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  • erp系统管理规定.doc

    2020-12-16 10:30:42
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    2010-09-26 11:15:00
      本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中的制度,主要任务是 建立、健全和完善数字化管理运行环境,确保主系统内各类信息资源的安全、可靠及完整,防止违规操作,避免因误操作而导致数据失真...

     

    本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中的制度,主要任务是

    建立、健全和完善数字化管理运行环境,确保主系统内各类信息资源的安全、可靠及完整,防止违规操作,避免因误操作而导致数据失真和丢失,保证发生故障时能及时发现、及时纠正、及时恢复,同时保证数字化管理信息资源的正确性、及时性、完整性和连续性。

    1、上机运行系统的规定:

    (1)系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及经系统管理员批准的有关人员,有权上机操作运行系统;

    (2)非指定人员不能上机运行系统;

    (3)上机使用注意事项见附录:(上机注意事项规定);

    (4)上机使用人员必须使用其真实姓名,操作密码注意保密,一旦泄漏,操作人员有权修改自己的口令,否则,出现问题,操作人员和系统管理人员有不可推卸的责任;

    (5)上机人员必须按照各自的操作权限进入,不得越权,为防止此类情况的发生,上机人员操作完毕后,必须退出系统;

    (6)应及时作好各自的备份工作,以防止意外事故的发生;

    (7)不能使用来路不明的软盘和各种非法拷贝工作,以防止病毒的传入;

    (8)未经批准,不能使用初始化格式命令和删除等DOS命令;

    (9)对各应用软件word、excel等的使用,必须建立自己的子目录,存入自己的文件,系统文件目录不应存任何非系统文件,维护人员有权删除这些非系统文件。如被删除,文件编辑者自负后果。

    2、上机使用人员职责和权限:

    A、系统管理员:

    对整个系统的运行进行负责。

    ◆系统管理员必须根据天心财务软件的特点和本单位会计核算的实际

      情况建立本单位的数字化体系和核算方式。会计科目的设置必须符合

      会计度与本单位的核算管理要求,报表数据格式必须符合财政部门和

      其它有关部门的要求。

    ◆协调系统内各类人员之间的工作关系;

    ◆负责组织和监督系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作。

    ◆负责保证计算机系统操作的安全性、正确性和及时性的检查,并做好上机记录的整理工作,应按规定及时性归档。

    ◆负责作好系统运行情况的总结,提出更新软件或修改软件的需求报告。

    B、系统维护人员:

    负责系统运行中硬件和软件的维护工作:

    ◆负责系统维护工作,包括各环境库的修改和更新操作;

    ◆负责定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况;

    ◆负责系统的安装和调试工作;

    ◆按规定程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护;

    ◆系统维护人员除实施数据维护外,不允许随意打开数据库运行操作,实施数据维护时不准修改数据库结构,其它上机人员一律不准实施数据库操作。

    C、系统操作人员:

    系统操作人员是指有权进入当前运行的数字化系统全部或部全功能的

    员。

    ◆负责系统的数据登录、数据备份和输出打印工作。

    ◆严格按照系统规定进行操作;

    ◆负责软盘备份及归档工作;

    ◆负责输出打印凭证、帐簿和报表,并管理及归档工作;

    ◆日记帐应当天登录,登录后即打印出当天的日报表,做到日清月结;

    ◆月底满页可打印所有的帐簿和会计报表;

    ◆记帐凭证按规定随时打印。

    D、数据录入人员:

    ◆检查专职会计人员提供的记帐凭证是否合理、合法与正确,对于违规

      记帐凭证不得录入;

    ◆数据录入过程中,如发现有疑问或错误时,应及时询问有关人员,不

      得擅自修改和作废。

    ◆认真录入数据,录入完毕后检查核对,核对无误后交复核人员进行复核;

    ◆日记帐数据录入应做到日清月结。

    E、数据审核人员:

    ◆负责数据录入的审核工作,包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性;

    ◆复核人员不得进行数据录入操作,复核时如发现录入错误时,应通知录入人员修改,待修改后再进行复核;

    ◆负责输出数据的审核;

    ◆对不符合要求的凭证和不正确的输出数据,不予签字确认。

    F、专职会计人员:

    根据原始凭证编制记帐凭证,编制记帐凭证应符合财务制度的要求,做

    到内容完整、数据正确、代码准确、摘要简明规范;

       G、档案管理人员:

    ◆负责数字化管理各类系统软盘、各种文档、种类数据软盘及输出打印的记帐凭证,帐簿和报表等有关会计资料存档管理;

    ◆按规定时间催交入档;

    ◆对不符合要求的会计资料及软盘不予接收;

    ◆做好安全保密工作;

    未经批准,不得外借。

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  • 然而,一部分企业的ERP使用效果总是达不到预期效果,究其原因,很重要的根源之一,就是企业没有建立与ERP应用相匹配的管理制度。 我们知道,企业管理手段一但发生变更,企业必须针对相应的管理制度进行升级变更,...
    
    

    本篇文章版权由ECF和HP所有

    作者:山东勇哥

    企业ERP上线验收之后,ERP的应用逐渐成为企业经营运作日常工作中不可分割的一部分。然而,一部分企业的ERP使用效果总是达不到预期效果,究其原因,很重要的根源之一,就是企业没有建立与ERP应用相匹配的管理制度。

    我们知道,企业管理手段一但发生变更,企业必须针对相应的管理制度进行升级变更,以期适应新管理手段的的推进。如果只重视ERP系统的实施,而忽略了配套制度的建设,就如同“穿新鞋,走老路”,系统应用的效果肯定会大打折扣。因此,企业在实施ERP系统后,必须考虑一下三个层次管理制度的修订——

    l 岗位职责。岗位职责是员工工作职责和内容的说明和指导,当企业ERP推行后,员工的工作方式发生质的改变,甚至他们的工作重点和内容都要做出调整。传统的手工方式中,内部流转的是纸质的业务单据,单据的制作和送达是业务处理的核心,而ERP系统应用中,处理的重点更多的是业务数据的录入和处理,因此,工作职责和内容有了显著的变化,企业必须调整员工的岗位职责说明,以指导员工明了自己的工作重点和职责,从而指导他们使用ERP系统。

    l 配套的管理制度。管理制度是企业的法律,鼓励或约束员工的工作行为。当ERP实施应用之后,管理制度的约束行为更为重要,必须明确员工如何进行ERP作业,管理制度必须促进ERP的内部推行和使用,并建立相应的奖惩制度,该奖的奖,该罚的罚。

    绩效考核。绩效考核是对员工工作表现最直接的评价,并直接将将惩兑现。在企业实施ERP之后,绩效考核的内容和形式,必须随着ERP的特殊要求而进行修订,考核的内容必须结合ERP相关的业务要求,考核的形式必须结合ERP系统的应用成效。当绩效考核内容明确,形式适当,将有利于提升ERP 的应用效果。

    本篇文章版权由ECF和HP所有

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  • ERP系统运行过程中存在的数据安全等方面的风险,带来的诸如内部控制的技术、内部控制关注的内容、重点等方面的变化。因此,在ERP环境下,如果搞好内控工作是企业内控工作人员面临的一个新课题。  1 ERP使用对...
    0引言
    

      内控体系作为一种先进的管理模式在现代企业管理中有着重要的作用。ERP在系统运行过程中存在的数据安全等方面的风险,带来的诸如内部控制的技术、内部控制关注的内容、重点等方面的变化。因此,在ERP环境下,如果搞好内控工作是企业内控工作人员面临的一个新课题。

      1 ERP的使用对企业内控体系的影响

      1.1 控制环节的变化在ERP环境下,数据的传递通过数据共享保证了数据的一致性;通过网络技术保证其同步性;数据计算、汇总由计算机根据程序公式自动完成,确保其正确性。从内控执行角度看,这些环节都排除了人为因素,不再具有手工控制方式下错报、漏报、舞弊易发、高发的特征,也就不成为内控体系重点关注的环节。但这些环节的正常运行又依赖于ERP系统设计的正确性、系统运行的稳定性。如何保证这些条件,成为内部控制应关注的重点。

      1.2 控制方式的变化ERP环境下,数据的传递、处理是由计算机根据程序设定的公式自动完成的,其数据的准确性、完整性及传递的及时性取决于程序设定的正确与否,诸如核对、复查等手工控制方式不能完成基于计算机技术的控制要求,因此系统自动控制以及在关键环节采用手工记录并行的方式成为ERP环境下主要的控制手段。这种控制方式的变化对企业内控工作人员提出了更高的要求。

      1.3 数据安全环境的变化ERP环境下,数据的存储、传递、处理等方面与传统工作环境相比都发生的很大变化。数据处理、访问权限由手工方式下的物理控制变为以计算机技术为基础的自动控制。这种转变使数据安全性控制需要考虑的因素发生变化。数据安全性控制应主要以数据自身安全性保障为重点,而数据自身安全性主要取决于系统运行的稳定性及数据保管环境。

      2 ERP环境下如何搞好企业内控工作

      2.1 ERP环境下,系统自动对收集到的数据进行存储和处理。因此,控制环节的变化应把控制重点放在系统的配置和数据采集环节。系统自动采集的数据应重点对自动采集过程的系统配置正确与否进行检查,并保留系统配置清单和检查记录,系统配置过程应由拥有系统全部管理权限的管理者来进行或者由专业技术人员在管理者严格监控下进行,应避免系统使用人员的深入参与,避免系统使用人员全面了解系统并发现和利用系统漏洞。系统的修改和二次开发必须由经过授权的专业人员进行。

      需要工作人员处理才能录入系统的数据,要保管好数据的来源,要强调保留原始凭证及经办人员和复核人员的记录。便于为内控测试和内部审计提供线索。

      定期进行内控体系测试或审计对系统输入的基础数据的完整性和正确性抽查核对。

      2.2 控制环节的变化应重点抓好业务流程的建设和重组ERP环境下,必然使传统的人工控制的业务处理过程发生变化。因此,应根据ERP系统的自动控制、数据管理信息化的特点,对企业的现有运作模式、业务流程进行重组,以便更好的发挥企业内控体系的作用。

      2.3 在数据安全方面应重点抓好以下几方面:

      2.3.1 组织机构设置①系统维护部门和系统使用部门相分离,系统维护部门不接触实际业务操作,系统使用部门无权维护系统;②系统维护部门内部各个岗位应分离;③业务部门内部应按照不相容岗位要分离的原则设置岗位。

      2.3.2 信息系统安全①未经授权的用户,不可接触ERP系统:②配备专用机房、安装空调、UPS不间断电源等措施保证ERP系统核心硬件系统的环境安全:③设定可靠的安全加密和杀毒软件保证系统应用软件的安全;④设置专人保管系统产生的文档,包括电子文件和纸质文件。

      2.3.3 系统操作方面①系统用户应根据其岗位职责和内控体系要求分别设定不同的使用权限,授予相应的用户代码和口令,用户口令应不定期更换;②系统内的所有业务操作活动均需经过授权;③错误的输入需经授权才可更改:④定期对系统进行数据备份,明确数据保管的人员、地点和方式。

      2.3.4 系统监控方面①设定系统自我保护体系,建立完整的日志,对于日志文件的管理应列入重点控制的内容。②系统在使用过程中发生错误,应实时通知相关管理人员并进行及时处理。

      2.4 制度建设是搞好内控工作的基石规章制度是企业实现目标,开展业务依据,也是内控体系建设和执行过程中,针对风险制定控制措施的的依据。例如,在ERP环境下,为保证系统数据的安全,应该制定相应的制度,规定系统备份的数量和时间,系统被破坏时,数据恢复的条件:数据保管的人员、数据接触人员、数据存储地点、数据存储的条件等内容。控制措施应当严格执行,各岗位一视同仁。当然,这些制度也不是一成不变的,应根据实际情况及时加以修改、完善。

      2.5 培训宣传,提高人员寨质是搞好企业内控工作的关键ERP系统的使用对传统工作环境下企业人员来讲。并不意味着内控工作越来越轻松。而是对企业员工提出了更高的要求。只有加强对内控、ERP及岗位专业知识等内容的培训,不断提高企业员工素质才能更好的发挥企业员工的主观能动性,更好的适应ERP环境下的内控工作。

      2.6 建立健全内部控制评价体系搞好内控工作的保障内部控制体系评价是发现内控体系中存在的不足,进行动态调整和校正的过程。在ERP环境下,除了关注重要风险的关键控制设计合理性和执行的有效性外,还应把测试的重点放在ERP系统的权限设置、数据采集和安全控制方面,有针对性的了解因ERP系统的使用,给企业带来的新风险的管控情况,为内控体系的健全和完善提供保障。总之,ERP环境下,内控工作在内控体系建设上要遵循与ERP相结舍的原则:在执行上要做到“执行主体有授权,关键操作有依据、执行过程有审核、执行结果有痕迹(留下实施证据)”。

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    F1-ERP系统是以企业内部业务流程作为核心设计主轴,透过各项交易系统循环及管理规划文件相互 衔接,迅速完成内部制度建置整合,并提供业界唯一的流程实作手册及依职能划分之标准SOP作业流程,可让使用者或新进员工反复练习,并可依企业实际流程状 况定制SOP作业流程,从而节省企业应用ERP系统的成本。

    Guru F1-ERP系统以财务管理为中心,整合销售收款、采购付款、生产管理、质量控制、成本和固定资产等管理系统,通过系统提供的业务分析报表,为管理者掌控企业运营状况提供依据,为领导者进行投资决策提供分析报告。

    Guru F1-ERP系统整合企业内部管理流程,各种业务单据在系统内部自动流转,各层级主管可进行电子化签核,从而有效达到交易无纸化管理。同时系统还提供了进 出口业务的管理,多边贸易处理功能,适应多公司多工厂的全球化组织架构,可迅速掌握多地点接单、出货、生产等情况,从而快速建构e化企业,提升企业核心竞 争力。

    F1 ERP系统流程图

    核心特点

    · 提供管理规划文件,结合企业各项实务作业流程与管理办法。
    · 支持多组织架构,多事业单位、多工厂、多部门。
    · 支持多种货币核算。
    · 多仓库及批号储位管理。
    · 保税仓管理机制。
    · 仓库可定义为成本仓或非成本仓。
    · 全系统采用利润中心制的管理方式。
    · 提供标准的SOP流程,使用者可再依职能别作业或企业实际状况,修改或微调。
    · 提供业界唯一的流程实作手册,可让使用者或新进员工反复练习,节省企业应用ERP成本。
    · 内建窗体签核流程,将管理面与实务面完整结合。
    · 提供警报管理功能,可将报警信息发e-mail或短信通知相关权责人员。

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    · 轻松使用:
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    通过自定SOP流程和作业制度说明,使企业在管理和制度面上得到永续经营;
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    通过自定义栏位、自定义报表和程序产生器,使企业的IT工程师得到永续经营。

    [@more@]http://www.benqguru.com/products/ERP/F1/

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