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  • Word文档排版

    2019-05-03 16:51:15
    Office Word文档排版排版样式页面设置设置样式 (08:23)存为模板(16:16)Word排版6原则(24:42)总结 排版样式 页面设置 元素:页眉、页脚、页边距 插入节 设置样式 (08:23) 正文 标题,注意设置大纲目录 链接 ...

    视频讲解:【公开课】微软office全能赛冠军教你Word 该怎样学

    排版样式

    在这里插入图片描述

    页面设置

    元素:页眉、页脚、页边距
    插入

    设置样式 (08:23)

    • 正文
    • 标题,注意设置大纲目录
    • 链接
    • 表格等
      可以设置样式快捷键

    存为模板(16:16)

    模板文件后缀名 .dotx
    带宏的模板文件后缀名 .dotm

    Word排版6原则(24:42)

    1. 留白
    2. 对齐。对齐方式
    3. 对比。字体,颜色等
    4. 亲密。标题和正文间距
    5. 重复
    6. 可自动更新。文档编号

    文档排版好习惯

    开始

    1. 页面视图,显示比例100%
    2. 标尺
    3. 勾选显示隐藏标记,ctrl+shift+*
    4. 长文档—导航窗格

    常见问题

    1. 使用制表符对齐
    2. 自动编号和自动标题

    技巧

    • ColorPix取色器
    • 字体网 查找字体

    总结

    • 段落间距,段前段后一般设置一个就行
    • 边框和下划线类似,做标题可以用边框
    • 可以利用表格插入图片,同意格式
    • F4神键
      在这里插入图片描述
      关于表格
      在这里插入图片描述
      在这里插入图片描述
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      01Word排版是什么
      01:35 1.1什么是排版

    02排版高效步骤养成
    03:41 2.1页面设置
    08:21 2.2创建样式
    默认正文样式不要随便修改,建议新建
    默认标题可以进行相应修改,便于自动化
    测试文本的函数 =rand()再回车
    16:16 2.3存为模板
    .dotm 启用宏的模板
    自定义模板:按住F12另存为,保存为.dotx
    SHIFT+ALT+D 日期
    SHIFT+ALT+T 时间

    24:40 03Word排版6原则(前5个原则也适用PPT)
    25:16 1留白
    27:19 2对齐
    28:26 3对比
    31:36 4亲密
    32:45 5重复
    开始-选择-格式相同文本,同时设置格式
    34:52 6可自动更新

    04不同类型文档技巧
    36:36 4.1纯文字排版
    首字下沉和分栏
    40:22 4.2文表排版
    表格配色及去掉表格框线
    42:59 4.3图文混排
    F4——重复上一步操作指令
    通过表格巧妙排版

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  • 本课程是Word基础入门到高级商务应用,内容涵盖了Word格式化文字排版Word表格制作,Word长文案目录,页码,页眉设置,更高效的Word邮件合并功能,让你使用的爱不释手,以及Word审阅与保护。
  • Word长篇文档排版技巧 CHM 市场部经常要出各种分析报告,一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下,然而每每困扰他的却是排版的问题,每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最...
  • word文档排版技巧

    2014-05-06 23:19:00
    简介 市场部经常要出各种分析报告,一写就是洋洋...制作目录也是出力不讨好的事,尽管小王知道Word中有插入目录的功能,可是尝试了几次就弃之不用了,原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录,加班加点...

    Collapse image简介

    市场部经常要出各种分析报告,一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下,然而每每困扰他的却是排版的问题,每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改,整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事,尽管小王知道Word中有插入目录的功能,可是尝试了几次就弃之不用了,原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录,加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活,小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧,这才发现,这半天的时间,可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。 小王把自己的体会重点总结为两点: 
    1. 制作长文档前,先要规划好各种设置,尤其是样式设置
    2. 不同的篇章部分一定要分节,而不是分页

    下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。
     

    Collapse image单面打印的简单报告

    这份报告要求的格式是:A4纸;要有封面和目录;单面打印;除封面和目录外,每页的页眉是报告的题目;页码一律在页面底端的右侧,封面和目录没有页码,目录之后为第1页。
     

    Collapse image设置纸张和文档网格

    写文章前,不要上来就急于动笔,先要找好合适大小的“纸”,这个“纸”就是Word中的页面设置。 

    从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,选择【纸张】选项卡,如图1所示。 
     
     
    图1 选择纸张

    通常纸张大小都用A4纸,所以可采用默认设置。有时也会用B5纸,只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。 

    很多人习惯先录入内容,最后再设纸张大小。由于默认是A4纸,如果改用B5纸,就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以,先进行页面设置,可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜,避免事后的修改。

    考虑到阅读报告的领导年龄都比较大,对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力,还可以调整一下文字。通常,很多人都采用增大字号的办法。其实,可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距,即使不增大字号,也能使内容看起来更清晰。 

    在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡,如图2所示。 
     
     
    图2 用“文档网格”调整字距和行距

    选中“指定行和字符网格”,在“字符”设置中,默认为“每行39”个字符,可以适当减小,例如改为“每行37”个字符。同样,在“行”设置中,默认为“每页44”行,可以适当减小,例如改为“每页42”行。这样,文字的排列就均匀清晰了。 

    Collapse image设置样式

    现在,还是不用急于录入文字,需要指定一下文字的样式。通常,很多人都是在录入文字后,用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式,用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐,但这样的操作要重复很多次,而且一旦设置的不合理,最后还要一一修改。 

    熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心,因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而,如果有几十个、上百个这样的修改,也得刷上几十次、上百次,岂不是变成白领油漆工了?使用了样式就不必有这样的担心。

    样式是什么?简单地说,样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式,例如,“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式,都需要选择某一种格式,如果文字的格式比较复杂,就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合,它可以包含几乎所有的格式,设置时只需选择一下某个样式,就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。 

    样式在设置时也很简单,将各种格式设计好后,起一个名字,就可以变成样式。而通常情况下,我们只需使用Word提供的预设样式就可以了,如果预设的样式不能满足要求,只需略加修改即可。 

    从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式,如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容,在图3中,“显示”为“有效格式”,则其中的内容即有格式,又有样式。例如,“加粗”为格式,“标题1”为样式,“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说,很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念,可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”,则显示如图4所示的内容。这时,将只会显示文档中正在使用及默认的样式。 

     
     
    图3 有效格式

     
     
    图4 有效样式


    “正文”样式是文档中的默认样式,新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的,因此“正文”样式是Word中的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。 

    “标题1”~“标题9”为标题样式,它们通常用于各级标题段落,与其他样式最为不同的是标题样式具有级别,分别对应级别1~9。这样,就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图4所示的样式列表中,只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式,如果标题的级别比较多,可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”,即可选择“标题4”~“标题9”样式。 

    现在,规划一下文章中可能用到的样式。 

    1. 对于文章中的每一部分或章节的大标题,采用“标题1”样式,章节中的小标题,按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。
    2. 文章中的说明文字,采用“正文首行缩进2”样式。
    3. 文章中的图和图号说明,采用“注释标题”样式。


    规划结束之后,即可录入文字了。 

    首先,录入文章第一部分的大标题,如图5所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在任务窗格中单击“标题1”样式,即可快速设置好此标题的格式,如图6所示。 
     
     
    图5 录入标题

     
     
    图6 应用“标题1”样式后的格式


    用同样的方法,即可一边录入文字,一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”,即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后,可显示“有效样式”,这样不会显示无用的其他样式。 

    文章的部分内容录入和排版之后的效果如图7所示。为了方便对照,图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。 

     
     
    图7 用样式排版后的效果


    在录入和排版过程中,可能会经常在键盘和鼠标之间切换,这样会影响速度。对样式设置快捷键,就能避免频繁使用鼠标,提高录入和排版速度。 

    将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧,单击下拉箭头,如图8所示,单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框,如图9所示。 
     
     
    图8 修改样式

     
     
    图9 “修改样式”对话框


    单击【格式】按钮,选择【快捷键】命令,显示“自定义键盘”对话框,如图10所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键,例如【Ctrl】+【1】,在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键,而应该按下快捷键。单击【指定】按钮,快捷键即可生效。 
     
     
    图10 指定快捷键


    用同样的方法为其他样式指定快捷键。 

    现在,在文档中录入文字,然后按下某个样式的快捷键,即可快速设置好格式。 

    文档中的内容采用系统预设的样式后,格式可能不能完全符合实际需要。例如,“标题1”样式的字号太大,而且是左对齐方式,希望采用小一点的字号,并居中对齐。这时可以修改样式。 
    将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧,单击下拉箭头,如图8所示,单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框,如图9所示。选中“自动更新”选项,单击【确定】按钮完成设置。这样,当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时,就会自动更改“标题1”样式的格式。 

    选中采用了“标题1”样式的某段文字,例如“一、中国互联网络宏观状况”,然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式,不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。 

    因此,使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。 

     

    Collapse image查看和修改文章的层次结构

    文章比较长,定位会比较麻烦。采用样式之后,由于“标题1”~“标题9”样式具有级别,就能方便地进行层次结构的查看和定位。 

    从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,可在文档左侧显示文档的层次结构,如图11所示。在其中的标题上单击,即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,即可取消文档结构图。 
     
     
    图11 文档结构图


    如果文章中有大块区域的内容需要调整位置,以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时,同样不容易找到位置。 

    从菜单选择【视图】|【大纲】命令,进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏,如图12所示。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别,例如“显示级别3”,则文档中会显示从级别1到级别3的标题,如图13所示。
     
     
    图12 “大纲”工具栏

     
     
    图13 在大纲视图中显示的标题


    如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后,可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处,按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方,即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置,也会将其中的文字内容一起移动。

    从菜单选择【视图】|【页面】命令,即可返回到常用的页面视图编辑状态。 
     

    Collapse image对文章的不同部分分节

    文章的不同部分通常会另起一页开始,很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页,这是一种错误的做法,会导致修改时的重复排版,降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页,如果希望采用不同的页眉和页脚,这种做法就无法实现了。 

    正确的做法是插入分节符,将不同的部分分成不同的节,这样就能分别针对不同的节进行设置。 

    定位到第二部分的标题文字前,从菜单选择【插入】|【分隔符】命令,显示“分隔符”对话框,如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”,并单击【确定】按钮,就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符,这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节,还会使该节从新的一页开始,实现既分节,又分页的功能。

    用同样的方法对文章的其他部分分节。
     
     
    图14 插入分节符


    对于封面和目录,同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录,如图15所示,然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分节符。 

     
     
    图15 在文章最前面加入文章大标题和目录


    如果要取消分节,只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符,默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮
     
     
    PUBLIC\ZH-CN\890700\a15a
     ,即可查看隐藏的编辑标记。在如图16和图17所示中,分别显示了不同节末尾的分节符。 
     
     
    图16 完整显示的分节符

     
     
    图17 部分显示的分节符


    在段落标记和分节符之间单击,按【Delete】键即可删除分节符,并使分节符前后的两节合并为一节。 
     

    Collapse image为不同的节添加不同的页眉

    利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉,只有正文开始时才需要添加页眉,因为前面已经对文章进行分节,所以很容易实现这个功能。

    设置页眉和页脚时,最好从文章最前面开始,这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图18所示。 
     
     
    图18 页眉编辑状态


    注意在页眉的左上角显示有“页眉 – 第1节 –”的提示文字,表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面,不需要设置页眉,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮
     
     
    PUBLIC\ZH-CN\890700\a18a
     ,显示并设置下一节的页眉。 

    第2节是目录的页眉,同样不需要填写任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。 

    第3节的页眉如图19所示,注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字,则此文字将会出现在所有节的页眉中,因此不要急于设置。 
     
     
    图19 设置不同节的不同页眉


    在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 
     
     
    PUBLIC\ZH-CN\890700\a19a
    ,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页眉与前一节不同。 

    此时再在页眉中输入文字,例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉,因为后面节的页眉默认为“同前”,即与第3节相同。

    在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页眉编辑状态。 

    用打印预览可以查看各页页眉的设置情况,其中封面和目录没有页眉,目录之后才会在每页显示页眉。
     

    Collapse image在指定位置添加页码

    通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码,这样得到的页码,将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码,从目录之后的内容再添加页码,并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。 

    按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图18所示。 

    在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮
     
     
    PUBLIC\ZH-CN\890700\a19b
     ,显示页脚区域,如图20所示。 
     
     
    图20 页脚编辑状态


    注意在页脚的左上角显示有“页脚 – 第1节 –”的提示文字,表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面,不需要在页脚区域添加页码,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ,显示并设置下一节的页脚。 

    第2节是目录的页脚,同样不需要添加任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。

    第3节的页脚如图21所示,注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码,则页码将会出现在所有节的页脚中,因此不要急于插入页码。 

     
     
    图21 设置不同节的不同页脚


    在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页脚与前一节不同。 

    这时再插入页码,就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。 

    从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框,如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮,显示“页码格式”对话框,如图23所示。默认情况下,“页码编排”设置为“续前节”,表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置,则会自动计算第1节和第2节的页数,然后在当前的第3节接续前面的页号,这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”,这样就与前面节是否有页码无关了。 
     
     
    图22 插入页码

     
     
    图23 设置页码格式


    第3节之后的其他节无需再设置页码,因为页脚的默认设置为“同前”,而且页码格式默认设置均为“续前节”,将会自动为每一节编排页码。 

    在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页脚编辑状态。 

    用打印预览可以查看各页页脚的设置情况,其中封面和目录没有页码,目录之后才会在每页显示页码,并且目录之后的页码从1开始编号。
     

    Collapse image插入目录

    最后可以为文档添加目录。要成功添加目录,应该正确采用带有级别的样式,例如“标题1”~“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录,但采用带级别的样式是最方便的一种。 

    定位到需要插入目录的位置,从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令,显示“索引和目录”对话框,单击“目录”选项卡,如图24所示。 
     
     
    图24 插入目录


    在“显示级别”中,可指定目录中包含几个级别,从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的,它们分别对应级别1~9。 

    如果要设置更为精美的目录格式,可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。 

    单击【确定】按钮,即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的(会显示灰色底纹),因此可以进行更新。

    当文档中的内容或页码有变化时,可在目录中的任意位置单击右键,选择“更新域”命令,显示“更新目录”对话框,如图25所示。如果只是页码发生改变,可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减,可选择“更新整个目录”。 
     
     
    图25 更新目录
     

    Collapse image小结

    至此,整篇文档排版完毕。在整个排版过程中,可以注意到样式和分节的重要性。 

    采用样式,可以实现边录入边快速排版,修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式,并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。 

    对文档的不同部分进行分节,有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。 

    有关样式和分节应用,以及页眉页脚的设置,这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇文章将会看到更为精彩和美妙的应用。
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  • Word大型文档排版指南

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  • Word长篇文档排版技巧

    万次阅读 2005-08-06 15:51:00
    市场部经常要出各种分析报告,一写就是洋洋洒洒...制作目录也是出力不讨好的事,尽管小王知道Word中有插入目录的功能,可是尝试了几次就弃之不用了,原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录,加班加点数页码居

    市场部经常要出各种分析报告,一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下,然而每每困扰他的却是排版的问题,每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改,整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事,尽管小王知道Word中有插入目录的功能,可是尝试了几次就弃之不用了,原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录,加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活,小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧,这才发现,这半天的时间,可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。

    小王把自己的体会重点总结为两点:

    1. 制作长文档前,先要规划好各种设置,尤其是样式设置
    2. 不同的篇章部分一定要分节,而不是分页

    下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。

    单面打印的简单报告

    这份报告要求的格式是:A4纸;要有封面和目录;单面打印;除封面和目录外,每页的页眉是报告的题目;页码一律在页面底端的右侧,封面和目录没有页码,目录之后为第1页。

    设置纸张和文档网格

    写文章前,不要上来就急于动笔,先要找好合适大小的“纸”,这个“纸”就是Word中的页面设置。

    从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,选择【纸张】选项卡,如图1所示。


    图1 选择纸张

    通常纸张大小都用A4纸,所以可采用默认设置。有时也会用B5纸,只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。

    很多人习惯先录入内容,最后再设纸张大小。由于默认是A4纸,如果改用B5纸,就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以,先进行页面设置,可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜,避免事后的修改。

    考虑到阅读报告的领导年龄都比较大,对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力,还可以调整一下文字。通常,很多人都采用增大字号的办法。其实,可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距,即使不增大字号,也能使内容看起来更清晰。

    在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡,如图2所示。

    图2 用“文档网格”调整字距和行距

    选中“指定行和字符网格”,在“字符”设置中,默认为“每行39”个字符,可以适当减小,例如改为“每行37”个字符。同样,在“行”设置中,默认为“每页44”行,可以适当减小,例如改为“每页42”行。这样,文字的排列就均匀清晰了。

    设置样式

    现在,还是不用急于录入文字,需要指定一下文字的样式。通常,很多人都是在录入文字后,用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式,用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐,但这样的操作要重复很多次,而且一旦设置的不合理,最后还要一一修改。

    熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心,因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而,如果有几十个、上百个这样的修改,也得刷上几十次、上百次,岂不是变成白领油漆工了?使用了样式就不必有这样的担心。

    样式是什么?简单地说,样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式,例如,“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式,都需要选择某一种格式,如果文字的格式比较复杂,就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合,它可以包含几乎所有的格式,设置时只需选择一下某个样式,就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

    样式在设置时也很简单,将各种格式设计好后,起一个名字,就可以变成样式。而通常情况下,我们只需使用Word提供的预设样式就可以了,如果预设的样式不能满足要求,只需略加修改即可。

    从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式,如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容,在图3中,“显示”为“有效格式”,则其中的内容即有格式,又有样式。例如,“加粗”为格式,“标题1”为样式,“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说,很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念,可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”,则显示如图4所示的内容。这时,将只会显示文档中正在使用及默认的样式。

    图3 有效格式

    图4 有效样式

    “正文”样式是文档中的默认样式,新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的,因此“正文”样式是Word中的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。

    “标题1”~“标题9”为标题样式,它们通常用于各级标题段落,与其他样式最为不同的是标题样式具有级别,分别对应级别1~9。这样,就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图4所示的样式列表中,只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式,如果标题的级别比较多,可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”,即可选择“标题4”~“标题9”样式。

    现在,规划一下文章中可能用到的样式。

    • 对于文章中的每一部分或章节的大标题,采用“标题1”样式,章节中的小标题,按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。
    • 文章中的说明文字,采用“正文首行缩进2”样式。
    • 文章中的图和图号说明,采用“注释标题”样式。

    规划结束之后,即可录入文字了。

    首先,录入文章第一部分的大标题,如图5所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在任务窗格中单击“标题1”样式,即可快速设置好此标题的格式,如图6所示。

    图5 录入标题

    图6 应用“标题1”样式后的格式

    用同样的方法,即可一边录入文字,一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”,即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后,可显示“有效样式”,这样不会显示无用的其他样式。

    文章的部分内容录入和排版之后的效果如图7所示。为了方便对照,图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。

    图7 用样式排版后的效果

    在录入和排版过程中,可能会经常在键盘和鼠标之间切换,这样会影响速度。对样式设置快捷键,就能避免频繁使用鼠标,提高录入和排版速度。

    将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧,单击下拉箭头,如图8所示,单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框,如图9所示。

    图8 修改样式

    图9 “修改样式”对话框

    单击【格式】按钮,选择【快捷键】命令,显示“自定义键盘”对话框,如图10所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键,例如【Ctrl】+【1】,在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键,而应该按下快捷键。单击【指定】按钮,快捷键即可生效。

    图10 指定快捷键

    用同样的方法为其他样式指定快捷键。

    现在,在文档中录入文字,然后按下某个样式的快捷键,即可快速设置好格式。

    文档中的内容采用系统预设的样式后,格式可能不能完全符合实际需要。例如,“标题1”样式的字号太大,而且是左对齐方式,希望采用小一点的字号,并居中对齐。这时可以修改样式。
    将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧,单击下拉箭头,如图8所示,单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框,如图9所示。选中“自动更新”选项,单击【确定】按钮完成设置。这样,当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时,就会自动更改“标题1”样式的格式。

    选中采用了“标题1”样式的某段文字,例如“一、中国互联网络宏观状况”,然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式,不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。

    因此,使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。

    查看和修改文章的层次结构

    文章比较长,定位会比较麻烦。采用样式之后,由于“标题1”~“标题9”样式具有级别,就能方便地进行层次结构的查看和定位。

    从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,可在文档左侧显示文档的层次结构,如图11所示。在其中的标题上单击,即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,即可取消文档结构图。

    图11 文档结构图

    如果文章中有大块区域的内容需要调整位置,以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时,同样不容易找到位置。

    从菜单选择【视图】|【大纲】命令,进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏,如图12所示。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别,例如“显示级别3”,则文档中会显示从级别1到级别3的标题,如图13所示。

    图12 “大纲”工具栏

    图13 在大纲视图中显示的标题

    如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后,可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处,按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方,即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置,也会将其中的文字内容一起移动。

    从菜单选择【视图】|【页面】命令,即可返回到常用的页面视图编辑状态。

    对文章的不同部分分节

    文章的不同部分通常会另起一页开始,很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页,这是一种错误的做法,会导致修改时的重复排版,降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页,如果希望采用不同的页眉和页脚,这种做法就无法实现了。

    正确的做法是插入分节符,将不同的部分分成不同的节,这样就能分别针对不同的节进行设置。

    定位到第二部分的标题文字前,从菜单选择【插入】|【分隔符】命令,显示“分隔符”对话框,如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”,并单击【确定】按钮,就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符,这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节,还会使该节从新的一页开始,实现既分节,又分页的功能。

    用同样的方法对文章的其他部分分节。

    图14 插入分节符

    对于封面和目录,同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录,如图15所示,然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分节符。

    图15 在文章最前面加入文章大标题和目录

    如果要取消分节,只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符,默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ,即可查看隐藏的编辑标记。在如图16和图17所示中,分别显示了不同节末尾的分节符。

    图16 完整显示的分节符

    图17 部分显示的分节符

    在段落标记和分节符之间单击,按【Delete】键即可删除分节符,并使分节符前后的两节合并为一节。

    为不同的节添加不同的页眉

    利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉,只有正文开始时才需要添加页眉,因为前面已经对文章进行分节,所以很容易实现这个功能。

    设置页眉和页脚时,最好从文章最前面开始,这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图18所示。

    图18 页眉编辑状态

    注意在页眉的左上角显示有“页眉 – 第1节 –”的提示文字,表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面,不需要设置页眉,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ,显示并设置下一节的页眉。

    第2节是目录的页眉,同样不需要填写任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。

    第3节的页眉如图19所示,注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字,则此文字将会出现在所有节的页眉中,因此不要急于设置。

    图19 设置不同节的不同页眉

    在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页眉与前一节不同。

    此时再在页眉中输入文字,例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉,因为后面节的页眉默认为“同前”,即与第3节相同。

    在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页眉编辑状态。

    用打印预览可以查看各页页眉的设置情况,其中封面和目录没有页眉,目录之后才会在每页显示页眉。

    在指定位置添加页码

    通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码,这样得到的页码,将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码,从目录之后的内容再添加页码,并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。

    按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图18所示。

    在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ,显示页脚区域,如图20所示。

    图20 页脚编辑状态

    注意在页脚的左上角显示有“页脚 – 第1节 –”的提示文字,表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面,不需要在页脚区域添加页码,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ,显示并设置下一节的页脚。

    第2节是目录的页脚,同样不需要添加任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。

    第3节的页脚如图21所示,注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码,则页码将会出现在所有节的页脚中,因此不要急于插入页码。

    图21 设置不同节的不同页脚

    在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页脚与前一节不同。

    这时再插入页码,就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。

    从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框,如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮,显示“页码格式”对话框,如图23所示。默认情况下,“页码编排”设置为“续前节”,表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置,则会自动计算第1节和第2节的页数,然后在当前的第3节接续前面的页号,这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”,这样就与前面节是否有页码无关了。

    图22 插入页码

    图23 设置页码格式

    第3节之后的其他节无需再设置页码,因为页脚的默认设置为“同前”,而且页码格式默认设置均为“续前节”,将会自动为每一节编排页码。

    在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页脚编辑状态。

    用打印预览可以查看各页页脚的设置情况,其中封面和目录没有页码,目录之后才会在每页显示页码,并且目录之后的页码从1开始编号。

    插入目录

    最后可以为文档添加目录。要成功添加目录,应该正确采用带有级别的样式,例如“标题1”~“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录,但采用带级别的样式是最方便的一种。

    定位到需要插入目录的位置,从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令,显示“索引和目录”对话框,单击“目录”选项卡,如图24所示。

    图24 插入目录

    在“显示级别”中,可指定目录中包含几个级别,从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的,它们分别对应级别1~9。

    如果要设置更为精美的目录格式,可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。

    单击【确定】按钮,即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的(会显示灰色底纹),因此可以进行更新。

    当文档中的内容或页码有变化时,可在目录中的任意位置单击右键,选择“更新域”命令,显示“更新目录”对话框,如图25所示。如果只是页码发生改变,可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减,可选择“更新整个目录”。

    图25 更新目录

    小结

    至此,整篇文档排版完毕。在整个排版过程中,可以注意到样式和分节的重要性。

    采用样式,可以实现边录入边快速排版,修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式,并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。

    对文档的不同部分进行分节,有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。

    有关样式和分节应用,以及页眉页脚的设置,这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇文章将会看到更为精彩和美妙的应用。


    --  作者:rytsing
    --  发布时间:2004-12-14 9:46:29

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    Word长篇文档排版技巧(二)

    小王经过一段时间的学习和摸索,现在已经成为市场部的Word高手,制作报告又快又好,同事们经常向他请教。不料,这却应验了那句话:能者多劳。市场部经理这次又给小王安排了一个重要的任务:制作一个专业的分析报告,要做成杂志的效果,还要正式出版印刷。小王找来很多正式出版的杂志和书刊进行对比,这才发现,杂志和书刊的编排难点很多,主要有以下几个特点:

    • 正反面打印或印刷。
    • 如果杂志或书比较厚,每页的左侧会留出一些空白,以便装订后不会遮挡文字。
    • 奇数页总是位于翻开的书的右侧页上,偶数页总是位于左侧页上,如图1所示。
    • 对于书而言,每一章的首页总是位于右侧页(奇数页),如图1所示中的目录和第1章首页。
    • 如果某章的前一页没有内容,会保留空白页,空白页总是位于左侧页(偶数页),如图1所示中的目录左侧的页和第1章首页左侧的页。
    • 奇偶页的页眉可以不同,一般偶数页可显示文章或书名,奇数页显示本章标题,如图1所示。
    • 每一章的首页都没有页眉,如图1所示。
    • 目录和正文部分采用不同的页码格式,(例如目录用罗马数字,正文用阿拉伯数字),并且都从1开始编号。

    图1 杂志或书的印刷规范

    怎么设计这样的文档呢?抓住以下几个关键就行了:

    1. 页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉
    2. 分节时,每一节可以从奇数页或偶数页开始,而不一定是从下一页开始
    3. 域可以帮助自动填写某些内容(例如目录、页眉文字)
    4. 打印设置可以让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印

    双面打印的复杂报告

    这份报告要求的格式将完全按照上述所列的杂志或书的特点进行设计。

    预留装订线区域

    为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字,可以预留出装订线区域。
    从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,选择【页边距】选项卡,如图2所示。

    图2 设置装订线

    在“页码范围”中,设置“多页”为“对称页边距”;在“页边距”中,设置“装订线”为“2厘米”,并可预览效果;在“预览”中设置“应用于”为“整篇文档”。

    设置节和页眉页脚

    文档中已经用【插入】|【分隔符】|【分节符类型】|【下一页】的方式为不同的章分节(参见上一期内容),现在需要将节和页眉页脚进一步设置。
    在“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡,如图3所示。

    图3 设置节和页眉页脚

    在“节”中选择“节的起始位置”为“奇数页”,这样可以让每一节都从奇数页开始,从而让每章的首页位于奇数页。

    在“页眉和页脚”中选中“奇偶页不同”和“首页不同”,这样可以分别添加奇数页、偶数页和每一节的首页的页眉和页脚,并使其内容不同。

    在“预览”中选择“应用于”为“整篇文档”。

    如果此时打印预览,会看到在目录前和第1章前等位置出现空白页。这是因为每一节都从奇数页开始的缘故。当上一节的文字在奇数页就结束时,为了让本节从奇数页开始,就会自动加入空白页。特别要注意,这个空白页只有打印预览时才可看到,在编辑状态下无法看到,不要误以为没有加入空白页。

    添加不同内容的页眉

    在添加页眉时,只要充分理解了分节的作用,就能快速设置出复杂的页眉。
    设置页眉和页脚时,从文档开始位置设置不容易出错。按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入页眉和页脚编辑状态,如图4所示。

    图4 第1节的首页页眉

    首先会显示第1节的首页页眉,这是封面的页眉,无需设置。
    在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ,显示第2节的首页页眉,如图5所示。

    图5 第2节的首页页眉

    第2节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”,表示与上一节的首页页眉相同,目录同样无需设置页眉。

    在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ,显示第3节的首页页眉,如图6所示。

    图6 第3节的首页页眉

    第3节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”,表示与上一节的首页页眉相同,每一章的首页同样无需设置页眉。
    在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ,显示第3节的偶数页页眉,如图7所示。

    图7 第3节的偶数页页眉

    在本文档中,这是第一次出现正文中的偶数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有偶数页页眉(例如目录比较长时,就有可能在目录节首先出现偶数页页眉),就应该使此处的偶数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮 ,使“与上一节相同”消失。在页眉处输入本文档的大标题(一般是杂志名或书名),并使其左对齐,如图8所示。

    图8 与上节不同的偶数页页眉

    在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ,显示第3节的奇数页页眉,如图9所示。

    图9 第3节的奇数页页眉

    在本文档中,这是第一次出现正文中的奇数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有奇数页页眉(例如目录比较长时,就有可能在目录节首先出现奇数页页眉),就应该使此处的奇数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮 ,使“与上一节相同”消失。
    奇数页的页眉要显示每章的标题,如果按照常用方法,可以录入标题内容,但是,必须在以后的每一节录入不同的标题,比较麻烦。

    利用插入域的方法,可以一次性设置好所有奇数页的标题,并使标题自动采用该节的标题。
    注意到每一章的标题都采用了“标题一”样式,可以用一个域引用“标题一”样式,这样就能自动根据当前节的“标题一”样式显示它所对应的文字内容,无需反复录入。

    定位到页眉中,从菜单选择【插入】|【域】命令,显示“域”对话框,如图10所示。

    图10 插入“StyleRef”域,并引用“标题1”样式

    在“域名”中选择“StyleRef”域,并在“样式名”中选择“标题一”样式,表示引用“标题一”样式中的文字。
    单击【确定】按钮后,即可将本节“标题一”样式对应的文字插入页眉,设置页眉右对齐后,得到如图11所示的效果。

    图11 与上节不同的奇数页页眉,引用“标题一”样式对应的文字

    在“页眉和页脚”工具栏连续单击“显示下一项”按钮 ,显示其他节的首页、偶数页和奇数页页眉,此时都保持默认设置即可,让每个页眉都与上节相同。其中奇数页页眉会根据当前节的“标题一”样式所对应的文字的变化自动改变。

    在“页眉和页脚”工具栏单击“关闭”按钮,退出页眉和页脚编辑状态。

    去除页眉中多余的水平线

    在文档的首页页眉中会注意到,虽然没有文字,却保留了一条水平线。可以去除这条多余的水平线。

    按【Ctrl】+【Home】键定位到文档开始位置,在页眉处双击即可快速进入页眉和页脚编辑状态。要成功去除页眉中的水平线,必须先选中页眉中的段落标记,如图12所示。

    图12 选中页眉中的段落标记

    从菜单选择【格式】|【边框和底纹】命令,显示“边框和底纹”对话框,如图13所示。

    图13 去除段落边框

    在预览中可以看到段落底部添加了一条水平线,页眉中的水平线实际上是用段落的下边框线制作出来的。在左侧的“设置”中选择“无”,即可去除段落边框,从而使页眉中的水平线消失。
    由于是在第1节的首页去除水平线,后续其他节的首页设置均为“与上一节相同”,因此后续节首页的水平线也会消失,不必再进行设置了。

    添加不同类型的页码

    在杂志和书中,目录和章节可以分别采用不同类型的页码。例如,目录的页码用罗马数字I,II,III,IV等,章节的页码用阿拉伯数字1,2,3等。要实现这样的页码编排,同样要借助分节来实现。

    按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入页眉和页脚编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ,切换到页脚,显示第1节首页页脚,如图14所示。

    图14 第1节的首页页脚

    第1节是封面,不需要添加页码,在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ,显示第2节的首页页脚,如图15所示。

    图15 第2节的首页页脚

    第2节是目录,需要添加罗马数字的页码。在第2节首页页脚的右上方显示“与上一节相同”,表示与第1节首页相同,显然,需要断开和第1节之间的链接。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ,“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框,如图16所示。

    图16 “页码”对话框

    选择“对齐方式”为“外侧”,并可以在对话框中预览页码位于外侧的效果。选中“首页显示页码”。有些书籍在每章的首页不显示页码,如果是这种情况,也可以不选中此选项。

    单击“格式”按钮,显示“页码格式”对话框,可设置页码的格式和起始编号,如图17所示。

    图17 “页码格式”对话框

    在“数字格式”中选择罗马数字格式“I,II,III,…”,在“页码编排”中选择“起始页码”为“I”。
    单击【确定】按钮结束设置。注意第2节的页脚提示文字变为“奇数页页脚 -第2节-”,并且没有出现预期的页码,如图18所示。这是由于在如图16所示的对话框中,选择了“首页显示页码”,从而使原来的“首页不同”功能失效,自动转变为奇数页页脚,并且会显示“与上一节相同”。如果切换到页眉,还会看到自动添加了一条水平线,这是因为此节已经变为奇数页页眉,从而与上一节的首页页眉格式不再一样了。可以在完成所有的页码设置后,按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除水平线。

    图18 第2节的页脚改变为奇数页页脚

    重复一遍刚才的操作即可设置好此节的页码:在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ,“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框,如图16所示。此时的页码格式已经自动采用了上次的设置,因此只需单击【确定】按钮即可。现在可以看到罗马数字页码出现在第2节奇数页右侧,如图19所示。

    图19 第2节(目录)的页码

    如果目录较长,在目录的第2页会显示偶数页页脚,其中将自动采用罗马数字格式,无需再进行设置。

    在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ,显示第3节的首页页脚,如图20所示。

    图20 第3节的首页页脚

    第3节的首页页脚会显示“与上一节相同”提示文字。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ,“与上一节相同”提示文字消失。在“页眉和页脚”工具栏单击“设置页码格式”按钮 ,显示“页码格式”对话框,如图21所示。

    图21 “页码格式”对话框

    在“数字格式”中选择“1,2,3,…”,在“页码编排”中选择“起始页码”为“1”。设置完毕,后面的所有节都会延续页码的设置和编号。

    至此,整篇文档的页码格式和编号设置完毕。

    最后,按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除第2节(目录)页眉中的水平线即可完成所有的设置。

    双面打印设置

    文档需要双面打印时,可以有多种设置和打印方法。

    • 手动双面打印

    从菜单选择【文件】|【打印】命令,显示“打印”对话框,如图22所示。

    图22 手动双面打印

    选中“手动双面打印”,其他设置保持默认值。
    当开始打印时,打印机会在打印完一面后提示换纸,将纸张背面放入打印机即可打印出背面内容。每张纸都需要手动放入打印机才能打印背面。
    手动双面打印的方法比较麻烦,适合打印纸张很少的情况。

    • 分别打印奇数页和偶数页

    如果先打印所有的奇数页,再在所有奇数页的背面打印偶数页,就能比较快速地完成双面打印。

    从菜单选择【文件】|【打印】命令,显示“打印”对话框,如图23所示。

    图23 分别打印奇数页和偶数页

    在“打印”中选择“奇数页”,并单击【确定】按钮开始打印。打印时,通常会将纸匣中最上面的纸先送入打印机。

    打印完毕,会得到按1,3,5……顺序排列的所有奇数页。将这些奇数页重新放入纸匣,一般应将背面未打印的部分朝向正面。注意如果开始打印,第1张送入打印机的纸不是第1页,而是页码最大的纸。还需要注意纸张方向,不要使背面在打印出来后文字颠倒。此外,打印背面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印,需要注意Word文档中最后一页的页号。如果最后一页的页号为偶数,直接将所有的奇数页放入纸匣;如果最后一页的页号为奇数,应取出已打印好的最后一页纸,并将余下的奇数页放入纸匣,否则将会出现偶数页打印错位(例如,最后一页为99页时,如果把所有的奇数页放入纸匣,第98页会打印在第99页背面,正确的应该是打印在第97页背面)。

    在“打印”对话框的“打印”中选择“偶数页”,并单击“选项”按钮,显示对话框,如图24所示。

    图24 逆页序打印设置

    选中“打印选项”中的“逆页序打印”,将会从最后一页开始逆序打印。如果纸匣中最上面的纸已打印的页面是第97页,则背面将会打印第98页,并按照96,94,92…的顺序打印其他页,从而实现双面打印。

    分别打印奇数页和偶数页效率较高,但如果出现卡纸等问题,就需要重新打印出现问题的奇数页和偶数页。

    • 全自动双面打印

    全自动双面打印需要采用具备双面打印功能的打印机。利用打印机的设置,就能在打印完一张奇数页后,自动将纸重新卷回并打印背面的偶数页。具体用法可参见双面打印机的使用说明。在打印设置中通常采用默认设置即可。

    小结

    无论多么复杂的排版,只要用好了分节、样式、页面设置和页眉页脚设置,就能轻松快捷地制作出专业水准的文档。

    域是提高效率、自动生成文本内容的工具。

    Word的打印功能极其强大,可以满足各种打印需求。

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  • Word 2003 长篇文档排版技巧 简介 单面打印的简单报告 设置纸张和文档网格 设置样式 查看和修改文章的层次结构 对文章的不同部分分节 为不同的节添加不同的页眉 在指定位置添加页码 ...
  • Word 2003 长篇文档排版技巧

    千次阅读 2012-09-03 08:38:11
    简介 市场部经常要出各种分析报告,一写就是洋洋洒洒几...制作目录也是出力不讨好的事,尽管小王知道Word中有插入目录的功能,可是尝试了几次就弃之不用了,原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录,加班加点

    简介

    市场部经常要出各种分析报告,一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下,然而每每困扰他的却是排版的问题,每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改,整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事,尽管小王知道Word中有插入目录的功能,可是尝试了几次就弃之不用了,原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录,加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活,小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧,这才发现,这半天的时间,可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。 小王把自己的体会重点总结为两点:

    1.

    制作长文档前,先要规划好各种设置,尤其是样式设置

    2.

    不同的篇章部分一定要分节,而不是分页

    下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。

    单面打印的简单报告

    这份报告要求的格式是:A4纸;要有封面和目录;单面打印;除封面和目录外,每页的页眉是报告的题目;页码一律在页面底端的右侧,封面和目录没有页码,目录之后为第1页。

    设置纸张和文档网格

    写文章前,不要上来就急于动笔,先要找好合适大小的“纸”,这个“纸”就是Word中的页面设置。

    从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,选择【纸张】选项卡,如图1所示。

    通常纸张大小都用A4纸,所以可采用默认设置。有时也会用B5纸,只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。

    很多人习惯先录入内容,最后再设纸张大小。由于默认是A4纸,如果改用B5纸,就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以,先进行页面设置,可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜,避免事后的修改。

    考虑到阅读报告的领导年龄都比较大,对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力,还可以调整一下文字。通常,很多人都采用增大字号的办法。其实,可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距,即使不增大字号,也能使内容看起来更清晰。

    在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡,如图2所示。

    选中“指定行和字符网格”,在“字符”设置中,默认为“每行39”个字符,可以适当减小,例如改为“每行37”个字符。同样,在“行”设置中,默认为“每页44”行,可以适当减小,例如改为“每页42”行。这样,文字的排列就均匀清晰了。

    设置样式

    现在,还是不用急于录入文字,需要指定一下文字的样式。通常,很多人都是在录入文字后,用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式,用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐,但这样的操作要重复很多次,而且一旦设置的不合理,最后还要一一修改。

    熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心,因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而,如果有几十个、上百个这样的修改,也得刷上几十次、上百次,岂不是变成白领油漆工了?使用了样式就不必有这样的担心。

    样式是什么?简单地说,样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式,例如,“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式,都需要选择某一种格式,如果文字的格式比较复杂,就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合,它可以包含几乎所有的格式,设置时只需选择一下某个样式,就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

    样式在设置时也很简单,将各种格式设计好后,起一个名字,就可以变成样式。而通常情况下,我们只需使用Word提供的预设样式就可以了,如果预设的样式不能满足要求,只需略加修改即可。

    从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式,如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容,在图3中,“显示”为“有效格式”,则其中的内容即有格式,又有样式。例如,“加粗”为格式,“标题1”为样式,“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说,很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念,可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”,则显示如图4所示的内容。这时,将只会显示文档中正在使用及默认的样式。

    “正文”样式是文档中的默认样式,新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的,因此“正文”样式是Word中的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。

    “标题1”~“标题9”为标题样式,它们通常用于各级标题段落,与其他样式最为不同的是标题样式具有级别,分别对应级别1~9。这样,就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图4所示的样式列表中,只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式,如果标题的级别比较多,可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”,即可选择“标题4”~“标题9”样式。

    现在,规划一下文章中可能用到的样式。

    a.

    对于文章中的每一部分或章节的大标题,采用“标题1”样式,章节中的小标题,按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。

    b.

    文章中的说明文字,采用“正文首行缩进2”样式。

    c.

    文章中的图和图号说明,采用“注释标题”样式。

    规划结束之后,即可录入文字了。

    首先,录入文章第一部分的大标题,如图5所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在任务窗格中单击“标题1”样式,即可快速设置好此标题的格式,如图6所示。

    用同样的方法,即可一边录入文字,一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”,即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后,可显示“有效样式”,这样不会显示无用的其他样式。

    文章的部分内容录入和排版之后的效果如图7所示。为了方便对照,图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。

    在录入和排版过程中,可能会经常在键盘和鼠标之间切换,这样会影响速度。对样式设置快捷键,就能避免频繁使用鼠标,提高录入和排版速度。

    将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧,单击下拉箭头,如图8所示,单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框,如图9所示。

    单击【格式】按钮,选择【快捷键】命令,显示“自定义键盘”对话框,如图10所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键,例如【Ctrl】+【1】,在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键,而应该按下快捷键。单击【指定】按钮,快捷键即可生效。

    用同样的方法为其他样式指定快捷键。

    现在,在文档中录入文字,然后按下某个样式的快捷键,即可快速设置好格式。

    文档中的内容采用系统预设的样式后,格式可能不能完全符合实际需要。例如,“标题1”样式的字号太大,而且是左对齐方式,希望采用小一点的字号,并居中对齐。这时可以修改样式。

    将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧,单击下拉箭头,如图8所示,单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框,如图9所示。选中“自动更新”选项,单击【确定】按钮完成设置。这样,当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时,就会自动更改“标题1”样式的格式。

    选中采用了“标题1”样式的某段文字,例如“一、中国互联网络宏观状况”,然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式,不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。

    因此,使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。

    查看和修改文章的层次结构

    文章比较长,定位会比较麻烦。采用样式之后,由于“标题1”~“标题9”样式具有级别,就能方便地进行层次结构的查看和定位。

    从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,可在文档左侧显示文档的层次结构,如图11所示。在其中的标题上单击,即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,即可取消文档结构图。

    如果文章中有大块区域的内容需要调整位置,以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时,同样不容易找到位置。

    从菜单选择【视图】|【大纲】命令,进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏,如图12所示。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别,例如“显示级别3”,则文档中会显示从级别1到级别3的标题,如图13所示。

    如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后,可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处,按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方,即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置,也会将其中的文字内容一起移动。

    从菜单选择【视图】|【页面】命令,即可返回到常用的页面视图编辑状态。

    对文章的不同部分分节

    文章的不同部分通常会另起一页开始,很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页,这是一种错误的做法,会导致修改时的重复排版,降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页,如果希望采用不同的页眉和页脚,这种做法就无法实现了。

    正确的做法是插入分节符,将不同的部分分成不同的节,这样就能分别针对不同的节进行设置。

    定位到第二部分的标题文字前,从菜单选择【插入】|【分隔符】命令,显示“分隔符”对话框,如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”,并单击【确定】按钮,就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符,这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节,还会使该节从新的一页开始,实现既分节,又分页的功能。

    用同样的方法对文章的其他部分分节。

    对于封面和目录,同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录,如图15所示,然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分节符。

    如果要取消分节,只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符,默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ,即可查看隐藏的编辑标记。在如图16和图17所示中,分别显示了不同节末尾的分节符。

    在段落标记和分节符之间单击,按【Delete】键即可删除分节符,并使分节符前后的两节合并为一节。

    为不同的节添加不同的页眉

    利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉,只有正文开始时才需要添加页眉,因为前面已经对文章进行分节,所以很容易实现这个功能。

    设置页眉和页脚时,最好从文章最前面开始,这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图18所示。

    注意在页眉的左上角显示有“页眉 – 第1节 –”的提示文字,表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面,不需要设置页眉,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ,显示并设置下一节的页眉。

    第2节是目录的页眉,同样不需要填写任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。

    第3节的页眉如图19所示,注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字,则此文字将会出现在所有节的页眉中,因此不要急于设置。

    在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页眉与前一节不同。

    此时再在页眉中输入文字,例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉,因为后面节的页眉默认为“同前”,即与第3节相同。

    在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页眉编辑状态。

    用打印预览可以查看各页页眉的设置情况,其中封面和目录没有页眉,目录之后才会在每页显示页眉。

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    在指定位置添加页码

    通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码,这样得到的页码,将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码,从目录之后的内容再添加页码,并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。

    按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图18所示。

    在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ,显示页脚区域,如图20所示。

    注意在页脚的左上角显示有“页脚 – 第1节 –”的提示文字,表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面,不需要在页脚区域添加页码,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ,显示并设置下一节的页脚。

    第2节是目录的页脚,同样不需要添加任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。

    第3节的页脚如图21所示,注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码,则页码将会出现在所有节的页脚中,因此不要急于插入页码。

    在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页脚与前一节不同。

    这时再插入页码,就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。

    从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框,如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮,显示“页码格式”对话框,如图23所示。默认情况下,“页码编排”设置为“续前节”,表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置,则会自动计算第1节和第2节的页数,然后在当前的第3节接续前面的页号,这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”,这样就与前面节是否有页码无关了。

    第3节之后的其他节无需再设置页码,因为页脚的默认设置为“同前”,而且页码格式默认设置均为“续前节”,将会自动为每一节编排页码。

    在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页脚编辑状态。

    用打印预览可以查看各页页脚的设置情况,其中封面和目录没有页码,目录之后才会在每页显示页码,并且目录之后的页码从1开始编号。

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    插入目录

    最后可以为文档添加目录。要成功添加目录,应该正确采用带有级别的样式,例如“标题1”~“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录,但采用带级别的样式是最方便的一种。

    定位到需要插入目录的位置,从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令,显示“索引和目录”对话框,单击“目录”选项卡,如图24所示。

    在“显示级别”中,可指定目录中包含几个级别,从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的,它们分别对应级别1~9。

    如果要设置更为精美的目录格式,可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。

    单击【确定】按钮,即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的(会显示灰色底纹),因此可以进行更新。

    当文档中的内容或页码有变化时,可在目录中的任意位置单击右键,选择“更新域”命令,显示“更新目录”对话框,如图25所示。如果只是页码发生改变,可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减,可选择“更新整个目录”。

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    小结

    至此,整篇文档排版完毕。在整个排版过程中,可以注意到样式和分节的重要性。

    采用样式,可以实现边录入边快速排版,修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式,并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。

    对文档的不同部分进行分节,有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。

    有关样式和分节应用,以及页眉页脚的设置,这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇文章将会看到更为精彩和美妙的应用。

    Word 2003 长篇文档排版技巧(二)

    简介

    小王经过一段时间的学习和摸索,现在已经成为市场部的Word高手,制作报告又快又好,同事们经常向他请教。不料,这却应验了那句话:能者多劳。市场部经理这次又给小王安排了一个重要的任务:制作一个专业的分析报告,要做成杂志的效果,还要正式出版印刷。小王找来很多正式出版的杂志和书刊进行对比,这才发现,杂志和书刊的编排难点很多,主要有以下几个特点:

    ?

    正反面打印或印刷

    ?

    如果杂志或书比较厚,每页的左侧会留出一些空白,以便装订后不会遮挡文字。

    ?

    奇数页总是位于翻开的书的右侧页上,偶数页总是位于左侧页上,如图1所示。

    ?

    对于书而言,每一章的首页总是位于右侧页(奇数页),如图1所示中的目录和第1章首页。

    ?

    如果某章的前一页没有内容,会保留空白页,空白页总是位于左侧页(偶数页),如图1所示中的目录左侧的页和第1章首页左侧的页。

    ?

    奇偶页的页眉可以不同,一般偶数页可显示文章或书名,奇数页显示本章标题,如图1所示。

    ?

    每一章的首页都没有页眉,如图1所示。

    ?

    目录和正文部分采用不同的页码格式,(例如目录用罗马数字,正文用阿拉伯数字),并且都从1开始编号。

    怎么设计这样的文档呢?抓住以下几个关键就行了:

    1.

    页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉

    2.

    分节时,每一节可以从奇数页或偶数页开始,而不一定是从下一页开始

    3.

    域可以帮助自动填写某些内容(例如目录、页眉文字)

    4.

    打印设置可以让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印

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    双面打印的复杂报告

    这份报告要求的格式将完全按照上述所列的杂志或书的特点进行设计。

    回到顶端

    预留装订线区域

    为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字,可以预留出装订线区域。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,选择【页边距】选项卡,如图2所示。

    在“页码范围”中,设置“多页”为“对称页边距”;在“页边距”中,设置“装订线”为“2厘米”,并可预览效果;在“预览”中设置“应用于”为“整篇文档”。

    回到顶端

    设置节和页眉页脚

    文档中已经用【插入】|【分隔符】|【分节符类型】|【下一页】的方式为不同的章分节(参见上一期内容),现在需要将节和页眉页脚进一步设置。在“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡,如图3所示。

    在“节”中选择“节的起始位置”为“奇数页”,这样可以让每一节都从奇数页开始,从而让每章的首页位于奇数页。

    在“页眉和页脚”中选中“奇偶页不同”和“首页不同”,这样可以分别添加奇数页、偶数页和每一节的首页的页眉和页脚,并使其内容不同。

    在“预览”中选择“应用于”为“整篇文档”。

    如果此时打印预览,会看到在目录前和第1章前等位置出现空白页。这是因为每一节都从奇数页开始的缘故。当上一节的文字在奇数页就结束时,为了让本节从奇数页开始,就会自动加入空白页。特别要注意,这个空白页只有打印预览时才可看到,在编辑状态下无法看到,不要误以为没有加入空白页。

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    添加不同内容的页眉

    在添加页眉时,只要充分理解了分节的作用,就能快速设置出复杂的页眉。设置页眉和页脚时,从文档开始位置设置不容易出错。按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入页眉和页脚编辑状态,如图4所示。

    首先会显示第1节的首页页眉,这是封面的页眉,无需设置。

    在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ,显示第2节的首页页眉,如图5所示。

    第2节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”,表示与上一节的首页页眉相同,目录同样无需设置页眉。

    在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ,显示第3节的首页页眉,如图6所示。

    第3节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”,表示与上一节的首页页眉相同,每一章的首页同样无需设置页眉。

    在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ,显示第3节的偶数页页眉,如图7所示。

    在本文档中,这是第一次出现正文中的偶数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有偶数页页眉(例如目录比较长时,就有可能在目录节首先出现偶数页页眉),就应该使此处的偶数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮 ,使“与上一节相同”消失。在页眉处输入本文档的大标题(一般是杂志名或书名),并使其左对齐,如图8所示。

    在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ,显示第3节的奇数页页眉,如图9所示。

    在本文档中,这是第一次出现正文中的奇数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有奇数页页眉(例如目录比较长时,就有可能在目录节首先出现奇数页页眉),就应该使此处的奇数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮 ,使“与上一节相同”消失。

    奇数页的页眉要显示每章的标题,如果按照常用方法,可以录入标题内容,但是,必须在以后的每一节录入不同的标题,比较麻烦。

    利用插入域的方法,可以一次性设置好所有奇数页的标题,并使标题自动采用该节的标题。注意到每一章的标题都采用了“标题一”样式,可以用一个域引用“标题一”样式,这样就能自动根据当前节的“标题一”样式显示它所对应的文字内容,无需反复录入。

    定位到页眉中,从菜单选择【插入】|【域】命令,显示“域”对话框,如图10所示。

    在“域名”中选择“StyleRef”域,并在“样式名”中选择“标题一”样式,表示引用“标题一”样式中的文字。单击【确定】按钮后,即可将本节“标题一”样式对应的文字插入页眉,设置页眉右对齐后,得到如图11所示的效果。

    在“页眉和页脚”工具栏连续单击“显示下一项”按钮 ,显示其他节的首页、偶数页和奇数页页眉,此时都保持默认设置即可,让每个页眉都与上节相同。其中奇数页页眉会根据当前节的“标题一”样式所对应的文字的变化自动改变。

    在“页眉和页脚”工具栏单击“关闭”按钮,退出页眉和页脚编辑状态。

    去除页眉中多余的水平线

    在文档的首页页眉中会注意到,虽然没有文字,却保留了一条水平线。可以去除这条多余的水平线。

    按【Ctrl】+【Home】键定位到文档开始位置,在页眉处双击即可快速进入页眉和页脚编辑状态。要成功去除页眉中的水平线,必须先选中页眉中的段落标记,如图12所示。

    从菜单选择【格式】|【边框和底纹】命令,显示“边框和底纹”对话框,如图13所示。

    在预览中可以看到段落底部添加了一条水平线,页眉中的水平线实际上是用段落的下边框线制作出来的。在左侧的“设置”中选择“无”,即可去除段落边框,从而使页眉中的水平线消失。

    由于是在第1节的首页去除水平线,后续其他节的首页设置均为“与上一节相同”,因此后续节首页的水平线也会消失,不必再进行设置了。

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    添加不同类型的页码

    在杂志和书中,目录和章节可以分别采用不同类型的页码。例如,目录的页码用罗马数字I,II,III,IV等,章节的页码用阿拉伯数字1,2,3等。要实现这样的页码编排,同样要借助分节来实现。

    按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入页眉和页脚编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ,切换到页脚,显示第1节首页页脚,如图14所示。

    第1节是封面,不需要添加页码,在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ,显示第2节的首页页脚,如图15所示。

    第2节是目录,需要添加罗马数字的页码。在第2节首页页脚的右上方显示“与上一节相同”,表示与第1节首页相同,显然,需要断开和第1节之间的链接。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ,“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框,如图16所示。

    选择“对齐方式”为“外侧”,并可以在对话框中预览页码位于外侧的效果。选中“首页显示页码”。有些书籍在每章的首页不显示页码,如果是这种情况,也可以不选中此选项。

    单击“格式”按钮,显示“页码格式”对话框,可设置页码的格式和起始编号,如图17所示。

    在“数字格式”中选择罗马数字格式“I,II,III,…”,在“页码编排”中选择“起始页码”为“I”。单击【确定】按钮结束设置。注意第2节的页脚提示文字变为“奇数页页脚 -第2节-”,并且没有出现预期的页码,如图18所示。这是由于在如图16所示的对话框中,选择了“首页显示页码”,从而使原来的“首页不同”功能失效,自动转变为奇数页页脚,并且会显示“与上一节相同”。如果切换到页眉,还会看到自动添加了一条水平线,这是因为此节已经变为奇数页页眉,从而与上一节的首页页眉格式不再一样了。可以在完成所有的页码设置后,按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除水平线。

    重复一遍刚才的操作即可设置好此节的页码:在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ,“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框,如图16所示。此时的页码格式已经自动采用了上次的设置,因此只需单击【确定】按钮即可。现在可以看到罗马数字页码出现在第2节奇数页右侧,如图19所示。

    如果目录较长,在目录的第2页会显示偶数页页脚,其中将自动采用罗马数字格式,无需再进行设置。

    在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ,显示第3节的首页页脚,如图20所示。

    第3节的首页页脚会显示“与上一节相同”提示文字。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ,“与上一节相同”提示文字消失。在“页眉和页脚”工具栏单击“设置页码格式”按钮 ,显示“页码格式”对话框,如图21所示。

    在“数字格式”中选择“1,2,3,…”,在“页码编排”中选择“起始页码”为“1”。设置完毕,后面的所有节都会延续页码的设置和编号。

    至此,整篇文档的页码格式和编号设置完毕。

    最后,按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除第2节(目录)页眉中的水平线即可完成所有的设置。

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    双面打印设置

    文档需要双面打印时,可以有多种设置和打印方法。

    ?

    手动双面打印

    从菜单选择【文件】|【打印】命令,显示“打印”对话框,如图22所示。

    选中“手动双面打印”,其他设置保持默认值。当开始打印时,打印机会在打印完一面后提示换纸,将纸张背面放入打印机即可打印出背面内容。每张纸都需要手动放入打印机才能打印背面。手动双面打印的方法比较麻烦,适合打印纸张很少的情况。

    ?

    分别打印奇数页和偶数页

    如果先打印所有的奇数页,再在所有奇数页的背面打印偶数页,就能比较快速地完成双面打印。 从菜单选择【文件】|【打印】命令,显示“打印”对话框,如图23所示。

    在“打印”中选择“奇数页”,并单击【确定】按钮开始打印。打印时,通常会将纸匣中最上面的纸先送入打印机。

    打印完毕,会得到按1,3,5……顺序排列的所有奇数页。将这些奇数页重新放入纸匣,一般应将背面未打印的部分朝向正面。注意如果开始打印,第1张送入打印机的纸不是第1页,而是页码最大的纸。还需要注意纸张方向,不要使背面在打印出来后文字颠倒。此外,打印背面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印,需要注意Word文档中最后一页的页号。如果最后一页的页号为偶数,直接将所有的奇数页放入纸匣;如果最后一页的页号为奇数,应取出已打印好的最后一页纸,并将余下的奇数页放入纸匣,否则将会出现偶数页打印错位(例如,最后一页为99页时,如果把所有的奇数页放入纸匣,第98页会打印在第99页背面,正确的应该是打印在第97页背面)。

    在“打印”对话框的“打印”中选择“偶数页”,并单击“选项”按钮,显示对话框,如图24所示。

    选中“打印选项”中的“逆页序打印”,将会从最后一页开始逆序打印。如果纸匣中最上面的纸已打印的页面是第97页,则背面将会打印第98页,并按照96,94,92…的顺序打印其他页,从而实现双面打印。

    分别打印奇数页和偶数页效率较高,但如果出现卡纸等问题,就需要重新打印出现问题的奇数页和偶数页。

    ?

    全自动双面打印

    全自动双面打印需要采用具备双面打印功能的打印机。利用打印机的设置,就能在打印完一张奇数页后,自动将纸重新卷回并打印背面的偶数页。具体用法可参见双面打印机的使用说明。在打印设置中通常采用默认设置即可。

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    小结

    无论多么复杂的排版,只要用好了分节、样式、页面设置和页眉页脚设置,就能轻松快捷地制作出专业水准的文档。

    域是提高效率、自动生成文本内容的工具。 Word的打印功能极其强大,可以满足各种打印需求。

     

     

     

     

     

    WORD中参考文献的编号和引用(图文教程)

    相关基础:交叉引用中的段落编号选项

    可以在“交叉引用”对话框中指定如何显示编号的段落的交叉引用,方法是:单击“引用类型”框中的“编号项”,再单击“引用内容”框中的“段落编号”、“段落编号(完整上下文)”或“段落编号(无上下文)”选项。

    例如,假定您正在处理包含多级符号列表 (多级符号列表:用于为列表或文档设置层次结构而创建的列表。文档最多可有 9 个级别,Microsoft Word 不能对列表中的项目应用内置标题样式。)项或 LISTNUM 域 (域:指示 Microsoft Word 在文档中自动插入文字、图形、页码和其他资料的一组代码。例如,DATE 域用于插入当前日期。)的法律文档,如下图所示。

    如果选择“段落编号”选项,然后在段落 1.(a)(i) 中加入对段落 1.(a)(ii) 的交叉引用,引用显示为“ii”。

    段落编号选项

    段落编号

    显示段落编号及其在多级符号列表中的相对位置。

    例如,从段落 1.(a)(i) 对段落 1.(a)(ii) 的引用显示为“ii”。

    从段落 1.(b) 对段落 1.(a)(ii) 的引用显示为“(a)(ii)”。

    从段落 2.(a)(i) 对段落 1.(a)(ii) 的引用显示为“1.(a)(ii)”。

    如果正在使用 LISTNUM 域,可以添加 \r 开关 (开关:在域的使用中,导致产生特定操作的特殊指令。一般情况下,将开关添加到域可修改结果。)来设置“段落编号”选项。

    段落编号(无上下文)

    显示段落编号,不显示其在多级符号列表中的相对位置。

    例如,无论引用的上下文如何,对段落 1.(a)(ii) 的引用显示为“(ii)”。

    如果正在使用 LISTNUM 域,可以添加 \n 开关 (开关:在域的使用中,导致产生特定操作的特殊指令。一般情况下,将开关添加到域可修改结果。)来设置“段落编号(无上下文)”选项。

    段落编号(完整上下文)

    显示文档中任何位置的完整段落编号。这与 WordPerfect 6.1 版及以前版本中所用的功能相似。

    例如,从文档中任何位置对段落 1.(a)(ii) 的引用都显示为“1.(a)(ii)”。

    如果正在使用 LISTNUM 域,可以添加 \w 开关 (开关:在域的使用中,导致产生特定操作的特殊指令。一般情况下,将开关添加到域可修改结果。)来设置“段落编号(完整上下文)”选项。

    注释

    当插入对书签 (书签:以引用为目的在文件中命名的位置或文本选定范围。书签标识文件内您以后可引用或链接到的位置。)的交叉引用时,也可使用段落编号选项。

    在交叉引用中,Microsoft Word 不显示后缀句号。例如在交叉引用中,对格式为 1.1.1. 的段落编号的交叉引用不会显示最后的句号。

     

     

    (一)采用书签、交叉引用方法:参考文献的编号和引用

    步骤如下:

    (1)在word文档末尾添加几个文献,如:

    [1] 杨秀章.Word 2000中文版使用速成.北京:清华大学出版社,2000

    [2] Peter Weverka. Diane Poremsky.中文Word 2002专家.北京:机械工业出版社,2002

        注意,输入时应采用word的自动编号。如果word没有自动编号,可自己插入(这个就不用细说了...)

    (2)给每个文献制作成书签。如,选择“杨秀章.Word 2000中文版使用速成”,插入——书签,输入书签名(杨秀章_Word 2000中文版使用速成),然后添加。注意书签名必须以字母开头,可包含数字但不能有空格,可以用下划线字符来分隔文字,否则可能无法插入。书签名最好与文献名一致,这样在它位置变化后,你仍能识别它。(图1)

    (3)在需要引用文献的位置,执行插入——引用——交叉引用,类型选择书签,选择需要引用的项目,内容选择“段落编号”。至此,引用完成!(图2)

        在全篇文档编完后,全选,右键选择“更新域”,编号就会改变成文献的最新位置。

    本人补充:我本人对此方法思考:

    (1)在第一个参考文献前不能插入新的参考文献,否则易出借(上标更新域后不能自动改变);(图3)

    (2)删除文章后面的参考文献,更新域后正文的引用上标不会自动删除,而是报错;(图4)

    (出现“错误!未找到引用源”:交叉引用所引用的信息从文档中删除之后,就会看到该信息。当交叉引用所引用的信息被编辑的时候,该信息也会出现。例如,如果交叉引用所引用的标题中的文字被修改,引用该标题的交叉引用将无效___来自WORD帮助)

    (3)勾选链接,双击引用上标会自动移光标到文后参考文献,反之,双击参考文献则不能链接到正文的引用位置;

    (4)参考文献多时,制作书签太麻烦,并且书签名定义麻烦,在交叉引用时文献多了,找起来也麻烦,你试过就知道了;

    本人推荐,若有不对,请指出:

    不做成书签,直接达到上述效果,优劣几乎同样,步骤如下(我用的WORD2003):

    [1]用在末尾添加几个文献,仍然用自动编号。(图5)。

    [2]在引用位置执行插入——引用——交叉引用,引用类型选“编号项”,引用内容选“段落编号”,当然最下面的引用哪一个就根据实际直接选文献了。(图6)

    [3]这种方法我认为与前面采用书签的方式一样,好处是省去了制定书签的麻烦,不好处是鼠标放在引用上标时,采用书签则能显示引用的文献内容,而直接采用“交叉引用”则不能显示(图7)。

     

    还有,书签是可以显示出来的(图8)。

     

    [4]其它有什么不妥还没想出来,请高手指点。

    最后说一句,对参考文献的删除,最好是整句文献附带自动编号全部删除,而添加参考文献,也最好是自动编号的情况下添加。而整句文献移动,其引用可以自动更新的,也尽量少用。

     

    (二)采用尾注加交叉引用的方法

    http://lm2000i.bokee.com/viewdiary.13783571.html

    (三)采用软件的方法,网上一搜就有了。

    专业参考文献管理软件如:EndNote,Reference manger等。

     

     

    WORD编排论文实用小技巧

    1、快速定位到上次编辑位置

       用WPS编辑文件时有一个特点,就是当你下次打开一WPS文件时,光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过,Word却没有直接提供这个功能,但是,当我们在打开Word文件后,如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。

      提示:其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置,即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置,可以重复按下Shift+F5键,并在三次编辑位置之间循环,当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。

     

    2、连续使用格式刷

       Word中提供了快速多次复制格式的方法,双击格式刷,你可以将选定格式复制到多个位置,再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。

       提示:在WORD中,不仅格式刷,还有绘图功能(线、箭头、框等)都能采用双击图标而连续使用。

     

    3、快速打印多页表格标题

      选中表格的主题行,选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框,当你预览或打印文件时,你就会发现每一页的表格都有标题了,当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。

          

    4、快速取消自动编号

      虽然Word中的自动编号功能较强大,但有时不想用它时,我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号:

      (1)当Word为其自动加上编号时,您只要按下Ctrl+Z键反悔操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了;

        (2)选择“工具”→“自动更正选项”命令,在打开的“自动更正”对话框中,单击“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框,最后单击“确定”按钮完成即可。

     

    5、快速去除Word页眉下横线

      快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法:一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时,设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑,然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

     

    6、 编辑数学公式建议使用 MathType5.0

        其实Word集成的公式编辑器是它的3.0版。安装MathType后,word会增加一个菜单项,其功能一目了然。一定要使用 MathType 的自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良好的对齐,还可以自动更新编号。word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了,很不美观,这部分可以通过固定行距来修正。

     

    7、合理选择视图

       (1)使用“大纲视图”写文章的提纲,调整章节顺序比较方便

       (2)使用“文档结构图”让你方便的定位章节,编辑文章比较方便。

       (3)WORD的最佳作业模式:文档结构图+页面视图

     

    8、无尾注的参考文献的排序(可参照:)

       (1)将预排序的参考文献全选,复制

       (2)新建文档,粘贴,全选,表格菜单下拉后转换中选“将文本转换成表格”

       (3)表格菜单中选排序

       (4)再次将表格转换成文本,全选,复制,回原文档粘贴

     

    9、巧用自动更正

       写论文时,常常用到英文大小写转换,十分不便。使用自动更正可以轻易解决这个问题。

      (1)菜单“工具”栏点击“自动更正选项”。 

      (2)选中“键入时自动替换”

      (3)在“替换”栏内键入全部为小写的英文,如“cdna”

      (4)在“替换为”栏内键入正确的大小写的英文, 如“cDNA”。

      (5)确定,如此可以非常方便地始终使用小写英文,word自动将其转换成正确格式。

     

     

    Word排版技巧

    一.图表和公式的自动编号

         在论文中,图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号,例如图1-1,表2-1,公式3-4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题,比如若在第二章的第一张图(图2-1)前插入一张图,则原来的图2-1变为2-2,2-2变为2-3,…,更糟糕的是,文档中还有很多对这些编号的引用,比如“流程图见图2-1”。如果图很多,引用也很多,想象一下,手工修改这些编号是一件多么费劲的事情,而且还容易遗漏!表格和公式存在同样的问题。

         能不能让Word对图表公式自动编号,在编号改变时自动更新文档中的相应引用?答案是肯定的!下面以图的编号为例说明具体的作法。

         自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求,第一章的图编号格式为“图1-×”。将图插入文档中后,选中新插入的图,在“插入”菜单选“题注”,新建一个标签“图1-”,编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击“编号”修改),位置为所选项目下方,单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方,并插入标签文字和序号,此时可以在序号后键入说明,比如“形态学膨胀运算示例”,还可以移动文本框的位置,改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同,不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。

         在文档中引用这些编号时,比如“如图1-1所示”,分两步做。插入题注之后,选中题注中的文字“图1-1”,在“插入”菜单选“书签”,键入书签名,点“添加”。这样就把题注文字“图1-1”做成了一个书签。在需要引用它的地方,将光标放在插入的地方(上例中是“如”字的后面),在“插入”菜单选“交叉引用”,弹出对话框中引用类型选“书签”,“引用内容”为“书签文字”,选择刚才键入的书签名后点“插入”,Word就将文字“图1-1”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。

         至此我们就实现了图的编号的自动维护,当在第一张图前再插入一张图后,Word会自动把第一张图的题注“图1-1”改为“图1-2”,文档中的“图1-1”也会自动变为“图1-2”。

         表格编号的作法与图相同,唯一不同的是表格的题注在表格上方,且要求左对齐。

         公式的编号略有不同,插入公式后,将公式单独放在一个段落,版式为“嵌入式”(Word默认),光标放在公式之后,不要(注意是“不要”)选中公式,在“插入”菜单选“题注”,由于没有选中项目,所以“位置”一项为灰色,新建标签“公式1-”,点击“插入”,Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同,此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末,具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。

         这里顺便说一下,交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容,Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能,各个域的具体使用方法请参考Word的帮助。

    注:

    (1)题注中新建标签时,Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格,看起来不那么舒服,可以在插入题注后将空格删除,然后再将文字做成书签。²

    (2)书签名最好用图(表、公式)的说明文字,尽量做到见名知“图”。²

    (3)图(表、公式)的编号改变时,文档中的引用有时不会自动更新,可以鼠标右击引用文字,在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word会更新所有的域。²

    二.制表位的使用

         制表位是指水平标尺上的位置,它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置,使用户能够向左、向右或居中对齐文本行;或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户可以在制表符前自动插入特定字符,如句号或划线等。默认情况下,按一次Tab键,Word将在文档中插入一个制表符,其间隔为0.74厘米。

         制表位的类型包括:左对齐,居中对齐,右对齐,小数点对齐和竖线对齐等,这些制表位的使用方法大致相同,这里仅根据论文中公式排版的要求和目录的制作为例说明制表位的使用方法和效果,更详细的说明请参阅Word的帮助文档。

         论文里的公式要求单独放在一个段落,公式居中;按章节进行编号,编号用小括号括起来放在右边行末。首先输入公式和编号,公式的版式选择“嵌入式”,编号用小括号括起来。然后把光标放在公式所在的段落里,点击页面左上角的制表位图标,切换到居中制表位,用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下,这样就放置了一个居中制表位在点击的地方,如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节。再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位,用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末。

         设置好制表位后,把光标放在公式的前面,按一下Tab键,这样就在公式的前面插入了一个制表符,此时公式以居中制表位为中心居中对齐,再把光标移到公式和左括号之间,再按Tab键插入一个制表符,编号就跑到行末了。

         用制表位的方法来处理公式的排版,很简单也很方便,不用去敲很多空格去把公式挪到中间,编号推到行末。还有一个好处,若公式或编号的长度发生变化时,Word会自动调节以使公式始终在页面的中间,编号始终在行末,不会因为公式或编号变长而换行。更简单的作法是把公式段落的设置保存为样式,所有的公式段落应用此样式,即简单又方便,而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工设置制表位,你能保证每次居中制表位的位置都一样吗?!

        涉及到制表位还有一个概念:前导符。前导符是填充制表符所产生的空位的符号,一般有实线、虚线、点划线等,在目录中经常见到(就是标题和页码之间的圆点)。制作目录时,敲入标题和页码后,在行末设置一个右对齐制表位。点击“格式︱制表位”,制表位对话框显示了光标所在段落的制表位信息。选择右对齐制表位,前导符选择圆点(Word默认无前导符),确定后在标题和页码之间插入一个制表符,可以看到页码跑到行末了,而且页码和标题之间用圆点进行了填充。当页码或标题长度变化时,Word会自动增加或删除圆点。这里用目录做例子只是想说明前导符的使用方法,其实制作目录还有更好的方法,下文详述。

    注:

    (1)按一次Tab键插入的是一个制表符,因此不要在文档中用制表符代替空格来产生空白间隔。不然若把这段文字粘贴到其他存在不同制表位的段落,或文档的制表符默认设置变化时,版面就会混乱。

    (2)有时候按Tab键后Word会产生一个灰色箭头,这实际上是Word的制表符格式标记,格式标记还有段落标记(拐弯的箭头)、空格(灰色圆点)等。这些格式标记在打印文档时是不会打印出来的,格式标记是否显示以及显示哪些可以在“工具 | 选项”的“视图”选项卡里进行.

    三.目录的制作

         目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一个概念:大纲级别。Word使用层次结构来组织文档,大纲级别就是段落所处层次的级别编号,Word提供9级大纲级别,对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的,在Normal模板中已经提供了内置的标题样式,命名为“标题1”、“标题2”,…,“标题9”,分别对应大纲级别的1-9。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式,但有点麻烦。下文中的目录制作方法直接使用Word的内置标题样式,关于自定义样式的方法请参阅Word的帮助文档。

         目录的制作分三步进行。

    1) 修改标题样式的格式。通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求,需要手动修改。在菜单栏上点“格式︱样式”,列表下拉框中选“所有样式”,点击相应的标题样式,然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等,按论文格式的要求分别修改标题1-3的格式。

    2) 在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用“标题1”样式,节标题使用“标题2”,第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有一个优点,就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三,只需更改“标题1”样式的格式设置,然后自动更新,所有章的标题字号都变为小三号,不用手工去一一修改,即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式,请参考Word帮助。

    3) 提取目录。按论文格式要求,目录放在正文的前面。在正文前插入一新页(在第一章的标题前插入一个分页符),光标移到新页的开始,添加“目录”二字,并设置好格式。新起一段落,菜单栏选“插入︱索引和目录”,点“目录”选项卡,“显示级别”为3级,其他不用改,确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中,肯定是没有使用标题样式或使用不当,不是Word的目录生成有问题,请去相应章节检查。此后若章节标题改变,或页码发生变化,只需更新目录即可。

    注:

    ² 目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹,这是Word的域底纹,打印时是不会打印出来的(如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一下目录)。在“工具︱选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。

    四.参考文献的编号和引用

         参考文献的标注本不是一件麻烦的事情,但是对参考文献编号后就成了一件麻烦的事情,产生的问题和图表公式编号的问题是一样的。手工维护这些编号是一件费力而且容易出错的事情,我们的目的是让Word自动维护这些编号。很幸运,它可以做到,方法跟图表公式的作法相似。

        光标放在引用参考文献的地方,在菜单栏上选“插入︱脚注和尾注”,弹出的对话框中选择“尾注”,点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字,位置为“文档结尾”,确定后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号,并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明,在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。参考文献标注要求用中括号把编号括起来,至今我也没找到让Word自动加中括号的方法,需要手动添加中括号。

         在文档中需要多次引用同一文献时,在第一次引用此文献时需要制作尾注,再次引用此文献时点“插入︱交叉引用”,“引用类型”选“尾注”,引用内容为“尾注编号(带格式)”,然后选择相应的文献,插入即可。

         不要以为已经搞定了,我们离成功还差一步。论文格式要求参考文献在正文之后,参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢,而Word的尾注要么在文档的结尾,要么在“节”的结尾,这两种都不符合我们的要求。

         解决的方法似乎有点笨拙。首先删除尾注文本中所有的编号(我们不需要它,因为它的格式不对),然后选中所有尾注文本(参考文献说明文本),点“插入︱书签”,命名为“参考文献文本”,添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。在正文后新建一页,标题为“参考文献”,并设置好格式。光标移到标题下,选“插入︱交叉引用”,“引用类型”为“书签”,点“参考文献文本”后插入,这样就把参考文献文本复制了一份。选中刚刚插入的文本,按格式要求修改字体字号等,并用项目编号进行自动编号。

         到这里,我们离完美还差一点点。打印文档时,尾注页同样会打印出来,而这几页是我们不需要的。当然,可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。这里有另外一种方法,如果你想多学一点东西,请接着往下看。

         选中所有的尾注文本,点“格式︱字体”,改为“隐藏文字”,切换到普通视图,选择“视图︱脚注”,此时所有的尾注出现在窗口的下端,在“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”,将默认的横线删除。同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”。删除页眉和页脚(包括分隔线),选择“视图︱页眉和页脚”,首先删除文字,然后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮,在弹出的对话框上点“边框”,在“页面边框”选项卡,边框设置为“无”,应用范围为“本节”;“边框”选项卡的边框设置为“无”,应用范围为“段落”。切换到“页脚”,删除页码。选择“工具︱选项”,在“打印”选项卡里确认不打印隐藏文字(Word默认)。

         好了,试着打印一下尾注所在的页,是不是白纸?!

    五.页眉页脚的制作

        首先介绍一个概念:节。这里的“节”不同于论文里的章节,但概念上是相似的。节是一段连续的文档块,同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。如果没有插入分节符,Word默认一个文档只有一个节,所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚,必须将文档分为多个节。

        论文里同一章的页面采用章标题作为页眉,不同章的页面页眉不同,这可以通过每一章作为一个节,每节独立设置页眉页脚的方法来实现。

        首先介绍页眉的制作方法。在各个章节的文字都排好后,设置第一章的页眉(若连页眉都不知怎么加,请参考Word帮助)。然后跳到第一章的末尾,菜单栏上选“插入︱分隔符”,分节符类型选“下一页”,不要选“连续”(除非你想第二章的标题放在第一章的文字后面而不是另起一页),若是奇偶页排版根据情况选“奇数页”或“偶数页”。这样就在光标所在的地方插入了一个分节符,分节符下面的文字属于另外一节了。光标移到第二章,这时可以看到第二章的页眉和第一章是相同的,鼠标双击页眉Word会弹出页眉页脚工具栏,工具栏上有一个“同前”按钮(图像按钮,不是文字),这个按钮按下表示本节的页眉与前一节相同,我们需要的是各章的页眉互相独立,因此把这个按钮调整为“弹起”状态,然后修改页眉为第二章的标题,完成后关闭工具栏。如法炮制制作其余各章的页眉。

         页脚的制作方法相对比较简单。论文页面的页脚只有页码,要求从正文开始进行编号,但是,在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录,这些页面是不需要编页码的,页码从正文第一章开始编号。首先,确认正文的第一章和目录不属于同一节。然后,光标移到第一章,点击“视图︱页眉和页脚”弹出页眉页脚工具栏,切换到页脚,确保“同前”按钮处于弹起状态,插入页码,这样正文前的页面都没有页码,页码从第一章开始编号。

    注:

    (1)页眉段落默认使用内置样式“页眉”,页脚使用“页脚”样式,页码使用内置字符样式“页码”。如页眉页脚的字体字号不符合要求,修改这些样式并自动更新即可,不用手动修改各章的页眉页脚。

    (2)论文里页眉使用章标题,可以采用章标题做成书签,然后在页眉交叉引用的方法来维护两者的一致。

    六.其他技巧

    分页符(Ctrl+Enter)

        顾名思义,分页符是用来分页的,分页符后的文字将另起一页。论文中各章的标题要求新起一页,放在新页的第一行,这时就可以使用分页符。在前一章的最后放置一个分页符,这样不管前一章的版面有什么变化,后一章的标题总是出现在新的一页上。肯定还有人用敲多个回车的方法来把章标题推到新页!这样做的缺点是显而易见的。若前一章的版面发生了变化,比如删掉了一行,这时后一章的标题就跑到前一章的最后一页的末尾;若增加一行,则后一章标题前又多了一个空行。快抛弃这种费力不讨好的作法吧!

    换行符(Shift+Enter)

         这里又涉及Word的一个概念:段落。段落是独立的信息单位,具有自身的格式特征,如对齐方式、间距和样式。每个段落的结尾处都有段落标记(一个灰色的拐弯箭头)。敲Enter键有两个作用,一是在光标位置插入一个段落标记,表示一个段落的结束;二是另起一行。换行符和敲Enter键不同,它只有第二个作用,没有第一个,即换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落,共享相同的段落格式。

    双击图标

         以一个例子作为说明。你可能需要在论文里画一个简单的流程图,你先插入了需要的文本框并加入了相应的文字,排好位置,这时你需要用箭头把这些文本框连起来,你用鼠标在绘图工具栏上点了一下箭头图标,然后画了一个箭头,再点一下图标,又画一个箭头,第三次点图标,画了第三个箭头,…有点麻烦是不是?要是可以连续画该多好!事实上可以做到!用鼠标在箭头图标上双击,然后在需要的地方画箭头,看到了吗?当画完一个箭头时,图标依然保持为嵌入状态,表示可以连续作图。当所有箭头都画完后,再在嵌入的图标上点一下,嵌入的图标弹起,Word又回到了文字输入状态。不只箭头图标具有这样的功能,其他许多图标都可以如此。格式刷就是一个。当需要把一段特殊的文字格式多次应用时,双击格式刷,连续刷需要的文字,很方便。

    居中和右对齐

        你还在用插入空格的方法来把章节标题推到页面中间吗?太土了吧!用格式工具栏上的居中按钮吧。右对齐按钮会从行末开始排列文字。

     

     

       一篇论文应该包括两个层次的含义:内容与表现,内容是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等,表现则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现,例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现,例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。

      笔者认为,论文“表现”的编辑,是一个非常费时费力的工作。如果在写论文之前,做了各方面的准备,并按照一定的规律来编写和排列,会起到事半功倍的效果;否则,会给你带来无穷无尽的痛苦。笔者根据自己写硕士论文的体验,向各位提供如下建议,供大家参考。

      1、用好样式

      编写论文,一定要使用样式,除了Word原先所提供的标题、正文等样式外,还可以自定义样式。

      如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的话,最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式,这样做能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格式(文档表现)做调整,只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。

      一般情况下,不论撰写学术论文或者学位论文,相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求,给论文撰写者一个清楚的格式要求。比如,要求宋体、小四,行间距17磅等等。这样,论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定,这样就会很方便的编写论文了。

      如笔者用Microsoft Office Word 2003进行样式设计如下图:   

      2、使用交叉引用设置编号

      一定不要自己敲编号,推荐使用交叉引用,否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现,表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时,不要自己敲编号,应使用交叉引用。这样做以后,当插入或删除新的内容时,所有的编号和引用都将自动更新,无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。

      3、对齐

      一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格,中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己手动打了空格,一定要谨慎,想想是否可以通过其他方法来避免。同理,一定不要通过敲回车来调整段落的间距。

      

        4、绘图技巧

      论文中会用到很多图表,笔者强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格,表格可以使用Word提供的工具进行编写,很简单,这里就不再赘述了。框图和流程图的编辑,笔者强烈建议使用Office 2003中绑定的Microsoft Office Visio Professional 2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度,还可以试试SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio难,速度却快多了。

      5、编辑数学公式

      在论文中编辑数学公式,个人建议使用MathType5.0,其实Word集成的公式编辑器就是它的3.0版。安装MathType后,Word会增加一个菜单项,其功能一目了然。推荐使用 MathType 的自动编号和引用功能,这样首先有良好的对齐效果,还可以自动更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了,很不美观,这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒论文撰写者,如果你计算机上安装了MathType5.0后,撰写公式的速度非常快,占用少量的CPU。但是,当你准备打印论文的时候,要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印,不然,我们的公式就“不翼而飞”了。

      6、参考文献的编辑和管理

      如果你在写论文时才想到要整理参考文献,就已经太迟了,但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的,而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能,用插入尾注的方法也很不地道。

      我建议使用Reference Manager,它与Word集成得非常好,提供即写即引用(Cite while you write,简称Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息,如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记,它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表,并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范,减少出错机会外,更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说,本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用,从而一劳永逸。

      7、使用分节符

      如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式,可以插入分节符,并给每一节设置不同的格式。

      上述七点都是关于排版的建议,还是要强调一遍,作者关心的重点是文章的内容,文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作,一定要停下来学一下Word的帮助,因为Word 早已提供了足够强大的功能。

      8、使用子文档

        学位论文至少要几十页,且包括大量的图片、公式、表格,比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里,打开、保存、关闭都需要很长的时间,且不保险。

      建议论文的每一章保存到一个子文档,而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了,编辑速度快,而且就算文档损坏,也只有一章的损失,不至于全军覆灭。建议先建主控文档,从主控文档中创建子文档,个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。

      9、大纲视图与文档结构图

      使用大纲视图写文章的提纲,调整章节顺序比较方便。

      使用文档结构图让你方便地定位章节。

      有人说,硕士写毕业论文就像干一个月苦力搬运工一样,累死累活,写不了多少东西;博士写毕业论文就像生孩子,挑灯夜战也得一个春秋。上面的建议并不全面,但相信比较管用,希望各位论文撰写者能从中有所收获。如果还有疑问,自己花些时间研究一下Word的帮助,相信会有事半功倍的效果

    论文中尾注插入方法

    写论文时,参考文献的引用是一件很麻烦的事,每个杂志要求的文献格式是不一样的,包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和顺序等都不同。根据排列顺序,主要分为两种:一是按插入顺序排序,二是按作者的姓名排序。如果是按作者姓名排序,文章内容如果要改动(包括移动、插入或删除),对参考文献在最后的排序影响不大,编号也好改。但如果是按插入顺序排序(国内的绝大部分杂志和国外的许多杂志都是这样的),则文章如有改动,参考文献的增删和重新排序的工作就会变得很烦琐,而且容易出错。有的编辑对这方面的要求很严格,把参考文献的格式作为笔者是否认真的一个重要衡量标准。所以,参考文献是我们写论文时不容忽视的一个环节。

    有一个很出名的软件Reference manager是专门用来管理参考文献的,它功能很强大,能对文献进行二次检索、管理,与Word结合还可完成论文中参考文献的插入,相信很多高手都用它解决了参考文献的插入问题。但这个软件不是免费的(D版的不算),而且对于一些不是很高手的人来说,把RM的功能都开发出来也不是件容易的事。我对RM就掌握得不是很好,但我发现其实只要简单地用Word中的插入尾注的功能就能很好地解决按插入顺序排序的论文中参考文献的排序问题。方法如下(以Word2000为例):

    1.光标移到要插入参考文献的地方,菜单中“插入”——“脚注和尾注”。

    2.对话框中选择“尾注”,编号方式选“自动编号”,所在位置建议选“节的结尾”。

    3.如“自动编号”后不是阿拉伯数字,选右下角的“选项”,在编号格式中选中阿拉伯数字。

    4.确定后在该处就插入了一个上标“1”,而光标自动跳到文章最后,前面就是一个上标“1”,这就是输入第一个参考文献的地方。

    5.将文章最后的上标“1”的格式改成正常(记住是改格式,而不是将它删掉重新输入,否则参考文献以后就是移动的位置,这个序号也不会变),再在它后面输入所插入的参考文献(格式按杂志要求来慢慢输,好像没有什么办法简化)。

    6.对着参考文献前面的“1”双击,光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方,可以继续写文章了。

    7.在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注,就会出现一个“2”(Word已经自动为你排序了),继续输入所要插入的参考文献。

    8.所有文献都引用完后,你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线(页面视图里才能看到),如果参考文献跨页了,在跨页的地方还有一条长横线,这些线无法选中,也无法删除。这是尾注的标志,但一般科技论文格式中都不能有这样的线,所以一定要把它们删除。

    9.切换到普通视图,菜单中“视图”——“脚注”,这时最下方出现了尾注的编辑栏。

    10.在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”,这时那条短横线出现了,选中它,删除。

    11.再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”,这是那条长横线出现了,选中它,删除。

    12.切换回到页面视图,参考文献插入已经完成了。这时,无论文章如何改动,参考文献都会自动地排好序了。如果删除了,后面的参考文献也会自动消失,绝不出错。

    13.参考文献越多,这种方法的优势就体现的越大。在写毕业论文的时候,我就是用这个方法分节插入参考文献的,具爽!

    以上就是我用Word中的尾注插入参考文献的方法,拿出来与大家交流一下,请高手们不要见笑。

    存在一个小问题:

    如果同一个参考文献两处被引用,只能在前一个引用的地方插入尾注,不能同时都插入。这样改动文章后,后插入的参考文献的编号不会自动改动。

    解决这个问题其实也不难

    1,单击要插入对注释的引用的位置。

    2,单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令。

    3,在“引用类型”框中,单击“脚注”或“尾注”。

    4,在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中,单击要引用的注释。

    5,单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项。

    6,单击“插入”按钮,然后单击“关闭”按钮。

    不过得注意:Word 插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。如果添加、删除或移动了注释,Word 将在打印文档或选定交叉引用编号后按 F9 键时更新交叉引用编号。如果不容易只选定交叉引用编号,请连同周围的文字一起选定,然后按 F9 键。

    原贴:http://www.foodmate.net/topic/3/21137.html

     

    Word编辑小经验

     

    1、两栏文档的页码插入

      大家是否注意到,在Word中将文档分成两栏,然后再插入页码时,每页两栏只有一个页码。然而,在实际应用中,我们需要两栏各有一个页码,例如在打试卷、文件等时,一般都是将纸张大小设置成8开纸,然后在文档中分成两栏,我们要求左右两栏各有一个页码,而且页码是连续的,那么用传统的调入页码方法将不能实现。其实,Word可以自动在两栏中都插入页码。

       (1) 将文档的栏数设置成一栏。点击菜单“格式”—>“分栏”,在弹出的对话框中如果显示的不是一栏,那么把它设置成一栏。

       (2) 接下来进行页面设置。选择“文件”—>“页面设置”,将纸张大小设置成所希望的大小,例如8开纸设置成:宽38cm,高26.5cm,然后把“方向”设置成横向。点击“页边距”标签,将上、下、左、右各自设置好,在将“拼页”选中。

       (3) 选择“插入”—>“页码”,在“页码”对话框中设置好页码的“位置”—>“对齐方式”。确认“首页显示页码”被选中。再点击“格式”按钮,设置好“数字格式”和“起始页码”,两次点击“确定”按钮,即可。

    2、另有妙用的Ctrl+Z

      大家都知道,Ctrl+Z的作用是撤销上一个操作,能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作,或是恢复到以前的某一步。但你知道吗,Ctrl+Z还有特殊的作用:

      先举个例子,在没有改变Word缺省设置的情况下,Word会自主的加入项目编号,比如在空行中输入:“1、Word写论文”,系统会自动加功能其变为项目编号的形式,回车后,在下一行添加了“2、”字样。这时如果按BackSpace健,可以删除第二段中的项目编号,并不能消除第一段中的项目编号形式,也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了,不可选。这时,Ctrl+Z就发挥作用了。在输入“1、Word写论文”敲回车后,顺手按一下Ctrl+Z,一切都OK了,第一行还是原来的样子,一点都没变。

      原因:Word有“自动更正”的功能,可以按照一些约定俗成的规矩将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、Word写论文”并敲回车后,Word做了两件事,显示换到下一行,然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl+Z,刚好取消了第二个操作,就像什么事都没发生过一样,“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改。

    3、将样式传给其他文档

      便写论文时,一般都会按照学校或导师的要求,创建几种样式。如果想在其他文档中也使用这几个样式,可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档,选择“格式”菜单中的“样式”命令,在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中,打开的文档中的一列样式会显示在左边,Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式,单击“复制”按钮,就将其添加到了右侧的列表中。单击“关闭”按钮。下次就可以从Normal.dot文档中使用这些格式了。

    4、巧用Alt键实现图片的精确定位

      在Word文档中放置图片,它会自动也一个可见的网格对齐,以确保所有内容整齐的排列。双击该图片并在“版式”选项卡中选择某种环绕方式确定后,会发现位置往往不太如人意。如果需要精确的控制图片的放置位置,可以在按住Alt键的同时拖动对象到某具体位置,这种方式移动图片对象时不是按照网格间距进行移动的,从而达到精确定位图片对象的目的。

    5、去除页眉下横线

      去掉Word页眉下的那条横线可以用下面四种方法:

       (1) 可以将横线颜色设置成“白色”;

       (2) 在进行页眉和页脚设置时,设置表格和边框为“无”;

       (3) 在进行页眉和页脚设置时,选中段落标记并删除它;

       (4) 将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

    6、斜线表头的处理

      斜线表头是写论文中经常用到的一种单元格格式,其位置一般在第一行的第一列。设置前要将此单元格用拖动横线和列线的方式将其设置的足够大,并将插入点定位在单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令,当出现对话框后,选择“表头样式”,分别填入行标题、列标题和数据标题等,最后点击“确定”按钮

     

     

    Word让摘要自动化

     

    摘要实际上就是论文正文开始之前的一个内容简介,让阅读者在浏览正文之前对文章有一个初步的了解。

    一、启动“自动编写摘要”功能

    Word 97/2000/XP/2003均支持此项功能,用Word打开需要编辑的论文后,在“工具”菜单选择“自动编写摘要”即可弹出对话框。如果安装的不是Word的完整版,系统会提示放入Office的安装盘进行此功能项的安装。

    二、功能设置简介

    Word本身提供了四种不同类型的摘要可供选择。下面分别说明:

    1.突出显示要点:选择该项的话,Word将对论文进行分析摘录,将其中的中心句和关键词语用反白形式在原文档中突出显示。

    特点:简明扼要,突出重点。

    2.在文档顶端插入摘要或摘录文字:由Word自动摘录论文要点,并将摘要自动放置于论文之前,正文部分保持不变。

    特点:大部分论文都采用了这种格式,当然小丁也要选择此项了。

    3.新建一篇文档并将摘要置于其中:用摘录的关键词句自动生成一篇新文档。

    特点:原文档无任何形式的改变。

    4.在不退出原文档的情况下隐藏除摘要以外的其它内容:将Word搜索到的关键语句和重点词语单独留下,自动隐藏文档中其它内容。

    特点:更适合阅读长篇文档,文章的主要观点一目了然。

    三、细节设置

    在论文摘要类型完成之后,小丁就需要对论文摘要的细节进行调整了。

    在“摘要长度”的选项中可以设置论文摘要的长短;单击下拉箭头有三种选择:按句数、字数和所占的比例。

    小贴士:如果论文的每一个点比较集中,摘要文字在文中各段中分布较均匀,百分比可以取小些,如5%左右。如果比较分散,值可以取大些,如15%。

    四、摘要的修改

    如果你选择的是第一种摘要,经过上述设置,你感觉摘要还不直观,还可以在弹出的“自动编写摘要”的悬浮框上,直接调节左/右小箭头来逐渐减小/增大摘要的比例大小;而且同时你还可以通过单击最左边的图标在“突出显示”和“只显示摘要”的效果切换中进行查看,这是不是很直观啊!设置完成后,单击“确定”退出即可。

    经过一番设置后,一篇精美的论文摘要已经新鲜出炉。小丁当然非常满意。需要记住的是,用Word完成论文的自动编写后,还需要你的润色,这样才能使其尽善尽美。

     

    Word目录生成技巧

     

     

    一篇word文档,内容有大的章,小的节。如何把章节抽出来生成目录?

    WORD →点击需要插入的地方 → 插入菜单 → 索引和目录 → 目录 → 确定

     

    目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地知道文档中有什么内容,如何查找内容等。Word 提供了自动生成目录的功能,使目录的制作变得非常简便,而且在文档发生了改变以后,还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。

    1 创建标题目录

    Word 一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的。因此,在创建目录之前,应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式(标题1 到标题9)。也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式。如果文档的结构性能比较好,创建出合格的目录就会变得非常快速简便。

    1.1 从标题样式创建目录

    从标题样式创建目录的步骤如下:

    (1)把光标移到要拖入目录的位置。

    (2)单击【插入】菜单项的【索引和目录】菜单项,并在弹出的【索引和目录】对话框选择【目录】选项卡。

    (3)在【格式】列表框中选择目录的风格,选择的结果可以通过【打印预览】框来查看。如果选择【来自模板】,标识使用内置的目录样式(目录1 到目录9)来格式化目录。如果要改变目录的样式,可以单击【更改】按钮,按更改样式的方法修改相应的目录样式。

    1.2 从其他样式创建目录

    如果要从文档的不同样式中创建目录,例如,不需要根据【标题 1】到【标题9】的样式来创建目录,而是根据自定义的【样式1】到【样式3】的样式来创建目录,操作步骤如下:

    (1)将光标移到要插入目录的位置。

    (2)打开对话框,然后单击【选项】按钮,弹出【目录选项】对话框。

    (3)在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式,然后在【目录级别】文本框中指定标题的级别。如果不想用某一样式,要删除【目录级别】文本框中的数字。例如,用户可以删除标题1、标题2 和标题3 后面的【目录级别】中的数字。

    (4)单击【确定】按钮,返回到【索引和目录】对话框。

    (5)在【索引和目录】对话框中选择合适的选项后单击【确定】按钮。

     

    2 创建图表目录

    图表目录也是一种常用的目录,可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的说明,以及它们出现的页码。在建立图表目录时,用户可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签,并参考页序按照排序级别排列,最后在文档中显示图表目录。

    使用题注组织目录的方法如下:

    (1)确保文档中要建立图表目录的图片、表格、图形加有题注。

    (2)将光标移到要插入图表目录的地方。

    (3)单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项,并在【索引和目录】对话框中选择【图表目录】选项卡。

    (4)在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注,如图表、公式、表格等。

    (5)在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式,其他选项与创建一般目录一样,确定后单击【确定】按钮。

    在检查图表目录后,当将鼠标移到目录项目上时,鼠标指针会变为手形,单击鼠标左键接口跳转到相应的位置。

    利用题注建立图表目录是很方便的,但有时候,文档中的标签是用户键入的,并不是Word 的题注功能加上的。这时,就需要使用自定义样式建立图表目录,方法如下:

    (1)打开【索引和目录】对话框,并选中【图表目录】选项卡。

    (2)单击【选项】按钮,弹出【图表目录选项】对话框。

    (3)选中【样式】复选框,并在其右边的下拉列表框中选择图表标签使用的样式名后单击【确定】按钮。

    (4)在【索引和目录】对话框中选择各选项,然后单击【确定】按钮。

     

    3 创建引文目录

    引文目录与其他目录类似,可以根据不同的引文类型,创建不同的引文目录。在创建引文目录之前,应该确保在文档中有相应的引文。创建引文目录的操作步骤如下:

    (1)将光标移到要插入引文目录的位置。

    (2)单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项,在弹出的【引文和目录】对话框中选择【引文目录】选项卡。

    (3)在【类别】中选择相应的引文类别,注意此种类别应该是引文中已经创建有的引文类型。

    (4)创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用,如果要更改,可以单击【更改】按钮。

    (5)如果引文的页码超过五处,可以选中【使用“各处”】复选框,这样可以避免页码过多反而给用户造成不便。

    (6)如果引文过长,可以选择【保留原格式】,以保留原有的引文格式。

    (7)选好目录的制表前导符和格式后,单击【确定】按钮即可,插入的引文目录。

    如果要标记引文,以创建合适的引文目录,可以按如下方法进行:

    (1)选择要标记的引文。

    (2)单击【标记引文】按钮,弹出【标记引文】对话框。

    (3)在【类别】的下拉列表框中选择合适的类型。

    (4)单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记,如果单击【标记全部】按钮,将对存在于文档中的所选文字进行标记。

    (5)如果还要标记其他引文,不要关闭【标记引文】对话框,直接在文档中选取要标记的引文。

    (6)返回【标记引文】对话框,选中的引文将出现在【所选引文】下面,然后单击【标记】即可。

    (7)如果要修改一个存在的类别,可以单击【类别】按钮,弹出对话框。

    (8)选中要修改的类别,在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字,单击【替换】按钮即可。

    (9)完成后单击【确定】按钮,回到【标记引文】对话框。单击【关闭】按钮。

     

    4 更新目录

    Word 所创建的目录是以文档的内容为依据,如果文档的内容发生了变化,如页码或者标题发生了变化,就要更新目录,使它与文档的内容保持一致。最好不要直接修改目录,因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。

    在创建了目录后,如果想改变目录的格式或者显示的标题等,可以再执行一次创建目录的操作,重新选择格式和显示级别等选项。执行完操作后,会弹出一个对话框,询问是否要替换原来的目录,选择【是】替换原来的目录即可。

    如果只是想更新目录中的数据,以适应文档的变化,而不是要更改目录的格式等项目,可以对着目录单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以选择目录后,按下 F9 键更新域。

    原贴:http://www.foodmate.net/topic/3/21136.html

     

     

    Word编辑常见问题汇总

     

     

    页眉页脚(1-8)

    1. 问:WORD 里边怎样设置每页不同的页眉?如何使不同的章节显示的页眉不同

       答:分节,每节可以设置不同的页眉.文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同、奇偶页不同

    2. 问:请问word 中怎样让每一章用不同的页眉?怎么我现在只能用一个页眉, 一改就全部改

      答:在插入分隔符里,选插入分节符,可以选连续的那个, 然后下一页改页眉前,按一下"同前"钮,再做的改动就不影响前面的了.

    简言之,分节符使得它们独立了.这个工具栏上的"同前"按钮就显示在工具栏上,不过是图标的形式,把光标移到上面就显示出"同前"两个字来

     3. 问:如何合并两个WORD 文档,不同的页眉需要先写两个文件,然后合并,如何做

       答:页眉设置中,选择奇偶页不同/与前不同等选项

    4. 问:WORD 编辑页眉设置,如何实现奇偶页不同 比如:单页浙江大学学位论文,这一个容易设;双页:(每章标题),这一个有什么技巧     

       答:插入节分隔符,与前节设置相同去掉,再设置奇偶页不同

    5. 问:怎样使WORD 文档只有第一页没有页眉,页脚

       答:页面设置-页眉和页脚,选首页不同,然后选中首页页眉中的小箭头,格式-边框和底纹,选择无,这个只要在"视图"——"页眉页脚",其中的页面设置里,不要整个文档,就可以看到一个"同前"的标志,不选,前后的设置情况就不同了

     6. 问:如何从第三页起设置页眉

       答:在第二页末插入分节符,在第三页的页眉格式中去掉同前节,如果第一,二页还有页眉,把它设置成正文就可以了

    ●在新建文档中,菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0, 确定;

    ●菜单—文件—页面设置—版式—首页不同,确定;

    ●将光标放到第一页末,菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后,确定.第2 步与第三步差别在于第2 步应用于整篇文档,第3 步应用于插入点之后.这样,做两次首页不同以后,页码从第三页开始从1 编号,完成.

    7. 问:WORD 页眉自动出现一根直线,请问怎么处理

       答:格式从"页眉"改为"清除格式",就在"格式"快捷工具栏最左边;选中页眉文字和箭头,格式-边框和底纹-设置选无

    8. 问:页眉一般是---------,上面写上题目或者其它,想做的是把这根线变为双线,WORD 中修改页眉的那根线怎么改成双线的

       答:按以下步骤操作去做:

    ●选中页眉的文字,包括最后面的箭头

    ●格式-边框和底纹

    ●选线性为双线的

    ●在预览里,点击左下小方块,预览的图形会出现双线

    ●确定▲上面和下面自己可以设置,点击在预览周围的四个小方块,页眉线就可以在不同的位置

    9. 问:Word 中的脚注如何删除 把正文相应的符号删除,内容可以删除,但最后那个格式还在,应该怎么办

    答:步骤如下:

    1,切换到普通视图,菜单中 "视图"——"脚注",这时最下方出现了尾注的编辑栏.

    2,在尾注的下拉菜单中选择"尾注分隔符",这时那条短横线出现了,选中它,删除.

    3,再在下拉菜单中选择"尾注延续分隔符",这是那条长横线出现了,选中它, 删除.

    4,切换回到页面视图.尾注和脚注应该都是一样的

    10. 问:Word 里面有没有自动断词得功能 常常有得单词太长了,如果能设置一下自动断词就好了

    答:在工具—语言—断字—自动断字,勾上,word 还是很强大的

    11. 问:如何将word 文档里的繁体字改为简化字

    答:工具—语言—中文简繁转换

    12. 问:怎样微调WORD 表格线 WORD 表格上下竖线不能对齐,用鼠标拖动其中一条线,可是一拖就跑老远,想微调表格竖线让上下对齐,请问该怎么办

    答:选定上下两个单元格,然后指定其宽度就可以对齐了,再怎么拉都行press "Alt",打开绘图,其中有个调整坐标线,单击,将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可.打开绘图,然后在左下脚的绘图网格里设置,把水平和垂直间距设置得最小.

    13. 问:怎样微调word 表格线 我的word 表格上下竖线不能对齐,用鼠标拖动其中一条线,可是一拖就跑老远,我想微调表格竖线让上下对齐,请问该怎么办

     答:可以如下操作:●按住ctl 键还是shift,你have a try●double click the line, try it :)●打开绘图,设置一下网格(在左下角).

    使水平和垂直都为最小,试一把! ●press "Alt"

    14. 问:怎么把word 文档里已经有的分页符去掉

    答:先在工具——> 选项—— > 视图——> 格式标记,选中全部,然后就能够看到分页符,delete 就ok 了.

    15. 问:Word 中下标的大小可以改的吗

    答:格式—字体

     

    16. 问:Word 里怎么自动生成目录啊

    答:用"格式>>样式和格式"编辑文章中的小标题,然后插入->索引和目录

    17. 问:Word 的文档结构图能否整个复制 论文要写目录了,不想再照着文档结构图输入一遍,有办法复制粘贴过来吗

    答:可以自动生成的,插入索引目录.

    18. 问:做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐 比如:1.1 标题...............................11.2 标题...............................2

    答:画表格,然后把页码都放到一个格子里靠右或居中,然后让表格的线条消隐就可以了,打印出来就很整齐.

    19. 问:怎样在word 中将所有大写字母转为小写 比如一句全大写的转为全小写的

    答:格式->更改大小写->小写

    20. 问:在存盘的时候,出现了问题,症状如下:磁盘已满或打开文件过多,不 能保存,另开新窗口重存也不管用.如何解决

    答:把word 文档全选,然后复制,然后关掉word,电脑提示你粘贴板上有东西,要不要用于别的程序,选是,然后,再重新打开word,然后粘贴,然后,保存.

    21. 问:WORD 中的表格一复制粘贴到PPT 中就散掉了,怎么把WORD 里面的表格原样粘贴到PPT 中

    答:

    1)比较好的方法是:先把表格单独存为一WORD 文件,然后插入-->对象,选由文件创建,然后选中上面的WORD 文件,确定;

    2)还可以先把表格copy 到excel 中,然后copy 到PPT 中,这个也是比较好的办法;

    3)可以先做成文本框,再粘贴过去;

    4)复制粘贴,但是在PPT 中 不能粘在文本框里面;5)拷屏,做成图片,再弄到PPT 里面.

    22. 问:有没有办法将PPT 的文字拷入WORD 里面

    答:另存就可以了.只要以. rtf 格式另存即可

    23. 问:word 中图片的分栏如何处理 假如有:1 2 图3 4 这样的结构,我想实 现:1 3 图(要横跨两栏)2 4 但是,试了半天总是:1 2 图3 4 怎么办呀 help!

    答:设置图片格式——版式——高级——文字环绕——环绕方式选上下型——图片位置——对齐方式选居中——度量依据选页面,要先改文字环绕,然后才能改图片位置

    24. 问:用word 写东西时字距老是变动,有时候自动隔得很开,有时候进入下一行的时侯,上一行的字距又自动变大了,这是为什么 怎么纠正啊

    答:是因为自动对齐的功能,格式——>段落——>对齐方式可以选.还有允许断字的功能如果check 上,就不会出现你说的情况了.

     

    25. 问:在使用WORD 的样式之后,如标题1,标题2 之类的,在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块,虽然打印的时候看不到,但看着总是不舒服,有没 有办法让它不要显示呢

    答:"视图"-->"显示段落标志",把前面的勾去掉.其实这个很有用,可以便于知道哪个是标题段落

     

    26. 问:文章第一页下面要写作者联系方式等.通常格式是一条短划线,下面是联系方式,基金支持等.这样的格式怎么做出来 就是注明页脚吗

    答:插入——脚注和尾注

    27. 问:文字双栏,而有一张图片特别大,想通栏显示,应该怎么操作

    答:可以选择的内容,按双栏排.选择其他内容,按单栏排.

    28. 问:Word 里面如何不显示回车换行符

    答:把视图->显示段落标记的勾去掉或工具->选项->视图->段落标记

    29. 问:有没有方法把WORD 里的软回车一下子替换掉 识别出来的文字全带着回车,能把他们一次全删掉吗

    答:查找+替换,按CTRL+H;软回车好象是^l,在特殊字符里有

    30. 问:在WORD 里的框框里怎么打勾

    答:画个文本框,文本框里写一个钩,然后拖过去;或者先在WORD 里插入符号"√",然后选中"√",到-》格式-》中文版式-》带圈字符-》选"□"

    31. 问:还是不行,这样拷过去的框框字体是windings 的,而原来的是宋体的, 两者有很大的区别.

    答:根据模板新建专业型传真,里面有框,双击后打勾, copy 就ok

    32. 问:Word 中怎么在一个英文字母上打对号

    答:透明方式插入图片对象, 内容是一个√

    33. 问:WORD 里怎么显示修订文档的状态 文档修订后,改后标记很多,但是在菜单里没有"显示修订最终状态"等,怎么调出来

    答:工具->自定义-> 命令->类别(工具)->命令(修订)->把"修订"等拖到工具栏上

    34. 问:怎样把许多分开的word 文档合并成一个文档.我的论文是按照章节分开 写的,但现在图书馆要提交电子版的学位论文,是一个文档的,我找了很多选项但好象不能合并,选择插入文件功能,可以加入内容,但文档中的页眉却插不进去,有谁有高见

    答:acrobat6 可以直接把多个文档打印成一个pdf 文档.可以提交pdf 格式的论文,先一个一个word 文档转换为pdf 格式的,然后在pdf 文档菜单的文件菜单中,选上作为pdf 格式打开,追加上就可.

    公式(35-44)

    35. 问:Word 里面要写方程式怎么办啊

    答:插入-对象-http://lm2000i.bokee.com

    编制目录

     目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地知道文档中有什么内容,如何查找内容等。Word 提供了自动生成目录的功能,使目录的制作变得非常简便,而且在文档发生了改变以后,还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。

     6.10.1 创建标题目录

    Word 一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的。因此,在创建目录之前,应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式(标题1 到标题9)。也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式。如果文档的结构性能比较好,创建出合格的目录就会变得非常快速简便。

     6.10.1.1 从标题样式创建目录

    从标题样式创建目录的步骤如下:

    (1)把光标移到要拖入目录的位置。

    (2)单击【插入】菜单项的【索引和目录】菜单项,并在弹出的【索引和目录】对话框选择【目录】选项卡,如图6-43 所示。

     (3)在【格式】列表框中选择目录的风格,选择的结果可以通过【打印预览】框来查看。如果选择【来自模板】,标识使用内置的目录样式(目录1 到目录9)来格式化目录。如果要改变目录的样式,可以单击【更改】按钮,按更改样式的方法修改相应的目录样式。

     6.10.1.2 从其他样式创建目录

    如果要从文档的不同样式中创建目录,例如,不需要根据【标题 1】到【标题9】的样式来创建目录,而是根据自定义的【样式1】到【样式3】的样式来创建目录,操作步骤如下:

    (1)将光标移到要插入目录的位置。

     (2)打开如图6-43 所示的对话框,然后单击【选项】按钮,弹出如图6-45 所示的【目录选项】对话框。

     (3)在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式,然后在【目录级别】文本框中指定标题的级别。如果不想用某一样式,要删除【目录级别】文本框中的数字。例如,用户可以删除标题1、标题2 和标题3 后面的【目录级别】中的数字。

    (4)单击【确定】按钮,返回到【索引和目录】对话框。

    (5)在【索引和目录】对话框中选择合适的选项后单击【确定】按钮。

     6.10.2 创建图表目录

    图表目录也是一种常用的目录,可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的说明,以及它们出现的页码。在建立图表目录时,用户可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签,并参考页序按照排序级别排列,最后在文档中显示图表目录。

    使用题注组织目录的方法如下:

    (1)确保文档中要建立图表目录的图片、表格、图形加有题注。

    (2)将光标移到要插入图表目录的地方。

    (3)单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项,并在【索引和目录】对话框中选择【图表目录】选项卡,如图6-46 所示。

    (4)在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注,如图表、公式、表格等。

    (5)在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式,其他选项与创建一般目录一样,确定后单击【确定】按钮。

    在检查图表目录后,当将鼠标移到目录项目上时,鼠标指针会变为手形,单击鼠标左键接口跳转到相应的位置。

     利用题注建立图表目录是很方便的,但有时候,文档中的标签是用户键入的,并不是Word 的题注功能加上的。这时,就需要使用自定义样式建立图表目录,方法如下:

    (1)打开如图6-46 所示的【索引和目录】对话框,并选中【图表目录】选项卡。

    (2)单击【选项】按钮,弹出如图6-47 所示的【图表目录选项】对话框。

     

    (3)选中【样式】复选框,并在其右边的下拉列表框中选择图表标签使用的样式名后单击【确定】按钮。

    (4)在【索引和目录】对话框中选择各选项,然后单击【确定】按钮。

     6.10.3 创建引文目录

    引文目录与其他目录类似,可以根据不同的引文类型,创建不同的引文目录。在创建引文目录之前,应该确保在文档中有相应的引文。创建引文目录的操作步骤如下:

    (1)将光标移到要插入引文目录的位置。

    (2)单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项,在弹出的【引文和目录】对话框中选择【引文目录】选项卡,如图6-48 所示。

     (3)在【类别】中选择相应的引文类别,注意此种类别应该是引文中已经创建有的引文类型。

    (4)创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用,如果要更改,可以单击【更改】按钮。

    (5)如果引文的页码超过五处,可以选中【使用“各处”】复选框,这样可以避免页码过多反而给用户造成不便。

    (6)如果引文过长,可以选择【保留原格式】,以保留原有的引文格式。

    (7)选好目录的制表前导符和格式后,单击【确定】按钮即可,插入的引文目录如图6-49 所示。

     如果要标记引文,以创建合适的引文目录,可以按如下方法进行:

    (1)选择要标记的引文。

    (2)打开如图6-48 所示的对话框,单击【标记引文】按钮,弹出如图6-50 所示的【标记引文】对话框。

     

    (3)在【类别】的下拉列表框中选择合适的类型。

    (4)单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记,如果单击【标记全部】按钮,将对存在于文档中的所选文字进行标记。

    (5)如果还要标记其他引文,不要关闭【标记引文】对话框,直接在文档中选取要标记的引文。

    (6)返回【标记引文】对话框,选中的引文将出现在【所选引文】下面,然后单击【标记】即可。

    (7)如果要修改一个存在的类别,可以单击【类别】按钮,弹出如图6-51 所示的对 话框。

     (8)选中要修改的类别,在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字,单击【替换】按钮即可。

    (9)完成后单击【确定】按钮,回到【标记引文】对话框。单击【关闭】按钮。

     6.10.4 更新目录

    Word 所创建的目录是以文档的内容为依据,如果文档的内容发生了变化,如页码或者标题发生了变化,就要更新目录,使它与文档的内容保持一致。最好不要直接修改目录,因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。

    在创建了目录后,如果想改变目录的格式或者显示的标题等,可以再执行一次创建目录的操作,重新选择格式和显示级别等选项。执行完操作后,会弹出一个对话框,询问是否要替换原来的目录,选择【是】替换原来的目录即可。

    如果只是想更新目录中的数据,以适应文档的变化,而不是要更改目录的格式等项目,可以对着目录单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以选择目录后,按下 F9 键更新域。

     

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