Word应该是办公软件中使用频率最高的工具，但却一直不被很多人重视，以为它简单很容易学，但实际很多人并没有掌握其基本用法，以至于自己的工作效率一直提不高。今天分享的这些Word技巧包含了入门到精通，也许在你急需时能用上，建议收藏慢慢学哦。

Word技巧大全

Word谁都会用，高手和菜鸟最明显的区别就是效率，有人可以轻车熟路一小时做完好几份Word，有人加班到深夜手酸脖子疼还没做好一份，不管用什么办公软件，效率都是第一追求。

Word知识点

1

提高标书效率

①快速选中文字

1、鼠标放在左侧页边距：单击可选中整行文字；双击可选中整段文字；三击可选中整篇文字(全选一般使用快捷键Ctrl+A)。

2、按住Ctrl键再点击文字，可选中不连续的多个文字；按住Alt键再点选文字，可选中矩形区域内不同行的文字。

3、按住Shift键再点选另外一个位置，可以选中光标间的所有文字。

②快捷使用格式刷

众所周知，Ctrl+C是复制，Ctrl+V是粘贴。而Ctrl+Shift+C=复制格式，Ctrl+Shift+V=粘贴格式。

如果是习惯鼠标的话，双击格式刷可以记住格式，可以连续对多段文字内容进行设置格式，按ESC键或者鼠标再点击一下格式刷，就可以解除格式刷的记忆。

③快速调整文字大小

鼠标流可以点击A进行放大缩小；键盘流点击快捷键Ctrl+【和Ctrl+】放大缩小。

④word表格函数运用

菜单栏表格工具——布局——数据——公式，然后设置好公式和编号格式，点击确定。

注意：如果原始数据修改了，公式的数字是不会自动刷新的，必须手动刷新，选中公式的数字，右键——更新域，即可刷新！

⑤表格每页自动生成表头

如果Word插入的表格比较长，会延长到了下一页，这时候需要在下一页插入表头。

➤方法：

选中表头——表格工具——布局——数据里面的重复标题行点一下。

⑥如何删除表格最后多出的空行？

有时候表格最后一行会出现空行，而且删除不了，甚至多出一页，要如何删除呢？

➤方法：

菜单栏——段落设置——行距，设置为固定值、1磅。

④换页的技巧

➤方法：

不需要回车，在你认为需要换页的文字或标点后，Ctrl+回车就可以直接换到第二页啦，不仅节省无数个回车，上面无论怎么变动，只要没超过一页，对下面没有任何影响！

3

编辑排版

标书的Word排版要求一个相对正式的结构，涉及到封面、目录、正文等部分。甚至对文档的页眉页脚页码也有严格要求。

主要步骤有：

①设置标题样式

②自动生成目录

③设置页眉页脚

④添加文档封面

⑤设置标题样式

如果希望Word可以自动根据文档的内容来生成目录，就需要把所有的文档标题设置成标题样式。

➤首先我们要选中Word默认样式里的标题1。在开始——样式——标题1。(其他的级别选择方式以此类推)

➤默认的样式如果不是你想要的，那么就在标题1那里右键——修改，然后设置你需要的文字格式。

设置的标题是不含有自动编号的，如果你需要自动编号，可以设置将标题样式和自动编号进行关联，让所有设置的标题都可以自动进行编号。

➤设置方法：

选中需要关联的标题——开始——多级列表——选择列表库里面第一种列表——再次点击多级列表——定义新的多级列表。多级列表的位置还记得吗？

点开定义新的多级列表之后弹出的窗口可以设置标题样式和自动编号关联。

在①处可以选择不同级别的数字；在②处可以设置这个编号的格式，这里支持中文；在③处可以选择编号的样式，1、2、3还是一、二、三还是A、B、C等等。

最后一步很重要，不要着急点确定，点左下角的更多。然后选择将级别链接到样式，然后在①处对1级编号链接到标题1，2级编号链接到标题2，以此类推。

②自动生成目录

设置好了标题样式，自动生成目录就会非常方便，点击菜单栏的引用——目录——自动目录，就可以生成了

如果内容调整了，需要更新目录，只需要点击一下目录边上的更新按钮即可。

目录生成以后，我们需要让目录和正文真正的分隔开，这里如果用分页符就错啦，分页符只能换页，但是无法从本质上把目录和正文隔开，会对后面工作造成不便。所以我们要用分节符。

➤方法：

先将光标放在目录的最后，点击菜单栏页面布局——分隔符——分节符——下一页。

③设置页眉页脚

先设置页眉页脚

➤方法：菜单栏插入——页眉/页脚——选择合适的奇数页页眉/页脚

➤选好之后，如果想要奇数页页眉和偶数页页眉不同，双击进入页眉/页脚，勾选奇偶页不同，然后再将文档下拉到偶数页，再编辑偶数页的页眉页脚。

接下来看设置页码

➤双击进入正文第一页的页眉/页脚，如果前面设置目录的时候插入了分节符，我们就要点击取消“链接到前一条页眉”

➤然后点击页码下拉条——设置页码格式，起始页码设置为1。

④添加文档封面

➤方法：菜单栏插入——封面——选择合适的封面

如果需要打印，我们需要在封面后面插入一个空白页当作封二，避免装订的时候目录页直接装订在封面背后。

4

多人协作

①批注

批注不修改内容，只写评语

首先我们选中要批注的段落(或段落里的某句话、某个词)，然后在菜单栏审阅——新建/删除批注，就可以写评语。选择文字后，右击下拉菜单和使用快捷键也有。

②修订

修订可以对文档进行修改，如果你想直接对文章内容进行修改，在审阅里面点击修订，这样你在文档里面做的修改都会被记录下来。

如果你要给你的领导或者下属展示你修订的文章，可以在不关闭修订的情况下直接保存，这样他们会直接看到你的修订内容。

③领导没开修订就改了？

总有一次，你的老板没有开修订，或者恶意的关了你的修订悄悄把文档给改了，这个时候，就需要使用另一个小技巧：比较。

打开审阅——比较——比较文档——设置原文档和新文档，然后Word就会自动比较并用修订功能标出所有的不同。

当然写到这里，这篇实用的Word技巧长文就告一段落，相信掌握这些Word技巧，你也就成高手了。

附上word技巧问答

1.问：如何将word文档里的繁体字改为简化字？

答：工具―语言―中文简繁转换。

2.问：怎样微调WORD表格线？WORD表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？

答：选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行press"Alt"，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可。打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。

3.问：怎样微调word表格线？我的word表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，我想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？

答：可以如下操作：

●按住ctl键还是shift，你haveatry

●doubleclicktheline,tryit:)

●打开绘图，设置一下网格(在左下角)。使水平和垂直都为最小，试一把！？

●press"Alt"

4.问：怎么把word文档里已经有的分页符去掉？

答：先在工具――>选项――>视图――>格式标记，选中全部，然后就能够看到分页符，delete就ok了。

5.问：Word中下标的大小可以改的吗?

答：格式―字体

6.问：Word里怎么自动生成目录啊

答：用“格式>>样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入->索引和目录

7.问：Word的文档结构图能否整个复制?论文要写目录了，不想再照着文档结构图输入一遍，有办法复制粘贴过来吗？

答：可以自动生成的，插入索引目录。

8.问：做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐？比如：1.1标题..........11.2标题...............2

答：画表格，然后把页码都放到一个格子里靠右或居中，然后让表格的线条消隐就可以了，打印出来就很整齐。

9.问：怎样在word中将所有大写字母转为小写？比如一句全大写的转为全小写的

答：格式->更改大小写->小写

10.问：在存盘的时候，出现了问题，症状如下：磁盘已满或打开文件过多，不能保存，另开新窗口重存也不管用。如何解决？

答：把word文档全选，然后复制，然后关掉word，电脑提示你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序，选是，然后，再重新打开word，然后粘贴，然后，保存。

简单好用的Word技巧

一秒对齐文字

在Word中如何对齐文字，我想十个人中有九个都会像三顿这样手打空格。

只有短短几行倒还好说，如果是几十行甚至几百行，一定会打空格打到吐吧。

标尺一秒对齐！只需要选中文字，在标尺处点击想要对齐到的位置：

然后使用Tab键就能完成内容的对齐：

一键处理标题、分页

在内容超多的文档中，我们总会需要统一标题的字体、大小等等，你会怎么操作？一定也是逐个的选中，再进行调整。

完全不用这么麻烦！只需要在开始选项卡的编辑栏找到“选择格式相似的文本”。

鼠标放在第一个标题的位置，再使用这个功能就能完成所有标题的一键选中，随后就能修改字体、字号等等。

除此之外，利用这个功能还能将标题和对应内容进行逐个的分页。

一键合并多个文档

领导交代，要把几十个Word合并成一个，你一定又陷入无限的复制粘贴中了吧？

一键就能合并！使用的是插入选项卡，对象一栏中的“文件中的文字”。

点击后选择想要合并的文档，再点击确定就能完成合并，文档数量再多也完全不用担心。

文字转为表格

举个例子，在Word中有这样一段文字，想一想，如何才能把它转换成表格的形式？

教你快速生成表格！在开始选项卡的编辑中找到替换，将所有的中文逗号替换为英文逗号(如果本身就是英文逗号可以无视)。

随后选中文字，在插入选项卡找到“文本转换成表格”：

无需手动制表，使用这个功能就能完成文字到表格的转换。

文档差异对比

完了完了，导师修改了我的论文，叫我再检查检查，可我完全不知道他改了哪些地方，我要一字一句的比对吗？

这个工作Word帮你完成！需要用到的是审阅选项卡中的“比较文档”功能。

点击后选择两个想要比对差异的文档：

点击确定，软件自动帮你完成比对的同时，会将修改了哪几个地方，具体改了什么内容都清晰的呈现出来。

生僻字注音

随着时代发展我变胖，我们认识的字越来越少了。你别不信，下面这行字，你能读出来算我输。

哇这么多字，我要一个个复制去百度查吗？完全不用，Word就能帮你直接搞定！

用到的是开始选项卡中的拼音指南功能：

选中想要注音的文字，点击拼音指南按钮，一键就能帮你标注读音。

简单好用的PPT技巧

批量插入图片

领导交代，在PPT的每一页上都放上一张图片，要是有上百张，是不是会做到崩溃？

别急，插入选项卡找到相册功能：

根据提示，选择你需要插入的图片，立马就能以相册的形式生成一整份PPT，再删去多余的页面即可。

一键导出图片素材

看到别人的作品中有很多好的素材或是图片，要是一个个图片，右键另存为进行保存可太麻烦了！

其实我们只需要将PPT后缀改为RAR格式解压，就能提取出PPT中的图片素材！

一键文字转Smartart

如果问我，在PPT中最不想看到什么样的页面，那一定是大段大段的文字，比如下面这个案例：

可如果说，我有办法把它一秒变成清晰的示意图，你信吗？

千万不要眨眼，在开始选项卡找到“转换为Smartart图形”，让我们和大段文字说再见。

这个功能处理存在逻辑关系的内容超好用，再举个例子，这是一个记载时间和对应事件的页面：

来吧，同样利用这个功能，找到和时间轴相关的图示，一键应用：

生成的图示太丑？简单的调整一下形状的颜色和文字的样式，秒变高大上：

小提示，如果觉得调整图示的样式比较麻烦，可以在Smartart工具选项卡将其转换为形状后再进行调整。

导出高清图片

我经常会用PPT来做一些海报、名片，可是往往PPT制作出来的图片都达不到印刷要求，这时候我们可以通过修改分辨率来最大限度的提高图片的质量。

WIN+R键运行Regedit，将注册表展开到HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOfficexx.0PowerPointOptions

其中下面的xx是对应你所使用的Office版本，2013是15，2016是16

选中“Options”项，在“编辑”菜单点击“新建”，然后单击“DWORD 值”，输入ExportBitmapResolution，然后按回车键。

在跳出的窗口中勾选十进制，然后输入分辨率值，具体数值可以自己调整，一般200以上即可。

简单好用的Excel技巧

一键生成图表

说到Excel，离不开的两个关键词就是表格和图表。你平时是怎么根据表格数据生成对应图表的？

按上一大堆按键，插入图表，再选择图表的样式？不用这么麻烦，一个快捷键就能搞定。

全选表格数据后，用F11键就能根据表格数据来生成对应的图表，别眨眼，这回可是真的一键搞定。

一键生成超级表

三顿啊，你这表格做的也太丑了，赶紧手动调整一下表格的颜色，美化一下吧！

没关系，表格也能一键美化！选中表格后使用Ctrl+T， 表格立马就能高大上起来。

除了添加了颜色外，还对数据添加了筛选功能，支持对数据进行排序筛选。

这还没完，在设计选项卡找到汇总行，勾上以后还能自动统计并汇总数据，平均值、最大最小值也能直接计算！

而从头到尾，可都只用了Ctrl+T这一个快捷键！

一键对比数据差异

Word文档间可以进行对比，那表格中的两列数据呢？考验一下你，用肉眼都够快速找到两列中有差异的行吗？

挺难的吧？如果数据一多，可就更加让人头疼了。怎么办呢，教你一个快捷键，快速搞定！

使用快捷键“Ctrl+”就能完成表格数据的差异比对，不同的数据将会直接加深标注出来。

快速填充

之前就给大家介绍过这个Excel中堪称神技的功能，快捷键Ctrl+E，在设置好第一行样本后，可以一键提取出生日期。

设置好第一行的样本，Ctrl+E，一键拆分数据：

▼ 可以提取数字与字符

▼ 可以进行数据的重组合并

▼ 银行卡号增加空格

冻结窗格

上下翻动查找数据的时候，最让我头疼的就是，一往下拉就看不到标题后的内容，翻个几十页，完全想不起来这行数据表示的是啥。

往往这时候我们需要把表格拉到最上面再看一遍，对健忘的我来说，这样的工作可能要重复上好几次。

可以用上冻结窗格的功能！在视图选项卡找到冻结窗格，点击冻结首行。

完成后你会发现，无论如何上下拖动，一直都能看到首行的内容。

快速求和

一个问题，面对大量的数据内容，我们该如何快速求和？

别犹豫，全选后直接使用快捷键“Alt+=”，数据再多，也能自动完成求和，非常方便！

从网页提取表格

我们经常会在网页上看到一些表格数据，无法直接复制，如何把它做成Excel表格？一定会有很多小伙伴选择手动输入。

可你的Excel其实超级强大！要使用的是数据选项卡中，获取和转换数据一栏的“自网站”功能。

复制网站的网址并输入到这个功能中，耐心等待一会，软件会自动帮你完成表格的提取。

提取后甚至都不用你自己进行美化，表格已经添加了颜色等效果，是不是特别神奇？

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以上就是今天给大家分享的完整内容啦，简单做个总结：

在有些word文档中，编辑文字格式时，会看到段落两行字间距很大，这样看起来文档极为难看，需要将行间距调小。如何调整这种情况呢？下面就让小编来问你解答吧。

打开word文档，选中需要调整行间距的文字，按鼠标右键，在显示的菜单中选中段落。

在打开的段落属性界面中，找到间距那一项，去掉“如果定义了文档网络，则对齐到网格”前面的勾。

然后再设置需要的文字行间距，单倍间距或1.5倍间距都可以了。

在操作的时候一般都是全选文字段落，在这些段落中有可能有不同的间距设置，有些行之间的间距依然很宽。选中间距比较宽的两行文字，然后鼠标右键打开菜单，选中段落选项。

在打开的段落属性操作界面中，查看间距中的段前和段后是否设置了多少行，将数值调整为0行。然后再调整文字的行间距。

如果用的是word2007以上版本编辑文档，也可以这么操作；复制要调整行间距比较大的文字。

选择要粘贴的文字位置(原来位置也可以)，利用word的选择性粘贴，只粘贴“文字”；只粘贴文字的内容，然后就可以重新设置文字的行间距了。