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    2019-10-21 20:05:54
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  • Excel办公技巧

    2020-12-17 19:18:27
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  • Excel 10个高级办公技巧

    千次阅读 2018-11-27 09:02:06
    技巧1、“替换”批量搞定不规则字段 有些ERP或管理软件导出的数据,往往会在命名或格式设置上与我们的日常习惯不一致,那么如何快速将外部程序导出的数据规范化呢? 以上面这张表格为例,所有的员工姓名前面都多出...

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    • 技巧1、“替换”批量搞定不规则字段

    有些ERP或管理软件导出的数据,往往会在命名或格式设置上与我们的日常习惯不一致,那么如何快速将外部程序导出的数据规范化呢?
    在这里插入图片描述

    以上面这张表格为例,所有的员工姓名前面都多出了一个工号,同时还用一个短横杠与姓名连接起来。想要取消这个工号,可以借助Excel中的“查找与替换”功能批量修改。具体方法是:选中要处理的字段,按下Ctrl+F调出“查找与替换”对话框,然后在“查找内容”栏输入“*-”,“替换为”一栏保持空白,接下来点击“全部替换”就可以了。
    通过“查找与替换”批量整理姓名栏

    • 技巧2、一键完成行列统计

    制表时常常会涉及到行列汇总,很多网友的做法是利用SUM函数或者“开始”→“编辑”菜单下面的“自动求和”命令加以实现。其实Excel中还有一个更快捷的方法,只要先选中要汇总的行或列,点击右下角弹出的“快速分析”按钮,继续选择“汇总”标签,这时表格下方就会模拟弹出一条汇总行,支持求和、平均值、计数、百分比汇总等计算,点击完成添加。此外我们也可以借助这个面板实现右侧区汇总,只要点击面板后面的按钮即可。
    在这里插入图片描述

    • 技巧3、多工作簿同时输入相同内容

    很多时候我们会在同一工作表的多个工作簿中输入相同内容,最典型一个场景,就是做表时忘记添加了某一字段,而需要后期补添。这种情况一个工作簿一个工作簿地手工添加显然很麻烦,在Excel中我们完全可以先用鼠标点击要处理的工作簿标签,然后手工敲入要添补的内容。回车之后,你会发现所有被选中的工作簿都会自动同步这一操作,这也就是经常说到的Excel“工作组”功能。
    在这里插入图片描述

    • 技巧4、多工作簿快速汇总

    从事财务工作的小伙伴常常会用标签分组自己的表格,最常见的就是划分成“汇总表”、“1月”、“2月”、“3月”……。虽然这种设计貌似在思路上比较清晰,但却不利于后期统计。比方说最常见的各月合计值汇总,使用的公式就是:“=“1月”!A1+”2月”!A1+”3月”!A1+”4月”!A1……”。这里小编为大家提供一个更简洁的公式参考,即直接在汇总表中输入“=SUM(“1月:12月”!A1)”,相比之前方法,新公式的结构更简单且更不容易出错!
    在这里插入图片描述

    • 技巧5、快速填补空白单元格

    很多时候,我们会为表格中的空白单元格填充数据,不过由于空白单元格的位置很分散,选择与填充都不方便,还很容易出错。其实类似问题完全可以借助Excel的“定位条件”命令辅助完成。
    在这里插入图片描述
    具体操作是:选中带有空白格的表格区域,点击“开始”→“查找和选择”→“定位条件”→“空值”将所有空白单元格选中,这时手工输入数据,完成后直接按下Tab键,即可快速跳转到下一个空白单元格上。

    • 巧6、如何将不规则日期替换为日期格式

    有时下级单位呈报上来的文件并不是规范的报表格式,一个最典型例子就是使用了“2017.1.2”这种不规范日期格式。众所周知,这样的数据是无法被Excel识别的,同时也无法利用数据透视表进行年、月、日的分组统计。
    如何将不规则字段快速转换为标准的日期格式,通常方法是借助“查找与替换”批量修改日期中的连接符,用“-”替换之前的“.”。同时借助日期字段→”单元格格式“→”数字“→”自定义“→“yyyy-mm-dd“来实现日期显示的规范化。两组操作之后,一个规范化的报表就迅速出现在我们面前了。
    在这里插入图片描述

    • 技巧7、多工作簿批量打印

    很多小伙伴习惯于使用多工作簿进行数据记录,但这样的表格打印起来却是个麻烦。其实Excel中暗含了一种更快捷的打印方式,即首先选中要打印的工作簿,直接按下Ctrl+P,这样所有的工作簿便一次性被打印出来了。
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    • 技巧8、只删数值不删公式

    平时我们经常会遇到一些可以重复使用的表格(比如月报表),如何快速清除数值而不删除表格里的公式是个大难题。其实Excel为我们提供了一项超级简单的办法,即首先选中数据区,点击“开始”→“查找和选择”→“定位条件”,然后在弹出对话框中点击“常量”,这时Excel就会自动选中所有数值区而同时排除公式区,按下Delete键后便能将所有的非公式数值删得一干二净了。
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    • 技巧9、轻松合并多单元格而不丢数据

    将多个单元格合并到一起大家都会,但传统的“合并与居中”总会导致其他单元格里的数据丢失。其实这种情况完全可以借助Excel中的填充对齐完成,具体操作是:首先选中要合并的单元格,点击“开始”→“填充”→“两端对齐”,接下来你会发现所有选中单元格里的信息已经全部合并到首格里了,这时再进行合并与居中就不会有之前的问题了。

    注:本技巧仅支持纵向单元格合并
    在这里插入图片描述

    • 技巧10、利用“条件格式”快速制作对比图表

    很多小伙伴都会使用Excel制作图表,但传统方法操作麻烦,效率也不高。其实我们还可以借助另一种方法更快地生成图表,这就是——“条件格式”。具体操作是:首先选中要对比的数据列,点击“开始”→“格式”→“条件格式”→“数据条”,接下来挑选一个自己喜欢的数据条样式。最后再给图表做一些简单的居中、底纹即可。
    在这里插入图片描述

    类似的“偷懒”神技在Excel中并不少见,可以帮助我们快速完成很多Excel中的费时操作。

    展开全文
  • OFFICE办公技巧PPT

    2010-06-10 20:44:50
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    2011-03-06 17:41:25
    Excel电子表格_基础应用_办公技巧大全_高级技能_{史上最全教程}__excel
  • 现在人们不管干啥已离不开电脑的存在,电脑办公已成为当今的发展趋势。那么你们平常在办公时有没有遇到什么繁琐之事。小编这就教大家几个小技巧能帮助大家在忙碌的工作时间中省不少时间。 1、快速锁屏 如果你在...

    现在人们不管干啥已离不开电脑的存在,电脑办公已成为当今的发展趋势。那么你们平常在办公时有没有遇到什么繁琐之事。小编这就教大家几个小技巧能帮助大家在忙碌的工作时间中省不少时间。

    1、快速锁屏

    如果你在工作途中因为某些原因需要外出时,但是又不想把电脑关机,那么这个小技巧就可帮到你了;按下Windows+L键就可以快速的将电脑锁屏了,记住是锁屏,不是关机哦!

    2、误删文字恢复

    有时候一手抖,把刚刚做完的一大段都给误删了。没关系,同时按下Ctrl+Z就能撤销删除。即使是在Office中误删且已经保存,这个操作依然有效;并且,对于未清空回收站的情况下,误删文件时需要撤销删除,Ctrl+Z同样适用。

    3、Excel快速插入空行

    具体操作步骤:选中一列数据,然后鼠标移动到左下角,当光标变为“十”时,再按【shift】+鼠标左键,向下拖拽就可以啦。

    以上是小白介绍的几个小技巧,不知大家有什么更好的建议么,希望一起探讨探讨!

     

    展开全文
  • office办公技巧

    2011-10-20 22:23:23
    1.排版技巧 使用分节符可以为不同的节设置不同的页眉、页脚和打印格式。 正确设置大纲级别后,就可以自动生成目录。 先设置成题注的格式,然后就可以插入图索引。 ---加上回车可以变成一条分隔用的横线。 2.格式...

    ★Word篇

    1.排版技巧
    使用分节符可以为不同的节设置不同的页眉、页脚和打印格式。
    正确设置大纲级别后,就可以自动生成目录。
    先设置成题注的格式,然后就可以插入图索引。
    ---加上回车可以变成一条分隔用的横线。


    2.格式批量修改
    双击格式刷,然后修改多处格式。
    右键选择相似的格式,就可以统一修改某种格式的文本。


    3.小技巧
    按下Ctrl+Shift+F9组合键可以取消域的链接,使域代码变为正常的文本。




    ★Excel篇

    1. 智能填充

    将鼠标移到单元格右下角,鼠标编程实心'+'号时,按住数据左键,进行拖拽即可智能填充整列或整行;

    和公式计算配合使用效果尤佳。

    2. 使用公式"=..."自动计算。

    字符串直接使用&符合来连接,并且字符串需要使用双引号括住,用单引号会报错。

    公式转换为数值的方法:复制,再右键-选择性粘贴-数值。

    一些函数介绍:
    使用Frequency函数来统计各区间段内的数据个数
    使用Sumproduct函数来计算乘积之和

    3. 绘制图表

    插入图表可以对多列单元格中的数据生成图表,可以配置x坐标使用的数据和图中绘制使用的数据等。

    4. 固定表头

    选中你要固定的表头的下面一行,例如:要固定前两行,点击第3行;
    选中后,点击"视图"->“冻结窗格”->"冻结拆分窗格";
    这样就可以了,在滚动时前2行总是会显示上最上方;

    5. 对于合并单元格的拆分处理

    合并单元格只有最左上方的单元格其值为显示的值,其他单元格的值均为空,故为智能填充时引用该合并单元格的值造成了困难:每列取到的值并不一样。

    解决思路如下:

    假设A列为合并单元格组成,例如A1-A3为一个合并单元格,A4为一个单元格,A5-A10为一个合并单元格等等;我们首先将A列复制到H列,并分离单元格的内容。
    将H1复制A1的内容
    在H2写下如下公式‘=IF(A2<>"",A2,H1)’,然后使用智能填充拉满H列
    这样H列就可以代替A列使用,进行引用值等都非常方便。

    ★Powerpoint篇

    右键选择换模板,白底黑字的模板比黑底白字的模板更适合投影仪投放。

    当结果图加入很多的解释(如步骤说明)时,可以
    1. 为对应的部件插入->形状->标注,来对相应的部件进行解释;
    2. 点击对应的标注,添加动画->自定义动画->进入,退出效果;


    ★Visio篇

    连线可以在属性里选择箭头和线条的样式、粗细和颜色等。
    基本图形可以选择填充色,边框色等。

    最好粘贴bmp格式图片,否则再打开文件时图片会不可见。


    ★outlook篇

    1. 如何改变outlook文件路径

    Outlook默认的数据文件放在C:\Documents and Settings\(用户名)\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook下,需要转移archive.pst和outlook.ost文件(pst和ost的文件名可能不同)。

    设置pst数据文件的方法:在 ‘账号设置->数据文件’ 中进行添加、删除和更改。pst文件是存档文件,每个pst文件在outlook里对应一个文件夹,可以添加多个。

    设置ost数据文件的方法:在 ‘账号设置->数据文件->双击ost文件条目->Microsoft Exchange’,在‘Microsoft Exchange’中选择‘高级’Tab,去掉‘使用缓存Exchange模式’的对勾,点‘脱机文件夹文件设置’打开对话框,点‘禁用脱机功能’后就可以浏览并选择ost文件了。ost文件是Exchange的脱机缓存文件,只能有一个生效,如果有多个ost文件,一定要选择对ost文件,收件箱里的文件才会是最近的文件。

    转移数据文件时,可以先在outlook中设置好ost和pst文件的新路径(删除原pst文件条目,但不会删除数据文件),再关闭outlook,将旧的数据文件拷贝到新路径并覆盖,再启动outlook即可。

    2. 将outlook的数据和配置转移到新的电脑

    参见:http://social.technet.microsoft.com/Forums/zh-CN/76c000e3-2cb9-402f-84bd-793a32699917/outlook

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    2019-03-26 16:24:09
    九十九个Excel Gif动画技巧分享,好好学Excel,办公的都懂! 收集了很多,发现看动画才是最方便。只有一个压缩包,不存在分割度多个欺骗大家!
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    2010-10-20 14:02:42
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