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  • Word邮件合并的应用

    2011-10-05 17:25:00
    Word邮件合并的应用 一、什么是邮件合并邮件合并功能用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真...要利用邮件合并来完成这项任务,我们需要这样的两个文档,一邀请函的正文文档,一个...

    Word邮件合并的应用

    一、什么是邮件合并?

    邮件合并功能用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发。例如,一个公司要向所有的客户分发内容相同的回忆邀请函,所不同的是每位客户的姓名及地址不同,要完成这项任务,应用常规的方法实现起来非常的麻烦,工作效率太低,有没有效率更高更便捷的方法呢?

    要利用邮件合并来完成这项任务,我们需要这样的两个文档,一是邀请函的正文文档,一个是用于记录客户基本信息的excel文档,并且存放在“资料”文件夹当中,文件名分别位“邀请函.doc”、“客户信息登记表.xls”。

    二、邮件合并功能的基本使用方法:

    第一步:我们先打开“邀请函.doc”的邀请函正文文档。我们可以看到在文档的上部需要输入客户的基本信息

    第二步:打开邮件合并工具。方法是点击“视图”→“工具”→“邮件合并”,这样邮件合并工具就打开了,为了方便使用,我们可以用鼠标讲该工具拖放到一个合适的位置。将鼠标放到各个命令按钮上,会有相应的功能提示。这是,我们会看到只有“设置文档类型”、“打开数据源”两个命令按钮处于激活可用的状态,其他的命令按钮都处于不可用的状态,当打开数据源后,其他的命令按钮就会处于激活可用状态。

    第三步:打开数据源。

    点击“打开数据源”命令按钮,在打开的对话框中确定数据源文件的位置、文件名,(在此我们选择的文件名位“客户登记表”)单击“打开”按钮打开数据源文件。接着会出现选择“数据表”对话框,此时要选择记录数据的表格(在此,我们选择“客户登记表”),单击“确定”按钮。经过这样的两部选择,我们选择了数据所在的文档及在文档中记录数据的表格。

    第三步:插入数据域

    1、将光标定位在插入域的位置(例如“邮政编码”的后面,在此我们要插入“邮政编码”这个“域”)。

    2、点击“插入域”命令按钮,在出现的插入域对话框中选择要插入的域名称,然后点击“插入”按钮确定

    3、利用同样的方法插入我们需要的其他“域”。

    注:在这里我们看到,插入到文档中的“域”并不是用户的真实的信息,它表示的是在这里引用的是数据表中相应的列中的数据,我们可以把它理解为它是一个“变量”,会随着不同的客户而发生变化。

    第四步:检查错误并合并

    插入域后,就表明我们已经把excel中的数据插入到了“邀请函”文档中,这些数据是否正确呢?如果没有错误又该如何进行下一步的操作呢?

    点击邮件合并工具栏中的“检查错误”命令按钮,在出现的对话框中选择“完成合并,出现错误时报告并暂停”选择项,然后单击“确定”按钮,如果没有错误,即完成邮件的合并,如果有错误就会暂停,并给出错误报告。

    在完成邮件合并后,如果没有错误,合并完成的文档中,就会有“客户信息登记表”中的每个客户的信息,即,每个客户有一份相应的邀请函。

    第五步:保存并打印文档

    合并后的文档,要对合并形成的新文档进行保存,安装有打印机,就可以把完成的文档打印分发,折叠后装入专用的信封中,就可以邮寄给相应的客户了。

    从这个例子中我们会看出,邮件合并的功能确实能提高我们的办公效率。由此我们也能看出,它是为了提高公司职员的办公效率而设计,并不是专门为我们教师设计的,那么作为教师的我们能不能利用邮件合并功能来提高我们自己的办公效率呢?

    例如,您是一位班主任老师,在每个学期末要给每个学生发放放假通知书,在通知书中除了放假的通知及相关的注意事项是相同的外,还需要有每个同学的姓名及学生期末考试的各科成绩,有没有什么办法能够快速地完成这一任务呢?

    三、利用邮件合并功能来提高教师的工作效率

    要完成上面提出的任务当然是用邮件合并功能来实现了。要利用邮件合并功能来完成这个任务,我们需要有放假通知书正文文档,以及记录学生期末考试成绩的excel文档。(这两个文档我们事先做好存放在资料文件夹中,分别是“通知书.doc”和“学生成绩统计表.xls”)

    下面我们就老看看如何来完成这项任务。

    1打开“通知书.doc”文。

    2打开“邮件合并”工具

    3、打开“数据源”,选择资料文件夹中的“学生成绩统计表.xls”,选择的数据记录表格是“成绩统计表”。

    4、在“通知书”的学生姓名处插入域。将光标定位在姓名处,点击“插入域”命令,在出现的对话框中选择“姓名”,最后点击“插入”。

    5、在“通知书”中插入我们需要的其他域,例如班级、语文、数学等其他各科的成绩。

    6、完成合并

    点击“检查错误”命令,完成合并并检查合并中的错误。或者我们可以直接点击“合并到新文档”命令按钮,完成文档的合并,最后,对合并形成的新文档进行保存。用打印机打印后就可以分发给各位同学了。

    通过上面的两个实例,我们了解了邮件合并的神奇功能及使用方法,知道了作为教师如何利用邮件合并功能来提高我们自己的工作效率。

    我们利用邮件合并功能还可以制作卡片、标签、信封等。

    我们还可以利用邮件合并向导来完成邮件合并。启用邮件合并向导的方法是:单击“工具”→“信涵与邮件”→“邮件合并”。这样邮件合并向导就打开了,我们可以在邮件合并向导的指导下,一步步完成邮件合并的工作。

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