼠标移动到样式功能组中的“其他”按钮,称作停留后,会弹出关于“样式”的说明,操作如下图所示。

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    2)(1)单击如上图中的“(3)”按钮后会弹出样式的下拉菜单,将鼠标指针移动到“标题1”样式上后称作停留,会将样式的预览效果应用到我们定位的文本文字上;如果效果符合我们的要求,单击后就会得到相应的效果。操作过程如下图所示:

    11517fbf0066a5f009195e9be199889c.pngword 2013中内置样式的使用方法02

    重复上面的步骤,接着我们可以分别为以下的三段文字设置标题样式为“标题2”、“标题3”和“标题4”,得到最终我们使用word 2013内置样式来格式化我们标题文字的效果,如下图所示:

    74468b16f2d6bd1b44b07c4f86dbbe80.pngword 2013中内置样式的使用效果

    因为样式的认识和使用对很多人来说都是一个比较新的内容,所以这节课的介绍我们就先介绍到这里。后面我们将为大家介绍样式的修改与创建,以使我们文档中的标题样式更符合我们的要求,以达到最佳排版的效果。

    温馨提示:

    最后,感谢大家对我们的持续关注和支持。为方便大家更好地学习word文档中制作表格时的常用功能和查看制作表格的基础内容,我们将我们讲解的表格操作中所有的讲解文章及综合案例作如下链接,一共是9节课(7节基础课和两节综合实例课)的内容。建议大家多学习一下下面链接中第一个链接的内容,也就是表格表头和表尾的处理方法,学会后为给我们的工作带来很好的方便。特别是我们表格内容比较多的时候。

    若有不清楚的,大家可以从头开始学习,也欢迎各位评论或留言给我们,虽然目前我们的账号还没有回复评论的功能,但我们会在相应的课程中回复大家提出的疑问。

    重复标题行功能的使用表头和表尾自动匹配介绍—想象力电脑应用

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  • 前言用Word编辑长文档(比如学位论文、标书、项目总结报告)是件非常耗时耗力的活儿,主要体现在内容的创作(及复制粘贴和...比如,会使用缩进(拖动标尺或更改段落属性)功能,而不是用空格实现段首空两格;会插入分页...

    前言

    用Word编辑长文档(比如学位论文、标书、项目总结报告)是件非常耗时耗力的活儿,主要体现在内容的创作(及复制粘贴和组合)上,但后期的排版也会让不少人困扰,无法流畅地排出自己想要的版式。

    经过多年的间歇性主动学习和被动学习,在长文档排版上稍微有点经验,故稍作总结并分享。

    本文假定读者有一定的Word基础。比如,会使用缩进(拖动标尺或更改段落属性)功能,而不是用空格实现段首空两格;会插入分页符,而不是通过连续换行实现换页。

    本文以学术论文的写作为例(学术论文章节多、页码多、图表多、文献多、编号多)。弄好格式,能更专注内容。

    演示版本为Word 2016家庭与学生版,配图中一些提示文字可能会与读者版本存在差异。

    01 样式

    还在用格式刷一个一个复制粘贴格式么?其实Word有更高效的「样式」功能,可以实现段落文字格式的批量更改,起到「四两拨千斤」的效果。

    1.1 创建与更改样式

    Word默认使用的是「正文」样式,但编辑长文档的时候要避免通篇只使用「正文」样式,那样非常不利于长文档的管理。对于长文档,需要通过使用多种样式,将不同部分的内容加以区分,让文档清爽有层次。

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    Word的「样式」有非常丰富的设置项

    常见的需要设置样式的内容有:正文、标题、标题1/2/3、目录、图片、表格文字及其他特殊要求的文本格式。有些样式是Word内置的,在其基础上稍加修改后直接应用该样式即可;有些样式则需要先创建并添加到样式库中。

    ①需要创建和更改的样式

    【我的正文】Word内置的「正文」样式,是其他许多样式的基准样式。若直接更改「正文」样式,则其他基于此的样式格式也会随之更改,牵一发而动全身。而对于不明白其原理的人,看到整篇文档排版大变样,估计一脸懵逼,也不敢随便乱改样式设置,后续的排版过程自然就不够流畅了。

    因此,建议弃用Word自带「正文」样式,新建一个自己的正文样式(如命名为「我的正文」、「正文0」),以此作为新长文档的基础样式(并设置为其他样式的后续段落样式)。

    【标题、标题1/2/3等】这几个样式都是Word内置的,一般稍作更改即可。「标题1/2/3」的大纲级别是1/2/3,包含关系是标题1>标题2>标题3>……

    在文档编辑完,最后生成目录时,Word可根据文本的大纲级别来自动创建有层级的目录,其中设置了大纲级别为非正文的样式则是最常用的大纲级别来源。

    【图片】为了便于排版,长文档中建议图片的「文字环绕」属性改成「嵌入式」,Word会将「嵌入式」的图片视作文本,可对图片所在段落内容进行相关格式(如字体、字号、段前段后距离)设置。

    此外,长文档中一般正文要求固定行距(如20磅),若给图片也应用固定行间距,则只能看到图片的部分内容(Word中1磅约等于0.035厘米,1厘米约等于28.35磅;图片高度一般远大于20磅)。故需给图片单独设置一个样式,在其段落属性中设置其行距为「单倍行距」或「多倍行距」,并可适当调整其段前段后距(如6磅)以及设置居中对齐。

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    固定行间距时嵌入式图片部分显示

    【表格文字】一般正文样式会设置首行缩进2字符,若表格文字也应用正文样式,则可能需要每个表格的文字都改为无缩进,较为麻烦,还是创建一个「表格文字」样式更为高效一些。

    【其他】其他的特殊格式要求,都可以为之创建或更改样式。如题注(内置)、摘要、参考文献、目录1/2/3(内置)、无缩进……等

    ②样式设置

    「修改样式」面板

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    【样式基准】我一般选择「无样式」。若设置了样式基准为具体的样式,则当前样式能直接继承基准样式的大部分设置,只需微调即可;但基准样式的变化会导致目前设置的样式同步发生变化。

    【后续段落样式】即应用当前样式的段落,在换行后,下一段落所使用的样式。如标题1的后续段落样式默认为「正文」。长文档中,如无特殊情况,建议所有样式后都使用新建的正文样式(如「我的正文」)作为后续段落样式。

    【添加到样式库】勾选,则可使当前样式出现在开始选项卡的快速样式库中。

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    快速样式库

    【自动更新】对于应用了自动更新的样式,更改该样式下任何一处文本的格式,都会同步更改其他文本为该新格式(如变红)。故一般样式默认不勾选改选项,但目录样式默认勾选。

    样式中格式的设置有很多,一般常修改的是「字体」和「段落」属性。

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    字体

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    一般情况下只需要设置中文字体、英文字体和字号。

    段落

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    「缩进和间距」选项卡里的设置

    【属性】对齐方式、大纲级别

    【缩进】左侧、特殊格式、缩进值

    【间距】段前、段后、行距&设置值

    【如果定义了文档网络,则对齐到网格】如果出现一些字体(如微软雅黑)占据行距过大的情况,可取消勾选该项。

    「换行和分页」选项卡里的设置

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    有时候对于标题1,有另起一页的需求。一个方法是手动添加换页符(①布局→页面设置→分隔符→分页符;②快捷键Ctrl+Enter);另一个方法(推荐)则是在标题1的段落属性中勾选「段前分页」。

    1.2 应用样式

    【操作】光标定位段落(不必全选文字)→点击快速样式库中的样式。也可给样式指定快捷键(如正文快捷键默认Ctrl+Shift+N;标题1/2/3默认快捷键Ctrl+Alt+1/2/3),直接按快捷键给段落文本设置样式。

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    快捷键F4可重复上一步操作

    对于其他自定义的样式,可通过以下操作为其设置快捷键:点击样式面板→格式→快捷键 进入自定义快捷键面板。输入新快捷键,并设置「将更改保存在」当前文档(不选normal),点击「指定」即可。

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    【应用样式的好处】

    ①导航窗格快速定位跳转

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    ②导航窗格快速移动内容

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    ③方便自动生成目录

    【样式集的保存与调用】

    为了下次在别的文档里继续使用该文档中的各种样式,可将其保存为样式集(即作为模板),以后便可在设计→文档格式的样式集框中快速应用设置好的样式。

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    02 自动编号

    2.1 多级列表

    为了让章节标题实现自动多级编号(如 第一章 XXX;2.1 XXX;3.1.4 XXX)需要将多级列表与标题样式关联,并设置好多级列表的相关属性。操作如下:

    「开始」选项卡→多级列表→定义新的多级列表(→更多>>)

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    在面板上一般设置以下几项:

    【将级别链接到样式】选择该多级列表链接到的样式,一般1级链接到标题1,2级链接到标题2,以此类推。

    【编号格式】选择合适的「此级别的编号样式」,再设置「输入编号的格式」(带阴影数字前后可加其他字符,如:第1章)。若有级别使用的是非「1,2,3…」这样的编号,比如用的是「一,二,三(简)…」,则后续级别自动编号会变成「一.1.1」这样的形式。此时需要勾选「正规形式编号」,才能使其变成「1.1.1」的形式。

    【位置】设置「文本缩进位置」和「对齐位置」及「编号之后」中的属性参数。

    以下是参考用的多级列表设置↓

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    及用多级列表自动编号后的效果↓

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    2.2 题注

    标题可以通过多级列表实现自动编号,同样图片、表格和公式也可以通过「题注」功能实现自动编号及自动更新编号(并自动应用「题注」样式统一其格式),这是手动编号没法做到的。

    插入题注有两个方法①点击图片→右键→插入题注②引用→插入题注

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    选择所需的「标签」(也可点击「新建标签」创建)和「位置」,并输入「题注」文字,点击「确定」即可插入题注。

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    若要实现「图1-1 XXX」「图2.1-1 XXX」这种形式的题注,则需要在设置了多级列表的前提下,点击题注面板的「编号」→包含章节号。

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    若没有设置多级列表,则会有相关提示

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    包含章节号的题注效果图↓

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    上述是图与表的题注,都在项目上方或者下方,但一般公式的题注却是在其同一行的右方。要实现公式的这种题注效果,需要用到样式分隔符和制表符,具体操作可参考知乎问题:「写学术论文,需要学会哪些Word技巧?」中@土豆君 的回答。

    插入题注后,「题注」样式会出现在快速样式库中,若不满意当前题注的格式,可对「题注」样式进行更改。

    2.3 交叉引用

    论文中经常会需要写「如图X所示」这样的字样,如果是手动输入的编号,那么在中间加入新的图片后,所有题注和正文里的编号又得重新手动更改,十分麻烦。这个问题可通过使用「交叉引用」功能来解决。使用交叉引用之前,需要确保所引用项是自动编号(如多级列表、题注编号)而不是手动编号的。

    光标定位在需要输入交叉引用文字的地方,点击「引用」选项卡→交叉引用。

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    在弹出的交叉引用对话框中,选择所需「引用类型」和「引用内容」,点击「插入」即可。

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    当前方有新的项目插入,题注已更新时,可在交叉引用部位右键→更新域,即可更新该编号。当交叉引用较多时,可选中所有内容,按F9键一键更新域。

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    03 参考文献

    参考文献较少的情况下,可以手动引用。比如去谷歌学术/百度学术/知网/万方直接导出符合标准的引用文字,再粘贴。

    但学术论文的参考文献数量较多,不建议手动引用,更改起来太费劲,容易出错。建议在前期看文献的过程中就使用文献管理软件(如EndNote/Zotero/NoteExpress等)将文献整理好,便于查找和管理。写文章的时候,可以直接使用文献管理软件将符合标准(论文标准/杂志社标准)的参考文献插入到文章中,实现自动更新。

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    若引用的参考文献格式不符合要求(如改缩进/字号/行间距),可在样式列表里找到其使用的样式,更改样式属性即可。

    04 分节、页眉页脚

    对于长文档,一般会将其分为几个部分(如封面、目录、正文等),使每个部分有不同的文档结构(如纸张横纵向、页眉的有无、页码格式)。这里说的「部分」就是Word中的「节」。一个文档通常由一至多节构成,每一节含有一至多页;即页⊆节⊆文档。

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    要将文档分节,需插入分节符。为了使分节符可见,建议在「开始」选项卡下点击「显示编辑标记」。

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    节与节之间的差异,常在于页眉、页脚和页码,需要使节之间相互独立,在「页眉和页脚工具」中对页眉、页脚取消「链接到前一节」。对于独立的一节(或相互链接的多节),还有首页不同、奇偶页不同的选项可以勾选。具体操作及效果请自行研究,此处不展开讲述。

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    此外,对于页码,默认是「续前节」(即本节第一页页码=上节末页页码+1)的,若需要在某一节开始重新从1开始编页码,可按如下操作:页眉和页脚工具→页码→设置页码格式→页码编号→起始页码:1。

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    05 目录

    对应用了标题样式/大纲级别(为1-9级)的文档,可插入目录。

    「引用」选项卡→目录→自定义目录

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    插入目录前,可对不同目录级别的样式进行设置,选择显示在目录中的标题样式/大纲级别并设置其目录级别。之后点击确定即可插入目录。

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    若目录有更新(页码、内容的更新),可在目录区域右键→更新域 进行更新。

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    若插入目录后需要更改其格式,可点击「开始」选项卡→快速样式库中右下角图标,在弹出的样式管理面板中选择对应的样式进行更改。

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    06 其他

    6.1 另存和备份

    不要一篇几万字的文章只用Ctrl+S保存,自始至终只有一个版本!!!

    我建议只要文档有不少的改动,就另存一个版本,如「论文01.docx」「论文02.docx」「论文03.docx」……等到完全结束后,再删除多余版本。相比于短文档,长文档中的误操作更难发现,若是误输入、误删除一些文字,保存文档并关闭随后再打开,是无法找回编辑的历史记录的。记性好的话说不定能记住不少原来的内容,但我觉得,还是不要冒这个险为好。

    此外,一定要做好备份!减少意外损失(如误删除文档、硬盘坏了、电脑中了强力病毒、电脑丢失等)。

    重要数据,定期备份。电脑本地备份可使用FreeFileSync软件,云端备份可使用坚果云(自动检测文件修改并同步,云端保留文件历史版本)

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    Free File Sync

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    坚果云

    6.2 打印

    打印店的电脑一般都是低版本的Word,可能会不兼容、排版错乱或者打不开你的Word文档,建议打印前将文档另存成PDF。

    以上。

    如有错误,还望指出,欢迎交流。

    参考资料:

    [1]知乎问题《写学术论文,需要学会哪些Word技巧?》

    [2]《Word 2013实战技巧精粹》,Excel Home 编著

    展开全文
  • Word provides built-in styles for several different levels of headings and subheads—Heading 1,Heading 2, and so on. The styles define thefont family, size, color, and more. While you can create your....

    Word provides built-in styles for several different levels of headings and subheads—Heading 1, Heading 2, and so on. The styles define the font family, size, color, and more. While you can create your own styles and use those as headings, or adjust the formatting of headings look on the fly, you can also change the default styles if you want.

    Word为几种不同级别的标题和副标题(标题1,标题2等)提供了内置样式。 样式定义字体系列,大小,颜色等。 您可以创建自己的样式并将其用作标题,也可以随时调整标题的格式,但也可以根据需要更改默认样式。

    如何自定义标题样式 (How to Customize a Heading Style)

    On the “Home” tab in Word, you’ll find some built-in styles in the “Styles” group, including the Heading 1 and Heading 2 styles.

    在Word的“主页”选项卡上,您可以在“样式”组中找到一些内置样式,包括标题1和标题2样式。

    Select a heading style

    You can right-click either of those heading styles and then select “Modify” to get started customizing them.

    您可以右键单击任何一种标题样式,然后选择“修改”以开始自定义它们。

    Modify heading style

    But Word also includes a bunch of other heading levels—nine in all. To see them, click the little arrow at the bottom right of the “Styles” group.

    但是,Word还包括许多其他标题级别-总计九个。 要查看它们,请单击“样式”组右下角的小箭头。

    By default, the Styles window that opens shows only recommended styles, which is the same group Word shows on the Ribbon. To change that so you can see all the styles, hit the “Options” button.

    默认情况下,打开的“样式”窗口仅显示推荐的样式,这与Word在功能区上显示的组相同。 要更改它,以便您可以查看所有样式,请单击“选项”按钮。

    In the Style Pane Options window that opens, open the “Select styles to show” drop-down, change it from “Recommended” to “All Styles,” and then hit “OK.”

    在打开的“样式窗格选项”窗口中,打开“选择要显示的样式”下拉菜单,将其从“推荐”更改为“所有样式”,然后单击“确定”。

    The Styles window will now show all nine heading levels.

    现在,“样式”窗口将显示所有九个标题级别。

    Right-click any of them and then choose “Modify” to start customizing the style.

    右键单击任意一个,然后选择“修改”以开始自定义样式。

    Whether you started modifying a style from the Ribbon or the Styles window, the “Modify Style” window opens up, and the rest of the process is the same.

    无论是从功能区还是从“样式”窗口开始修改样式,都会打开“修改样式”窗口,其余过程相同。

    Modify style box

    In the “Properties” section, you can rename the style, select the “Style Type” (only available for certain headings), base the style you’re editing off of another style, and even change the style for the paragraph that follows the heading. We’ll name our heading “Custom Style” and leave the rest alone since the default options are already pretty good for headings.

    在“属性”部分中,您可以重命名样式,选择“样式类型”(仅适用于某些标题),将要编辑的样式作为其他样式的基础,甚至可以更改后面的段落的样式。标题。 我们将标题命名为“自定义样式”,而其余部分则保留下来,因为默认选项已经非常适合标题。

    Modify properties

    For the “Formatting” section, we’ll break it down into four separate pieces.

    对于“格式设置”部分,我们将其分为四部分。

    Formatting
    1. This section lets you modify the font type, size, and color. You can also apply bold, italics, or underline to your text. The drop-down menu on the right lets you choose the script type (like Latin or Asian).

      本部分允许您修改字体类型,大小和颜色。 您还可以对文本使用粗体,斜体或下划线。 右侧的下拉菜单可让您选择脚本类型(如拉丁或亚洲)。
    2. This section lets you set your alignment and indention preferences.

      本部分允许您设置对齐方式和缩进首选项。
    3. This section shows you see a live preview of the changes.

      本部分显示了更改的实时预览。
    4. This section shows a written description of your heading style.

      本节显示您的标题样式的书面说明。

    The next bit in the Modify Style window lets you choose whether to add the style to the Styles gallery and whether to automatically update the style if you make manual adjustments to a paragraph in your document that uses that style (we don’t generally recommend using that option because it always leaves people wondering how their style got changed). You can also choose whether the style changes you’re making should apply only to the current document or should apply to new documents based on this template. Since the template your document is based on is likely Word’s main normal.dot template, choosing this option usually means changes will apply to all your documents.

    如果您对使用该样式的文档中的段落进行手动调整,则可以使用“修改样式”窗口中的下一位选择是否将样式添加到“样式”库中以及是否自动更新样式(通常不建议使用该选项,因为它总是使人们想知道样式是如何改变的)。 您还可以基于此模板,选择要进行的样式更改是仅应用于当前文档还是应用于新文档。 由于文档所基于的模板很可能是Word的主要normal.dot模板,因此选择此选项通常意味着更改将应用​​于所有文档。

    If you’re unsure about any of these options, we recommend leaving them at their default settings. If you want to learn more about how styles work, check out our guide to mastering styles and themes.

    如果您不确定这些选项中的任何一个,我们建议保留它们的默认设置。 如果您想了解有关样式如何工作的更多信息,请查阅我们的掌握样式和主题指南

    Once you’ve made your choices, select “OK” to apply the modifications.

    做出选择后,选择“确定”以应用修改。

    final modification

    If you edited the name of the heading, you’ll see that change take place both on the Ribbon and in the Styles menu.

    如果您编辑了标题的名称,则会在功能区和“样式”菜单中看到更改。

    heading preview

    Now just select the style and start typing!

    现在,只需选择样式并开始输入即可!

    翻译自: https://www.howtogeek.com/399978/how-to-change-heading-styles-in-ms-word/

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空空如也

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