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  • 做什么能帮助员工提高效率
    2022-02-10 15:18:04

    OA办公系统在企业管理中发挥着越来越重要的作用。企业实施OA办公系统的目的是利用OA系统实现企业无纸化、自动化和流程化办公,提高企业的日常办公效率,规范企业的内部管理,使企业管理趋于流程化、系统化,鼓励员工们高效积极参与到企业管理和业务流程中,真正实现流程统一、管理统一。那么,OA办公系统能给企业的管理带来什么价值呢?

    OA办公等于更深层次的管理

    OA办公系统通过规范办公模式和业务流程,进行员工的统一管理。企业管理者可以及时了解到各部门和员工的工作状态和进度,有助于发现企业问题,解决问题,减少工作错误,提高办公效率。同时,通过业务的流程化和标准化,可以反映管理层的组织能力、计划能力和领导能力。借助OA系统,可以帮助企业管理层提高管理能力,使企业管理更加规范。

    OA系统改变企业办公模式

    OA办公系统改变了企业的办公模式,从传统的纸质办公到了移动化办公阶段,不仅减少了人力、物力、财力损失,而且通过OA自动化、流程化使办公流程更快,工作权责更清晰。OA办公系统的智能化使内部办公更加协调,简化企业的办公流程,使企业在节约办公成本的同时提高办公效率。

    OA办公帮助企业整合资源

    在企业的发展过程中,ERP、人力资源系统、财务管理软件等等许多其他企业信息化所需的系统软件也可能出现。OA办公系统起着核心作用,是将许多系统软件整合起来的核心环节。目前,OA办公系统的开发技术创新了一个新的高度——平台型OA。平台OA型系统的出现利用平台技术整合其他系统软件,可以实现系统之间的数据交换和整合,大大提高企业办公和管理效率。

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  • 如何提高团队的研发效率呢?

    千次阅读 2021-04-25 00:09:03
    研发效率是在现代企业都关注的,注意是因为靠谱的工程师是有限的,而且软件工程师的人力成本较高,时间成本更高。在大多数情况下,软件工程是一个团队活动,通过协作实现突破。好的想法从不匮乏,但高速...

    研发效率是在现代企业都关注的,注意是因为靠谱的工程师是有限的,而且软件工程师的人力成本较高,时间成本更高。在大多数情况下,软件工程是一个团队活动,通过协作实现突破。好的想法从不匮乏,但高速执行却不那么容易。高效团队会习惯于更高的标准。当研发速度停滞时,人们会创造性地寻找重建高速产出的方法,但是如果长时间停滞,也会造成人员的流失。

    如何提升研发效率呢?或者说,研发速度是否可控呢?

    高效的目标——方向

    速度是位移和时间的函数,很多时候,位移方向的目标更容易被忽视。然而,项目失败的最常见原因是团队构建了错误的东西。“绕树三匝,何枝可依。”,实际上,方向错了,停止就是进步。

    确定方向本身就是很困难的事,例如预测产品或市场匹配度等。通常需要关注客户的声音,成功不是提供一个特性,而是学习如何解决客户的问题。理想情况下,我们希望倾听客户的意见,满足他们的需求,同时只发布他们最感兴趣的那20% 。

    即使那些所谓具具远见的创新者,也很难预测客户到底需要什么。由于在选择方向时需要一些猜测,因此系统的灵活性和可扩展性就变得至关重要。灵活性可能表现为开放性,最大限度地提高试验的速度,减少对给定计划的承诺,快速发展的产品,以及在决策中区分可逆和不可逆的功能特性。尽管,可扩展性使犯错的代价比想象的要低,而“time to market”则肯定是昂贵的。

    高效的感知——度量

    有很多人尝试直接观察软件团队的研发效率,但众所周知,这样的测量是非常困难的。为了弥补这一缺陷,企业会使用员工参与度来调查与研发效率相关的问题。这样的调查往往局限于对员工参与度和与公司目标一致性的高层次衡量,这也是OKR模式的辅助手段。利用这些调查来决定是否实现了高速迭代,询问工程师实际花费了多少时间来设计和编写代码,工具是否充分,过程是否有效,以及技术债务的影响等。

    在着手进行这类问题的调查之前,一般会承诺根据调查结果采取行动,以便这些行动对目前的调查和今后对这类调查的答复产生积极影响。

    高效的组织——自治

    可扩展性可以通过自治团队来改进,这些团队围绕着有良好边界的特定责任区形成高度的内部凝聚力。团队所负责的服务彼此公开API; 在理想情况下,不存在跨团队沟通,因为与业务逻辑交互所需的全部都是API,而业务逻辑是业务团队的责任。

    服务的实现细节通常是不共享的,并且不存在对远程服务所依赖的数据存储进行私有访问。即使服务需要不前向兼容,API的新旧版本仍然通常会在重叠的一段时间内可用,因此业务可以在旧版本被弃用之前进行迁移。

    服务的拥有者可以按照团队自己的速度发展并发布变更,独立于可能发生的其他变更,并在时间上与其脱钩。这就是所谓的“无许可创新”。然而,确定责任领域之间的接口是具有挑战性的,这些接口会不可避免地随着时间的推移而演变,完美的自治永远是虚幻的。

    一组软件服务不断进化,就像一个鲜活的生命。发布新的接口,整个服务可能分离或合并,单个服务可能经历重大的重新设计或被弃用。理想情况下,内部团队拥有高度的自治,在组织结构上与“高内聚、低耦合”的软件设计原则相一致。

    基于康威定律,这些团队提供的服务应该是独立的。理想条件下,不需要对所依赖的服务进行任何更改,任何团队就可以实现80% 的任务。在剩下的20% 中,通过特定的接口实现。

    在符合研发路线图的情况下,服务拥有者会同意那些有意义的变更,但是在路线图上的优先级较低。这时,业务方可能会提供一个“援助团队”来实现所请求的更改。援助团队由来自业务团队的开发人员组成,这些工程师临时加入拥有服务的团队。设计、测试、编码和发布都需要服务拥有者的逐步批准; 当完成更改后,援助人员将返回到他们原来的团队。这个方式的一个附加价值是交叉授粉,在团队之间缺乏沟通的情况下尤其有效。

    高效的方式——敏捷

    产品开发的敏捷方法可以迭代和速度之间做平衡。

    即使在需求快速变化的世界里,团队井然有序的积压工作也是可以的,只要最新版本用于sprint即可。团队明确承诺从待办列表中完成一系列任务,而作为回报,则是团队获得了一个不可中断的受保护时间窗口,这是一个尽可能快速工作的冲刺。在完成这个不间断、无波动的幸福周期之后,sprint 的成果将展示团队履行的承诺。

    在下一个 sprint 计划会议继续之前,团队将进行回顾。这是一个内省会议,其中团队评估其达到的速度,并确定在随后的sprint中提高速度的方法。一个诚实的回顾,建立在信任和自我意识的基础之上,可以找出在进入下一个sprint之前如何“提高研发效率”。

    高效的条件——专注

    专注是实现高效研发的必要条件。

    团队希望专注于解决客户的问题,高速实现所责任的业务逻辑。他们不希望不能控制自己的团队。可靠的基础架构和基础设施是无许可创新的助推器,更是是软件架构转变的推动者。勿在浮沙筑高台,不为繁华易匠心。

    高效的土壤——文化

    一个高效团队注重培养一种文化,这种文化鼓励团队成员高效交付成果。这是一种自我强化,具有高效文化的团队往往能够吸引到高手。重要的是,要假定团队成员是有才华的,与使命保持一致,并且希望高效工作。文化中对研发效率产生积极影响的方面包括: 多样性和包容性、谦逊、信任、乐于学习、愿意带着“紧迫感和重点”前进、自主性以及集体承诺取得成果的意愿等等。

    高效的实现——工具

    为了实现高效研发,有必要投资那些使工程师能够高速工作的系统,并最大限度地将他们的时间花费在自己的责任领域。显而易见,出发点是构建、集成和部署代码的工具和过程,以及那些在代码发布后用来运营的工具和过程,确保代码满足可用性、可靠性、性能和安全性的要求。

    虽然基于服务的体系结构可能带来自治性的好处,但跨服务边界的故障可能更难排查。如果日志采集、传输、监控、报警和问题跟踪在各个服务之间都是通用的,那么就会很有帮助。可观测性的能力应能够进行分布式跟踪,便于精确检测关键信号和指标,并逐步细化排出空间,从而精确找到问题的根本原因。

    高效的实验——试错

    为了提高创新速度,需要积极寻求降低实验成本,以便能够做更多的实验。高实验率可以促进更频繁纠错。但实际上,高比率的实验可以被看作是大量丢弃的想法、文档垃圾、死代码和失败,造成资源的大量浪费。

    成功的团队拥抱失败,是指做出的大多数错误选择是容易逆转的。失败,如果处理得当,可能是一个成长的机会。错误并不是必要的罪恶,是做新事物的必然结果,可以被看作是有价值的。

    但是,我们客观地认识到了自己的错误么?!

    小结

    尽管大家都觉得软件工程越来越重要,但是太多的软件项目最终还是偏离了目标,并且超出了预算。有效的交付需要对所要的东西有一个完美的视野,同时要朝着那个视野坚定地前进,对所有的干扰视而不见,这可能是一个长期存在的误区。提高研发效率的一个更可靠路径是优化研发速度,提倡高效文化,开放的实验和学习,自治而敏捷的组织,不忘初心。

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  • 现在你可能在想,“这些工具是如何帮助我们提高工作效率的呢?” 想象一下,你有一个比你更加有效率的助手,它不需要睡觉,也不会感到疲劳。与此同时,它工作起来像剃刀一样的精准,并且能够将互联网上所有的知识...

    作者 | Kyrylo Lyzanets

    译者 | 火火酱

    编辑 | Carol

    出品 | AI科技大本营(ID: rgznai100) 

    毫无意义的新闻、故事和活动会占用你每天多少的工作时间?假如你是一名需要高绩效的高管或专业人士,如果在工作中可以不分心,那你的生产力如何呢?

    我们在貌似重要,实则不然的活动中浪费了太多的时间。尽管社交媒体和无数基于网络的社交平台确实让交流变得更加简单,但我们不得不承认,我们在社交媒体上花费的时间也是令人难以置信的。

    研究数据表明,大多数人每天大约花费6小时在互联网上。在菲律宾,人均每日最高互联网使用时间可达10小时,这意味着人们一天几乎有一半的时间都在痴迷地查看手机和进行社交活动。相当于每年花费152天的时间在上网。无论你是在翻看无数的网页,还是只是在回复家人以及朋友发来的无数日常信息,事实都是一样的——那就是你正在失去自己宝贵的生产工作时间。

    科学技术是使我们陷入这种困境的罪魁祸首,但是它也提出了一种能够拯救我们的方法。基于人工智能(AI)的技术正在以革命性的速度发展着,这为我们所有人带来了希望。不难想象,在未来,我们的大部分工作都会被委托给虚拟助理和机器人。通过基于人工智能的各种工具——例如:复杂的数据分析算法、自动化家庭系统和车辆、以及Siri and Alexa——我们已经取得了很大进展。

    现在你可能在想,“这些工具是如何帮助我们提高工作效率的呢?”

    想象一下,你有一个比你更加有效率的助手,它不需要睡觉,也不会感到疲劳。与此同时,它工作起来像剃刀一样的精准,并且能够将互联网上所有的知识应用到任务中去,这该有多赞啊!

    事实是,这真的不需要再局限于想象了——我们已经进入以人工智能为中心的工作空间了,并且迫切需要减少人力的工作量和任务。经过人们的设计,一些AI工具可以执行特定的任务,而经过编程,另一些AI工具也可以变得十分精准并高效地执行多项任务。

    很多专家甚至声称,AI在执行特定任务时不但可以减少人工工作量,同时还可以提高人类在该领域的思考和知识——这绝对意义重大。想想看:如果你只关注那些可以发挥你的技能和经验的部分,那么工作起来会不会更有效率?

    以AI为基础的工具可以协助完成耗时且重复的工作。不仅工业和机械工厂那样的大规模工作可以由AI们来完成,而且可以AI可以帮人们优化时间或自动收集数据?AI可以像人一样圆满地完成这些任务,同时还可以节省我们的时间!

    那么现在让我们切入正题。在本文中,我将介绍五种新的以AI为基础的生产工具,这些工具可以协助你完成日常工作。

    Asta

    Asta:https://www.producthunt.com/posts/asta

    Asta是一款基于Gmail账户的应用程序。在人工智能的帮助下,它能通过你在自己Gmail账户上执行的操作来完成惊人的工作。

    有了Asta,我们可以选择发送电子邮件的精确时间点,比如延迟发送功能。同时,我们还可以创建一个组,其中,一些最为重要的邮件将会以优先级收件箱的形式进行发送。该收件箱只接收最重要的电子邮件,而这些邮件将会作为优先级消息被接收,而不再需要进行手动搜索。

    这个超赞的工具也可以被应用到很多有用的平台中去,以简化在收件箱中查找消息的过程。此外,如果开启了Amazon的顾客定制接收和发送选项,亚马逊用户将不再需要在旧的电子邮件列表中搜索以前的电子邮件,现在他们可以在指定的收件箱组中找到特定的邮件。

    Asta现支持iOS、Mac、Android和Windows系统,供人免费下载安装,帮你轻松管理电子邮件。它还能让你在第三方应用或雇佣处理电子邮件的人工助理上节省大量的时间、精力和金钱。

    AIBRO

    AIBRO:https://aibro.co/

    AIBRO是一项了不起的技术,能够使你通过Facebook Messenger应用程序无限制地发送消息和共享媒体文件。

    借助先进的人工智能技术,AIBRO机器人还可以作为信息管理器管理你的Facebook账户。AIBRO可以管理你收到的信息并且一次性处理数百个Facebook上的对话。

    这不仅有助于管理时间,还能帮你省下很多精力,让你的日程安排变的井井有条,大大提高工作效率。

    有了AIBRO机器人,我们还可以探索很多其他的功能。你的Facebook账户如今可以自动识别特定的话题和问题,并且智能地处理,得到可靠并有效的答案、家庭和日常问题(如建议、一般问题、问候信息、邀请信息、甚至恶意信息)。这个特殊且高度智能的助手可以通过进行现实的对话来帮助你在更短的时间内管理你的信息。

    AIBRO可以在Facebook上代表你,并一直在线且保持忙碌状态,这将提高你在应用程度上的活动状态。它可以回答你没有时间和精力坐下来回答的问题。

    不必担心问题的准确性,它们都设计的十分精妙且精确,这还只是AIBRO程序能够为你提供的诸多优秀服务之一。得益于机器学习技术,AIBRO能够随着时间的推移不断发展和演变,总能够提供更好、更清晰的答案。

    据说,AIBRO项目或许也能够为许多其他基于文本的消息平台(例如Telegram、Viber、Twitter和WhatsApp)提供支持。但就目前而言,AI仅支持Facebook Messenger,这也是该领域的先驱技术。

    通过设置时间表和联系人列表,人们可以以超出期待的方式来处理自动回复和消息。你可以按计划留言,然后出去度假;你也可以检测负面信息并选择合适的回应方式。这是一项真正了不起的技术。

    AIBRO工具即将发布,如果你感兴趣的话可以留下电子邮件地址,或许就能获得抢先体验测试的机会。要想了解相关操作信息,你可以访问AIBRO网站并提交电子邮件地址。

    x.ai

    x.ai:https://x.ai/

    作为一名年轻的专业人士,你会有很多事情要做,有很多东西要看,也有很多人要见。在我们生活中,时间非常重要,每一秒都不容浪费。我们总是一意孤行,想要为未来的日子起草一个完美的时间表。

    但是你不再需要自己做这件事了——有一个应用程序可以做到。让我们来介绍一下x.ai。这个工具的设计采用了一种先进的人工智能算法,提供了尖端技术来帮助你计划你的任务。

    这个应用非常聪明,可以协调与人见面的最佳时间。X.ai还可以为你节省大量时间,并为约会、聚会或假期计划设定最佳时间。只需单击一下鼠标,x.ai技术(也被称作“Scheduling Nirvana”)就能助你执行所有的这些任务。

    x.ai可以通过你的收件箱给你的助手发信息,并安排会议。还可以在计划改变时重新安排时间。

    Timely

    Timely:https://www.gettimely.com/

    Timely是一款终极预约软件,可以帮你节省很多时间,并让你成长为一名企业家。通过Timely,你可以使用智能的预约解决方案来填写自己的日历。

    客户满意度调查结果证明,Timely正是你需要的那款软件。它能够毫不费力地通过特殊工具来提供所需服务,在提高工作效率的同时提高准确度。

    Timely可以协助客户智能地解决付款问题。通过Timely进行购物和商务活动,一切都会变得非常容易。营销效率工具可以帮助你建立品牌并且提供制定良好决策的见解和建议,从而让你能完全掌控大局。

    Trevor AI

    另一个自动时间节省器,Trevor AI,是一个完美的工具。它可以帮助你迅速完成任务并且使目标更容易实现。

    访问https://trevorai.com/,发现这种智能在生活中能够完成的惊人工作。

    Trevor有十分可靠的任务管理器,可以帮你条理并准确地安排日程。你设定的计划会与日历同步,并且所有计划都会受到严密的监控和管理。

    该系统还提供了必要的提示和建议,以改善时间管理,并为我们日常生活的生产力提供保障。

    以下是Trevor AI能够为你提供的服务:

    1.  跟踪进度

    2.  创建总体计划

    3.  提高你的专注力

    4.  完全接管你的计划和时间表

    在未来几年中,等待人类的将是所有技术的发展,而这蓝图已定。事实证明,现代思想和创新足以证明未来世界充满了无限可以节省时间、拯救世界的高效技术的可能性。

    世界将继续在人们的日常工作中应用人工智能。先进的程序和尖端的应用将先进技术世界推向一个新的高度,并改变着我们的工作——因此我们可以节省时间、精力和金钱。千万不要落伍了!

    原文链接:

    https://hackernoon.com/five-new-ai-tools-that-will-help-you-be-more-productive-6v163z9g

    (*本文为AI科技大本营翻译文章,转载请微信联系 1092722531)

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  • 这使得协作效率也大幅提升,大家不仅知道自己团队的计划和目标是什么,还知道快速查阅到,业务相关方的目标和计划是什么,快速对齐,快速跟进。 不需要浪费时间。 另一方面,通过文档+团队空间+邮件公示的形式,也...

    疫情持续中,复工,可能意味着二次传染高峰,让这么多日来的封闭努力前功尽弃;不复工,经济活力正在遭受重创。在这样的环境下,远程办公已经成为很多企业的选择。

    但远程办公,理想很丰满,现实很骨感,很多员工找不到上班的节奏;很多企业失去了对员工状态的把握;很多创业者朋友都抱怨,远程办公,项目推进缓慢,管理者失去控制力。而很多从业者也抱怨,本来办公室里几句话就可以解决的问题,现在不得不花大量的时间跟不同的人沟通确认,疲于应付各种消息和远程会议,完全没有日常工作的效率。

    我有个朋友,他总结了一些中小企业远程办公的困境,我觉得挺应景的,也分享在这里。

    1,由于过往的企业内部知识的沉淀不足,导致大量工作的推进要靠“人”来维系。

    换句话说,有许多任务的完成,高度依赖某个具体的人,对具体业务的熟悉程度,一旦这个人不在了,整个事情就容易推进不下去。

    在线下办公时往往问题还不明显,但是全部转线上时,就发现为了保持团队协作效率,一些人就需要把大量的时间消耗在反复沟通一些基本信息。效率十分低下。

    2,工作流程不清晰,导致协作过程中,沟通成本极高。

    大多数中小企业,此前并没有进行清晰的流程沉淀,很多时候也没有非常详细的管理规则和动作。

    这就导致,协作的关键在于人和人的密集的沟通。这恰恰是线上沟通当中,挑战最大的一点。协作流程一旦需要反复确认,就会占据大量的沟通时间。

    3,管理成本提高,员工的目标管理、任务管理和绩效管理无法有效达成。

    有数据显示,远程协作的情况下,很难针对绩效进行有效的管理。

    这背后,有对员工的目标制定和拆解不足、有对于员工任务完成情况的追踪不到位、也有对于员工工作时间无法有效管理等原因。

    远程协作的挑战,不仅仅是远程协作过程中,本身的沟通成本增加、管理效率降低等带来的挑战,更多情况下,是由于企业运转过程中,一些基本的管理内容沉淀不足导致的隐患,这些隐患,在团队规模尚小,或者全员能够保持即时沟通的情况下,往往并不明显。

    但是,一旦团队规模扩张,或者遇到像远程协作这样,协作成本陡增的场面,这些隐患,往往会成为压垮骆驼的最后一个稻草。

    不知道各位读者,是否感同身受?

    但也有企业,能很好的解决这些问题,比如这位朋友所在的公司,他们自己测算下来,企业研发和运营效率,比起日常,还提高了30%,那么,他们是谁?他们怎么做到的呢?

    他们是知名的新职业教育品牌,三节课。相信很多读者都很熟悉他们,有些读者也上过他们的课程,那么相信读者也很容易理解,这段时间,恰恰是远程教育的高峰期,但今天我并不推荐他们的课程,而是介绍他们是如何在这段时间,克服远程办公的种种问题,从而实现开发和运营效率的提升,快速有效的应对市场变化。

    以下,是对方主动分享的,关于提升企业办公效率的实操内容,相信对很多创业者和企业管理者,从业者,应该会有相当的借鉴作用。


    疫情到来之后,为了防止疫情传播,许多企业都选择了延迟复工或者在家办公。

    三节课也一样,从大局考虑,优先保证团队健康,不给社会添乱。决定在2月底之前,全员都在家办公。

    其实在开启在家办公之前,我们多少是有一些担心的,毕竟此前我们都没有全员全部在线办公的经验,不知道在这个过程中可能有什么挑战,也很担心,全员办公能否确保工作效率和业绩的达成。

    但是,在开启全员办公的两周后,我们发现,我们在线办公的工作效率相当不错。无论是人效比还是业务数据,相比年前都有相当幅度的提升。

    在此基础上,我们针对各个部门和团队过去两周的任务达成情况,工作状态等做了一些了解。发现,团队目标达成率在100%及以上的比重占到了40.9%,而未达成目标的团队,达成率基本也超过80%。只有极个别的团队未达到80%

    各团队成员的目标达成情况,也全部都达成预期,没有团队在这个过程掉队。

    从上面的数据,以及这一段时间业务数据的表现中,我们可以很有信心的说,这一期间,公司的协作效率至少比线下办公的提升了30%。

    之所以,能够达成这个水平,与我们过去一段时间,在远程协同办公的诸多实践有很大关系。今天我们也希望能够把这个经验分享出来,能够帮助到更多还处于远程办公挑战当中的公司。

    1.如何进行有效地目标管理,让员工始终保持同频?

    目标管理,是远程协同当中优先级最高的工作。员工有清晰的目标,团队有明确的指标,是能够保持战斗力的第一要义。

    在三节课,我们要求每个季度各个团队都有OKR,并且,OKR要能够拆解到每个个人(KPI)身上,并且要足够SMART。

    以营销团队为例,

    开工之前营销团队的leader就第一时间基于季度的目标(OKR),提前拆解相应的策略,然后把目标落实到人(KPI)。确保团队中的每个人都有清晰的目标和DDL,不会在接下来的工作当中失焦。

    在此基础上,在三节课内部,每周,各个主要团队的leader都会亲自撰写周计划文档,并且将计划文档会全员公示,确保每个团队的同学都能了解自己在当周的任务和计划。

    而每周,团队内部还会进行周例会,复盘和确认当中任务的完成情况,二级部门的任务完成情况,还会在整个公司以邮件的形式进行公示。

    这样几个动作完成之后,团队中每个成员的工作目标与每周任务,都能足够清晰且可追溯。这使得协作效率也大幅提升,大家不仅知道自己团队的计划和目标是什么,还能知道快速查阅到,业务相关方的目标和计划是什么,快速对齐,快速跟进。不需要浪费时间。

    另一方面,通过文档+团队空间+邮件公示的形式,也让员工更加清晰自己的任务完成对于公司有怎样的价值,大幅提高同事对公司的认同感。这对于远程协作期间的工作而言,意义重大。

    2、远程办公,如何在不大幅度提升沟通成本的前提下,确保项目正常推进;

    远程协同,意味着沟通和协作成本的大幅提升,线上沟通相比线下,意味着大量的信息的丢失,这时,如何解决项目协同过程中的沟通效率问题就非常重要。

    三节课采取的办法是通过IM+文档的方式来解决。

    企业微信、钉钉等IM工具解决团队协同中,快速沟通,快速达成共识的问题。有什么问题,如果文字没法说清楚,快速拉其相关人士开会沟通清楚,文字半小时聊不清楚,电话可能5分钟就聊完。

    但这仅仅是第一步,所有沟通的共识、结论,以及重要的背景信息,全部都要有统一的文档沉淀。

    项目背景,项目阶段,当前第一优先级的任务,都会在文档当中沉淀和展示。项目过程中,有任何不清晰的地方,过去,都要靠项目负责人或者相关人士反复沟通才能解决。现在,对于项目和一些共识性的问题,先看文档,如果文档当中没有解答,再去沟通。

    更进一步,项目任何进展和变化,我们都会在文档中进行更新,有任何Todo,都可以直接@相关同事,相关同事就会在自己的IM工具上收到通知。

    这样,自己的项目进展到什么情况,自己有什么新的Todo,都能够第一时间知悉。

    这不仅是三节课内部的工作方法,钉钉、飞书都提供了类似的工具,说明,在阿里、头条内部都采用了类似的工作方法。在我们看来,基于文档沉淀+IM的协同方式,确实能够有效地提升项目进度的把控程度。

    并且,因为项目经理和相关成员,都必须通过文档沉淀来协作,也倒逼项目成员要把相关情况思考的更加清晰。在这个过程中,项目的推进反而更加扎实。

    3.如何确保员工持续保持战斗力?

    工作状态不可控,是团队远程协作的另一大挑战。让员工能够在远程协作期间,保持战斗力,对于远程办公的效率提升也有重要意义。

    对于这个问题,我们实践和探索之后的一个重要方法是——日站会+日报

    每天早上,全员会通过视频会议的方式,开日站会,汇报自己昨天任务的完成情况自己今天要完成的任务。

    而在每天的工作完成,员工通过日报的形式,同步每日的工作状态,leader每日进行反馈,确保同事状态始终在线。

    三节课为全员提供了一套日报模板,在日报当中,要记录今天完成的任务,确认每天任务的完成情况,记录任务的完成时间。让员工自己对于自己的工作效率有更清晰感知的同时也让管理者更好的判断员工的工作效率。

    比如,这位同学的日报当中,就清晰的记录自己当天工作的花费时间,完成情况,以及自己今天的思考。

    并且,三节课的管理团队还要求管理者在时间允许的情况下,针对同事的日报进行反馈。

    日报,不仅能够帮助管理者第一时间了解员工的状态,还能够针对性的给到反馈,能够更好的确保远程协作过程中,同事们的情绪状态和战斗力。

    而且,这种形式规范,颗粒度更细的汇报,对于员工来说,也是一个很好的修炼基本功的过程,哪些工作完成的好,哪些完成的不太好。好的,为什么好,该如何保持?不好的,为什么不好,该如何改进。每日汇报,每日反馈,每日精进的过程中,员工的基本工作能力也能大幅提升。

    4、如何通过流程规范+文档沉淀就能每天少开50%的会.

    如果我们简单粗暴的划分一下,我们日常的会议,大约可以分为这样两种形式,一种是信息同步会,另一种是创意构思会。

    许多同事,在开会的时候,大量的时间会花在信息同步上。尤其是涉及到跨部门协作,或者临时性的项目时,这种针对信息同步的会议会更加密集且耗时。

    线下办公,信息的同步,就非常影响工作协同效率。而进入到线上协作,如果还有大量的时间,消耗在信息同步,那么大多数同事的时间,几乎全部都要花在会议上了。

    对此,我们会发现,通过有效地流程规范+文档沉淀,能够大幅提升工作效率。

    对于一些常用的工作文档、共用资源、工作流程等,公司内部都有扎实的文档沉淀。

    比如说,和设计团队沟通,需要在对外合作使用到我们的logo时,设计的同事经常直接就甩给我一个文档+文件,然后让我自行翻阅。

    再比如说,跨部门的一些对接需求来临时,我们也从来不会直接开会沟通,而是让他先看对接流程文档,确认问题确认清晰,再提需求。

    而一些项目背景及进度同步,就像我们之前说的,也不会再通过会议的方式来进行,而是直接更新文档,并@相关同事,确认进度。

    通过流程梳理+文档沉淀,至少50%以上的信息同步会议,都以文档同步的形式完成了。

    这使得员工的大量的时间和精力被解放出来,关注和聚焦在,更加重要的,需要进行创意思考和探索的问题。

    5、如何让新员工快速入职,3天进入工作状态。

    在过去两周的实践当中,我们还针对一个略微有些特殊的工作场景,形成了一个独特的工作模板和文档。这个场景是——新员工入职。

    过去两周,三节课入职了17位正职同事,这17位同事,全部都是线上入职,并且随之进入线上办公的状态。

    远程办公,新人如何快速融入是个蛮大的挑战的,即使是在日常,2周入职17位同事,对于三节课这样一家创业公司,也是一个超常规的状态了。此前,三节课对于新人都有完整的入职流程和入职培训来解决快速融入的问题,但是,特殊时期,显然既有流程无法实现。

    所以,我们很快的在TeamMark当中,产出了一份新人入职手册,让新人能够快速了解公司。

    新人的快速融入,无论何时对于公司的战斗力提升都有重要价值,而特殊时期,通过文档完成新人对公司的快速了解,确实是我们在远程办公实践当中一个意外惊喜。


    以上就是三节课自己在远程协作过程中的简单介绍,这也是远程协作的一部分经验。希望对读者有一定的价值。

    当然,对于很多处于远程办公协同困难的企业来说,仅仅一篇文章是很难做到有效缓解的,为了更好的帮助企业面对困境,解决问题,提升效率,三节课在调研了阿里、头条、腾讯等多家企业,并且调研了一批企业远程办公实践的方法论之后,特意为我的读者准备了一套 120 页的资料包。

    资料包中,对于企业远程办公中遇到的挑战和问题,如何进行高效协同的方法以及如何进行高效协同的案例进行了汇总和沉淀,帮助你找更适合你的公司或团队的管理方法。

    不过,如果你现在暂时还没有步入管理岗位,仅仅是对案例和资料有兴趣,那么,这个资料包可能对你的价值并不算大。

    但如果你恰好是一家中小企业的创始人或团队管理者,并且身处在不知如何提高远程办公效率,或者对于进一步强化团队在远程办公中的作战状态有诉求,那么这份资料包非常适合你。扫描下方二维码进行领取。机会有限,满额即止。


    希望通过这份资料包,能够帮助企业扎实的修炼内功,迎接2020势必更加严峻的挑战。 

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空空如也

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