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    2013-04-26 17:55:42
    文档协作 From: http://www.houqun.net/articles/document-collaborative-solution.html 时间:2010-11-30 分类:古侯子-工具技巧 2条评论 969 个足印 写了《文档内容对比》的文字后,我一直在琢磨的事情是...

    文档协作

    From: http://www.houqun.net/articles/document-collaborative-solution.html
    时间:2010-11-30  分类:古侯子-工具技巧    2条评论   969 个足印

    写了《文档内容对比》的文字后,我一直在琢磨的事情是如何做好文档协同。跟几个同事做些交流,想找出一种适合我们这种多人合作写一份文档的解决方案。没有完美的解决方案,只有适合的解决方案。

    我的故事

    咨询公司,做的最多的工作之一是文档处理。平时在项目上如是,在做BD的时候更是如是。

    有些讽刺的是,我们给别人做IT的规划,业务流程的梳理,以及信息系统的实施,替别人实现生产的信息化、办公的信息化、管理的信息化等,但我们自己却没有做到类似的信息化。

    我们自己的工作方式,还是那种偏向于原始的工作方式,比如简单的人工文档的合作,没有自己的办公自动化系统;比如所有的沟通均通过邮件进行,自己的文档服务器系统也没有用起来。

    虽说医不自医,如果一名医生,一天到晚总感冒发烧不断,自己又看不好自己,我是不敢找这医生给自己看病的。最起码的一些东西你得有,自己不一定很好,最起码不应该太差。

    这次做BD的过程中,多人合作写一份技术标书,每个人负责不同的部分,最后由一个人来统一合并。起初分开写,写完之后的初步文档合并,似乎都很顺利。到中后期,文档版本不断更新,同时有多个人,多个部门在修改,修改的时间长短不一致的时候,文档版本管理就显得混乱而无效率了。也因如此,中间出了一些错误,这让我考虑,我们应该有一个好的文档协作的解决方案。

    文档协作方案的探讨

    文档写作机制

    从咨询的角度来看,文档协作,不仅是一个技术上的问题,更重要的是做好文档协作的流程。具体的流程,谁先谁后,怎么整合之类,具体情况具体分析,很难给一个放之四海而皆准的流程。怎样的流程,都该注意下面的一些注意事项。

    1、文档协作,要分工明确。不同的部分,交给不同的人去写,每个人应对自己写的部分负责。尽量不要让多人共同处理文档中相同的部分,即使不得不多人共同处理同一部文档,最好理出处理的先后顺序,而不要同时进行修改;

    2、文档合并交由专门一个人来做。同一个人,保持同一个标准,以及使用相同的处理流程,以确保合并的时候不会出现错误。

    3、减少多人同时操作文档的时间。如果可以做到一个人处理完文件之后,另一个人再处理文件,这样就不会出现文档的混乱了。

    4、制定统一的文档协作标准。统一模板,统一的文档格式,甚至一些标点符合的使用,最好也在文档开始前,统一制定。如此,在文档后期的合并整理时,会方便很多。

    技术方案

    没错,我更关心的是有什么技术方法很好的实现文档协作。研究了一下,列出下面的几种技术解决方案,并作简单描述。

    1、Wiki之类

    BS的Online的文档协作的方案,如果重文档内容,对文档格式不甚重视的话,可以用这种方案。即使在局域网范围内,随便找台机器,架设WEB服务器,装个免费的Wiki,不是难事,用起来也比较方便。无奈,对我们而言,文档格式要求很严格,无法使用这种方式。

    2、Google Doc

    BS的Online的文档协作方案,而且必须要能联网,还得能连到google的服务器,不然不可用!比如,好久没用,这两天才发现原来Google Doc被天朝给墙了。如此,也不适合我们使用。说实话,google doc功能确实不错,用起来也很顺手,比Office Live功能要强大的多。

    3、Microsoft Office Live

    整体描述同Google Doc,不同的是它未被墙,而且功能上比Google Doc稍微差上那么一点,但普通的使用也够了。现在的问题是,没有Office 2010,想弄一个Office Live的帐号似乎并不容易。我折腾一天,才开通了一个Windows Live ID的帐号能使用Office Live功能。令人不爽的是,Microsoft为台湾、香港都提供了该服务,就是大陆没有。叹一个!另,我总有些担心,对于这些第三方提供的Online的服务,如何确保文档资料的安全性呢?

    3、VSS/CVS

    我知道VSS,见过这个东西,却没啥好印象。以前在一个项目上,用过这个东西做文档的版本控制。印象是,软件又土又丑,用起来很别扭。在代码管理方面,VSS/CVS用的很多,似乎也很成功。其他方面,我不是很清楚。一则VSS/CVS是CS结构的,用起来需要一台服务器,一则对其在文档管理方面的性能表示怀疑,所以也没有打算用此做文档协同。

    4、SharePoint

    很多公司拥SharePoint做文档管理的工具,做项目当中,见到很多客户就是用这个东西,似乎也很方便。我没用过,对其功能不做评论。我想既然这么多家用这个工具,肯定有他们的道理的。对我而言,我想的是可以在一个小局域网范围内就可以进行文档写作,不要太多额外的东西,这一点SharePoint似乎不能胜任,因为它需要服务器,需要安装一堆的东西,比如IIS之类。如果在公司环境下,有这个工具,我会用;如果作为小团队自己使用的话,就我而言,VSS/CVS的优先级要高过SharePoint。

    5、Groove

    这个东西是Office2007里面的新组件,以前没有注意是干嘛的,研究文档协作的时候才认真的看了这个东西一眼。这个东西的卖点在于P2P,可以把在线的N个人的文档保持同步。你可以离线编辑,只要在线,就会自动的把更新的文件同步到其他协作人员的电脑上。不需要服务器在局域网内使用,也可以通过微软的服务器做中介online跨区域使用,这个听起来很牛。

    一般一个客户端足够了,牛的是微软提供了Groove Server,可以假设企业自己的服务器,而且还可以跟Sharepoint和其他的微软工具无缝连接,也足够的牛。

    从这些方面,我想还真满足我的需要了。前两天的时候,还想简单的写一个Groove的使用教程贴,不过后来发现这个东西也不尽善尽美。比如,新版本的Groove取消了Co-editing的功能,取而代之的是多人同时编辑文档时会保存多个版本。这个有点烦,不过,现阶段而言,这个应该可以满足我的需要了。所以,我努力的在公司的小Team中,推广这个工具。既然有了,干嘛不用?不用,浪费了。

    对这个东西感兴趣的,不妨Google或者百度:Groove 2007。网上有很多的教程!

    6、其他

    万能的其他,不想更详细写更多的方案,就写其他。

    除了我能找到的几个方案外,拿搜索引擎搜,可以发现有很多的文档协作解决方案。看来,文档协作,或者提高一个层级来说,办公协作,是一个蛮大的市场。随着工作地点的越来越分散化,这个市场会越来越大。在不同的地点,多人如何协作,始终会成为一个值得考虑的问题。

    小小的总结

    简单的说,做好文档协作,要设定一个良好的文档协作流程,然后选择一个适合的文档协作的工具。这里,我推荐的是使用Groove。好不好,各抒己见,不过是可以尝试一下的。

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  • 局域网内想享受协作办公的乐趣,请移步到这里按照步骤部署。https://blog.csdn.net/hotqin8... 它是免费开源的,经过作者的一些改造,已经比较好的融入了中文办公环境了。 比如组织一次会务。事项列表有几十项,然后...
        

    局域网内想享受协作办公的乐趣,请移步到这里按照步骤部署。https://blog.csdn.net/hotqin8...

    它是免费开源的,经过作者的一些改造,已经比较好的融入了中文办公环境了。

    比如组织一次会务。事项列表有几十项,然后都是分工去做,做完一个彼此之间要互通信息,微信显然不够满足这样的要求,因为事项多,彼此关联性强,通过微信的聊天去办理,还是顾此失彼。用文档协作,在excel表格里填写好,大家实时可以看到彼此的进展。体验是非常棒的。

    在企业日常工作中,除了业务部门需要积极开疆拓土的注重生产效益外,管理部门也发挥着举足轻重的作用,相当于企业里的“大管家”。传统的企业运作,各部门之间的沟通协调、与合作单位上的工作交流,少不了大会小会;而管理部门最日常的工作就是“办好会、开好会”,如何更好地安排好会务工作,如何以一当十的发挥个人作用将与会务有关的相关内容都面面俱到,下面就谈谈文档协作是如何助力会务工作,发挥神助攻作用的经验谈,

    一、会务前期准备工作

    办会,无非四大要素,即:时间、地点、人物、事件。刚开篇,是不是觉得很像小学生写作文?没错,确定好四大要素,接下来开始加料,怎么把会务这篇作文写好,就看主办方“加料”程度。通常主办方负责沟通、协调、落实各项会务工作的只有一到两名工作人员,该工作人员充当的角色像“后厨”,负责前期工作“备料”。运用文档协作系统,确保备料齐全,事半功倍。

    二、文档协作系统的运用

    (一)集Word、Excel、Ppt等办公软件于一身,可多人同时协作,各文档间无缝切换。
    我们设计过程中大量采用excel计算书,因为很多经典的计算都可以用excel解决,最最基本的就是工程量计算啦。稍微复杂的比如钢管计算,埋地钢管结构计算,顶管计算,水力学计算,波浪爬高计算,堤防高程计算,挡土墙稳定计算,溢洪道计算,水闸消能计算等,统统可以用excel编写公式解决。

    而且随着工作的积累,这些计算书越来越多了,有同事们一起编写的,经过校核和审查的,有的根据需要不断去扩展,去完善的,达到参数化要求的。

    比如一些参数化的工程量计算书,一些钢筋图甚至都可以用excel来做,比如输入结构尺寸,得出每种钢筋的长度和重量,钢筋表采用参数化,对于那些标准图,都可以这样来做。

    问题来了,这么多excel计算书可以网络化吗?

    2个思路,一个是web上设计一个输入表单,后台采用代码重新写这些excel里面的公式,注意,必须用代码写公式,我认为这个工作量太大了,excel里面简单的加加减减乘乘除除,到了代码里,首先要定义变量,然后写公式,然后得到结果,然后输出到前段web页面列表显示,工作量不是一般的大哦,而且维护麻烦,修改也麻烦,想改一个公式,那也是要了老命了吧。

    自从有了文档协作,这个似乎看到了光明。

    把这个excel计算书传上去,设置权限,任何人打开它就是一个原本的计算书,在里面计算,得到结果,下载下来。校核的人打开,查阅,检查。审查的人,甚至可以同步查看计算书。

    不用来回邮件传递计算书,校核审查的人可以在上面直接修改,添加批注。

    确实不错的选择。值得推荐。

    附件:

    人类每次有新工具出现都会伴随应用发展,比如有了遥感图,大家就可以往上面叠加东西。文档协作对于我,解决了之前很多困挠,比如任务工作量统计或加班登记,不用协作就要发邮件,或开发网页表单,每个人填好提交,后端写入数据库,统计,再展示出来,可以设查看权限,大家彼此之间看不到,只有领导看到全局。用文档协作,直接在Excel中填,它去汇总,少了大量开发。

    还有标准化应用,每次大家写工程量,项目、单位不尽统一,先固定好这些项目和单位,协作填上数量就好。

    一些Excel的计算书,放协作上,大家随时拿来算,这放以前,共享计算书,下载,每次改进,日积月累,都不知到底用哪个。解决了Excel计算书网络发布,在线计算的难题。

    最近和同事协作会务,事项有30多,专家随时变动,订票,退票,会议通知,专家意见初稿,等等,以往要发上百次邮件。

    珠三角月报第一次协作,两三天几十个专业基本都填完了。

    还有好多,呼应前文,有新工具,人才会不断朝那方面靠,去利用。就像会编程和不会编程的人,思路完全不一样啊。

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  • 现在我们就来简单介绍一下分享协作文档的一些小常识吧. 场景1: 别人发给了你一篇文档要你看看, 给点修改意见. 建议: 第一步, 在Review Tab上点选Change User Name. 这样, 你的修改就会被标识是你看过并给出的意见, ...

    刚刚开始需要和别人协同写作文档的朋友, 可能一开始觉得无所适从. 现在我们就来简单介绍一下分享协作文档的一些小常识吧.

     

    场景1: 别人发给了你一篇文档要你看看, 给点修改意见.

    建议:

    第一步, 在Review Tab上点选Change User Name. 这样, 你的修改就会被标识是你看过并给出的意见, 不会与别人的意见混淆了.

    image

    在弹出的对话框中修改你的名字和缩写.

    image

     

    第二步, 点击Track Changes下拉按钮, 点击Change Tracking Options...

    这里可以查看到所有修改的符号表示, 你可以自定义, 也可以不去动它, 使用默认设定. 下图就是默认设定.

    image

    第三步, 点击按钮Track Changes. 这样文档的任何修改就都会显示在界面上了. 看文档, 去大胆的修改吧. 添加, 删除, 增加注释都可以.

    image

     

    第四步, 你改好了就可以保存后发给别人看了. 比方说之后, 作者打开了这篇你review过了的文档. 他鼠标悬停在修改过的地方, 就可以看到是谁在什么时间改的. 注释中更是用你的名字的Initial来表示给出注释的人的名字. 作者可以看到你的修改和建议, 请决定是否接受这个修改. 然后可以删除别人的comment.

    image

     

    这里文档的基本协作我们就做完了.

     

     

    参考资料

    Review, accept, reject and hide tracked changes

    http://office.microsoft.com/en-sg/word-help/review-accept-reject-and-hide-tracked-changes-HA001218562.aspx

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    开源文档协作

    每年年初似乎都在疯狂地寻求提高生产率的方法。 新年的决议,渴望重新开始新一年的渴望,当然,“与旧同在,与新同在”的态度都有助于这一点。 通常的推荐建议严重偏向于封闭源代码和专有软件。 不一定要那样。

    这是我选择的19种新的(或全新的)开源工具的第五个,可帮助您在2019年提高工作效率。

    加密板

    我们已经讨论过Joplin ,它很适合保存自己的笔记,但是-您可能已经注意到-没有任何共享或协作功能。

    CryptPad是安全,可共享的笔记应用程序和文档编辑器,可进行安全的协作式编辑。 与Joplin不同,它是NodeJS应用程序,这意味着您可以在桌面或其他服务器上运行它,并使用任何现代的Web浏览器进行访问。 开箱即用,它支持RTF,Markdown,民意调查,白板,看板和演示文稿。

    Main CryptPad screen

    不同的文档类型功能强大且功能齐全。 富文本编辑器涵盖了您希望从一个好的编辑器获得的所有基础,并允许您将文件导出到HTML。 Markdown编辑器与Joplin相当,看板板虽然功能不如Wekan那样 ,但确实做得很好。 尽管民意测验有些笨拙,但其余受支持的文档类型和编辑器也非常完善,并具有您期望类似应用程序提供的功能。

    CryptPad's rich text editor

    但是,CryptPad的真正功能在于其共享和协作功能。 共享文档就像从“共享”选项中获取可共享的URL一样简单,CryptPad支持将文档嵌入其他网站的iFrame标签中。 可以使用密码和过期的链接在“编辑”或“查看”模式下共享文档。 内置的聊天功能使编辑者可以互相交谈(请注意,具有“查看”权限的人也可以看到聊天内容,但不能发表评论)。

    Shared kanban board with chat

    所有文件都使用用户密码加密存储。 服务器管理员无法阅读文档,这也意味着如果您忘记或丢失密码,这些文件将无法恢复。 因此,请确保将密码保存在安全的地方,例如密码库

    Shared whiteboard in CryptPad

    在本地运行时,CryptPad是用于创建和编辑文档的强大应用程序。 在服务器上运行时,它成为用于多用户文档创建和编辑的出色协作平台。 在我的笔记本电脑上,安装过程不到五分钟,而且开箱即用。 开发人员还包括在Docker中运行CryptPad的说明,并且有一个社区维护的Ansible角色以简化部署。 CryptPad不支持任何第三方身份验证方法,因此用户必须创建自己的帐户。 如果您不想运行自己的服务器,CryptPad也具有社区支持的托管版本。


    接下来要读什么

    翻译自: https://opensource.com/article/19/1/productivity-tool-cryptpad

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