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OA系统如何设定审批流程(二十二)审批附件

发表于2017-04-17 15:00| 来源新闻资讯| 作者新闻资讯

摘要:在OA系统中,审批人在审批文件的时候可以自己上传附件吗?审批人可以下载审批文件中的附件吗?审批人可以在线编辑附件吗?审批人修改word附件内容可以留痕吗?

OA系统中,审批人在审批文件的时候可以自己上传附件吗?审批人可以下载审批文件中的附件吗?审批人可以在线编辑附件吗?审批人修改word附件内容可以留痕吗?

在华天动力OA工作流中,可以设置审批人上传、下载、在线编辑附件及修改word附件留痕等权限。 

审批附件是在审批流转过程中,审批人可以实现上传、下载、删除、转存、预览、在线编辑附件以及修改word附件时可保留痕迹的功能。

申请人在发起申请时,可提供与申请有关的附件。审批人在审批的过程中,可下载此附件,可直接阅读申请人提交的附件信息,可在线编辑此附件,还可在审批的过程中,提交其他附件,并支持多附件同时上传。

 

在流程设置中能够设置是否允许申请人上传附件;

 

 

在审批动作节点设置中能够设置是否允许审批人上传附件,允许在线编辑附件,当附件文件为word修改时保留痕迹。

 

 

在华天动力OA系统中,有两种附件上传的方式:包括从本地上传和从系统中选择上传,其中本地上传附件支持批量上传。

 

附件有两种存放方式:

 

按流程节点分开存放:审批过程中,申请人及所有审批人上传的全部附件都显示在附件列表中,具体是谁上传的附件则可以在审批流转记录中查看到。

 

集中存放:此存放方式为默认的存放方式。审批过程中,申请人及所有审批人上传的全部附件都集中显示在附件列表中,同时在审批流转记录中对应的附件都集中存放在申请人节点上。

审批附件适用于哪种情况?接下来我们共同看一下应用场景。 

招聘主管林琳制定了一份新的招聘管理制度,通过OA系统进行审批流转。为了便于审批人将其和原制度进行对照,她在提交审批的时候将原制度上传到附件里。

人事部经理姚春雨看到文件,想起来自己前几天刚下载过一个知名公司的招聘管理制度,正好可以借鉴一下。她找到那份文件,参照着对林琳(招聘主管)的文件进行了一些修改,然后将这个文件也上传到流程里,并在审批意见里面写上“我参照了***公司的招聘管理制度,请领导参阅附件”。

下一步的审批人是李国天(行政总监),他想先看一下姚春雨(人事部经理)的审批意见,就打开【查看流转记录】,然后就看到了姚春雨(人事部经理)上传的附件。结合姚春雨(人事部经理)和林琳(招聘主管)上传的两个附件,李国天(行政总监)也对招聘制度提出了自己的想法。

提交审批后,李国天(行政总监)有点高兴。他觉得林琳(招聘主管)和姚春雨(人事部经理)这种做事的方式很好,直接把相关文档上传过来,在方便别人的同时,能使其更乐于配合你的工作。如果员工们都能够这样为他人着想,做事周全,就能大大的提升同事间沟通与协作的效率。

他准备在下次例会上借这件事来说说员工之间如何更好的互相配合。

那么,华天动力OA系统中审批附件又是如何实现的呢?

下面我们以文件处理单为例说明下审批附件的使用方法和展现效果。

 

先说下申请人可以上传附件的用法和展现效果。

 

1.  进入到审批流转—审批管理—审批设置—审批模板设置,找到相应模板,如文件处理单。点开文件处理单的名字后进入到模板设置画面中,在设置签批流程里面的操作设置中勾选“申请人允许上传附件”后保存即可。设置完毕则申请人起草此模板方可上传附件。

 

 

2.  我们用申请人林琳(招聘主管)的帐号登录OA系统起草文件处理单,在左上角会有“上传附件”的按钮,点开以后可点击“上传附件”则系统会弹出文件上传的对话框。此处可以支持从本地上传附件或是从系统中选择文件作为附件,在这里我们选择本地上传附件,点击“浏览”按钮,选择本地的附件内容,可同时上传多个,待上传进度条为100%以后,此附件会自动到已上传文件中,然后点击“确定选择”完成附件上传。此时起草人发送单据则可将此单及附件发送给相应的审批人查看了。

 

 

再说下审批人可以上传附件的用法和展现效果。

 

1.  我们进入到审批流转—审批管理—审批设置—审批动作节点设置中,找到审批人所使用的动作权限,例如“审批”,勾选后点击修改按钮。

 

 

 

 

2.  在操作权限设置中勾选“允许上传附件”,然后保存。则拥有“审批”权限的审批人在审批时则会有“上传附件”按钮的显示,并能针对此单据上传附件,下载、预览、转存、删除申请人上传的附件。

 

 

3.  审批人“上传附件”同申请人上传附件的用法一样;点击“预览”按钮可以在线打开此附件查看内容,不可编辑;点击“转存”则转存到文档中心的某个位置下;点击“删除”则删除此文件;点击附件名称即可将此附件下载到本地。

 

 

4.  在操作权限设置中勾选“允许在线编辑附件”和“当附件文件为word修改时保留痕迹”,然后保存。则拥有“审批”权限的审批人在审批时则会有“上传附件”按钮的显示,并能针对此单据的已有附件进行下载、转存、预览、在线编辑,其中在线编辑时如果是word的附件可以显示保留的修改痕迹。

 

 

 

 

5.  审批人点击“编辑”按钮可以在线打开此附件查看内容,并且可在线编辑附件。在文件编辑画面中可对已有的附件进行修改或是删除附件内容,对于word类的附件可以保留修改痕迹,鼠标经过可以显示相应的修改人及修改时间等,在编辑完毕后保存即可。

 

 

6.  我们登录审批人姚春雨(人事部经理)的帐号,上传新附件,点击同意按钮处理此待办。

 

 

第三,我们再看下附件的两种存放方式:在审批模板设置中找到对应的单据,如“文件处理单”点进以后在模板基础信息中就可看到“附件设置”,在此可选择哪种存放方式。

 

1.  集中存放:此存放方式为默认的存放方式。审批过程中,申请人及所有审批人上传的全部附件都集中显示在附件列表中,同时在审批流转记录中对应的附件都集中存放在申请人节点上。

 

 

 

 

 

 

2.  按流程节点分开存放:审批过程中,申请人及所有审批人上传的全部附件都显示在附件列表中,具体是谁上传的附件则可以在审批流转记录中查看到。

 

 

 

 

 

华天动力OA作为OA行业内的工作流管理专家,专注研发出十大流程符合客户需求的多样性。在流程这一应用环节,华天动力OA将会提供更多流程应用模板,为更多企业流程应用提供案例。

 

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