如何利用Word“智能函头”简单制作“红头文件”公文模板

2018-09-16

ADCOOL 广告库 / 2012-02-23

Word虽然自带了一些公文模板，但还是没有自己量身定制的好。国家行政机关公文格式(GB/T9704－1999)标准对行政公文的格式有着具体的要求，大家可以参照GB/T9704－1999标准，自己制作行政公文模板。笔者在这里主要谈如何制作“智能函头”公文模板。

什么叫“智能函头”呢？是这样的，制作Word公文模板时，将“××省××县××局”的红头、红线等也制上去，这样不但便于正文排版定位，而且这样的公文在电脑中显得十分美观。可是打印怎么办呢？因为公文函头纸一般都是在印刷厂批量印制的，如果打印机内放进去的是函头纸，再将公文函头也打印出来就画蛇添足了。我所说的“智能”就是在这里，这种模板，公文函头能够在电脑上显示出来，便于公文排版定位，也比较美观，打印的时候，如果放进去的是白纸，只要你愿意，可以让它将函头一并打印出来，如果你放进打印机内的是函头纸，你不必删除文档中的函头，也能让它只打印正文，不重复打印函头。

实现的步骤也比较简单，先按照国家行政机关公文格式(GB/T9704－1999)标准或者是单位已经印刷好的公文函头制作一个Word文档。文档的基本设置建议大家参考一下如下标准：

第1步：进行页面设置

选择【文件】-【页面设置】选择【页边距】附签，上：3.7厘米；下：3.5厘米；左：2.8厘米；右：2.6厘米。

选择【版式】附签，将【页眉和页脚】设置成【奇偶页不同】,在该选项前打“√”。页眉、页脚分别为1.5厘米、2.8厘米。

选择【文档网格】附签，【字体设置】，【中文字体】设置为“仿宋”；【字号】设置成“三号”，单击【确定】按钮。

选中◎【指定行网格和字符网格】；将【每行】设置成“28”个字符；【每页】设置成“22”行。然后单击【确定】按钮。

这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

第2步：插入页号

选择【插入】-【页码】，【位置】设置为“页面底端(页脚)”，【对齐方式】设置为“外侧”。

然后单击【格式】按钮，【数字格式】设置为全角的显示格式，单击【确定】按钮，再次单击【确定】按钮完成页码设置。

双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成【四号】；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

第3步：发文机关标识制作(红函头)

选择【插入】-【文本框】-【横排】菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——【设置文本框格式】，在这里来设置红头的属性。

选择【颜色和线条】附签，【颜色】设置成“无填充颜色”。选择【大小】附签，【高度】设置成“2cm”；【宽度】设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。

选择【版式】附签，单击【高级】按钮，【水平对齐】：【对齐方式】设置成“居中”，【度量依据】设置成“页面”；【垂直对齐】：【绝对位置】设置成“页边距”， 【下侧】设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击【确定】。

选择【文本框】附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击【确定】完成。文本框属性全部设置完成，单击【确定】按钮。

选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“方正小标宋简体”，字号用“初号”，当然，这样一行肯定会排不下，请酌情设置字体“缩放”比例，直到刚好占满一排为止。以14个字函头为例，字体“缩放”值为71%就能刚好占满一排。(或根据文本框的大小设置成相应字号)，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

第4步：红线制作

首先将【视图】-【工具栏】-【绘图】选中，单击【绘图】工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线。

然后选中直线单击鼠标右键，选择【设置自选图形格式】，红线的属性在这里进行设置。选择【颜色和线条】附签，【颜色】设置为“红色”；【虚实】设置为“实线”；【粗线】设置为“2.25磅”。

选择【大小】附签，【宽度】设置为“15.5cm”。选择【版式】附签，单击【高级】按钮，水平对齐：【对齐方式】设置成“居中”，【度量依据】设置成“页面”，【垂直对齐】：【绝对位置】设置成“页边距”，【下侧】设置成“7cm” ——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击【确定】。

第5步：文号制作

平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。

上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；

签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。

注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择【插入】-【符号】-【符号】附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击【插入】按钮即可。

第6步：主题词制作

选择【表格】-【插入】-【表格】，选中表格，单击鼠标右键【表格属性】-【表格】附签，【对齐方式】设置为“居中”；然后单击【边框和底纹】按钮，在【预览】窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。

第7步：保存成模板文件

单击【文件】-【保存】，【保存类型】：选择“文档模板(*.dot)”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径(一般不做，默认即可)。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。  要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择【文件】-【打开】，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击【打开】按钮调出模板即可进行修改。

第8步：公文正文排版

依据模板建立新公文：选择【文件】-【新建】-【常用】附签，选中所需模板，单击【确定】，调出模板。

制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

□标题——二号小标宋字体，居中显示；

□主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；

□正文——三号仿宋字体；

□成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。

□文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。

第9步：打印设置

请选择菜单【工具】-【选项】-【打印】，然后设置【打印文档的附加信息】，其中有一个【图形对象】选项，默认方式是被选中的，也就是说你刚才制作的函头将会与正文内容一并打印出来，如果你不选中它，那么它只会在电脑里显示，不会被打印出来，但丝毫不影响正文的打印，可以通过打印预览测试。

■广告库关于“红头文件”的相关文章推荐

01、什么是“红头文件”

02、红头文件模板/示例 下载

03、如何利用Word“智能函头”简单制作“红头文件”公文模板

04、国家行政机关公文格式(GB/T9704－1999)标准

05、红头文件的印刷制作需知

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下一篇:红头文件模版示例 下载

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回答

2020-11-20

浏览：3

分类：办公入门

回答：首先选择“插入”—“文本框”，选择“奥斯汀引言”。

2/4

然后调节文字框大小，输入文字。

3/4

点击选中文字调节属性，调节字体大小、颜色。

4/4

加粗字体，即可成功制作红头文件格式。

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回答

2020-11-20

浏览：1

分类：办公入门

回答：依次点击【插入】-【形状】-【线条】选择直线

摁住左手【Shift】键不放，在页面绘制一条直线。

在直线上点击右键，选择【其他布局选项】

在【位置】选项卡里将“水平”项的“对齐方式”设置为“居中”，相对于“页面”。“垂直”项中的“绝对位置”设置成某某厘米平行文或下行文标准，上行文为1某某厘米),下侧选为“页边距”。

切换到【大小】选项卡里，将“宽度”的绝对值设置为某某厘米

确定】退出，再次点击右键，选择【设置形状格式】

在【线条与颜色】项中将其设置为“实线”，颜色为“红色”

切换到【线型】选项卡下，将“宽度”设置为2.25磅。【关闭】退出

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回答

2020-12-15

浏览：0

分类：办公入门

回答：可以借助与工具实现。如果你有多个文件都需要在第一页前面添加一页红头文件，可以借助与这款工具：BatchDoc。该工具使用比较简单，稍微研究一下就会应用。先把要插入统一格式的红头文件做好。打开工具，把需要添加红头文件的文件加入工具界面中，点击文档合并或插入按钮，点击要加入的红头文件(在下面)，按合并按钮。(以上介绍版本不同可能有点出入，打开软件一看就明了了)

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回答

2020-12-22

浏览：0

分类：办公入门

回答：设置字体标准

1、打开Word，并新建空白文档

2、点击“页面布局”→“页边距”→“自定义边距”

3、在跳出的“页面设置”窗口，设置页边距大小

上：3.7厘米

下：3.5厘米

左：2.8厘米

右：2.6厘米

4、点击“板式”→“奇偶页不同”前打“√”

5、点击“文档网络”→“字体设置”

6、在跳出的字体窗口中，设置：仿宋、三号，并确定

7、在“文档网络”设置

指定行和字符网格；

每行“28”

每列“22”并确定

设置眉首

1、点击“插入”→“文本框”→“绘制文本框”，之后的鼠标变成“+”。

2、按住鼠标左键，拖拽出一本文本框，并输入您的红头文字

3、单击鼠标右键，找到并单击“其它布局选项”

4、在弹出的“布局”窗口中设置：

对其方式：居中；

相对于：页面；

绝对位置：2.5厘米；

下侧：上边距。

5、点击“大小”设置

高度为：2厘米；

宽度为：15.5厘米，并确定。

6、然后，点击鼠标右键，找到“设置形状格式”单击它。

7、点击“填充”，选择“无填充”；

点击“线条颜色”，选择“无线条”；

点击“文本框”，将上下左右设置为“0厘米”并关闭。

8、选中您刚刚输入的红头文字，设置为：

字体：“小标宋简体”

字号“32”

字体颜色为“红色”并“居中”

9、如果您电脑中没有这个字体，可以直接百度搜索“小标宋简体”，下载后安装即可。

注意，安装完字体后，需要重新打开Word文件才会显示。

10、之后，要按照规定，空两行，并输入“文号”

文号字体要求为：“仿宋”；大小为：“三号”

设置红线

1、点击"插入"→“形状”→“直线”，之后的鼠标会变成“+”。

2、按住Shift按键和鼠标左键，向右拽，画一条水平线。

3、点击鼠标右键，选择“其它布局选项”

4、在跳出的“布局”窗口中设置

对其方式“居中”；

相对于“页面”；

绝对位置“7厘米”；

下侧“页边距”。

点击“大小”设置，宽度为“15.5厘米”并确定

5、选中那条直线，鼠标右键，选择“设置形状格式”

6、找到“线条颜色”设置为“红色”；

点击“线形”设置为“2.25磅”并关闭。

最后

规定是在红线下空一行，然后填写您要输入的具体文字内容。

这里以李白的诗为例。

具体文字的标题设置，字体“小标宋体”，大小“二号”；

内容设置，字体“仿宋”，大小“三号”

最后一行要注明日期，要求日期需要右空四行

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回答

2020-12-23

浏览：1

分类：办公入门

回答：

以Word2016版本为例，设置的方法步骤如下：

所需的工具材料：电脑、Office软件

步骤一、打开需要编辑的Word文件。

步骤二、输入并且选中需要设置的文字。

步骤三、把文字的字体和颜色设置为合适的状态。

步骤四、选择“形状”中的直线插入到文字下面即可。

步骤五、设置完成，效果如图。

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回答

2020-11-24

浏览：2

分类：办公入门

回答：

工具/材料：Word文档

1.新建一个空白文档，点击页面布局里的页面设置，将纸张的页边距“上”设置37、“左”设置为28后点击确定。

2.在空白文档开始的地方按回车二行，点击工具栏里面的插入-文本框，然后在文档里面画一个长方形的文本框。

3.接着在这个文本框里面输入单位的名称，后面加上文件两个字。并将字体设置为“初号”、“宋体字”、“加粗”，字体颜色为红色。

4.设置好文字格式之后，双击文本框，在设置对象格式里面选择线条，将“颜色”设置为“无线条颜色”。

5.在文本框下方再回车三行，点击“插入”，找到“形状”点击，选中“线条”，将光标移到下方，拉出一条线(如图)，双击线条，将线条设置为红色，点击“确定”。

6.在红色线条上方点击“插入”找到“符号”——“其他符号”选中“〔〕”符号插入，在输入文件编号及内容，即可，这样就使用Word制作出一份红头文件的模板了。

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回答

2020-12-23

浏览：1

分类：办公入门

回答：可以借助与工具实现。

如果你有多个文件都需要在第一页前面添加一页红头文件，可以借助与这款工具：BatchDoc。

该工具使用比较简单，稍微研究一下就会应用。

先把要插入统一格式的红头文件做好。打开工具，把需要添加红头文件的文件加入工具界面中，点击文档合并或插入按钮，点击要加入的红头文件(在下面)，按合并按钮。

(以上介绍版本不同可能有点出入，打开软件一看就明了了)

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回答

2020-11-11

浏览：7

分类：办公入门

回答：

准备材料：电脑、Word文件

1、首先打开Word文档，然后在单台计算机的工具栏中单击“插入”。

2、然后插入页面，然后在单台计算机上单击插入文件中的文本。

3、然后，在一台机器上单击文件中的文本后，选择红色文本，然后单击“插入”。

4、最后，单击红色标题文件中的文本，这时该文本将是可编辑的。

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回答

2020-11-20

浏览：0

分类：办公入门

回答：设置页边距，

设置成上：3.7cm,下:3.5cm,左:2.8cm,右2.6cm。

不要着急点【确定】，切换到【版式】标签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”，即将“奇偶页不同”选项选中。

切换到【文档风格】标签，点击右下角的【字体设置】，将“中文字体”设置为“宋体”“三号”，点击【确定】。

确定后返回到【文档风格】标签下。选中“指定行网格和字符风格”，将“每行”设置成“28”个字符，“每页”设置成“22”行。然后点击【确定】关闭对话框。

依次点击【插入】-【页码】-【页面底端】，选择一种样式插入。

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然后右键选择【设置页码格式】，打开如图对话框，将显示方式设置为【全角】，居中显示

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回答

2020-12-15

浏览：1

分类：办公入门

回答：方法/步骤

设置页边距，

设置成上：3.7cm,下:3.5cm,左:2.8cm,右2.6cm。

不要着急点【确定】，切换到【版式】标签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”，即将“奇偶页不同”选项选中。

切换到【文档风格】标签，点击右下角的【字体设置】，将“中文字体”设置为“宋体”“三号”，点击【确定】。

确定后返回到【文档风格】标签下。选中“指定行网格和字符风格”，将“每行”设置成“28”个字符，“每页”设置成“22”行。然后点击【确定】关闭对话框。

依次点击【插入】-【页码】-【页面底端】，选择一种样式插入。

然后右键选择【设置页码格式】，打开如图对话框，将显示方式设置为【全角】，居中显示

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下一节中我们讲述发文机关的制作过程

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回答

2020-12-19

浏览：0

分类：办公入门

回答：

1、首先，我们打开WPS文字，输入文件头内容。

2、我们选中文字内容，点击上方工具栏中的“中文版式”大A图标。

3、在弹出的菜单中，我们选择“双行合一”。

4、这时就做好了一半多了，但目前还不是我们要的效果。

5、我们还要设置一下颜色、格式等，在文字后面输入“文件”二字，居中这时就做好啦！

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回答

2020-12-15

浏览：2

分类：办公入门

回答：

1、电脑打开Word文档，然后点击工具栏中的插入。

2、在插入页面，然后点击插入文件中的文字。

3、点击插入文件中的文字后，选择红头文字，然后点击插入。

4、点击插入红头文件中的文字后，文字就可以进行编辑了。

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回答

2020-11-20

浏览：5

分类：办公入门

回答：文件名要做成艺术字，这样就能很方便的处理字体的长、宽，容纳你的“XXXXX文件”，字体自己调，字体当然是红色。

如果要做空头文件，以后再行文时插入发文单位，比如联合发文，那么就需要在中间留出空格，在具体填写单位时，用文本框去套，这样能对齐

文件头下是一红横杆，如果中单加红星的话，就画二条，精细长短自己调，调好后组合起来，不得乱

公章需要图像，用的地方插入，并移到最下层，不然会遮挡日期

把页边距调到与文件横杆相当，这样文字就不会出了版芯，整齐、美观

另存为模板，以后用就方便了

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回答

回答：常见公文文件下面的形式如下：

1、最好用的方法是快速输入方法，写好横线上的内容后，按回车到下一行，按三次减号键，再按回车键，这里就会生成一条一行长的线加到上面文字下面。

2、点击”插入“、”形状“，选择”直线“，光标在文字下面拖动，划一条直线。

3、文字输入好了以后，在下面加下划线。方法是选中文字按”u

"，后面加空格，使直线到一行最后。

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回答

2020-12-19

浏览：1

分类：办公入门

回答：你下载一个小恐龙功文助手，然后打开WPS里面会多一个公文选项，点击进入，里面有各种模板命令，格式和字体，都是专门制作红头文件的插件。你直接用就可以，很简单方便。

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回答

2020-12-19

浏览：0

分类：办公入门

回答：、先把隐藏文字不打印设置好。套打隐藏文字。

二、插入文本框

1、设置文本框属性，颜色--无填充色，线条---无线条颜色。

2、版式，环绕方式---衬于文字下方，水平对齐方式------其他方式

3、点击 高级选框，选项------对象随文字移动，把勾点掉，否则在你敲回车时，文本框会随着移动。点击确定。

三、在文本框中打字，设置字体，颜色、加粗，等等，最后设为隐藏文字(在文字下方会出现虚线)。

1、(注意)每个词、或年月日(单个的字)都是单独的文本框，否则日后打黑颜色的公文时不好调整。

2、打好一个文本框中的文字，也设置好后，再打其他的文字时，直接复制该文本框粘贴就行了，省的每次都设置。

3、横线，是点上下划线，空格 空出来的。

4、在文章开头敲回车，你已经发现文本框不会随着移动，敲回车是为了以后打公文黑颜色字时，能对齐，这就提前校对好，调整好文本框的位置。

随便打个字，对的很齐吧!!!!

以此类推，一个“红头文件”就做好了

2

回答

回答：

用Word打开修改过的xml或htm文档，取消文档保护(工具——选项——安全性——撤消文档保护)就没有密码了。Word红头文件只能阅读不能编辑的，该文档已被设置了文档保护，想清除文档保护。

2.将文档另存为网页(xml或htm)格式 ，用记事本将另存了的xml或htm文件。

3.在记事本中查找PassWord(可以用编辑--查找UnprotectPassWord)，应能找到这样的内容“C782CE28”。

4.文档不是这8个字符)就是密码，将那8个字符改为5BCECF7A;密码就变成123。

2

回答

回答：

用Word制作红头文件的红线步骤如下：

1.首先打开文件，点击“插入”，如下图红框所示；

2.选择插图菜单里面的“形状”，如下图红框所示；

3.点击形状线条菜单里面的“直线”图标，如下图红框所示；

4.按住“shift”绘制一条直线，选中直线，如下图红框所示；

5.鼠标左键单击上方菜单栏的“布局”，如下图红框所示；

6.选择布局排列菜单里面的“位置”，如下图红框所示；

7.选择“其他布局选项”，如下图红框所示；

8.在位置菜单水平选项中，选择对齐方式改为“居中”相对于“页面”，如下图红框所示；

9.垂直选项中绝对位置为“7厘米”，下侧为“页边距”，如下图红框所示；

10.更改大小中的宽度绝对值为“15.5厘米”，如下图红框所示；

11.点击下方“确定”按钮，如下图红框所示；

12.返回界面，右键横线，选择“边框”，如下图红框所示；

13.将颜色改为“红色”，如下图红框所示；

14.粗细改为“2.25磅”即可，如下图红框所示；

15.至此全部操作完成，红头文件的横线设置完成，效果如下。

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回答

2020-12-23

浏览：0

分类：办公入门

回答：先在Word中设置好红头内容，然后将字的颜色设置为红色，然后用彩色的打印机打印出来，就是红头的。

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回答

2020-10-20

浏览：5

分类：办公入门

回答：

格意滑动来绘制的表格的大小,最后点击以完成单元格的绘制工作。

也可以通过设置窗口来实现表格的插入。具体方法：点击“插入”选项卡中的“表格”，从其下位列表中选择“插入表格”，在弹出的对话框中输入“列数：5，行数：3”，也可实现同样的插入表格操作。

如果想要在当前表格中插入行或列，只需要将光标放在想要插入行或列的位置，然后点击“布局”选项卡中的“行和列”区域中相应的内容即可。

如果想要合并当前表格中某些单元格，只需要将光标放在想要插入行或列的位置，然后点击“布局”选项卡中的“合并单元格即可。

可以利用“设计”选项卡中的“绘制表格”操作来手动绘制表格。