背景:

甲公司有8000员工,由于是工厂,分为职员和员工,并有上晚班的员工,现使用的考勤+食堂消费系统是由A公司提供,由于兼容性和功能上的原因,现需要更换为B公司的考勤+食堂消费系统。

   

切换过程中需要考虑的问题:

    1、切换期间,考勤和消费数据如何并行处理?

    2、切换到新系统后,如何向员工证明他卡里的余额没有异动?包括向食堂经营方证明余额总额没有差异。

    3、上晚班的员工如何换卡?

    4、出差、休产假等请长假人员如何换卡?

方案设计:

    本文档主要讲新旧系统的切换方案,不涉及到部署的部分。

    1、切换周期计划为3天。新系统部署完成,并测试OK后,人事部门先为当前在职的所有员工制作新卡,并按部门分类存放,对于员工数量较多的生产部门,可以再细分,建议以不超过200人为单位划分,以缩短发放新卡的时间。

  2、切换第一天(周一):早上的上班卡和消费都使用旧卡。

8:30:a、各部门派代表到人事领取新卡,并了解切换规则。

      b、发通告告知各部门使用新卡的时间点,员工方面,最好在第二天的早会上再次强调。

9:00:a、工程人员开始拆旧的考勤机,安装新的考勤机,每个位置保留一台上班卡机和下班卡机最后更换,16:00之前必须全部换完。

       b、各部门代表发放新卡,生产部门可以利用午间休息时间发放。

            c、周一的上班卡是旧系统数据,下班卡是新系统数据,考勤数据分析时需要留意。

10:00 - 11:30:切换所有“职员”的消费系统

       a、在旧系统中,将所有职员的餐卡余额导出报表,并计算余额总额。一方面可便于员工查询,另一方面也便于食堂经营者对帐。

       b、将餐卡余额数据导入新系统,确认导入部分的总余额是否一致?

       c、在旧系统中,挂失所有职员的旧餐卡(可查询消费记录,但不可以消费)

       d、测试消费功能(保安或指定人员)

11:30 - 13:00:检验切换效果

       a、消费刷卡点新旧系统同时使用。

       b、所有的职员用新卡消费,所有的员工仍然用旧卡消费。

       c、第一次消费前,请到“自助充值机”上确认一下,将系统中的余额写入卡片中。切换期间,自助充值机就临时放置在食堂刷卡机旁,已与供应商确认会借给我们几台。

       d、相关人员待命解决突发事件。需提前分析并做好可能的故障及解决方案文档。

17:20 - :下班卡都使用新卡

       a、各部门代表需要加班为上晚班的同事发放新卡,晚班上班卡需使用新卡。

3、切换第二天(周二)

    除了出差和休长假的同事,正常出勤的同事都领取到了新卡,并能使用新卡考勤。

   8:30 - 10:00:检验第一天的数据

    a、人事部门负责确认考勤数据是否有异常?

    b、总务部门负责通过各种报表确认消费数据是否有异常?

   10:00 - 11:30:第二批切换,按部门切换约50%的员工,并在旧系统中挂失。

   11:30 - 13:00:检验切换效果

    如果有上晚班还未领新卡的同事,请各部门的代表安排加班发放。

4、切换第三天(周三):

   8:30 - 10:00:检验前两天的数据

  10:00 - 11:30:第三批切换,切换剩余的约50%员工,并在旧系统中挂失。

  11:30 - 13:00:检验切换效果

q1

5、出差、休长假人员的换卡

    出差和休长假同事,人事部门或各部门需统计数量。返回公司上班时需到人事部门领取新卡,同时也将旧系统的消费余额导入新卡中。

另外:

         新旧系统都提供能够查询消费记录的系统,以便用户确认新旧系统切换过程中,余额是否有异动?用户通过确认旧系统最后一笔消费后的余额与新系统的第一笔充值金额是否相同即可。

 

从周四开始,就可以全面使用新系统了。