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  • 如果要我选出Word中最强大的一个功能,那一定是“查找替换”。相比Word的“查找替换”功能,Excel和PPT的这项功能,简直是弱爆了。比如在设计PPT的时候,如果这一页从Excel中复制粘贴的表格,无论怎样设置文本的...

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    如果要我选出Word中最强大的一个功能,那一定是“查找和替换”。相比Word的“查找和替换”功能,Excel和PPT的这项功能,简直是弱爆了。

    比如在设计PPT的时候,如果这一页从Excel中复制粘贴的表格,无论怎样设置文本的对齐,始终无法让数字在页面中做到水平和垂直居中对齐。导致这个问题发生的原因,是因为这个表格中包含有空格和回车,这两个我们无法看到的符号影响的。

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    删除空格很简单,任何一个组件的替换功能,都能查找空格,并用替换功能删除,但删除回车符,PPT和Excel的查找替换是实现不了的。

    再比如这一页PPT中,原始的文案是一整个段落。

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    按照我们在《案例解析・4步骤大段文字变身为PPT》一文中介绍的方法,要把这个大段文字变成图形化的设计,就必须先对文字分段,变成下图所示的效果。要把上图的文字变成这个效果,只能手工找到句号的位置,敲回车进行换行,再找到“年”字的位置,敲回车进行换行。完全是纯手工的操作,一点技术含量都没有。

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    而利用Word中强大的“查找和替换”功能,不仅仅可以简单地查找替换某个字符或者词组,配合通配符可以对整个文档进行批量格式整理,刚刚提到的两个需求,如果换到Word中来实现,那简直是易如反掌。

    我们通过3个案例,来认识Word这个令人惊艳的“查找和替换”功能。

    删回车和加回车

    把第一个包含有回车的表格,粘贴到Word中,现在我们来看看怎样用替换功能来删除表格中的回车。

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    【CTRL+H】打开替换对话框,选择底部的“更多”按钮,在“查找内容中”选择底部的“特殊符号-段落标记”,段落标记就是指回车符,在“替换为”中什么都不用写,点击“全部替换”即可。表格中所有多出来的空格就会被全部删除。

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    接着我们再来看第二个加回车的案例,把文本复制粘贴到Word中,我们再来看看怎样用替换功能给文本加回车。

    按【CTRL+H】打开替换对话框,选择底部的“更多”按钮,在“查找内容中”输入句号,在“替换为”中输入句号和段落标记,点击“全部替换”即可。

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    这是替换后的效果:

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    再以“年”字为条件查找替换一次,就可以得到我们想要的效果了。

    删除括号中的文字

    有时候在培训结束后,客户想要做一个课后测试,检测一下学员的学习情况。这时候我就需要根据课程内容的安排,来编写课后测试题。

    我以前的做法是先做一份如下图所示的没有答案的测试题,再复制这份文档,把答案填写上去。

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    可是客户的需要可能会发生变动,所以题目也会随之变化。一旦变化我就要先把没有答案的考试题修改好,再打开有答案的考试题,再根据刚刚修改的内容,查找修改的位置,进行内容的变更。按照这个操作方法,操作费时费力,而且很容易漏掉题目。

    现在有了查找替换功能,就可以先做有答案的课后测试题。再复制这份文档,打开“替换-更多”,在查找内容中输入(*),在替换为中输入(    ),勾选“使用通配符”。

    通配符是文本值中代替未知字符的特殊字符,本例中的*号代表任意0-多个字符。例如可以用“wh*”将找到 what、white 和 why,但找不到 awhile 或 watch。

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    替换完成后所有的答案就变成了空了,这样就只需要在有变更考试题的时候,再重新复制一份新的考试题,用此方法1秒钟就搞定了没有答案的考试题的制作了。

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    将所有负数的数字字体颜色变红色

    如果一份Word文档中,里面有很多文字和数字,数字有正数,有负数。想要把所有的负数变成红色字体并加粗。一个一个去选中并更改字体颜色和加粗,显然速度太慢太麻烦。比如下面这篇文档中,在文字中包含了一些数字,有一些是正数、有一些是负数。

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    操作方法如下:

    1、按【CTRL+H】打开“替换”对话框,点击左下角的“更多”功能

    2、勾选左下角的“使用通配符”,在查找内容中输入这一段代码:-[0-9,.]{1,}

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    3、光标放在替换为的位置,点击“格式”-“字体”,选择字体颜色:红色,字形:加粗。

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    4、点击“全部替换”,10秒轻松搞定!

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    Word中的替换功能功能非常强大,如果你在排版文档的过程,所做的操作具备一定的规律,不妨试试看是否能用替换功能一键轻松搞定!


    展开全文
  • Word查找替换”删除空行疑难解答

    千次阅读 2009-03-26 15:58:00
    怎样Word中的空行删除呢,笔者教你三种方法。替换法 在用替换法之前,首先要搞清楚文章中的换行符是手动换行符(“Shift+回车”),还是段落标记。其次,还要观察文章中的空行是否有规律性,如一次空一行,还

        在平时上网过程中,我们经常将网页上有参考价值的文字信息复制到Word中,进行保存打印。但有时从网页复制下来的文字包含许多空行,使得页数居高不下,阅读和打印都很不方便。怎样将Word中的空行删除呢,笔者教你三种方法。

    替换法

        在用替换法之前,首先要搞清楚文章中的换行符是手动换行符(“Shift+回车”),还是段落标记。其次,还要观察文章中的空行是否有规律性,如一次空一 行,还是一次空两行。弄清了这两点,我们就好操作了。笔者以文章的换行符为“段落标记”和“一次空两行”为例讲解。首先,选取文章中要删除空行的文字内 容,使其反白显示。然后,单击“编辑” → “替换”,弹出“查找和替换”对话框。依次单击“高级” →“特殊字符” → “段落标记”,输入一个“段落标记”符。用同样的方法,再输入两个“段落标记”符。(若文章中是“人工换行符”,在这里则输入“人工换行符”;若文章空行 “一次空一行”,在这里只需输入两个段落标记符)。这时,在“查找和替换”对话框中就出现了三个连续的“^p”。单击“替换为”输入框,用同样的方法输入 一个“^p”(如图1)。

    图1

    最后,单击“全部替换”,选中文章中的所有空行就被删除了。如果,文章中的空行没有规律性(如有时空一行,有时空两行),替换法就无能为力了,则用下面的方法来解决。

    筛选法

        “筛选法”就是将Word中含有空行的文本复制到Excel中,然后利用Excel的“筛选”功能筛选出空行,将其删除。首先,将Word中含有空行的文 本选中,并单击“编辑”中的“复制”,复制到剪贴板中。然后,打开Excel,单击A1单元格,将剪贴板中的文本粘贴到工作表中。选中“A”列,依次单击 “数据” →“筛选” →“自动筛选”。单击A1单元格的筛选按钮,选取“空白”,筛选出空白行,并全部删除。最后,取消“自动筛选”,选取含文本的单元格并复制,切换到 word中用“选择性粘贴”→“无格式文本”,粘贴即可。

    程序法

        用Word打开含空行的文章,依次单击“工具” →“宏” →“Visual Basic编辑器”,打开Visual Basic编辑器。双击“Project”下的“ThisDocument”,打开“代码”输入窗口,将下面的代码输入进去,并保存。

    Sub DelBlank()
    Dim i As Paragraph, n As Integer
    Application.ScreenUpdating = False
    For Each i In ActiveDocument.Paragraphs
    If Len(i.Range) = 1 Then
    i.Range.Delete
    n = n + 1
    End If
    Next
    MsgBox "共删除空白段落" & n & "个"
    Application.ScreenUpdating = True
    End Sub

        代码输入完毕,单击“工具栏”中的“运行”按钮,执行这段代码。这时,会弹出一个消息窗口,告诉你一共删除了多少空行(如图2)

    图2

    可以本人运行程序时出现了下面的错误:




    无解,后来不知怎么又可以用了。

     

     

    软件法

        Word空行的删除还可以通过第三方软件来实现。 从http://www.9bb.cn/down.asp?id=5734下载neaiw,并解压。因为neaiw仅支持文本类型的文件,所以,在用neaiw之前得先用Word的“另存为”将文件保存为文本类型文件。

        首先,打开neaiw,依次单击“File”→“Open”,打开含空行的文本文件。然后,依次单击“Tools” →“Delete space line”,将该文本文件中的所有空行删除(如图3)。

    图3

    以上摘自网上资源,非“天际云端”原创。以下是“天际云端”原创。

        相信以上的方法会让您觉得是很实用的技巧。但我们日常中会有更复杂的情况出现,那怎么办呢?其实掌握了以上基本技巧,自己再灵活组织运用就可以解决大多数 问题。比如笔者的关于《阿干正传》这部电影一文中提供下载的剧本,就是一种稍复杂的情况。它里面不仅是有多与空行,而且为了排版,有很多人为的分段换行。 是一种非正常的分段。把分段当强制换行用了。造成许多英文句子被分段拆开了。比如下图所示:

    图4

    不仅有正常的分段,还有图中红色标注的用分段符进行的分行。既不规范又增加了页数。怎么处理这些呢?
    考虑到此文档的正常分段是有空行间隔的这种结构,我是这样做的:
    1:先把两个相邻的回车符(^p)替换为一个文档中没有的特殊符号,比如四分之一分隔符。用以标记正常的分段。
    2:再把所有的单个回车符(^p)替换为空格。
    3:把之前替换的文档中没有的特殊符号,比如四分之一分隔符,替换成单个的回车符(^p),还原自然分段。并去除了空行。
    4:把可能出现的标点后的多于空格替换,比如逗号空格(, )替换成单个逗号(,)。句号、问号等都照做。
    这样就基本上完成了冗余格式的清理。最后效果如下图所示:

    图5

      由于人名是全大写的,和对白在同一行并不影响阅读,所以不必再单独分段。如果想像原文一样单独一行,还可以用查找替换,选上区分大小写,替换成:大写的人名+^p就行了。


    ——此文由“天际云端”原创的部分,转载请注明出处和作者。

    (:中间有部分是Joe添加

     

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    打开查找/替换选项卡=>选择“高级”=>在“查找内容”中填写通配符“*”=>光标停留在“查找内容”上,

    并点击“格式”下拉菜单,并选择你所要替换的文字的字体格式=>“替换为”一栏保持空白,

    并选择要替换成的格式。如你所说的:可以勾选下划线、字体颜色、大小等...

    然后替换就可以了

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